Sivustojen ja sivustokokoelmien hallinta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos liian moni käyttäjä käyttää sivustoa kuka mihinkin tarkoitukseen, sivuston hallinta vaikeutuu, sivusto vanhenee helpommin eikä sivustosta ole yhtä paljon hyötyä. Jos samassa sivustossa esimerkiksi seurataan asiakastietoja, säilytetään yrityksen käytäntöjä ja jaetaan asiakirjoja kehitteillä olevista tuotteista, sivusto on hankala järjestää ja se menee sekaisin. Jos sivustoja toisaalta on liian paljon, tietoja voi olla vaikea löytää.

Tässä artikkelissa

Tarvittavien sivustojen ja sivustokokoelmien määrän selvittäminen

Valitseminen sivustokokoelmien ja alisivustojen välillä

Sivuston hierarkian suunnitteleminen

Sivuston käytön seuranta

Käyttämättömien Web-sivustojen hallinta

Tarvittavien sivustojen ja sivustokokoelmien määrän selvittäminen

Moni asia vaikuttaa tarvittavien sivustojen ja sivustokokoelmien määrään. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi seuraavat:

  • sivustoja käyttävien henkilöiden määrä

  • tapa, jolla sivuston käyttäjät liittyvät toisiinsa tai ovat vuorovaikutuksessa keskenään

  • tapa, jolla sivustoa käytetään

  • sivustoihin todennäköisesti tallennettavan sisällön tyyppi

  • järjestettävien tietojen mutkikkuus.

Tee luettelo sivustojen käyttötarkoituksista ja käyttäjistä ja päätä, kuinka monta yksittäistä sivustoa tarvitset.

Sivun alkuun

Valitseminen sivustokokoelmien ja alisivustojen välillä

Tee päätös siitä, luodaanko sivustot ylimmän tason Web-sivustoiksi erillisiin sivustokokoelmiin vai alisivustoiksi samaan sivustokokoelmaan. Päätös perustuu siihen, kuinka paljon yhteistä sivustoilla on keskenään, onko sivustoja tarkoitus hallita yhdessä vai erikseen ja onko sivustoissa tarkoitus käyttää yhteisiä elementtejä, kuten siirtymis- ja hakuelementtejä.

Sivustokokoelman kaikki sivustot voivat käyttää seuraavia yhteisiä elementtejä:

  • siirtymispalkit (yläosan linkkipalkki ja linkkipolku)

  • sisältölajit

  • työnkulut

  • suojausryhmät

  • luetteloiden hakukentät

  • etsintäalueet

  • ominaisuusjoukko.

Luo ylimmän tason Web-sivustoja erillisiin sivustokokoelmiin, kun haluat tehdä seuraavia toimia:

  • käyttää eri sivustoissa erillistä suojausta

    Huomautus: Vaikka alisivustoissa voikin käyttää yksilöllisiä käyttöoikeuksia, tietyissä tilanteissa on hyvä varmistaa, että sivustoilla ei ole yhteisiä käyttäjiä ja käyttöoikeuksia. Tällöin kannattaa käyttää erillisiä sivustokokoelmia.

  • siirtää sivustokokoelman vastaisuudessa toiseen tietokantaan

  • varmuuskopioida tai palauttaa vain kyseisen sivuston

  • kohdistaa työnkulun vain kyseiseen sivustoon

  • hallita kunkin sivuston käyttämää tallennustilaa erikseen kiintiöiden avulla

  • hajauttaa valvonnan ja valtuuttaa sivustokokoelmien järjestelmänvalvojat hyväksymään pyyntöjä, vahvistamaan sivuston käytön ja tekemään muita vastaavia tehtäviä.

Luo alisivustoja samaan sivustokokoelmaan, kun haluat tehdä seuraavia toimia:

  • käyttää sivustoissa yhteisiä siirtymiselementtejä

  • määrittää alisivustot perimään pääsivustojen käyttöoikeudet

  • käyttää sivustoissa yhteisiä luetteloita

  • käyttää sivustoissa yhteisiä rakenneosia (kuten teemoja ja tyylejä).

