Sivuston postilaatikoiden käytön valmisteleminen Office 365:ssä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tärkeää: SharePoint Online-sivuston postilaatikko-ominaisuus ollaan poistamassa maaliskuussa, 2017 alkaen. Tämä ominaisuus poistetaan kokonaan uuteen versioon. Uuden SharePoint Online organisaatioilla on enää käyttää sivuston postilaatikkoa ominaisuus. Aiemmin luotu SharePoint Onlinen organisaatiot voi enää luoda uusissa sivuston postilaatikoissa. Kaikki sivuston postilaatikon, joka on määritetty ja käyttöön ennen maaliskuuta, 2017 säilyvät toimi.

Annamme prosessin avulla siirtymä olemassa olevan sivuston postilaatikon sivustot Office 365-ryhmään syyskuu, 2017. Jos käytät parhaillaan SharePoint Online-sivuston postilaatikko-ominaisuus, ota huomioon muuttaminen Office 365-ryhmien sijaan tukemaan sähköpostin-yhteiskäytön skenaarioita.

Sivuston postilaatikkoa voi käyttää SharePoint-ryhmäsivustossa ryhmän sähköpostien tallentamiseen ja järjestämiseen. Sitä voi käyttää myös Office 365 ProPlus- tai Office Professional Plus -ratkaisun mukana toimitettava Outlook 2013- tai Office Professional Plus -ohjelmassa ryhmän sähköpostia varten. Sivuston postilaatikon avulla voi kätevästi tallentaa liitetiedostoja ja noutaa tiedostoja ryhmäsivustosta.

Tutustu tähän artikkeliin ennen sivuston postilaatikoiden käyttämistä organisaatiossa, jotta ymmärrät sivuston postilaatikoiden vaatimukset ja määritykseen liittyvät asiat. Toimi näin etenkin, jos postilaatikoita on tarkoitus käyttää Outlookin avulla. Usein kysytyt kysymykset -osion tiedot auttavat vastaamaan käyttäjien esittämiin kysymyksiin ja selvittämään käyttöön liittyviä ongelmia.

Tämän artikkelin sisältö

Sivuston postilaatikon käyttäminen

Käyttöoikeudet ja vaatimukset

Usein kysytyt kysymykset sivuston postilaatikoiden hallinnasta

Sivuston postilaatikoiden käyttö

Tiedostojen käsitteleminen Outlookissa

Sivuston postilaatikoiden luominen ja poistaminen

Sivuston postilaatikoiden käyttöön liittyvien ongelmien vianmääritys

Sivuston postilaatikon käyttäminen

Aloita lukemalla, miten sivuston postilaatikko voi helpottaa ryhmän yhteistyötä. Kun olet valmis määrittämään ja ottamaan käyttöön sivuston postilaatikon, tutustu seuraaviin artikkeleihin:

Käyttöoikeudet ja vaatimukset

Sivuston postilaatikoiden käyttöoikeuksia hallitaan lisäämällä henkilöitä määritettyihin ryhmiinSharePoint-sivustossa. Seuraavassa taulukossa on kuvattu eri tehtävien edellyttämät käyttöoikeustasot.

Tehtävä

Käyttöoikeustaso

Sähköpostin lähettäminen sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteeseen

Kuka tahansa.

Sivuston postilaatikon luominen sivustoon

SharePoint-sivuston Omistajat-ryhmän jäsenet.

Sähköpostin lukeminen, järjestäminen, vastaaminen tai poistaminen sivuston postilaatikosta SharePointissa.

  • Kuka tahansa oletusarvoisen Omistajat- tai Jäsenet-ryhmän jäsen (kuka tahansa, jolla on Osallistuja-käyttöoikeustaso) voi käyttää sivuston postilaatikkoa SharePointissa. Käyttäjät voidaan lisätä Omistajat- tai Jäsenet-ryhmään yksittäisinä käyttäjinä tai osana käyttöoikeusryhmää.

  • Ryhmän ulkoiset jäsenet eivät voi käyttää sivuston postilaatikkoa.

  • Kullakin käyttäjällä on oltava SharePoint- ja Exchange-käyttöoikeussamaan Office 365 ‑tilaukseen.

Sivuston postilaatikon käyttäminen Office 365 ProPlus- tai Office Professional Plus -ratkaisun mukana toimitettava Outlook 2013- tai Office Professional Plus -ohjelmassa.

Tärkeää: Huomioitavia asioita:

  • Käyttö edellyttää Office 365 ProPlus- tai Office Professional Plus -ratkaisun mukana toimitettava Outlook 2013ia tai Office Professional Plusia.

  • Sivuston postilaatikkoa ei voi käyttää muissa Outlook-versioissa tässä kuvatulla tavalla.

