Sinikopio SharePoint Serverissä olevien tietojen käyttämistä varten

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Yhdistämällä Office SharePoint Server 2007:n, Microsoft Office 2007 -järjestelmän ja yrityksesi tiedot voit luoda monipuolisen ja tehokkaan yritysratkaisun.

Sinikopio SharePoint Serverissä olevien tietojen käyttämistä varten

Sisältö

Yritysratkaisun rakentaminen vastaa talon rakentamista

Tietojen perusteiden ymmärtäminen

Tietojen hyödyntäminen Office SharePoint Server 2007:ssä

Office-järjestelmän ohjelmien tietojen käyttäminen Office SharePoint Server 2007:n kanssa

Mallien ja skenaarioiden käytön aloittaminen

Yritysratkaisun rakentaminen vastaa talon rakentamista

Oletetaan, että haluat rakentaa laadukkaan talon. Jos sinulla on paljon aikaa ja rahaa, valitse vaihtoehto A: Osta kehittämätön tontti ilman käyttöliitäntöjä, palkkaa arkkitehti suunnittelemaan talo ja palkkaa huolellinen urakoitsija (joka käyttää aliurakoitsijoita) rakentamaan talo alusta alkaen. Jos sinulla ei ole paljoa aikaa ja rahaa, valitse vaihtoehto B: Osta moduulirakenteinen talo, valitse esisuunniteltu arkkitehtoninen tyyli ja pohjapiirros ja palkkaa yksi urakoitsija rakentamaan talo nopeasti kehitetylle tontille, jossa on käyttöliitännät valmiina.

Sekä Microsoft Office -järjestelmä että Office SharePoint Server 2007 tarjoaa vaihtoehtoja laadukkaan yritysratkaisun rakentamiseen. Vaihtoehto A edellyttää usein rahoitusta, ohjelmointia ja kehitystyötä, ja se on useimmiten paras jättää IT-ammattilaisten suoritettavaksi. Vaihtoehdossa B yhdistyvät Microsoft Office -järjestelmä (arkkitehti) ja Office SharePoint Server 2007 (talon moduulit, kehitetty tontti ja käyttöliitännät), motivoitunut tietotyöntekijä (urakoitsija) sekä mallit ja skenaariot (arkkitehtoniset tyylit ja pohjapiirrokset).

Jos haluat apua laadukkaan yritysratkaisun rakentamisessa käyttämällä vaihtoehtoa B, olet oikeassa paikassa. Tässä artikkelissa esitetään yleiskuva tietojen käyttämisestä Office SharePoint Server 2007:ssä. Lisäksi siinä on useita linkkejä lisätietoihin, jotka auttavat sinua ymmärtämään mainittujen ominaisuuksien yksityiskohdat ja toteuttamaan ratkaisun.

Sivun alkuun

Tietojen perusteiden ymmärtäminen

Minkä tahansa Microsoft Office -järjestelmään pohjautuvan automatisoidun yritysratkaisun perustana ovat tiedot ja niiden käyttötavat, olipa kyseessä sitten yrityksen, osaston tai työryhmän taso.

Sivun alkuun

Kolme tietotyyppiä

Tiedot ovat elintärkeitä yrityksen tehokkaan toiminnan kannalta. Monet yritykset käyttävät mittavia resursseja tietojen keräämiseen, tallentamiseen, päivittämiseen, käytettävyyteen, analysointiin, raportointiin ja hallintaan. Tiedot voidaan jakaa kolmeen ryhmään:

  • Rakenteiset tiedot    Tämän tyyppiset tiedot voi järjestää taulukoihin, ja niitä on helppo päivittää, lajitella ja suodattaa ja hakea. Ne tallennetaan yleensä tietuetiedostoihin ja tietokantoihin. Rakenteisiin tietoihin kuuluvat myös metatiedot, jotka ovat "tietoja tiedoista". Metatiedot antavat tiedoille merkityksen ja rajoitteen, ja ne sisältävät sarakeotsikot, tietotyypit ja -muodot sekä kelpoisuussäännöt. Rakenteisia tietoja ovat esimerkiksi ostotilaukset, tilastot, inventaariot, budjetit ja myyntitiedot.

  • Rakenteettomat tiedot    Tämän tyyppiset tiedot ovat tiedostoihin ja esityksiin tallennettuja tietoja, joita ei voi muuntaa automaattisesti rakenteisiksi tiedoiksi. Rakenteettomia tietoja ovat esimerkiksi muistiot, kirjeet, julkaisut, käytännöt, ehdotukset, määritykset, diat ja tiivistelmät.

  • Puolirakenteiset tiedot    Tämän tyyppiset tiedot ovat rakenteisia tietoja, joissa on pieni määrä rakenteettomia tietoja, kuten kommentteja ja muistiokenttiä, tiedostoliitteitä ja grafiikoita. Esimerkkejä puolirakenteisista tiedoista on tilaraportit, muotoillut tarjouspyynnöt, kehityskeskustelut ja tuoteluettelot.

Kaikkia kolmea tietotyyppiä voi käyttää Microsoft Office -järjestelmällä ja Office SharePoint Server 2007:llä, mutta tässä artikkelissa keskitytään rakenteisiin ja puolirakenteisiin tietoihin.

Sivun alkuun

Yhteyden muodostaminen tietoihin

Rakenteiset ja puolirakenteiset tiedot ovat usein peräisin ulkoisesta tietolähteestä, kuten XML-tiedostosta, työkirjasta tai tietokannasta. Tämä ulkoinen tietolähde on yhdistetty ohjelmaan tietoyhteyden välityksellä. Tietoyhteys on joukko kuvaavia tietoja, joita käytetään ulkoisen tietolähteen etsimiseen, sisäänkirjautumiseen ja käyttämiseen.

Yhteyden tiedot voi myös tallentaa yhteystiedostoon, kuten Office-tietoyhteystiedostoon (.odc). Yhteyden tiedot on tallennettu ODC-tiedostossa mukautettuihin HTML- ja XML-tunnisteisiin. Sitä käytetään useimmissa Office-ohjelmissa. Office InfoPath 2007 käyttää vastaavaa UDC (Universal Data Connection) -tiedostoa (.udc). Yhteystiedostoista on erityisen paljon hyötyä jaettaessa yhteyksiä yhdenmukaisella tavalla, tehtäessä yhteyksistä helposti löydettäviä, parannettaessa suojausta ja yksinkertaistettaessa tietolähteiden hallintaa. Yhteystiedostot on helpointa jakaa asettamalla ne turvalliseen ja luotettuun sijaintiin, kuten SharePoint-tietoyhteyskirjastoon, jossa asianmukaiset käyttäjät ja ohjelmat voivat lukea niitä, mutta vain tietyt käyttäjät voivat muokata niitä.

Yhteyden muodostaminen ulkoisiin tietoihin

1. Käytettävissä on useita tietolähteitä, joihin voit muodostaa yhteyden (esimerkiksi Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 ja tekstitiedostot).

2. Jokaiselle tietolähteellä on siihen liittyvä ODBC-ohjain tai OLE DB -palvelu.

3. Yhteystiedostossa määritetään kaikki tiedot, joita tietolähteen tietojen käyttämisessä ja noutamisessa tarvitaan.

4. Yhteyden tiedot kopioidaan yhteystiedostosta ohjelmaan.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, joka asennetaan Microsoft Windowsin kanssa, mahdollistaa yhteyden muodostamisen useisiin suhteellisiin ja suhteettomiin tietolähteisiin käyttämällä joko Open Database Connectivity (ODBC) -ohjaimia tai Object Linking and Embedding Database (OLE DB) -palveluja. Kun Microsoft Office -järjestelmä asennetaan, tietokoneeseen lisätään muita ODBC-ohjaimia ja OLE DB -palveluita. Muiden valmistajien ODBC-ohjainten ja OLE DB -palveluiden avulla tietoja voi noutaa myös muista kuin Microsoft-tietolähteistä. Tietoja näiden ODBC-ohjainten tai OLE DB -palveluiden asentamisesta saat tietokannan käyttöohjeista tai tietokannan toimittajalta.

Käyttämällä Microsoft Office -järjestelmää voit muodostaa yhteyden useaan Office-ohjelmaan ja muodostaa yhteyden uusiin tietolähteisiin ohjatulla tietoyhteyden muodostamisella. Voit myös tarkastella ja muokata ODC-tiedoston sisältöä käyttämällä Office Excel 2007:ää.

Lisätietoja

Tietojen tuominen Office Publisheriin, Visioon tai Wordiin ohjatulla tietoyhteyden muodostamisella

Yleiskatsaus tietoyhteyden muodostamiseen (tietojen tuomiseen)

Sivun alkuun

Tietoruudukkojen käyttäminen tietoja käsiteltäessä

Usein helpoin tapa käyttää tietoja on käyttää tietoruudukkoa. Tietoruudukossa sarakkeiden ja rivien tiedot näytetään taulukkomuodossa, joten tietoja on helppo lajitella, suodattaa, hakea ja muokata. Tietoruudukon avulla on myös helppo hankkia oikeat tiedot yritysratkaisua varten useista tietolähteistä. Joillekin käyttäjille tietoruudukko riittää tehokkaaseen tietojen käyttöön. Toiset käyttäjät tarvitsevat sen sijaan käyttäjäystävällisemmän tavan hallita tietoja, kuten lomakkeita, raportteja ja raporttinäkymiä.

Työntekijät-taulukko taulukkonäkymässä

Käyttämällä Microsoft Office -järjestelmää ja Office SharePoint Server 2007:ää voit luoda ja käyttää tietoruudukkoja Access Web Datasheetillä, Access-taulukoilla ja Excel-taulukoilla.

Sivun alkuun

Lomakkeiden käyttäminen tietojen tehokkaaseen vaihtamiseen

useita sisäkkäisiä alilomakkeita Rakenteisia ja puolirakenteisia tietoja on usein päivitettävä ja muutettava, ja siihen kannattaa käyttää lomakkeita. Sekä tulostetut että online-lomakkeet ovat tiedostoja tai ohjelman osia, joilla on vakiomallin mukainen rakenne ja muoto. Ne helpottavat tietojen keräämistä, järjestämistä ja muokkaamista. Lomakkeet ovat ikkunoita, joiden avulla käyttäjät voivat tarkastella ja muokata tietoja. Online-lomakkeet sisältävät ohjeita, muotoiluja, selitteistä ja tyhjiä tiloja tietojen kirjoittamiseen, kuten tulostetut lomakkeet. Online-lomakkeissa on lisäksi ohjausobjekteja, jotka näyttävät tietoja tai helpottavat tietojen kirjoittamista tai muokkaamista, toimenpiteiden suorittamista ja kohteiden, kuten luetteloruutujen, valintapainikkeiden ja komentopainikkeiden, valitsemista. Visuaalisesti hyvän lomakkeen ansiosta tietojen käyttäminen on miellyttävää ja tehokasta, ja sen avulla voidaan myös estää virheellisten tietojen syöttö.

Käyttämällä Microsoft Office -järjestelmää ja Office SharePoint Server 2007:ää voit luoda ja käyttää lomakkeita Access-lomakkeilla, InfoPath-lomakkeilla, SharePoint-luettelolomakkeilla, lomakkeina lisätyillä tietonäkymillä ja lomakkeen verkko-osilla.

Sivun alkuun

Raporttien käyttäminen tietojen esittämiseen ja päätösten tekemiseen

Raportit tarjoavat tietojen yleiskatsauksen Rakenteiset ja puolirakenteiset tiedot ovat usein käyttäjien käytettävissä liiketoimintaraportteina. Raportissa tiedot on esitetty muotoiltuina ja järjestettyinä tiettyjen vaatimusten mukaisesti. Raportteja ovat esimerkiksi budjettiennusteet, myyntiyhteenvedot, puhelinluettelot, postitustarrat ja tuoteluettelot. Raportit voivat olla yksinkertaisia yhden sivun tiivistelmiä tai kattavien tietojen hierarkkisia näyttöjä. Raportti voi sisältää myös aliraportteja, ne voivat vaihdella niissä olevien parametrien mukaan ja ne voivat olla erittäin interaktiivisia, jotta käyttäjät voivat lajitella ja suodattaa tietoja, siirtyä tiedoissa alirakenteisiin ja jopa siirtyä suoraan tarvittaviin tietoihin.

Käyttämällä raportteja tietotyöntekijät voivat tehdä liiketoiminnan kannalta hyvä päätöksiä, sillä ne auttavat heitä vastaamaan kysymyksiin, keskittymään tavoitteisiin, löytämään parhaat vaihtoehdot, suunnittelemaan oikeita strategioita ja taktiikoita, määrittämään vaikutukset ja valinnat sekä arvioimaan tuntemattomat tekijät ja riskit.

Raporttien käyttäjät voidaan luokitella seuraavalla tavalla.

