SharePoint-luettelon tietojen tuominen tai niihin linkittäminen

SharePoint-luettelon tietojen tuominen tai niihin linkittäminen

Voit tuoda tietoja SharePointista Access -ohjelmaan kahdella tavalla – tuomalla tai linkittämällä.

Tuontitoiminto luo kopion SharePoint-luettelosta Access-tietokannassa. Voit määrittää tuontitoiminnon aikana luettelot, jotka haluat kopioida, ja voit määrittää jokaisen valitun luettelon kohdalla, haluatko tuoda koko luettelon vai vain jonkin tietyn näkymän.

Linkittäminen yhdistää toisessa ohjelmassa oleviin tietoihin, jolloin voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä SharePointissa että Accessissa luomatta säännöllisesti päivitettävää kopiota tiedoista Accessissa. Jos et haluat kopioida SharePoint-luetteloa Access-tietokantaan, mutta haluat suorittaa kyselyjä ja muodostaa raportteja kyseisen luettelon perusteella, linkitä tietoihin.

Tässä artikkelissa kuvataan SharePoint-luettelosta tuomisen ja SharePoint-luetteloon linkittämisen vaiheet.

Huomautus: Tämä artikkeli ei koske Access-verkkosovelluksia eli tietokantaa, jonka voit suunnitella Accessilla ja julkaista verkossa.

Sisältö

SharePoint-luettelon tuominen

Muuta huomioon otettavaa tietojen tuomisesta

Tuontiin liittyvät tehtävät

Linkittäminen SharePoint-luetteloon

Käytätkö Access 2007:ää ja etsitkö ohjattua Siirrä SharePoint-sivustoon -toimintoa? Tutustu siinä tapauksessa jäljempänä tässä artikkelissa olevaan kohtaan Ohjatun SharePoint-sivustoon siirtämisen käyttäminen Access 2007:ssä.

SharePoint-luettelon tuominen

Tuontitoiminto luo taulukon Access-ohjelmassa ja kopioi sen jälkeen sarakkeet ja kohteet lähdeluettelosta (tai -näkymästä) kyseiseen taulukkoon kenttinä ja tietueina. Tuontitoiminnon lopussa voit valita, haluatko tallentaa tuontitoiminnon tiedot määritykseksi. Tuontimääritys auttaa sinua myöhemmin toistamaan tuontitoiminnon ilman, että sinun tarvitsee käydä joka kerta läpi Ohjattu tuominen -toiminnon vaiheita.

Seuraavassa on yleisimpiä syitä tuoda SharePoint-luettelo Access-tietokantaan:

  • Haluat siirtää tietoja, kuten yhteystietoluettelon, Access-tietokantaan, koska et enää tarvitse kyseisiä tietoja SharePoint-sivustossa. Voit tuoda luettelon Accessiin ja poistaa sitten luettelon SharePoint-sivustosta.

  • Osastosi tai ryhmäsi käyttää Access-ohjelmaa, mutta joskus sinun on haettava SharePoint-luettelosta lisätietoja, jotka haluat liittää yhteen tietokannoistasi.

Tee seuraavat vaiheet ennen luettelon tuomista

  1. Paikanna SharePoint-sivusto, joka sisältää luettelot, jotka haluat kopioida, ja paina sivuston osoite mieleen.

    Kelvollinen osoite alkaa tunnisteella http:// tai https://, jota seuraa palvelimen nimi. Osoite päättyy polkuun, joka määrittää palvelimen tiettyä sivustoa.

  2. Määritä luettelot, jotka haluat kopioida tietokantaan, ja päätä, tarvitsetko koko luetteloa vai vain jotakin sen näkymää. Voit tuoda useita luetteloita yhden tuontitoiminnon aikana, mutta voit tuoda vain yhden näkymän jokaisesta luettelosta. Luo tarvittaessa näkymä, joka sisältää vain ne sarakkeet ja kohteet, jotka tarvitset.