  • Office 365 ProPlus- tai Office Professional Plus -ratkaisun mukana toimitettava Outlook 2013 on käytettävissä vain joidenkin Office 365-tilauspaketeista.

  • Käyttäjän henkilökohtaisen käyttäjänimen on oltava lueteltuna SharePointin oletusarvoisessa Omistajat- tai Osallistuja-ryhmässä.

  • Jos lisäät SharePoint -ryhmään käyttöoikeusryhmän, jonka jäsen käyttäjä on jo, hän ei näe sivuston postilaatikkoa Outlook -ohjelmassa, vaikka hän voi käyttää sitä SharePointissa.

Jos kyseessä on yhdistelmäympäristö, käyttäjän postilaatikon isännöinnin on oltava Exchange 2013:ssa tai Office 365:ssä voidakseen nähdä sivuston postilaatikon Outlookissa.

Sähköpostin lähettäminen sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteesta

Sähköposti lähetetään sivuston postilaatikosta on oletusarvoisesti henkilön, joka lähettää sähköposti - osoite. Jos käyttäjä voi käyttää sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteeseen - osoitteena, voit antaa käyttäjän lähetysoikeuden sivuston postilaatikon sähköpostiosoitetta.

Usein kysytyt kysymykset sivuston postilaatikoiden hallinnasta

Seuraavassa on vastauksia yleisiin kysymyksiin, joita voi tulla esiin organisaatiossa sivuston postilaatikoiden käytön aloittamisen yhteydessä.

Sivuston postilaatikoiden käyttö

Miten sivuston jäsen voi tarkistaa, ketkä näkevät sivuston postilaatikon?

Napsauta tilin nimeä hiiren kakkospainikkeella Outlookin siirtymisruudussa ja valitse sitten Sivuston kaikkien postilaatikoiden hallinta. Näkyviin tulee uusi ikkuna, jossa on luettelo kaikista käytössäsi olevista sivuston postilaatikoista. Kaksoisnapsauta sivuston postilaatikkoa ja valitse sitten Käyttäjät.

Voit myös käyttää Outlook Web Appia. Valitse oikeassa yläkulmassa Asetukset Asetukset: profiilin päivittäminen, ohjelmiston asentaminen ja yhteyden luominen pilvipalveluun ja valitse sitten Asetukset. Valitse Sivuston postilaatikot, kaksoisnapsauta sivuston postilaatikkoa ja valitse sitten Käyttäjät.

Voinko kopioida sähköpostiviestin sivuston postilaatikkoon Outlookissa viestin siirtämisen sijaan?

Kun vedät sähköpostiviestin postilaatikosta sivuston postilaatikkoon, sähköposti siirretään sivuston postilaatikkoon. Jos haluat kopioida sähköpostiviestin, vedä se sivuston postilaatikkoon hiiren kakkospainikkeen avulla ja valitse sitten Kopioi.

Mitä tapahtuu, jos kaksi henkilöä yrittää ladata saman tiedoston sivuston postilaatikkoon Outlookilla?

Jokaisella tiedostolla on oltava yksilöllinen tiedostonimi. Toinen käyttäjä saa sähköpostiin ilmoituksen, että tiedostoa ei voitu lisätä, koska samanniminen tiedosto on jo olemassa. Liite on mukana sähköpostissa.

Mitä tapahtuu, jos kaksi henkilöä muokkaa sähköpostiluonnosta samanaikaisesti sivuston postilaatikossa käyttämällä SharePoint -sivuston Sivuston postilaatikkosovellus -sovellusta?

Toisen henkilön tekemät muutokset korvaavat ensimmäisen tekemät muutokset.

Tiedostojen käsitteleminen Outlookissa

Voiko käyttäjä kuitata tiedoston ulos Outlookista?

Ei. Jos haluat uloskuitata tiedoston, tee se SharePoint-ryhmäsivustossa.

Jos SharePoint-työnkulku edellyttää tiedostojen uloskuittaamista, tiedostoja ei voi muokata Outlookissa.

Mitä tapahtuu, jos kaksi henkilöä muokkaa samaa tiedostoa sivuston postilaatikossa Outlookissa?

SharePoint hallitsee versioita ja yhdistää muutokset.

Miten SharePoint-metatiedot määritetään, kun käyttäjä vetää tiedoston tai liitteen sivuston postilaatikkoon?

Kun käyttäjä vetää liitteen tai tiedoston sivuston postilaatikkoon Outlookissa, liitteen tai tiedoston tiedot tallennetaan. Seuraavassa taulukossa on kuvattu Outlook-ominaisuudet, jotka tallennetaan SharePoint-metatietoina.

