SharePoint-sivuston sisällön suunnitteleminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun sivuston sisällön loogisesti järjestetään ja helposti etsittävä-, sitä on helpompi ylläpitää ja hallinta ja sivuston käyttäjät voivat tuottavuutta. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja tai sivuston omistajana voit suunnitella sivuston yrityksen määrittäminen ennen sivuston luomisessa. Tässä artikkelissa tutustumme

Millaisia sivustoja tarvitaan?

Sen mukaan, koon tai organisaation ja sisältöä, jota aiot käyttää sivuston äänenvoimakkuuden haluat ehkä luoda alisivustoja tärkeimmät sivuston sisällön järjestämistä varten. Lisätietoja sivustojen luomisesta on artikkelissa sivuston luominen.

Sivustohierarkiakaavio

Monella mahdollista voit järjestää alisivustot. On joitakin esimerkkejä:

  • ryhmän tai osaston mukaan

  • sisältöluokan mukaan

  • projektin mukaan

  • asiakkaan mukaan

  • käyttöoikeustason tai luottamuksellisuuden mukaan. (Jos esimerkiksi tiettyjen tietojen käyttöä on rajoitettava, voit sijoittaa tällaiset tiedot omaan sivustoonsa.)

Ennen kuin alat luoda sivustoja, mieti, miten monta sivustoa tarvitset ja minkä logiikan mukaan haluat ne järjestää. Suunnittelussa voit käyttää apuna sivustohierarkiaa kuvaavaa kaaviota. Voit luonnostella kaavion nopeasti paperille tai luonnoslehtiöön, mutta voit myös luoda perusteellisemman kaavion käyttämällä jotakin Microsoft Wordissa tai Microsoft PowerPointissa SmartArt-objekteina olevista hierarkiamuodoista. Näin saat kaavion, jonka voit tallentaa myöhempää käyttöä varten ja jota voit muokata tarpeen mukaan.

Pohdi myös kunkin sivuston käyttötarkoitusta tai tehtävää. Näin voit määrittää, mitä sivustomalleja haluat käyttää, kun luot uusia sivustoja. SharePoint Online sisältää runsaasti erilaisia sivustomalleja, joista voit valita sopivan uutta sivustoa varten. Valitsemalla tiettyyn tarkoitukseen soveltuvan sivustomallin autat käyttäjiä pääsemään tehokkaasti alkuun työssään. Jos haluat esimerkiksi luoda sivuston, jossa ryhmän jäsenet voivat säännöllisesti jakaa mielenkiintoisia uutisia tai ideoita, valitse blogisivustomalli, koska se on tarkoitettu juuri tällaiseen viestintään.

Esimerkkejä SharePoint-sivustomallit ovat seuraavat:

  • Ryhmäsivusto

  • Blogi

  • Projektisivusto

  • Yhteisön sivusto

Lisätietoja sivustomalleista on artikkelissa Using mallien avulla voit luoda erilaisia SharePoint-sivustoja.

Millaista sisältöä sivustoissa tarvitaan?

Kun olet päättänyt, kuinka monta sivustoa ja minkä tyyppisiä sivustoja haluat luoda, kannattaa suunnitella, millaista sisältöä sivustoihin tallennetaan. Määritä suunnittelun yhteydessä seuraavat seikat:

  • Millaisia luetteloita, kirjastoja, tai sivut haluat luoda sivustoihin sisällön järjestämiseksi.    Kirjastojen avulla voidaan tallentaa asiakirjoja ja muita tiedostoja, vaikka luettelot voivat olla hyödyllisiä tehtäviä tai ongelmat seurannassa. Sivut ovat yksittäisissä kohteissa hallitakseen sivuston, jossa voit näyttää sisältöä, sovellusten tai linkkejä.

  • Millaisia sovellukset, jotka haluat sisällyttää    SharePoint Online sisältää valmiiden sovellusten, kuten tiedostokirjastoja ja luetteloita, mutta voit myös luoda omia sovelluksia tai ostaminen SharePoint-kaupan kolmansien osapuolien sovellukset.