Käyttäjätyyppi

Esimerkki

Raporttitoimenpiteet

Tehokäyttäjät

Tietojen ja liiketoiminnan analyytikot

Raporttien luominen ja muokkaaminen, OLAP (Online Analytical Processing) -pivot-taulukkoraporttien käyttäminen, raporttien luontityökalujen käyttäminen, tilastoanalyysien tekeminen ja tietojen analysointi louhintatyökaluilla.

Keskitason käyttäjät

Esimiehet ja muut tietotyöntekijät

Yksityiskohtaisten raporttien lukeminen, raporttien muokkaaminen ja interaktiivinen käyttö suodattamalla, lajittelemalla ja määrittämällä parametreja sekä itsenäisten kyselyjen ja raporttien luominen.

Tavalliset käyttäjät

Eturivin työntekijät

Yksinkertaisten vakioraporttien lukeminen ja raporttien käyttäminen yksinkertaisissa näytöissä, kuten vuokaavioissa.

Käyttämällä Microsoft Office -järjestelmää, Office SharePoint Server 2007:ää ja SQL Serveriä voit luoda ja käyttää lukuisia raportteja Accessilla, Excelillä, SQL Server Reporting Servicesillä, InfoPathilla (käyttämällä lomakkeen yhdistämistä) ja Office SharePoint Designer 2007:llä (käyttämällä vain luku -tietonäkymiä).

Sivun alkuun

Raporttinäkymien ja suorituskykyilmaisimien käyttäminen tietojen perusteella toimimiseen

Yritystiedot on suosittu, teollisuudenalan laajuinen ominaisuus, joka on suunniteltu tietojen keräämiseen, hallintaan ja käyttöön, kaavojen ja merkitysten havaitsemiseen, päätösten tekemiseen, vastaamiseen ja toimimiseen ja siten yrityksen suorituskyvyn parantamiseen. Raporttinäkymät ja suorituskykyilmaisimet (KPI) ovat keskeinen osa sitä.

Raporttinäkymien käyttäminen

Raporttinäkymä (tuloskortti) on tärkeä raportoinnin ja analysoinnin yhdistävä yritystietotekniikka, jolla voi esittää tärkeitä tietoja visuaalisesti yrityksen, osaston ja ryhmän tasolla.

Myynnin raporttinäkymät

Raporttinäkymiä on kolmenlaisia: toiminnallisia raporttinäkymiä käytetään työntekijöiden päivittäisen työn seurantaan, taktisia raporttinäkymiä käytetään tietojen analysointiin ja kuukausittain ja vuosineljänneksittäin suoritettavien toimenpiteiden seurantaan ja strategisia raporttinäkymiä käytetään yrityksen hallintaan pitkällä aikavälillä. Raporttinäkymän tiedot voivat olla kvalitatiivisia, kuten tilausmäärät, markkinaosuus, tuotto, tukipuhelut, valmistusvirheet tai verkkosivun vierailukerrat. Raporttinäkymän tiedot voivat olla myös kvalitatiivisia, kuten 10 parasta asiakasta, avainkysymykset, keskeneräiset tehtävät ja kriittiset uudet päivitykset.

Suorituskykyilmaisimien (KPI) käyttäminen

Olennainen osa raporttinäkymää on suorituskykyilmaisin (KPI). Se on visuaalinen ohje (kuten ylä- ja alanuolet, pysähtymisvalon signaali tai väritetyt ympyrät), joka osoittaa edistymisen tärkeää liiketoiminnan tavoitetta kohti. KPI on mitattavissa oleva suure, kuten kuukauden bruttotuotto tai vuosineljänneksen työntekijäkohtainen liikevaihto, jonka avulla tarkkaillaan organisaation suorituskykyä. KPI:t ovat arvokkaita ryhmille, esimiehille ja yrityksille. Niiden avulla voi arvioida nopeasti edistymistä mitattuja tavoitteita kohti ja tehdä hyviä päätöksiä kolmen peruskysymyksen pohjalta: "Minkä edellä tai jäljessä olen?", "Kuinka paljon olen edellä tai jäljessä?" ja "Mikä on suoritettu vähimmäismäärä?".

Myynnin suorituskykyilmaisimia Jokaisella suorituskykyilmaisimella on tavoite, tila ja trendi. Esimerkki yleisestä suorituskykyilmaisimesta on osaston kuukausittainen myynti. Neljännesvuosittainen myyntitavoite (tai tavoite) määritetään jokaiselle osastolle huolellisen suunnittelun jälkeen. Raporttinäkymässä tai tuloskortissa näytetään tavoitteen viikoittainen tila (onko se aikataulussa, edellä vai jäljessä) esimerkiksi värien tai yrityksen itse määrittämien vakiokuvakkeiden avulla. Kaavioon voi tehdä yhteenvedon myös aikaisempien vuosien trendeistä, ja ne voi joskus heijastaa myös seuraaville vuosille.

Sivun alkuun

Tietojen hyödyntäminen Office SharePoint Server 2007:ssä

Office SharePoint Server 2007 helpottaa yhteiskäyttöä muiden työntekijöiden kanssa, sillä tiedostojen, sivustojen ja työtilojen hallinta ja jakaminen on helppoa, Lisäksi se tukee yrityksen yleistä liiketoimintaa, jossa käytetään kaikkia kolmea aiemmin kuvattua tietotyyppiä. Esimerkkejä:

  • Työryhmät ja osastot, joiden on käytettävä tietoja yhdessä projektien puitteissa, keskustelevat liiketoiminnan tarkoituksesta, arvioivat onnistumista, järjestävät ryhmiä ja tehtäviä, kehittävät ja seuraavat aikatauluja ja välitavoitteita, tunnistavat kustannuksia ja tuottavat toimituksia.

  • Yritykset, joiden on hallittava suuria tiedostomääriä, valvottava prosesseja, hallittava käytäntöjä sekä säilytettävä, merkittävä ja paikannettava suuria tietuemääriä.

Office SharePoint Server 2007 luo lisäksi kiinteän infrastruktuurin muiden kaikkia kolmea tietotyyppiä käyttävien yritysratkaisujen kehittämiseen. Tietotyöntekijälle seuraavat Office SharePoint Server 2007 -osat ovat tärkeitä elementtejä rakennettaessa automatisoitua yritysratkaisua, joka perustuu rakenteisiin ja puolirakenteisiin tietoihin, joissa on vähän tai ei ollenkaan koodia. Tällaiset osat, jotka toimivat hyvin yksin tai yhdessä, ovat "talon moduuleja, kehitettyjä tontteja ja käyttöliitäntöjä". Niiden avulla voit rakentaa yritysratkaisun nopeasti.

SharePointin rakenteelliset tieto-osat

1. Käyttämällä Microsoft Office -järjestelmää ja Office SharePoint Server 2007:ää voit käyttää monenlaisia ulkoisia tietoja, mukaan lukien liiketoiminta-alueen (LOB) tietoja, Officen tietolähteitä ja tietuetiedostoja.

2. Office SharePoint Server 2007:ssä on useita osia, jotka on suunniteltu ulkoisten tietojen käsittelyyn useilla eri tavoilla.

3. Voit käyttää ulkoisia tietoja joko Office-työpöytäohjelmalla tai selaimella, kuten Windows Internet Explorerilla.

Sivun alkuun

SharePoint-luettelo

SharePoint-sivustossa on yleensä monia oletusluetteloja, kuten Linkit, Ilmoitukset, Yhteystiedot, Seuranta, Tutkimukset ja Tehtävät, joiden ympärille liiketoimintaratkaisun voi keskittää. Monissa tapauksissa näillä oletusluetteloilla voi tuottaa nopeita ja tehokkaita ratkaisuja käyttämällä niitä sellaisinaan tai tekemällä niihin vähäisiä muutoksia. Käyttöesimerkki: kyselyt, jotka sisältävät ehdollisia haarautumisia ja sivunvaihtoja, työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyden arviointiin sekä seuranta, jossa on versiointi ja versiohistorian tallennus, työryhmän projektien ja yleisten työtehtävien tarkempaan analysointiin.

Projektitehtävät-luettelo

Luettelot ovat monipuolisia ja joustavia, ja niiden monilla perusominaisuuksilla voi tallentaa, jakaa ja käsitellä rakenteisia ja puolirakenteisia tietoja tehokkaasti. Käytössäsi ovat esimerkiksi seuraavat toiminnot:

  • Voit sisällyttää monenlaisia tietoja, kuten päivämääriä, kuvia, muihin sarakkeisiin perustuvia kaavoja ja laskutoimenpiteitä, vain liittäminen -kenttiä (käytännöllinen sovellusten kirjaamiseen ja seurantaan) sekä hakukenttä, joissa voi valita arvon toisesta luettelokentästä.

  • Voit luoda luettelonäkymiä, joiden avulla tietoa voi järjestää, lajitella ja suodattaa eri tavoin. Voit myös muuttaa metatietoja, kuten lisätä tai poistaa sarakkeita tai muokata kelpoisuussääntöjä, sekä yhtenäistää luetteloiden käyttöä eri SharePoint-sivustoissa sisältötyyppien, sivustosarakkeiden ja mallien avulla.

  • Voit luoda mukautettuja luetteloita, tarkastella tietoja verkko-osissa ja verkko-osien sivuilla sekä tuoda, viedä ja linkittää muiden ohjelmien, kuten Excelin ja Accessin, tietoja.

  • Voit seurata versioita ja tarkastella yksityiskohtaisia historiatietoja, pyytää hyväksyntää tietojen muokkaamiseen, käyttää kohdetason ja kansiotason suojausta, kirjata asiakirjoja sisään ja ulos sekä hyödyntää automaattisia ilmoituksia ja RSS-syötteitä, jotka kertovat tehdyistä muutoksista.

  • Voit järjestää luettelon sisällön käyttöä helpottaviksi ja tehostaviksi kansioiksi sekä tehostaa suurten luetteloiden käyttöä indeksoinnin avulla.

Access Web Datasheet (tunnettiin aiemmin nimellä Taulukkonäkymä) sisältää tietoruudukon useiden luettelotyyppien tietojen tarkastelemiseen ja muokkaamiseen. Access Web Datasheet saattaa tuntua kätevämmältä ja tehokkaammalta kuin vakiomallinen luettelonäkymä. Luettelo- tai tiedostokirjaston sisältö näkyy riveillä ja sarakkeissa. Voit lisätä ja muokata rivejä ja sarakkeita, suodattaa ja lajitella tietoja, tarkastella laskettuja arvoja ja kokonaissummia sekä muokata tietoja helposti ruudukon soluissa.

Esimerkki taulukkonäkymästä

Huomautus: Access Web Datasheetin käyttö edellyttää, että Office Access 2007 on asennettu asiakastietokoneeseen ja selain tukee ActiveX-komponentteja.

Access Web Datasheet -tehtäväruutu sisältää myös useita lisäkomentoja, joiden avulla on helppo toimia Excelissä ja Accessissa.

Komento

Toiminto

Seuraa luettelon tietoja Accessissa

Luo Accessiin linkitetyn taulukon, jossa on myös linkki taulukkonäkymään ja jonka voit virkistää ja päivittää (käytettävissä vain Office Access 2007:ssä).

Vie Accessiin

Vie näkymän tietokannan taulukkoon.

Tee raportti Accessissa

Luo Accessiin linkitetyn taulukon ja muodostaa raportin.

Näytä kysely luettelomuotoisena Excelissä

Vie tiedot Exceliin, jolloin voit päivittää ne Excelissä. (Sama toiminto kuin vakioluettelonäkymän Toiminnot-valikon Vie Exceliin -komennossa).

Tulosta Excelissä

Vie tiedot Exceliin, jolloin voit tulostaa ne Excelissä.

Tee kaavio Excelissä

Vie tiedot Exceliin, jotta voit tehdä niistä kaavion Excelissä ohjatulla kaavion luomisella.

Luo Excelin Pivot-taulukkoraportti

Vie tiedot Exceliin, jolloin voit luoda Pivot-taulukkoraportin Excelissä.

Sivun alkuun

SharePoint-kirjastot

SharePoint-kirjasto on SharePoint-sivuston sijainti, jossa voit luoda, tallentaa, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja työryhmän muiden jäsenten kanssa. Jokaisessa kirjastossa on luettelo tiedostoista sekä kyseisten tiedostojen avainmetatiedot, jotka auttavat tiedostojen käytössä ja käyttäjien välisessä yhteistyössä. Jokaisessa kirjastossa on lisäksi hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten tiedostojen kuittaaminen sisään ja ulos, pää- ja aliversioiden numerointi ja seuranta sekä kattavat käytäntö-, valvonta- ja työnkulkuominaisuudet. Kirjastossa voit luoda ja hallita tiedostoja, kuvia, esityksiä, lomakkeita ja muun tyyppisiä tiedostoja. Lopuksi voit käyttää Jaetut tiedostot -oletuskirjastoa, mukauttaa kirjastoa haluamallasi tavalla tai luoda omia kirjastoja.