Outlook-ominaisuuden nimi

SharePoint-metatiedot

Aihe

Tiedoston nimi

Lähettäjä

Viimeksi muokannut

Viimeksi muokannut

Viimeksi muokannut

Vastaanotettu

Viimeksi muokattu

Tiedoston koko

Tiedoston koko

Kuitattu ulos

Kuitattu ulos

Jos tiedostokirjasto edellyttää muita metatietoja, kun käyttäjä vetää tiedoston sivustoon Outlookin avulla, tiedosto näkyy uloskuitattuna SharePointissa, kunnes sama käyttäjä lisää tarvittavat metatiedot SharePointissa.

Kuinka usein Outlook synkronoidaan sivuston postilaatikon kanssa?

Kun sivuston postilaatikko on avoinna Outlookissa tai SharePointissa, tiedot synkronoidaan 15 minuutin välein. Outlookissa olevat sivuston postilaatikon tiedot synkronoidaan joka kerta, kun Outlook avataan.

Jos manuaalinen synkronointi on tarpeen, käyttäjä voi käynnistää synkronoinnin Outlookissa tai Outlook Web Appissa. Napsauta tilin nimeä hiiren kakkospainikkeella Outlookin siirtymisruudussa ja valitse sitten Sivuston kaikkien postilaatikoiden hallinta. Näkyviin tulee uusi ikkuna, jossa on luettelo niistä sivuston postilaatikoista, joihin sinulla on käyttöoikeus. Kaksoisnapsauta sivuston postilaatikkoa, valitse Synkronoinnin tila ja valitse sitten Aloita synkronointi. Valitse Outlook Web Appin oikeassa yläreunassa Asetukset Asetukset: profiilin päivittäminen, ohjelmiston asentaminen ja yhteyden luominen pilvipalveluun , valitse Asetukset ja valitse sitten sivuston postilaatikot. Kaksoisnapsauta sivuston postilaatikkoa, valitse Synkronoinnin tila ja valitse sitten Aloita synkronointi.

Mitä tapahtuu, jos vedän Outlookissa olevan liitteen tai tiedoston sivuston postilaatikkoon eikä SharePoint voi tallentaa tiedostoa?

Jos tiedosto voidaan tallentaa SharePoint-tiedostokirjastoon, se tallennetaan. Jos sitä ei voi tallentaa, saat sähköpostiviestin, jossa tiedosto on liitetiedostona.

Miten tulee toimia, jos sivuston postilaatikossa on näkyvissä Synkronointiongelmat-kansio?

Synkronointiongelmat-kansio tulee näkyviin, jos synkronointi epäonnistuu tai jos tiedostoa ei voi ladata tai poistaa. Jos et voi ladata tiedostoa tai poistaa sitä Outlookista, yritä käyttää SharePoint-sivustoa apuna tiedoston lataamisessa tai poistamisessa SharePoint-sivustosta. Voit siirtyä SharePoint-sivustoon Outlook-palvelun sivuston postilaatikosta napsauttamalla tiedostokansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Avaa selaimessa.

Jos asiakirjan synkronoiminen SharePoint-sivustosta Outlookissa olevaan sivuston postilaatikkoon epäonnistuu, kokeile, ratkaiseeko manuaalinen synkronointi ongelman. Manuaalinen synkronointi on tehtävä tilillesi Outlook Web Appissa, ei SharePointissa. Valitse Outlook Web Appissa Asetukset Asetukset: profiilin päivittäminen, ohjelmiston asentaminen ja yhteyden luominen pilvipalveluun , valitse Asetukset ja valitse sitten sivuston postilaatikot. Kaksoisnapsauta sivuston postilaatikkoa, valitse Synkronoinnin tila ja valitse sitten Aloita synkronointi. Jos se ei onnistu, valitse lähetä tiedot sähköpostitse, tee ongelman vianmääritys ja ota tarvittaessa yhteys Tukeen.

Sivuston postilaatikoiden luominen ja poistaminen

Tarvitaanko sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteelle käyttöoikeuksia?

Ei. Sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteelle ei tarvita Exchange -käyttöoikeutta.

Missä tilanteissa sivuston postilaatikkoa ei kannata käyttää?

Sivuston postilaatikko ei ehkä sovellu kaikkiin tilanteisiin:

  • Ota huomioon tietojen luottamuksellisuus. Kaikki sivuston jäsenet voivat lukea tai edelleenlähettää sivuston postilaatikossa olevia sähköposteja.

  • Sivuston postilaatikko on jaettu työtila, joten kaikki sivuston postilaatikon käyttäjät voivat järjestää sähköpostiviestejä uudelleen ja poistaa niitä.

Voiko sivuston postilaatikon nimetä uudelleen?

Sivuston postilaatikon näyttönimi on SharePoint-ryhmäsivuston näyttönimi. Jos muutat sivuston näyttönimeä SharePoint, näyttönimi muuttuu myös Outlook. Sivuston sähköpostiosoite ei kuitenkaan muutu.

