SharePoint Server 2010:n perustoiminnot

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Office 2010: n käytön aloittaminen Tämä ohjeartikkeli esittelee muutamia perustehtäviä ja tietoja, joilla voit opetella Microsoft SharePoint Server 2010:n käyttöä.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

SharePoint Foundationin ja SharePoint Serverin yleiskuvaus

SharePoint Serverin ominaisuudet

SharePoint-sivuston osat

Käyttökokemukseen vaikuttavat sivusto-ominaisuudet

Sisällön lisääminen sivustoon

Sivuston sisällön hallinta ja käyttäminen

SharePoint Foundationin ja SharePoint Serverin yleiskuvaus

SharePoint Foundation 2010 on perustekniikka, johon SharePoint-sivustot perustuvat. Se on ilmainen ratkaisu, jota kutsuttiin aiemmissa versioissa nimellä Windows SharePoint Services. SharePoint Server 2010 käyttää SharePoint Foundation -tekniikkaa tarjotakseen yhdenmukaisen ja tutun käyttöympäristön, joka sisältää tutut luettelot, kirjastot, sivuston hallinnan ja mukautuksen. Kaikki SharePoint Foundationissa käytettävissä olevat ominaisuudet sisältyvät myös SharePoint Server 2010 -ohjelmistoon.

SharePoint Server 2010 kuitenkin laajentaa SharePoint Foundationin toimintaa tarjoamalla lisäominaisuuksia ja -toimintoja. SharePoint Serverissä ja SharePoint Foundationissa on molemmissa esimerkiksi sivustomallit, joilla voit tehdä yhteistyötä työryhmäsivustoissa, blogeissa ja kokoustyötiloissa. SharePoint Server sisältää kuitenkin tämän lisäksi paranneltuja sosiaalisia ominaisuuksia, kuten tunnisteet ja uutissyötteet, joilla organisaatiosi käyttäjät löytävät tietoja, siirtyvät tiedoissa sekä järjestävät ja jakavat tietoja entistä tehokkaammin. SharePoint Serverin hakutekniikka on myös hieman parempi kuin SharePoint Foundationin, sillä SharePoint Server sisältää toimintoja, jotka ovat erityisen hyödyllisiä suurten organisaatioiden käyttäjille. Tällainen toiminto on muun muassa liiketoimintatietojen haku SAP:ista, Siebelistä ja muista liiketoimintasovelluksista.

Sekä SharePoint Server että SharePoint Foundation on suunniteltu toimimaan tehokkaasti muiden ohjelmien, palvelimien ja Microsoft Office -järjestelmän tekniikoiden kanssa. Lisäksi voit käyttää sivustoa, luetteloa tai kirjastoa offline-tilassa SharePoint-työtilassa, työstää sivuston sisältöä ollessasi offline-tilassa ja sitten synkronoida muutokset automaattisesti, kun muodostat taas yhteyden verkkoon. Voit suorittaa useita SharePoint-tehtäviä tutuissa Microsoft Office -ohjelmissa. Esimerkiksi Microsoft Wordissa voi aloittaa työnkulun (tai osallistua siihen), jolla hyväksytään kuluraportti.

SharePoint Serverin ominaisuudet

SharePoint Server 2010 -ohjelmiston ominaisuudet keskittyvät kuuteen pääalueeseen. Tässä artikkelissa kuvataan lyhyesti kunkin alueen ominaisuudet. Lisäksi tästä artikkelista löydät linkkejä muihin vastaaviin artikkeleihin, joista saat lisätietoja.

Yhteistyö ja sosiaaliset toiminnot

SharePoint Server 2010 laajentaa SharePoint Foundationin yhteistyöominaisuuksia tarjoamalla helpot luomistoiminnot selaimessa ja tutuissa sovelluksissa, kuten Microsoft Wordissa. Tämän ansiosta käyttäjät voivat lisätä resursseihin tunnisteita ja arvioita. Lisäksi käyttäjät löytävät vastauksia nopeammin uutissyötteiden ja henkilöhaun ansiosta.

Eräs tärkeä paikka näiden ominaisuuksien hyödyntämiseen on Oma sivusto -osio. Se on oma SharePoint-sivustosi, jossa voit jakaa tiedostoja, linkkejä ja tietoa itsestäsi verkkoprofiilissa. Siellä voit myös kirjoittaa blogia haluamistasi aiheista, hakea tietoja tai tehdä töitä.

WN-profiili

Voit itse päättää, mitä jaat ja mitä pidät omina tietoina. Lisäksi voit merkitä linkkejä tietoihin ja etsiä tietoja, joita muut käyttäjät ovat merkinneet tai jakaneet uutissyötteissään. Lisätietoja Oma sivusto -tietojen hallinnasta on kohdassa Oman sivuston ja profiilin kautta jaettujen tietojen hallinta.

Lisäksi SharePoint Server 2010 mahdollistaa osallistumisen mistä tahansa, sillä se tarjoaa monipuolisen SharePoint-työtilan, jota voit käyttää niin online- kuin offline-tilassakin. Sen ansiosta yhteistyö sujuu missä tahansa, myös tien päällä.

Yrityksen sisällönhallinta

Microsoftin tarjoama yrityksen sisällönhallinta (ECM) auttaa organisaatioita vastaamaan hallitsemattoman sisällön suuren määrän asettamiin haasteisiin. SharePoint Server 2010 on keskeinen osa Microsoftin yritysten sisällönhallintaratkaisua, joka laajentaa sisällön hallinnan kaikkiin organisaation työntekijöihin. Tämä on mahdollista tuttujen työkalujen, kuten Microsoft Office -järjestelmän, integroinnilla. Microsoftin yritysten sisällönhallintaratkaisu tarjoaa toimintoja sisällön koko elinkaaren hallintaan – aina luomisesta ja muokkaamisesta yhteistyöhön ja vanhentumiseen – yhdessä keskitetyssä käyttöympäristössä.

