SharePoint-sivuston ominaisuuksien esittely

Sovellus

Microsoft Windows Server™ 2003:n Microsoft Windows® SharePoint® Services -tekniikka

Työryhmäsi on ehkä hiljattain saanut oman Microsoft Windows SharePoint Services-pohjaisen Web-sivuston. Mutta kuinka yhteiskäyttö aloitetaan ja kuinka tietoja jaetaan työryhmän jäsenten kesken? Tämä artikkeli auttaa sinut alkuun esittelemällä Windows SharePoint Services-pohjaisen Web-sivuston ominaisuudet ja mahdollisuudet. Artikkelissa käydään läpi kunkin ominaisuuden perusteet ja niiden sijainnit sivustossa.

Tässä artikkelissa keskitytään ryhmäsivustomalliin, joka on Windows SharePoint Services:n oletussivustomalli. Ryhmän sivustossa työryhmät voivat luoda, järjestää ja jakaa tietoja nopeasti ja helposti. Sivustossa on asiakirjakirjasto sekä tiettyjä perusluetteloita, kuten Ilmoitukset, Tapahtumat, Yhteystiedot ja Linkit.

Huomautus:  Tämän artikkelin Kokeile itse -osissa neuvotaan, missä ryhmän sivuston sijainnissa ominaisuus on käytettävissä. Pääset alkuun kunkin ominaisuuden käytössä noudattamalla Kokeile itse -ohjeita, ja kunkin ominaisuuden täydelliset ohjeet ovat käytettävissä Windows SharePoint Services -ohjeessa. Voit avata sen napsauttamalla Ohje-linkkiä, joka on käytettävissä jokaisessa ryhmän sivuston sivussa.

Tämän artikkelin ohjeissa käsitellään kahta SharePoint-sivustojen käyttöliittymäelementtiä, jotka eivät välttämättä ole entuudestaan tuttuja. Ne ovat pikakäynnistyspalkki ja luettelon työkalurivi. Pikakäynnistyspalkissa on hyperlinkkejä tiettyihin ryhmän sivuston osiin.

Pikakäynnistyspalkki

Luettelon työkalurivissä on hyperlinkkejä sivuihin, joissa on lomakkeita luetteloiden, asiakirjakirjaston ja keskustelualueen kohteiden lisäämistä sekä muokkaamista varten.

Luettelon työkalurivi

Tietojen hallinta

SharePoint-sivustot soveltuvat mainiosti tietojen säilyttämiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tapahtumakalenterit, yhteystiedot, Web-linkit, keskustelut, seurantakohteet ja ilmoitukset. Lukuisten valmiiden luetteloiden lisäksi käyttäjä voi luoda myös työryhmän omien tarpeiden mukaisia mukautettuja luetteloita.

Yhteystietoluettelo

Yhteystietoluettelo helpottaa kommunikointia työtovereiden kanssa. Voit lisätä siihen nimiä ja yhteystietoja (kuten puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja katuosoitteita) kaikkien työryhmän jäsenten käyttöön. Voit myös halutessasi kopioida osoitteiston yhteystiedot yhteystietoluetteloon (edellyttää Windows SharePoint Services -yhteensopivan osoitteisto-ohjelman, kuten Microsoft Office Outlook® 2003:n tai Microsoft Internet Explorer 4.0:n tai uudemman, käyttämistä ). Voit niin ikään kopioida tai linkittää yhteystietoluettelon yhteystiedot osoitteistoon.

Yhteystietoluettelo

Kokeile itse: Ryhmän sivustossa on valmis Yhteystiedot-luettelo. Tarkastele luetteloa valitsemalla pikakäynnistyspalkista Yhteystiedot. Voit lisätä uuden yhteystiedon Yhteystiedot-luetteloon valitsemalla luettelon työkaluriviltä Uusi kohde.

Huomautus: Kaikki sivuston luettelot löytyvät myös valitsemalla yläosan linkkipalkista Asiakirjat ja luettelot.

Linkit-luettelo

Linkit-luetteloon voit lisätä ryhmää kiinnostavien Web-sivujen hyperlinkkejä.

Linkit-luettelo

Kokeile itse: Ryhmän sivustossa on valmis Linkit-luettelo, ja luettelon näkymä on käytettävissä sivuston kotisivulla. Voit lisätä uuden linkin valitsemalla Lisää uusi linkki.

