Seurantaa vaativien sähköpostiviestien seuranta

Seurantaa vaativien sähköpostiviestien seuranta

Merkitsemällä sähköposteja voit seurata vastauksia lähettämiisi viesteihin. Tällä tavalla voit myös varmistaa, että muistat reagoida saamiisi viesteihin tai ryhtyä niiden johdosta tarvittaviin toimiin. Voit kummassakin tapauksissa määrittää myös muistutuksen.

Kun tarvitset vastauksen viestiin tiettyyn ajankohtaan mennessä, lisää viestiin vastaanottajille merkintä tästä.

Vihje:  Tätä toimintoa kannattaa käyttää harkiten. Kaikki vastaanottajat eivät välttämättä pidä muistutusten saamisesta omille Outlook-tileilleen.

  1. Ennen kuin napsautat Lähetä-painiketta, valitse Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta ja valitse sitten Mukautettu.

  2. Valitse Merkitse vastaanottajille.

  3. Napsauta Merkitse vastaanottajille -kohdassa haluamaasi merkintää merkintöjen luettelossa.

  4. Tehtävillä on oletusarvoisesti muistutus. Jos haluat lähettää merkinnän ilman muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun valinta.

    Tietopalkki näyttää vastaanottajien saaman merkinnän tekstin.

    Vastaanottajien merkinnät ja muistutukset näkyvät viestin tietopalkissa.

Jos haluat tehdä lähettämällesi viestille joitain jatkotoimia, määritä itsellesi muistutus.

  1. Ennen kuin napsautat Lähetä-painiketta, valitse Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta.

  2. Napsauta sitten merkintää sille ajankohdalle, jolloin haluat saada muistutuksen tästä viestistä.

    Käytettävissä ovat oletusarvoisesti seuraavat merkintöjen alkamis- ja määräpäivät sekä muistutukset:

Merkintä

Aloituspäivä

Määräpäivä

Muistutus

Tänään

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista

Huomenna

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä

Tällä viikolla

Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen

Viikon viimeinen työpäivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää

Ensi viikolla

Ensi viikon ensimmäinen työpäivä

Ensi viikon viimeinen työpäivä

Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Nykyinen päivämäärä

Mukautettu

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Jos haluat määrittää alkamis- ja määräpäivän, joita ei näy luettelossa, valitse Mukautettu. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK.

Näet vastaanottajien saaman merkinnän tekstin tietopalkissa.

Huomautus:  Jos haluat muokata merkintää määrittämällä sen alkamis- ja määräpäivän tai muokkaamalla muistutuksen näyttämisajankohtaa, lue ohjeet kohdasta Merkintä muistutuksesi itsellesi ja vastaanottajille. Jos haluat muokata merkintöjä, jotka vain sinä näet, voit poistaa Merkitse vastaanottajille -valintaruudun valinnan.

Jos haluat merkitä uuden viestin sekä itsellesi että vastaanottajille, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta ja valitse sitten Lisää muistutus.

  2. Valitse Merkitse vastaanottajille.

    Jos haluat lähettää merkinnän ilman muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun valinta.

  3. Valitse Merkitse itselle -valintaruutu ja halutessasi myös Muistutus-valintaruutu.

  4. Voit määrittää Merkitse itselle -merkinnän alkamispäivän ja määräpäivän.

  5. Valitse merkintöjen luettelosta haluamasi merkintäteksti. Voit myös kirjoittaa oman tekstin ruutuun ja painaa ENTERIÄ.

    Huomautus:  Jos käytät IMAP-sähköpostitiliä, et voi vaihtaa merkinnän tekstiä tai määrittää sen alkamis- tai määräpäivää.

  6. Jos valitset Muistutus-valintaruudun Merkitse itselle- tai Merkitse vastaanottajille -asetukselle, määritä muistutuksen ajankohta.

  7. Napsauta OK.

    Näet merkinnän tekstin tietopalkissa.

    Seurantamuistutuksia sisältävän viestin tietopalkki

Kun lähetät merkityn viestin, voit hakea sen vastauksia.

