Onnistuneiden sivustojen ja tyytyväiset käyttäjät-kaava on suunniteltu ja kestävä ratkaisu sivuston ja käyttäjien hallintaan. Seuraavassa on joitakin tärkeimpiä tehtäviä ja käsitteitä, joita voit käyttää sivuston suunnitteluun ja organisaation käyttäjien hallintaan.
Tietoja sivustokokoelmista
Ei ole väliä, jos olet uusi SharePoint-käyttäjä tai olet käyttänyt monia versioita, uudenaikainen SharePoint-käyttö kokemus tarjoaa entistä joustavamman, helpomman siirtymisen ja kaikki sivustot ovat mobiiliystävällisiä. Suosittelemme sivustokokoelmien luomista jokaiselle organisaatiosi työmäärälle. Modernin SharePoint-kokemuksen ansiosta siirtyminen ja ylläpitäminen on helpompaa, koska kukin sivusto on nyt sivustokokoelma. Lisä tietoja modernista SharePoint-kokemuksesta ja Hub-sivustoneduista. Suosittelemme, että luot sivustokokoelmia kullekin työmäärälle ja liität ne sitten keskitivustoon. Tämä lisää joustavuutta ja tekee helposti muutoksia organisaation tarpeisiin. Lisä tietoja on Ohje aiheessa mikä SharePoint-keskitin sivusto on?.
SharePoint-järjestelmänvalvoja Delegoi sivustokokoelmien hallinnan organisaation eri henkilöille. SharePointin käyttö oikeus mallin avulla voit määrittää käyttö oikeuksia eri rooleille, kuten sivustokokoelman järjestelmänvalvojalle, sivuston omistajalle ja muille rooleille. Lisä tietoja sivustokokoelman järjestelmänvalvojien lisäämisestä ja poistamisesta on artikkelissa sivustokokoelman järjestelmänvalvojat -kohdan hallinta.
Sivustokokoelmajärjestelmänvalvojalla on sivustokokoelman täydet oikeudet-käyttö oikeus taso. Tämä tarkoittaa, että voit lisätä tai poistaa sivustoja tai muuttaa sivustokokoelmassa olevan sivuston asetuksia. Lisäksi voit tarkastella, lisätä, poistaa tai muuttaa kaikkia kyseisten sivuston sisältämiä sisältöjä. Sivustokokoelman valvoja voi määrittää toissijaisen sivustokokoelman järjestelmänvalvojaksi. Sivustokokoelman järjestelmänvalvojana voit lisätä toisen sivustokokoelman järjestelmänvalvojaksi tai muuttaa sivustokokoelman järjestelmänvalvojaa asetukset-sivulla. Lisä tietoja tästä tehtävästä on kohdassa sivustokokoelman järjestelmänvalvojien hallinta.
Perinteinen sivustokokoelma on ryhmä SharePoint-sivustoja, joilla on sama omistaja ja jotka jakavat hallinta-asetukset, kuten käyttö oikeudet. Alisivustot perivät Siirtymisasetukset, käyttö oikeudet ja sivustorakenteen sivustokokoelmasta. joten milloin tahansa sivuston jäsenet ja projektit muuttuvat, myös sivustojen on muututtava,
Kohteiden valitseminen kutakin työmäärää varten
On tärkeää, että aiot käyttää SharePoint-sivustokokoelman tyyppiä, jota tarvitset työkuormituksiin. Sen jälkeen haluat, että käyttäjät voivat helposti siirtyä ja etsiä tarvitsemiaan tietoja. Tässä osassa on tietoja joistakin käytettävissä olevista nykyaikaisista SharePoint-sivuista ja myös näiden alueiden siirtymis toiminnoista. Hyvä artikkeli navigoinnin suunnittelemisesta on nykyaikaisen SharePoint-käyttö kokemuksen suunnittelu.
Ajattele SharePoint Hub- sivustoa kehyksenä tai säätiössä, jonka avulla voit hallita erilaisia ryhmä-ja viestintä sivustoja. Kun luot sivustokokoelmia kullekin työmäärälle organisaatiossa, keskitivusto yhdistää nämä sivustokokoelmat loogisiin tapoihin, jotka helpottavat etsimistä ja hallintaa. Voit sitten siirtää ja hallita sivustokokoelmia keskitin sivustojen välillä aina, kun työtaakka muuttuu. Lisä tietoja on Ohje aiheessa SharePoint-keskus-sivuston suunnitteleminen.