Luettelot ja laskentataulukot

Jos tiedot ovat laskentataulukossa luettelomuodossa, voit määrittää haluamasi solualueen luetteloksi sivustoon. Windows SharePoint Services tuo tiedot laskentataulukosta ja näyttää ne samalla tavalla kuin valmiitkin luettelot; sarakkeissa, jonka tietoja työryhmän jäsenet voivat suodattaa sekä lajitella ja jossa on komentoja kohteiden lisäämistä, muokkaamista sekä poistamista varten. Tietojen tuominen laskentataulukosta edellyttää, että asennettuna on Windows SharePoint Services yhteensopiva laskentataulukko-ohjelma, kuten Microsoft Office Excel 2003, sekä Internet Explorer 5 tai uudempi.

Jos asennettuna on Windows SharePoint Services -yhteensopiva tuottavuusohjelma, kuten Microsoft Office Professional Edition 2003, voit tarkastella ja käyttää ryhmän sivuston luetteloita taulukkonäkymässä. Taulukkonäkymässä voit lisätä, poistaa ja päivittää luettelon kohteita yhtä nopeasti kuin laskentataulukko-ohjelmassakin, eikä erillistä ohjelmaa tarvita.

Kokeile itse: Valitse yläosan linkkipalkista Luo. Valitse Luo sivu -sivulla Tuo laskentataulukko. Voit tarkastella luetteloa taulukkonäkymässä valitsemalla luettelosivulta Muokkaa taulukkonäkymässä.

Mukautetut luettelot

Windows SharePoint Services -pohjaisissa ryhmän sivustoissa on valikoima luetteloita, joiden avulla voit jakaa tavallisia tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tehtävät, yhteystiedot ja ilmoitukset. Jos valmiiden luetteloiden joukosta ei kuitenkaan löydy sopivaa, voit luoda omia tietojasi varten mukautetun luettelon.

Kokeile itse: Mukautettu luettelo luodaan kahdessa vaiheessa. Valitse ensin yläosan linkkipalkista Luo ja valitse Mukautettu luettelo. Kun luettelo on luotu, voit lisätä siihen sarakkeita. Valitse Muokkaa asetuksia ja sarakkeita sivulta, jossa luettelo näkyy. Lisää sarakkeet valitsemalla Mukauta-sivun Sarakkeet-osassa Lisää uusi sarake.

Tiedostojen jakaminen

Windows SharePoint Services -tekniikan ansiosta ryhmän sivustoa voi käyttää asiakirjojen säilyttämiseen ja noutamiseen. Käytettävissä ovat asiakirjojen sisään- ja uloskuittaamistoiminnot, versiohistoria, mukautetut ominaisuudet sekä joustavat mukautettavat näkymät. Työryhmän jäsenten on helppo etsiä ja jakaa asiakirjoja ja muita tiedostoja.

Asiakirjakirjastot

Asiakirjakirjastot ovat tiedostokokoelmia, joita voi jakaa työryhmän jäsenten kesken. Voit esimerkiksi luoda asiakirjakirjaston tietyn projektin asiakirjoja varten. Asiakirjakirjastoon voi tallentaa kaikentyyppisiä tiedostoja.

Asiakirjakirjastot

Windows SharePoint Services -tekniikan avulla käyttäjät voivat tehdä hakuja siten, että hakukohteena on koko Web-sivuston sisältö, mukaan lukien asiakirjakirjastojen asiakirjat. Jos palvelimessa on hakuvalmiudet, hakuruutu on käytettävissä sivuston kotisivulla ja luettelonäkymäsivuilla.

Huomautus: Hakutoiminnot ovat käytettävissä vain, kun Windows SharePoint Services -tekniikkaa käytetään yhdessä Microsoft SQL Server 2000:n kanssa. Jos Web-palvelin käyttää Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engineä (Windows) (WMSDE), hakutoiminnot eivät ole käytettävissä. Jos et ole varma hakutoimintojen käytettävyydestä, käänny palvelimen järjestelmänvalvojan puoleen.

Kokeile itse: Ryhmän sivustossa on valmis asiakirjakirjasto nimeltään Jaetut asiakirjat, joka näkyy sekä pikakäynnistyspalkissa että Asiakirjat ja luettelot -sivulla. Voit lisätä asiakirjan avaamalla asiakirjakirjaston, valitsemalla Lataa asiakirja palvelimeen ja etsimällä lisättävän asiakirjan. Jos käytössä on Windows SharePoint Services -yhteensopiva asiakasohjelma, kuten Microsoft Office Word 2003, tiedostot voi tallentaa asiakirjakirjastoon asiakasohjelmasta.