  3. Tarkista lähdeluettelon tai näkymän sarakkeet.

    Seuraavassa taulukossa mainitaan seikkoja, jotka on hyvä muistaa, kun tuot eri elementtejä.

    Elementti

    Huomioitavat asiat

    Sarakkeet

    Access tukee korkeintaan 256 kenttää taulukossa, joten se tuo vain ensimmäiset 256 saraketta. Voit välttää tämän ongelman luomalla näkymän ja lisäämällä siihen vain haluamasi sarakkeet varmistaen samalla, että sarakkeiden kokonaismäärä ei ylitä 256:ta.

    Kansiot

    Jokainen SharePoint-luettelon kansio näkyy tietueena Access-taulukossa. Kansion sisällä olevat kohteet näkyvät myös tietueina suoraan kyseistä kansiota vastaavan tietueen alapuolella.

    Hakusarakkeet

    Jos lähdesarake hakee arvoja toisesta luettelosta, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

    • Voit tuoda näytettävät arvot itse kentän osana. Tällöin sinun ei tarvitse tuoda aiheeseen liittyvää luetteloa.

    • Voit pakottaa kohdekentän hakemaan toista taulukkoa. Tällöin sinun on tuotava myös aiheeseen liittyvä luettelo, jos tietokanta ei sisällä taulukkoa, joka voi toimittaa hakuarvot.

    Huomautus: Henkilö- tai Ryhmä-tyypin lähdesarake on erityinen hakusaraketyyppi. Se hakee arvoja Käyttäjän tiedot -luettelosta, joten sinun on päätettävä, haluatko tuoda Käyttäjän tiedot -luettelon muiden luetteloiden mukana.

    Lasketut sarakkeet

    Lasketun sarakkeen tulokset kopioidaan kenttään, jonka tietotyyppi riippuu lasketun tuloksen tietotyypistä. Laskennan suorittavaa lauseketta ei kopioida.

    Liitetiedostot

    Luettelon liitteet-sarake kopioidaan kenttään nimeltä Liitteet.

    Moniarvoiset sarakkeet

    Valinta- tai Haku-tyypin sarake voi sisältää useita arvoja. Kun tuot useita arvoja tukevan sarakkeen, Access luo sarakkeen, joka tukee useita arvoja.

    RTF-muoto (Rich text formatting)

    RTF-muotoilua sisältävät sarakkeet tuodaan Accessiin Muistio-kenttinä. Muistio-kentän Tekstin muoto -ominaisuuden arvoksi on määritetty Rich Text -muoto, ja muotoilu säilytetään. Huomaa, että Access 2013:sta alkaen Muistio-tietokentän nimi on Pitkä teksti -kenttä.

    Yhteydet

    Access ei luo automaattisesti yhteyksiä liitettyjen taulukoiden välille tuontitoiminnon lopussa. Yhteydet uusien ja vanhojen taulukoiden välille on luotava manuaalisesti käyttämällä Yhteydet-välilehden asetuksia. Jos haluat näyttää Yhteydet-välilehden, valitse Tietokantatyökalut-välilehden Yhteydet- ryhmässä Yhteydet.

  4. Määritä tietokanta, johon haluat tuoda luettelot.

    Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja tietokantaan. Jos et halua tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta.

  5. Tarkista tietokannan taulukot.

    Tuontitoiminto luo taulukon, jolla on sama nimi kuin SharePoint-luettelolla. Jos nimi on jo käytössä, Access liittää uuteen taulukkoon numeron "1" – nimestä tulee esimerkiksi Yhteystiedot1. Jos Yhteystiedot1 on myös käytössä, Access luo nimen Yhteystiedot2 ja niin edelleen.

Huomautus: Access ei korvaa taulukkoa tietokannassa osana tuontitoimintoa, eikä luettelon tai näkymän sisältöä voi liittää aiemmin luotuun taulukkoon.