Huomautus:  Lähetetyt viestit tallennetaan oletusarvoisesti Lähetetyt-kansioon. Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä ja siirrät lähetetyt viestit Outlookin datatiedostoon (.pst) joko manuaalisesti tai automaattisella arkistoinnilla, tämä toiminto ei ole käytettävissä.

  1. Toimi seuraavasti:

    • Avaa alkuperäinen viesti Lähetetyt-kansiosta.

    • Avaa merkitty lähetetty viesti Tehtävät-palkissa.

    • Avaa mikä tahansa viesti, joka on vastaus alkuperäiseen viestiin, napsauta tietopalkkia ja valitse sitten Avaa alkuperäinen merkitty viesti.

  2. Napsauta tietopalkista asiaan liittyvien viestien etsintätoimintoa.

    Näyttöön avautuu Erikoishaku-valintaikkuna, jossa ohjelma hakee viestejä, jotka ovat vastauksia merkittyyn viestiisi.

Kun et enää halua seurata jotain viestiä, voit poistaa viestin merkinnän.

Toimi seuraavasti:

  • Lisäsit merkinnän viestiin, jota et lähettänyt, mutta haluat nyt poistaa merkinnän    

    1. Avaa viestiluonnos ja valitse Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta.

    2. Valitse Poista merkintä.

  • Lähetit viestin, jossa on merkintä itsellesi tai muille, ja haluat nyt poistaa merkinnän    

    Toimi seuraavasti:

    1. Poista merkitty viesti Tehtävät-palkissa.

      Tämä poistaa viestin myös sähköpostikansioistasi.

    2. Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella missä tahansa Outlookissa ja valitse sitten Merkitse valmiiksi tai Poista merkintä.

      Huomautus:  Viestin vastaanottajat näkevät yhä merkinnän. Kun poistat merkinnän, se vaikuttaa vain siihen, mitä itse näet.

  • Näet merkintämuistutuksen ja haluat poistaa merkinnän    

    1. Kun saat merkintämuistutuksen, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Merkitse valmiiksi tai Poista merkintä.

      Kerro, miten Merkitse valmiiksi- ja Poista merkintä -toiminnot eroavat toisistaan

      Merkitse valmiiksi:    Kohde pysyy merkittynä seurantamerkinnällä, mutta merkintä yliviivataan. Jos Tehtävät-palkki tai Tehtävät-näkymä on määritetty näyttämään kaikki tehtävät riippumatta siitä, ovatko ne valmiita vai eivät, viesti pysyy näkyvissä, kunnes poistat sen sähköpostikansioistasi.

      Poista merkintä:    Merkintä poistetaan viestistä. Viestistä ei jää mitään jälkiä muihin näkymiin, esimerkiksi Tehtävät-palkkiin tai Tehtävät-näkymään.

      Jos haluat säilyttää valmiiksi suoritetut kohteet tallessa, käytä Merkitse valmiiksi -toimintoa. Kohde kuitenkin katoaa kokonaan kaikista Outlook-näkymistä heti, kun poistat viestin.

  • Merkittyyn viestiin saapuu vastaus, minkä jälkeen haluat poistaa merkinnän    

    1. Napsauta lukuruudussa tai avoimessa viestissä tietopalkkia ja valitse sitten Avaa alkuperäinen merkitty viesti.

    2. Valitse Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta.

    3. Valitse Poista merkintä.

Voit merkitä saamasi viestin, jos haluat esimerkiksi muistuttaa itseäsi siihen liittyvistä jatkotoimista. Voit merkitä saamasi viestin seuraavasti:

  • Napsauta viestiluettelossa merkintäsaraketta viestin kohdalla.

    Jos et ole vaihtanut oletusmerkintää, merkinnän alkamispäiväksi ja määräpäiväksi määritetään nykyinen päivä.

  • Napsauta viestiluettelossa merkintäsaraketta hiiren kakkospainikkeella viestin kohdalla. Valitse tehtävän määräpäivä.

