SharePoint-kirjastojen luomista ja määrittämistä koskevia ohjeita

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kirjasto on sivuston paikka, jossa ryhmän jäsenet voivat yhdessä luoda, päivittää ja hallita tiedostoja. Paras tapa kirjaston määrittämiseen riippuu siitä, miten kirjastoa käytetään ja kuinka monta käyttäjää sillä on.

Peruskirjaston määrittäminen ryhmän tiedostojen hallintaa varten onnistuu muutamalla toimenpiteellä. Jos organisaatiollasi on määritetty prosessi tiedostojen luomiseen tai jos samaa tiedostoa työstää useita käyttäjiä, sinun kannattaa ehkä hyödyntää kehittyneempiä tiedostonhallintatoimintoja, esimerkiksi sisältötyyppejä ja työnkulkuja.

Tämä tiekartta on suunniteltu käyttäjille, jotka luovat ja määrittävät kirjastoja Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustoihin ja jotka eivät ole IT-asiantuntijoita. Jos olet IT-asiantuntija, TechNet voi vastata paremmin tarpeitasi.

Käsitteet ja suunnittelu

Jos organisaatiosi käyttää paljon tiedostoja, sinun kannattaa luoda strategia niiden järjestämiselle ja hallinnalla, ennen kuin käyttäjät ryhtyvät lisäämään sisältöä. Sarakkeiden ja näkymien avulla voit esimerkiksi rajoittaa kerrallaan näytettävien tiedostojen määrää.

Kirjastot voivat myös olla tärkeässä roolissa tiedostonhallintaprosessissa, sillä ne tarjoavat työkaluja yhdenmukaisuuden takaamiseksi, suurten sisältömäärien hallitsemiseksi ja sisällönkehityksen työnkulkujen hallitsemiseksi.

Kirjastoihin tutustuminen

Organisaatiollasi voi olla useita kirjastoja SharePoint-sivustossa, esimerkiksi kirjastoja ryhmän tiedostoille, kirjasto verkkosivuille, diakirjasto esityksille ja kuvakirjasto kuvasisällölle.

Käsite

Kuvaus

Kirjastojen esittely

Tutustu tarkemmin kirjastojen etuihin, tyyppeihin ja toimintoihin.

Kirjaston tiedostojen järjestäminen

Lue lisätietoja strategioista kirjastojen tiedostojen järjestämiseen, ennen kuin luot kirjastoja.

SharePoint-tiedostokirjastojen koulutustiekartta

Lue tiekartta, joka käsittää viisi erilaista kurssia tiedostokirjastoista.

Voit järjestää ja hallitse tiedostoja suunnittelu

SharePoint-kirjastoissa on monia toimintoja, joiden avulla ryhmäsi voi hallita ja järjestää tiedostojaan. Pienellä suunnittelulla saat käyttöösi rakenteen, joka toimii organisaatiosi kannalta parhaalla tavalla.

Tapa, jolla järjestät tiedostoja kirjastoihin, vaihtelee ryhmäsi tarpeiden ja tietojen tallennus- ja hakutapojen mukaan. Näkymien ja kansioiden avulla asiat pysyvät järjestyksessä.

Uloskuittauksen avulla ryhmän jäsenet voivat työstää tiedostoja yksinoikeudella ristiriitojen välttämiseksi. Ryhmäsi voi käyttää myös sovellusta versiotiedot, jossa he voivat hyödyntää tiedostojen versiohistoriaa. Versiotiedot vaativat enemmän tilaa palvelimessa, mutta niiden avulla käyttäjät voivat palauttaa aiempia tiedostoversioita, jos he tekevät virheen.

Organisaatiosi voi hyödyntää esimerkiksi tiedostojen uloskuittausta ja versiotietoja, joiden avulla organisaatio voi hallita sitä, miten käyttäjät käyttävät tiedostoja. Jos käyttäjä haluaa työstää tiedostoa yksinoikeudella, hän voi kirjata sen ulos, jotta kukaan muu ei voi muokata sitä. Versiotietojen avulla ryhmä voi seurata versiohistoriaa ja palauttaa aiemman version, jos joku tekee virheen.

Käsite

Kuvaus

Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa

Lue lisätietoja versiotiedoista, joiden avulla voit seurata versiohistoriaa ja tarkastella sekä palauttaa aiempia tiedostoversioita.

Kirjaston tiedostojen järjestäminen

Lue lisätietoja eri tavoista järjestää kirjaston tiedostot. Kirjaston rakenne kannattaa suunnitella ennen kirjaston luomista ja määrittämistä.