Luettelon tuominen

  1. Avaa Access-tietokanta, johon tuodut tiedot tallennetaan. Jos et halua tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta.

  2. Ohjatun tekstin tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytät Accessin uusinta Office 365 -tilausversiota, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Uusi tietolähde > Online Services -palvelusta > SharePoint-luettelo.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta asetusluettelosta SharePoint-luettelo.

    • Jos sinulla on Access 2007, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä SharePoint-luettelo.

  3. Access avaa Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunan.

    Valitse tuominen tai linkittäminen SharePoint-sivustoon Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunassa.

  4. Määritä ohjatussa toiminnossa lähdesivuston osoite.

  5. Valitse Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon -asetus ja valitse Seuraava.

  6. Valitse ohjatun toiminnon näyttämästä luettelosta luettelot, jotka haluat tuoda.

  7. Valitse Tuotavat kohteet -sarakkeessa näkymä, jonka haluat jokaista valittua luetteloa varten.

  8. Tuo näytettävät arvot kenttien tunnuksien, jotka hakevat toiseen luetteloon tallennettuja arvoja, asemesta -valintaruutu valvoo, mitkä tiedot tuodaan hakusarakkeita varten valituissa luetteloissa. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat tuoda näytettävät arvot itse kentän osana, valitse valintaruutu. Tällöin kenttä ei hae arvoja toisesta taulukosta.

    • Jos haluat kohdekentän hakevan arvoja toisesta taulukosta, poista valintaruudun valinta. Tällöin näytettävän arvon rivien tunnukset kopioidaan kohdekenttään. Tunnuksia tarvitaan hakukentän määrittämiseen Accessissa.

    Kun tuot tunnuksia, sinun on tuotava luettelot, joissa hakusarakkeiden arvot ovat sillä hetkellä (ellei kohdetietokannassa ole jo taulukoita, jotka voivat toimia hakutaulukoina).

    On tärkeää muistaa, että tuontitoiminto sijoittaa tunnukset vastaavaan kenttään, mutta se ei määritä kaikkia niitä ominaisuuksia, joita tarvitaan, jotta kenttä toimii hakukenttänä. Sellaisen kentän hakuominaisuuksien määrittämisen vaiheet on kuvattu tämän artikkelin osiossa Hakukenttien määrittäminen.

  9. Valitse OK.

Access tuo luettelot ja näyttää sitten toiminnon tilan ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla. Jos aiot toistaa tuontitoiminnon myöhemmin, voit tallentaa tiedot tuontimäärityksenä.

Muuta huomioon otettavaa tietojen tuomisesta

Tuontiin liittyvät tehtävät

Kun olet suorittanut tuontitoiminnon, harkitse seuraavien lisätoimien suorittamista:

Tietotyyppien tarkistaminen    Access valitsee sopivan tietotyypin kullekin lähdesaraketta vastaavalle kentälle. Tarkista kukin kenttä ja kentän asetukset sen varmistamiseksi, että kaikki kentät on määritetty haluamallasi tavalla.

Lisäkenttien tutkiminen    Riippuen sen luettelon tyypistä, johon taulukko perustuu, taulukossa saattaa olla joitakin lisäkenttiä (kuten Muokkaa, Muokattu ja Tyyppi). Lisätietoja näistä kentistä ja niiden sisältämistä tiedoista on SharePoint-ohjeessa. Jos et tarvitse näitä kenttiä Access-tietokannassa, voit huoletta poistaa ne.

Hakukenttien määrittäminen    Jos olet tuonut hakusarakkeiden tunnuksia, sinun on määritettävä vastaavien kenttien hakuominaisuudet manuaalisesti.

