Sivustojen tai tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa

Jos organisaatiossasi tehtävään työhön liittyy tiedostojen jakamista tai tiivistä yhteistyötä toimittajien tai asiakkaiden kanssa, olet todennäköisesti kiinnostunut hyödyntämään SharePoint Onlinen ulkoisen jakamisen ominaisuuksia. Niiden avulla voi jakaa sisältöä sellaisten ulkopuolisten henkilöiden käyttöön, joilla ei ole organisaation Microsoft Office 365 -palvelun käyttöoikeuksia.

Voit tehdä tämän kolmella tavalla:

Huomautus: Vain yksi henkilö voi kirjautua sisään ja käyttää sivustoasi tai tiedostoasi lähettämäsi kutsun avulla. Kutsun vastaanottanut henkilö voi kuitenkin päättää olla käyttämättä sitä ja lähettää kutsun sen sijaan edelleen jollekin toiselle henkilölle, joka voi sitten kirjautua sisään Microsoft-tilin* tai työpaikan tilin avulla ja käyttää siten sivustoa tai asiakirjaa.

Huomautus: Yleisen järjestelmänvalvojan on otettava ulkoinen jakaminen käyttöön ja määritettävä tarvittavat käyttöoikeudet ennen kuin voit jakaa sivustoja tai tiedostoja. Katso lisätietoja artikkelista Ulkoisen jakamisen hallinta SharePoint Online -ympäristössä.

Mikä on ulkoinen käyttäjä?

Ulkoinen käyttäjä on organisaation ulkopuolinen henkilö, joka pääsee käyttämään SharePoint Online -sivustoja ja tiedostoja, mutta jolla ei ole SharePoint Onlinen tai Microsoft Office 365 -palvelun käyttöoikeuksia. Ulkoiset käyttäjät eivät ole omia tai tytäryhtiön työntekijöitä, alihankkijoita tai paikallisia edustajia.

Ulkoiset käyttäjät perivät käyttöoikeudet SharePoint Online -asiakkaalta, jolta he ovat saaneet yhteiskäyttökutsun. Jos siis organisaatio ostaa E3 Enterprise -palvelupaketin ja luo sivuston, jossa hyödynnetään liiketoimintaominaisuuksia, ulkoiselle käyttäjälle myönnetään käyttö- ja/tai tarkasteluoikeudet sen sivuston liiketoimintaominaisuuksiin, johon käyttäjä on kutsuttu. Vaikka ulkoisia käyttäjiä voidaan kutsua projektin jäseninä sivustoon suorittamaan erilaisia toimintoja, heillä ei ole käytettävissään täysin samoja ominaisuuksia kuin organisaation jäsenillä, joille on myönnetty maksetut täydet käyttöoikeudet. Katso lisätietoja artikkelista Ulkoisen jakamisen hallinta SharePoint Online -ympäristössä.

Sivuston jakaminen

Kun jaat sivuston ulkoisten käyttäjien kanssa, lähetät heille kutsun, jonka avulla he voivat kirjautua sivustoosi. Voit lähettää kutsun mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen. Kun vastaanottaja hyväksyy kutsun, hän voi kirjautua sisään joko Microsoft-tilin tai työpaikan tai oppilaitoksen tilin avulla. Kun jaat sivuston, voit valita käyttäjälle myönnettävät käyttöoikeudet sivustossasi.

Vain sivuston omistaja tai käyttäjä, jolla on täydet oikeudet, voi jakaa sivuston ulkoisten käyttäjien kanssa.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistyksen kuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sitten SharePoint-ruutu (aiemmin Sivustot-ruutu) tai valitse SharePoint (aiemmin Sivustot) sivun yläreunassa.

  3. Siirry sivustoon, jonka haluat jakaa ulkoisten käyttäjien kanssa.

  4. Valitse näytön oikeassa yläkulmassa Jaa.

    Kuva Jaa-komennosta näytön oikeassa yläreunassa.

  5. Kirjoita Jaa-valintaikkunaan niiden ulkoisten käyttäjien nimet, jotka haluat kutsua. Esimerkiksi someone@outlook.com tai someone@contoso.com.

    Huomautus: Voit käyttää myös Jaa-komentoa myöntääksesi oikeuden käyttää sivustoa sisäisille käyttäjille, joilla on tuotteen käyttöoikeus. Jos haluat tehdä tämän, kirjoita kutsuttavien henkilöiden nimet.