Tiedostokirjasto

Kirjastoja on kolmenlaisia: tiedostokirjastot, lomakekirjastot ja tietoyhteyskirjastot. Niissä voi käyttää kaikentyyppisiä tietoja.

Tiedostokirjastot     Voit käyttää tiedostokirjastoja lukuisten erilaisten tiedostojen, kuten Office-tiedostojen, laskentataulukoiden, raporttien, lomakkeiden, Office Access 2007 -tietokantojen ja tekstitiedostojen, tallentamiseen, käyttämiseen ja hallintaan.

Lomakekirjastot     Lomakekirjastoissa voit tallentaa ja käyttää Office InfoPath 2007 -lomakkeita. Lomakekirjastot ovat keskitetty sijainti, jossa käyttäjät voivat täyttää ja tallentaa samaan malliin perustuvia lomakkeita. Voit luoda esimerkiksi InfoPathilla kohteiden seurantaratkaisun, joka tallentaa lomakemallin (.xsn) ja lomakkeen XML-tiedostot (.xml) SharePoint-lomakekirjastoon.

Tietoyhteyskirjastot     Tietoyhteyskirjasto (DCL) on erityinen kirjasto, jonka voi määrittää luotetuksi sijainniksi. Sen avulla on helppo tallentaa, suojata, jakaa ja hallita ODC- ja UDC-tiedostoja. Järjestelmänvalvojat voivat hallita yhteyksien käyttöä, jotta vain asianmukaiset ja luotetut käyttäjät voivat käyttää yhteyksiä. Excel Services voidaan määrittää siten, että vain luotettuja yhteyksiä voi käyttää. Järjestelmänvalvojan on ehkä lisäksi siirrettävä tietokanta testipalvelimelta tuotantopalvelimelle tai päivitettävä tietoja käyttävä kysely. Käyttämällä yhtä tietoyhteyskirjastoon tallennettua ODC-tiedostoa yhteyden tietojen hallitseminen on paljon helpompaa ja käyttäjä pääsee helpommin käsiksi tietoihin, koska kaikki työkirjat käyttävät samaa yhteystiedostoa ja asiakas- tai palvelintietokoneen päivitystoimenpide tekee ajantasaiset muutokset kyseiseen yhteystiedostoon. Office SharePoint Server 2007 ja käyttäjän asiakastietokone voidaan määrittää myös siten, että ne havaitsevat automaattisesti yhteystiedoston muutokset ja käyttävät kyseisen yhteystiedoston uusinta versiota. Lyhyesti sanottuna tietoyhteyskirjastot helpottavat merkittävästi tietoyhteyksien ylläpitoa ja hallintaa.

Sivun alkuun

Verkko-osat ja verkko-osasivut

Verkko-osa on modulaarinen tietoyksikkö, joka toimii verkko-osasivun perusrakennuspalikkana. Voit lisätä verkko-osia verkko-osasivujen verkko-osien vyöhykkeille ja sitten muokata yksittäisiä verkko-osia ja luoda ainutlaatuisen sivun sivuston käyttäjiä varten. Verkko-osasivu on erityinen verkkosivutyyppi, jossa voi käyttää verkko-osia. Niiden avulla luettelot, kaaviot ja muut tiedot sekä tekstin, kuvat ja muun verkkosisällön voi yhdistää dynaamiseksi tietonäytöksi, joka suunnitellaan yhteisen tehtävän tai harrastuksen ympärille.

Verkko-osasivun avulla erilaisia jäsennettyjä tai jäsentämättömiä tietoja voi esittää hyvässä järjestyksessä sekä hyödyllisellä ja käytännöllisellä tavalla. Verkko-osasivut sisältävät tavallisesti useita, toisiinsa yhdistettyjä verkko-osia, jotka on tarkoitettu tietojen ja sisällön dynaamiseen ja tarkoituksenmukaiseen esittämiseen.

Voit luoda esimerkiksi Myyntitilaukset-nimisen verkko-osa-sivun, joka on tarkoitettu tärkeiden tietojen näyttämiseen. Kun saat esimerkiksi puhelun asiakkaalta, jolla on kysyttävää tilauksesta, eikä asiakas muista tilausnumeroa vaan ainoastaan tilauspäivämäärän, voit hyödyntää verkko-osa-sivua seuraavalla tavalla.

Myyntitilaukset-Web-osa-sivu, jossa on useita Web-osia

1. Etsi tilaus tilausnumeron tai, kuten tässä tilanteessa, tilauspäivämäärän perusteella.

2. Tuo kaikki tilaukset näyttöön tilauspäivämäärän mukaan.

3. Valitse oikea tilaus asiakkaan nimen perusteella ja etsi tilauksen ja asiakkaan tiedot.

4. Valitse tilauksen rivinimike (tässä tilanteessa lamppu) ja avaa tuotteen kuva, jotta voit vastata asiakkaan kysymykseen.

5. Etsi viime hetken tiedotuksia, joiden aiheet voivat vaikuttaa keskeisesti asiakkaan tilaukseen.

Verkko-osasivujen avulla voit:

  • yhdistää tietoja eri tietolähteistä ja luoda raportin

  • analysoida ja koota tietoja (esimerkiksi summia, yhteissummia ja laskelmia)

  • tehdä yhteenvedon KPI-avaintiedoista, joita haluat tarkastella aina päivän alkajaisiksi

  • priorisoida ja korostaa projektin tai asiakkaan tietoja raporttinäkymässä ja tehdä tietojen perusteella tehokkaita päätöksiä

  • tuoda näyttöön ajantasaiset työkalenteri- ja tapaamistiedot ja suunnitella työpäivän nopeasti niiden perusteella

  • keskittää verkon selaamisen luomalla nopean kanavan talousuutisiin, paikalliseen sääennusteeseen ja suosikkisivustoihisi.

Seuraavat osat ovat avainasemassa olevia verkko-osia, jotka voidaan yhdistää ja jotka näyttävät rakenteisia ja puolirakenteisia tietoja.

Verkko-osa

Kuvaus

Luettelonäkymä

Näyttää luettelotiedot ja kirjaston metatiedot.

Lomake

Näyttää tiedot käyttämällä HTML-lomakeohjausobjekteja.

Kuva

Näyttää kuvat.

Excel Web Access

Näyttää Excel-työkirjat.

Raporttinäkymä

Näyttää SQL Server Report Servicesissä luodut raportit.

Tietonäkymä

Näyttää ja muokkaa tietoja useista tietolähteistä.

KPI

Näyttää suorituskykyilmaisimen (KPI) tiedot ja KPI-luettelon symbolit.

KPI:n tiedot

Näyttää KPI:n tiedot yhdelle kohteelle ja KPI-luettelon symbolit.

Yritystietokohde

Näyttää yritystietojen yksittäisen kohteen yksityiskohtaiset tiedot.

Yritystietoluettelo

Näyttää yhteenvedon yritystiedoista luettelona.

Yritystietotoiminnot

Yhdistää verkko-osan liiketoimintasovelluksen toimintojen määrittämistä varten.

Yritystietoihin liittyvä luettelo

Yhdistää verkko-osia liittyvien liiketoimintakohteiden näyttämistä varten.

Yritystietokohteen muodostin

Luo yritystietokohteen kyselymerkkijonon parametreista yritystietoprofiilisivuilla käyttöä varten.

Suodatin

Suodattaa verkko-osan tiedot useilla eri tavoilla.

Lisätietoja

Suodatin-verkko-osien käyttäminen

Sivun alkuun

Yritystietoluettelo

Yritystietoluettelo (BDC) on osa, jossa on valmis tuki tietojen näyttämiseen liiketoiminta-alueen (LOB) tietokannoista, kuten SAP, Siebel ja SQL Server. Yleensä tällaiset LOB-järjestelmät hallitsevat tärkeitä yritystietoja ja prosesseja, kuten asiakaan tietoja, inventaariota, laskutusta ja tuotteen elinkaarta. Järjestelmien käyttö edellyttää usein kattavaa koulutusta, niitä on vaikea käyttää ja ne ovat vain harvojen käytettävissä. Yritystietoluettelon ansiosta LOB-tiedot ovat käytettävissä useammille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja ja joiden on käytettävä tietoja erilaisilla ja joustavammilla tavoilla. Esimerkiksi InfoPath-tilauslomaketta voi käyttää asiakastietojen näyttämiseen yhdestä järjestelmästä, tuotetietojen näyttämiseen toisesta järjestelmästä ja taloudellisten tietojen näyttämiseen kolmannesta järjestelmästä.

Seuraavassa on esitetty yhteenveto yritystietoluettelon käytön rooleista ja tehtävistä.

Rooli

Tehtävä

Yritysanalyytikko

Määrittää ominaisuudet ja luo esimääritetyt ratkaisut

Metatietojen tekijä

Tekee ja testaa metatiedot

Järjestelmänvalvoja

Tuo sovelluksen määrityksen ja määrittää tietojen käytön

Sivuston jäsen

Liittää yritystiedot verkko-osiin, sivuihin ja luetteloihin

Kehittäjä

Luo mukautettuja verkko-osasivujen ratkaisuja

Sivuston vierailija

Käyttää yritystietoja

Yritystietojen näyttäminen yritystietoluettelo-WWW-osassa

Kun olet poiminut yritystiedot tietolähteistä, voit käyttää neljää yritystietoluettelon ominaisuutta:

  • Yritystiedot luettelona    Voit liittää yritystiedot mihin tahansa olemassa olevaan SharePoint-luetteloon tai tiedostokirjastoon lisäämällä yritystietosarakkeen kenttätyyppinä. Yleisiä skenaarioita ovat: tiedostojen, kuten ehdotusten, sopimusten ja esitysten, yhdistäminen asiakkaan tietueisiin, tietojen täydentäminen asiakkaan sarakkeilla, kuten huomautuksella, ja tietojen, kuten postinumeron, valitseminen luettelosta.

  • Yritystietojen käsittelytoiminnot    Yritystietojen käsittelytoiminnot ovat yritysobjektien vieressä näkyviä linkkejä. Linkkejä napsauttamalla voit esimerkiksi avata verkkosivuja, yrityssovellusten käyttöliittymiä tai InfoPath-lomakkeita. Yritystietojen käsittelytoiminnot näkyvät myös linkkeinä SharePoint-luetteloissa ja hakutuloksissa. Näiden linkkien avulla voit helposti päivittää kohteen tai tarkastella siihen liittyviä tietoja.

  • Yritystietojen verkko-osat    Office SharePoint Server 2007 sisältää useita yritystietojen verkko-osia, joilla voi näyttää mitä tahansa yritystietoluettelon kohteita. Yritystietojen verkko-osilla voi mukauttaa yritystietojen näyttötapaa sivustolla. Verkko-osat voi myös yhdistää siten, että kun suoritat jonkin toiminnon yhdessä verkko-osassa, toisenkin verkko-osan sisältö muuttuu.

  • Yritystiedot käyttäjäprofiileissa    Käyttäjätietojen korostamiseksi Office SharePoint Server 2007:ssä yritystietoprofiilit luodaan oletusarvon mukaisesti silloin, kun sovellus rekisteröidään yritystietoluetteloon.

Lisätietoja

Yritystietojen näyttäminen SharePoint-sivustossa

Yritystietoluettelo

Sivun alkuun

KPI-luettelot

Vuosineljänneksen myynnin suorituskykyilmaisintiedot Suorituskykyilmaisimia on huomattavasti helpompi lisätä yritysratkaisuun käyttövalmiiden luetteloiden avulla. KPI-luetteloita voi käyttää neljällä tavalla, joista jokainen käsittelee yleistä KPI-arvojen lähdettä ja mahdollistaa arvojen liittämisen SharePoint-sivustolle:

  • SharePoint-luetteloiden tiedot    Kun SharePoint-luettelo sisältää laskettavissa olevia, työnkulkuun kuuluvia tai päivämääriä sisältäviä kohteita, voit käyttää KPI-ilmaisinta sen seuraamiseen, kuinka kauan seurattava kohde tai tehtävä on ollut avattuna, kuinka monta kohdetta on avattuna ja kuinka monta prosenttia tehtävästä on suoritettu. Voit myös seurata kokonaisarvoja, kuten aikaa, jonka seurantakohde on ollut avoimena, tai myyntitapahtumien määrää tietyllä alueella.

  • Excel-työkirjojen tiedot    Voit määrittää KPI:n Excel-työkirjaan tiedostokirjastossa ja muodostaa linkin KPI-ilmaisimeen Office SharePoint Server 2007:stä. KPI:tä päivitetään automaattisesti sitä mukaa kuin tiedot työkirjassa muuttuvat. Office Excel Web Accessin verkko-osan avulla voit myös määrittää työkirjan näkymään samalla verkkosivulla.

