SharePoint 2010 ‑sisällön synkronoiminen Outlook 2010:n kanssa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit synkronoida SharePoint-kirjaston, -yhteystietoluettelon ja -tehtäväluettelon sekä projektitehtäväluettelon ja tietyntyyppisen ulkoisen SharePoint-luettelon Microsoft Outlook 2010:n kanssa. Monet SharePoint 2010:n käyttäjät käyttävät myös Outlook 2010:tä toimintojen ja projektien käsittelemiseen ja koordinoimiseen, joten kirjastojen ja luetteloiden synkronointi voi tehostaa työskentelyä erityisesti offline-tilassa ja silloin, kun SharePoint-sivustot eivät ole jatkuvasti käytettävissä.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Johdanto SharePoint 2010 ‑sisällön synkronoimiseen Outlook 2010:n kanssa

Synkronoidun tiedostokirjaston käsitteleminen

Synkronoidun yhteystietoluettelon käsitteleminen

Synkronoidun tehtäväluettelon käsitteleminen

Synkronoidun ulkoisen tehtäväluettelon käsitteleminen

Muita integrointinäkökohtia

SharePoint-kirjaston synkronoiminen Outlook 2010:n kanssa

SharePoint-yhteystietoluettelon synkronoiminen Outlook 2010 ‑yhteystietojen kanssa

SharePoint-tehtäväluettelon synkronoiminen Outlook 2010 ‑tehtävien kanssa

Johdanto SharePoint 2010 ‑sisällön synkronoimiseen Outlook 2010:n kanssa

Voit synkronoida SharePoint-kirjaston, ‑yhteystietoluettelon ja ‑tehtäväluettelon sekä projektitehtäväluettelon ja tietyntyyppisen ulkoisen SharePoint-luettelon Outlook 2010:n kanssa. Monet SharePoint 2010:n käyttäjät käyttävät myös Outlook 2010:tä toimintojen ja projektien käsittelemiseen ja koordinoimiseen, joten kirjastojen ja luetteloiden synkronointi voi tehostaa työskentelyä erityisesti offline-tilassa ja silloin, kun SharePoint-sivustot eivät ole jatkuvasti käytettävissä.

Näiden kirjastojen ja luetteloiden synkronoiminen edellyttää, että tietokoneeseesi on asennettu Outlook 2010 ja että sinulla on yhteiskäyttöoikeus kirjastoon tai luetteloon.

Lisätietoja SharePoint 2010:n käytöstä Outlook 2010:n kanssa on Katso myös ‑osassa ja Outlook 2010:n ohjejärjestelmässä.

Sivun alkuun

Synkronoidun tiedostokirjaston käsitteleminen

Voit synkronoida SharePoint-kirjaston Outlook 2010:n ja SharePoint 2010:n välillä. Kun synkronoit kirjaston, se näkyy kansiona Outlookin siirtymisruudussa SharePoint-luettelot-kohdan alapuolella.

Kun käytät pikahakua, Outlook hakee tietoja kaikista synkronoiduista SharePoint-tiedostoista. Outlookin lukuruudun esikatselukuvien ansiosta voit helposti selata hakutuloksia. SharePoint-tiedostojen avaaminen ja muutosten tallentaminen Outlookissa voi jopa sujua yllättävänkin nopeasti ja kätevästi. Voit Outlookista käsin esikatsella, muokata ja hallita SharePoint-kirjaston tiedostoja. Voit myös viedä kirjastot offline-tilaan, käsitellä kirjastossa olevia Office-tiedostoja, palauttaa ne online-tilaan ja synkronoida sitten muutokset.

Synkronointi on yksisuuntaista Office-tiedostoissa. SharePoint-kirjastossa oleviin tiedostoihin tehdyt muutokset voi ladata Outlookiin, mutta se, että tekisit muutoksia muihin kuin Office-tiedostoihin ja sitten lataisit ne takaisin SharePoint-kirjastoon, ei ole mahdollista. Jos käytät Outlookia offline-tilassa, voit muokata Office-tiedostoja, kuten Word-asiakirjoja, Excel-laskentataulukoita ja PowerPoint-esityksiä. Kun palaat online-tilaan, voit ladata tekemäsi muutokset SharePoint-kirjastoon. Outlook ei kuitenkaan seuraa näihin Office-tiedostoihin tehtyjä muutoksia SharePoint-kirjastossa. Pääset parhaaseen tulokseen, jos kirjaat ensin nämä tiedostot ulos, mikäli aiot tehdä niihin offline-muutoksia Outlookissa.

