SharePoint-asiakirjakirjastot V: Kirjaston lataaminen

Yleistietoja

Tiedostoja ladataan Outlookiin

Käytetäänkö yrityksessäsi Windows SharePoint Services 3.0 -sivustoa tai Microsoft Office SharePoint Server 2007:ää? Onko sinun koskaan tarvinnut käyttää kirjaston tiedostoja, kun olet ollut tien päällä? Meillä on siihen ratkaisu. Lataa kaikki tiedostot kirjastosta Microsoft Office Outlook 2007:n avulla.

Eikö sinulla ole Office 2007:ää? Voit ladata ilmaisen 60 päivän kokeiluversion tai ostaa sen nyt.

Tämän kurssin jälkeen osaat

  • osaat ladata kaikki tiedostot kerralla Outlook 2007:n avulla

  • osaat avata tiedostot Vain luku -muodossa Outlookissa

  • osaat muokata tiedostoja Outlookissa ja päivittää alkuperäiset tiedostot SharePoint-kirjastossa

  • tiedät, miten uloskuittausta käytetään yhdessä tämän toiminnon kanssa.

Kurssi sisältää seuraavat osat:

  • Yksi omaan tahtiin käytävä oppitunti.

  • Lyhyt testi jokaisen oppitunnin jälkeen. Testituloksia ei arvioida.

  • Pikaopas, jonka saat mukaasi kurssin jälkeen.

Ennen tämän kurssin suorittamista on suositeltavaa, että

  • suoritat Asiakirjakirjastot I -kurssin tai osaat lisätä tiedostoja SharePoint-kirjastossa ja muokata niitä

  • suoritat Asiakirjakirjastot II -kurssin tai osaat kuitata tiedostoja ulos, muokata tiedostoja ja kuitata tiedostoja sisään

  • suoritat Asiakirjakirjastot III -kurssin tai osaat avata ja palauttaa aiempia versioita

  • suoritat Asiakirjakirjastot IV -kurssin tai osaat kuitata tiedoston sisään käyttämällä Microsoft Office -painikkeessa sijaitsevaa Palvelin-valikkoa.

Sinun on myös osattava siirtyä Outlookissa ja tiedettävä, miten viestejä siirretään ja avataan.

Käytetäänkö yrityksessäsi Windows SharePoint Services 3.0 -sivustoa tai Microsoft Office SharePoint Server 2007:ää? Onko sinun koskaan tarvinnut käyttää kirjaston tiedostoja, kun olet ollut tien päällä? Meillä on siihen ratkaisu. Lataa kaikki tiedostot kirjastosta Microsoft Office Outlook 2007:n avulla.

Lisätietoja tästä kurssista on Tavoitteet- ja Tietoja tästä kurssista -kohdissa sekä sisällysluettelossa. Aloita ensimmäinen oppitunti valitsemalla Seuraava.

Kirjaston lataaminen

Henkilö, joka ei ole toimistossa ja jolla ei ole yhteyttä kirjastoon

Tarvitsetko kirjastoa myös silloin, kun et ole toimistossa?

SharePoint-kirjastot ovat hyödyllisiä. Tiedostot sijaitsevat keskeisessä sijainnissa, jossa henkilöt voivat käyttää niitä Internet-yhteyden kautta. Mitä jos sinulla ei jostain syystä ole Internet-yhteyttä käytettävissä? Oletetaan esimerkiksi, että toimit myyntiasioiden parissa, ja olet lähdössä hoitamaan työasioita toimiston ulkopuolelle. Sinulla ei ole käytettävissä Internet-yhteyttä kirjastoon, mutta tarvitset myyntiesityksiäsi, sopimusasiakirjoja, laskentataulukoita yms. Miten sinun tulee oikein toimia?

Jos sinulla on Outlook 2007, voit ladata kaikki tiedostot kerralla.

Yleiskuvaus prosessista

Kirjaston tiedostoja ladataan Outlookiin, ja tiedostot näkyvät viesteinä Outlookissa

Yleisiä tietoja kirjaston lataamisesta.