    Jos valitset esimerkiksi Ensi viikko -asetuksen, alkamispäiväksi määritetään ensi maanantai ja määräpäiväksi ensi perjantai. Jos haluat käyttää alkamis- ja määräpäivää, joita ei näy luettelossa, valitse Mukautettu.

Kun napsautat OK, näet merkinnän tekstin tietopalkissa.

Merkityt viestit näytetään Tehtävät-palkissa, Tehtävät-näkymässä ja kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa.

Käytettävissä ovat oletusarvoisesti seuraavat merkintäasetukset.

Merkintä

Aloituspäivä

Määräpäivä

Muistutus

Tänään

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista

Huomenna

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä

Tällä viikolla

Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen

Viikon viimeinen työpäivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää

Ensi viikolla

Ensi viikon ensimmäinen työpäivä

Ensi viikon viimeinen työpäivä

Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Nykyinen päivämäärä

Mukautettu

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Viestien merkitseminen helpottaa sähköpostin hallintaa. Merkityt viestit luovat tehtäviä joko sinulle tai sekä sinulle että viestin vastaanottajille. Voit esimerkiksi merkitä sähköpostin, jossa pyydät tietoja tiettyyn päivään mennessä. Kun vastaanottaja saa viestin, sen yhteydessä näytetään merkintä. Lisäksi lukuruudun tietopalkissa ja viestin yläosassa näytetään erityinen ilmoitus, kun viesti avataan Outlookissa.

Itsellesi merkityn viestin avulla voit seurata sitä, ketkä ovat vastanneet viestiisi. Aiemmassa esimerkissä lähetit merkityn viestin, jossa pyysit lisätietoja tiettyyn päivään mennessä. Kun merkitset viestin myös itsellesi, saat muistutuksen vastausten tarkistamiseksi. Outlook voi jopa auttaa sinua etsimään automaattisesti vastauksia alkuperäiseen merkittyyn viestiin.

Merkityt viestit näytetään Tehtävät-palkissa, Tehtävät-näkymässä ja kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa.

Oletetaan, että tarvitset vastauksia sähköpostiin, jota olet lähettämässä. Voit muistuttaa vastaanottajia vastaamaan lisäämällä viestin merkinnän, jolla on muistutus.

Vihje: Tätä toimintoa kannattaa käyttää harkiten. Kaikki vastaanottajat eivät välttämättä pidä muistutusten lisäämisestä omille Microsoft Outlook -tileilleen.

  1. Aloita uuden sähköpostin luominen ja valitse Viesti-välilehden Asetukset-ryhmästä Seuranta Painikkeen kuva .

  2. Valitse Merkitse vastaanottajille.

  3. Napsauta Merkitse vastaanottajille -kohdassa haluamaasi merkintätyyppiä merkintöjen luettelossa.

  4. Tehtävillä on oletusarvoisesti myös muistutus. Jos haluat lähettää vain pelkän merkinnän ilman muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun valinta.

    Kun napsautat OK, näet tietopalkista valitsemiesi asetusten mukaisen merkinnän.

    Outlookin tietopalkki

Huomautus: Vastaanotettuja merkittyjä viestejä ei lisätä automaattisesti tehtäviin, Tehtävät-palkkiin tai päivittäiseen tehtäväluetteloon. Jos mukana on muistutus, se annetaan määritettynä ajankohtana, ellet avaa kohdetta ja poista muistutusta käytöstä.

Joskus tiedät varmasti jo etukäteen, että tarvitset vastauksia lähettämääsi sähköpostiin. Toimimalla seuraavasti voit varmistaa, että muistat tarkistaa lähettämäsi sähköpostin muistutukset:

  1. Aloita uuden sähköpostin luominen ja valitse Viesti-välilehden Asetukset-ryhmästä Seuranta Painikkeen kuva .

  2. Valitse sitten, milloin haluat saada muistutuksen tästä viestistä.

    Käytettävissä ovat oletusarvoisesti seuraavat merkintöjen alkamis- ja määräpäivät sekä muistutukset:

Merkintä

Aloituspäivä

Määräpäivä

Muistutus

Tänään

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista

Huomenna

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä

Tällä viikolla

Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen

Viikon viimeinen työpäivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää

Ensi viikolla

Ensi viikon ensimmäinen työpäivä

Ensi viikon viimeinen työpäivä

Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Nykyinen päivämäärä

Mukautettu

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Jos haluat määrittää alkamis- ja määräpäivän, joita ei näy luettelossa, valitse Mukautettu. Sulje valintaikkuna valitsemalla OK.