Sivun alkuun

Synkronoidun yhteystietoluettelon käsitteleminen

Voit synkronoida SharePoint-yhteystietoluettelon Outlook 2010:n ja SharePoint 2010:n välillä. Tämä tehostaa SharePoint-yhteystietojen tallentamista, jakamista ja hallintaa Outlookissa. Voit myös viedä yhteystietoluettelon offline-tilaan, käsitellä yhteystietoja, palauttaa ne online-tilaan ja synkronoida ne sitten Outlook 2010:stä tai SharePoint 2010:stä.

Outlook 2010:ssä synkronoitu SharePoint-yhteystietoluettelo toimii samoin kuin muutkin Outlookin yhteystietokansiot. Voit tarkastella, muokata ja tulostaa yhteystietoja ja jopa soittaa puheluita yhteyshenkilöille Microsoft Office Communicatorin avulla. Voit lähettää heille sähköpostia ja kokouspyyntöjä, käyttää väriluokkia, tallentaa useita puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita sekä lisätä yhteyshenkilöiden valokuvia, sähköisiä käyntikortteja sekä merkkipäivätietoja.

Yhteystietoluettelon synkronointi on kaksisuuntainen. Yhteystietoihin Outlookissa tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti SharePointin yhteystietoluettelon kanssa. Vastaavasti SharePointin yhteystietoluetteloon tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti Outlookin yhteystietojen kanssa.

Kun avaat SharePoint-yhteystiedon Outlookissa tai yhteystietoluettelon SharePoint 2010:ssä, näet viimeisimmät muutokset. Jos yhteystietoon on tehty muutoksia Outlookissa, kun SharePointin yhteystietoluettelo on ollut avattuna, selain on päivitettävä, jotta viimeisimmät muutokset näkyvät SharePoint-luettelossa. Jos SharePointin yhteystietoluetteloon tehdään muutoksia, kun yhteystieto on avattuna Outlookissa, sinun täytyy käyttää Lähetä ja vastaanota ‑komentoa, jotta näet viimeisimmät muutokset Outlookin yhteystiedossa.

Sivun alkuun

Synkronoidun tehtäväluettelon käsitteleminen

Voit synkronoida SharePoint-tehtäväluettelon Outlook 2010:n ja SharePoint 2010:n välillä. Voit käsitellä sekä vakiotehtäväluetteloa että projektitehtäväluetteloa, joka muistuttaa vakiotehtäväluetteloa sillä erotuksella, että luettelossa on tehtävistä graafinen Gantt-näkymä. Voit myös viedä tehtäväluettelon offline-tilaan, käsitellä luettelon tehtäviä, palauttaa ne online-tilaan ja synkronoida ne sitten Outlookin kanssa.

Synkronoidun tehtäväluettelon sisältö näkyy siirtymisruudun Muut tehtävät ‑kohdassa ja Tehtävät-palkissa. Voit yhdessä työryhmäsi muiden jäsenten kanssa seurata projektien tilaa, edistymistä ja historiaa, kun luotte, delegoitte, päivitätte ja poistatte tehtäviä tai vastaatte niihin omissa Outlook-kansioissanne.

Voit myös käyttää merkintöjä ja luokkia synkronoiduissa tehtävissä aivan niin kuin Outlook-tehtävissäkin. Merkinnät ja luokat eivät näy SharePoint-sivustossa, mutta ne ovat käytettävissä, kun käsittelet synkronoituja tehtäviä Outlookissa. SharePointin tehtäväilmoitukset on myös integroitu täysin tehtäviin ja kalentereihin, ja voit valita asetuksia, jotka luovat automaattisesti ilmoitusviestejä ja muistutuksia.

