Sivustojen suunnitteleminen ja käyttäjien hallinta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Onnistuneiden sivustojen ja hyvää käyttäjien laskentakaava on hyvin suunnitellun ja kestävän lähestymistavan sivuston ja käyttäjien hallinta. Seuraavassa on joitakin keskeisistä tehtävistä ja -käsitteistä, voit tehdä sivustojen suunnitteleminen ja käyttäjien organisaation hallinta.

Sivustojen ja sivustokokoelmien hallinta

Sivustokokoelma on ryhmä SharePoint-sivustoja, joilla on sama omistaja ja samat hallinta-asetukset, esimerkiksi käyttöoikeudet. Sivustokokoelmat ovat hierarkkisia, ja niissä on aina yksi pääsivusto, jonka alla voi olla useita sivustoja.

Sivustokokoelman hierarkkinen kaavio, jossa näkyy pääsivusto ja alisivustot.

Ryhmäsivusto ja sen alle luomasi sivustot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka kutsut sivuston käyttäjiksi antamalla heille sivuston käyttöoikeudet. Ryhmäsivustossa organisaatio, ryhmä tai työryhmä voi esimerkiksi olla yhteydessä toisiinsa, käsitellä asiakirjoja ja muita tiedostoja yhdessä, lähettää ilmoituksia, aikatauluttaa kokouksia, ylläpitää tehtäviä, seurata seurantakohteita tai toimia sekä tallentaa tietoja luetteloihin. Ryhmäsivustossa käytettävissä olevien sivustomallien pohjalta voi myös luoda erilaisia alisivustoja.

Suurissa organisaatioissa SharePoint Online -ympäristössä voi olla useita sivustokokoelmia, joilla on useita alisivustoja. Tämän vuoksi haluat ehkä siirtää sivustojen tai sivustokokoelmien hallinnan organisaatiossa eri henkilöille. SharePoint -käyttöoikeusmallin avulla voit määrittää käyttöoikeuksia eri rooleille, kuten sivustokokoelman järjestelmänvalvojalle, sivuston omistajalle tai muille rooleille, joista on tietoa jäljempänä.

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojalla on sivustokokoelman Täydet oikeudet -käyttöoikeustaso. Se tarkoittaa, että hän voi lisätä tai poistaa sivustoja ja muuttaa sivustokokoelman minkä tahansa sivuston asetuksia. Lisäksi hän voi vapaasti katsella, lisätä, poistaa tai muuttaa näiden sivustojen sisältöä.

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojan tyypilliset tehtävät

Jos olet SharePoint Online -sivuston sivustokokoelman järjestelmänvalvoja, tehtäviisi voivat kuulua muun muassa seuraavat:

  • käyttäjien ja yleisen Office 365 -järjestelmänvalvojan tai SharePoint Online -järjestelmänvalvojan yhteyshenkilönä toimiminen

  • SharePoint Online -sivustoihin tallennetun tärkeän sisällön käyttäjien valitseminen määrittämällä koko sivustokokoelmaa koskevia käyttöoikeuksia

  • käytettävissä olevien ominaisuuksien määrittäminen sivustokokoelman sivustojen käyttäjiä varten

  • teknisen tuen tarjoaminen sivustokokoelman käyttäjille

  • sivustokokoelman toissijaisen järjestelmänvalvojan valitseminen

  • uusien sivustojen luominen

  • kohteiden tarkasteleminen, poistaminen tai palauttaminen sivustokokoelman roskakorista

  • julkisen verkkosivuston luominen ja mukauttaminen

  • avustaminen tiettyjen ominaisuuksien hallinnassa, joita ovat esimerkiksi

    • käytettävissä olevien sivustokokoelman ominaisuuksien ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

    • sivuston sisältötyyppien luominen tai mukauttaminen

    • alueellisten asetusten määrittäminen.

Huomautus:  Sivustokokoelmien hallinta voi edellyttää yhteistyötä SharePoint Online -järjestelmänvalvojan kanssa (jos et ole itse kyseinen järjestelmänvalvoja). Lisätietoja SharePoint Online -järjestelmänvalvojan vastuista on artikkelissa Sivustokokoelmien ja yleisten asetusten hallinta SharePoint-hallintakeskuksessa.

SharePoint Online -järjestelmänvalvoja voi suorittaa seuraavia tehtäviä:

  • sivustokokoelmien luominen, poistaminen ja hallinta

  • sivustokokoelmien tallennustilan varaaminen ja seuranta

  • käyttöoikeuksien myöntäminen sivustokokoelmien järjestelmänvalvojille

  • SharePoint-oletussivuston määrittäminen

  • monikielisten sivustojen suunnittelu

  • käyttäjäprofiilien hallinta

  • hallittujen metatietojen kaltaisten ominaisuuksien suunnittelu ja hallinta

  • ulkoisen jakamisen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä.