SharePoint Server 2010 auttaa organisaatioita hallitsemaan sisältöä läpi sen elinkaaren tarjoamalla erillisiä toimintojoukkoja, joilla organisaatiot voivat saavuttaa seuraavat tavoitteet:

  • Monipuolisen sisällön hallinta    SharePoint Server 2010 -ohjelmiston tiedostonhallintatoiminnoilla organisaatiot voivat yhdistää monista lähteistä peräisin olevaa monipuolista sisältöä yhteen keskitetysti hallittuun säilöön, joka on luokiteltu johdonmukaisesti. Uudella tiedostojoukkotoiminnolla organisaatiosi voi luoda ja muokata työtuotteita, jotka kattavat useita tiedostoja. Integroiduilla hakutoiminnoilla käyttäjät löytävät, jakavat ja käyttävät näitä tietoja. Metatietojen hallintatoiminnot, kuten uusi termisäilötoiminto, auttavat organisaatioita hallitsemaan useiden sivustojen metatietoja keskitetysti. Metatiedot ovat tietoja koskevia tietoja, joilla tietoja tunnistetaan, löydetään, jäsennetään ja hallitaan. Uusi metatietopohjaisen siirtymisen tuki ja mahdollisuus upottaa metatietokenttiä tiedostoihin helpottavat tietojen hakemista ja löytämistä. Sisältöä voidaan myös suojata luvattomalta käytöltä. Yhteistyökalut, kuten työnkulku, auttavat ihmisiä tekemään yhteistyötä tiedostojen luomisessa, tarkastamisessa ja hyväksymisessä entistä paremmin jäsennetyin tavoin.

  • Yhteensopivuuden ja juridisten vaatimusten täyttäminen    SharePoint Server 2010 -ohjelman tietueiden hallintatoiminnon avulla organisaatiot voivat tallentaa ja suojata yritystietueet, joko suoraan käsiteltävien tietueiden yhteydessä tai lukitussa keskussäilössä. Organisaatiot voivat soveltaa vanhenemiskäytäntöjä tietueisiin sen varmistamiseksi, että ne säilytetään säännösten ja yrityksen liiketoimintakäytäntöjen edellyttämän ajan. Tämä vähentää juridista riskiä organisaatiolle. Kirjausketjut tarjoavat sisäisille ja ulkoisille tarkastajille todisteet siitä, että tietueita on säilytetty asianmukaisesti. Tietyt tietueet voidaan asettaa pitoon, jos niitä tarvitaan lainopillisissa menettelyissä, jos niiden tuhoutuminen halutaan estää.

  • Useiden verkkosivustojen tehokas hallinta    SharePoint Server 2010 -ohjelmiston verkkosisällön hallintatoiminnoilla käyttäjät voivat julkaista verkkosisältöä helppokäyttöisellä sisällön luontityökalulla ja sisäisellä hyväksyntäprosessilla. Työntekijät voivat ladata sisältöä — mukaan lukien kuvia, ääntä ja videoita — verkkosivustoihin nopeasti ilman IT-tuen kallista apua. Mediasisällön uudet tukiominaisuudet ovat monipuoliset: muun muassa uusi omaisuuskirjasto, jossa on monipuoliset näkymät ja valitsimet, SharePoint-sisältötyyppituki, suoratoistovideoiden infrastruktuuri ja Silverlight-mediasoitin, jonka ulkoasua voi muokata. Päätyylisivut ja sivuasettelut tarjoavat mallit, joilla yritys voi käyttää yhtenäistä brändäystä kaikissa sivuissa. Sisäiset WWW-analyysitoiminnot tukevat liikenne-, haku- ja inventaarioanalyyseja. SharePoint Server 2010 tarjoaa myös yhden keskitetyn käyttöönottoinfrastruktuurin intranet- ja internetsivustoille ja monikielisille sivustoille.

Yrityshaku

SharePoint Server 2010 toimittaa tehokkaan hakuinfrastruktuurin, joka täydentää tuottavuutta muita liiketoiminnan tuottavuusominaisuuksia, kuten yrityksen sisällönhallintaa ja yhteistyötä. Käyttäjät saavat näin parempia vastauksia nopeammin ja tehostavat tietämyksen ja asiantuntemuksen vaikutusta.

Haku ottaa huomioon henkilökohtaisen kontekstin ja auttaa sinua tarkentamaan hakua vuorovaikutteisella siirtymisellä, joka ohjaa sinut tarvitsemiisi tietoihin. SharePoint Server laajentaa haun useampiaan sisältölähteisiin ja sisältötyyppeihin, joten voit hakea koko yrityksesi kaikista tiedoista  – mukaan lukien yrityssovelluksista, kuten SAP ja Siebel, ja mukautetuista tietokannoista.  Näin tiedot ovat aina niitä tarvitsevien käyttäjien käytettävissä.

Yritystiedot

Yritystiedot koostuvat menetelmistä, tekniikoista ja prosesseista, joilla organisatorisiin järjestelmiin tallennetut tiedot asetetaan niitä eniten tarvitsevien ihmisten käytettäviksi, jotta he voivat tehdä tietoihin perustuvia päätöksiä. SharePoint Server 2010 on tärkeä osa Microsoftin yritystietokäyttöympäristöä. Sillä voit laajentaa yritystietotoimintoja kaikkien organisaatiosi jäsenten käyttöön, minkä ansiosta kaikki voivat käyttää oikeita tietoja oikeiden päätösten tekemiseen.

Organisaatiosi luultavasti tallentaa tietoja useissa eri muodoissa, esimerkiksi tietokannoissa, sähköpostiviesteissä ja laskentataulukkotiedostoissa. SharePoint Server 2010 -ohjelmistolla voit noutaa tietoja useista eri lähteistä. Lisäksi sillä voit esittää tietoja tavoilla, jotka helpottavat analysointia ja päätösten tekemistä.

Excel Services -palvelut antavat päätöksentekijöille mahdollisuuden julkaista, jakaa ja hallita Excel-työkirjoja SharePoint-sivustossa. Muut organisaation henkilöt voivat sitten muokata solujen arvoja, kaavoja ja muotoiluja selaimella, kun he analysoivat tietoja.