Tiekartta sivustojen ja niiden sisältöjen käyttöoikeuksien myöntämiseen käyttäjille

Lue yleiskatsaus sivustojen ja niiden sisältöjen käyttöoikeuksien hallinnasta, muun muassa siitä, kannattaako alisivustojen oikeudet periä vai kannattaako niissä käyttää omia käyttöoikeuksiaan.

Kehittyneen tiedostonhallinnan arviointi

Jos organisaatiolla ei ole käytössä minkäänlaista muodollista tiedostonhallintajärjestelmää, sisältöä usein luodaan ja tallennetaan hallitsemattomasti ja keskittämättömästi yksittäisillä kiintolevyillä ja monissa jaetuissa verkkoresursseissa. Tämän seurauksena työntekijöillä on vaikeuksia löytää ja jakaa sisältöä tai työstää sitä yhdessä muiden kanssa. Lisäksi tämä aiheuttaa organisaatioille vaikeuksia arvokkaiden liiketoimintatietojen hyödyntämisessä ja sisällön käytössä.

Office SharePoint Server 2007 tukee organisaatioiden tiedostonhallintaa, sillä se tarjoaa monipuolisia tiedostonhallintatoimintoja. Niillä voit

  • tallentaa, järjestää ja etsiä tiedostoja

  • taata tiedostojen yhdenmukaisuuden

  • hallita tiedostojen metatietoja

  • suojata tiedostot luvattomalta käytöltä

  • taata yhdenmukaiset liiketoimintaprosessit (työnkulut) tiedostojen käsittelyssä.

Käsite

Kuvaus

Tiedostonhallinnan esittely

Lue lisätietoja eri tavoista, joilla voit hallita organisaatiosi sisältöä ja prosesseja tiedostonhallinnan avulla.

Johdanto SharePoint-työnkulku

Lue lisätietoja työnkuluista ja siitä, miten ne auttavat käyttäjiä toteuttamaan liiketoimintaprosesseja, esimerkiksi hallitsemaan tehtäviä ja tekemään yhteistyötä tiedostoissa ja luettelokohteissa.

Sisältötyyppien esittely

Lue lisätietoja siitä, miten sisältötyypit auttavat organisaatioita hallitsemaan kohteiden ja tiedostojen metatietoja, malleja ja toimintaa johdonmukaisesti. Luetteloissa ja kirjastoissa käytettävät sisältötyypit määritetään sivustotasolla.

Suurten kirjastojen hallinta

SharePoint-kirjastot on suunniteltu erittäin suurten tiedostomäärien (jopa 5 miljoonaa tiedostoa, jos käytät kansioita) käsittelyyn. Voit kuitenkin taata parhaan mahdollisen suorituskyvyn muutaman strategian avulla.

Tyypillisessä asiakasympäristössä, jossa on käytössä normaali SharePoint Server 2007:n selainkäyttöliittymä, suosittelemme, että yhdessä luettelossa on korkeintaan 2 000 kohdetta per luettelosäilö. Säilö tarkoittaa tässä luettelon juurta sekä kaikkia luettelon kansioita. Kansio on säilö, koska muut luettelokohteet tallennetaan siihen.

AdventureWorks-yritys esimerkiksi käyttää kirjastossaan kansioita eri tiedostotyypeille, kuten käyttöoppaille ja hinnastoille. Voit parantaa tehokkuutta ja käytettävyyttä käyttäjien selaimissa myös näkymien ja indeksoinnin avulla. Seuraavien artikkeleiden avulla voit suunnitella oman strategiasi suurille luetteloille ja kirjastoille.

Käsite

Kuvaus

Yrityksen sisällön tallennusratkaisun suunnittelu

Lue ohjeita suurten tiedostomäärien kirjastojen määrittämiseen ja hallintaan.

Suurten tiedostomäärien hallinta tiedostokeskuksen avulla

Lue lisätietoja tiedostokeskuksen eduista, tyypeistä ja toiminnoista.

Paljon kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen hallinta

Lue lisätietoja kapasiteettisuosituksista sekä ohjeet luetteloiden tehokkuuden parantamiseen näytettävien kohteiden määrää rajoittamalla. Lisäksi saat ohjeet parhaan sisällön hakutavan valintaan.