  • Haluat luoda sisältötyypit    Sisältötyyppien ohjeita siitä, miten käsittelemään ja seurata tietyntyyppiset sisällöt mukauttaminen.

Tällainen suunnittelu (erityisesti sisältötyyppien suunnittelu) hoidetaan usein organisaatiossa keskitetysti, mutta yksittäisten sivustojen omistajia kannattaa silti kehottaa ottamaan nämä seikat huomioon, kun he tekevät mukautuksia sivustoihin.

Minkä tyyppisiä sovelluksia haluat lisätä?

Sisältötyyppien lisäksi sinun kannattaa pohtia myös sitä, minkä muun tyyppisiä tietoja sivustoihin on määrä tallentaa, tai minkä tyyppisiä tehtäviä organisaatioon kuuluvat käyttäjät haluavat hallita sivustoissa. Näin voit suunnitella, millaisia sovelluksia perustettaviin sivustoihin kannattaa lisätä. Jos esimerkiksi haluat paikan tiedostojen tallentamista varten, voit lisätä sivustoon tiedostokirjaston. Jos haluat seurata tärkeitä päivämääriä, voit lisätä kalenterin.

Kaikkia sovelluksia ei tarvitse lisätä heti, jos niitä tarvitaan vasta myöhemmin. Sivustojen omistajat voivat lisätä uusia sovelluksia tai poistaa sovelluksia yrityksen tarpeiden muuttuessa. Suunnittelemalla kuitenkin etukäteen, miten haluat mukauttaa sivustojen sisältöä, voit varmistaa, että sivustoista on välittömästi hyötyä käyttäjille.

SharePoint Online sisältää valmiita sovelluksia, joista on hyötyä erilaisissa liiketoimintatarkoituksissa tiedostojen tallentamisesta ja hallinnasta projektien hallintaan ja seurantaan sekä viestintään. Voit lisätä sivustoon useita samantyyppisiä sovelluksia. Voit myös ostaa ja lisätä sivustoon kolmansien osapuolten sovelluksia SharePoint Storesta.

Lisätietoja on artikkeleissa Sovelluksen lisääminen sivustoon ja Sovelluksen ostaminen SharePoint Storesta.

Tarvitseeko sisältötyypit määrittää?

Sisältötyypeillä sivustojen omistajat voivat nopeasti luoda tietynlaista sisältöä käyttämällä luettelossa tai kirjastossa olevaa Uusi kohde- tai Uusi asiakirja ‑komentoa. Sisältötyypeistä on hyötyä myös siinä mielessä, että niillä sivustojen omistajat voivat varmistaa sisällön yhdenmukaisuuden eri sivustoissa. Sisältötyyppien ansiosta yksittäinen luettelo tai kirjasto voi lisäksi sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä. Sivustojen omistajat voivat sivuston, luettelon tai kirjaston sisältötyyppejä määrittäessään määrittää etukäteen joitakin sisältöä koskevia tietoja.

Sivustojen omistajat voivat määrittää sisältötyyppejä luettelokohteille, tiedostoille tai kansioille.

Sisältötyypit kannattaa määrittää sisällölle, joka täyttää jonkin seuraavista ehdoista:

Jos tämä pitää paikkansa:

Sisältötyypeistä voi olla hyötyä seuraavasti:

Organisaatiolla on tietyntyyppisiä, muotoilultaan tai tarkoitukseltaan samanlaisia tiedostoja, joiden haluat olevan yhdenmukaisia koko organisaatiossa.

Määritä tämäntyyppisten tiedostojen sivuston sisältötyypit ryhmäsivustotasolla, jotta sisältötyypit ovat käytettävissä ryhmäsivuston kaikissa alisivustoissa. Näin kaikki organisaatioon kuuluvat käyttäjät luovat tällaiset tiedostot yhdenmukaisesti.

Organisaatiolla on tiettyjä malleja, joita käyttäjien on käytettävä tietyntyyppisissä tiedostoissa.

