Sisällön hyväksynnän hallinta työnkulun avulla kirjastossa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Sisällön hyväksyntää (eli niin kutsuttua valvontaa) voi hallita työnkulun avulla kirjastoissa, joissa sisällön hyväksyntä on pakollista ja pää- sekä aliversiot on otettu käyttöön. Kun sisällön hyväksyntätoimia hallitaan työnkulun avulla, asiakirjan aliversiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään tai hylätään työnkulkutoimien yhteydessä. Jos aliversio hyväksytään työnkulkutoimien yhteydessä, sen Odottava-tila päivitetään Hyväksytty-tilaksi. Samalla asiakirja julkaistaan pääversiona, ja kaikki käyttäjät, joilla on kirjaston tarkasteluoikeudet, voivat tarkastella asiakirjaa. Jos aliversio hylätään työnkulkutoimien yhteydessä, sen Odottava-tila päivitetään Hylätty-tilaksi. Asiakirja jää aliversioksi, ja vain sellaiset käyttäjät voivat tarkastella asiakirjaa, joilla on kirjaston aliversioiden tarkasteluoikeudet. Sisällön hyväksynnän työnkulku käynnistyy automaattisesti, kun tekijä kuittaa aliversion sisään pääversiona tai kun tekijä suorittaa asiakirjalle Julkaise pääversio -komennon. Tarvittaessa voit myös määrittää, että hyväksynnän työnkulun voi käynnistää manuaalisesti myös joillakin muilla käyttöoikeuksilla.

Katso myös -ruudussa on linkkejä sisällön hyväksyntää ja versiotietoja käsitteleviin ohjeisiin.

Seuraavissa kohdissa käsitellään vaiheet, joita noudattamalla työnkulun voi määrittää kirjaston sisällön hyväksynnän hallintaa varten.

Sisältö

Vaihe 1: Sisällön hyväksymisen ottaminen käyttöön ja määrittää kirjaston Luonnoskohteen suojaus

Vaihe 2: Ota käyttöön pää- ja aliversiot versiotiedot käyttöön kirjastossa

Vaihe 3: Määritä työnkulun käyttäminen kirjaston sisällön hyväksymisen hallintaan

Sivun alkuun

Vaihe 1: Sisällön hyväksynnän ottaminen käyttöön ja luonnoskohteen suojauksen määrittäminen kirjastossa

Kun teet kirjaston määritykset, voit määrittää, että kirjastoon tallennettavien asiakirjojen muutokset täytyy erikseen hyväksyä.

Kun sisällön hyväksyntää edellytetään kirjastossa, asiakirja, johon on tehty muutoksia, jää odottavaan tilaan, kunnes joku sellainen käyttäjä hyväksyy asiakirjan, jolla on asianmukaiset hyväksyntäoikeudet. Jos tiedosto hyväksytään, se määritetään kirjastossa Hyväksytty-tilaan, ja se näkyy kaikille, joilla on kirjaston tarkasteluoikeudet. Jos tiedosto hylätään, sen tilaksi päivitetään Hylätty, ja se on vain asiakirjan tekijän sekä sellaisten käyttäjien tarkasteltavissa, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet.

Vain tekijä sekä käyttäjät, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet, voivat oletusarvon mukaan tarkastella odottavaa asiakirjaa. Asiakirjan tarkasteluoikeuksia voi kuitenkin tarvittaessa määrittää myös muille käyttäjäryhmille.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

    1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -kirjastossa, johon olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Yleiset asetukset -kohdasta Versiotietojen asetukset.

  3. Valitse Sisällön hyväksyntä -osan Vaaditaanko lähetetyiltä kohteilta sisällön hyväksyntä? -kohdasta Kyllä.

  4. Valitse Luonnoskohteen suojaus -osan Ketkä käyttäjät voivat tarkastella luonnoskohteita kohteessa asiakirjakirjasto -kohdasta Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä kohteita (ja kohteen tekijä).

    Huomautus: Jos kirjaston versiotietojen asetuksia ei ole aiemmin päivitetty, tämä asetus valitaan automaattisesti, kun sisällön hyväksyntä määritetään pakolliseksi.

  5. Valitse OK.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Pää- ja aliversioiden ottaminen käyttöön kirjastossa

Sisällön hyväksynnän hallinta työnkulun avulla edellyttää, että pää- ja aliversiot otetaan käyttöön kirjastossa.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

    1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -kirjastossa, johon olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Yleiset asetukset -kohdasta Versiotietojen asetukset.

  3. Valitse Asiakirja: Versiohistoria -kohdasta Luo pää- ja aliversiot (luonnokset).

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Työnkulun määrittäminen kirjaston sisällön hyväksynnän hallintaa varten

Windows SharePoint Services 3.0 -sivustoissa ei ole esimääritettyjä työnkulkuja sisällön hyväksynnän hallintaa varten. Jos kirjaston sisällön hyväksyntää halutaan hallita, organisaation täytyy kehittää ja ottaa käyttöön mukautettu työnkulku, joka on suunniteltu nimenomaan sisällön hyväksynnän työnkuluksi.