Sivuston omistajan tavallisimmat tehtävät

Sivuston omistajalla on sivuston Täydet oikeudet -käyttöoikeustaso ja hänen tehtäviinsä voivat kuulua muun muassa seuraavat:

  • sivustojen luominen ja hallinta

  • sivuston ominaisuuksien ja asetusten, esimerkiksi ulkoasun ja käyttötuntuman, määrittäminen

  • sivuston tallentaminen mallina

  • sivuston sarakkeiden ja sivuston sisältötyyppien hallinta

  • sivuston poistaminen

  • aluekohtaisten asetusten ja kieliasetusten muokkaaminen

  • sovellusten lisääminen sivustoihin.

Jos kyseessä on iso organisaatio ja sivustossa on paljon sisältöä, kannattaa ehkä luoda alisivustoja, jotta sisällön voi järjestää toimivaksi. Sivustokokoelman sivustot järjestetään hierarkiaksi. Kun luot sivustoja pääsivuston alapuolelle, muodostat samalla hierarkian. Voit luoda lisää alisivustoja tai sivuja paitsi ryhmäsivustoon, myös luomiisi sivustoihin.

Huomautus:  SharePoint Online -järjestelmänvalvoja luo sivustokokoelman pääsivuston ja määrittää sivustokokoelman järjestelmänvalvojan. Sivustojen omistajat voivat luoda alisivustoja.

Sivustohierarkiakaavio

Alisivustoja voi järjestää useilla tavoilla. Voit luoda alisivustoja esimerkiksi

  • ryhmän tai osaston mukaan

  • käyttötarkoituksen mukaan

  • sisältöluokan mukaan

  • projektin mukaan

  • asiakkaan mukaan

  • käyttöoikeustason tai luottamuksellisuuden mukaan. (Jos esimerkiksi joidenkin tietojen käyttöä on tarpeen rajoittaa, voit sijoittaa tällaiset tiedot omaan sivustoonsa.)

Mieti, miten monta sivustoa tarvitset ja minkä logiikan mukaan haluat ne järjestää. Suunnittelussa voit käyttää apuna sivustohierarkiaa kuvaavaa kaaviota. Voit luonnostella kaavion nopeasti paperille tai luonnoslehtiöön, mutta voit myös luoda perusteellisemman kaavion käyttämällä jotakin Microsoft Wordissa tai Microsoft PowerPointissa SmartArt-objekteina olevista hierarkiamuodoista. Näin saat kaavion, jonka voit tallentaa myöhempää käyttöä varten ja jota voit muokata tarpeen mukaan.

Ota huomioon myös kunkin sivuston käyttötarkoitus. Näin voit määrittää, mitä sivustomalleja haluat käyttää, kun luot uusia sivustoja. SharePoint Online sisältää paljon erilaisia sivustomalleja, joista voit valita sopivan uutta sivustoa varten. Valitsemalla tiettyyn tarkoitukseen soveltuvan sivustomallin autat käyttäjiä pääsemään tehokkaasti alkuun työssään. Jos esimerkiksi haluat luoda sivuston, jossa ryhmän jäsenet voivat nopeasti jakaa tai päivittää projektitietoja, valitse wikisivustomalli, koska se on tarkoitettu juuri tällaiseen tiedottamiseen.

Huomautus:  SharePoint Online -järjestelmänvalvoja ylläpitää omia sivustoja (Omat sivustot). Omat sivustot ovat keskuksia, joissa käyttäjät voivat verkostoitua työtoverien kanssa ja seurata tietoja. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja ei ylläpidä käyttäjien omia sivustoja. Sen sijaan kukin käyttäjä on oman sivustonsa järjestelmänvalvoja. Lisätietoja omien sivustojen suunnittelemisesta on artikkelissa Sivustokokoelmien ja yleisten asetusten hallinta SharePoint-hallintakeskuksessa.

Sivustomallien luettelo

Seuraavassa luettelossa ovat tuetut sivustomallit ja niiden kuvaukset. Luettelon perusteella voit määrittää, minkä tyyppiset sivustot sopivat organisaatiollesi parhaiten.

  • Perushakukeskus    Hakukokemuksen luova sivusto. Sivustolla on hakutulosten ja tarkennettujen hakujen sivuja.

