Siirtyminen Outlookin sähköpostiin Gmail-palvelusta

Siirry Gmailista Outlookin sähköpostiin ja aloita yhteistyö näillä pikaohjeilla, joiden avulla opit lähettämään, lukemaan ja järjestämään sähköpostisi Outlookissa.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Huomautus: Tämän oppaan ominaisuudet ja tiedot koskevat Office 365:n kautta käytettävissä olevaa Outlookin sähköpostia.

Erot*

Outlookin sähköpostin ja Gmailin merkittävimmät erot:

  • Outlookissa voit järjestää viestisi kansioiden avulla. Gmailissa voit käyttää otsikoita.

  • Outlookissa saapuvia viestejä koskevat toiminnot automatisoidaan säännöillä (katso, miten) ja viestit lajitellaan ja suodatetaan suodattimilla (katso, miten). Gmailissa saapuvia viestejä koskevat toiminnot automatisoidaan suodattimilla.

  • Jos olet aiemmin määrittänyt allekirjoituksen tai lomavastaajan Gmailissa, sinun on luotava ne uudelleen Outlookissa käyttämällä sähköpostin allekirjoituksia ja automaattisia vastauksia (katso, miten).

Tehtävä

Outlook

Gmail

Viestien järjestäminen

  • Ryhmittele viestit kansioiden avulla

  • Automatisoi saapuvia viestejä koskevat toiminnot säännöillä (katso, miten)

  • Lajittele ja suodata viestejä suodattimilla (katso, miten)

  • Määritä ja käytä mukautettuja luokkia

  • Ryhmittele viestit otsikoiden avulla

  • Automatisoi saapuvia viestejä koskevat toiminnot suodattimilla

  • Ennalta määritetyt luokat

Yhteiskäyttö

  • Jaa tiedosto viestissä (katso, miten)

  • Kiinnitä huomio @maininnat-toiminnolla (katso, miten)

  • Office 365 -ryhmät on integroitu Saapuneet-kansioon

  • Lähetä Driveen tallennetun tiedoston linkki

  • Kiinnitä huomio @maininnat-toiminnolla

Tyhjennä Saapuneet-kansio

  • Voit poistaa viestejä.

  • Viestien arkistointi

Saat sähköpostit millä tahansa laitteella

  • Selain

  • Windows

  • Mac

  • iOS/Android

  • Selain

  • iOS/Android

* Erot perustuvat G Suite Basic Edition -versioon ja Microsoftin Office 365 E3 -palvelupakettiin toukokuussa 2017.

Tietoja Outlookin työpöytä-, verkko- ja mobiiliversioiden eroista on artikkelissa Outlook 2016:n, Outlookin verkkoversion ja Outlook for iOS- ja Android-versioiden vertailu.

Lisätietoja Outlookin Windows- ja Mac-versioiden eroista on artikkelissa Outlook 2016 for Macin ja Outlook 2016 for Windowsin vertailu.

Jaa tiedosto viestissä

  1. Valitse Uusi > Sähköpostiviesti.

  2. Valitse Kuvan tai tiedoston liittäminen

  3. Valitse jaettava tiedosto ja sitten Seuraava.

  4. Jos tiedosto on C:-asemassa, lataa tiedosto OneDriveen valitsemalla Lataa ja jaa OneDrive-linkkinä ja lähetä linkki.

    Jos tiedosto on OneDrivessa, lähetä linkki valitsemalla Jaa OneDrive-linkkinä.

Tiedostojen liittäminen sähköpostiviesteihin ja kalenterimerkintöihin Outlook.comissa tai Outlookin verkkoversiossa

Näyttökuva Liite-valintaikkunasta, jossa näkyy vaihtoehto Lataa ja liitä tiedosto OneDrive-tiedostona.

Henkilön huomion herättäminen käyttämällä @maininnat-toimintoa

  1. Kirjoita sähköpostiviestin tai kalenterikutsun tekstiosaan @-merkki ja yhteystiedon etu- tai sukunimen pari ensimmäistä kirjainta.

  2. Valitse luettelosta yhteystieto, jonka haluat mainita.

    Oletusarvoisesti koko nimi näkyy. Voit poistaa osan maininnasta, esimerkiksi kaiken muun paitsi henkilön etunimen.

  3. Mainittu yhteystieto lisätään sähköpostin tai kokouskutsun Vastaanottaja-riville.

Huomautus: @maininnat-toiminto on käytössä vain Exchange Serverin 2016:tta, Exchange Onlinea tai Outlook.comia käyttäville vastaanottajille.

Näyttökuva Outlookin uuden sähköpostiviestin valintaikkunasta, jossa näkyy @maininta viestin tekstissä.

Käynnistä Outlook Online selaimessa. Jos tarvitset useampia Outlookin ominaisuuksia, avaa Outlookin työpöytäversio ja tutustu Outlook 2016 -pikaoppaaseen.

Jos olet Mac-käyttäjä, lue artikkeli Outlook 2016 for Mac -ohje.

Viestien tarkastelu keskustelu- tai viestinäkymässä

  • Valitse Suodata > Näytä muodossa > Keskustelut, jos haluat tarkastella toisiinsa liittyviä viestejä yhtenä keskusteluna tai viestiketjuna.

  • Valitse Suodata > Näytä muodossa > Viestit, jos haluat tarkastella toisiinsa liittyviä viestejä yksitellen.

Näyttökuva Saapuneet-kansiosta, jossa näkyy valittuna Suodata > Näytä muodossa > Keskustelut.

