Office
Kirjaudu sisään
Sivustoluettelon tai -kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen

Sivustoluettelon tai -kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Jotkin luettelot ja kirjastot voivat usein sisältää luottamuksellisia tietoja, kuten ennakkotietoja markkinointikampanjoista tai henkilöstöosaston hankkeista. Tällöin on tärkeää, että käyttäjät voivat tarkastella vain ”virallisia” versioita kohteista tai tiedostoista. Kohde tai tiedosto on hyväksyttävä ennen kuin sisältö tulee yleisesti sivuston käyttäjien näkyviin. Vaatimalla hyväksyntää organisaatiolla on käytettävissään paljon ominaisuuksia, jotka parantavat luetteloiden ja kirjastojen sisällön laatua sekä tietoturvaa merkittävästi.

Toimintaohjeita

  1. Siirry kirjastoon, johon haluat edellyttää hyväksyntää.

  2. Napsauta Asetukset Asetukset: profiilin päivittäminen, ohjelmiston asentaminen ja yhteyden luominen pilvipalveluun ja Kirjaston asetukset.

    Jos et näe näitä valikkokohteita, napsauta valintanauhasta Kirjasto ja napsauta sitten

    Kirjaston asetukset Asetukset-ryhmässä.

  3. Avaa Versiotietojen asetukset -sivu valitsemalla Yleiset asetukset ‑kohdassa Versiotietojen asetukset.

    Kirjaston asetusten valintaikkuna, jossa Versiotiedot on valittu.
  4. Vastaa Sisällön hyväksyntä‑osan Vaaditaanko lähetetyiltä kohteilta sisällön hyväksyntä ‑kysymykseen Kyllä. Määritä Asiakirjan versiohistoria ‑osassa, haluatko SharePointin luovan versioita, kun tiedostoa on muokattu. Voit myös rajoittaa säilytettävien versioiden määrää.

  5. Valitse Luonnoskohteen suojaus ‑osassa käyttäjät, jotka voivat tarkastella tiedostokirjaston luonnoskohteita.

    Versiotiedot-vaihtoehtojen valintaikkuna

    Vihje:  Jos vaadit sellaisen luettelon tai kohteen sisällön hyväksyntää, joka sisältää jo kohteita, kaikki kirjaston kohteet merkitään hyväksytyiksi.

  6. Voit valita minkä tahansa seuraavista:

    • Käyttäjät, jotka voivat lukea luettelokohteita

    • Vain käyttäjät, jotka voivat muokata luettelokohteita

    • Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä luettelokohteita, sekä kohteen tekijä

  7. Napsauta OK.

  1. Siirry luetteloon, johon haluat edellyttää hyväksyntää.

  2. Valitse valintanauhassa Luettelo-välilehti.

  3. Napsauta Luettelon asetukset.

  4. Avaa Versiotietojen asetukset -sivu valitsemalla Yleiset asetukset ‑kohdassa Versiotietojen asetukset.

  5. Vastaa Sisällön hyväksyntä‑osan Vaaditaanko lähetetyiltä kohteilta sisällön hyväksyntä ‑kysymykseen Kyllä. Määritä Asiakirjan versiohistoria ‑osassa, haluatko SharePointin luovan versioita, kun kohdetta on muokattu. Voit myös rajoittaa säilytettävien versioiden määrää.

  6. Määritä Luonnoskohteen suojaus ‑osassa käyttäjät, jotka voivat tarkastella luettelon luonnoskohteita.

    Vihje:  Jos vaadit sellaisen luettelon tai kohteen sisällön hyväksyntää, joka sisältää jo kohteita, kaikki kirjaston kohteet merkitään hyväksytyiksi.

  7. Voit valita minkä tahansa seuraavista:

    • Käyttäjät, jotka voivat lukea luettelokohteita

    • Vain käyttäjät, jotka voivat muokata luettelokohteita

    • Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä luettelokohteita, sekä kohteen tekijä

  8. Napsauta OK.

Jos käyttäjä lähettää kohteen luetteloon tai kirjastoon, joka edellyttää hyväksyntää, kohteen tilana on Odottaa, kunnes käyttäjä hyväksyy sen. (Käyttäjällä on oltava vähintään luettelojen hallinnan käyttöoikeustaso). Hyväksyntää odottavan kohteen tilana on edelleen Odottaa.