Näet tietopalkista valitsemiesi asetusten mukaisen merkinnän.

Huomautus: Jos haluat muokata merkintää määrittämällä aloitus- ja määräpäivät tai muistutuksen ajankohdan, lue ohjeet kohdasta Lähettämiesi viestin merkitseminen muistuttamaan vastaanottajaa vastaamaan ja sinua tarkistamaan vastaukset. Jos haluat muokata merkintöjä, jotka vain sinä näet, voit poistaa Merkitse vastaanottajille -valintaruudun valinnan milloin tahansa.

Jos haluat merkitä uuden viestin sekä itsellesi että vastaanottajille, toimi seuraavasti:

  1. Aloita uuden sähköpostin luominen ja valitse Viesti-välilehden Asetukset-ryhmästä Seuranta Painikkeen kuva .

  2. Valitse Merkitse vastaanottajille.

    Valitse Merkitse vastaanottajille- ja Muistutus-valintaruudut. Jos haluat, että vastaanottajat saavat pelkän merkinnän ilman muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun valinta.

  3. Valitse Merkitse itselle -valintaruutu ja halutessasi myös Muistutus-valintaruutu.

  4. Voit määrittää Merkitse itselle -merkinnän alkamispäivän ja määräpäivän.

  5. Voit määrittää itse merkinnän tekstin, joka näytetään joko itsellesi tai vastaanottajille. Jos merkintöjen luettelo ei sisällä haluamaasi tekstiä, kirjoita uusi teksti tekstiruutuun ja paina sitten ENTERIÄ.

  6. Jos valitset Muistutus-valintaruudun Merkitse itselle- tai Merkitse vastaanottajille -asetukselle, voit määrittää muistutuksen ajankohdan.

  7. Napsauta OK.

    Näet tietopalkista valitsemiesi asetusten mukaisen merkinnän.

    Outlookin tietopalkki

Huomautus: Jos käytät IMAP-sähköpostitiliä, et voi vaihtaa merkinnän tekstiä tai määrittää sen alkamis- tai määräpäivää.

Tämä toiminto edellyttää, että tallennat lähettämäsi sähköpostit. Lähetetyt viestit tallennetaan oletusarvoisesti Lähetetyt-kansioon. Jos oletustoimitussijaintisi (eli paikka johon saapuneet sähköpostit tallennetaan) on Microsoft Exchange -palvelin, varmista, että et siirrä lähetettyjä viestejä manuaalisesti tai automaattisella arkistoinnilla tietokoneesi tiedostoon (Omat kansiot -tiedosto (.pst)). Jos teet näin, tämä toiminto ei toimi.

  1. Toimi seuraavasti:

    • Avaa alkuperäinen viesti Lähetetyt-kansiosta.

    • Avaa merkitty lähetetty viesti Tehtävät-palkissa.

    • Avaa mikä tahansa sähköposti, joka on vastaus alkuperäiseen viestiin, napsauta tietopalkkia ja valitse sitten Avaa alkuperäinen merkitty viesti.

  2. Napsauta tietopalkista asiaan liittyvien viestien etsintätoimintoa.

    Näyttöön avautuu Erikoishaku-valintaikkuna, jossa ohjelma hakee kaikki alkuperäiseen viestiin liittyvät viestit.

Voit poistaa viestin seurantamerkinnän käytöstä milloin tahansa.