SharePoint Server 2010 -ohjelmiston PerformancePoint-palvelut voivat parantaa organisaation tärkeiden tavoitteiden ja arvojen näkyvyyttä sekä tarjota syvällisempiä analyysipalveluita ja päätöksentekomahdollisuuksia. Sinä ja muut organisaatiosi jäsenet voitte luoda ja käyttää vuorovaikutteisia raporttinäkymiä, joissa on tuloskortteja, raportteja ja suodattimia trendien tunnistamiseksi. Voitte myös lisätä monipuolisia kaavioita SharePoint-sivustoihin ja yhdistää kaaviot useiden eri tietolähteiden tietoihin, esimerkiksi SharePoint-luetteloiden, ulkoisten tietoluetteloiden, yritystietojen yhdistämispalvelun, Excel Services -palveluiden tai muiden WWW-osien tietoihin.

Portaalit

SharePoint Server 2010 tarjoaa organisaatioille mahdollisuuden rakentaa ja ylläpitää portaalisivustoja miltei kaikista liiketoiminnan osa-alueista (yrityksen intranetportaalit, yrityksen verkkosivustot ja osastojen portaalisivustot). Yrityksen intranetportaalit ja osastojen portaalisivustot voivat yhdistää organisaation erillisiä sivustoja ja keskittää olemassa olevien liiketoimintasovellusten käyttöä. Organisaation työryhmät ja yksittäiset käyttäjät voivat portaalin kautta hyödyntää töissään tarvittavia tietoja, osaamista ja liiketoimintasovelluksia.

Organisaation portaalisivustoja käyttävät käyttäjät voivat hyödyntää Oma sivusto -sivustojaan. Oma sivusto on henkilökohtainen sivusto, jossa voit keskitetysti hallita ja tallentaa tiedostoja, sisältöjä, linkkejä ja yhteystietoja. Oma sivusto toimii muille organisaation käyttäjille yhteystietopisteenä, josta he löytävät tietoja sinusta, taidoistasi ja kiinnostuksen kohteistasi. Omat sivustot sisältävät aiemmin tässä artikkelissa kuvatut sosiaaliset toiminnot.

SharePoint Server 2010 sisältää myös toimintoja, joilla organisaatiot voivat mukauttaa portaalisivustoja käyttäjäkohtaisesti, esimerkiksi kohdistaakseen sisältöä tietyntyyppisille käyttäjille. Organisaatiot voivat mukauttaa portaalisivustoja enemmänkin. Mukautuksen voi tehdä SharePoint-yhteensopivalla WWW-suunnitteluohjelmalla, esimerkiksi SharePoint Server 2010 sopii tähän tarkoitukseen.

Liiketoimintaprosessi ja lomakkeet

SharePoint Server 2010 tarjoaa useita toimintoja, joilla voit integroida ja järkeistää liiketoimintaprosessejasi. Työnkuluilla voit keventää yleisten liiketoimintaprosessien ja -käytäntöjen koordinoinnin kustannuksia, esimerkiksi kustannuksia projektien hyväksymisestä tai tiedostojen tarkistamisesta. Työnkuluilla voit nimittäin hallita ja seurata tällaisten prosessien tehtäviä. SharePoint Server 2010 sisältää useita valmiiksi määritettyjä työnkulkuja, joita voit käyttää sellaisinaan tai muokata tarpeidesi mukaan. SharePoint Designerilla voit myös luoda mukautettuja työnkulkuja, jotka tukevat omia liiketoimintaprosessejasi.

Voit myös luoda selainpohjaisia lomakkeita ja kerätä tietoja organisaatioista, jotka eivät käytä Microsoft InfoPath 2010 -ohjelmistoa.

SharePoint-sivuston osat

Sivusto on ryhmä toisiinsa liittyviä verkkosivuja, joilla organisaatio voi työstää projekteja, järjestää kokouksia ja jakaa tietoja. Työryhmällä voi esimerkiksi olla oma sivusto, jossa se säilyttää aikatauluja, tiedostoja ja työmenetelmien tietoja. Työryhmän sivusto voi olla osa suurempaa koko organisaation portaalisivustoa, jossa kukin osasto, kuten henkilöstöhallinto-osasto, voi tarkastella ja julkaista koko organisaation käyttöön tarkoitettuja tietoja ja resursseja.

Kaikilla SharePoint-sivustoilla on yhteisiä elementtejä, jotka sinun tulee tuntea, ennen kuin aloitat. Tällaisia ovat esimerkiksi luettelot, kirjastot, WWW-osat ja näkymät

Ryhmän sivusto

Luettelot    Luettelo on verkkosivuston osa, johon organisaatiosi voi tallentaa tietoja ja jolla se voi jakaa sekä hallita tietoja. Voit esimerkiksi luoda tapahtumaluettelon, jolla seuraat henkilöille määrättyjä töitä tai seuraat työryhmän tapahtumia kalenterissa. Voit myös suorittaa kyselyitä tai isännöidä keskusteluja keskustelualueella.

Kirjastot    Kirjasto on erityinen luettelotyyppi, joihin tallennetaan paitsi tiedostoja myös tietoja tiedostoista. Voit hallita, miten tiedostoja tarkastellaan, seurataan, hallitaan ja luodaan kirjastoissa.

Näkymät    Näkymillä voit tuoda näkyviin luettelon tai kirjaston tärkeimmät kohteet tai sellaiset kohteet, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Voit esimerkiksi luoda näkymän, jossa näytetään kaikki sellaiset luettelon kohteet, jotka koskevat tiettyä osastoa, tai näkymän, jossa korostetaan kirjaston tietyt tiedostot. Voit luoda luetteloista ja kirjastoista useita näkymiä käyttäjien valittavaksi. WWW-osalla voit myös näyttää luettelon tai kirjaston näkymän erillisenä sivuna sivustossasi.

