Sisältöoikeuksien hallinta Office 2010:ssä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit rajoittaa asiakirjojen, työkirjojen ja esitysten sisällön käyttöoikeuksia sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM, Information Rights Management), joka on käytettävissä Microsoft Office 2010:ssä. Lisätietoja sähköpostiviestien sisällön käyttöoikeuksien hallinnasta on ohjeartikkelissa Yleistietoja sisältöoikeuksien hallinnan käyttämisestä sähköpostiviesteissä.

Tietoja salasanojen käyttämisestä Word- tai Excel-tiedostoissa on artikkeleissa Muotoilumuutosten rajoittaminen tai salliminen ja Laskentataulukon suojaaminen.

Sisältö

Sisältöoikeuksien hallinnan tarkoitus ja rajoitukset

Tiedostotyypit, joiden sisältöä voi hallita sisältöoikeuksien hallinnalla

Tietokoneen määrittäminen sisältöoikeuksien hallintaa varten

Käyttöoikeuksien lataaminen

Tiedostojen sisällön käyttöoikeuksien rajoittaminen

Tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta eri Windows-käyttäjätiliä käyttäen

Käyttöoikeuksiltaan rajoitetun sisällön tarkasteleminen

Sisältöoikeuksien hallinnan tarkoitus ja rajoitukset

Sisältöoikeuksien hallinnan avulla yksittäiset käyttäjät ja järjestelmänvalvojat voivat määrittää tiedostojen, työkirjojen ja esitysten käyttöoikeuksia. Näin voidaan osaltaan estää luottamuksellisten tietojen luvaton tulostaminen, lähettäminen edelleen ja kopioiminen. Kun tiedoston käyttöoikeuksia on rajoitettu sisältöoikeuksien hallinnalla, käyttörajoitukset ovat voimassa tietojen sijainnista riippumatta, sillä tiedot tiedoston käyttöoikeuksista on tallennettu tiedostoon, työkirjaan tai esitykseen itseensä.

Sisältöoikeuksien hallinnan avulla yksittäiset käyttäjät voivat valvoa henkilökohtaisten tai yksityisten tietojensa siirtämistä haluamallaan tavalla. Myös organisaatiot voivat toteuttaa luottamuksellisten tietojen ja omistamiensa tietojen hallinta- ja levittämiskäytäntöjään sisältöoikeuksien hallinnalla.

Mitä sisältöoikeuksien hallinnalla voi tehdä:

  • estää valtuutettua vastaanottajaa lähettämästä luvattomasti edelleen, kopioimasta, muokkaamasta, tulostamasta, lähettämästä faksilla tai liittämästä käyttöoikeuksiltaan rajoitettua sisältöä

  • estää käyttöoikeuksiltaan rajoitetun sisällön kopioinnin Microsoft Windowsin Print Screen -näytöntulostustoiminnolla

  • rajoittaa sisällön käyttöä huolimatta siitä, mihin sisältö lähetetään

  • tukea tiedostojen vanhenemista niin, ettei tiedostojen, työkirjojen tai esitysten sisältöä voi enää tarkastella määritetyn ajan kuluttua

  • ottaa käyttöön yrityksen luottamuksellisten tietojen ja yrityksen omistamien tietojen hallinta- ja levittämiskäytäntöjä.

Mitä sisältöoikeuksien hallinnalla ei voi estää:

  • sisällön poistamista, varastamista, sieppaamista ja uudelleenlähettämistä Troijan hevosilla, näppäinpainalluksia tallentavilla ohjelmilla, tietyillä vakoiluohjelmilla ja muilla vahingollisilla ohjelmistoilla

  • virusten aiheuttama sisällön menettämistä tai vahingoittumista

  • näytössä näkyvän rajoitetun sisällön kopioimista käsin tai näppäimistöllä

  • digitaalisten valokuvien ottamista näytössä esillä olevasta rajoitetusta sisällöstä

  • rajoitetun sisällön kopioimista kolmansien osapuolten kuvansieppausohjelmilla.

Sivun alkuun

Tiedostotyypit, joiden sisältöä voi hallita sisältöoikeuksien hallinnalla

Office 2010 -ohjelman sisältöoikeuksien hallinnalla voit hallita XML-paperimääritystiedostojen (.xps) ja seuraavien tiedostotyyppien oikeuksia:

Word-tiedostot

Tiedostotyyppi

Tunniste

Asiakirja

.doc

Asiakirja

.docx

Makroja käyttävä asiakirja

.docm

Malli

.dot

Malli

.dotx

Makroja käyttävä malli

.dotm

Excel-tiedostot

Tiedostotyyppi

Tunniste

Työkirja

.xls

Työkirja

.xlsx

Makroja käyttävä työkirja

.xlsm

Malli

.xlt

Malli

.xltx

Makroja käyttävä malli

.xltm

Binaarimuotoinen työkirja (ei XML)