  1. Napsauta taulukon rakennenäkymässä kentän Tietotyyppi-luettelossa Ohjattu hakusarakkeen luominen.

  2. Hyväksy ohjatun toiminnon oletusvalinta (Haluan, että hakusarake etsii arvoja taulukosta tai kyselystä) ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse taulukko tai kysely, joka toimittaa kentän hakuarvot, ja valitse sitten Seuraava.

    Huomautus: Tämä taulukko voi olla juuri tuotu tai olemassa oleva taulukko.

  4. Valitse Kenttäluettelo-ruudusta tunnuskenttä ja näyttöarvot sisältävä kenttä ja valitse sitten Seuraava.

  5. Määritä lajittelujärjestys ja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse Valmis ja tallenna tekemäsi muutokset.

Sivun alkuun

Linkittäminen SharePoint-luetteloon

SharePoint-luetteloon linkittämisen yhteydessä Access luo uuden, lähdeluettelon rakennetta ja sisältöä vastaavan taulukon, jota kutsutaan myös linkitetyksi taulukoksi. Toisin kuin tuominen, linkittämistoiminto luo vain linkin luetteloon eikä mihinkään luettelon tiettyihin näkymiin.

Linkittäminen on kahdella tavalla tehokkaampaa kuin tuominen:

  • Tietojen lisääminen ja päivittäminen    Voit muuttaa tietoja joko siirtymällä SharePoint-sivustoon tai käsittelemällä tietoja Accessin taulukko- tai lomakenäkymässä. Tekemäsi muutokset näkyvät kaikkialla. Jos kuitenkin haluat tehdä rakenteellisia muutoksia, kuten poistaa tai muuttaa sarakkeita, avaa luettelo SharePoint-sivustossa. Et voi lisätä, poistaa tai muokata linkitetyssä taulukossa olevia kenttiä, kun käytät Accessia.

  • Hakutaulukot    SharePoint-luetteloon linkittämisen yhteydessä Access luo automaattisesti linkitetyt taulukot kaikkia hakuluetteloita varten (ellei hakuluetteloita ole jo linkitetty tietokantaan). Jos hakuluettelot sisältävät sarakkeita, jotka hakevat muita luetteloita, nämä luettelot sisällytetään myös linkittämistoimintoon, jotta jokaisen linkitetyn taulukon hakuluettelolla on vastaava linkitetty taulukko tietokannassa. Access luo myös yhteyden näiden linkitettyjen taulukoiden välille.

Yleisiä tilanteita, joissa linkitetään SharePoint-luetteloon

Yleensä SharePoint-luetteloon linkitetään Access-tietokannasta seuraavien syiden takia:

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Access-ohjelmaa monipuolisiin raportointi- ja kyselytehtäviin ja Windows SharePoint Services -palvelua tiimityöskentelyyn ja viestintään. Yksittäiset työryhmät voivat luoda luetteloita erilaisten asioiden (kuten yhteystietojen ja ongelmien) seurantaan, mutta usein nämä luettelotiedot on tuotava tietokantaan koostamista ja raportointia varten. Linkittäminen on tähän hyvä keino, sillä sen avulla sekä SharePoint Server- että Access-tietokannan käyttäjät voivat lisätä ja päivittää tietoja, ja heillä on aina käytössään uusimmat tiedot.

  • Olet Access-käyttäjä, joka on alkanut juuri käyttää Windows SharePoint Services -palveluita. Olet siirtänyt useita tietokantojasi SharePoint-sivustoon tiimisi käytettäväksi, ja useimmat näistä tietokantojen taulukoista ovat linkitettyjä taulukoita. Tästä lähtien aiot luoda SharePoint-luetteloita paikallisten taulukoiden luomisen asemesta ja linkittää sitten näihin luetteloihin omista tietokannoistasi.

  • Haluat jatkaa luetteloiden tallentamista SharePoint-sivustoihin, mutta haluat myös käsitellä uusimpia tietoja Access-ohjelmassa, jotta voit suorittaa kyselyjä ja tulostaa raportteja.