  • Blogi Sivusto, johon käyttäjät tai ryhmät voivat lähettää ideoita, huomioita ja asiantuntijatietoja, joita sivustossa vierailevat käyttäjät voivat kommentoida.

  • Yritystietokeskus    Sivusto yritystietosisällön esittämiseen SharePoint Onlinessa.

  • Yhteisösivusto    Sivusto, jossa käyttäjät voivat osallistua yhteisökeskusteluihin.

  • Etsintäkeskus Sivusto laillisten asioiden ja tutkimusten sisällön säilyttämistä, hakemista ja viemistä varten.

  • Tiedostokeskus    Yrityksen keskitetty tiedostonhallintasivusto.

  • Enterprise-hakukeskus Hakukokemuksen luova sivusto. Aloitussivulla on hakuruutu, jossa on kaksi välilehteä: toinen yleisiä hakuja ja toinen henkilöhakuja varten. Voit lisätä ja muokata välilehtiä ja keskittyä toisiin hakualueisiin tai tulostyyppeihin.

  • Projektisivusto    Sivusto projektin hallintatehtäviin ja yhteiskäyttöä varten.

  • Tietuekeskus    Tietueiden hallintasivusto. Tietueiden ylläpitäjät voivat määrittää reititystaulukon, joka ohjaa saapuvat tiedostot tiettyihin sijainteihin. Sivustolla voidaan myös määrittää, voidaanko tietueita poistaa tai muokata tietovarastoon lisäämisen jälkeen.

  • SAP-työnkulun sivusto    SAP-työnkulun sivusto yhdistää kaikki käyttäjän työtehtävät. Muita työnkulkuun liittyviä verkko-osia voidaan myös lisätä.

  • Ryhmäsivusto    Sivusto, jossa ryhmät voivat nopeasti järjestää, kirjoittaa ja jakaa tietoja. Sivusto sisältää tiedostokirjaston ja ilmoitusten, kalenterimerkintöjen, tehtävien ja keskustelujen hallintaan tarkoitettuja luetteloita.

  • Vision prosessisäilö    Sivusto, jossa ryhmät voivat nopeasti katsella, jakaa ja säilöä Visio-prosessikaavioita. Se sisältää versionhallintaa tukevan tiedostokirjaston, johon voi tallentaa prosessikaavioita, sekä ilmoitusten hallintaan ja keskusteluihin tarkoitettuja luetteloita.

Hallinto

Hallinto tarkoittaa käytäntöjä, rooleja, vastuita ja prosesseja, jotka ohjaavat ja määrittävät sitä, miten organisaation eri osastot ja tekniset ryhmät toimivat yhteistyössä liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. SharePoint Online -sivustokokoelmassa hallintosuunnitelma opastaa sivustokokoelmaa tukevien roolien, vastuiden ja käytäntöjen suunnittelemisessa. Huomioon kannattaa ottaa muun muassa seuraavat seikat:

  • tietoarkkitehtuuri, kuten verkkosivut, asiakirjat, luettelot ja tiedot

  • ylläpitotoimet, kuten käyttäjätilien hallinta

  • organisaation brändi ja mukautuskäytännöt

  • koulutus.

On tärkeää hallinnon suunnitelma valmisteleminen organisaatiossasi. Osallistuminen hallinnon suunnitelma kehittäminen auttaa tunnistaa omistajuus for business- ja tekniset ryhmät, kuka vastaa mitä alueita järjestelmän määrittäminen. Saat lisätietoja kehittäminen hallinnon suunnitelman luomisen ja ylläpidon ryhmäsivustojen parhaat käytännöt.

Huomautus:  Käyttäjien hallinta voi edellyttää yhteistyötä SharePoint Online ‑järjestelmänvalvojan kanssa. SharePoint Online -järjestelmänvalvoja esimerkiksi hallitsee käyttäjäprofiileja.

Office 365 -käyttäjätilit

Yleinen järjestelmänvalvoja lisää uudet käyttäjät Office 365:een Office 365 -hallintakeskuksessa, joka on portaali käyttäjien hallintaa palvelujen määrittämistä varten. Uusia käyttäjiä lisätessään yleinen järjestelmänvalvoja

  • määrittää, voiko käyttäjä käyttää myös hallintakeskusta

  • määrittää käyttäjän maantieteellisen sijainnin

  • valitsee käyttöoikeustyypin

  • luo käyttäjälle käyttäjänimen ja salasanan.