Omat tehtävät -näkymä

WWW-osat    WWW-osa on modulaarinen tietoyksikkö, joka muodostaa sivuston useimpien sivujen perusrakenneosan. Jos sinulla on oikeudet muokata sivustosi sivuja, WWW-osilla voit muokata sivustoa näyttämään kuvia ja kaavioita, osia muista verkkosivustoista, tiedostoluetteloita, liiketoimintatietojen mukautettuja näkymiä ja paljon muuta.

WWW-osa

Käyttökokemukseen vaikuttavat sivusto-ominaisuudet

SharePoint-asennus ja sen määritykset vaikuttavat siihen, mitä sivustossasi näet ja mitä asetuksia käytettävissäsi on.

Oikeudet    Jos sinulle on määritetty oletusarvoinen Täydet oikeudet -oletusoikeustaso, käytössäsi ovat kaikki sivustonhallinta-asetukset. Jos sinulle on määritetty Osallistuja- tai Luku-oikeustaso, oikeutesi käyttää sivustoa sekä hallinta-asetukset ovat paljon rajoitetummat. Monet tässä artikkelissa käsitellyt asetukset eivät ole Lukija-oikeustason omaavien käyttäjien (tällaiset käyttäjät voivat lukea sisältöä, mutta eivät muokata sitä) käytettävissä. Koska oikeudet ovat joustavia ja helposti muokattavia, organisaatiollasi saattaa olla omat asetukset. Jos haluat lisätietoja oikeuksista, tutustu käyttäjien käyttöoikeuksien hallitsemista ja oikeuksien määrittämistä koskevaan ohjeartikkeliin (se on saatavilla, kun tuote julkaistaan).

Mukauttaminen    Organisaatiollasi voi olla mukautetut sivuston oikeudet ja tuotemerkkiominaisuudet. Lisäksi jopa sivuston siirtymistoimintoja ja ohjausobjekteja on voitu mukauttaa tai siirtää, esimerkiksi Sivuston toiminnot -valikkoa on voitu siirtää eri kohtaan sivulla. Organisaatiosi on myös voinut olla käyttämättä SharePoint 2010:n valintanauhatoimintoa.

SharePoint-versio    Tässä artikkelissa käsitellään SharePoint Server 2010:n käytön aloittamista. Jos organisaatiossasi on käytössä SharePoint Foundation 2010, katso lisätietoja kohdasta SharePoint Foundation 2010;n käytön aloittaminen. Jos käytät vanhaa SharePoint-versiota, katso lisätietoja oman versiosi ohjeesta.

Sisällön lisääminen sivustoon

Voit lisätä kohteita luetteloihin ja tiedostoja kirjastoihin verkkoselaimella. Painikkeet, joilla voit suorittaa yleisimmät toiminnot, sijaitsevat valintanauhassa. Useimmilla sivuston sivuilla se sijaitsee sivun yläreunassa.

WN-valintanauha

Valintanauhan painikkeet saattavat näkyä harmaina seuraavista syistä:

  • Toiminto ei ole soveltuva tai se riippuu jostain toisesta toiminnosta: jos sinun on esimerkiksi valittava tiedoston valintaruutu, ennen kuin voit kuitata sen ulos.

  • Sinulla ei ole oikeuksia suorittaa tehtävää.

  • Toiminto ei ole käytössä sivustossa. Esimerkiksi työnkulut saattavat olla poissa käytöstä sivustossa.

Voit tallentaa tiedostoja kirjastoon myös joillakin SharePoint Server -yhteensopivilla asiakasohjelmilla. Voit esimerkiksi tallentaa Microsoft Word -tiedoston SharePoint-sivuston kirjastoon, kun käytät tiedostoa Wordissa.

Kohteen lisääminen luetteloon tai tiedoston lisääminen kirjastoon edellyttää, että sinulla on luettelon tai kirjaston Osallistuja-oikeudet. Sivuston omistajalta tai järjestelmänvalvojalta saat lisätietoja organisaatiossa käytössä olevista oikeuksista ja oikeustasoista.

Kun lisäät kohteen tai tiedoston, käyttäjät, joilla on luettelon lukuoikeus, voivat tarkastella kohdetta tai tiedostoa. Tämä edellyttää kuitenkin, että kohde tai tiedosto ei edellytä hyväksyntää. Jos kohde tai tiedosto edellyttää hyväksyntää, se tallennetaan luetteloon tai kirjastoon odottavaan tilaan, kunnes sellainen käyttäjä hyväksyy kohteen tai tiedoston, jolla on asianmukaiset oikeudet. Jos tarkastelet parhaillaan luetteloa tai kirjastoa, kun kohdetta tai tiedostoa lisätään, uusi kohde tai tiedosto voi näkyä vasta selaimen sivun päivittämisen jälkeen.

Luetteloissa ja kirjastoissa voi hyödyntää sähköpostiominaisuuksia, jos sivusto on määritetty vastaanottamaan tai lähettämään sähköpostia. Kalenterit, ilmoitukset, blogit, keskustelualueet ja tietyt muut luettelot voidaan määrittää siten, että käyttäjät voivat lisätä niihin sisältöä sähköpostitse. Esimerkiksi tehtäväluettelot ja seurantaluettelot voidaan puolestaan määrittää lähettämään sähköpostia tietyille henkilöille aina, kun heille määritetään kohteita.

Sinulla voi olla paitsi oikeus lisätä sisältöä aiemmin luotuihin luetteloihin ja kirjastoihin, myös oikeus luoda uusia luetteloita ja kirjastoja. Luettelo- ja kirjastomallien avulla pääset hyvään alkuun. Voit mahdollisesti myös luoda ja mukauttaa uusia sivuja ja sivustoja, mutta tämäkin määräytyy oikeustasosi mukaan.

Luettelot

Vaikka luetteloita on erityyppisiä, niihin lisätään kohteita samalla tavalla. Sinun ei siis tarvitse opetella uusia tekniikoita erilaisia luetteloista varten. Luettelokohde koostuu sarakkeisiin sijoitetusta tekstistä, mutta joissakin luetteloissa kohteeseen voi lisätä liitteitä.