.xlsb

Makroja käyttävä apuohjelma

.xla

Makroja käyttävä apuohjelma

.xlam

PowerPoint-tiedostot

Tiedostotyyppi

Tunniste

Esitys

.ppt

Esitys

.pptx

Makroja käyttävä esitys

.pptm

Malli

.pot

Malli

.potx

Makroja käyttävä malli

.potm

Diaesitys

.pps

Diaesitys

.ppsx

Makroja käyttävä diaesitys

.ppsm

Office-teema

.thmx

Huomautukset: 

  • Kun näitä tiedostotyyppejä liitetään Microsoft Outlookin sähköpostiviestiin, jonka sisältöoikeuksia hallitaan, myös niiden sisältöoikeuksia hallitaan automaattisesti.

  • Kun viestitiedosto (.msg) liitetään sähköpostiviestiin, jonka sisältöoikeuksia hallitaan, liiteviestin sisältöoikeuksia ei hallita. Sisältöoikeuksien hallinta ei hallitse .msg-tyyppisten tiedostojen sisältöoikeuksia.

Sivun alkuun

Tietokoneen määrittäminen sisältöoikeuksien hallintaa varten

Sisältöoikeuksien hallinnan käyttäminen Office 2010 -ohjelmistossa edellyttää, että tietokoneessa on vähintään Windows Rights Management Services (RMS) -asiakasohjelman SP1 (Service Pack 1) -versio asennettuna. Windows Vista -tietokoneessa Windows Rights Management Services (RMS) -asiakasohjelma on valmiina. Windows XP -tietokoneeseen sinun on tehtävä RMS-asennus itse, tai asennuksen voi tehdä RMS-järjestelmänvalvoja. RMS-järjestelmänvalvoja voi määrittää yrityskohtaisia sisältöoikeuksien hallintakäytäntöjä, joissa määritetään, kenellä on lupa käyttää tietoja ja missä määrin sähköpostiviestiä saa muokata. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi määrittää Yrityksen luottamukselliset tiedot -nimisen käyttöoikeusmallin, jossa määritetään, että vain yrityksen toimialueella olevat käyttäjät voivat avata tätä käytäntöä noudattavan sähköpostiviestin.

Windows Rights Management Services (RMS) -asiakasohjelman asentaminen

Windows Vista

  1. Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse Ohjauspaneeli.

  2. Valitse Ohjelmat ja valitse sitten Ohjelmat ja toiminnot. Valitse vasemmasta ruudusta Asenna ohjelma verkosta. Valitse ohjelmien luettelosta Windows Right Management Services Client ja valitse sitten Lisää.

    Huomautus: Kaksoisnapsauta perinteisessä näkymässä Ohjelmat ja toiminnot ja valitse vasemmanpuoleisesta ruudusta Asenna ohjelma verkosta. Valitse ohjelmien luettelosta Windows Rights Management Services Client ja valitse sitten Lisää.

Windows XP

  1. Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse Ohjauspaneeli.

  2. Valitse Lisää tai poista sovellus ja valitse Lisää tai poista sovellus. Valitse vasemmasta ruudusta Lisää uusi sovellus. Valitse sovellusten luettelosta Windows Rights Management Services Client ja valitse Lisää.

    Huomautus: Kaksoisnapsauta perinteisessä näkymässä Lisää tai poista sovellus-kohdetta ja valitse vasemmasta ruudusta Lisä uusi sovellus. Valitse sovellusten luettelosta Windows Rights Management Services Client ja valitse Lisää.

Voit myös ensimmäisen kerran yrität avata käyttöoikeuksiltaan rajoitettuja tiedostoja Office 2010 kehottaa sinua lataamaan Windows Rights Management Services Client, jos käytössäsi on tietokoneessaan olisi ohjelmiston. Saat lisätietoja Windows Rights Management Services ClientWindows Rights Management Services Client Web-sivusto.

Sivun alkuun

Käyttöoikeuksien lataaminen

Kun yrität ensimmäistä kertaa avata asiakirjan, työkirjan tai esityksen käyttöoikeuksiltaan, joiden käyttöoikeuksia on rajoitettu, sinun on muodostettava yhteys käyttöoikeuspalvelimeen tunnistetietojen vahvistamista ja käyttöoikeuden lataamista varten. Käyttöoikeus määrittää käyttöoikeustason, joka sinulla on tiedostoon. Tämä on tehtävä jokaiselle tiedostolle, jonka käyttöoikeuksia on rajoitettu. Käyttöoikeuksiltaan rajoitettua sisältöä ei siis voi avata ilman käyttöoikeutta. Käyttöoikeuksien lataaminen edellyttää, että Microsoft Office lähettää tunnistetietosi (mukaan lukien sähköpostiosoitteesi) ja tietoja oikeuksistasi käyttöoikeuspalvelimeen. Asiakirjan, työkirjan tai esityksen sisältämiä tietoja ei lähetetä käyttöoikeuspalvelimeen. Lisätietoja saat ohjeartikkelista Microsoft Office 2010:n tietosuojatietojen pääkohdat.