Sivun alkuun

Sivuston hierarkian suunnitteleminen

Web-sivustot on tavallisesti järjestetty tietyn hierarkian mukaisiksi. Hierarkiassa ylimpänä on ylimmän tason Web-sivusto. Sen alla voi olla useita alisivustoja (esimerkiksi asiakirjatyötilasivustoja ja kokoustyötilasivustoja) ja jokaisessa alisivustossa voi olla edelleen muita alisivustoja. Ylimmän tason Web-sivuston ja sen alisivustojen muodostamaa rakennetta kutsutaan sivustokokoelmaksi.

Voit luoda kaavion sivuston hierarkiasta sivuston Windows SharePoint Services -yhteensopivalla suunnittelutyökalulla, kuten ladattavalla Microsoft Office Visio -piirustus- ja kaavionpiirto-ohjelmistomallilla, tai muulla menetelmällä. Kaaviossa ovat mukana kaikki tarvitsemasi sivustokokoelmat, ylimmän tason Web-sivustot ja alisivustot.

Sivun alkuun

Sivuston käytön seuranta

Jos haluat selvittää sivuston vaikutuksen, voit seurata sivuston käyttäjien lukumäärää ja luokitusta sekä muita sivuston käyttöä koskevia tietoja. Yhteenvetoraporteissa ja tarkoissa käyttötietoraporteissa on tietoja seuraavista:

  • osumien määrä sivulla

  • käyttäjien lukumäärä

  • selaimen ja käyttöjärjestelmän tietoja

  • sivustoon viittaavat toimialueet ja URL-osoitteet.

Käyttötietoja seuraamalla voit määrittää sivuston eniten käytetyn sisällön (joka kannattaa säilyttää) sekä vähemmän käytetyn sisällön (joka tulisi mahdollisesti arkistoida). Käytön tilastotietojen lisäksi voit seurata sivuston käyttämää tallennustilaa sekä sivuston aiheuttamaa liikennettä. Windows SharePoint Services 3.0 kerää nämä tiedot sivustojen kiintiöiden seuraamisen yhteydessä.

Sivuston omistajana voit ylläpitää hallita ja tallennustilaa huolellisesti voit valvoa, jotka on määritetty sivustojen kiintiöiden valitsemalla.

Paikallisen palvelintietokoneen järjestelmänvalvoja voi määrittää sivuston ja palvelimen resurssien hallintaa helpottavia kiintiöitä, joilla sivustojen käytettävissä olevaa tallennustilaa ja sivustokokoelmaan lisättävien käyttäjien määrää rajoitetaan. Näiden kiintiöiden avulla varmistetaan, että minkään yksittäisen sivuston resurssinkulutus ei estä muiden sivustojen käyttämistä.

Lukkojen avulla palvelimen järjestelmänvalvoja voi estää sivustoja ylittämästä kiintiöitä ja tarvittaessa estää sivuston käytön.

Sivusto voidaan lukita automaattisesti, kun sivusto ylittää enimmäistallennuskiintiön. Sivuston järjestelmänvalvoja voi myös lukita sivuston manuaalisesti, jos sivustoa esimerkiksi käytetään vastoin sivustokäytäntöjä. Sivuston lukituksen seuraukset määräytyvät lukituksen tyypin mukaan:

  • Kun sivusto lukitaan tallennustilan kiintiön ylityksen vuoksi, käyttäjät saavat levytilan täyttymistä ilmaisevan virhesanoman yrittäessään ladata tietokantaan uutta sisältöä.

  • Kun sivusto lukitaan manuaalisesti, käyttäjät saavat sivustoon siirtyessään käyttö kielletty -viestin.

Sivuston järjestelmänvalvoja ei voi poistaa lukitusta, jos sivusto on lukittu kiintiöiden ylitysten vuoksi. Vain palvelimen järjestelmänvalvoja voi poistaa manuaalisen lukituksen. Ota yhteys järjestelmänvalvojaan, jos haluat selvittää sivuston käytössä olevat kiintiöarvot ja tiedot.

Sivuston kiintiöiden arvojen tarkasteleminen

  1. Valitse Sivuston toiminnot valikosta Painikkeen kuva , Sivuston asetukset.

    Huomautus: Valitse sivustossa, jossa Sivuston toiminnot -valikko mukautetaan, Sivuston asetukset ja valitse sitten tarkasteltavat asetukset.

  1. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivustokokoelman hallinta -kohdasta Käyttötietojen yhteenveto.