Viestien lajittelu ja näyttäminen suodattimien avulla

Gmailin suodattimet ja Outlookin suodattimet toimivat hieman eri tavalla:

  • Kun suodatat kohteita Outlookissa, valitset, mitä kohteita näytetään, mutta niihin ei kohdisteta mitään toimintoja. Niitä ei esimerkiksi siirretä toiseen kansioon tai lähetetä edelleen. Voit automatisoida saapuvia viestejä koskevia toimintoja Outlookin säännöillä.

  • Gmailissa saapuvia viestejä koskevia toimintoja automatisoidaan suodattimilla.

Outlook-suodattimen käyttäminen:

  1. Valitse Suodatin ja valitse sitten suodatusehdot, lajitteluperusteet ja se, näytetäänkö viestit keskustelu- vai viestinäkymässä.

Näyttökuva Saapuneet-kansiosta, valittuna Suodata > Lajitteluperuste > Kohteesta.

Säännön luominen saapuvan sähköpostin käsittelyä ja suodattamista varten

Gmail ja Outlook käyttävät Ehdot/Toimintaohje-mallia saapuvien sähköpostiviestien käsittelyyn ja niitä koskeviin toimintoihin. Gmailissa tätä ominaisuutta kutsutaan suodattimeksi ja Outlookissa säännöksi.

  1. Säännön luominen:

    • Jos haluat luoda tiettyyn sähköpostiviestiin perustuvan säännön, valitse viesti ja valitse sitten Lisää toimintoja -kuvake Lisää toimintoja > Luo sääntö...

    • Jos haluat luoda uuden säännön tai muokata aiemmin luotua, valitse Asetukset-painike > Sähköposti > Automaattinen käsittely > Saapuneet-kansio ja puhdistussäännöt ja valitse sitten + Saapuneet-kansion säännöistä.

  2. Anna säännölle nimi.

  3. Valitse, mitä haluat säännön tekevän ja valitse OK.

Näyttökuva sähköpostiviestistä, valittuna Lisää komentoja > Luo sääntö...

Automaattisen vastauksen lähettäminen

  1. Valitse Asetukset Asetukset-painike > Automaattiset vastaukset.

  2. Valitse Lähetä automaattiset vastaukset.

  3. Lisää vastauksen lähettämisen aloitus- ja päättymispäivät ja kirjoita sitten vastausviestisi.

    Voit valita, että kyseinen aika ei ole käytettävissä kalenterissasi, ja hylätä poissaolosi aikaiset tapaamiset.

  4. Valitse OK.

Näyttökuva Ohje-näytöstä, valittuna Automaattinen vastaus.

Allekirjoituksen luominen

  1. Valitse Asetukset Asetukset-painike > Sähköposti > Asettelu > Sähköpostin allekirjoitus.

  2. Luo allekirjoitus.

    Käytä muotoilua tai lisää linkki ja grafiikkaa viestiruudun yläreunan painikkeilla.

  3. Valitse Sisällytä allekirjoitukseni lähettämiini viesteihin automaattisesti.

  4. Valitse Tallenna.

Näyttökuva allekirjoitusnäytöstä.

Priorisoi tärkeät viestit lajitellun Saapuneet-kansion avulla

Lajiteltu Saapuneet-kansio on jaettu kahteen välilehteen – Lajiteltu ja Muut. Tärkeimmät sähköpostit ovat Lajiteltu-välilehdellä, ja muut ovat helposti käytettävissä – mutta poissa tieltä – Muut-välilehdellä.

  • Voit ottaa lajitellun Saapuneet-kansion käyttöön valitsemalla Asetukset-painike > Näyttöasetukset > Lajiteltu Saapuneet-kansio.

  • Jos haluat muuttaa sitä, miten viestit on järjestetty, valitse Lajiteltu tai Muut Saapuneet-kansiosta ja napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella viestiä, jonka haluat siirtää.

    Jos siirrät Lajiteltu-välilehdeltä Muut-välilehdelle, valitse Siirrä Muut-välilehdelle, jos haluat siirtää vain valitun viestin. Valitse Siirrä aina Muut-välilehdelle, jos haluat, että kaikki kyseisen lähettäjän tulevat viestit toimitetaan Muut-välilehdelle.

    Jos siirrät Muut-välilehdeltä Lajiteltu-välilehdelle, valitse Siirrä Lajiteltu-välilehdelle, jos haluat siirtää vain valitun viestin. Valitse Siirrä aina Lajiteltu-välilehdelle, jos haluat, että kaikki kyseisen lähettäjän tulevat viestit toimitetaan Lajiteltu-välilehdelle.

Näyttökuva Saapuneet-kansiosta, valittuna Suodata > Näytä lajiteltu Saapuneet-kansio.

Viestin arkistoiminen

Arkiston avulla voit pitää Saapuneet-kansiosta poissa viestit, joihin olet jo vastannut tai reagoinut mutta joita et halua poistaa tai siirtää tiettyyn kansioon. Arkistoidut kohteet ovat helposti löydettävissä hakuruudun kautta tai siirtymällä arkistokansioon. Ne ovat edelleen käytettävissä puhelimessa tai muissa laitteissa arkistokansion kautta.

  1. Valitse yksi tai useampi viesti Saapuneet-kansiosta ja valitse Arkisto työkaluriviltä.

Näyttökuva Saapuneet-kansiosta, jossa näkyy viestin kakkospainikevalikko, valittuna Arkisto.
Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×