Ryhmäsivuston käyttäjät

Voit lisätä käyttäjiä ryhmäsivustoon ja muokata käyttäjien käyttöoikeuksia. Käyttöoikeustasot ja SharePoint -ryhmän jäsenyys löytyvät kohdasta Asetukset. Office 365 luo kuitenkin käyttäjäryhmän nimellä Kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät, johon kuuluvat kaikki Office 365 -hakemiston henkilöt (lukuun ottamatta organisaation ulkopuolisia henkilöitä ja ulkoisen jakamisen kautta kutsuttuja henkilöitä). Tälle käyttöoikeusryhmälle myönnetään automaattisesti käyttöoikeus SharePoint Online -jäsenenä. Tämä tarkoittaa, että Office 365 -hakemistoon lisäämäsi käyttäjät voivat oletusarvoisesti muokata sivustoja, luetteloja ja kirjastoja.

Käyttöoikeustasot ja ryhmän jäsenyys

Käyttöoikeustaso tarkoittaa tiettyjä SharePoint Online -käyttöoikeuksia, joilla käyttäjät voivat suorittaa tiettyjä toisiinsa liittyviä tehtäviä. Esimerkiksi lukuoikeus sisältää (muun muassa) kohteiden tarkastelemis- ja avaamisoikeuden sekä sivujen ja versioiden tarkastelemisoikeuden, joita tarvitaan sivujen, asiakirjojen ja kohteiden tarkastelemiseen SharePoint-sivustossa. Tietty käyttöoikeus voi sisältyä useaan käyttöoikeustasoon.

Käyttöoikeustasojen määrittämistä suoraan yksittäisille käyttäjille ei suositella, koska se voi hankaloittaa sivustojen käytön seurantaa ja hallintaa. Tämä on kuitenkin joskus tarpeen, mutta sitä tulee käyttää mahdollisimman vähän selkeyden säilyttämiseksi. Määritä käyttöoikeudet sen sijaan ryhmille ja määritä sitten käyttäjät sopiviin ryhmiin. Ryhmä tarkoittaa käyttäjäjoukkoa, joka määritetään sivustokokoelmatasolla käyttöoikeuksien hallinnan helpottamiseksi. Kullekin ryhmälle määritetään oletusarvoinen käyttöoikeustaso. Joissakin SharePoint-ryhmissä on esimerkiksi seuraavat käyttöoikeustasot:

Ryhmä

Käyttöoikeustaso

Omistajat

Täydet oikeudet

Vierailijat

Lukuoikeudet

Jäsenet

Osallistuja


Kaikki käyttäjät, joilla on täydet oikeudet, voivat luoda mukautettuja ryhmiä.

Huomautus:  Kun määrität käyttöoikeustasoja SharePoint-ryhmille sivustokokoelman tasolla, kaikki sivustot ja niiden sisältö perivät oletusarvon mukaan kyseiset käyttöoikeustasot. Tätä oletustoimintoa kutsutaan käyttöoikeuksien periytymiseksi. Voit määrittää yksilölliset käyttöoikeudet, kun luot alisivuston, tai estää sivuston, luettelon, kirjaston tai kohteen käyttöoikeuksien periytymisen.

Käyttöoikeudet määrittävät, mitä sivuston sisältöä kukin käyttäjä voi katsella ja käyttää, joten sinun kannattaa suunnitella huolellisesti, mihin ryhmään käyttäjä lisätään. Esimerkiksi sivustojen luomisesta ja mukauttamisesta vastaavan käyttäjän on oltava ainakin Suunnittelija-ryhmän jäsen. Toisaalta taas käyttäjä, joka ainoastaan lukee ja lataa sisältöä, ei välttämättä tarvitse kuin Vierailijat-ryhmän jäsenyyden. .

Sivustokokoelman toissijainen järjestelmänvalvoja

Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi määrittää itselleen toissijaisen järjestelmänvalvojan. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi puolestaan lisätä toisen sivustokokoelman järjestelmänvalvojan tai vaihtaa järjestelmänvalvojaa Asetukset -sivulla. Lisätietoja tästä tehtävästä on artikkelissa Sivustokokoelman järjestelmänvalvojien hallinta.

SharePoint Onlinen sivustokokoelman järjestelmänvalvojana olet vastuussa toimintojen ylläpidosta sivustokokoelman ja sivuston tasolla. Järjestelmänvalvojan tehtäviin voi sisältyä muun muassa toimintojen aktivoiminen tai aktivoinnin poistaminen organisaation hallintosuunnitelman mukaisesti. Lisätietoja on artikkelissa Sivustokokoelman ominaisuuksien ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä. Tutustu myös ohjeaiheeseen SharePoint-sivustokokoelman roskakorin hallinta.

Palaa ohjeaiheeseen SharePoint Onlinen suunnitteluopas Office 365 Enterprise - ja Midsize -ohjelmille.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×