SharePoint-luetteloon perustuvien Access-lomakkeiden ja -raporttien luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit käyttää niitä näkymien ja lomakkeiden ja raporttien luominen SharePoint-luettelosta. SharePoint-sivuston käyttäjät, joilla on asennettu Access 2007: ssä voit avata näiden lomakkeiden ja raporttien avulla SharePoint-luettelon Näytä -valikossa. Voit tehdä oletusnäkymän luettelo Access.

Näkymät, jotka luot käyttämällä Access 2007 on tallennettu tietokantatiedoston Windows SharePoint Services -palvelimeen. Kun avaat SharePoint-luettelon, Access käynnistää Access-näkymän, ja se näyttää lomakkeen tai raportin. Koska tietokanta on tallennettu SharePoint-sivustossa, näkymän voi avata sivuston muille käyttäjille. Käyttäjän ei tarvitse tietää sijainti tietokantatiedoston, joka sisältää Access-näkymä, jotta voit tarkastella SharePoint-sivustossa. Lisäksi käyttäjän edes tarvitse apua Käynnistä Access — tämä käsittelee automaattisesti SharePoint-sivustoon.

Huomautus: Access-näkymän luominen, käyttäminen ja muokkaaminen SharePoint-sivustossa edellyttää, että käyttäjän tietokoneeseen on asennettu Access 2007 -ohjelma.

Valitse haluamasi ohjeet

SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän luominen

Tee näkymästä oletusnäkymän SharePoint-luettelon käyttö

SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän käyttäminen

SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän muokkaaminen

SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän luominen

Kun käyttäjä luo SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän, Access käynnistyy automaattisesti. Access-ohjelmassa käyttäjä voi luoda näkymän usean eri lomake- ja raporttimallin perusteella ja mukauttaa näkymää edelleen. Näkymän voi myös julkaista SharePoint-sivustossa, jossa muiden on helppo käyttää sitä.

Huomautus: SharePoint-luetteloon perustuvan näkymän luominen edellyttää kuitenkin Windows SharePoint Services -luetteloiden hallintaoikeuksia, jotka oletusarvon mukaan sisältyvät Suunnittelija-käyttöoikeustasoon.

Tekemällä seuraavat toimet voit luoda Access-näkymän selaimeen avatun SharePoint-luettelon perusteella.

  1. Valitse SharePoint-sivustossa Näytä-valikosta Avattava valikko Luo näkymä.

  2. Valitse Luo näkymä -sivulla Access-näkymä.

    Access käynnistyy ja pyytää käyttäjää tallentamaan tietokannan paikallisen kopion. Tietokannan paikallinen kopio sisältää käyttäjän luoman uuden näkymän.

  3. Siirry Tallenna paikallinen kopio -valintaikkunassa tietokoneen kansioon, johon haluat tallentaa kopion, kirjoita paikallisen kopion nimi Tiedoston nimi -ruutuun ja valitse Tallenna.

    Access tallentaa ja avaa paikallisen kopion. Näkyviin tulee tämän jälkeen Access-näkymän luominen -valintaikkuna.

  4. Kaksoisnapsauta luotavan näkymän tyyppiä Access-näkymän luominen -valintaikkunassa.

    Access luo uuden näkymän ja avaa sen asettelunäkymässä.

  5. Voit mukauttaa uuden näkymän asettelunäkymässä tai siirtyä rakennenäkymään.

    Asettelunäkymässä näkymän ohjausobjektien (kuten selitteiden ja kenttien) kokoa voi muuttaa ja niitä voi järjestää uudelleen, mutta näkymään ei voi lisätä ohjausobjekteja. Asettelunäkymässä on eräänlainen tietojen esikatselu, josta käyttäjä näkee, miltä muutokset näyttävät lopullisessa näkymässä.

    Rakennenäkymässä näkymän ohjausobjektien kokoa voi muuttaa ja niitä voi järjestää uudelleen. Rakennenäkymässä näkymään voi myös lisätä ohjausobjekteja. Rakennenäkymässä ei kuitenkaan ole tietojen esikatselumahdollisuutta.