Lisää nämä tiedostomallit niihin liittyviin sisältötyyppeihin, jotta kaikki kustakin sisältötyypistä luodut uudet tiedostot ovat oman mallinsa mukaisia.

Haluat seurata tiettyjä tietoja määrätyn tyyppisissä tiedostoissa tai kohteissa.

Lisää sisältötyyppiin sarakkeita, joilla näitä tietoja seurataan. Jos jotkin tiedot ovat erittäin tärkeitä, voit määrittää niiden sarakkeet pakollisiksi. Voit sisältötyyppiä määrittäessäsi myös antaa tietyille sarakkeille oletusarvot.

Tietyntyyppiset tiedostot käsitellään tai tarkistetaan aina määrätyn liiketoimintaprosessin mukaisesti.

Tietyille sisältötyypeille kannattaa ehkä määrittää työnkulkuja. Niillä voit hallita liiketoimintaprosesseja, kuten tiedostojen tarkistamista tai hyväksymistä.

Kun olet päättänyt, minkälaiselle sisällölle kannattaa luoda sisältötyypit, mieti, miten laajasti haluat sisältötyyppien olevan käytössä. Jos määrität sivuston sisältötyyppejä ryhmäsivustotasolla, ne ovat käytettävissä ryhmäsivuston kaikkien alisivustojen luetteloissa ja kirjastoissa. Yksittäisten sivustojen omistajat voivat myös määrittää omiin sivustoihinsa sisältötyyppejä, mutta ne ovat käytettävissä vain kyseisen sivuston ja sen alisivustojen luetteloissa ja kirjastoissa.

Kun määrität sisältötyyppejä, voi olla hyödyllistä luoda laskentataulukko tai tavallinen taulukko mukaan liitettävistä tiedoista. Voit esimerkiksi luoda ensin seuraavanlaisen perustaulukon ja mukauttaa sitä lisäämällä siihen tietoja, joita haluat seurata, kuten sivustot tai ryhmät, jotka käyttävät kyseisiä sisältötyyppejä:

Uusi sisältötyyppi

Pääsisältötyyppi

Sarakkeet

Tiedostomalli

Työnkulut

Määritä luotavan sisältötyypin nimi.

Määritä pääsisältötyyppi, josta sisältötyyppi luodaan.

Määritä uusi tai aiemmin luotu sarake, jonka haluat lisätä sisältötyyppiin.

Määritä, liitetäänkö sisältötyyppiin jokin tiedostomalli.

Määritä, liitetäänkö sisältötyyppiin työnkulkuja.

Lisätietoja sisältötyyppien käsittelemisestä on artikkelissa Sisältötyypin luominen tai mukauttaminen.

Miten käyttäjien on tarkoitus etsiä ja käyttää sisältöä?

Suunnittele ensin, miten sivuston käyttäjät voivat etsiä ja käyttää SharePoint Online ‑sivustojen sisältöä. Suunnitelman avulla voit helposti päättää, miten määrität ryhmäsivuston ja sen alisivustojen siirtymisnäkymän ja hakutoiminnon.

Mitä sivustoja haluat sisällyttää yleiseen siirtymisnäkymään?

Kun suunnittelet siirtymisnäkymää, kannattaa luoda kaavio sivustohierarkian sivustoista. Jos olet luonut kaavion jo sivustojen suunnittelun aikana, voit tarkastella ja muokata sitä. Liitä mukaan kaikki ryhmäsivuston alisivustot. Voit liittää mukaan myös ryhmäsivustossa ja sen alisivustoissa olevat tärkeät luettelot tai kirjastot. Näin voit kätevästi määrittää tärkeät kohteet ja sijainnit, joita käyttäjät todennäköisesti etsivät ryhmäsivuston kotisivulta.

Sivuston yläsiirtymispalkissa on yleinen siirtymisnäkymä.

Ensimmäiset linkit yhden valittuna.