Kirjastojen luominen ja määrittäminen

Kun haluat luoda kirjaston, sinun täytyy olla jäsen sivuston omistajien ryhmässä tai sinulla täytyy olla oikeus sivuston suunnitteluun tai luetteloiden ja kirjastojen luomiseen. Voit ottaa käyttöön joitain asetuksia, kun luot kirjastoja, ja voit ottaa käyttöön lisää asetuksia myöhemmin kirjaston Asetukset-valikosta.

Kirjastojen luominen

Tehtävä

Kuvaus

Kirjaston luominen

Lue ohjeet siihen, miten voit luoda kirjaston, jossa ryhmän jäsenet voivat luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja.

Lomakekirjaston luominen

Lue ohjeet siihen, miten voit luoda kirjaston erityisesti lomakkeille, esimerkiksi kuluraporteille.

Kirjastojen määrittäminen

Tehtävä

Kuvaus

Luettelon, kirjaston tai sisältötyypin työnkulun lisääminen tai muokkaaminen

Käytä oletustyönkulkuja tai mukauta ja luo omia työnkulkuja tiedostojen ja liiketoimintaprosessien hallintaan.

Luettelon tai kirjaston versiotietojen käyttöönotto ja määrittäminen

Ota käyttöön kirjasto, jossa voit seurata tiedostojen versiohistoriaa ja palauttaa aiempia tiedostoversioita.

Näkymän luominen tai muokkaaminen

Luo näkymiä, joissa käyttäjät näkevät heille tärkeimmät tai soveltuvimmat kohteet.

Tiedostojen pakollinen uloskuittaaminen kirjastossa

Lue ohjeet siihen, miten voit määrittää kirjaston siten, että kaikkien käyttäjien täytyy kuitata tiedosto ulos, kun he haluavat muokata sitä. Pakollinen uloskuittaaminen estää useiden käyttäjien tekemät samanaikaiset muutokset, jotka saattavat aiheuttaa ristiriitoja ja luoda sekaannusta.

Luettelon tai kirjaston sisältötyypin muokkaaminen

Lue ohjeet siihen, miten voit määrittää sisältötyypin ja lisätä sen kirjastoon.

Kirjaston mallin määrittäminen

Lue ohjeet siihen, miten voit lisätä kirjastoon mallin, jos et käytä sisältötyyppejä.

Kirjastojen käyttöoikeuksien myöntäminen

Voit määrittää sivuston luetteloissa ja kirjastoissa, ketkä käyttäjät voivat käyttää niitä ja miten käyttäjät voivat käyttää luetteloiden ja kirjastojen sisältöä.

Luettelot ja kirjastot perivät oletusarvoisesti käyttöoikeudet sivustosta, jossa ne ovat. Tätä sivustoa kutsutaan ylätason sivustoksi. Ylätason sivuston käyttöoikeuksien muutokset koskevat kaikkia luetteloita, kirjastoja ja muita sisältöjä, jotka perivät käyttöoikeudet tältä ylätason sivustolta.

Voit myös lopettaa ylätason SharePoint-sivuston käyttöoikeuksien periytymisen ja määrittää kirjastoille ja luetteloille omia käyttöoikeuksiaan. Voit esimerkiksi luoda yksilölliset käyttöoikeudet luetteloon, joka sisältää työntekijöiden tietoja, tai tuotesuunnitteluasiakirjaan, joka ei ole vielä valmis. Voit määrittää myös tiettyjen kansioiden ja luettelokohteiden käyttöoikeuksia, esimerkiksi palkka- tai henkilöstötietojen käyttöoikeuksia.

Käsite

Kuvaus

Luettelon tai kirjaston käyttöoikeuksien muokkaaminen

Lue vaiheittaiset ohjeet kirjastojen käyttöoikeuksien muokkaamiseen ja tarkempia ohjeita muihin mukautuksiin.

Kansioiden, luettelokohteiden ja kirjastotiedostojen käyttöoikeuksien muokkaaminen

Lue lisätietoja siitä, miten voit muokata tiettyjen tiedostojen ja kansioiden käyttöoikeuksia, jos organisaatiossasi tarvitaan räätälöityjä sisällön käyttöoikeuksia.

Tiekartta sivustojen ja niiden sisältöjen käyttöoikeuksien myöntämiseen käyttäjille

Lue yleiskatsaus sivustojen ja niiden sisältöjen käyttöoikeuksien hallinnasta, muun muassa siitä, kannattaako alisivustojen oikeudet periä vai kannattaako niissä käyttää omia käyttöoikeuksiaan.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×