Sivuston postilaatikon käyttäminen yhteistyön tekemiseen ja ryhmän sähköpostin järjestämiseen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Organisaatioilla ja niiden sisäisillä työryhmillä on usein monia eri sähköpostiketjuja käynnissä samanaikaisesti. Tällöin rivit voivat helposti mennä ristiin, tietoja voidaan kadottaa tai sivuuttaa, ja yhteys voi katketa. Sivuston postilaatikkojen avulla voit koordinoida viestintää ja tallentaa yhteen paikkaan työryhmään tai projektiin liittyvät sähköpostit, jotta kaikki työryhmän jäsenet voivat nähdä kaikki viestit.

Tärkeää: Sivuston postilaatikko-toiminnon SharePoint Online ollaan poistamassa maaliskuussa, 2017 alkaen. Tämä ominaisuus poistetaan kokonaan uuteen versioon. Uusi SharePoint Online organisaatioilla on enää käyttää sivuston postilaatikkoa ominaisuus. Olemassa olevan SharePoint Online organisaatiot voi enää luoda uusissa sivuston postilaatikoissa. Kaikki sivuston postilaatikon, joka on määritetty ja käyttöön ennen maaliskuuta, 2017 säilyvät toimi.
Annamme prosessin avulla siirtymä olemassa olevan sivuston postilaatikon sivustot Office 365-ryhmään syyskuu, 2017. Jos käytät parhaillaan sivuston postilaatikko-ominaisuus SharePoint Online, ota huomioon muuttaminen Office 365-ryhmien sijaan tukemaan sähköpostin-yhteiskäytön skenaarioita. Lisätietoja on artikkelissa Sen sijaan, että sivuston postilaatikoiden käyttö Office 365-ryhmiä.

Huomautus: Sivuston postilaatikko-ominaisuus on edelleen käytettävissä SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013- ja SharePoint Server 2010-tuotteissa.

Valitse Pikakäynnistyksessä Postilaatikko.

Postilaatikko Pikakäynnistys-kohdassa.

Sivuston postilaatikko avautuu toisena, erillisenä Saapuneet-kansiona ja kansiorakenteena henkilökohtaisen sähköpostitilisi vieressä. Kaikki sivuston postilaatikon tilille ja tililtä lähetetyt sähköpostit jaetaan kaikille käyttäjille, joilla on SharePoint-sivuston osallistujatason oikeudet.

Sivuston postilaatikon määrittäminen

Voit lisätä sivuston postilaatikon sähköpostin vastaanottajaksi, lähettää postilaatikosta sähköpostia tai lisätä sen suosikkeihin. Saat ohjeet postilaatikon lisäämiseksi sivustoon artikkelista Sivuston postilaatikko -sovelluksen lisääminen sähköpostin säilyttämiseksi asiayhteydessään sivustolla. Sivustosi täytyy voida käyttää sähköpostia. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jos näin ei ole.

Kun lisäät sivuston postilaatikon tärkeään sähköpostiketjuun, kopio kyseisen ketjun tiedoista tallennetaan paikkaan, johon kaikilla ryhmän jäsenillä on pääsy.

Lisää sivuston postilaatikko sähköpostiviestin Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-riville.

Sähköpostiviesti, jonka Kopio-rivillä on sivuston postilaatikon sähköpostiosoite.

Voit lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteen työryhmän yhteystietoryhmään tai jakeluluetteloon. Tällä tavalla asiaankuuluvat sähköpostiviestit tallentuvat ryhmän sivuston postilaatikkoon automaattisesti.

Kun kirjoitat ja lähetät sähköpostia sivuston postilaatikosta, se näyttää tulevan sinulta.

Kaikki, joilla on sivuston osallistujatason oikeudet, voivat käyttää sivuston postilaatikkoa, joten useat käyttäjät voivat luonnostella sähköpostiviestin yhteistyössä.