Kuvakirjastot

Kuvakirjastot ovat yksinkertainen tapa jakaa ja järjestää digitaalisessa muodossa olevia kuvia. Organisaatio voi esimerkiksi luoda kuvakirjaston graafista markkinointiaineistoa varten. Tällöin työryhmän jäsenillä on käytettävissään yksi keskitetty sijainti, jossa he voivat tarkastella, jakaa, muokata ja ladata yritysten logoja sekä muuta markkinointiaineistoa. 

Kokeile itse: Luo kuvakirjasto valitsemalla yläosan linkkipalkista Luo ja valitsemalla Kuvakirjasto. Voit lisätä kuvakirjastoon kuvan avaamalla kuvakirjaston, valitsemalla Lisää kuva ja etsimällä lisättävän kuvan.

Yhteiskäyttö

Työryhmä voi viedä yhteistyön entistä pidemmälle Windows SharePoint Services-tekniikkaa hyödyntämällä. Työtilasivustojen luominen tietojen jakamista ja hallintaa varten on sangen helppoa. Työryhmän jäsenet voivat pitää yhteyttä ja parantaa tuottavuutta ketjutettujen keskustelujen, tutkimusten, jaettujen kalenterien, tehtäväluetteloiden sekä muiden yhteiskäyttöominaisuuksien avulla.

Ilmoitukset-luettelot

Ilmoitukset-luettelossa käyttäjät voivat julkaista uutisia ja tilatietoja sekä muita työryhmää koskevia tiedonantoja. Ilmoitukselle voi määrittää vanhenemispäivämäärän.

Ilmoitukset-luettelo

Kokeile itse: Ryhmän sivustossa on valmis Ilmoitukset-luettelo, ja luettelon näkymä on käytettävissä sivuston kotisivulla. Voit lisätä uuden linkin valitsemalla Lisää uusi ilmoitus.

Tapahtumat-luettelot

Tapahtumaluettelossa voit julkaista työryhmälle tärkeitä päivämääriä. Tapahtumaluettelon tapahtumia voi kopioida ja linkittää Windows SharePoint Services-yhteensopivaan kalenteriohjelmaan. Tällainen kalenteriohjelma on esimerkiksi Microsoft Office Outlook 2003.

Kokeile itse: Ryhmän sivustossa on valmis Tapahtumat-luettelo, ja luettelon näkymä on käytettävissä sivuston kotisivulla. Voit lisätä uuden linkin valitsemalla Lisää uusi tapahtuma.

Tehtävä-luettelot

Tehtäväluettelossa voit määrittää työryhmän jäsenille tehtäviä, määrittää niiden määräpäivän ja prioriteetin sekä lisätä tehtävien tilaa ja etenemistä koskevia tietoja. Käyttäjä voi halutessaan tarkastella kaikkia tehtäviä tai vain tiettyjä tehtäviä, esimerkiksi sellaisia, jotka on määritetty nimenomaan hänelle.

Kokeile itse: Ryhmän sivustossa on valmis Tehtävät-luettelo. Tarkastele luetteloa valitsemalla pikakäynnistyspalkista Tehtävät. Voit lisätä luetteloon uuden tehtävän valitsemalla luettelon työkaluriviltä Uusi kohde. Jos haluat tarkastella vain sinulle määritettyjä tehtäviä, valitse Tehtävät-luettelossa Suodata ja valitse oma nimesi Vastuuhenkilö-kentästä.

Keskustelualueet

Keskustelualueissa ryhmän jäsenet voivat keskustella heitä kiinnostavista asioista. Voit esimerkiksi luoda keskustelualueen, jossa jäsenet voivat ehdottaa yhteisiä menoja tai tapahtumia ja keskustella niistä. Kukin keskustelualue näkyy sivulla, jossa on painikkeet uuden keskustelun aloittamista, keskustelujen lajittelemista ja suodattamista, keskustelualuenäkymän vaihtamista sekä keskustelualueen ulkoasun muuttamista varten.

Kokeile itse: Ryhmän sivustossa on valmis keskustelualue nimeltään Yleinen keskustelu, joka näkyy sekä pikakäynnistyspalkissa että Asiakirjat ja luettelot -sivulla. Voit aloittaa uuden keskustelun valitsemalla Yleinen keskustelu -sivulta Uusi keskustelu.

Tutkimukset

Voit selvittää ryhmän jäsenten mielipiteitä tekemällä tutkimuksia. Tutkimuksen voi määrittää siten, että työryhmän jäsenet voivat vastata vain kerran tai useita kertoja. Tulokset voi tarvittaessa määrittää näkymään graafisesti.