  2. Voi tarkastella käytössä olevan tallennustilan tietoja valitsemalla Tallennustila-kohdasta Tallennustilan varaustiedot.

  3. Tee jokin seuraavista toimista Tallennustilan varaustiedot -sivun Valitse näkymä -kohdassa:

    • Tarkastele asiakirjakirjastoille varatun tallennustilan tietoja valitsemalla Asiakirjakirjastot.

    • Tarkastele asiakirjoille varatun tallennustilan tietoja valitsemalla Asiakirjat.

    • Tarkastele luetteloille varatun tallennustilan tietoja valitsemalla Luettelot.

    • Tarkastele roskakorin kohteille varatun tallennustilan tietoja valitsemalla Roskakori.

Sivun alkuun

Käyttämättömien Web-sivustojen hallinta

Palvelimen käyttämättömien Web-sivustojen määrää hallitaan lähettämällä sivustokokoelmien omistajille ilmoituksia, joissa heitä edellytetään vahvistamaan, että sivusto on edelleen käytössä. Vahvistamattomat sivustokokoelmat voidaan myös poistaa automaattisesti. Tämän toiminnon voi ottaa käyttöön ja määrittää keskitetyssä hallinnassa.

Käytön vahvistaminen toimii samalla tavalla kuin ilmoitukset. Kun luot sivustokokoelman, sivuston lisätään tietokantaan ja on sisään aktiivisen sivuston. Vahvista uudelleen tai poistaa käyttämättömiä sivustokokoelman omistajaa pyydetään sivuston omistajalle lähetetään sähköposti-ilmoituksen määrätyn ajan kuluttua. Sähköposti-ilmoituksen on linkkejä, varmista, että sivustokokoelman on aktiivinen tai poistaa sivustokokoelman. Kun sivuston omistajalle lähetetään sähköposti-ilmoituksen, on kolme mahdollisten tulosten:

  • Jos sivusto on käytössä, sivustokokoelman omistaja vahvistaa sivustokokoelman aktiivisuuden ja sivustokokoelma säilytetään. Sivuston vahvistuspäivämäärä uusitaan, kun omistaja valitsee vahvistuslinkin.

  • Jos sivustokokoelma ei ole käytössä, omistaja voi poistaa sen sähköposti-ilmoituksen ohjeiden mukaisesti tai olla tekemättä mitään. Omistajalle lähetetään palvelimen järjestelmänvalvojan määrittämän aikavälin mukaisesti sähköposti-ilmoituksia, kunnes omistaja vahvistaa sivustokokoelman käytön tai poistaa sivustokokoelman.

  • Jos sivustokokoelma ei ole käytössä, palvelimen järjestelmänvalvoja on ottanut automaattisen poistamistoiminnon sähköposti-ilmoitukset lähetetään sivuston omistajalle tietyn määrän kertoja. Jos sivuston omistajalle Vahvista sivustokokoelman käyttöä, sivustokokoelma poistetaan automaattisesti.

Seuraavia käytäntöjä suositellaan, kun sivusto halutaan suojata automaattiselta poistamiselta.

  • Edellytä toinen yhteyshenkilö, kun käyttäjä luo sivustokokoelman.

    Oletusarvon mukaan sivustokokoelman luonut henkilö merkitään sen omistajaksi. Kokoonpanomääritykset määräävät, edellytetäänkö toisen käyttäjän määrittämistä sivuston toiseksi yhteyshenkilöksi. Vahvistusilmoitukset lähetetään automaattisesti sivuston omistajalle ja mahdolliselle toiselle yhteyshenkilölle.

  • Saata loma-ajat ja poissaolot kaikkien tietoon.

    Jos sivustokokoelman omistaja esimerkiksi on neljä viikkoa tavoittamattomissa ja palvelimen järjestelmänvalvoja on määrittänyt sivustokokoelmat poistettaviksi neljän viikon käyttämättömyyden jälkeen, sivuston voidaan poistaa ilman, että sivuston omistaja ehtii vaikuttaa tilanteeseen.

  • Varmista, että sivustokokoelma varmuuskopioidaan säännöllisen aikataulun mukaan. Hiljattain tallennetun kopion voi tällöin palauttaa, jos sivustokokoelma epähuomiossa poistetaan.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×