SharePoint- ryhmäsivustoja sen alle luomasi sivut ovat vain kutsuttavien käyttäjien käytettävissä antamalla heille sivuston käyttö oikeudet. Voit myös yhdistää ryhmäsivuston Microsoft 365 ryhmään. Ryhmäsivuston avulla organisaatio, ryhmä tai ryhmä voi muodostaa yhteyden toisiinsa ja tehdä yhteistyötä asia kirjojen ja muiden tiedostojen kanssa, lähettää ilmoituksia, ajoittaa koko uksia, ylläpitää tehtäviä, seuranta-ongelmia tai toiminto kohteita sekä tallentaa tietoja luetteloihin. Lisä tietoja on Ohje aiheessa mikä SharePoint-ryhmäsivusto on?
SharePoint- viestintäsivuston avulla voit jakaa tietoa, kuten uutisia, raportteja ja tila tietoja muiden kanssa. Viestintä sivustolla on yleensä vain muutamia osallistujia, mutta useita jäseniä.
Hallinto
Governance on joukko käytäntöjä, rooleja, vastuu alueita ja prosesseja, jotka ohjaavat, ohjaavat ja ohjaavat sitä, miten organisaation liiketoiminta ryhmät ja tekniset tiimit tekevät yhteistyötä liiketoiminta tavoitteiden saavuttamiseksi. SharePoint-sivustokokoelmastasi on olemassa opas, jonka avulla voit auttaa sivustokokoelman tukena tarvittavien roolien, vastuiden ja käytäntöjen suunnittelussa. Huomioon kannattaa ottaa muun muassa seuraavat seikat:
-
tietoarkkitehtuuri, kuten verkkosivut, asiakirjat, luettelot ja tiedot
-
ylläpitotoimet, kuten käyttäjätilien hallinta
-
organisaation brändi ja mukautuskäytännöt
-
Koulutus
On tärkeää valmistella organisaation hallinnointisuunnitelma. Osallistumalla johdon hallinnointisuunnitelman kehittämiseen voit helpottaa yrityksen ryhmien ja teknisten ryhmien omistajuuden tunnistamista ja sitä, ketkä vastaavat mistäkin järjestelmän alueesta. Lisä tietoja hallinta paketin kehittämisestä on kohdassa Yleiskatsaus: parhaat käytännöt ryhmäsivuston käytön hallintaan.
Huomautus: Sinun on ehkä toimittava SharePoint järjestelmänvalvojasi kanssa, jotta voit hallita käyttäjiä. Esimerkiksi SharePoint järjestelmänvalvoja hallitsee käyttäjä profiileja.
Microsoft 365 käyttäjä tunnukset
Yleinen järjestelmänvalvoja lisää uusia käyttäjiä Microsoft 365 käyttämällä Microsoft 365-hallinta keskusta, joka on käyttäjien hallinta-ja palveluiden määrittämisen portaali. Lisä tietoja on kohdassa käyttäjät ja roolit. Uusia käyttäjiä lisätessään yleinen järjestelmänvalvoja
-
Määrittää, voiko käyttäjä käyttää myös hallinta keskusta
-
määrittää käyttäjän maantieteellisen sijainnin
-
valitsee käyttöoikeustyypin
-
luo käyttäjälle käyttäjänimen ja salasanan.
Ryhmäsivuston käyttäjät
Voit lisätä käyttäjiä ryhmäsivustoon ja muokata käyttäjien käyttö oikeuksia. Käyttö oikeus tasot ja SharePoint-ryhmän jäsenyys löytyvät kohdasta Asetukset. Microsoft 365 luo nyt kuitenkin käyttö oikeus ryhmän, jonka nimi on Kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät , jotka sisältävät kaikki Microsoft 365 hakemistossa (paitsi organisaation ulkopuolisille henkilöille, jotka on kutsuttu ulkoiseen jakamis toimintoon). Tämän käyttö oikeus ryhmän käyttö oikeus myönnetään automaattisesti SharePoint jäsenenä. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät, jotka lisäät Microsoft 365 hakemistoon, voivat muokata sivustoa, luetteloita ja kirjastoja oletusarvoisesti.