Yleensä Odottaa-tilassa olevat kohteet voivat nähdä vain kohteen luonut henkilö sekä käyttäjät, joilla on oikeus hallita luetteloita ja kirjastoja. Kun tila muuttuu Odottaa-tilasta Hyväksytty-tilaan, kohde tai tiedosto muuttuu näkyväksi kaikille, joilla on oikeus tarkastella luetteloa tai kirjastoa. Hylätyt artikkelit säilyvät luettelossa tai kirjastossa, kunnes artikkelin luonut käyttäjä tai joku muu käyttäjä, jolla on vaaditut oikeudet, poistaa sen. Kaikille kohteille ja tiedostoille, jotka jo sijaitsevat luettelossa tai kirjastossa, myönnetään automaattisesti Hyväksytty-tila.

Tärkeää:  Jos sivustokirjaston suojausasetuksissa on määritetty, että kaikki käyttäjät saavat lukea kohteita, kaikki käyttäjät, joilla on sivuston lukuoikeudet, voivat tarkastella luettelon tai kirjaston kohteita, vaikka kohteiden tilana ei olisi Hyväksytty.

Vain henkilöt, joilla on Täydet oikeudet- tai Suunnittelu-käyttöoikeus, voivat muuttaa luettelon tai kirjaston asetuksia.

Voit hyväksyä asiakirjan, joka on ladattu tai lisätty hyväksyntää edellyttävään kirjastoon, seuraavasti:

  1. Napsauta kolmea pistettä (... ) sen kohteen vieressä, jonka haluat hyväksyä.

  2. Napsauta Lisäasetukset.

  3. Napsauta Hyväksy/hylkää. Jos Hyväksy/hylkää ei näy, napsauta Lisäasetukset, ja napsauta sitten Hyväksy/hylkää. Jos asetus ei näy ollenkaan, versiotiedot eivät ehkä ole käytössä, tai sinulla ei ehkä ole käyttöoikeuksia asiakirjan hyväksymiseen.

  4. Napsauta Hyväksytty tai Hylätty hyväksyntätilan mukaisesti. Halutessasi voit lisätä kommentteja Kommentti-osassa.

  5. Valitse OK.

Toimintaohjeita

Jos käyttäjä lähettää kohteen tai tiedoston luetteloon tai kirjastoon, joka edellyttää hyväksyntää, kohteen tai tiedoston tilana on Odottaa, kunnes käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, hyväksyy kohteen tai tiedoston sisällön. Hyväksyntää odottavan kohteen tai tiedoston tilana on edelleen Odottaa.

Yleensä Odottaa-tilassa olevat kohteet ja tiedostot voivat nähdä vain kohteen tai tiedoston luonut henkilö sekä käyttäjät, joilla on oikeus hallita luetteloita ja kirjastoja. Kun tila muuttuu Odottaa-tilasta Hyväksytty-tilaan, kohde tai tiedosto muuttuu näkyväksi kaikille, joilla on oikeus tarkastella luetteloa tai kirjastoa. Hylätyt artikkelit säilyvät luettelossa tai kirjastossa, kunnes artikkelin luonut käyttäjä tai joku muu käyttäjä, jolla on vaaditut oikeudet, poistaa sen. Kaikille kohteille ja tiedostoille, jotka jo sijaitsevat luettelossa tai kirjastossa, myönnetään automaattisesti Hyväksytty-tila.

Tärkeää:  Jos sivustokirjaston suojausasetuksissa on määritetty, että kaikki käyttäjät saavat lukea kohteita, kaikki käyttäjät, joilla on sivuston lukuoikeudet, voivat tarkastella luettelon tai kirjaston kohteita, vaikka kohteiden tilana ei olisi Hyväksytty.