Toimi seuraavasti:

  • Olet kirjoittanut sähköpostin, johon olet valinnut merkinnän, mutta haluat nyt poistaa merkinnän    

    1. Avaa viestiluonnos ja valitse Viesti-välilehden Asetukset-ryhmästä Seuranta. Painikkeen kuva

    2. Valitse Poista merkintä.

  • Lähetit viestin, jossa on merkintä itsellesi tai muille, mutta haluat nyt poistaa merkinnän    

    Toimi seuraavasti:

    1. Poista alkuperäinen merkitty sähköposti Tehtävät-palkistasi.

      Tämä poistaa viestin myös sähköpostikansioistasi.

    2. Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella missä tahansa ja valitse sitten Merkitse valmiiksi tai Poista merkintä.

      Huomautus: Viestin vastaanottajat näkevät silti merkinnän. Merkinnän poistaminen vaikuttaa vain siihen, mitä näet itse.

  • Näet merkintämuistutuksen ja haluat poistaa merkinnän    

    1. Kun saat merkintämuistutuksen, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Merkitse valmiiksi tai Poista merkintä.

      Napsauttamalla tätä saat lisätietoja siitä, miten Merkitse valmiiksi- ja Poista merkintä -toiminnot eroavat toisistaan

      Merkitse valmiiksi:    Kohde pysyy merkittynä seurantamerkinnällä, mutta merkintä näytetään yliviivattuna. Jos Tehtävät-palkki tai Tehtävät-näkymä on määritetty näyttämään kaikki tehtävät riippumatta siitä, ovatko ne valmiita vai eivät, viesti pysyy näkyvissä, kunnes poistat sen sähköpostikansioistasi.

      Poista merkintä:    Merkintä poistetaan sähköpostiviestistä, josta ei jää mitään jälkiä muihin näkymiin, esimerkiksi Tehtävät-palkkiin tai Tehtävät-näkymään.

      Jos haluat säilyttää valmiiksi suoritetut kohteet tallessa, käytä Merkitse valmiiksi -toimintoa. Kohde kuitenkin katoaa kokonaan kaikista Outlook-näkymistä heti, kun poistat viestin.

  • Merkittyyn sähköpostiin saapuu vastaus, minkä jälkeen haluat poistaa merkinnän    

    1. Napsauta lukuruudussa tai avoimessa viestissä tietopalkkia ja valitse sitten Avaa alkuperäinen merkitty viesti.

    2. Valitse Viesti-välilehden Seuranta-ryhmästä Seuranta. Painikkeen kuva

    3. Valitse Poista merkintä.

Voit merkitä saamasi sähköpostin, jos haluat esimerkiksi muistuttaa itseäsi siihen liittyvistä jatkotoimista. Voit merkitä saamasi viestin seuraavasti:

  1. Napsauta viestiluettelossa merkintäsaraketta sen viestin kohdalla, jonka haluat merkitä oletusmerkinnällä.

    Jos et ole vaihtanut oletusmerkintää, merkinnän alkamispäiväksi ja määräpäiväksi määritetään nykyinen päivä.

  2. Napsauta viestiluettelossa merkintäsaraketta hiiren kakkospainikkeella viestin kohdalla.

  3. Valitse tehtävän määräpäivä. Jos valitset esimerkiksi Ensi viikko -asetuksen, alkamispäiväksi määritetään ensi maanantai ja määräpäiväksi ensi perjantai. Jos haluat käyttää alkamis- ja määräpäivää, joita ei näy luettelossa, valitse Mukautettu.

    Kun napsautat OK, näet tietopalkista valitsemiesi asetusten mukaisen merkinnän.

    Merkitty viesti näytetään Tehtävät-palkissa, Tehtävät-näkymässä ja kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa.

    Käytettävissä ovat oletusarvoisesti seuraavat merkintöjen alkamis- ja määräpäivät sekä muistutukset:

Merkintä

Aloituspäivä

Määräpäivä

Muistutus

Tänään

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista

Huomenna

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä

Tällä viikolla

Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen

Viikon viimeinen työpäivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää

Ensi viikolla

Ensi viikon ensimmäinen työpäivä

Ensi viikon viimeinen työpäivä

Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Nykyinen päivämäärä

Mukautettu

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×