Kohteen lisääminen luetteloon

  1. Kun olet luettelossa, johon haluat lisätä kohteen, napsauta valintanauhan Kohteet-välilehteä (kalenterissa se on Tapahtumat-välilehti.)

  2. Valitse Uusi kohde (kalenterissa Uusi tapahtuma).

    Vihje: Toinen nopea tapa lisätä tapahtuma kalenteriin on osoittaa päivämäärää kalenterissa ja valita sitten Lisää.

  3. Täytä vaadittavat kentät ja muut haluamasi kentät.

  4. Valitse Tallenna.

Luettelon kohteen muokkaaminen tai poistaminen

  1. Osoita kohdetta ja valitse sen viereen ilmestyvä valintaruutu.

    Vihje: Voit suorittaa toimintoja useille kohteille valitsemalla useita valintaruutuja.

  2. Valitse valintanauhan Kohteet-välilehdessä joko Muokkaa kohdetta tai Poista kohde (sen mukaan, haluatko poistaa vai muokata).

Monissa sivustoissa tietyt luettelot luodaan valmiiksi. Tällaisia oletusluetteloita ovat esimerkiksi keskustelualueet ja kalenteriluettelot. Jos sinulla on tarvittavat oikeudet, voit luoda luetteloita myös erityyppisistä malleista. Malleissa rakenne ja asetukset on määritetty valmiiksi, joten niillä pääset helposti alkuun.

Luettelon luominen

  1. Jos haluat luoda luettelon, valitse Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston toiminnot ‑valikko Lisää luomisvaihtoehtoja.

    Huomautus: Jos et näe Sivuston toiminnot -valikkoa tai luomisvaihtoehtoa ei näy, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda luetteloa.

  2. Valitse luomissivulla, millaisen luettelon haluat luoda. Voit valita esimerkiksi Linkit.

  3. Kirjoita luettelolle nimi, täytä muut haluamasi kentät ja valitse sitten Luo.

Kirjastot

Kirjasto on sivustossa oleva paikka, jossa voit luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja ryhmän jäsenten kanssa. Jokaisessa kirjastossa näkyy tiedostojen luettelo ja tärkeitä tietoja tiedostoista. Näiden avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostoja työskennellessään yhdessä.

Voit lisätä tiedoston kirjastoon lataamalla sen kirjastoon verkkoselaimella. Kun olet lisännyt tiedoston kirjastoon, muut henkilöt, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat tarkastella tiedostoa. Jos tarkastelet kirjastoa, kun tiedosto lisätään, uusi tiedosto voi näkyä vasta selaimen sivun päivittämisen jälkeen.

Jos käytät SharePoint Server -yhteensopiva ohjelmaa, voit luoda uuden tiedoston mallin pohjalta käyttäessäsi kirjastoa. Voit tallentaa tiedoston kirjastoon myös jostakin muusta ohjelmasta, kuten SharePoint-työtilasta tai Microsoft Wordista.

Tiedoston lisääminen kirjastoon

  1. Valitse kirjastossa, johon haluat lisätä tiedoston, valintanauhasta Asiakirjat.

  2. Valitse Lataa asiakirja.

  3. Selaa tiedostoon ja valitse OK.

Vihje: Jos käytät SharePoint Server 2010 -yhteensopivaa ohjelmaa, kuten Microsoft Word 2010, voit vetää ja pudottaa tiedostoja Windowsin resurssienhallinnassa Lataa asiakirja -valintaikkunaan.

Kirjaston tiedoston muokkaaminen tai poistaminen

  1. Osoita tiedostoa ja valitse sen viereen ilmestyvä valintaruutu.

  2. Valitse valintanauhan Asiakirjat-välilehdessä joko Muokkaa asiakirjaa tai Poista asiakirja (sen mukaan, haluatko poistaa vai muokata).

Oletuskirjasto, jonka nimi on Jaetut asiakirjat, luodaan valmiiksi, kun luot useita erityyppisiä sivustoja. Jaetut asiakirjat on tiedostokirjasto, johon voit tallentaa useita erityyppisiä tiedostoja. Voit luoda lisää kirjastoja, esimerkiksi kuvien tallennuksessa käytettävän kuvakirjaston, jos sinulla on oikeudet hallita luetteloita.

Tiedostokirjaston luominen

  1. Voit luoda tiedostokirjaston valitsemalla Sivuston toiminnot -valikon Sivuston toiminnot ‑valikko ja valitsemalla sitten Uusi tiedostokirjasto.

    Huomautus: Jos et näe Sivuston toiminnot -valikkoa, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda kirjastoa.

  2. Kirjoita kirjastolle nimi, täytä muut haluamasi kentät ja valitse sitten Luo.

Jos haluat tarkistaa, millaisia muita kirjastoja voit luoda, valitse Sivuston toiminnot ja valitse sitten Lisää luomisvaihtoehtoja. Voit tarkistaa kunkin näkyvissä olevan kirjastotyypin kuvauksen osoittamalla sitä.

Toisentyyppisen kirjaston luominen

  1. Jos haluat luoda kirjaston, napsauta Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston toiminnot ‑valikko Lisää asetuksia.

    Huomautus: Jos et näe Sivuston toiminnot -valikkoa, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda kirjastoa.

  2. Voit tarkistaa kunkin näkyvissä olevan kirjastotyypin kuvauksen osoittamalla sitä.

  3. Kirjoita kirjastolle Nimi-kohtaan nimi, täytä muut haluamasi kentät ja valitse sitten Luo.

    Jos haluat määrittää muita asetuksia, kuten näkyykö kirjasto pikakäynnistyspalkissa, valitse ennen Luo-vaihtoehdon valitsemista Lisää asetuksia.