Tehtäväluettelon synkronointi on kaksisuuntainen. Tehtäviin Outlookissa tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti SharePoint-tehtäväluettelon tai projektitehtäväluettelon kanssa. Vastaavasti SharePoint-tehtäväluetteloon tai projektitehtäväluetteloon tehdyt muutokset synkronoidaan Outlookin tehtäviin. Kun avaat tehtävän Outlookissa tai SharePointin-tehtäväluettelon tai projektitehtäväluettelon SharePoint 2010:ssä, näet viimeisimmät muutokset.

Jos tehtävään on tehty muutoksia Outlookissa, kun SharePointin tehtäväluettelo on ollut avattuna, selain on päivitettävä, jotta viimeisimmät muutokset näkyvät luettelossa. Jos SharePointin tehtäväluetteloon on tehty muutoksia, kun tehtävä on ollut avattuna Outlookissa, sinun on käytettävä Lähetä ja vastaanota ‑komentoa, jotta näet viimeisimmät muutokset Outlookin tehtävään.

Sivun alkuun

Synkronoidun ulkoisen tehtäväluettelon käsitteleminen

Voit synkronoida ulkoisen SharePoint-luettelon Outlook 2010:n ja SharePoint 2010:n välillä. Ulkoinen SharePoint-luettelo luodaan käyttämällä SharePoint Designer 2010:n yritystietopalveluja. Luettelossa voi olla luku- ja kirjoitusoikeudet tietolähteiden (esimerkiksi SQL Server tai SAP) liiketoiminta-aluetietoihin.

Kun luot ulkoisen sisältötyypin SharePoint Designer 2010:ssä, voit määrittää sille Officen alkuperäisen kohdetyypin, kuten yhteystiedon tai tehtävän, minkä jälkeen ulkoiset tiedot näyttävät samalta ja toimivat samoin kuin muutkin Outlook-yhteystiedot ja -tehtävät. Jos esimerkiksi ulkoinen luettelo on asiakasluettelo ja haluat näyttää ulkoiset tiedot Outlookissa, voit määrittää ulkoisen sisältötyypin Outlook-yhteystiedoksi, koska asiakastiedot muistuttavat Outlook-yhteystietoja. Kun yhdistät ulkoisen luettelon Outlookiin Yhdistä Outlookiin -komennolla, voit luoda, päivittää ja poistaa ulkoisia tietoja suoraan Outlookissa samalla tavoin kuin alkuperäisiä Outlook-yhteystietoja ja -tehtäviä luodessasi ja päivittäessäsi.

Sivun alkuun

Muita integrointinäkökohtia

Outlook 2010 on integroitu SharePoint 2010:een myös seuraavilla tavoilla:

  • Verkkokeskusteluihin osallistuminen käyttämällä sähköpostiviestejä

  • SharePoint 2010:n ja Outlook 2010:n kalenterien näyttö rinnakkain

  • SharePoint-ilmoitusten ja RSS-syötteiden hallinta

  • Kokoustyötilan luominen

  • Outlookin WWW-osien käyttö SharePoint 2010:ssä esimerkiksi Outlook-sanomien näyttämiseksi

  • Outlook Social Connector ‑apuohjelman käyttö työtovereilta tulevien yhteisösyötteiden hallinnassa.

Näistä integrointitavoista löytyy lisätietoja Outlook 2010:n ja SharePointin ohjejärjestelmistä.

Sivun alkuun

SharePoint-kirjaston synkronoiminen Outlook 2010:n kanssa

  1. Siirry selaimessa siihen SharePoint-sivustoon, jossa synkronoitava kirjasto sijaitsee.

  2. Napsauta kirjaston nimeä pikakäynnistysruudussa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta kirjasto-osasta kirjaston nimi.

    Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä SharePointin järjestelmänvalvojaan.

  3. Valitse valintanauhan Kirjasto-välilehden Yhdistä ja vie-ryhmästä Yhdistä Outlookiin.

  4. Kun järjestelmä kehottaa avaamaan ohjelman tietokoneessasi, valitse Salli.

  5. Jos järjestelmä pyytää vahvistusta, valitse Kyllä.

Outlookissa kirjasto lisätään siirtymisruudun SharePoint-luettelot-kohtaan. Kirjaston tiedostot käyttäytyvät samalla tavalla kuin sähköpostiviestit. Jos kyseessä on Office-tiedosto, voit esikatsella sitä lukuruudussa tai avata sen kaksoisnapsauttamalla sitä. Napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella saat näkyviin lisää vaihtoehtoja.