Valmistautuminen linkittämään SharePoint-luetteloon

  1. Paikanna SharePoint-sivusto, joka sisältää luettelot, joihin haluat linkittää, ja paina sivuston osoite mieleen.

    Kelvollinen osoite alkaa tunnisteella http:// tai https://, jota seuraa palvelimen nimi. Osoite päättyy polkuun, joka määrittää palvelimen tiettyä sivustoa.

  2. Määritä luettelot, joihin haluat linkittää. Voit linkittää useisiin luetteloihin yhden linkittämistoiminnon aikana, muttet voi linkittää luettelon tiettyyn näkymään.

    Huomautus: Et voi myöskään linkittää tutkimuksiin tai keskusteluihin.

  3. Tarkista lähdeluettelon sarakkeet. Seuraavassa taulukossa mainitaan seikkoja, jotka sinun on hyvä muistaa, kun linkität eri elementteihin.

    Elementti

    Huomioitavat asiat

    Sarakkeet

    Access ei tue enempää kuin 256 kenttää taulukossa, joten linkitetty taulukko sisältää vain ensimmäiset 256 saraketta.

    Kansiot

    Jokainen SharePoint-luettelon kansio näkyy tietueena Access-taulukossa. Kansion sisällä olevat kohteet näkyvät myös tietueina suoraan kyseistä kansiota vastaavan tietueen alapuolella.

    Hakusarakkeet

    Jos lähdesarake hakee arvoja toisesta luettelosta, eikä aiheeseen liittyvää luetteloa ole olemassa tietokannassa, Access luo automaattisesti linkitettyjä taulukoita aiheeseen liittyviä taulukoita varten.

    Huomautus: Henkilö-tai Ryhmä-tyypin lähdesarake on erityinen hakusarake. Se hakee arvoja Käyttäjän tiedot -luettelosta. Jos teet linkityksen Henkilö-tai Ryhmä-sarakkeen sisältävään luetteloon, Access luo automaattisesti linkitetyn taulukon Käyttäjän tiedot -luetteloa varten.

    Lasketut sarakkeet

    Lasketussa sarakkeessa olevat tulokset näytetään vastaavassa kentässä, muttet pysty tarkastelemaan tai muuntamaan kaavaa Access-ohjelmassa.

    Liitetiedostot

    Luettelon liitteet-sarake näytetään Liitteet-nimisenä kenttänä.

    Vain luku ‑sarakkeet

    Sarakkeet, jotka ovat vain luku -tilassa SharePoint-luettelossa, ovat vain luku -tilassa myös Accessissa. Lisäksi et ehkä pysty lisäämään, poistamaan tai muuttamaan sarakkeita Accessissa.

    Moniarvoiset sarakkeet

    Valinta- tai Haku-tyypin sarake voi sisältää useita arvoja. Tällaisia sarakkeita varten linkittämistoiminto luo kenttiä, jotka tukevat useita arvoja. Moniarvoisia hakusarakkeita luodaan linkitettyyn taulukkoon, jos lähdesarake on Haku-tyyppinen.

  4. Määritä tietokanta, jossa haluat luoda linkitettyjä taulukoita. Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja tietokantaan. Jos et haluat tallentaa tietoja mihinkään vanhoista tietokannoistasi, luo uusi tyhjä tietokanta.

  5. Tarkista tietokannan taulukot. Kun linkität SharePoint-luetteloon, Access luo lähdetaulukon nimisen taulukon. Jos nimi on jo käytössä, Access liittää uuden taulukon nimeen numeron "1" – nimestä tulee esimerkiksi Yhteystiedot1. (Jos Yhteystiedot1 on jo käytössä, Access luo taulukon nimeltä Yhteystiedot2 ja niin edelleen.) Sama sääntö pätee liittyviin luetteloihin.

