Seuranta muistutuksen sisältävän sähköpostiviestin lähettäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Lähettämäsi viestit voidaan merkitä ilmoittamaan sinulle tai vastaanottajalle, että toimenpiteet on tehty.

Merkitse itsellesi

Olet lähettämässä viestiä, johon on saatava vastaus. Varmista, ettet unohda pyyntöä ja että saat tarvitsemasi tiedot. Itselle tehty merkintä muistuttaa, että pyysit muilta vastausta. Kun lisäät merkinnän, näet tehtävän Tehtävissä ja Tehtävien pikanäkymässä.

  1. Valitse Viesti > Seuranta.

    Valintanauhan Seuranta-komento

  2. Valitse tänään, huomenna, tällä viikolla, ensi viikolla, ei päivämäärää tai mukautettu.

Muistutus kannattaa lisätä, sillä et näe viestiä Lähetetyt-kansiossa. Muistutukset ovat ilmoitusikkunoita, jotka avautuvat määritettynä aikana, aivan kuten kokousten tai tapaamisten muistutukset.

Voit lisätä muistutuksen itsellesi, valitse Seuranta > Lisää muistutus. Kirjoita päivämäärä ja kellonaika, kun haluat näkyvän muistutus-valintaikkuna.

Vastaanottajille merkitty

Kun vastaanottaja näkee viestissä merkinnän, viestin painoarvo kasvaa. Merkintä näkyy viestiluettelossa ja viestin Lähettäjä-rivin yläpuolella näkyy teksti. Jos myös vastaanottaja myös Outlook-sovellusta, hänen tehtäväluetteloonsa lisätään kohde.

  1. Valitse Viesti > Seuranta.

    Valintanauhan Seuranta-komento

  2. Valitse Mukauta.

  3. Valitse Merkitse vastaanottajille -ruutu.

    Merkitse vastaanottajille -komennon valintaruutu Mukauta-valintaikkunassa

  4. Valitse Mukautettu -valintaikkunassa Suosittelemme muuttaminen merkintä oletusteksti kuvaus tai toiminnon. Kirjoita esimerkiksi Heidi Lähetä vastaus Salli kysymykseen. Tämä on tekstiä, vastaanottaja näkee Lähettäjä -rivin yläpuolella.

Voit lisätä näkyvyyttä lisäämällä muistutuksen. Muistutukset ovat ilmoitusikkunoita, jotka avautuvat määritettynä aikana, aivan kuten kokousten tai tapaamisten muistutukset.

Haluat lisätä muistutuksen vastaanottajille, valitse Merkitse vastaanottajille -ruutu ja kirjoita päivämäärä ja kellonaika muistutus-valintaikkuna, jossa näkyy vastaanottajille.

Vihje: Mieti tarkasti, kun lisäät muistutuksen vastaanottajien merkintään. Onko vastaanottajan keskeyttäminen muistutusikkunalla todellakin tarpeellista vai riittääkö pelkkä merkintä?

Miten seuranta-valikon merkintöjen päivämäärät toimivat?

Käyttää liput, voit merkitä muistiinpanoja seurantaa varten ja Sisällytä muistutuksia. Seuraavat Aloita päivämääriä, määräpäivän ja muistutuksen ajat ovat käytettävissä. Voit mukauttaa näitä asetuksia.

Merkintä

Aloituspäivä

Määräpäivä

Muistutus

Tänään

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista

Huomenna

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä

Tällä viikolla

Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen

Viikon viimeinen työpäivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää

Ensi viikolla

Ensi viikon ensimmäinen työpäivä

Ensi viikon viimeinen työpäivä

Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Nykyinen päivämäärä

Mukautettu

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Muistutusten asettaminen tai poistaminen

Saapuvan viestin merkitseminen seurantaa varten

Seurannan lisääminen sähköpostiviesteihin

Merkitse itsellesi

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Valitse viestiluettelohaluamasi viesti. Valitse viesti -välilehden tunnisteet -ryhmässä Seurantaja valitse sitten haluamasi merkintä, jonka haluat määrittää.

  • Valitse avoimen viestin Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta ja valitse sitten haluamasi merkintätyyppi.

Jos haluat muistutuksen tästä merkitystä viestistä, valitse Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta ja valitse sitten Lisää muistutus. Jos haluat, voit muuttaa muistutuksen päivämäärää ja aikaa.