  6. Valitse Jaa.

    Huomautus: Jos näyttöön tulee vastineeton käyttäjä -virheilmoitus, kun kirjoitat nimen ja sähköpostiosoitteen, sivustoa ei ehkä ole määritetty sallimaan ulkoiset käyttäjät. Pyydä järjestelmänvalvojaa ottamaan se käyttöön.

  7. Kirjoita viesti, jonka haluat lisätä kutsuun.

  8. Sähköpostikutsu lähetetään oletusarvoisesti automaattisesti. Jos haluat poistaa sähköpostikutsun käytöstä, valitse Näytä asetukset ja poista kohdan Lähetä sähköpostikutsu valinta.

Ulkoisille käyttäjille lähetetyt kutsut vanhenevat oletusarvoisesti 90 vuorokauden kuluttua. Jos kutsuttu käyttäjä ei hyväksy kutsua 90 vuorokauden kuluessa ja haluat edelleen, että hän saa oikeudet sivustoosi, kutsu on lähetettävä uudelleen.

Kun ulkoiset käyttäjät saavat kutsun, he voivat painiketta napsauttamalla siirtyä sivulle, jossa he voivat kirjautua sisään SharePoint Online -sivustoosi Microsoft-tilillä tai työpaikan tai oppilaitoksen tilillä . Jos käyttäjällä ei ole Microsoft-tiliä, hän voi rekisteröityä maksuttoman Microsoft -tilin käyttäjäksi.

Tiedoston jakaminen lähettämällä tai julkaisemalla anonyymi vieraskäytön linkki

Voit luoda anonyymin vieraskäytön linkin ja jakaa sen sitten haluamasi median kautta. Voit esimerkiksi julkaista sen sosiaalisen median sivuilla tai liittää sen sähköpostiin. Voit luoda vieraskäytön linkin, jonka kautta jaat tiedoston muokkaus- tai tarkasteluoikeudet.

Vain sivuston omistaja tai käyttäjä, jolla on täydet oikeudet, voi jakaa tiedoston ulkoisten käyttäjien kanssa. Lisäksi ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön joko Office 365 -palveluasetuksissa tai SharePoint Online -hallintakeskuksessa (käytössä olevan palvelutason mukaan). Ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön myös sivustokokoelmassa (vain yrityssuunnitelmat).

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistyksen kuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sitten SharePoint-ruutu (aiemmin Sivustot-ruutu) tai valitse SharePoint (aiemmin Sivustot) sivun yläreunassa.

  3. Napsauta tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä ... ja valitse Jaa.

    SharePoint-kirjaston tiedoston jakaminen

  4. Valitse Jaa-valintaikkunassa Hae linkki.

  5. Valitse, minkä tyyppiset käyttöoikeudet haluat antaa: Rajoitettu linkki, näkymälinkki ja muokkauslinkki.
    Vieraskäytön linkin URL-osoite luodaan.

  6. Valitse ja kopioi vieraskäytön linkin URL-osoite.
    Anonyymin vieraskäytön linkin luominen ja kopioiminen
    Voit sitten liittää sen valitsemaasi mediaan.

  • Jos tiedosto on ryhmäsivuston kirjastossa, muut sivuston jäsenet voivat löytää vieraskäytön linkit Jaa-valintaikkunasta ja lähettää niitä muille.

  • Jos jaettava tiedosto sijaitsee kirjastossa, jossa on käytössä sisältöoikeuksien hallinta, et voi jakaa tiedostoa ulkoisesti.

  • Anonyymejä vieraskäytön linkkejä saatetaan voida lähettää eteenpäin tai jakaa muiden henkilöiden kanssa, jotka voivat myös tarkastella tai muokata sisältöä kirjautumatta sisään. Vältä anonyymien vieraskäytön linkkien käyttämistä arkaluontoisen sisällön kanssa.

  • Anonyymien vieraskäytön linkkien avulla kutsutut henkilöt voivat tarkastella tai lukea tiedostoja ainoastaan siihen tarkoitetuissa Office Online -sovelluksissa. He eivät voi avata tiedostoja Office-ohjelman vastaavassa työpöytäversiossa.