  • Microsoft SQL Server 2005 Analysis Servicesin tiedot    Office SharePoint Server 2007 voi hyödyntää Microsoft SQL Server 2005:n Analysis Servicesin KPI-ilmaisimia. Järjestelmänvalvoja tai tietokanta-analyytikko määrittää tavallisesti nämä KPI:t ja rekisteröi tietoyhteyden Office SharePoint Server 2007:ään. Tämän jälkeen kaikki käyttäjät, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat käyttää tietokantaa ja muodostaa linkin Analysis Servicesin KPI-ilmaisimiin.

  • Manuaalisesti syötetyt tiedot    Jos muodollista järjestelmää ei ole määritetty ja seurattavana on kertaluonteinen projekti, voit lisätä ehdot manuaalisesti. Tästä KPI-luettelosta on hyötyä, kun on tarkoitus näyttää tietoja, jotka on lähetetty sähköpostitse tai viestitetty jotakin muuta järjestelmää käyttäen.

Työnkulut

Hyväksynnän työnkulun vuokaavio Useat organisaation elintärkeät prosessit ovat riippuvaisia ihmisistä. Toimintojen automatisointi prosessiin osallistuvien henkilöiden kesken voi parantaa prosessin tehokkuutta. Näitä prosesseja kutsutaan joskus myös työnkuluiksi. Office SharePoint Server 2007:ssä voit käyttää esimääritettyjä työnkulkuja tai Office SharePoint Designer 2007:ssä voit luoda uusia luetteloiden ja kirjastojen kohteisiin perustuvia työnkulkuratkaisuja. Office SharePoint Designer 2007:ssä sääntöihin perustuvan työnkulun suunnittelun ansiosta työnkulkujen rakentaminen on helppoa ehdollisen haarautumisen ja useiden vaiheiden avulla.

Office SharePoint Server 2007:ään sisältyviä työnkulkuja voi käyttää tiiviisti yhdessä 2007 Office -versio -ohjelmien kanssa. Voit käyttää Office Outlook 2007:ää tehtäviin ja tilaan liittyvään viestintään käyttäjien kanssa. Office Access 2007:ssä voit muokata linkitettyyn luetteloon liittyvää työnkulkua ja luoda työnkulkuraportteja, joiden avulla on helpompi arvioida projektin tilaa ja liiketoimintaprosesseja. Työnkuluissa voi käyttää Office InfoPath 2007:ssä luotuja mukautettuja lomakkeita, jolloin käyttäjien kanssa voi olla toimia muiden Office-ohjelmien, kuten Office Word 2007, välityksellä.

Lisätietoja

Työnkulun tilaa vastaavan lomakkeen suunnitteleminen

Demo: liiketoimintaprosessien tehostaminen lomakkeilla ja työnkuluilla

Sivun alkuun

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services on kattava, liiketoiminnan laajuinen raporttien hallinta- ja jakelupalvelu, johon kuuluu raporttien suunnittelu, rakentaminen, toimittaminen, suojaaminen ja näyttäminen eri muodoissa. Kun käytössäsi on SQL Server 2005 Service Pack 2, voit käyttää raportointipalveluja SharePoint-integrointitilassa seuraaviin tehtäviin:

  • Voit käyttää SharePoint-kirjastoja raporttien, tietolähteiden ja raporttimallien tallentamiseen. Kun tallennat raportit tiedostokirjastoihin, raportissa voi käyttää myös Office SharePoint Server 2007 -vakio-ominaisuuksia, kuten työnkulkua, versiointi ja suojausta. Voit myös lisätä raportteja raporttikeskukseen.

  • Voit synkronoida Office SharePoint Server 2007:ään tallennetut raportit ja kaikki niihin liittyvät resurssit raporttipalvelimessa tallennettujen ja suoritettujen samojen raporttien kanssa.

  • Voit käyttää yhdenmukaista käyttöliittymää raporttien hallintaan ja tarkastelemiseen. Raportin katseluohjelman verkko-osan kätevän työkalupalkin avulla voit tarkastella ja muokata ominaisuuksia, hallita käyttöoikeuksia ja tilauksia, muokata tietoja raportin muodostimessa, määrittää tietolähteitä, parametreja, tilannevedoksia ja aikakatkaisuja, tarkastella raporttien ja versioiden historiatietoja ja julkaista pääversioita.

Esimerkkiraportti

Voit käyttää raporttien katseluohjelman verkko-osaa raporttien tarkastelemiseen ja tulostamiseen, raporteissa siirtymiseen ja raporttien viemiseen raporttipalvelimelle. Raporttien katseluohjelman verkko-osa liittyy raporttipalvelimen prosessoimiin raporttimääritystiedostoihin (.rdl). Voit määrittää verkko-osan ominaisuudet, jotta voit hallita työkalupalkin ja näyttöalueiden ulkoasua ja linkittää verkko-osan tiettyyn raporttiin. Raporttikirjaston raportit muunnetaan raporttien katseluohjelman verkko-osan avulla. Mitä tahansa verkko-osasivua voi myös muokata raporttien näyttämistä varten raporttien katseluohjelman verkko-osalla. Voit myös liittää sen suodatinverkko-osaan, jos haluat rajoittaa raporteissa näytettäviä tietoja.

Jotta Reporting Servicesin voi yhdistää SharePoint Serveriin, seuraavien komponenttien pitää olla asennettuina: SQL Server 2005 Reporting Services, joka isännöi Reporting Services -raportteja ja välittää tietoja SharePoint Serverin kanssa verkkopalvelujen käyttöliittymän välityksellä, SQL Server 2005 Service Pack 2, joka mahdollistaa SharePoint Serverin ja Reporting Servicesin yhdistämisen raportointipalvelimessa, ja Microsoft SQL Server 2005:n Microsoft SharePoint -tekniikoiden Reporting Services -apuohjelma, joka sisältää raporttien katseluohjelman verkko-osan ja uuden raportinhallinnan käyttöliittymän.

Sivun alkuun

Raporttikeskus

Raporttikeskus on sivustomalli, joka sisältää valmiin kokoelman raporttikirjastoja, tietoyhteyskirjastoja, SharePoint-luetteloita, verkko-osia (mukaan lukien suodatinverkko-osat) ja suorituskykyilmaisimia, joita voit muokata ja tehostaa tarpeen mukaan. Raporttikeskus on keskeinen keskitin, joka on yleinen, yksinkertainen ja turvallinen sijainti ja raportointiympäristö, Sen avulla käyttäjät voivat hakea ja käyttää ajantasaisia raportteja niin itsenäisiä kyselyjä kuin ajoitettuja, säännöllisiä tilannevedoksia varten. Käyttämällä raporttikeskusta voit välttää sähköpostiliitteiden käytön raporttien toimittamisessa ja vähentää verkon kuormitusta. Raporttikeskukseen voi tallentaa erilaisia raportteja, kuten laskentataulukoita, Access-tilannevedoksia, SQL Report Services -raportteja ja PDF-tiedostoja.

Myynnin raporttikeskus

Lisätietoja

Raporttikeskuksen esittely

Raporttikeskussivuston käyttäminen

Sivun alkuun

Office-järjestelmän ohjelmien tietojen käyttö Office SharePoint Server 2007:n kanssa

Voit tietenkin luoda yritysratkaisun, jossa käytetään kaikentyyppisiä tietoja, käyttämällä pelkästään Office SharePoint Server 2007:ää. 2007 Office -versio sisältää useita käytännöllisiä integrointipisteitä Office SharePoint Server 2007:n kanssa. Niiden avulla on helpompi käyttää rakenteisia ja puolirakenteisia tietoja ja ne tekevät yritysratkaisusta paljon tehokkaamman ja hyvin suunnitellun. Pätevän tietotyöntekijän, eli "urakoitsijan", käsissä seuraavat 2007 Office -versio -ohjelmat toimivat hyvin suunnitellun ja toimivan yritysratkaisun "arkkitehteinä".

Ohjelma

Käyttötarkoitus

Tietolaji

Excel (ja Excel Services -teknologia)

Laskentataulukon numeeristen ja muiden tietojen analysointi ja visualisointi, ammattimaisten kaavioiden luominen ja hierarkkisten tietojen käyttö Pivot-taulukkoraporteilla.

Rakenteinen

InfoPath

XML-pohjaisten tietojen kerääminen ja käsitteleminen.

Rakenteinen tai puolirakenteinen

Access

Tietokannan tietojen yhdistäminen, kirjoittaminen, tallentaminen, raportointi ja hallinta.

Rakenteinen tai puolirakenteinen

SharePoint Designer

Tietoihin perustuvien verkkosivujen ja SharePoint-sivustojen mukauttaminen ja tietonäkymien luominen.

Rakenteinen, puolirakenteinen tai rakenteeton

Word

Ammattimaisten tiedostojen luominen nopeasti ja tehokkaasti.

Rakenteeton

Visio

Monimutkaisten tietojen, järjestelmien ja prosessien visualisointi ja jakaminen.

Rakenteeton

Outlook

Tiedonvälitys sähköpostin välityksellä sekä yhteystietojen, aikataulujen ja tehtävien hallinta.

Rakenteeton

Publisher

Ammattimaisten julkaisujen ja markkinointimateriaalien luominen.

Rakenteeton

PowerPoint

Dynaamisten esitysten luominen animaatioiden, grafiikoiden ja medioiden avulla.

Rakenteeton

Sivun alkuun

Excel ja Excel Services

Voit käyttää Exceliä ja Excel Servicesiä milloin haluat:

  • Suorita tiedoista laskutoimenpiteitä ja tilastollisia vertailuja.

  • Luo ja käytä Pivot-taulukkoraportteja hierarkkisten tietojen näyttämiseen tiiviissä ja joustavassa asettelussa.

  • Korosta tietoja visuaalisesti käyttämällä ammattimaisia kaavioita, ehdollisen muotoilun kuvakkeita, tietopalkkeja ja väriasteikkoja.

  • Suorita tiedoista hienostuneita entä jos -analyysejä, kuten tilastollisia, teknisiä tai regressioanalyysejä.

Excelissä on seuraavat tietokeskeiset integrointipisteet Office SharePoint Server 2007:n kanssa.

Excelin tietokeskeiset integrointikohdat

1. Suorita yhden kerran Excel-laskentataulukon tietojen tuonti SharePoint-luetteloon tai vie Excel-laskentataulukon tiedot SharePoint-luetteloon, jotta voit luoda pysyvän, yksisuuntaisen tietoyhteyden.

2. Käytä jatkuvaa, yksisuuntaista tietoyhteyttä Excel-muistikirjan tietojen päivittämiseen SharePoint-luettelosta.

3. Julkaise Excel-työkirjoja Excel Services -palvelussa, ja näytä ja käytä tietoja verkko-osasivun Office Excel Web Accessin verkko-osan avulla.

4. Tuo tiedot Excel-työkirjaan OLAP-palveluista, SQL Server- ja Access-tietokannoista ja tietuetiedostoista.

Excel-tietojen tuominen SharePoint-luetteloon

Jos haluat ladata olemassa olevia tietoja SharePoint-luetteloon, voit tuoda Excel-laskentataulukon tiedot, solualueen, nimetyn alueen tai Excel-taulukon SharePoint-luetteloon käyttämällä SharePoint-luettelon Toiminnot-valikon Tuo-komentoa.

SharePoint-luettelon tietojen tuominen Excel-taulukkoon

Voit viedä SharePoint-luettelon tietoja Excel-taulukkoon ja luoda yksisuuntaisen tietoyhteyden Excelin ja SharePoint-luettelon välille. Kun päivität SharePoint-luettelon tiedot ja virkistät Excelin tiedot, Excel korvaa Excelin tiedot uusimmilla SharePoint-luettelon tiedoilla. Myös kaikki kyseisiin tietoihin tehdyt muutokset korvataan. Koska tietoyhteys toimii vain yhteen suuntaan, Exceliin tekemäsi muutokset eivät näy SharePoint-sivuston luettelossa.

Huomautus: Et voi synkronoida tietoja Office Excel 2007 -työkirjan ja SharePoint-luettelon välillä. Tämä toiminto oli käytettävissä Microsoft Excel 2003:ssa, ja sitä voi käyttää edelleen Excel 2003 -työkirjassa tai Visual Basic for Applicationsissa (VBA). Office Access 2007 on tällä hetkellä kuitenkin ensisijainen työkalu tietojen synkronoinnissa Office-ohjelmien ja SharePoint-luettelon välillä kaksisuuntaisella yhteydellä.

Excel-taulukon vieminen SharePoint-luetteloon

Kun tuot taulukon tiedot Excelistä SharePoint-luetteloon käyttämällä ohjattua Vie taulukko SharePoint-luetteloon -toimintoa, käytät toista tapaa luoda yhdensuuntaisen tietoyhteyden Excelin ja SharePoint-luettelon välille.

Jos et halua, että Excel-laskentataulukon sisältämään taulukkoon päivitetään SharePoint-luetteloon tehdyt muutokset, voit viedä tiedot ilman yhteyttä SharePoint-luetteloon.