Sivun alkuun

Tiedostojen sisällön käyttöoikeuksien rajoittaminen

Tekijät voivat rajoittaa tiedostojen, työkirjojen ja esitysten käyttöoikeuksia käyttäjä-, tiedosto- tai ryhmäkohtaisesti (ryhmäkohtaisissa rajoituksissa tarvitaan Active Directory -hakemistopalvelua ryhmien laajentamiseen). Käyttöoikeus-valintaikkunassa tekijät voivat myöntää käyttäjille oikeuden lukea tiedostoja ja tehdä niihin muutoksia sekä määrittää sisältöön vanhenemispäivämäärän. Esimerkiksi tiedoston laatinut Jussi voi myöntää Hilkalle tiedoston lukuoikeuden mutta ei oikeutta tehdä siihen muutoksia. Jaakolle Jussi voi puolestaan myöntää oikeuden tehdä muutoksia tiedostoon ja tallentaa tiedoston. Jussi voi myös halutessaan määrittää, että Hilkka ja Jaakko voivat käyttää tiedoston käsittelemiseen vain viisi päivää, ennen kuin heidän käyttöoikeutensa raukeavat. Tietoja tiedoston, työkirjan tai esityksen vanhenemispäivämäärän määrittämisestä on kohdassa Tiedoston vanhenemispäivämäärän määrittäminen.

Käyttöoikeus

  1. Tallenna asiakirja, työkirja tai esitys.

  2. Valitse Tiedosto-välilehti.

  3. Tee jokin seuraavista:

    • Valitse Wordin Tiedot-välilehdestä Suojaa asiakirja, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Rajoitetut käyttöoikeudet.

    • Valitse Excelin Tiedot-välilehdestä Suojaa työkirja, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Rajoitetut käyttöoikeudet.

    • Valitse PowerPointin Tiedot-välilehdestä Suojaa esitys, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Rajoitetut käyttöoikeudet.

  4. Toimi Käyttöoikeudet-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Valitse Wordin Rajoita tiedoston käyttöoikeuksia -valintaruutu ja määritä kullekin käyttäjälle haluamasi käyttöoikeustasot.

    • Valitse Excelin Rajoita tämän asiakirjan työkirja käyttöoikeuksia -valintaruutu ja määritä kullekin käyttäjälle haluamasi käyttöoikeustasot.

    • Valitse PowerPointin Rajoita esityksen käyttöoikeuksia -valintaruutu ja määritä kullekin käyttäjälle haluamasi käyttöoikeustasot.

      Vaihtoehtoja voi olla rajoitetusti, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt mukautettuja käyttöoikeuskäytäntöjä, joita yksittäiset henkilöt eivät voi muuttaa.

      Käyttöoikeustasot

    • Lukuoikeudet     Käyttäjät, joille on myönnetty lukuoikeudet, voivat lukea asiakirjan, työkirjan tai esityksen, mutta he eivät voi muokata, tulostaa tai kopioida sitä.

    • Muutosoikeudet     Käyttäjät, joille on myönnetty muutosoikeudet, voivat lukea ja muokata asiakirjaa, työkirjaa tai esitystä sekä tallentaa muutokset asiakirjaan, työkirjaan tai esitykseen, mutta he eivät voi tulostaa sitä.

    • Täydet oikeudet     Käyttäjillä, joille on myönnetty täydet oikeudet, on täydet sisällön tuottamisoikeudet. He voivat tehdä tiedostossa, työkirjassa tai esityksessä kaikkia samoja toimia kuin tekijätkin eli määrittää sisällön vanhentumispäivämääriä, estää tulostamisen ja myöntää käyttöoikeuksia käyttäjille. Kun tiedoston, työkirjan tai esityksen valtuutettujen käyttäjien käyttöoikeuksien voimassaoloaika päättyy, tiedoston voi avata vain sen tekijä tai käyttäjä, jolla on tiedoston, työkirjan tai esityksen täydet oikeudet. Tekijöillä on aina käytössään täydet oikeudet.

  5. Voit myöntää täydet oikeudet valitsemalla Käyttöoikeudet-valintaikkunassa Lisää asetuksia, napsauttamalla nuolta Käyttöoikeuksien taso -sarakkeessa ja valitsemalla Käyttöoikeuksien taso-luettelosta Täydet oikeudet.