Tässä yleiskuva kyseisestä menettelystä.

1. Lataat kaikki tiedostot kirjastosta Outlook 2007:ään.

2. Tiedostot näkyvät Outlookissa erillisinä sähköpostiviesteinä. Missä Outlookissa? Uudessa SharePoint-luettelot-kansiossa.

Huomautus     Tässä vaiheessa tiedostot ovat tallennettuina offline-tilassa paikallisen tietokoneen Outlookiin.

Kirjaston lataaminen

[Untitled] Kyllä-painikkeen napsauttaminen Yhdistä kohteeseen Outlook -viestissä

Animaatio kirjaston lataamisesta.

Miten kirjasto ladataan? Sinun tulee siirtyä kirjastoon ja valita sitten Toiminnot-valikosta Yhdistä kohteeseen Outlook. Tiedostojen lataamisen jälkeen voit tarkastella niitä esikatselutilassa lukuruudussa tai avata ne Vain luku -muodossa. Napsauta Toista, jos haluat nähdä animaation tästä prosessista.

Huomautus    Ihmetteletkö, miten tiedostoja muokataan? Siitä kerrotaan seuraavaksi.

Kirjasto on nyt muodostanut yhteyden Outlookiin

Kirjaston ja Outlookin välinen yhteys ja Lähetä tai vastaanota -painike keskellä

Asiakirjakirjasto muodostaa yhteyden Outlookiin. Saat viimeisimmät tiedostot napsauttamalla Lähetä tai vastaanota.

Kun olet napsauttanut Yhdistä kohteeseen Outlook ja ladannut kirjaston tiedostot, Outlook säilyttää yhteyden kirjastoon. Jos sinun on varmistettava, että viimeisimmät tiedostot ovat tietokoneessa ennen toimistosta lähtemistä, napsauta Outlookin Lähetä tai vastaanota -painiketta ennen lähtöä.

Huomautus    Kun olet vielä toimistossa ja Internet-yhteys on käytössä, kirjaston viimeisimmät tiedostot ladataan Outlookiin automaattisesti taustalla — et saa ilmoitusta tästä, vaan lataus tapahtuu itsestään. Miten usein tämä tapahtuu? Kerran tunnissa.

Ladattujen tiedostojen muokkaaminen

[Untitled] Sanoma, jossa kysytään, päivitetäänkö palvelin

Animaatio tiedoston muokkaamisesta offline-tilassa Outlookissa.

spdoclibv15_ZA010233754.wma

Kirjasto on ladattu Outlookiin. Sen lisäksi, että voit lukea tiedostoja, voitko myös muokata niitä offline-tilassa? Vastaus on myöntävä. Voit käyttää Muokkaa offline-tilassa -painiketta, joka tulee näkyviin, kun avaat tiedoston Microsoft Office Word-, Office Excel- tai Office PowerPoint 2007:ssä. Kun muokkaat tiedostoa, Outlookissa näkyy kuvake, jossa on punainen ylöspäin osoittava nuoli. Tämä muistuttaa sinua siitä, että asiakirjaa muokataan offline-tilassa.

Kun olet palannut toimistoon ja sinulla on Internet-yhteys käytössä, voit päivittää kirjaston version offline-versiolla. Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjan ja napsauttamalla pyydettäessä Päivitä. Napsauta Toista, jos haluat nähdä animaation tästä prosessista.

Tiedostojen muokkaamista Offline-tilassa koskeva huomautus

Windows Vista: Tiedostot\\SharePoint-luonnokset; Windows XP: Omat tiedostot\\SharePoint-luonnokset

Tiedostojen tallennussijainti Muokkaa offline-tilassa -painikkeen napsauttamisen jälkeen.

Kun muokkaat ladattuja tiedostoja offline-tilassa, Word-, Excel- tai PowerPoint 2007 -tiedosto tallennetaan tietokoneen SharePoint-luonnokset-kansioon. Windows XP:ssä se sijaitsee Omat tiedostot -kansiossa ja Windows Vistassa Asiakirjat-kansiossa.