    Huomautus:  Kun jatkat lukemista, muista, että Access ei koskaan korvaa taulukkoa tietokannassa osana linkitystoimintoa. SharePoint-luettelon sisältöä ei myöskään voi liittää olemassa olevaan taulukkoon.

Linkittäminen tietoihin

  1. Avaa kohdetietokanta.

  2. Ohjatun tekstin tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytät Accessin uusinta Office 365 -tilausversiota, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Uusi tietolähde > Online Services -palvelusta > SharePoint-luettelo.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta asetusluettelosta SharePoint-luettelo.

    • Jos sinulla on Access 2007, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä SharePoint-luettelo.

  3. Access avaa Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunan.

    Valitse tuominen tai linkittäminen SharePoint-sivustoon Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunassa.

  4. Määritä ohjatussa toiminnossa lähdesivuston osoite.

  5. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko ja valitse sitten Seuraava.

    Ohjattu toiminto näyttää luettelot, jotka ovat käytettävissä linkittämistä varten.

  6. Valitse luettelot, joihin haluat linkittää, ja valitse sitten OK.

    Huomautus:  Jos jotkin luettelot on jo linkitetty nykyiseen tietokantaan, näitä luetteloita vastaavat valintaruudut ovat valittuina. Jos haluat poistaa linkkejä, poista niiden linkkien valintaruutujen valinnat, jotka haluat poistaa.

    Access luo linkitetyt taulukot tämän toiminnon aikana valitsemiasi luetteloita ja jokaista aiheeseen liittyvää luetteloa varten. Access myös päivittää ohjatussa toiminnossa valittuja luetteloja vastaavat linkitetyt taulukot. Access luo lisäksi yhteydet taulukoiden välille. Toisin kuin tuontitoiminto, linkittämistoiminto säilyttää hakukentän ja liitetyn taulukon väliset hakuominaisuuden asetukset. Sinun ei tarvitse määrittää hakukentän ominaisuuksia manuaalisesti taulukon rakennenäkymässä.

  7. Tarkista uudet linkitetyt taulukot rakennenäkymässä. Varmista, että kaikki kentät ja tietueet näytetään oikein.

    Access valitsee oikean tietotyypin jokaiselle lähdesaraketta vastaavalle kentälle. On tärkeää huomata, että aina kun avaat joko linkitetyn taulukon tai lähdeluettelon, siinä näkyvät uusimmat tiedot. SharePoint-luetteloon tehdyt rakenteelliset muutokset eivät kuitenkaan näy automaattisesti linkitetyssä taulukossa. Jos haluat päivittää linkitetyn taulukon uusimmilla luettelorakenteen muutoksilla, napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa, osoita Lisää asetuksia -kohtaa ja valitse sitten Päivitä luettelo.

Sivun alkuun

Huomaa, että tämä osio koskee vain Access 2007:ää.

Yleistä

Kun siirrät tietokannan Accessista SharePoint-sivustoon, luot SharePoint-sivustoon luetteloita, joihin jää edelleen linkki tietokannassa oleviin taulukoihin. Ohjattu SharePoint-sivustoon siirtäminen auttaa sinua siirtämään tiedot kaikista taulukoista samalla kertaa ja säilyttämään niiden väliset yhteydet.

Kun SharePoint-luettelot on luotu, käyttäjät voivat käsitellä luetteloita SharePoint-sivustossa tai Accessissa olevissa linkitetyissä taulukoissa ja käyttää SharePoint-sivuston ominaisuuksia tietojen hallintaan ja muutosten seuraamiseen.

Linkit SharePoint-luetteloihin tallennetaan Access-tietokantaan, ja myös lomakkeet, kyselyt ja raportit jäävät Accessiin. Voit syöttää tiedot käyttämällä taulukkoa tai lomaketta Accessissa tai muokkaamalla luetteloa SharePoint-sivustossa.