Julkaiseminen Access Servicesiin

Voit julkaista työkirjan Office SharePoint Server 2007:ssä, jotta muut käyttäjät voivat käyttää kaikkia tai osaa sen sisältämistä tiedoista Office Excel Web Accessin verkko-osan avulla. Kun julkaiset työkirjan Excel Services -palvelimessa, koko työkirja on julkaistuna palvelimessa, mutta voit määrittää ne työkirjan osat (esimerkiksi yksittäiset laskentataulukot, nimetyt alueet tai kaaviot), jotka haluat Excel Services -palvelun näyttävän Office Excel Web Accessin verkko-osassa. Kun näytät vain tietyt osat työkirjasta ja suojaat työkirjan luvattomalta käytöltä käyttämällä Office SharePoint Server 2007 -käyttöoikeuksia, voit pitää työkirjan tiedot luottamuksellisina samalla, kun annat valtuutettujen käyttäjien päivittää ja laskea uudelleen tarkasteltavissa olevia tietoja sekä olla tietojen kanssa vuorovaikutuksessa. Jos määrität työkirjan nimetyille soluille parametreja ennen sen julkaisemista, käyttäjät voivat myös muokata näitä soluja ja määrittää arvoja.

Muuta käyttäjät voivat tarkastella ja analysoida näkyvissä olevia laskentataulukon tietoja. He voivat olla vuorovaikutuksessa tietojen kanssa käyttämällä joitakin Excelin toimintoja, kuten tietojen lajittelua ja suodatusta, tai käyttämällä pivot-taulukoiden tarkasteluominaisuuksia. Jos määrität työkirjan nimetyille soluille parametreja, käyttäjät voivat myös muokata näitä soluja ja määrittää arvoja.

Excel-työkirjojen jakaminen Excel Web Accessilla 1. Yläosa sisältää otsikon ja työkalurivin, jossa on useita valikoita, komentoja ja avattava luettelo.

2. Pääikkunan laskentataulukkonäkymässä on laskentataulukkoja. Nimetyn osan näkymässä on kaavio, Excel-taulukko tai muu nimetty osa sekä vaihtoehtoisesti myös jäsennysalue.

3. Parametrit-tehtäväruutu sisältää parametrien otsikot, tietojen tekstiruudut sekä valinnaiset työkaluvihjeet, joiden avulla saat lisätietoja parametreista.

4. Alaosassa näkyvät tietojen päivittämistä koskevat sanomat.

Huomautus: Excel Services ei tue kaikkia Excelin ominaisuuksia.

Lisätietoja

Laskentataulukkoon perustuvan luettelon luominen

Tietojen tuominen SharePoint-luettelosta

Excel-taulukon vieminen SharePoint-luetteloon

Ulkoisten tietoyhteyksien Excel Services-palveluissa

Sivun alkuun

InfoPath

Käytä InfoPathia milloin haluat:

  • Kerää säännöllisesti yritystietoja, mukaan lukien kuluraportit, tuntilistat, kyselyt ja vakuutuslomakkeet.

  • Suunnittele helppoja ja tyylikkäitä sähköisiä lomakkeita käyttämällä vakio-ohjausobjekteja, kuten tekstiruutuja ja luetteloruutuja, ja joustavia ohjausobjekteja, kuten toistuvia taulukkoja, valintaryhmiä, valinnaisia osia ja useita näkymiä.

  • Varmista, että tiedot ovat johdonmukaisia ja ajan tasalla.

  • Luo raportti yhdistämällä lomakkeet yhdeksi lomakkeeksi.

InfoPathissa on seuraavat tietokeskeiset integrointipisteet Office SharePoint Server 2007:n kanssa.

InfoPathin tietokeskeiset integrointikohdat

1. Julkaise lomakemalleja lomakekirjastoihin ja sisältötyyppeinä.

2. Lue ja kirjoita lomakekirjastoihin tallennettuja lomakkeen XML-tiedostoja.

3. Käytä XML-lomaketiedostoja luetteloiden ja Excel-laskentataulukoiden tietojen lukemiseen sekä SQL Serverin ja Access-tietokantojen tietojen lukemiseen ja kirjoittamiseen.

4. Ota käyttöön lomakkeiden ominaisuuksiin perustuva luettelonäkymän tietojen muokkaus.

5. Näytä InfoPath-lomakkeet selaimessa käyttämällä selainyhteensopivia lomakemalleja.

Tietojen lähettäminen SharePoint-sivustolle ja lomakkeen ohjausobjektien täyttäminen SharePoint-tiedoilla

Jotta käyttäjät voivat lähettää lomakemalliin perustuvia lomakkeita asiakirjakirjastoon, voit lisätä lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden, joka lähettää tietoja lomakemalliin. Lähetystietoyhteyden lisäämisen jälkeen voit määrittää lomakemallin sallimaan käyttäjien lähettää lomaketiedot asiakirjakirjastoon.

Lomakemallin julkaiseminen lomakekirjastoon

Voit julkaista lomakemallin Office SharePoint Server 2007:ssä, ja tallentaa ja käyttää Office InfoPath 2007 -lomakkeita lomakekirjastossa. Lomakekirjasto on keskitetty sijainti, jossa käyttäjät voivat täyttää ja tallentaa samaan malliin perustuvia lomakkeita. Voit luoda esimerkiksi InfoPathilla kohteiden seurantaratkaisun, joka tallentaa lomakemallin (.xsn) ja lomakkeen XML-tiedostot (.xml) lomakekirjastoon.

Selainkäyttöisten lomakkeiden luominen ja käyttäminen

Kun suunnittelet Office InfoPath 2007 -lomakemallia, voit luoda lomakemallin, joka avataan tai täytetään selaimessa. Tämäntyyppistä lomakemallia kutsutaan selainyhteensopivaksi lomakemalliksi. Selainyhteensopivan lomakemallin suunnittelemisen jälkeen sinun tulee julkaista selainyhteensopiva lomakemalli ohjatun julkaisutoiminnon avulla palvelimeen, jossa on käytössä InfoPath Forms Services.

Lomakemallin julkaiseminen sivuston sisältötyyppinä

Kun julkaiset lomakemallin sivuston sisältötyyppinä, sallit käyttäjien määrittää useita lomakemalleja yhteen tiedostokirjastoon tai yhden lomakemallin sivustonkokoelman useisiin kirjastoihin. Sivustokokoelma on näennäispalvelimella sijaitseva joukko sivustoja, joilla on sama omistaja ja samat hallinta-asetukset. Kukin sivustokokoelma sisältää ylimmän tason sivuston ja yhden tai useamman alisivuston. Virtuaalipalvelimessa voi olla useita sivustokokoelmia. Käytä sivuston sisältötyyppiä, kun haluat käyttää tietoja uudelleen laajassa mittakaavassa tai ottaa käyttöön joukon tietoja useista lomakkeista yhdessä paikassa.

Kenttien muokkaamisen salliminen käyttäjille luettelonäkymän avulla

Voit sallia käyttäjien lisätä ja muokata kentän tietoja käyttämällä luettelonäkymää tai muokkaamalla lomakekirjaston lomakkeen ominaisuuksia. Tällöin käyttäjät voivat käyttää SharePoint-luetteloita ja lisätä tai päivittää yhden tai useamman lomakkeen tietoja lomakkeita avaamatta.

Sivun alkuun

Access

Käytä Accessia, kun haluat

  • jakaa suhteellisen tietokannan tietoja

  • käsitellä päivityksiä tehokkaasti käyttämällä tietueiden lukituksen ja ristiriitojen ratkaisun ominaisuuksia

  • käsitellä useita taulukoita

  • luoda monimutkaisia kyselyjä liitettäväksi taulukoihin

  • luoda lomakkeita ja raportteja.

Accessissa on seuraavat tietokeskeiset integrointipisteet Office SharePoint Server 2007:n kanssa.

Accessin tietokeskeiset integrointikohdat

1. Tuo tai vie tiedot yhden kerran Access-näkymän ja SharePoint-luettelon välillä.

2. Linkitä Access-taulukoiden ja SharePoint-luettelon tiedot luomalla pysyvä kaksisuuntainen yhteys (päivitetyt luettelon tiedot näkyvät Access-taulukossa ja päivitetyt Access-taulukon tiedot näkyvät luettelossa).

3. Siirrä luettelon tiedot offline-tilaan, päivitä tiedot Accessissa, siirrä tiedot takaisin online-tilaan, synkronoi päivitykset ja ratkaise ristiriidat.

4. Näytä ja muokkaa luettelon tietoja Access-taulukossa, lomakkeessa ja raporttinäkymässä.

5. Julkaise Access-tietokannat Office SharePoint Server 2007:ssä.

Office Access 2007:n uudet SharePoint-luettelon integrointiominaisuudet

Seuraavien Office Access 2007:n uusien integrointiominaisuuksien avulla Office SharePoint Server 2007:n integrointi on helpompaa ja joustavampaa:

  • Entistä paremmat SharePoint-tietotyyppien vastaavuusmääritykset    Uusi moniarvokenttien ja liitteiden tuki tarkoittaa, että Office Access 2007 tukee entistä useampia SharePoint-sivustoissa esiintyviä tietotyyppejä. Tämä yksinkertaistaa jaettujen sovellusten suunnittelua ja luomista.

  • Memo-kenttien historiatietojen seuranta    Memo-kentistä on hyötyä, kun tallennettavia tietoja on paljon. Voit määrittää ominaisuuden, joka määrittää Office Access 2007:n säilyttämään kaikkien memo-kenttään tehtyjen muutosten historiatiedot. Voit sitten tarkastella kaikkien muutosten historiatietoja. Tämä ominaisuus tukee myös versiotietojen käyttämistä SharePoint-sivustoissa, joten SharePoint-luetteloon tehtyjä muutoksia voi tarkastella myös Office Access 2007:ssä.

  • Hakutaulukot    SharePoint-luetteloon linkittämisen yhteydessä Office Access 2007 luo automaattisesti linkitetyt taulukot kaikkia hakuluetteloita varten (ellei hakuluetteloita ole jo linkitetty tietokantaan). Jos hakuluettelot sisältävät sarakkeita, jotka hakevat muita luetteloita, nämä luettelot sisällytetään myös linkittämistoimintoon, jotta jokaisen linkitetyn taulukon hakuluettelolla on vastaava linkitetty taulukko tietokannassa. Access luo myös yhteyden näiden linkitettyjen taulukoiden välille.

Tietojen tuominen ja vieminen SharePoint-luetteloon

Voit tuoda SharePoint-luettelon Office Access 2007:ään. SharePoint-luettelon tuomistoiminto luo kopion luettelosta Office Access 2007 -tietokannassa.

Kun viet tietoja, Office Access 2007 luo valituta taulukon tai kyselyn tietokantaobjektista kopion ja tallentaa kopion luettelona. Jos tietoja on tarkoitus jakaa säännöllisesti Office Access 2007:n ja SharePoint-sivuston kesken, mutta tiedot ovat tallennettuna Accessissa. Päivittäisiä ja viikoittaisia tilaraportteja luodaan Office Access 2007 -tietokantakyselyiden avulla ja tulokset julkaistaan säännöllisesti yksittäiseen SharePoint-sivustoon.

Linkittäminen SharePoint-luetteloon

Linkittämällä voit luoda yhteyden luettelon tietoihin tuomatta kyseisiä tietoja. Näin saat käyttöösi kaksisuuntaisen yhteyden, jonka ansiosta voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä luettelossa että Office Access 2007 -tietokannassa. SharePoint-luetteloon linkittämisen yhteydessä Office Access 2007 luo linkitetyn taulukon, joka vastaa lähdeluettelon rakennetta ja sisältöä. Toisin kuin tuominen, linkittämistoiminto luo vain linkin luetteloon eikä mihinkään luettelon tiettyihin näkymiin. Jos kuitenkin haluat tehdä rakenteellisia muutoksia, kuten poistaa tai muuttaa sarakkeita, sinun on avattava luettelo SharePoint-sivustossa. Et voi myöskään lisätä, poistaa tai muuttaa linkitetyn taulukon kenttiä käyttäessäsi Office Access 2007 -ohjelmaa.

Linkitettyjen SharePoint-luetteloiden siirtäminen offline-tilaan Office Access 2007:ssä

Jos haluat viedä töitä kotiisi tai ottaa töitä mukaan matkalle, voit siirtää linkitetyt SharePoint-luettelot offline-tilaan yhdellä napsautuksella Office Access 2007:ssä. Voit käsitellä tietoja Office Access 2007:ssä ja synkronoida sitten tekemäsi muutokset tai muodostaa SharePoint-sivustoyhteyden myöhemmin uudelleen. Voit esimerkiksi antaa asiakkaalle osaluettelon matkalla ollessasi. Jos olet linkittänyt SharePoint-luettelot Office Access 2007 -taulukoihin, voit siirtää tiedot offline-tilaan ja siirtää ne sitten mahdollisesti takaisin online-tilaan. Jos ristiriitatilanteita ilmenee – jos joku muu esimerkiksi päivittää saman tietueen palvelimeen tai joku muu on tehnyt offline-muokkauksia – voit ratkaista ristiriitatilanteet synkronoimisen yhteydessä.