Huomautus    Näitä samoja kansioita käytetään myös silloin, kun tiedostoja kuitataan ulos SharePoint-kirjastosta. Tiedostojen muokkaus offline-tilassa Outlook 2007:ssä ei ole kuitenkaan sama asia kuin tiedostojen uloskuittaus. Seuraavaksi opit kuittaamaan tiedostot ulos omaa käyttöä varten.

Uloskuittaus

Kuittaa ulos -komento ja Käytä paikallista luonnosten kansiota -valintaruutu

Tiedoston kuittaaminen ulos, jotta voit muokata sitä, kun et ole toimistossa.

Mitä uloskuittauksesta? Voiko tiedostoja kuitata ulos Outlookissa? Valitettavasti ei. Tee se selaimessa. Muista valita Käytä paikallista luonnosten kansiota -valintaruutu, jos sinun täytyy käsitellä tiedostoja silloin, kun et ole toimistossa.

Jos tiedät, ettei kukaan muu sinun lisäksi käsittele tiedostoa, sinun ei tarvitse olla huolissasi sen kuittaamisesta ulos. Voit muokata tiedostoa offline-tilassa ja päivittää sen myöhemmin, kuten aiemmissa animaatioissa on kuvattu. Tiedosto on hyvä kuitata ulos silloin, jos luulet, että muut saattavat muokata tiedostoa silloin, kun sinä käsittelet sitä offline-tilassa.

Lisävaihe suuria kirjastoja varten

Tiedosto valittuna ilman esikatselua, Lataa asiakirja -painike alaosassa

Isoissa kirjastoissa ei ole tiedostojen esikatselumahdollisuutta.

Jos kirjaston tiedostojen koko yhteensä on yli 500 megatavua, tiedostoja ei ladata Outlookiin kerralla. Tämä siksi, koska niin suuren kirjaston lataaminen on hidasta ja raskasta. Näkyviin tulevat sen sijaan vain tiedostojen nimet, eikä tiedostojen sisältöä tarkastella esikatselutilassa automaattisesti. Napsauta tällöin sähköpostiviestin alaosassa olevaa Lataa asiakirja -painiketta. Outlook lataa tiedoston ja tarkastelee sitä esikatselutilassa.

Vihje     Tätä ei ole kerrottu aiemmin, mutta seuraava suuria kirjastoja koskeva vihje on hyvä tietää: Napsauta Outlookissa hiiren kakkospainikkeella ladattavaa tiedostoa ja valitse sitten Merkitse ladattavat asiakirjat. Kun olet tehnyt tämän usean tiedoston kohdalla, voit aloittaa vain kyseisten tiedostojen lataamisen napsauttamalla Lähetä tai vastaanota -painiketta.

Jos et halua säilyttää kirjastoa Outlookissa

Valikon kaksoisnapsauttaminen, Poista Contoso - Jaetut asiakirjat -komento

Kirjaston poistaminen Outlookista.

Kun et tarvitse kirjastoa enää Outlookissa, voit poistaa sen helposti. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kirjaston kansiota SharePoint-luettelot-kohdassa ja valitse Poista. (Tämä ei poista todellista kirjastoa SharePoint-sivustosta vaan vain Outlookista.)

Tärkeää     Ennen kuin teet tämän, varmista, että olet avannut kaikki punaisen nuolikuvakkeen sisältävät tiedostot ja päivittänyt kirjaston.

Versiolla on merkitystä

SharePoint-sivuston kotisivu

Tyypillinen esimerkki SharePoint Services 3.0- tai Office SharePoint Server 2007 -sivustosta.

Muista, että tällä kurssilla käsitellään, miten kirjasto ladataan Outlook 2007:ään. Tämä on mahdollista vain silloin, jos sinulla on käytössä Windows SharePoint Services 3.0- tai Microsoft Office SharePoint Server 2007 -kirjasto. Mistä tiedät, mikä versio sinulla on? Tämä on yleinen kysymys. Paras tapa saada vastaus on kysyä sivustosta vastuussa olevalta henkilöltä. Jos olet itse vastuussa, kysy henkilöltä, joka on määrittänyt palvelimen. Kyseinen henkilö kuuluu todennäköisesti IT-osaston henkilökuntaan.