    Käyttöoikeus-valintaikkuna

  6. Kun olet määrittänyt käyttöoikeustasot, valitse OK.

    Sanomapalkki tulee näkyviin ja ilmoittaa, että käyttöoikeuksien hallinta on käytössä tiedostossa, työkirjassa tai esityksessä. Jos haluat tehdä muutoksia tiedoston, työkirjan tai esityksen käyttöoikeuksiin, valitse Muuta käyttöoikeutta.

    Sanomapalkki Wordissa

    Jos käyttöoikeuksiltaan rajoitettu tiedosto, työkirja tai esitys lähetetään eteenpäin valtuuttamattomalle henkilölle, näkyviin tulee tekijän sähköpostiosoite tai WWW-sivuston osoite, jotta vastaanottaja voi halutessaan pyytää tiedoston, työkirjan tai esityksen käyttöoikeuksia.

    Wordin valintaikkuna, joka ilmaisee, että käyttöoikeuksiltaan rajoitettu tiedosto on lähetetty edelleen valtuuttamattomalle henkilölle

    Jos tekijä ei ole lisännyt osoitetietojaan asiakirjaan, näkyviin tulee virheilmoitus.

Tiedoston vanhenemispäivämäärän määrittäminen

  1. Avaa tiedosto.

  2. Valitse Tiedosto-välilehti.

  3. Tee jokin seuraavista:

    • Valitse Wordin Tiedot-välilehdestä Suojaa asiakirja, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Rajoitetut käyttöoikeudet.

    • Valitse Excelin Tiedot-välilehdestä Suojaa työkirja, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Rajoitetut käyttöoikeudet.

    • Valitse PowerPointin Tiedot-välilehdestä Suojaa esitys, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Rajoitetut käyttöoikeudet.

  4. Toimi Käyttöoikeudet-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Valitse Wordissa Rajoita tämän asiakirjan tiedosto käyttöoikeuksia -valintaruutu ja valitse Lisää asetuksia.

    • Valitse Excelissä Rajoita tämän asiakirjan työkirja käyttöoikeuksia -valintaruutu ja valitse Lisää asetuksia.

    • Valitse PowerPointissa Rajoita tämän asiakirjan esitys käyttöoikeuksia -valintaruutu ja valitse Lisää asetuksia.

  5. Tee Käyttäjien lisäkäyttöoikeudet -kohdassa jokin seuraavista toimista:

    • Valitse Wordissa Tämä tiedosto vanhenee -valintaruutu ja määritä sitten päivämäärä.

    • Valitse Excelissä Tämä työkirja vanhenee -valintaruutu ja määritä sitten päivämäärä.

    • Valitse PowerPointissa Tämä esitys vanhenee -valintaruutu ja määritä sitten päivämäärä.

  6. Valitse OK kahdesti.

Sivun alkuun

Tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta eri Windows-käyttäjätiliä käyttäen

  1. Avaa asiakirja, laskentataulukko tai esitys.

  2. Valitse Tiedosto-välilehti.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Wordin Tiedot-välilehdestä Suojaa asiakirja, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Valtuuksien hallinta.

    • Valitse Excelin Tiedot-välilehdestä Suojaa työkirja, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Valtuuksien hallinta.

    • Valitse PowerPointin Tiedot-välilehdestä Suojaa esitys, valitse Rajaa oikeuksia henkilön mukaan ja valitse Valtuuksien hallinta.

  4. Tee jokin seuraavista:

    • Valitse Valitse käyttäjä -valintaikkunassa sen tilin sähköpostiosoite, jota haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

    • Valitse Valitse käyttäjä -valintaikkunassa Lisää, kirjoita uuden tilin valtuutustiedot ja valitse OK kahdesti.

      Valitse käyttäjä -valintaikkuna

Sivun alkuun

Käyttöoikeuksiltaan rajoitetun sisällön tarkasteleminen

Jos haluat tarkastella Office 2010 -ohjelmalla sisältöoikeuksien hallinnalla suojattua sisältöä, johon sinulla on käyttöoikeudet, avaa asiakirja, työkirja tai esitys.

Voit tarkastella käyttöoikeuksiasi joko valitsemalla sanomapalkista Näytä käyttöoikeus tai napsauttamalla jotakin seuraavista näytön alaosassa sijaitsevan tilarivin vaihtoehdoista:

  • Tämä asiakirja sisältää käyttöoikeuskäytännön Painike, joka ilmaisee, että tämä tiedosto, työkirja tai esitys sisältää käyttöoikeuskäytännön

  • Tämä työkirja sisältää käyttöoikeuskäytännön Painike, joka ilmaisee, että tämä tiedosto, työkirja tai esitys sisältää käyttöoikeuskäytännön

  • Tämä esitys sisältää käyttöoikeuskäytännön Painike, joka ilmaisee, että tämä tiedosto, työkirja tai esitys sisältää käyttöoikeuskäytännön

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×