Sivustot ja sivut

Sivustossa voi esimerkiksi säilyttää aikatauluja, ohjeita, tiedostoja ja muita tietoja, joita työryhmän jäsenet tarvitsevat säännöllisesti. Tällainen sivusto on eräänlainen yleissivusto. Sivustolla voi olla myös tarkemmin määritelty käyttötarkoitus. Sivustossa voi esimerkiksi seurata kokousta tai isännöidä blogia, jossa organisaation jäsen julkaisee säännöllisesti uutisia ja ideoita.

Blogisivusto

Sivustosisältö on jaettu organisaatioissa usein erillisiin sivuihin, alisivustoihin ja ylimmän tason sivustoihin sivustojen hallinnan helpottamiseksi. Esimerkiksi organisaation jokaisella osastolla voi olla oma ryhmän sivusto, joka kuuluu laajempaan portaalisivustoon.

Sivustoihin voi lisätä sisältöä lisäämällä niihin luetteloita ja kirjastoja. Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, voit myös lisätä sivuja sivustoon. Myös Web-osa-sivujen lisäämistä kannattaa harkita, koska tällöin dynaamista sisältöä voi lisätä nopeasti Web-osien avulla.

Jos haluat luoda uusia sivustoja, käytettävissä on useita sivustomalleja, joilla pääset hyvään alkuun. Se, voitko luoda sivustoja ja alisivustoja, määräytyy sen mukaan, kuinka sivustot ja niiden luomisen oikeudet on määritetty organisaatiossa. Saat lisätietoja organisaation tavasta hallita sivustojen käyttöoikeuksia sivuston omistajalta tai järjestelmänvalvojalta.

Sivuston luominen

  1. Voit luoda sivuston valitsemalla Sivuston toiminnot -valikkoa Sivuston toiminnot ‑valikko ja sitten Uusi sivusto.

    Huomautus: Jos et näe Sivuston toiminnot -valikkoa tai luomisvaihtoehtoa ei näy, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda sivustoa.

  2. Kirjoita sivuston otsikkoja URL-nimi.

  3. Valitse Mallin valinta -kohdassa sivustomalli.

  4. Valitse muut haluamasi asetukset ja valitse sitten Luo.

Sivun luominen

Huomautus: Sivun luomisen vaiheet voivat vaihdella sivuston tyypin mukaan sekä sen mukaan, ovatko julkaisuasetukset käytössä tai edellyttääkö sivujen julkaiseminen hyväksymisprosessia.

  1. Voit luoda sivun napsauttamalla Sivuston toiminnot -valikkoa Sivuston toiminnot ‑valikko ja sitten Uusi sivu.

    Huomautus: Jos et näe Sivuston toiminnot -valikkoa tai luomisvaihtoehtoa ei näy, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda sivua.

  2. Kirjoita sivun nimi ja valitse Luo.

  3. Tee vähintään yksi seuraavista toimista uudella sivulla, jonka juuri loit:

    • Jos haluat lisätä tekstiä, kirjoita tai kopioi teksti tekstiruutuun.

    • Jos haluat muotoilla tekstiä, valitse valintanauhan Muotoile tekstiä -välilehti ja valitse haluamasi painike.

    • Jos haluat lisätä WWW-osan tai aiemmin luodun luettelon, valitse Lisää-välilehti, valitse haluamasi painike, valitse haluamasi WWW-osa tai luettelo ja valitse sitten Lisää.

    • Jos haluat lisätä uuden luettelon, valitse Lisää-välilehti, kirjoita luettelon nimi, valitse luettelon tyyppi napsauttamalla sitä ja valitse sitten OK.

  4. Kun olet tehnyt sivulle kaikki haluamasi muokkaukset, valitse valintanauhan Tallenna-painike.

Sivun muokkaaminen

  1. Voit muokata sivua valitsemalla valintanauhan Muokkaa-painikkeen.

    Huomautus: Jos et näe Muokkaa-painiketta, sinulla ei ehkä ole oikeuksia muokata sivua.

  2. Tee seuraavia toimia:

    • Jos haluat lisätä tekstiä, kirjoita tai kopioi teksti tekstiruutuun.

    • Jos haluat muotoilla tekstiä, valitse valintanauhan Muotoile tekstiä -välilehti ja valitse haluamasi painike.

    • Jos haluat lisätä WWW-osan tai aiemmin luodun luettelon, valitse Lisää-välilehti, valitse haluamasi painike, valitse haluamasi WWW-osa tai luettelo ja valitse sitten Lisää.

    • Jos haluat lisätä uuden luettelon, valitse Lisää-välilehti, kirjoita luettelon nimi, valitse luettelon tyyppi napsauttamalla sitä ja valitse sitten OK.

  3. Kun olet tehnyt sivulle kaikki haluamasi muokkaukset, valitse valintanauhan Tallenna-painike.

Sivuston sisällön hallinta ja käyttäminen

Luetteloiden, kirjastojen ja sivustojen sisältöä voi hallita ja laajentaa usealla eri tavalla, jolloin työryhmän työteho paranee. Osa toiminnoista auttaa työryhmää etsimään tietoja sekä käsittelemään niitä tehokkaasti, osa taas hallitsemaan tietojen käyttöä ja käyttöä.

Siirtyminen sisältöön

Siirtymisosien avulla käyttäjät voivat selata sivustoa ja siirtyä tarvitsemansa sisällön kohdalle. Käytettävissä on kaksi siirtymiskohdetta, jotka voi mukauttaa. Nämä siirtymiskohteet ovat ylälinkkipalkki ja pikakäynnistys.

Voit valita pikakäynnistyspalkissa näkyvät luettelot ja kirjastot kunkin luettelon tai kirjaston asetussivulla. Voit myös muuttaa linkkien järjestystä, lisätä ja poistaa linkkejä sekä lisätä tai poistaa osia, joihin linkit on järjestetty. Jos esimerkiksi Luettelo-kohdassa on liian monta luetteloa, voit lisätä uuden Tehtäväluettelot-osan, johon voit lisätä linkkejä tehtäväluetteloihin. Kaikki nämä pikakäynnistyspalkin muutokset voi tehdä SharePoint Server 2010 -yhteensopivassa selaimessa. Voit jopa lisätä linkkejä, jotka johtavat sivuston ulkopuolella oleviin sivuihin.