    Voit siirtyä vapaasti rakennenäkymästä asettelunäkymään ja päinvastoin. Jos lisäät näkymään ohjausobjekteja rakennenäkymässä, voit siirtyä sen jälkeen asettelunäkymään ja järjestää kyseiset ohjausobjektit uudelleen tietojen esikatselua hyödyntäen.

  6. Kun olet tehnyt tarvittavat mukautustoimet, valitse sanomapalkista Julkaise SharePoint-sivustoon.

    työkalurivi

    Julkaise Web-palvelimeen -valintaikkuna tulee näkyviin.

    Jos sanomapalkki ei ole näkyvissä, tuo se näkyviin tekemällä seuraavat toimet:

    • Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Sanomapalkki.

  7. Oletusarvon mukaan Access tallentaa näkymän sen SharePoint-sivuston Jaetut asiakirjat -kirjaston tietokantatiedostoon, jonka sisältämän luettelon perusteella näkymä on luotu. Tämä on useimmiten tarkoituksenmukainen sijainti, mutta voit tallentaa tietokannan myös johonkin muuhun asiakirjakirjastoon. Kirjasto valitaan Julkaise Web-palvelimeen -valintaikkunan Kohde-ruudussa. Tällä tavoin voit määrittää tarkasti käyttäjät, joilla on näkymän käyttöoikeus, sekä määrittää, että näkymää voi käyttää ainoastaan vain luku -tilassa tai muokkaustilassa. SharePoint-sivustossa voi myös olla kirjastoja nimenomaan Access-näkymien julkaisemista varten. Tällöin oikean kirjaston sijainti täytyy valita Kohde-ruudusta. 

    SharePoint-sivuston järjestelmänvalvoja voi auttaa oikean kirjaston valinnassa.

  8. Access ehdottaa tietokannalle nimeä Julkaise Web-palvelimeen -valintaikkunan Tiedoston nimi -ruudussa. Tämä nimi vastaa sen tietokannan nimeä, joka on tallennettu paikallisena kopiona. Voit halutessasi vaihtaa nimen, mutta nimiehdotusta kannattaa useimmiten käyttää. Siitä näkee, mikä paikallinen tietokanta vastaa SharePoint-sivustoon julkaistua tietokantaa. 

  9. Tallenna tietokanta SharePoint-sivustoon valitsemalla Julkaise.

Sivun alkuun

Tee näkymästä oletusnäkymän SharePoint-luettelon käyttö

Kun teet SharePoint-luettelon oletusnäkymän Access, Access-näkymän avautuu automaattisesti kun käyttäjä avaa luettelon, jos kyseiset käyttäjät voivat käyttää tietokoneisiin.

Tärkeää: Jos teet Access-näkymän Oletusnäkymä-luettelosta käyttäjät, joilla ei ole asennettu Access 2007: n ei voi käyttää luettelossa.

  1. SharePoint-luetteloon on avoinna, valitse asetukset -valikko Valitse Luetteloasetukset.

  2. Valitse Luetteloasetukset -sivun näkymät, Access-näkymä, jonka haluat tehdä oletusnäkymän nimi.

  3. Valitse Muokkaa näkymää -sivulla Valitse Tee tästä oletusnäkymä ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän käyttäminen

SharePoint-luetteloon perustuvaa Access-näkymää käytetään valitsemalla se luettelon Näytä-valikosta.

  • Valitse Access-näkymän nimi Näytä-valikosta Avattava valikko . Access käynnistyy ja avaa näkymän vain luku -tilassa.

    Vain luku -tilassa voit tehdä muutoksia näkymän tietoihin, mutta et näkymän rakenteeseen. Jos haluat muuttaa näkymän rakennetta, tutustu tämän artikkelin seuraavaan kohtaan SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän muokkaaminen.

Sivun alkuun

SharePoint-luetteloon perustuvan Access-näkymän muokkaaminen

Access-näkymän rakennetta muokataan tallentamalla sen tietokannan paikallinen kopio, joka sisältää Access-näkymän, ja tekemällä sitten tarvittavat muutokset. Tämän jälkeen voit käyttää näkymän paikallista kopiota tai julkaista uuden näkymän. Näkymän julkaiseminen edellyttää kuitenkin tiettyjä SharePoint-sivuston käyttöoikeuksia.

