Siirtyminen Exceliin Sheets-palvelusta

Oletko siirtymässä Google Sheetsistä Excel Onlineen? Tässä oppaassa on vastauksia joihinkin yleisimpiin kysymyksiin, jotka helpottavat siirtymistä.

Huomautus: Tämän oppaan ominaisuudet ja tiedot koskevat Office 365:n kautta käytettävissä olevaa Exceliä.

Excelin ja Office 365:n avulla voit luoda laskentataulukon ja muokata sitä kahdella tavalla:

  1. Voit käyttää Excel Onlineä selaimessa helppoon yhteiskäyttöön.

  2. Voit käyttää Excel-työpöytäsovellusta, jos tarvitset enemmän toimintoja.

Excel Online selaimessa ja Excel-työpöytäsovellus

Voinko työstää laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa?

Kun olet avannut tiedoston napsauttamalla, valitse Jaa oikeassa yläkulmassa. Voit myös käsitellä tiedostoa yhdessä muiden kanssa samanaikaisesti Excel Onlinessa. Tätä kutsutaan yhteismuokkaamiseksi, ja se on mahdollista myös mobiililaitteissa (ei käytettävissä Mac-tietokoneella eikä Excel-työpöytäsovelluksen esikatselussa).

Jaa-painike

Mikä on Excel Onlinen ja Google Sheetsin tärkein ero?

Tärkein ero on se, että kun avaat tiedoston, niin yläreunassa on välilehtirivi työkalurivin ja valikoiden sijaan. Välilehtiriviä kutsutaan valintanauhaksi, ja se sisältää kaikki painikkeet ja työkalut.

Aloitus-, Lisää-, Tiedot- ja Näytä-välilehdet Excel Onlinessa

Muita eroja*

Tehtävä

Excel

Google Sheets

Yhteiskäyttö

  • Esitysten jakaminen selaimesta tai työpöydältä

  • Yhteismuokkaus selaimella (yhteismuokkaus työpöytäsovelluksessa on tällä hetkellä esikatseluvaiheessa)

  • Keskustele työryhmäsi kanssa työskentelyn aikana

  • Tiedostojen suojaaminen salasanoilla

  • Tiedostojen jakaminen selaimesta

  • Yhteismuokkaus selaimessa

  • Keskustele työryhmäsi kanssa työskentelyn aikana

Muokkaaminen

  • Muokkaa offline-tilassa

  • Muokkaaminen offline-tilassa Chromessa

Muotoilu

  • Muotoilu ehdollisen muotoilun, tyylien, teemojen ja värimallien avulla

  • Muotoilu käyttämällä ehdollista muotoilua, fontteja ja välejä

Luominen

  • Kaavojen, Pivot-taulukoiden, tekstin, kuvien ja suositeltujen kaavioiden lisääminen

  • Solujen täyttäminen (pikatäydennys)

  • Tietojen visualisointien luominen (kaaviot, mukaan lukien Pivot-kaavioiden ja SmartArt-grafiikka)

  • Makrojen kirjoittaminen

  • Pika-analyysityökalujen käyttäminen, ulkoisiin tietolähteisiin yhdistäminen ja tietomallien luominen

  • Kirjoittaminen suoraan tiedostoon käsinkirjoituksena

  • Mallit

  • Kaavojen, tekstin, kuvien ja kaavioiden lisääminen

  • Makrojen kirjoittaminen

  • Mallit

* Erot perustuvat G Suite Basic Edition -versioon ja Microsoftin Office 365 E3 -palvelupakettiin toukokuussa 2017.

Officessa voit käyttää Excel Onlinea millä tahansa selaimella tai siirtyä saumattomasti Excel 2016:n työpöytäsovellukseen, jolloin saat käyttöösi monipuoliset muokkausominaisuudet.

Lisätietoja on artikkelissa Excel for Windows 2016:n uudet toiminnot.

Kun jaat työkirjan muiden kanssa, voitte kaikki käsitellä tiedostoa samaan aikaan Excel Onlinessa. Tätä kutsutaan yhteismuokkaamiseksi. Yhteismuokkaaminen on käytettävissä myös tietyissä Excel-sovelluksen versioissa. Seuraavassa on lisää vihjeitä yhteiskäytöstä muiden kanssa.