  • Jos ulkoinen jakaminen on poistettu käytöstä yleisesti Office 365 -palveluasetuksissa tai SharePoint Online -hallintakeskuksessa, jaetut linkit eivät toimi. Jos ominaisuus valitaan myöhemmin uudelleen käyttöön, linkit tulevat uudelleen saataville. Voit myös poistaa yksittäisiä jaettuja linkkejä, mikäli haluat kumota pääsyn tiettyyn tiedostoon. Lisätietoja on kohdassa Anonyymin vieraskäytön linkin poistaminen käytöstä.

  • Jos jaat Power View -taulukoita sisältävän Excel-työkirjan organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa, he eivät näe jaetuissa työkirjoissa olevia Power View -taulukoita.

Salli henkilöiden luoda vieraskäytön linkkejä tiedostoissa, jotka olet jakanut heidän kanssaan

Jos haluat jakaa tiedostoja yleisesti, voit kannustaa käyttäjiä jakamaan niitä edelleen. Tällöin voit sallia henkilöiden luoda anonyymin vieraskäytön linkkejä tiedostoissa, jotka jaat heidän kanssaan.

Voit sallia tämän vain, jos sinulla on täydet oikeudet.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistyksen kuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sitten SharePoint-ruutu (aiemmin Sivustot-ruutu) tai valitse SharePoint (aiemmin Sivustot) sivun yläreunassa.

  3. Siirry kirjastoon, jossa haluat sallia vieraskäytön linkkien luomisen.

  4. Valitse Asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  5. Valitse Sivuston käyttöoikeudet kohdassa Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

  6. Valitse Käsittele pyyntöasetuksia.

    Huomautus: Jos et näe kohtaa Käsittele pyyntöasetuksia, valitse Päätason hallinta välilehdellä Käyttöoikeudet ja valitse sitten Käsittele pyyntöasetuksia.

    Käsittele pyyntöasetuksia -painike käyttöoikeudet-välilehdessä.
  7. Valitse Käsittele pyyntöasetuksia -valintaikkunassa Anna jäsenten jakaa tämä sivusto ja yksittäiset tiedostot ja kansiot.

  8. Voit valita Salli käyttöoikeuspyynnöt ja lisätä sähköpostiosoitteen, joka vastaanottaa käyttöoikeuspyynnöt.

  9. Valitse OK.

Kun henkilöt valitsevat tiedostot, jotka olet jakanut heidän kanssaan, ja avaavat Jaa-valintaikkunan, he voivat luoda vieraskäytön linkin. Huomaa, että jos annoit henkilöille muokkausoikeudet tiedoston jakamisen yhteydessä, he voivat luoda vain vieraskäytön linkkejä, jotka sallivat vieraiden muokata tiedostoa. Jos heillä on vain tarkasteluoikeudet, he voivat luoda vain tarkasteluoikeudet sallivia vieraskäytön linkkejä.

Yleisiä tietoja pyyntöasetusten käsittelemisestä on esittelyssä Video: Sivuston jakaminen ilman käyttöoikeuspyyntöä.

Sivustoon kirjautumisen edellyttävän tiedoston jakaminen

Vain sivuston omistaja tai käyttäjä, jolla on täydet oikeudet, voi jakaa tiedoston ulkoisten käyttäjien kanssa. Lisäksi ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön joko Office 365 -palveluasetuksissa tai SharePoint Online -hallintakeskuksessa (käytössä olevan palvelutason mukaan). Ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön myös sivustokokoelmassa (vain yrityssuunnitelmat).

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistyksen kuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sitten SharePoint-ruutu (aiemmin Sivustot-ruutu) tai valitse SharePoint (aiemmin Sivustot) sivun yläreunassa.

  3. Siirry sivustoon ja asiakirjaan, jonka haluat jakaa.

  4. Napsauta tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä (...) ja valitse Jaa.
    SharePoint-kirjaston tiedoston jakaminen

  5. Varmista, että Kutsu henkilöitä -vaihtoehto on valittuna, ja kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua jakamaan tiedostoa. Esimerkki: joku@outlook.com, joku@gmail.com tai ulkoinenkäyttäjä@contoso.com.