Office Access 2007:n lomakkeiden ja raporttien avaaminen SharePoint-sivustolta

Voit avata luettelon monipuolisissa Office Access 2007 -näkymissä SharePoint-sivustolta käsin. Office Access 2007:n lomakkeet, raportit ja taulukkonäkymät voivat näkyä SharePoint-sivustossa muiden näkymien rinnalla. Kun valitset näkymän, Office Access 2007 käynnistyy ja avaa pyydetyn lomakkeen, raportin tai taulukkonäkymän. Tällöin monipuolinen raportti on helppo suorittaa SharePoint-sivustossa käynnistämättä ensin Office Access 2007 -sovellusta tai siirtymättä oikean objektin kohdalle.

Huomautus: Office Access 2007 -näkymän luominen, käyttäminen ja muokkaaminen SharePoint-sivustossa edellyttää, että käyttäjän tietokoneeseen on asennettu Office Access 2007.

Office Access 2007 -tietokannan julkaiseminen SharePoint-sivustolla

Voit julkaista (josta käytetään myös nimitystä siirtäminen ja muuntaminen) Office Access 2007 -tietokannan Office SharePoint Server 2007:ssä. Kun julkaiset Office Access 2007 -tietokannan SharePoint-sivustolla, SharePoint-sivustoon luodaan luetteloita, jotka on linkitetty tietokannan taulukoihin. Kun tietokanta siirretään, Office Access 2007 luo uuden edustasovelluksen, jossa on paitsi kaikki vanhat lomakkeet ja raportit myös uudet, juuri viedyt linkitetyt taulukot. Ohjattu SharePoint-sivustoon siirtäminen auttaa siirtämään kaikkien taulukoiden tiedot samanaikaisesti. Vaihtoehtoisesti Office Access 2007 -tietokannan voi ladata sen jälkeen SharePoint-tiedostokirjastoon.

Voit käyttää esimerkiksi Accessin Seuranta-mallia, joka toimii suoraan SharePoint-sivuston Seuranta-mallin kanssa, ja seurata organisaation tietoja, kohteita ja työnkulkua. Kun muut käsittelevät näitä luetteloita SharePoint-sivustossa, he voivat avata Office Access 2007:n kyselyt ja raportit SharePoint-luetteloiden Näytä-valikosta. Jos haluat tarkastella ja tulostaa Access-seurantakohderaportin kuukausittain pidettävää kokousta varten, voit tehdä nämä toimet suoraan SharePoint-luettelosta.

Kun SharePoint-luettelot on luotu, käyttäjät voivat paitsi käsitellä luetteloita SharePoint-sivuston luetteloissa ja niihin linkitetyissä Office Access 2007:n taulukoissa myös hallita tietoja ja pysytellä muutosten tasalla SharePoint-sivuston toimintojen avulla. Järjestelmänvalvojana voi hallita tietojen käyttöoikeuksia ja versioita siten, että näet, kuka on tehnyt tietoihin muutoksia, tai palauttaa aiemman version.

Sivun alkuun

SharePoint Designer

Käytä Office SharePoint Designer 2007:ää milloin haluat:

  • Luo ja mukauta sivustoja.

  • Suunnittele työnkulkuja käyttämättä perinteisiä toimintosarjojen koodikieliä tai tekniikoita.

  • Luo mukautettuja näkymiä reaaliaikaisista tiedoista suunnittelemalla tietonäkymä.

  • Luo lomake, joka kirjoittaa takaisin tietolähteisiin, lisäämällä tietonäkymä lomakkeena.

Office SharePoint Designer 2007:ssä on seuraavat tietokeskeiset integrointipisteet Office SharePoint Server 2007:n kanssa.

SharePoint Designerin tietopainotteiset integrointitavat

1. Luo tietonäkymiä käyttämällä Office SharePoint Designer 2007:ää.

2. Lue, yhdistä ja päivitä tietoja useita eri tietolähteistä tietonäkymässä. Se on verkko-osa, jonka voi luoda vain Office SharePoint Designer 2007:ssä.

3. Näytä ja muokkaa tietoja verkkosivujen tietonäkymissä.

Tietonäkymät

Esimerkkitietonäkymä

Tietonäkymä on reaaliaikainen, mukautettava tietolähdenäkymä XML (Extensible Markup Language) -muodossa. Se tuo tiedot näkyviin XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations) -muodossa. Käyttämällä tietonäkymää voit:

  • näyttää ja muokata tietoja useista tietolähteistä, mukaan lukien tietokantakyselyt, XML-tiedostot ja SharePoint-luettelot ja -kirjastot, sekä luoda joustavia, mukautettuja näkymiä ja raportteja keräämällä tietoja useista tietolähteistä

  • esittää reaaliaikaisia näkymiä tiedoista, joita voit suodattaa, lajitella ja ryhmitellä, sekä rakentaa ehdollisia näkymiä

  • luoda yritysratkaisuja rakentamalla verkko-osasivuja ja yhdistämällä verkko-osia

  • luoda monipuolisia mukautettuja lomakkeita.

Lisätietoja

Johdanto SharePoint-sovellusten rakentamiseen

Sivun alkuun

Muut Office-järjestelmän ohjelmat

Vaikka muut Office-järjestelmän ohjelmat eivät ole tietokeskeisiä, rakenteisia ja puolirakenteisia tietoja voi liittää muilla tavoilla ratkaisuun, joka käyttää tällaisia muita ohjelmia.

Visio-tietokaaviot

Voit näyttää Visio-kaavion verkkosivulla käyttämällä Microsoft Visio Vieweria tai tallentamalla kaavion verkko-osana. Kaavion avulla voit visualisoida, järjestää, ymmärtää ja esittää luetteloihin, työkirjoihin ja tietokantoihin tallennettuja tietoja Visio-muodoissa käyttämällä datalinkkiä. Voit esimerkiksi näyttää eri alueiden myyntitiedot, jolloin nykyisen ja edellisen vuoden myyntituloksia on helppo vertailla alueiden kesken.

Muodot kuvaavat yksittäisiä, erillisiä tietojoukkoja

Yhdistäminen

Erilaisia julkaisuja, joita voidaan luoda luetteloyhdistämisen avulla Wordin, Publisherin ja Outlookin avulla voit luoda joukkopostiratkaisuja. Käyttämällä sähköpostin yhdistämistä voi luoda asiakkaille yksilöllisiä kirjeitä, kirjekuoria, tarroja ja sähköpostiviestejä. Voit esimerkiksi tallentaa Word- tai Publisher-tiedoston SharePoint-kirjastoon ja käyttää yhteystietoluetteloa (monien muiden mahdollisten tietolähteiden ohella) tietolähteenä sähköpostien yhdistämisessä. Voit käyttää myös työnkulkua yhdistämisen "käynnistämiseen" osana tietyille asiakkaille suunnattua markkinointikampanjaa.

Tiedoston tietoruutu Wordissa, PowerPointissa ja Excelissä

Yksinkertaiset hakusanalla toimivat haut eivät ole aina riittävän tarkkoja tiettyihin projekteihin, liiketoimintayksikköihin tai tileihin liittyvien yritystietueiden vaatimusten täyttämiseen. Tiedoston tietoruutu on käytettävissä seuraavissa 2007 Office -versio -ohjelmissa: Word, Excel ja PowerPoint. Tiedoston tietoruutu on metatietoja keräävä mekanismi, joka on helppo määrittää ohjelmakoodia kirjoittamatta. Tiedoston tietoruutu kerää ja palauttaa metatietoja, mikä antaa tiedostolle asiayhteyden ja helpottaa tiedoston hakua SharePoint-sivustolla.

Asiakirjan tietoruutu Koska tiedoston tietoruutu on XML-lomake, sen voi mukauttaa täysin käyttämällä InfoPathia. InfoPathin tietoyhteysominaisuuksilla voi jopa luoda tiedoston tietoruudun, joka tuo LOB-tiedot lomakkeeseen. Voit esimerkiksi täyttää asiakastietokentät asiakastietueiden hallintajärjestelmän (CRM) tiedoilla. Ennen tiedoston sulkemista asiakas lisää kaikki tärkeät tiedostotiedot, kuten linkit liittyviin tiedostoihin. Metatiedot saadaan näin ollen talteen paljon kätevämmin, ja ne on helppo määrittää asiakkaille, tuotteille ja liittyville asiakirjoille.

Lisätietoja

Tietoja asiakirjan tietoruudun suunnittelemisesta InfoPathin avulla

Asiakirjan tietoruudun suunnitteleminen InfoPathin avulla

Office-asiakirjan ominaisuuksien näyttäminen ja muuttaminen

Outlook 2007:n tehtävät ja yhteystiedot

Outlookissa on useita integrointipisteitä Office SharePoint Server 2007:n kanssa. Voit lähettää sähköpostin käyttämällä SharePoint-yhteystietoluetteloa, näyttää SharePointin ja Outlook 2007:n kalenterit rinnakkain, hallita SharePoint-ilmoituksia ja RSS-syötteitä, luoda kokouksen työtiloja ja käyttää työnkulkua. Voit siirtää myös tiedostokirjastot offline-tilaan ja takaisin online-tilaan ja synkronoida ne Outlook 2007:llä. Kahden muun tietokeskeisen integrointipisteen käyttöön tarvitaan rakenteisia tietoja.

Voit käyttää molempia vakiomallisia tehtäväluetteloita ja projektitehtäväluetteloita siirtämällä tehtäväluettelot offline-tilaan, siirtämällä ne sitten takaisin online-tilaan ja synkronoimalla ne. Tällöin voit tarkastella, päivittää ja lisätä uusia tehtäviä SharePoint-sivustolle poistumatta Outlookista sekä luoda ja määrittää tehtäviä ryhmän jäsenille.

Yhteystietoluettelo Voit myös tallentaa, jakaa ja hallita SharePoint-yhteystietoja tehokkaammin Outlookissa. Kun olet muodostanut yhteyden Outlook 2007:ään, SharePoint-yhteystiedot toimivat Outlookin henkilökohtaisten yhteystietojen tavoin. Voit tarkastella, muokata ja tulostaa yhteystietoja ja jopa soittaa puheluita yhteystiedoille Microsoft Office Communicatorin avulla. Voit lähettää heille sähköpostia ja kokouspyyntöjä, käyttää väriluokkia, tallentaa useita puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita sekä lisätä yhteyshenkilöiden valokuvia, sähköisiä käyntikortteja sekä merkkipäivätietoja. Voit jopa käyttää yhteystietojen verkko-osaa Outlookin yhteystietojen näyttämiseen verkko-osasivulla.

Sivun alkuun

Mallien ja skenaarioiden käytön aloittaminen

Pääset lähemmäksi tavoittelemaasi yritysratkaisua käyttämällä Microsoftin valmiita malleja, joiden avulla voit rakentaa nopeasti yleisiä ratkaisuja. Seuraavassa osassa esitellään hyödyllisiä malleja. Ne ovat esimääritettyjä tiedostoja tai sivustoja, joiden ominaisuudet, tyylit ja asettelut vastaavat yleisiä tarpeita, ja tyypillisiä skenaarioita, jotka ovat kuvauksia yritysratkaisuista ja voivat vastata sinun tarpeitasi. Mallit ja skenaariot ovat "esimääritettyjä arkkitehtonisia tyylejä ja pohjapiirroksia", jotka auttavat sinua valitsemaan parhaan vaihtoehdon yritysratkaisuasi varten.

Aloita yritysratkaisujen mukauttaminen ja luominen malleista ja skenaarioista. Office SharePoint Designer 2007:ssä voit lisätä ja muokata SharePoint-sivuston tietojen näkymiä, mukauttaa SharePoint-sivuston pääsivun omien sivustostandardiesi mukaiseksi sekä integroida ulkoisia tietoja omista tietolähteistäsi. Voit täydentää ja mukauttaa olemassa olevaa liiketoimintalogiikkaa, jotta se vastaa paremmin organisaatiosi prosesseja ja työnkulkuja. Integroi LOB-tiedot yritysratkaisuun yritystietoluettelon avulla. Voit parantaa malleja ja skenaarioita entisestään hyödyntämällä Accessin, InfoPathin ja Excelin useita tietokeskeisiä integrointipisteitä haluamallasi tavalla. Mahdollisuuksia ja rajattomasti.

Sivun alkuun

SharePoint-sivustomallit

Microsoftin sivustomalleissa on valmiita mukautettuja skenaarioita, jotka on räätälöity tiettyjen liiketoimintaprosessien ja tehtäväjoukkojen tarpeiden ja vaatimusten mukaisesti kaikenkokoisille organisaatioille. Mallien perustana on Windows SharePoint Services 3.0 ja ne ovat yhteensopivia Office SharePoint Designer 2007:n kanssa, joten mukauttaminen on helpompaa.