Pikakäynnistys

Ylälinkkipalkin avulla sivustosi käyttäjät voivat siirtyä muihin sivustokokoelman sivustoihin. Tämä toteutetaan määrittämällä välilehtirivi näkymään sivuston jokaisen sivun yläosassa. Kun luot uuden sivuston, voit valita, lisätäänkö sivusto pääsivuston ylälinkkipalkkiin ja käytetäänkö sivustossa pääsivuston ylälinkkipalkkia.

Painikkeen kuva

Jos sivustossasi käytetään yksilöllistä ylälinkkipalkkia, voit mukauttaa sivuston ylälinkkipalkissa näkyvät linkit. Sivustot, jotka on luotu pääsivustoon, voi myös määrittää näkymään ylälinkkipalkissa. Tämä edellyttää kuitenkin, että sivusto on määritetty perimään pääsivuston linkkipalkki. Voit myös sisällyttää linkkejä muihin, sivustokokoelman ulkopuolella oleviin sivustoihin. Lisätietoja siirtymisen mukauttamisesta on ohjeaiheessa Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen (artikkeli on saatavilla, kun tuote julkaistaan).

Sisällön käytön hallinta

Sivuston omistaja tai järjestelmänvalvoja voi myöntää oikeustasoja käyttäjille ja käyttäjiä sisältäville SharePoint-ryhmille. Oikeudet voidaan ottaa käyttöön sivustossa, sivuston luetteloissa ja kirjastoissa sekä luetteloiden ja kirjastojen kohteissa.

Voit määrittää eri objekteille eri oikeustasoja. Objekti voi olla esimerkiksi tietty sivusto, luettelo, kirjasto, luettelon tai kirjaston kansio, luettelokohde tai tiedosto.

Luetteloiden ja kirjastojen järjestäminen

Se, miten järjestät luettelot ja kirjastot, määräytyy ryhmän tarpeiden mukaan sekä sen mukaan, miten haluat tallentaa ja hakea tietoja. Kun suunnittelet asian huolellisesti, voit määrittää rakenteen, joka sopii parhaiten omalle organisaatiollesi.

Luetteloiden ja kirjastojen tiedot tallennetaan sarakkeisiin, kuten Tehtävänimike, Sukunimi tai Yritys. Voit lajitella ja suodattaa kohteita sarakkeiden mukaan samalla tavoin kuin laskentataulukossa napsauttamalla haluamaasi luettelon tai kirjaston sarakeotsikkoa. Voit myös tarkastella sinulle tärkeimpiä luettelon tai kirjaston kohteita eri näkymissä.

Luettelon tai kirjaston näkymän vaihtaminen

  1. Valitse luettelossa tai kirjastossa, jossa haluat vaihtaa näkymän, valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä.

  2. Napsauta Hallitse näkymiä -ryhmän Nykyinen näkymä -kohdassa näkymäluettelon vieressä olevaa nuolta ja valitse näkymä.

Omat tehtävät -näkymä

Jos luettelokohteista tai kirjaston tiedostoista on tarkoitus tallentaa lisätietoja, voit lisätä sarakkeita itse. Niistä on apua, kun luettelo lajitellaan tai ryhmitellään tai kun luodaan useita luettelonäkymiä. Voit esimerkiksi lajitella luettelon määräpäivän mukaan tai ryhmitellä kohteet osaston nimen mukaan.

Kun luot sarakkeen, käytettävissä on useita vaihtoehtoja. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi yksittäinen tekstirivi, avattava vaihtoehtoluettelo, muiden sarakkeiden perusteella laskettava luku tai jopa sivuston henkilön nimi ja kuva.

Sarakkeen luominen

  1. Valitse luettelossa tai kirjastossa, jossa haluat lisätä tiedoston, valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä.

  2. Valitse Luo sarake.

  3. Kirjoita sarakkeen nimi ja valitse saraketyyppi.

  4. Valitse muut asetukset ja valitse sitten OK.

Luettelon tai kirjaston sarakkeet helpottavat tiettyjä osastoja löytämään tarvitsemansa tiedot – kuten tehtävät, joilla on suurin prioriteetti, tai kaikki kullekin käyttäjälle määritetyt kohteet. Lisätietoja näkymien luomisesta ja muokkaamisesta on kohdassa Näkymän luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Jotkin luetteloiden ominaisuudet auttavat työryhmää luomaan ja hallitsemaan usean luettelon tai kirjaston kohteita tehokkaasti. Voit esimerkiksi luoda sarakkeen, jossa on tietoja luettelokohteista, ja jakaa tiedot muiden luetteloiden kesken. Tai jos haluat, että tiedosto on käytettävissä useassa kirjastossa, voit helposti kopioida sen sivuston muihin kirjastoihin. Voit määrittää, että saat tiedon päivityksistä, kun tiedostoa muutetaan.

Lisätietoja suurten luetteloiden ja kirjastojen hallinnasta on kohdassa Useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen hallinta.

Helppokäyttötoimintojen käyttäminen

Sivustot on suunniteltu siten, että luetteloita, kirjastoja sekä muita ominaisuuksia voi käyttää yksinkertaisin näppäinpainalluksin. Käytettävissä on myös erityinen helppokäyttötila, jossa valikoiden ja ohjaustoimintojen käyttämistä on helpotettu helppokäyttötekniikkaa tarvitsevia käyttäjiä varten. Siirry pääsisältöön -linkkien avulla käyttäjä voi ohittaa toistuvat siirtymislinkit näppäimistöltä ja siirtyä suoraan mielekkäämpään sisältöön.