Voinko lisätä uusien sivustojen postilaatikon sähköpostiosoitteen eteen etuliitteen?

– AliasPrefix -parametrin Määrittäminen SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell cmdlet-komennon avulla voit etuliitteen käytettäväksi kaikissa uusissa sivuston postilaatikoissa.

Voiko sivuston postilaatikon poistaa?

Kun sivusto suljetaan tai poistetaan manuaalisesti tai sivuston sulkemiskäytännön tuloksena, myös sivuston postilaatikko suljetaan tai poistetaan.

Voit estää käyttäjiä luomasta sivuston postilaatikoita poistamalla valinnan kohdasta My Team Mailboxes (Omat työryhmäpostilaatikot) oletusarvoisessa roolien määrityskäytännössä. Luo sen jälkeen käyttäjille uusi käytäntö, joka edellyttää käyttöoikeuksia sivuston postilaatikoiden luomista varten.

Voiko sivuston postilaatikoiden luonnin automatisoida?

Kyllä.

  1. Voit luoda nykyiselle SharePoint-sivustolle sivuston postilaatikon automaattisen valmistelujärjestelmän avulla, kun asennat Sivuston postilaatikkosovellus -sovelluksen.

  2. Käytä Windows PowerShelliä ja Exchange Online -cmdlets-komentoja sivuston postilaatikon luomiseen ja sen käyttönimen määrittämiseen suorittamalla seuraava komento:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Seuraavassa on esimerkki uuden sivuston postilaatikon määrittämisestä markkinointityöryhmän ryhmäsivustoon:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Lisätietoja cmdlet-komennot, joita käytetään sivuston postilaatikoiden hallinnasta on artikkelissa jakamisen ja yhteiskäytön cmdlet-komentojen.

Postilaatikon enimmäiskoon hallinta

Voit hallita sähköpostiviesteissä, joka voi vastaanottaa, kun postilaatikon koon varoitukset myönnetään enimmäiskokoa ja postilaatikon enimmäiskokoa Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell cmdlet-komento avulla.

Onko sivuston postilaatikoista saatavissa käyttötilastoja?

Kyllä. Saat käyttötiedot seuraavien Windows PowerShell -cmdlet-komentojen avulla:

  • Get-SiteMailbox: noutaa postilaatikon perustiedot.

  • Get-MailboxFolderStatistics: näyttää kohteiden määrän ja kansion koon.

  • Get-MailboxStatistics: näyttää edellisen kirjautumisen ajankohdan.

Lisätietoja näiden cmdlet-komentojen käyttämisestä on artikkelissa jakamisen ja yhteiskäytön cmdlet-komentojen.

Sivuston postilaatikoiden käyttöön liittyvien ongelmien vianmääritys

Miksi käyttäjä ei näe sivuston postilaatikkoa Outlookissa, vaikka se on näkyvissä SharePointissa?

Sivuston postilaatikon näkymiseen Outlookissa muttei SharePointissa on useita syitä. Tarkista seuraavat asiat:

  • Varmista, että käyttäjä käyttää tuettua Outlook-versiota.

  • Varmista, että käyttäjä on lisätty sivuston Omistajat-ryhmään tai Jäsenet-ryhmään yksittäisenä käyttäjä eikä osana käyttöoikeusryhmää.

  • Enintään kymmentä sivuston postilaatikkoa voi käyttää Outlookissa samanaikaisesti. Jos käyttäjällä on jo käytössä kymmenen sivuston postilaatikkoa ja hän haluaa nähdä lisää postilaatikoita, käyttäjän on ensin piilotettava joitakin sivuston postilaatikkoja. Katso lisätietoja Näytä Outlookissa -valintaruudun valinnan poistamisesta ohjeaiheesta Projektin sähköpostien ja tiedostojen käyttäminen yhdestä paikasta.

Miksi käyttäjä näkee tiedoston SharePointissa mutta ei Outlookin sivuston postilaatikossa?

Tiedoston näkyminen Outlookin sivuston postilaatikossa edellyttää, että tiedoston sisältävä tiedostokirjasto on kiinnitetty sivuston pikakäynnistykseen.

Miksi käyttäjä näkee tiedoston Outlookin sivuston postilaatikossa mutta ei SharePointissa?

Kaikki tiedostosi luetellaan Outlookissa, mutta SharePointissa luetellaan vain tiedostot, joihin käyttäjällä on lukuoikeus. Jos käyttäjällä ei ole tietyn tiedoston lukuoikeutta, tiedoston nimi näkyy sivuston postilaatikossa Outlookissa, mutta Outlook-käyttäjä ei voi avata tiedostoa.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×