Hallinta- ja talousmallit

Johtokunta     Tarjoaa yhden paikan johtokunnan kokousten muistiinpanoille, tehtäville, kysymyksille ja tapahtumille.

Liiketoiminnan tehokkuuden raportointi     Auttaa seuraamaan asiakkaiden tyytyväisyyttä kyselyillä ja online-keskusteluilla.

Yhteensopivuusprosessin tukisivusto     Auttaa sekä ryhmiä että yrityssponsoreita hallitsemaan yhteensopivuuden toteutuspyrkimyksiä määrittämällä valvontatehtäviä ja hallinnoimalla tiedostokirjastoja.

Kiistanalaisten laskujen hallinta     Auttaa ostoreskontraosastoja seuraamaan valmistajille erääntyvien laskujen tietoja, mukaan lukien ennen eräpäivää maksettujen maksujen arvo ja viivästyneiden maksujen syyt.

Kulukorvaukset ja hyväksyntä     Auttaa kulujen hyväksyntäprosessin elementtien hallinnassa ja säästää hyväksyjien aikaa.

Tarjouspyyntö     Auttaa tarjouspyyntöjen (RFP) laatimisen ja julkaisemisen hallinnassa sekä tarjousehdotusten ja hyväksyntäilmoitusten keräämisessä.

Henkilöstöhallinto

Poissaolopyyntöjen ja loma-aikataulun hallinta     Auttaa työntekijöitä hallinnoimaan poissaolopyyntöjä, kuten luetteloimaan päivät, joina he eivät ole käytettävissä, ja henkilöt, jotka ovat vastuussa heidän tehtävistään poissaolon ajan.

Työntekijöiden tehtäväsivusto     Auttaa työntekijöitä luomaan yrityksen kustantamia tehtäviä ja tapahtumia sekä ilmoittautumaan niihin.

Työntekijöiden itse valitsemat edut     Työntekijät voivat hakea ja valita työntekijän tarjoamia etuja.

Työntekijöiden koulutusaikataulu ja -materiaalit     Auttaa koulutusten aikatauluttamisessa ja tarjoaa työntekijöille paikan ilmoittautumiseen ja kurssimateriaalin hankkimiseen.

Työtarjousten ja haastatteluiden hallinta     Rekrytoinnista vastaava ryhmä voi tehostaa työtarjousten ja työpaikkojen täyttämisen hallintaa.

IT ja toiminnot

Virhetietokanta     Auttaa kehitystyöryhmiä keräämään ja seuraamaan virheitä koskevia tietoja niiden koodilla, mukaan lukien kopiointivaiheet, luokka, kommentit, ensisijaisuus ja virheen vakavuus.

Puhelinkeskus     Auttaa yksilöitä hallitsemaan asiakaspalvelupyyntöjen käsittelyprosessia ongelman tunnistamisesta syyn analysointiin ja korjaamiseen.

Tukipalvelu     Auttaa ryhmiä hallitsemaan palvelupyyntöjen käsittelyprosessia, mukaan lukien perimmäisen syyn tunnistaminen ja tilan seuranta.

Varaston seuranta     Auttaa organisaatioita seuraamaan varastoon liittyviä elementtejä keräämällä päivitettyjen varastotietojen manuaalisia syötteitä ja ilmoittamalla käyttäjille, kun kukin osa saavuttaa uusintatilauksen määrän.

IT-työryhmän työtila     Auttaa ryhmiä hallitsemaan ohjelmistoprojektien kehitystä, käyttöönottoa ja tukea päivittämällä tietoa projektitehtävistä, ongelmista, välitavoitteista ja virheistä.

Lainauskirjasto     Auttaa hallitsemaan organisaation kirjaston fyysisiä kohteita ulos-/sisäänkirjaustoiminnolla ja automaattisella myöhästymishuomautuksella.

Fyysisten kohteiden seuranta ja hallinta     Auttaa ryhmiä hallitsemaan pyyntöjä ja seuraamaan fyysisiä kohteita, kuten sijaintia, kuntoa, valmistajaa, mallia, nykyistä omistajaa ja arvioitua arvoa.

Tilan ja varusteiden varaukset     Ryhmät voivat hallita jaettujen kokoustilojen ja varusteiden käyttöä.

Seuranta ja hallinta

Useiden projektien budjetointi ja seuranta     Auttaa seuraamaan ja budjetoimaan useita toisiinsa liittyviä toimia käyttämällä projektin luontia, tehtäviä, Gantt-kaavioita ja yleisiä tilan osoittavia työkaluja.

Muutospyyntöjen hallinta     Auttaa käyttäjiä seuraamaan rakenteen muutoksiin liittyviä riskejä, mukaan lukien pätevyys hyväksyä ja hylätä muutokset.

Keskustelutietokanta     Edistää yhteistyötä auttamalla ryhmiä keskustelemaan verkossa tai Office Outlook 2007:n RSS-ominaisuuksien avulla.

Tiedostokirjasto ja tarkistus     Auttaa ryhmiä hallitsemaan tiedoston tarkistuskiertoa versionseurannan tiedostokirjastossa, mukaan lukien ketjutettu keskustelu palautteen antamista varten.

Tietämyskanta     Työntekijät voivat jakaa organisaatiossa käytettävissä olevaa tietoa.

Projektin seurannan työtila     Auttaa pieniä ryhmiä hallitsemaan projektitietoja, kuten projektin kohteita, tehtäviä ja projektin tilaa.

Ryhmän työsivusto     Projektiryhmät voivat tallentaa keskitetysti taustatiedostoja, seurata kalenterin tapahtumia ja toteuttaa ryhmän kokouksissa sovittuja toimia.

Tuntilistan hallinta     Auttaa yksinkertaistamaan prosessia, jossa seurataan työntekijän käyttämiä työtunteja useissa projekteissa "sisään-/uloskirjautumistoimintojen" avulla ja raportoidaan käynnissä olevasta työstä ja projektiin käytetyistä työtunneista.

Myynti ja markkinointi

Kilpailuanalyysin sivusto     Auttaa järjestämään kilpailijoiden tarjousten tulokset hyödyllisten kilpailuanalyysin teknisten mallien avulla.

Yhteystietojen hallinta     Auttaa ryhmiä hallitsemaan yhteystietoja ryhmän jäsenten kesken, mukaan lukien synkronointi Office Outlook 2007:n kanssa.

Integroitu markkinointikampanjan seuranta     Mahdollistaa markkinointikampanjan tehokkuuden seurannan.

Tuote- ja markkinointivaatimusten suunnittelu     Auttaa järjestämään uusien tuotteiden kehittämisen ja sisällön markkinoinnin prosessin hyödyllisten suunnittelumallien ja yhteiskäytön työkalujen avulla.

Myyntijakso     Auttaa ryhmiä hallitsemaan myyntijaksoja seuraamalla liidejä, mahdollisuuksia, yhteystietoja ja asiakkuuksia.

Erikoisala

Urheilusarja     Voit hallita yrityksen pesäpallosarjaa, mukaan lukien pelaajat, kapteenit, aikataulut ja tilastot.

Luokkahuoneen hallinta     Auttaa ohjaajia tallentamaan ja järjestämään kurssin sisältöä, kalenterin kohteita ja ilmoituksia.

Osaketutkimus     Tarjoaa keskitetyn paikan ja auttaa lujittamaan tehtyä tutkimusta taloudellisen pääoman arviointia varten.

Tapausten hallinta valtion virastoille     Auttaa hallitsemaan hallinnollisiin tapauksiin liittyviä tehtäviä, tiedostoja ja määrityksiä.

Kliinisen tutkimuksen käynnistäminen ja hallinta     Auttaa hallitsemaan kliinisen tutkimuksen suorittamiseen tarvittavia tiedostoja, tehtäviä, kohteita ja keskusteluja.

Tuotantoprosessin hallinta     Tuotannon suunnitteluryhmät voivat seurata lineaarista tuotantoprosessia sekä ongelmia, jotka estävät tuotantotehtävän suorittamisen.

Tapahtuman suunnittelu     Auttaa ryhmiä järjestämään tapahtumia helppokäyttöisen online-rekisteröinnin, aikataulujen, viestinnän ja palautteen avulla.

Uuden myymälän avaaminen     Auttaa ryhmiä hallitsemaan uuden myymälän avaamiseen liittyvää prosessia, mukaan lukien projektin ja tehtävänhallinnan työkalut.

Lisätietoja

Johdanto SharePoint-sovellusten rakentamiseen

Windows SharePoint Services 3.0 sovellusmallit

Sivun alkuun

SharePoint-työnkulut

Office SharePoint Server 2007 sisältää seuraavat esimääritetyt työnkulut, joita voit käyttää liiketoimintaprosessien automatisointiin yleisissä työryhmän tilanteissa.

Hyväksyntätyönkulku    Hyväksyntätyönkulku reitittää luetteloon tai kirjastoon tallennetun asiakirjan tai kohteen tietylle ryhmälle henkilöitä hyväksyttäväksi. Oletusarvon mukaan hyväksymisen työnkulku on liitetty Asiakirja-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä asiakirjakirjastoissa.

Palautteen pyytäminen -työnkulku    Palautteen pyytäminen -työnkulku reitittää luetteloon tai kirjastoon tallennetun asiakirjan tai kohteen tarkistettavaksi tietylle ryhmälle henkilöitä, joilta halutaan kerätä palautetta. Oletusarvon mukaan Palautteen pyytäminen -työnkulku on liitetty Asiakirja-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä asiakirjakirjastoissa.

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku    Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku reitittää luetteloon tai kirjastoon tallennetun Office-asiakirjan tietylle ryhmälle henkilöitä, joilta halutaan kerätä digitaaliset allekirjoitukset. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulkua voidaan käyttää vain Office Word 2007- tai Office Excel 2007 -asiakirjoille, jotka sisältävät vähintään yhden allekirjoitusrivin. Oletusarvon mukaan Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on liitetty Asiakirja-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä asiakirjakirjastoissa, joissa on allekirjoitusrivejä sisältäviä asiakirjoja tai työkirjoja.

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku    Poistamisen hyväksyntä -työnkulku on suunniteltu tukemaan yrityksen tietueiden hallintatarpeita. Tämä työnkulku hallitsee asiakirjojen vanhenemis- ja säilytysprosessia sallimalla osallistujien päättää, säilytetäänkö vai poistetaanko vanhentuneet asiakirjat tai kohteet.

Käännöksenhallinta-työnkulku    Käännöksenhallinta-työnkulku luo kopioita alkuperäisestä asiakirjasta ja reitittää niitä käännöksenhallinnan kirjastossa eri kääntäjille käännettäviksi. Käännöksenhallinta-työnkulku on käytettävissä vain käännöksenhallinnan kirjastoissa.

Ostotilauksen hyväksyminen -skenaario     Yleinen liiketoimintaprosessi on ostotilauksen hyväksyntäprosessi, johon voi yhdistää neljä vakiotyönkulkua:

  • Nykyisen budjetin tilan tarkastaminen (Palautteen pyytäminen -työnkulku)

  • Inventaarion vahvistaminen (Poistamisen hyväksyntä -työnkulku)

  • Esimiehen hyväksynnän pyytäminen, jos hyväksyntäraja on ylitetty (Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku)

  • Ostotilauksen hyväksyminen (Hyväksyntä-työnkulku)

Ilmoitusviestin lähettäminen -skenaario    Ryhmäsi säilyttää yhteiskäytössä olevat asiakirjat Jaetut asiakirjat -kirjastossa ja tarkistaa Vastuuhenkilö-sarakkeesta, kuka on asiakirjan vastuuhenkilö. Sen sijaan, että kaikki jäsenet tarkistaisivat jatkuvasti ryhmäsivustosta, onko heille määritetty uusia asiakirjoja, haluat luoda työnkulun, joka lähettää automaattisesti sähköpostiviestin ryhmän jäsenille, jotka saavat uusia asiakirjoja. Voit tehdä tämän nopeasti luomalla yksivaiheisen työnkulun.

Tehtävän luominen keskustelukohteesta    Ryhmäsi käyttää Ryhmän keskustelu -luetteloa yhteisten ongelmien ratkaisemiseen. Usein keskustelussa syntyy ongelma tai työkohde, jota ryhmän jäsenen on seurattava. Haluat luoda helposti tehtäväkohteen ryhmän keskustelukohteesta. Päätät luoda työnkulun, jotta ryhmä voi luoda yhdellä napin painalluksella Ryhmän keskustelu -luettelossa tehtävän Tehtävät-luetteloon. Luotu tehtävä sisältää automaattisesti tiedot siihen liittyvistä keskustelukohteista, ja tehtävä lähetetään automaattisesti alkuperäisen keskustelukohteen luoneelle henkilölle.