Jokaisessa sivustossa on oletusarvoisesti oma yläsiirtymispalkki, mutta voit määrittää sivustot perimään pääsivuston yläsiirtymispalkin niin, että siirtymisnäkymä on samanlainen kaikissa sivustoissa. Voit määrittää, mitkä sivustot näkyvät yläsiirtymispalkissa. Voit myös sisällyttää siihen linkkejä haluamiisi URL-osoitteisiin esimerkiksi siinä tapauksessa, että haluat liittää sivuston siirtymisrakenteeseen linkkejä ulkoisiin resursseihin. Lisätietoja yläsiirtymispalkin mukauttamisesta on ohjeessa Ryhmäsivuston siirtymisrakenteen mukauttaminen.

Jos ryhmäsivustossa on useita alisivustoja, niitä kaikkia ei ehkä kannata näyttää ylälinkkipalkissa, jotta sivuston käyttäjät eivät menisi sekaisin niissä. Huolehdi kuitenkin siitä, että tärkeät sivustot ja sisältö ovat selkeästi näkyvissä. Sivustohierarkiakaaviosta tunnistat helposti tärkeät sivustot, joiden haluat näkyvän yleisessä siirtymisnäkymässä.

Miten käyttäjät siirtyvät sivustoissa?

Yläsiirtymispalkin lisäksi sivustojen vasemmassa reunassa on pikakäynnistykseksi kutsuttu siirtymiselementti.

Pikakäynnistyksessä näkyy yleensä nykyiseen sivustoon liittyviä linkkejä. Sen avulla voi myös korostaa tärkeintä sisältöä. Kun luot uuden luettelon tai kirjaston, pikakäynnistyksen Viimeisimmät-kohtaan ilmestyy automaattisesti uusi linkki. Viimeisimmät-osassa näkyy vain viisi uusinta linkkiä.

Pikakäynnistyksen Viimeisimmät-linkki näyttää hiljattain luodut sivut, luettelot ja kirjastot.

Voit mukauttaa pikakäynnistyksen, luetteloita ja kirjastoja sivuston linkkien lisääminen ja poistaminen. Voit myös ryhmän mukautetut otsikot-kohdan linkkejä. Jos valitset kaikki alisivustot perivät Yleinen siirtymisnäkymä-jälkeen se on tärkeää sivuston omistajat voivat pikakäynnistyksessä siirtymisrakenteen mukauttaminen, koska se on ensisijainen tapa käyttäjät etsii sisältöä sivustossa tarkastellessaan sitä. Jos päätät, että Yleinen siirtymisnäkymä perivät ryhmäsivustoon alisivustoja ei, käyttäjät voi käyttää ylälinkkipalkissa ja pikakäynnistyksessä alisivuston sen sisällön. Saat lisätietoja muokkaamisesta pikakäynnistyspalkissa linkit ryhmäsivuston siirtymisrakenteen mukauttaminen.

Sivun alkuun

Mitä hakutoiminnon suunnittelussa tulisi ottaa huomioon?

Paras keino motivoida käyttäjät käyttämään SharePoint Onlinea on tarjota tarvittavat tiedot helposti etsittävässä muodossa. Voit parantaa sisällön haettavuutta käyttämällä sisältötyyppien kaltaisia sisältöominaisuuksia tai lisäämällä metatietosarakkeita luetteloihin ja kirjastoihin.

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojat ja sivuston järjestelmänvalvojat voivat mukauttaa käyttäjien hakukokemusta tekemällä hakuun liittyviä määrityksiä.

Toiminto

Ohjeaihe

Voit mukauttaa hakutulosten tyylejä ja asetuksia muokkaamalla hakukeskusta ja hakukeskuksen sivujen verkko-osia.

Hakukeskuksen hallinta SharePoint Onlinessa

Voit luoda kyselysääntöjä, jotka parantavat hakujen tarkoituksenmukaisuutta.

Kyselysääntöjen hallinta

Voit mukauttaa hakujen hakutulosten lähteitä.