OneDrive.comista aloittaminen

Samalla tavalla kuin Drive oli tiedostojesi koti, OneDrive.com on tiedostojesi uusi koti. Siirry sinne ja kirjaudu sisään koulun tai työpaikan tiliä käyttäen. Valitse sitten Uusi > Excel-työkirja.

OneDriven Uusi-valikko, Excel-työkirja-komento

Työkirjan jakaminen

  1. Valitse Jaa.

  2. Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.

  3. Valitse Voi muokata tai Voi lukea.

  4. Lisää halutessasi viesti ja valitse Jaa.

Valitsemalla Hae linkki voit luoda linkin, jonka voit kopioida sähköpostiviestiin, tai lopettaa jakamisen valitsemalla Jaettu seuraavien kanssa.

Jaa-painike

Työkirjan yhteismuokkaus

Kun olet jakanut tiedoston, voit käsitellä sitä samanaikaisesti muiden kanssa.

  • Parhaan käyttökokemuksen saat tekemällä yhteistyötä Excel Onlinessa, jolloin näet muutokset reaaliaikaisesti.

  • Kohdassa Jaa näet, kuka muu on muokkaamassa tiedostoa.

  • Värilliset solut näyttävät täsmälleen, mitä asiakirjan kohtaa kukin henkilö käsittelee. Valitsemalla värin näet, kuka on muokkaamassa kyseistä solua.

Eriväriset solut eri henkilöille, kohdistin henkilökuvakkeen kohdalla, nimi näkyvissä

Kommenttien lisääminen, muokkaaminen ja näyttäminen

  • Kommentin lisääminen – valitse Lisää- tai Tarkista-välilehdeltä Kommentti, kirjoita kommenttisi ja valitse Julkaise.

    Yläkulmassa näkyy pieni punainen kolmio, kun soluun on lisätty kommentti.

  • Muokkaaminen – valitse Tarkista > Muokkaa kommenttia.

  • Poistaminen – valitse Poista kommentti tai valitse  kommentista.

  • Näyttäminen – valitse Tarkista > Näytä kommentit.

Lisää, muokkaa, poista ja näytä kommentteja

Keskustelu muokkauksen aikana

  1. Jos toinen henkilö muokkaa tiedostoasi, avaa keskusteluikkuna valitsemalla Keskustelu.

  2. Kirjoita tekstiä ja paina Enter-näppäintä.

Keskusteluitasi ei tallenneta, kun suljet tiedoston. Jos haluat tallentaa keskustelusi ja jatkaa keskusteluja myöhemmin, keskustele työtovereiden kanssa Teams-työtilassa.

Keskusteleminen asiakirjassa

Keskusteleminen asiakirjassa – 3

Seuraavassa on Excel Onlinen esittely. Huomaat, että se on melko yksinkertaista ja samanlaista, mihin olet tottunut.

Tiedoston nimeäminen

Yläreunasta huomaat, että Excel Online nimeää työkirjasi automaattisesti muotoon Kirja1 (tai Kirja2 tai Kirja3 jne.) Voit antaa niille kuvaavammat nimet seuraavasti:

  1. Napsauta nykyistä nimeä.

  2. Kirjoita haluamasi nimi.

    Ota huomioon, että kaikki mitä teet Excel Onlinessa – tiedoston nimeämisestä solujen työstämiseen – tallennetaan automaattisesti samalla tavalla kuin Sheetsissä.

Kohdistin tiedostonimen päällä

Tuttuja ominaisuuksia

Kun olet nimennyt tiedostosi, voit tehdä samaa kuin tavallisesti: lisätä tietoja ja muotoiluja, kirjoittaa kaavoja, tehdä kaavioita jne. Kaikki ominaisuudet ovat käytettävissä yläreunan välilehtien kautta.

Jos välilehdet vievät mielestäsi liian paljon tilaa, kaksoisnapsauta välilehteä, niin valintanauha supistuu ja saat enemmän tilaa.

Lisää-välilehti, Kaaviot-valikko

Muokkaaminen työpöytäsovelluksen avulla

Jos Excel Onlinesta puuttuu jotain tarvitsemaasi, voit aina muokata tiedostoa Excelin työpöytäsovelluksessa. Siirtyminen työpöytäsovellukseen:

  1. Valitse Muokkaa Excelissä.

    Excel-sovellus käynnistyy ja tiedosto avautuu.

  2. Jatka työskentelyä.

    Kun tekemäsi muutokset tallentuvat sovellukseen, ne tallennetaan myös OneDriveen. Sinun ei tarvitse käyttää Tallenna nimellä -toimintoa ja ladata tiedostoa uudelleen.