Huomautus: Access-näkymän paikallista kopiota voi muokata Windows SharePoint Services -käyttöoikeustasosta riippumatta. Muokatun näkymän julkaiseminen SharePoint-sivustoon edellyttää kuitenkin Windows SharePoint Services -luetteloiden hallintaoikeuksia, jotka oletusarvon mukaan sisältyvät Suunnittelija-käyttöoikeustasoon. Jos olet aiemmin luonut Access-näkymän, sinulla pitäisi olla luetteloiden hallintaoikeudet. Jos et ole varma oikeuksistasi, ota yhteys SharePoint-sivuston järjestelmänvalvojaan ja selvitä käyttöoikeustilanteesi.

  1. Pidä Access-näkymä avoinna ja valitse sanomapalkista Tallenna nimellä.

    Sanomapalkin Tallenna nimellä -painike

    Huomautus: Jos sanomapalkki ei ole näkyvissä, tuo se näkyviin tekemällä seuraavat toimet:

    • Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Sanomapalkki.

  2. Valitse Kyllä, kun Access kehottaa sulkemaan näkymän ja kaikki muut avoimet objektit.

    Tallenna nimellä -valintaikkuna tulee näkyviin.

  3. Määritä Tallenna nimellä -ruutuun sijainti, johon haluat tallentaa paikallisen kopion, kirjoita paikallisen kopion nimi Tiedoston nimi -ruutuun ja valitse Tallenna.

    Access tallentaa tietokannan paikallisen kopion ja avaa sen.

  4. Tee jompikumpi seuraavista toimista:

    • Muuta näkymän asettelua lisäämättä uusia ohjausobjekteja napsauttamalla näkymää siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Asettelunäkymä.

      Asettelunäkymässä näkymän ohjausobjektien (kuten selitteiden ja kenttien) kokoa voi muuttaa ja niitä voi järjestää uudelleen, mutta näkymään ei voi lisätä ohjausobjekteja. Asettelunäkymässä on eräänlainen tietojen esikatselu, josta käyttäjä näkee, miltä muutokset näyttävät lopullisessa näkymässä.

    • Lisää ohjausobjekteja (kuten selitteitä tai kenttiä) näkymään tai poista niitä näkymästä napsauttamalla näkymää siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Rakennenäkymä.

      Rakennenäkymässä näkymän ohjausobjektien kokoa voi muuttaa ja niitä voi järjestää uudelleen. Rakennenäkymässä näkymään voi myös lisätä ohjausobjekteja. Rakennenäkymässä ei kuitenkaan ole tietojen esikatselumahdollisuutta.

      Huomautus: Jos päätät muokata näkymää rakennenäkymässä ja aiot julkaista muokatun näkymän SharePoint-sivustossa, älä lisää näkymään kenttiä, jotka eivät kuulu SharePoint-luetteloon.

  5. Voit siirtyä vapaasti rakennenäkymästä asettelunäkymään ja päinvastoin. Jos lisäät näkymään ohjausobjekteja rakennenäkymässä, voit siirtyä sen jälkeen asettelunäkymään ja järjestää kyseiset ohjausobjektit uudelleen tietojen esikatselua hyödyntäen.

Muokatun Access-näkymän julkaiseminen SharePoint-sivustoon

Kun olet muokannut näkymän valmiiksi, voit julkaista sen noudattamalla seuraavia ohjeita. Julkaiseminen edellyttää SharePoint-sivuston luetteloiden hallintaoikeuksia.

Jos haluat hankkia luetteloiden hallintaoikeudet, ota yhteys SharePoint-sivuston järjestelmänvalvojaan.

  1. Tallenna näkymä tietokannan paikalliseen kopioon.

  2. Valitse sanomapalkista Julkaise SharePoint-sivustoon.

    työkalurivi

    Huomautus: Jos sinulla ei ole luetteloiden hallintaoikeuksia, Julkaise SharePoint-sivustoon -painike puuttuu sanomapalkista. Jos sanomapalkki ei ole näkyvissä, tuo se näkyviin tekemällä seuraavat toimet:

    • Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Sanomapalkki.

  3. Valitse Julkaise Web-palvelimeen -valintaikkunassa Julkaise.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×