Luo sähköpostiviesti valitsemalla Uusi sähköpostiviesti.

Sivuston postilaatikon Uusi sähköpostiviesti -painike.

Tällä painikkeella voit avata uuden viestin sivuston postilaatikossa.

Lisää osoitteita sähköpostiviestiin sivuston postilaatikossa

Jos käytät Outlookin Suosikit-luetteloa, voit halutessasi lisätä sivuston postilaatikon kansioita Suosikit-luetteloosi.

Napsauta Outlookissa sivuston postilaatikon kansiota, kuten Saapuneet-kansiota, hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Näytä suosikeissa. Jos Suosikit-luettelossa on kaksi samannimistä kansiota (kuten kaksi Saapuneet-kansiota), Outlook lisää postilaatikon nimen kansion nimeen automaattisesti (esimerkiksi "Saapuneet – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), jotta erotat kansiot toisistaan.

Saat lisätietoja Outlook Suosikit-kohdassa Säilytä usein käytettyjen sähköpostikansioiden Suosikit.

Yhteistyö ryhmän kanssa sivuston postilaatikon avulla

Työryhmän sivuston postilaatikko mahdollistaa tärkeän sähköpostiviestin kirjoittamisen yhteistyössä tai merkityksellisten ryhmätason sähköpostikeskustelujen keräämisen yhteen. Työryhmä voi myös jakaa tärkeitä tiedostoja turvallisesti sivuston postilaatikon kautta.

Kun sivustoosi on määritetty sivuston postilaatikko, uusi sähköpostitili luodaan sivuston nimellä. Jos työryhmän sivuston URL-osoite on esimerkiksi http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite, sivuston postilaatikon sähköpostiosoite on HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com.

WWW-osalaatta

Monet ryhmät keskustelevat säännöllisesti sähköpostitse, ja keskustelut sisältävät tietoja, jotka voivat olla hyödyllisiä myöhemmässä vaiheessa. Voit säilyttää viestiketjun hyödyllisimmän sähköpostiviestin lähettämällä sen edelleen sivuston postilaatikkoon. Kaikki käyttäjät, joilla on sivuston osallistujatason oikeudet, voivat sitten avata sivuston postilaatikon ja tarkastella viestiä. Ryhmän jäsenet voivat myöhemmin avata sivuston postilaatikon, selata tilin sähköpostiviestejä ja tarkastella kyseisen aiheen historiatietoja.

Toinen hyvä keino kerätä ryhmätason sähköpostikeskusteluja on lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoite viestin Kopio-riville, kun lähetät ryhmälle sähköpostia. Voit halutessasi lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteen yhteystietoryhmään tai jakeluluetteloon, jolloin osoite lisätään viestiin automaattisesti, kun lähetät ryhmälle sähköpostia.

Sähköpostiviesti, jonka Kopio-rivillä on sivuston postilaatikon sähköpostiosoite.

Jos tallennat työryhmän tiedostot myös SharePoint-sivustoon, voit hyödyntää Sivuston postilaatikko -sovellusta tiedostojen jakamiseen henkilöille, joilla on sivuston käyttöoikeus.

Tärkeää: Kun käyttäjät tarkastelevat sivuston postilaatikkoa Outlookissa, he näkevät luettelon kaikista sivuston tiedostokirjastojen tiedostoista. Samat tiedostot näkyvät sivuston postilaatikoissa kaikille käyttäjille, joten heillä ei välttämättä ole kaikkien tiedostojen käyttöoikeuksia.

Jos käytössäsi on Exchange, tiedostot näkyvät myös Outlookin kansiossa, jolloin tiedostojen lähettäminen edelleen muille käyttäjille on vieläkin helpompaa.

Tiedoston lähettäminen edelleen sivuston postilaatikosta

Haluatko tietää lisää?    Tutustu artikkeliin Sivuston postilaatikoiden käytön valmisteleminen Office 365:ssä.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×