Tietojen siirtäminen

Ohjattu SharePoint-sivustoon siirtäminen siirtää tiedot mahdollisuuksien mukaan luetteloihin, jotka perustuvat SharePoint-sivustossa oleviin luettelomalleihin, kuten Yhteystiedot-luetteloon. Jos taulukko ei vastaa mitään luettelomallia, taulukosta tulee SharePoint-sivuston taulukkonäkymän mukautettu luettelo.

Tietokannan koosta, sen objektien määrästä ja järjestelmän suorituskyvystä riippuen toiminto voi kestää jonkin aikaa. Jos muutat mielesi toiminnon aikana, voit peruuttaa sen valitsemalla Pysäytä.

Ohjattu toiminto luo tietokannasta varmuuskopion tietokoneeseesi. Se luo Accessissa linkit taulukoista luetteloihin, jotta tiedot on helppo löytää SharePoint-sivustosta Accessia käytettäessä. Taulukoiden väliset yhteydet esitetään mahdollisuuksien mukaan SharePoint-luetteloiden välisinä linkkeinä.

Jos ongelmia ilmenee, ohjattu SharePoint-sivustoon siirtäminen ilmoittaa ongelmista ja tallentaa ne Access-tietokantaan lokitaulukkona, jota voi käyttää vianmäärityksen apuna.

Ohjatun SharePoint-sivustoon siirtämisen käyttäminen

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden SharePoint-luettelot-ryhmässä Siirrä SharePointiin.

  2. Noudata ohjatun SharePoint-sivustoon viemisen ohjeita, jotka käsittävät myös oman SharePoint-sivuston sijainnin määrittämisen.

    Voit peruuttaa prosessin valitsemalla Pysäytä.

  3. Valitse ohjatun toiminnon viimeisestä sivusta Näytä tiedot -valintaruutu, niin saat näkyviin tarkempia siirtämistä koskevia tietoja.

    Tässä ohjatun toiminnon sivussa on kuvaus taulukoista, jotka on linkitetty luetteloihin, ja tietoja varmuuskopion sijainnista ja tietokannan URL-osoitteesta. Sivussa on myös varoitus, jos siirtämisen aikana on ilmennyt ongelmia, sekä sijainti, johon tallennetussa lokitaulukossa on tarkempia tietoja ongelmista.

  4. Kun ohjattu toiminto on tehnyt kaikki toimet, valitse Valmis.

    Jos ohjattu toiminto näyttää varoituksen, tarkista lokitaulukko ja tee tarvittavat toimet sen varmistamiseksi, että tietojen siirtäminen onnistui. Osa kentistä voi esimerkiksi jäädä tuomatta, tai ohjelma voi muuntaa ne joksikin muuksi, SharePoint-luettelon kanssa yhteensopivaksi tietotyypiksi.

Huomautus: Voit tarkastella SharePoint-sivuston luetteloita valitsemalla pikakäynnistyksessä Luettelot tai valitsemalla Näytä sivuston kaikki sisältö. Päivitä selaimen sivu tarvittaessa. Jos haluat, että luettelot näkyvät SharePoint-sivuston pikakäynnistyksessä, tai jos haluat muuttaa muita asetuksia, kuten ottaa versioiden seurannan käyttöön, voit muuttaa luetteloiden asetuksia SharePoint-sivustossa. Lisätietoja on SharePoint-sivuston ohjeessa.

Siirron rajoitukset

Kun ohjattu SharePoint-sivustoon siirtäminen on valmis, näet viestin, jos Accessilla oli ongelmia tietojen kanssa. Access luo lokitaulukon nimeltä Siirrä SharePoint-sivuston seurantakohteisiin ja lisää taulukon tietokantaan. Siirrä SharePoint-sivuston seurantakohteisiin -taulukko tallennetaan tietokantaan, mutta sitä ei julkaista luettelona SharePoint-sivustossa.