Kun kirjaston sisällön hyväksyntää hallitaan työnkulun avulla, sisällön hyväksynnän työnkulku käynnistyy aina, kun käyttäjä kuittaa asiakirjan sisään pääversiona tai kun käyttäjä suorittaa asiakirjalle Julkaise pääversio -komennon. Vaikka työnkulku on meneillään, asiakirja on edelleen aliversio ja sen tila on Odottaa. Jos asiakirja hyväksytään sisällön hyväksynnän työnkulkutoimien aikana, asiakirjan tilaksi päivitetään Hyväksytty, ja asiakirja julkaistaan pääversiona. Tällöin asiakirja on kaikkien sellaisten käyttäjien tarkasteltavissa, joilla on kirjaston asiakirjojen tarkasteluoikeudet. Jos asiakirja hylätään sisällön hyväksynnän työnkulkutoimien aikana, sen tilaksi päivitetään Hylätty. Samalla asiakirja jää aliversioksi, ja se on vain asiakirjan tekijän ja sellaisten käyttäjien tarkasteltavissa, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet.

Huomautus: Kirjastossa voi olla käytössä vain yksi automaattisesti käynnistyvä sisällön hyväksynnän työnkulku. Tämä työnkulku käynnistyy, kun tekijä kuittaa asiakirjan sisään pääversiona tai valitsee asiakirjalle Julkaise pääversio -komennon.

  1. Avaa kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

    1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -kirjastossa, johon olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja käytännöt -kohdasta Työnkulun asetukset.

    Huomautukset: 

    • Työnkulun asetukset -komento on näkyvissä vain, jos työnkulut on otettu käyttöön sivustokokoelmassa.

    • Jos työnkulkuja on lisätty aiemmin tähän kirjastoon, tämän kohdan toimet siirtävät suoraan Muuta työnkulun asetuksia -sivulle. Tällöin Lisää työnkulku -sivulle täytyy siirtyä valitsemalla Lisää työnkulku. Jos tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin ei ole lisätty työnkulkuja, tämän kohdan toimet siirtävät suoraan Lisää työnkulku -sivulle.

  3. Napsauta Lisää työnkulku -sivun Työnkulku-kohdassa sen työnkulkumallin nimeä, jota haluat käyttää sisällön hyväksynnän hallinnassa.

  4. Kirjoita työnkulun yksilöllinen nimi Nimi-kohtaan.

  5. Määritä Tehtäväluettelo-kohdassa tehtäväluettelo, jota tässä työnkulussa käytetään.

    Huomautukset: 

    • Voit käyttää Tehtävät-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos käytät Tehtävät-oletusluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät omat työnkulun tehtävät helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät -luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos tämän työnkulun tehtävissä esitetään luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillisinä yleisestä Tehtävät-luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos organisaatiossa käytetään useita työnkulkuja tai työnkuluissa on lukuisia tehtäviä. Tässä tilanteessa voit luoda esimerkiksi kullekin työnkululle oman tehtäväluettelon.

  6. Valitse Historialuettelo-kohdasta historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

    Huomautus: Voit käyttää Historia-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossa on useita työnkulkuja, kullekin työnkululle voi tarvittaessa luoda oman erillisen historialuettelon.

  7. Valitse Aloitusasetukset-kohdan Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi -valintaruutu.

    Huomautus: Tämä asetus on käytettävissä vain, jos pää- ja aliversioiden tuki on käytössä kirjastossa ja jos valitsemaasi työnkulun mallia voi käyttää sisällön hyväksyntään.

  8. Jos haluat sallia työnkulun manuaalisen käynnistämisen, valitse Salli tämän työnkulun manuaalinen aloittaminen todennetuille käyttäjille, joilla on kohteiden muokkausoikeudet -valintaruutu. Valitse Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten -valintaruutu, jos haluat, että työnkulun aloittamiseen tarvitaan lisäoikeuksia.

  9. Jos muita mukautusasetuksia on käytettävissä työnkulkua varten, valitse Seuraava ja määritä haluamasi asetukset työnkulun Mukauta-sivulla.

  10. Jos muita mukautusasetuksia ei ole käytettävissä työnkulkua varten, valitse OK.

    Huomautukset: 

    • Sisällön hyväksynnän työnkulku käynnistyy automaattisesti, kun tekijä kuittaa luonnoksen sisään pääversiona tai kun tekijä suorittaa asiakirjalle Julkaise pääversio -komennon.

    • Käyttäjät, joilla on oikeus hyväksyä asiakirjoja suoraan, voivat tehdä hyväksyntätoimet muokkaamalla asiakirjan ominaisuuksia suoraan kirjastoon. Jos asiakirja hyväksytään tai hylätään tällä tavalla, työnkulku päättyy automaattisesti.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×