Tutkimus

Kokeile itse: Luo tutkimus valitsemalla yläosan linkkipalkista Luo ja valitsemalla Tutkimus. Kirjoita tutkimuksen nimi sekä kuvaus ja ryhdy lisäämään kysymyksiä valitsemalla Seuraava.

Kokoustyötilasivustot

Kokoustyötilasivusto on yhden tai usean kokouksen tietojen ja aineiston keskittämiseen tarkoitettu Web-sivusto. Julkaise kokouksen esityslista, osallistujien nimet ja käsiteltävät asiakirjat työtilasivustossa ennen kokousta. Kokouksen aikana ja sen jälkeen voit julkaista kokouksen tulokset työtilasivustoon ja seurata tehtävien etenemistä. Voit kutsua osapuolia kokoukseen kokouspyynnöillä. Liitä kokouspyyntöön hyperlinkki työtilasivustoon, jossa kutsutut osapuolet voivat tutustua kokouksen tietoihin ja aineistoon.

Jos omalla sivustoryhmälläsi on alisivustojen luomisoikeus, voit luoda kokoustyötilasivuston. (Järjestelmänvalvojat-sivustoryhmän jäsenillä on automaattisesti alisivustojen luomisoikeus.)

Kokeile itse: Valitse yläosan linkkipalkista Luo ja valitse Luo-sivulla Sivustot ja työtilat. Kirjoita otsikko, kuvaus sekä URL-osoite ja napsauta käyttöoikeutta. Valitse Luo. Valitse Mallin valinta -sivun Malli-ruudusta Kokoustyötila.

Asiakirjatyötilasivustot

Asiakirjatyötilasivusto on SharePoint-sivusto, jossa keskitytään yhteen tai useaan asiakirjaan. Työtoverit voivat työstää asiakirjaa kätevästi yhdessä joko asiakirjatyötilasivuston kopiota tai omaa kopiotaan käyttäen. Asiakirjatyötilasivuston kopioon tallennetut muutokset voi päivittää säännöllisesti omaan kopioon. 

Jos omalla sivustoryhmälläsi on alisivustojen luomisoikeus, voit luoda asiakirjatyötilasivuston. (Järjestelmänvalvojat-sivustoryhmän jäsenillä on automaattisesti alisivustojen luomisoikeus.)

Kokeile itse: Valitse yläosan linkkipalkista Luo ja valitse Luo-sivulla Sivustot ja työtilat. Kirjoita otsikko, kuvaus sekä URL-osoite ja napsauta käyttöoikeutta. Valitse Luo. Valitse Mallin valinta -sivun Malli-ruudusta Asiakirjatyötila.

Mukauttaminen

Windows SharePoint Services -pohjaisista ryhmän sivustoista on hyötyä sellaisenaan, mutta Web-suunnittelija- tai Järjestelmänvalvojat-sivustoryhmien jäsenet voivat halutessaan mukauttaa sivustoa. He voivat muuttaa sivuston ulkoasua sekä lisätä siihen toimintoja käyttämättä muita sovelluksia sekä ilman lisäohjelmointia.

Sivut

Windows SharePoint Services -pohjaisia Web-sivustoja osaavat mukauttaa muutkin kuin Web-sivustojen suunnittelijat ja ohjelmistokehittäjät. Valmiiden Web-osaominaisuuksien avulla sivuston kotisivun ja sivustossa säilytettävien Web-osasivujen mukauttaminen käy helposti.

Web-osa on tietoyksikkömoduuli, joka muodostaa Web-osasivun perusrakenneosan. Windows SharePoint Services -pohjaista ryhmän sivustoa luotaessa käytettävissä on valikoima Web-osia, jotka tuovat näkyviin luetteloita, kuvia, tekstiä ja muuta sisältöä. Kun nämä Web-osat lisätään Web-osasivuihin ja määritetään sekä yhdistetään toisiinsa, syntyy dynaamisia tietoportaaleja, joissa tiedot on järjestetty sivuston käyttäjiä varten asiallisesti ja johdonmukaisti. Voit esimerkiksi vaihtaa sivuston kotisivun kuvan tai lisätä kotisivulle luettelonäkymän.

Kokeile itse: Valitse kotisivun Muokkaa jaettua sivua-valikosta Lisää Web-osia ja valitse Selaa. Vedä haluamasi Web-osa Web-osaluettelosta johonkin kotisivun osaan.