Vain henkilöt, joilla on Täydet oikeudet- tai Suunnittelu-käyttöoikeus, voivat muuttaa luettelon tai kirjaston asetuksia.

Voit määrittää kohteet tai tiedostot edellyttämään hyväksyntää seuraavasti:

  1. Jos sivuston luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyksessä.

  2. Valitse valintanauhan Kirjaston työkalut- tai Luettelon työkalut ‑ryhmän Kirjasto-välilehti.

  3. Valitse Kirjaston asetukset, jos käsittelet kirjastoa. Valitse Luettelon asetukset, jos käsittelet luetteloa. Tässä esimerkissä näkyviin tulee Kirjaston asetukset -sivu.

    Kirjaston asetukset -sivu, jossa näkyy Versiotietojen asetukset -linkki

  4. Valitse Yleiset asetukset -kohdassa Versiotietojen asetukset. Näkyviin tulee Versiotietojen asetukset -sivu.

    Versiotietojen asetukset -sivun hyväksyntäasetukset

  5. Vastaa Sisällön hyväksyntä -osan Vaaditaanko lähetetyiltä kohteilta sisällön hyväksyntä -kysymykseen Kyllä .

  6. Valitse Luonnoskohteen suojaus -osassa käyttäjät, jotka voivat tarkastella tiedostokirjaston luonnoskohteita. Tässä esimerkissä valitaan Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä kohteita (ja kohteen tekijä).

  7. Valitse OK.

    Seuraavassa esimerkissä näkyvät kirjaston hyväksytyt kohteet, kun Vaadi sisällön hyväksyntä -asetukseksi on määritetty Kyllä. Koska nämä tiedostot olivat kirjastossa jo valmiiksi, ne hyväksyttiin automaattisesti.

    SharePoint-kirjasto sen jälkeen, kun on määritetty, että hyväksyntä vaaditaan. Kirjastossa jo olleiden tiedostojen tila on Hyväksytty.

Organisaatiossasi saatetaan todeta, että kaikkien luettelon tai kirjaston kohteiden tai tiedostojen hyväksyminen ei ole tarpeen. Hyväksyminen vie aikaa käyttäjältä, jonka on hyväksyttävä kohteet, ja lisäksi se estää käyttäjiä käsittelemästä kohteita helposti yhtä aikaa. Jos päätät, että kaikkia kohteita tai tiedostoja ei enää tarvitse hyväksyä, voit poistaa hyväksymisvaatimuksen.

Voit poistaa luettelon tai kirjaston kohteiden tai tiedostojen hyväksymisvaatimuksen seuraavasti:

  1. Jos sivuston luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyksessä.

  2. Valitse valintanauhan Kirjaston työkalut -ryhmän Kirjasto-välilehti tai Luettelon työkalut -ryhmän Luettelo-välilehti.

  3. Valitse Kirjaston asetukset, jos käsittelet kirjastoa. Valitse Luettelon asetukset, jos käsittelet luetteloa. Tässä esimerkissä näkyviin tulee Kirjaston asetukset -sivu.

    Kirjaston asetukset -sivu, jossa näkyy Versiotietojen asetukset -linkki

  4. Valitse Yleiset asetukset -kohdassa Versiotietojen asetukset. Näkyviin tulee Versiotietojen asetukset -sivu.

  5. Vastaa Sisällön hyväksyntä -osan Vaaditaanko lähetetyiltä kohteilta sisällön hyväksyntä -kysymykseen Ei . Varoitussanoma tulee näkyviin.

    Varoitussanoma, joka tulee näkyviin, jos Versiotietojen asetukset -valintaikkunan Sisällön hyväksyntä -osassa valitaan Ei.

  6. Sulje sanoma valitsemalla OK.

  7. Sulje Versiotietojen asetukset -valintaikkuna valitsemalla OK. Kun palaat luetteloon tai kirjastoon, Hyväksyntätila-vaihtoehto ei ole enää käytettävissä sivulla. Kaikki käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella luetteloa tai kirjastoa, voivat tarkastella kaikkea luettelon tai kirjaston sisältöä.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×