Otsikoiden merkintätapa määrittää rakenteen entistä tarkemmin ja helpottaa sivustossa siirtymistä näytönlukuohjelmien käyttäjille. Sivustoon ladattavissa kuvissa voi käyttää mukautettuja vaihtoehtoisia tekstejä. Voit esimerkiksi määrittää mukautetun vaihtoehtoisen tekstin kuvaan, joka näkyy kotisivulla Sivuston kuva -WWW-osassa, tai kuvaan, joka lisätään kuvakirjastoon. Windowsin suuren kontrastin asetukset sopivat parhaiten näkörajoitteisille käyttäjille sivustojen katseluun.

Versioiden seuranta

Jos luettelo tai kirjasto on määritetty seuraamaan versioita, voit tarvittaessa palauttaa vanhan version ja tarkastella muutosten versiohistoriaa. Kun versioita seurataan, kohteiden tai tiedostojen ja niiden ominaisuuksien muutokset tallennetaan. Tämä helpottaa sisällön hallintaa muokkausten edetessä, ja voit palauttaa aiempia versioita, jos teet virheen nykyiseen versioon. Versiotiedoista on hyötyä etenkin, kun samassa projektissa on mukana useita henkilöitä tai kun tiedot käyvät läpi useita kehitys- ja tarkistusvaiheita.

Versiohistoria

1. Uusin julkaistu pääversio näkyy korostettuna, ja versionumero ilmoitetaan kokonaislukuna.

2. Versio luodaan, kun ominaisuudet tai metatiedot muuttuvat.

3. Tiedoston ensimmäinen versio on aina aliversio, jonka versionumero on 0.1.

Versiotiedot ovat käytettävissä kaikkien oletusluettelotyyppien luettelokohteissa – mukaan lukien kalenterit, seurantaluettelot ja mukautetut luettelot – sekä kaikissa tiedostotyypeissä, jotka voi tallentaa kirjastoihin – mukaan lukien WWW-osasivut.

Tiedostojen yhteismuokkaaminen

Kaksi tai useampia käyttäjiä voi muokata Word-tiedostoa tai PowerPoint-esitystä samanaikaisesti. Tämän uuden toiminnon ansioista voit lukea SharePointiin tallennetun tiedoston osia ja kirjoittaa niihin. Voit esimerkiksi muokata Word-tiedoston yhtä kappaletta samaan aikaan, kun työtoverisi työstää saman tiedoston toista kappaletta.

Pysyminen muutosten tasalla

RSS on käytännöllinen tapa, jolla voit jakaa ja vastaanottaa tietoja standardoidussa muodossa. Esimerkiksi luetteloiden ja kirjastojen päivityksiä voi jakaa ja vastaanottaa RSS-muodossa. Standardoitu XML-tiedostomuoto mahdollistaa tietojen tarkastelemisen useissa eri ohjelmissa. Voit myös tilata luetteloita ja kirjastoja määrittämällä ilmoituksia, jotka kertovat sisältöön tulleista muutoksista.

RSS-syötteillä työryhmä voi mukauttaa sisällön sellaisille työryhmän jäsenille, jotka ovat tilanneet syötteitä. Syötteisiin voi sisällyttää sivustojen linkkejä, joita napsauttamalla työryhmän jäsenet voivat avata tarvitsemansa tiedot. Syötteillä työryhmän edistymistä ja projektin päivittymistä on helppo seurata. Useita työryhmän verkkosivustoja ei tarvitse selata ja seurata erikseen, kun tuoreimmat uutiset ja päivitykset toimitetaan sivustoista automaattisesti.

Työnkulkujen hallinta

Työnkuluilla käyttäjät voivat käsitellä tiedostoja yhteistyössä sekä hallita projektitehtäviä. Työnkulut toteuttavat liiketoimintaprosesseja, joiden mukaisesti sivuston tiedostoja ja kohteita käsitellään. Työnkulut hallitsevat tiettyihin liiketoimintaprosesseihin liittyviä tehtäviä ja vaiheita, ja näin organisaatiot pystyvät noudattamaan yhdenmukaisia liiketoimintaprosesseja ja parantamaan organisaation toiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta. Tällöin tehtävistä vastaavien henkilöiden ei tarvitse huolehtia työnkulun hallinnasta, vaan he voivat keskittyä nimenomaan tehtäviensä suorittamiseen.

Työnkuluilla voit pienentää yleisten liiketoimintaprosessien kuluja ja niihin kuluvaa aikaa. Voit esimerkiksi pienentää projektin hyväksynnän tai tiedoston tarkistamisen liiketoimintaprosessin kuluja ja niihin kuluvaa aikaa hallitsemalla ja seuraamalla niihin kuuluvia tehtäviä. Organisaatio voi esimerkiksi käyttää esimääritettyä hyväksyntätyönkulkua tai luoda ja ottaa käyttöön mukautetun työnkulun hallitakseen jotain toista liiketoimintaprosessia.

Sisältötyyppien käyttäminen

Luettelo tai kirjasto voi tukea useita sisältötyyppejä. Sisältötyypeillä organisaatiot voivat järjestää, hallita ja käsitellä suuria sisältömääriä aiempaa tehokkaammin. Jos luettelo tai kirjasto on määritetty sallimaan useita sisältötyyppejä, voit lisätä sisältötyyppejä organisaation säännöllisesti käyttämien vaihtoehtojen luettelosta. Tällaisia vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi Markkinointiesitykset tai Sopimukset.

Kun lisäät sisältötyypin luetteloon tai kirjastoon, mahdollistat sen, että kirjastossa tai luettelossa voi olla kyseisen tyyppisiä kohteita. Käyttäjät voivat sitten luoda uusia tämäntyyppisiä kohteita kyseisen luettelon tai kirjaston Uusi kohde painikkeella.

Eräs keskeisistä luettelossa tai kirjastossa käytettävien sisältölajien hyödyistä on se, että yksittäinen luettelo tai kirjasto voi sisältää useita kohteiden tai tiedostojen tyyppejä, joista jokaisessa voi olla yksilöllisiä metatietoja, käytäntöjä tai toimintatapoja. Lisätietoja sisältölajien käsittelemisestä on ohjeaiheessa Johdanto sisältölajien käyttämiseen ja julkaisemiseen.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×