Omat näkymät

Web-osasivu, kuten sivuston kotisivu, on aina joko jaetussa näkymässä tai omassa näkymässä. Kun Web-osasivu on jaetussa näkymässä, kaikki käyttäjät näkevät saman sivun. Jaetussa näkymässä tekemäsi muutokset ovat niin ikään kaikkien käyttäjien nähtävissä. Omassa näkymässä Web-osasivuun tekemäsi muutokset puolestaan näkyvät ja ovat tarkoitettu vain sinulle. Omassa näkymässä voit esimerkiksi muuttaa yksittäisen Web-osan korkeutta ja leveyttä, sulkea jonkin toisen Web-osan, lisätä uuden Web-osan tai poistaa Web-osan. Kaikki nämä muutokset koskevat vain omaa sivun näkymää.

Kokeile itse: Valitse kotisivun Muokkaa jaettua sivua-valikosta Oma näkymä. Kun teet muutoksia sivuun tässä näkymässä, muutokset eivät ole muiden sivun käyttäjien nähtävissä.

Teemat

Teema koostuu yhdenmukaisista suunnitteluelementeistä, jotka vaikuttavat SharePoint-sivuston fontteihin ja värimalleihin. Sivuston teemaa muuttamalla sivustosta saa helposti ryhmän itsensä näköisen.

Valitse teema

Kokeile itse: Valitse yläosan linkkipalkista Sivuston asetukset. Valitse Sivuston asetukset -sivun Mukauttaminen-osasta Käytä teemaa sivustossa. Valitse teema Käytä teemaa Web-sivustossa-sivulta.

Ilmoitukset

Voit määrittää, että sinulle ilmoitetaan sähköpostitse, kun Web-sivuston sisältöön tulee muutoksia. Voit luoda ilmoituksia luetteloita ja kirjastoja sekä kaikkia niiden sisältämiä kohteita ja tiedostoja varten. Kun luot ilmoituksen luetteloa tai kirjastoa varten, voit määrittää seurattavien muutosten tyypin. Voit esimerkiksi määrittää palvelimen lähettämään sinulle ilmoituksen, kun kohde tai tiedosto lisätään tai poistetaan tai kun sitä muokataan. Tiedostojen ja luettelokohteiden ilmoitukset puolestaan kertovat käyttäjälle kohteen päivittämisestä tai poistamisesta. Kun kyseessä on asiakirjakirjaston asiakirja, voit määrittää palvelimen lähettämään ilmoituksen, kun Web-keskusteluun lisätään kommentteja tai kun kommentteja poistetaan tai muokataan.

Kokeile itse: Valitse minkä tahansa luettelon tai asiakirjakirjaston sivun Toimet-luettelosta Ilmoita.

Office-sovellusten hyödyntäminen

Tehokas Office 2003 -integrointi antaa tutut jokapäiväiset työkalut työryhmän jäsenten käyttöön. Seuraavassa luetellaan joitakin tapoja hyödyntää Office 2003 -ohjelmia ryhmän sivustossa:

  • asiakirjojen ja asiakirjakirjastojen tallentaminen Office Excel 2003-, Office Outlook 2003-, Microsoft Office PowerPoint® 2003-, Microsoft Office Visio® 2003- tai Office Word 2003 -ohjelmasta

  • ryhmän sivuston tietojen tarkasteleminen ja muokkaaminen Microsoft Office Access 2003 - ja Office Excel 2003 -ohjelmilla

  • Office Outlook 2003 -kalenterin ja yhteystietoluettelojen synkronoiminen ryhmän sivuston kanssa

  • asiakirjatyötilasivuston luominen Office Word 2003 -ohjelmalla.

Kokeile itse: Avaa asiakirja Office Word 2003-, Office Excel 2003-, Office PowerPoint 2003- tai Microsoft Office Visio 2003 -ohjelmassa. Valitse Työkalut-valikosta Jaettu työtila. Kirjoita Jaettu työtila -tehtäväruutuun sen Windows SharePoint Services-pohjaisen Web-sivuston Web-osoite (URL-osoite), jossa asiakirjatyötila sijaitsee, tai napsauta kyseistä Web-osoitetta. (Asiakirjatyötilan Web-sivustosta tule sivuston alisivusto, joten tämä edellyttää asiakirjatyötilasivustojen luomisoikeutta kyseiseen Web-sivustoon.) Valitse Luo.

Huomautus: Esimerkeissä esiintyvät yritykset, organisaatiot, tuotteet, toimialuenimet, sähköpostiosoitteet, logot, henkilöt, paikat ja tapahtumat ovat keksittyjä, eikä niitä pidä liittää mihinkään oikeaan yritykseen, organisaatioon, tuotteeseen, toimialuenimeen, sähköpostiosoitteeseen, logoon, henkilöön, paikkaan tai tapahtumaan.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×