Seuraavassa taulukossa luetellaan tietojen siirtämisen rajoitukset, joita ilmenee yleensä silloin, kun Accessilla ja SharePointilla ei ole samaa ominaisuutta tai joissakin tapauksissa samaa tietotyyppiä. Jos Access-taulukossa on esimerkiksi tuettuna viite-eheys, tätä ei oteta käyttöön SharePoint-sivustossa olevassa luettelossa. Seuraavan taulukon tiedot voivat auttaa sinua päättämään, siirrätkö tiedot, ja niistä voi olla apua, kun tutkit Siirrä SharePoint-sivuston seurantakohteisiin -taulukossa ilmoitettuja ongelmia.

Tieto- tai ongelmatyyppi

Ongelma

Tulos

COM-objekti-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue COM-objekti-tietotyyppiä.

Kenttää ei siirretä.

Binaarinen-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue Binaarinen-tietotyyppiä.

Kenttää ei siirretä.

Päivämäärä

SharePoint-sivustot eivät tue päivämääriä ajalta ennen vuotta 1900.

Tietoja, joiden päivämäärä on ennen vuotta 1900, ei siirretä.

Rivinvaihtomerkit tekstikentissä

SharePoint-sivustot eivät tue rivinvaihtomerkkejä Yksi tekstirivi -kentässä.

Kenttä muunnetaan Useita tekstirivejä -kentäksi tai Muistio-kentäksi.

Desimaali-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue Desimaali-tietotyyppiä.

Sen sijaan käytetään Luku-kenttää tai Pitkä kokonaisluku -kenttää.

Replikointitunnus-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue Replikointitunnus-tietotyyppiä.

Sen sijaan käytetään Yksi tekstirivi -tietotyyppiä tietojen tyypistä riippuen.

Viite-eheys

SharePoint-sivustot eivät tue viite-eheyttä.

Viite-eheyttä ei pakoteta uudessa luettelossa.

Oletusarvot, joita ei tueta SharePoint-luettelossa

SharePoint-sivustot hyväksyvät oletusarvot, jotka ovat staattisia, esimerkiksi tekstin tai luvun, sekä vakiopäivämäärät. Accessista peräisin olevia oletusarvoja, jotka ovat dynaamisia, ei siirretä.

Tiettyjä oletusarvojen ominaisuuksia ei siirretä.

Kentän tai taulukon tietojen kelpoisuuden tarkistaminen

Tietojen kelpoisuuden tarkistamissääntöjä ei siirretä SharePoint-sivustoihin.

Kentän tai taulukon tietojen kelpoisuuden tarkistamista ei siirretä eikä pakoteta.

Yksilöivät indeksikentät

SharePoint-sivustot käyttävät yhtä yksilöivää indeksikenttää luettelon tunnussarakkeelle.

Muita yksilöiviä indeksikenttiä tai kenttien joukkoja ei siirretä.

Yhteydet, joissa on johdannaispoistoja tai -päivityksiä

SharePoint-sivustot eivät tue liittyvien tietueiden johdannaispoistoja.

Johdannaispoistoja ei suoriteta liittyville tietueille eikä johdannaispäivityksiä suoriteta liittyville kentille.

Viite-eheyden pakottavat yhteydet

SharePoint-sivustot eivät tue viite-eheyttä.

Viite-eheyttä ei pakoteta luetteloissa olevien tietojen välisissä yhteyksissä.

Kentät, jotka luetteloidaan automaattisesti (muut kuin tunnuskenttä)

SharePoint-sivustot tukevat vain automaattista numerointia luettelossa tunnussarakkeelle käytettävälle kentälle.

Automaattista numerointia ei käytetä muissa sarakkeissa kuin tunnussarakkeessa.

Yhteydet, joissa ei voi luoda hakuja

Joitakin yhteyksiä ei tueta SharePoint-sivustoissa, esimerkiksi silloin, kun perusavain ei liity tunnussarakkeeseen tai se ei ole kokonaisluku.

Yhteyttä ei siirretä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×