Huomautus: 

  • Jos kirjastossa on alikansioita ja haluat, että kaikki tiedostot ovat käytettävissäsi Outlookissa, tuo näkyviin kirjaston päätaso ja kytke se sitten Outlookiin. Oletusarvon mukaan yhdistetyksi tulee vain alikansion sisältö, jos näkyvissä on on alikansio, kun yhdistät kirjaston Outlookiin.

  • Jos haluat, että käytettävissäsi on vain yksittäisen kansion sisältö Outlookissa, voit edetä kahdella tavalla. Jos kansio, jonka sisältämiä tietoja haluat käsitellä Outlookissa, ei ole avattuna, osoita tätä kansiota, napsauta näkyviin tulevaa Avaa-valikko-nuolta ja valitse Yhdistä Outlookiin. Jos kansio, johon haluat muodostaa yhteyden, on jo avattuna, muodosta yhteys kirjastoon noudattamalla edellä annettuja ohjeita.

  • Kun yhdistät kirjaston Outlookiin, voit kutsua muita työryhmän jäseniä muodostamaan yhteyden kirjastoon. Napsauta kirjaston nimeä Outlookissa ja valitse sitten Jaa tämä kansio.

Sivun alkuun

SharePoint-yhteystietoluettelon synkronoiminen Outlook 2010 ‑yhteystietojen kanssa

  1. Siirry selaimessa siihen SharePoint-sivustoon, jossa synkronoitava yhteystietoluettelo sijaitsee.

  2. Napsauta yhteystietoluettelon nimeä pikakäynnistysruudussa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta luettelo-osasta yhteystietoluettelon nimi.

    Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä SharePointin järjestelmänvalvojaan.

  3. Valitse valintanauhan Luettelo-välilehden Yhdistä ja vie-ryhmästä Avaa Outlookissa.

  4. Kun ohjelma pyytää muodostamaan yhteyden SharePoint-yhteystietojen ja Outlookin välille, valitse OK.

Outlook 2010:ssä yhteystiedot näkyvät siirtymisruudun Yhteystiedot-kohdassa.

Sivun alkuun

SharePoint-tehtäväluettelon synkronoiminen Outlook 2010 ‑tehtävien kanssa

  1. Siirry selaimessa siihen SharePoint-sivustoon, jossa synkronoitava tehtäväluettelo tai projektitehtäväluettelo sijaitsee.

  2. Napsauta tehtävä- tai projektitehtäväluettelon nimeä pikakäynnistysruudussa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta luettelo-osasta tehtävä- tai projektiluettelon nimi.

    Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

  3. Valitse valintanauhan Luettelo-välilehden Yhdistä ja vie-ryhmästä Avaa Outlookissa.

  4. Kun ohjelma pyytää muodostamaan yhteyden SharePointin yhteystietoluettelon ja Outlookin välille, valitse OK.

Outlook 2010:ssä tehtävät näkyvät siirtymisruudun Muut tehtävät-kohdassa ja Tehtävät-palkissa.

Huomautus: Voit käyttää SharePoint-sivuston tehtäviä samalla tavalla kuin Outlookin tehtäviä. Voit esimerkiksi vetää ja kopioida tehtäviä Outlookin ja SharePoint-sivuston kansiosta toiseen. Outlookista peräisin olevat toistuvat tehtävät ja tehtäväpyynnöt muunnetaan kuitenkin SharePoint-sivustossa tavallisiksi tehtäviksi.

Vihje: Kun tehtäväluettelo tai projektitehtäväluettelo on yhdistetty Outlookiin, voit lähettää työryhmän muille jäsenille viestin, jossa heidät kutsutaan muodostamaan yhteys tehtäviin. Napsauta luettelon nimeä Outlookissa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa tehtäväluettelon nimi. Ohjelma luo sähköpostiviestin, jossa on tehtäväluettelon linkki ja komento luetteloyhteyden muodostamiseksi.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×