Käyttöoikeustasot ja ryhmän jäsenyys
Käyttö oikeus tasot ovat SharePoint oikeuksien kokoelmia, joiden avulla käyttäjät voivat suorittaa joukko toisiinsa liittyviä tehtäviä. Esimerkiksi Lue-käyttöoikeustaso sisältää (muun muassa) kohteiden tarkastelemis- ja avaamisoikeuden sekä sivujen ja versioiden tarkastelemisoikeuden, joita tarvitaan sivujen, asiakirjojen ja kohteiden tarkastelemiseen SharePoint-sivustossa. Tietty käyttöoikeus voi sisältyä useaan käyttöoikeustasoon. Lisä tietoja on Ohje aiheessa käyttö oikeus strategian suunnitteleminen.
Käyttö oikeus tasoja ei suositella suoraan yksittäisille käyttäjille, koska tämä voi vaikeuttaa sivuston käyttö oikeuksien seurantaa ja hallintaa. Se on joskus tarpeen, mutta sen pitäisi olla mahdollisimman pieni monimutkaisuuden välttämiseksi. Voit sen sijaan määrittää käyttö oikeudet ryhmille ja määrittää sitten yksittäisille käyttäjille sopivat ryhmät. Ryhmä on käyttäjä joukko, joka on määritetty sivustokokoelmatasolla, jotta käyttö oikeuksien hallinta on helppoa. Lisä tietoja on Ohje aiheissa SharePoint-oletus ryhmät ja sivuston käyttö oikeuksien mukauttaminen. Kullekin ryhmälle määritetään oletusarvoinen käyttöoikeustaso. Esimerkiksi jotkin SharePointin oletusarvoiset oletus ryhmät sisältävät seuraavat käyttö oikeus tasot:
|
Ryhmä |
Käyttöoikeustaso |
|---|---|
|
Omistajat |
Täydet oikeudet |
|
Vierailijat |
Lukuoikeudet |
|
Jäsenet |
Osallistumisoikeudet |
Kuka tahansa, jolla on täydet oikeudet, voi luoda mukautettuja ryhmiä.
Kun määrität käyttö oikeus tasoja SharePoint-ryhmille sivustokokoelman tasolla, kaikki sivustot ja sivuston sisältö perivät kyseiset käyttö oikeus tasot oletusarvoisesti. Tätä oletus toimintoa kutsutaan käyttö oikeuksien periytyvyyksi. Voit määrittää, Haluatko määrittää yksilölliset käyttö oikeudet, kun luot sivuston, luettelon tai kirjaston tai kohteen käyttö oikeuksien periytymisen. Lisä tietoja on Ohje aiheessa mikä on käyttö oikeuksien periytyminen?
Koska käyttäjän käyttö oikeus taso määrittää, mitä hän voi nähdä ja käyttää sivustossa, hänen ryhmänsä jäsenyyttä on harkittava huolellisesti. Esimerkiksi sivustojen luomisesta ja mukauttamisesta vastaavan käyttäjän on oltava ainakin Suunnittelija-ryhmän jäsen. Sen sijaan käyttäjä, jonka tarvitsee vain lukea ja ladata sisältöä, voi vain olla vierailijaryhmän jäsen. Lisä tietoja on Ohje aiheessa tietoja SharePointin käyttö oikeus tasoista.
Sivustokokoelman järjestelmänvalvojana sinun on ehkäSharePoint, hallittava ominaisuuksia sivustokokoelmassa ja sivustotasoissa. Järjestelmänvalvojan tehtäviin voi sisältyä muun muassa toimintojen aktivoiminen tai aktivoinnin poistaminen organisaation hallintosuunnitelman mukaisesti. Lisätietoja on artikkelissa Sivustokokoelman ominaisuuksien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä. Tutustu myös artikkeliin SharePoint-sivustokokoelman roskakorin hallinta.