  6. Valitse avattavassa luettelossa käyttöoikeustaso, jonka haluat myöntää käyttäjille: Voi muokata tai Voi tarkastella.

  7. Kirjoita halutessasi sähköpostiin liitettävä viesti. Viesti voi sisältää tietoja tai ohjeita jaetusta tiedostosta.

  8. Valitse Näytä asetukset.

  9. Valitse Kirjautuminen vaaditaan.

    Jotkin sivustot ovat mukautettuja eivätkä ehkä näytä vaihtoehtoa Kirjautuminen vaaditaan. Jos tarvitset tämän vaihtoehdon, ota yhteyttä sivuston järjestelmänvalvojaan.

    Huomautus: Jos et valitse Kirjautuminen vaaditaan -valintaruutua, sähköposti sisältää anonyymin vieraskäytön linkin tiedostoon. Anonyymejä vieraskäytön linkkejä on mahdollista lähettää eteenpäin tai jakaa muiden henkilöiden käyttöön, jotka taas puolestaan voivat tarkastella tai muokata sisältöä kirjautumatta sisään.

  10. Valitse Lähetä sähköpostikutsu.

  11. Valitse Jaa.

Huomautus: Hanki lisätietoja SharePoint-ilmoituksen sähköpostiosoitteen muutoksista, jos haluat estää sähköpostiviestien joutumisen vastaanottajan Roskaposti-kansioon.

Tarkastele, kenellä on oikeudet tiettyyn sivustoon tai tiedostoon

Voit myös nähdä nopeasti Jaa-komennon avulla luettelon henkilöistä, joiden kanssa tiedosto on jaettu.

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Voit tarkastella luetteloa henkilöistä, joilla on sivuston käyttöoikeudet, valitsemalla Jaa sivuston oikeassa yläkulmassa ja napsauttamalla sen jälkeen linkkiä kohdan Jaettu jälkeen Jaa-valintaikkunassa.

  • Jos haluat tarkistaa, kenellä on tiedoston, kansion tai tiedostojoukon käyttöoikeudet, napsauta tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä ..., valitse Jaa ja valitse sitten Jaettu.

Sivuston käyttöoikeuden peruuttaminen

Jos sivusto on jaettu ulkoisen käyttäjän kanssa ja haluat peruuttaa kyseisen käyttäjän pääsyn sivustoon, voit tehdä niin poistamalla henkilön käyttöoikeudet sivustoon.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistyksen kuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sitten SharePoint-ruutu (aiemmin Sivustot-ruutu) tai valitse SharePoint (aiemmin Sivustot) sivun yläreunassa.

  3. Siirry sivustoon, jossa haluat peruuttaa kutsun.

  4. Valitse Asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  5. Valitse Henkilöt ja ryhmät kohdassa Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

  6. Valitse pikakäynnistyspalkista vasemmalla haluamasi ryhmä, josta haluat poistaa käyttäjiä.

  7. Valitse poistettavat käyttäjät, napsauta Toiminnot ja valitse sitten Poista käyttäjät ryhmästä.

    Pikakäynnistyspalkin näkymä ryhmillä ja Toiminnot-valikko auki Poista käyttäjät ryhmästä -vaihtoehto valittuna.
  8. Valitse OK.

Anonyymin vieraskäytön linkin poistaminen käytöstä

Voit tarkistaa, onko tiedosto jaettu vieraskäytön linkin kautta, tiedoston Ominaisuudet-valikosta.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistyksen kuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sitten SharePoint-ruutu (aiemmin Sivustot-ruutu) tai valitse SharePoint (aiemmin Sivustot) sivun yläreunassa.

  3. Siirry kirjastoon, joka sisältää tiedoston, jonka vieraskäytön linkin haluat poistaa.

  4. Napsauta tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä ... ja valitse Jaa.
    SharePoint-kirjaston tiedoston jakaminen

  5. Valitse Jaa-valintaikkunassa Hae linkki.

  6. Valitse Poista. (Jos Poista on poistettu käytöstä, tiedosto on todennäköisesti määritetty sallimaan vain käyttäjät, joilla on käyttäjätunnus ja salasana.)

  7. Kysyttäessä, haluatko poistaa linkin käytöstä, valitse Poista linkki käytöstä.

    Valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko poistaa käytöstä jaetun tiedoston vieraskäytön linkin, niin että se ei enää toimi.

  8. Valitse Sulje.

Kun organisaation ulkopuoliset henkilöt yrittävät tarkastella sisältöä vieraskäytön linkin avulla, näkyviin tulee viesti, jossa kerrotaan, että he eivät voi tarkastella sisältöä.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×