Muokkaa Excelissä -painike

Huomaat joitakin eroja Google Sheetsin ja Excel Onlinen välillä. Seuraavassa on vihjeitä, jotka helpottavat siirtymistä Excel Onlineen.

Vihje 1: Aloitus-välilehti sisältää tarvitsemasi toiminnot

Aloitus-välilehti, jossa Leikkaa-, Kopioi-, Liitä- ja Liitä muotoilu -painikkeet; muotoiluasetukset, kuten fontti, kohdistus ja lukumuodot; rivien tai sarakkeiden lisääminen; yhteenlasku ja lajitteleminen

Aloitus-välilehti sisältää yleisimmät painikkeet ja ominaisuudet: leikepöytäpainikkeet (kuten leikkaa, kopioi ja liitä) ja muotoiluasetukset (kuten värit, tasaus ja lukumuotoilut).

Muista katsoa Aloitus-välilehden oikea reuna. Sieltä voit lisätä rivejä ja sarakkeita, laskea lukuja yhteen ja tehdä lajitteluja.

Vihje 2: Lisää-välilehti sisältää mm. taulukko- ja kaavio-ominaisuudet.

Lisää-välilehden kautta voit lisätä esimerkiksi taulukoita, kaavioita, hyperlinkkejä jne.

Jos haluat lisätä rivejä, sarakkeita ja soluja, siirry Aloitus-välilehden oikeaan reunaan.

Lisää-välilehti, Kaaviot-valikko

Vihje 3: Tarvitsetko lomakkeen? Aloita luomalla kysely.

Jos haluat lisätä lomakkeen, jolla kerätään tietoja, luo ensin kysely OneDrivessä valitsemalla Uusi > Excel-kysely. Silloin sinulla on sekä kysely että työkirja, joka kerää tietoja kyselystä.

Uusi-valikko, Excel-kysely-komento

Vihje 4: Sarakkeiden ja rivien kiinnittäminen samalla kertaa

Jos haluat lukita sarakkeita ja rivejä samanaikaisesti, valitse solu, joka on kiinnitettävien rivien alapuolella ja kiinnitettävien sarakkeiden oikealla puolella. Valitse sitten Näytä > Kiinnitä ruudut > Kiinnitä ruudut.

Näytä-välilehti, Ruutujen kiinnittäminen -valikko, Kiinnitä ruudut -komento

Vihje 5: Voit suodattaa taulukon avulla

Jos haluat suodattaa, napsauta joitakin tietoja ja valitse sitten Lisää > Taulukko. Näin saat käyttöösi suodatuspainikkeita.

Lisää-välilehti, Taulukko-painike, Suodata-valikot

Vihje 6: Anna automaattisen summan tunnistaa alueesi, jolloin et joudu valitsemaan

Jos sinulla on lukuja peräkkäisissä soluissa, niin Automaattinen summa -painike Summa-painike auttaa. Se tunnistaa yhteenlaskettavan alueen automaattisesti. Tässä esimerkissä se on havainnut, että yhteenlaskettavat solut ovat C2–C7. Toisin kuin Sheetsissä, sinun ei tarvitse kirjoittaa soluviittauksia.

Automaattinen summa -painikkeen automaattisesti havaitsema solualue

Vihje 7: Offline-tilassa työskenteleminen

Aivan kuin Drive-sovellus, OneDrive-sovellus synkronoi tiedostot tietokoneeseen. Avaa Resurssienhallintai tai Mac Finder, niin näet OneDrive-kansion vasemmalla. Kopioi tiedostot tähän kansioon, siirrä ne ja niin edelleen. Jos katkaiset yhteyden Internetiin, voit avata ja muokata näitä tiedostoja offline-tilassa. Kun muodostat yhteyden uudelleen, ne synkronoidaan OneDriveen.

Resurssienhallinta, OneDrive-kansio, Excel-tiedostoja

Ohjeita Kerro-toiminnon käyttöön

  1. Valitse Kerro, mitä haluat tehdä näytön yläreunassa.

  2. Kirjoita, mitä haluat tehdä.

    Kirjoita esimerkiksi kiinnitä, niin saat lisätietoa siitä, miten voit lukita rivejä tai sarakkeita lukitsemalla ruutuja.

Ohjeiden hakemisen tai etsimisen komennot
Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×