Vastaamalla seuraavan testin kysymyksiin voit varmistua siitä, että olet ymmärtänyt kurssimateriaalin. Vastauksesi ovat luottamuksellisia, ja testituloksia ei arvioida.

Miksi haluat ladata asiakirjakirjaston Outlook 2007:ään?

Koska haluat kuitata kaikki tiedostot ulos kerralla.

Väärin. Outlookin avulla ei ole mahdollista kuitata useita tiedostoja ulos kerralla. Yritä uudelleen.

Koska haluat kuitata yhden tiedoston ulos Word-, Excel- tai PowerPoint 2007:ssä käyttöä ja offline-käyttöä varten.

Väärin. Voit kuitata vain yhden tiedoston ulos ja käsitellä sitä offline-tilassa ilman, että sinun tarvitsee ladata koko kirjasto Outlookiin. Yritä uudelleen.

Koska haluat liittää useita Word-asiakirjoja yhteen sähköpostiin, jotta voit välittää ne eteenpäin, käyttämällä Outlook 2007:ää.

Väärin. Tämä ei ole täysin oikea syy. Yritä uudelleen.

Koska haluat käyttää tiedostoja, kun sinulla ei ole Internet-yhteyttä käytössä.

Oikein. Näin voit nopeasti ladata kaikki kirjaston tiedostot kerralla, jotta voit käyttää niitä myöhemmin, kun sinulla ei ole Internet-yhteyttä käytössä.

Jos muokkaat ladattua tiedostoa Outlook 2007:ssä, _____ näkyy tiedoston vieressä Outlookissa.

Punainen alaspäin osoittava nuoli, joka merkitsee sitä, että tiedostoa on muokattu tietokoneessasi eikä kirjastossa.

Läheltä liippaa, mutta väärin. Yritä uudelleen.

Punainen uloskuittauskuvake, joka merkitsee sitä, että tiedostoa on muokattu tietokoneessa ja että tiedosto on päivitettävä kirjastossa.

Väärin. Tämä kuvake ei ole aivan oikein. Yritä uudelleen.

Punainen ylöspäin osoittava nuoli, joka merkitsee sitä, että tiedostoa on muokattu tietokoneessa ja että tiedosto on päivitettävä kirjastossa.

Oikein. Nuoli muistuttaa siitä, että tiedostoon tehdyt muutokset on päivitettävä kirjastossa, kun palaat toimistoon.

Vihreä uloskuittauskuvake, joka merkitsee sitä, että tiedostoa on muokattu tietokoneessa ja että tiedosto on päivitettävä kirjastossa.

Väärin. Kuvake on väärin. Mikä muu vastaus tähän kysymykseen voisi sopia?

Oletetaan, että olet ladannut kirjaston Outlook 2007:ään. Sitten olet muokannut yhtä kirjaston tiedostoa offline-tilassa. Jotta voit päivittää tiedoston kirjastossa, sinun on avattava se uudelleen.

Oikein. Tämä on ainut tapa.

Oikein. Kun sinulla on käytössä Internet-yhteys kirjastoon, sinun on päivitettävä tiedosto kirjastossa avaamalla tiedosto uudelleen. Vihje: Löydät kaikki päivitettävät tiedostot nopeasti valitsemalla Outlook 2007:ssä SharePoint-luettelot, Hakukansiot ja sitten SharePoint-luonnokset.

Väärin. Voit tehdä tämän, mutta voit myös napsauttaa Lähetä tai vastaanota -painiketta.

Väärin. Ainut tapa päivittää kirjaston kopio on avata tiedosto Outlookissa. Sitten sinua pyydetään päivittämään palvelin. Mitään muuta tapaa ei ole.