Tuloslähteiden hallinta

Voit tarkastella, luoda ja muuttaa hallittuja ominaisuuksia sekä yhdistää indeksoituja ominaisuuksia hallittuihin ominaisuuksiin.

Hakurakenteen hallinta SharePoint Onlinessa

Voit viedä ja tuoda mukautettuja hakumääritysten asetuksia sivustojen välillä. Tuotavia ja vietäviä asetuksia ovat esimerkiksi kaikki mukautetut hakusäännöt, hakutulosten lähteet, tulostyypit, luokitusmallit ja sivuston hakuasetukset.

Mukautettujen haun kokoonpanoasetusten vieminen ja tuominen

Sisällön käytettävyys hakutoiminnossa

Search-palvelu on varattu indeksoinnin SharePoint Online-sisällön viiden minuutin välein. Kun kohde on lisätty SharePoint Online-sivustoon, ole tietyn ajan ennen sen indeksoitu ja hakutulosten määrää. Nykyisen käyttäjän toiminnot vaihtelee on aikaa. Tehtävät, kuten sivuston siirron, päivitys ja ylläpito suurentaa indeksoinnin myyntijakso kuormitus. Uusi sisältökohteiden yleensä pitäisi näkyä hakutuloksissa tunnin kuluessa.

Miten käyttäjät käsittelevät sisältöä?

Pohtimalla seuraavia sisällön käyttöön liittyviä kysymyksiä, voit selvittää miten tietyt sivustot, luettelot tai kirjastot tulisi määrittää ja mitä ominaisuuksia sivuston käyttäjät saattavat tarvita.

Kysymyksiä:

Sisällön määrittämisessä huomioon otettavia seikkoja:

Haluatko seurata tietyntyyppisten tiedostojen tai luettelokohteiden eri versioita?

  • Mieti, kannattaisiko näiden luetteloiden tai kirjastojen versiotiedot ottaa käyttöön.

  • Mieti, täytyykö tiedostot tai kohteet kuitata ulos muokattaviksi.

Onko sivuston käyttäjien käsiteltävä tietyntyyppisiä tiedostoja yhdessä tai samanaikaisesti?

  • Mieti, kannattaisiko tiettyjen kirjastojen yhteiskäyttö ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat käsitellä tiedostoja samanaikaisesti.

Tarvitseeko tietyntyyppiset sisällöt hyväksyä, ennen kuin ne tulevat yleiseen käyttöön?

  • Mieti, kannattaisiko kirjastoissa ottaa käyttöön sisällön hyväksyntä tai voisiko hyväksymisen hallintaan käyttää työnkulkuja.

Liittyvätkö tietyntyyppiset tiedostot tiettyihin liiketoimintaprosesseihin tai työnkulkuihin?

  • Mieti, kannattaisiko näihin tiedostoihin liittyville sisältötyypeille tai tiedostojen sijaintina käytettäville kirjastoille luoda tai määrittää työnkulkuja.

Suoritetaanko tai hallintaanko prosesseja luetteloiden avulla?

  • Mieti, kannattaisiko prosesseille (esimerkiksi kohteiden seurannalle ja hallinnalle) luoda tai määrittää luettelopohjaisia työnkulkuja.

Onko sivustoissa luottamuksellista sisältöä, jonka käyttöä on rajoitettava?

  • Mieti, kannattaisiko luottamukselliselle sisällölle luoda omat sivustot tai kirjastot, joilla on yksilölliset käyttöoikeudet.

  • Mieti, kannattaisiko ottaa käyttöön kohdetason oikeudet, jos rajoitettavaa sisältöä on vain vähän.

  • Mieti, voisiko näytettävän sisällön kohdentaa käyttäjäryhmien mukaan.

  • Mieti, pitäisikö tietyt luettelot tai kirjastot sulkea pois hakuindeksoinnista.

Tarvitseeko käyttäjille lähettää päivityksiä sisältöön tehdyistä muutoksista?

  • Mieti, kannattaisiko RSS-syötteet ottaa käyttöön tärkeimmille luetteloille ja kirjastoille.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×