Kuluraportin reitittäminen tarkastusta varten    Ryhmäsi täyttää kerran kuukaudessa kuluraportit, jotka ovat Office InfoPath 2007 -ohjelmalla luotuja lomakkeita. Ryhmä täyttää ja tallentaa lomakkeet SharePoint-sivuston lomakekirjastoon. Kun kulut ylittävät tietyn summan, haluat ohjelman lähettävän automaattisen huomautuksen henkilölle, jonka on määrä tarkistaa raportti. Voit automatisoida tämän prosessin nopeasti yksivaiheisen työnkulun avulla.

Lisätietoja

Hyväksymisen työnkulun käyttäminen

Palautteen pyytäminen -työnkulun käyttäminen

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun käyttäminen

Poistamisen hyväksyntä -työnkulun käyttäminen

Käännöksenhallinta-työnkulun käyttäminen

Työnkulun esimerkki: ilmoitusviestin lähettäminen

Työnkulun esimerkki: tehtävän luominen keskustelukohteesta

Työnkulun esimerkki: kuluraportin lähettäminen tarkistettavaksi

Sivun alkuun

Office-järjestelmän mallit ja skenaariot

Kun etsit Office-malleja, kannattaa aloittaa Office Online -malleista. Malleja on useita satoja lukuisiin eri käyttötarkoituksiin tapahtumaohjelmista eläintarhoihin.

Vaikka Excel 2007:ää, Excel Servicesiä, Access 2007:ää ja InfoPath 2007:ää voi käyttää useilla tavoilla ongelmien ratkaisuun, seuraavat mallit ja skenaariot on tarkoitettu yleisiin yritysratkaisuihin ja niitä voi käyttää SharePoint Serverin kanssa.

Excel 2007 -skenaariot

Kirjanpito    Excelin tehokkaita laskentatoimintoja voi käyttää monenlaisessa kirjanpidossa, esimerkiksi rahavirta- ja tuloslaskelmissa sekä taseissa.

Budjetointi    Excelissä voi luoda erilaisia budjetteja niin yksityiseen kuin yrityksenkin käyttöön. Voit luoda esimerkiksi markkinointibudjettisuunnitelman, tapahtumabudjetin tai eläkebudjetin.

Laskutus ja myynti    Excelistä on paljon hyötyä myös laskutus- ja myyntitietojen hallinnassa. Voit helposti luoda tarvitsemasi lomakkeet, esimerkiksi myyntilaskut, pakkausluettelot tai ostotilaukset.

Raportointi    Excelissä voi luoda erilaisia raportteja, jotka kuvastavat tietojen analysointia tai tekevät tiedoista yhteenvedon, esimerkiksi raportteja, joissa mitataan projektin etenemisestä, ennustetaan tietoja tai esitetään vaihtelutietoja.

Suunnittelu    Excel on erinomainen työkalu luotaessa laadukkaita suunnitelmia. Voit luoda esimerkiksi viikoittaisen opetussuunnitelman, markkinointitutkimussuunnitelman, tilikauden verosuunnitelman tai suunnitelmia, jotka helpottavat viikoittaisten aterioiden, kutsujen tai lomien suunnittelua.

Excel Services -skenaariot

Yritystietojen Dashboard-sivut     Johtoryhmällä on käytössään useita yritystietoja sisältäviä Dashboard-sivuja, jotka näyttävät ajan tasalla olevat tiedot yrityksen taloudesta. Yrityksen toiminnan tulosta voidaan seurata jatkuvasti Dashboard-pääsivun KPI-yhteenvetoluetteloista, joista näkyvät esimerkiksi kuukausittaiset myyntitavoitteet, tulostavoitteet ja voittomarginaalit. Muilla Dashboard-sivuilla on yhteenveto markkinoista, jonka avulla voidaan analysoida nykyisten ja uusien projektien riskit sekä tehdä kaavioita tärkeistä taloutta koskevista tiedoista. Tämä helpottaa erilaisten sijoitussalkkujen arvioimista.

Markkina-analyysejä sisältävä tietojärjestelmä    Urheiluasuja ja -laitteita valmistavan yrityksen markkinointiosasto ylläpitää tietoportaalisivua, joka sisältää yhteenvedon tärkeistä väestöä koskevista tiedoista (sukupuoli, ikä, alue, tulotaso ja mieluiset vapaa-ajan harrasteet). Useimmat markkinointiosaston työntekijät voivat avata Excel-työkirjat omissa tietokoneissaan ja tehdä tietoja koskevia mitä-jos-analyysejä tai tulostaa muotoiltuja raportteja. Käyttäjät voivat myös jakaa raportteja muiden kanssa.

Ammattiurheilijoita koskevat tilastot    Suuri urheiluseura jakaa kaikkien pelaajien aikaisempia ja nykyisiä tuloksia ja palkkoja koskevat tiedot. Näiden tietojen perusteella tehdään pelaajasopimukset. Omistajat voivat luoda, tarkistaa ja jakaa uusia raportteja ja analyyseja varsinkin ennen pelikauden alkamista.

Vähittäiskaupan päätöksentekotyökalu    Vähittäiskauppaketju laatii yhteenvedon tärkeistä myyntitiedoista viikoittain ja jakaa sen tavarantoimittajille, rahoitussuunnittelijoille ja aluepäälliköille. Raporteissa näkyvät tilausrajan alapuolella olevat nimikkeet, 20 eniten myytyä tuotetta tuoteryhmittäin, tärkeät kausitiedot ja tapahtumien määrä myymälöittäin.

Myynnin raportointijärjestelmä    Myyntiryhmän käytössä on joukko päivittäin valmistuvia raportteja, joista näkyvät parhaiten menestyneet myyjät, kuukausittaisen myynnin edistyminen tavoitteisiin nähden, onnistuneet myyntitempaukset ja huonosti toimivat jakelukanavat. Muut raportit sisältävät yhteenvedon tärkeiden muuttujien, kuten alueen, tuotelinjan ja kuukauden mukaan sekä asiakaskäyntien määrän viikoittain ja päätetyt kaupat. Kun myyjät tarkastelevat näitä raportteja, he näkevät automaattisesti omat myyntilukunsa, koska järjestelmä tunnistaa käyttäjät heidän käyttäjänimensä mukaan.

Teknisten projektien päivittäiset yhteenvedot   Suunnitteluryhmä kehittää verkko-osasivun, joka sisältää yhteenvedon projektin aikataulun tiedoista. Yhteenvedosta näkyy virheiden määrä, määritysten tila, edistyminen, trendit ja prioriteetit sekä tärkeiden resurssien ja yhteyshenkilöiden linkit. Tiedot ovat peräisin useista ulkoisista lähteistä, kuten projektitietokannasta ja määritysluetteloista.

Rahoitusanalyysin laskentamalli    Suuri rahoituslaitos on tutkimustensa perusteella kehittänyt hinnoittelumallin, jonka immateriaalioikeudet se haluaa suojata. Laskennan tulokset halutaan jakaa tietyille sijoitusjohtajille, mutta hinnoittelumallin laskentakaavoja ei haluta julkaista. Tämä hinnoittelumalli on erittäin monimutkainen, ja laskeminen kestää kauan. Laskentamalliraportti lasketaan joka yö tehokkaassa palvelintietokoneessa, raportti tallennetaan luotettavaan sijaintiin ja henkilöt, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet, voivat tarkastella sitä verkko-osasivulla.

Access 2007 -mallit

Kalusto    Voit luoda kalustotietokannan, jolla voidaan seurata kalustoa, kuten kalustokohteiden tietoja ja omistajia. Voit sijoittaa kaluston luokkiin ja kirjata niiden tilan, hankintapäivän, sijainnin, omistajan ja niin edelleen.

Yhteystietojen hallinta     Voit hallita yhteystietoja ja osoitetietoja, ja luoda sitten raportteja Accessissa tai yhdistää tietoja Wordissa lomakekirjeiden, kirjekuorien ja osoitetarrojen tulostamista varten. Voit luoda yhteyshenkilöjen tietokannan, jossa voi hallita ryhmän yhteistyökumppanien, kuten asiakkaiden, tietoja. Voit seurata nimi- ja osoitetietoja, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja jopa liittää kuvan.

Varaston ja kohteiden seuranta     Voit luoda kohteiden varaston kotiin tai yritykseen, ja tallentaa tietojen lisäksi valokuvia tai muita tietoihin liittyviä tiedostoja.

Tilauksen seuranta     Voit kirjoittaa tietoja tuotteista, asiakkaista ja tilauksista, ja luoda sitten raportteja, joista käy ilmi myynti työntekijän, alueen, ajanjakson tai jonkin muun arvon perusteella.

Tehtävien, kohteiden ja projektien seuranta     Voit seurata ryhmän tehtäviä ja lisätä uusia tehtäviä samaan aikaan, kun muut päivittävät olemassa olevia tehtäviä samaan tietokantaan. Voit seurata sellaisten työtehtävien ryhmää, jotka sinun tai ryhmäsi on suoritettava. Voit luoda seurantakohteiden tietokannan, jolla hallitaan seurantakohteiden tai ongelmien joukkoa. Voit määrittää vastuuhenkilön, priorisoida ja seurata seurantakohteiden tilaa alusta loppuun. Voit hallita tehtäviä ja pitää silmällä yhden tai usean projektin budjettia.

Markkinointiprojektit ja myyntijakso    Voit luoda myyntijaksotietokannan, jolla voidaan seurata mahdollisen myynnin tilannetta myyntiammattilaisten pienessä ryhmässä. Voit seurata markkinointiprojektin tietoja sekä määrittää aikataulun ja valvoa projektin toimitettavia tuotteita.

Tapahtuman suunnittelu     Voit kirjoittaa tietoja tapahtuman päivämääristä, sijainnista ja osallistujista, ja tulostaa sitten tapahtumien aikatauluja tai yhteenvetoja. Luo tapahtumien tietokanta, kun haluat seurata tulevia kokouksia, määräpäiviä ja muita tärkeitä tapahtumia. Kirjaa otsikko, sijainti, alkamisaika, päättymisaika ja kuvaus sekä liitä kuva.

Tiedekunta ja opiskelijat    Voit luoda tietokannan, jolla seurataan opetushenkilökunnan tärkeitä tietoja, kuten puhelinnumero- ja osoitetietoja, hätäyhteyshenkilön tietoja sekä työsuhteen tietoja. Voit luoda opiskelijatietokannan, jolla voidaan seurata opiskelijoiden tietoja, kuten hätäyhteyshenkilöitä, terveystietoja ja huoltajien tietoja.

InfoPath 2007 -mallit ja -skenaariot

Kohteiden seuranta -malli     Voit seurata liiketoiminnan kohteiden, kuten tietokoneen varusteiden, tietoja ja sijainteja.

Kokouksen esityslista -malli    Voit järjestää kokouksen ja tehdä yhteenvedon kokouksesta. Käytä tätä lomakemallia esityslistan kohteiden luettelointiin sekä kokouspöytäkirjojen, päätösten ja toimenpiteiden kirjaamiseen.

Tilaraportti-malli     Voit seurata ryhmän jäsenten projektien ja tehtävien edistymistä ja ongelmia. Yksittäisiä tilaraportteja voi yhdistää yhdeksi raportiksi, jolloin esimiehet voivat luoda yhden, kattavan tilaraportin ryhmää varten.

Matkustuspyyntö-malli    Voit tehdä liikematkaan liittyviä matkajärjestelyjä, kuten varata lentoja ja hotelliyöpymisiä.

Kuluraportti-malli    Täytä kuluraporttilomake kattavan valmiin tietojen tarkastuksen liiketoimintasääntölogiikan avulla joko online- tai offline-tilassa. Offline-tila on erityisen kätevä työntekijöille, jotka matkustavat usein.

Vakuutusvaatimukset-skenaario     Asiakkaat, vakuutusyhtiöt ja muut vastaavat yritykset voivat käyttää online-lomakkeita vakuutusvaatimusten käsittelyyn. Sen lisäksi että asiakkaat voivat toimittaa vaatimukset puhelimitse, he voivat toimittaa ne täyttämällä lomakkeen verkossa. Käytä integroitua hyväksyntätyönkulkua, jotta edustaja näkee nopeasti vaatimusta käsittelevien muiden osapuolten tilan ja tietää, onko tarkastaja suorittanut hyväksyntäprosessin loppuun.

Lupahakemus-skenaario     Täytä lupahakemukset selaimessa, jotta luvan käsittely on helpompaa ja kätevämpää. Tällöin urakoitsijoiden tarvitse enää matkustaa virastoon luvan hakemista varten.

Varastonhallinta-skenaario     Voit suorittaa helposti ja tehokkaasti varastokyselyn laajassa toimittajaverkossa ja parantaa varastoarvioiden tarkkuutta.

Markkinatutkimus-skenaario     Markkinatutkimustoimenpiteiden ja lomakemallien avulla voit kerätä ja tallentaa asiakkaan palautteita ja taata tietojen johdonmukaisen järjestämisen ja formalisoinnin.

Lisätietoja

Office-mallien sijainti

Access 2007 -mallien opas

InfoPathin ja InfoPath Forms Services -palvelun käytön skenaariot

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×