Miten ladatun kirjaston tiedosto kuitataan ulos?

Outlook 2007:ssä tiedosto näkyy viestinä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kyseistä viestiä ja valitse sitten Kuittaa ulos.

Väärin. On totta, että tiedostot näkyvät viesteinä. Et voi kuitenkaan napsauttaa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja kuitata sitä ulos. Yritä uudelleen.

Kaksoisnapsauta tiedostoa Outlook 2007:ssä ja valitse sitten sanomapalkista Kuittaa ulos.

Väärin. Kuittaa ulos -komento ei näy ohjelmassa tiedoston avaamisen jälkeen. Yritä uudelleen.

Siirrä osoitin verkkoselaimessa tiedoston nimen päälle, napsauta näkyviin tulevaa alanuolta ja valitse sitten Kuittaa ulos.

Oikein. Tämä on oikea tapa kuitata tiedosto ulos. Tiedostoa ei voi kuitata ulos Outlookissa. Kuittaa tiedosto siis ulos verkkoselainta käyttämällä ennen toimistosta lähtemistä.

Siirrä osoitin verkkoselaimessa tiedoston nimen päälle, napsauta alanuolta ja valitse sitten Outlookin kuittaa ulos.

Väärin. Komennon nimi on väärä. Me keksimme sen. Yritä uudelleen.

Palaute

Pikaopas

Kirjaston lataaminen

  1. Valitse Toiminnot-valikosta Yhdistä kohteeseen Outlook.

  2. Kun sinua pyydetään vahvistamaan yhteyden muodostaminen kirjastosta Microsoft® Office Outlook® 2007:ään, valitse Kyllä.

  3. Kirjasto lisätään Outlookissa kansioluettelon uuteen SharePoint-luettelot-kansioon.

Viimeisimpien tiedostojen lataaminen Outlookiin

  • Kun olet ladannut kirjaston Outlookiin, tiedostot päivitetään Outlookissa kerran tunnissa. Jos haluat saada päivitykset aiemmin, napsauta Lähetä tai vastaanota -painiketta.

Tiedostojen lataaminen suurista kirjastoista

Jos kirjaston koko on yli 500 megatavua, vain tiedostojen nimet, eikä itse tiedostoja, ladataan Outlookiin. Voit kuitenkin valita, mitkä tiedostot ladataan, seuraavalla tavalla:

  1. Valitse Toiminnot-valikosta Yhdistä kohteeseen Outlook.

  2. Kun sinua pyydetään vahvistamaan yhteyden muodostaminen kirjastosta Outlookiin, valitse Kyllä.

  3. Kirjasto lisätään Outlookissa kansioluettelon uuteen SharePoint-luettelot-kansioon.

  4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ladattavaa tiedostoa Ladattavissa-kohdassa ja valitse sitten Merkitse ladattavat asiakirjat. Toista tämä jokaisen ladattavan tiedoston kohdalla.

  5. Napsauta Lähetä tai vastaanota.

Microsoft Office Word-, Office Excel®- tai Office PowerPoint® 2007 -tiedoston muokkaaminen Outlookissa toimiston ulkopuolella

  1. Jos luulet, että joku saattaa muokata tiedostoa samanaikaisesti, kuittaa tiedosto ensin ulos. Siirry verkkoselainta käyttämällä tiedoston nimen päälle, napsauta alanuolta ja valitse sitten Kuittaa ulos.

  2. Kaksoisnapsauta muokattavaa tiedostoa Outlookissa.

  3. Muokkaa tiedostoa ja tallenna se.

  4. Kun olet valmis, sulje tiedosto.

  5. Kun palaat takaisin toimistoon, avaa Outlook.

  6. Napsauta sitten vasemmalla olevassa SharePoint-luettelot-kohdassa kirjaston nimeä.

  7. Etsi tiedostot, joissa on punainen nuolikuvake.

  8. Kaksoisnapsauta näitä tiedostoja ja valitse kirjaston tiedoston päivittämisvaihtoehto.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×