Vastaanottajille merkitty

Muista ottaa vastaanottajat huomioon, jos lähetät heille muistutuksia. Kaikki eivät pidä muistutuksista, jotka ilmestyvät näkyviin työskentelyn aikana. Toinen vaihtoehto on lähettää viesti, johon on merkitty aloitus- ja määräpäivä sekä lisätietoja Merkintä-luetteloon. Näin vastaanottaja näkee tiedot viestin tietopalkissa ilman muistutustakin.

Jos haluat lisätä merkinnän, joka kehottaa muita tekemään tiettyjä toimenpiteitä, tee näin ennen viestin lähettämistä:

  1. Valitse avoimen viestin viesti -välilehden tunnisteet -ryhmässä Seurantaja valitse sitten Merkitse vastaanottajille.

  2. Valitse Merkitse vastaanottajille -kohdan Merkintä-luettelosta haluamasi merkintätyyppi.

  3. Merkitse vastaanottajille -tyypin viestit sisältävät muistutuksen oletusarvoisesti. Tarvittaessa voit muuttaa päivämäärän ja ajan. Jos et halua sisällyttää muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun valinta.

Jos haluat, voit seurata sähköpostiviestejä, jotka sisältävät muistutuksia tai lippujen avulla voit seurata vastaukset.

Miten seuranta-valikon merkintöjen päivämäärät toimivat?

Käyttää liput, voit merkitä muistiinpanoja seurantaa varten ja Sisällytä muistutuksia. Seuraavat Aloita päivämääriä, määräpäivän ja muistutuksen ajat ovat käytettävissä. Voit mukauttaa näitä asetuksia.

Merkintä

Aloituspäivä

Määräpäivä

Muistutus

Tänään

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista

Huomenna

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä

Tällä viikolla

Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen

Viikon viimeinen työpäivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää

Ensi viikolla

Ensi viikon ensimmäinen työpäivä

Ensi viikon viimeinen työpäivä

Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Nykyinen päivämäärä

Mukautettu

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Muistutusten asettaminen tai poistaminen

Seuraa vaativien sähköpostiviestien seuranta

Merkittyjen sähköpostiviestien tarkistaminen

Seurannan lisääminen sähköpostiviesteihin

Merkitse kohde määrittäminen

Merkitse itsellesi

  1. Valitse uuden viestin viesti -välilehden asetukset -ryhmästä Seuranta Painikkeen kuva .

  2. Valitse Seuranta -valikon Lisää muistutus.

  3. Voit valita muistutuksen tyypin Merkintä-luettelosta.

    Voit esimerkiksi valita tiettyihin lauseen muistutusta, kuten Soita, Älä lähetä edelleen, Tiedoksitai Tarkista. Tämä tieto tulee näkyviin Tietopalkki viestissä.

  4. Valitse päivämäärä ja kellonaika Muistutus -ruudun vieressä olevista luetteloista.

    Kun olet valinnut päivämäärän ja kellonajan, muistutus tulee näkyviin myös tietopalkkiin.

  5. Voit muuttaa äänen Oletusmuistutus- Painikkeen kuva ja äänen tiedosto selaamalla. Valitse Anna äänimerkki -valintaruutu, jos se ei ole valittuna.

Vastaanottajille merkitty

Käytä Ota vastaanottaja huomioon, kun muistutuksia lähettäminen muille henkilöille. Jotkin vastaanottajat eivät välttämättä halua lähettää ottaa muistutukset käyttöön, kun ne toimivat. Voit lähettää viestin, joka on merkitty alkamis- ja määräpäivä sekä lisätietoja merkintä -luettelosta on jokin muu vaihtoehto. Tällä tavalla tiedot ovat käytettävissä tietopalkissa ilman muistutuksen sisältävän viestin vastaanottajille.

  1. Valitse uuden viestin viesti -välilehden asetukset -ryhmästä Seuranta Painikkeen kuva .

  2. Valitse Seuranta -valikon Merkitse vastaanottajille.

  3. Merkitse vastaanottajille -kohdassa voit valita haluamasi tyyppinen muistutus (Seuranta on myös oletus), valitse merkintä -luettelosta haluamasi merkinnän.

    Voit esimerkiksi valita tiettyihin lauseen muistutusta, kuten Soita, Älä lähetä edelleen, Tiedoksitai Tarkista. Nämä tiedot näkyvät viestin tietopalkissa.

  4. Valitse päivämäärä ja kellonaika Muistutus -ruudun vieressä olevista luetteloista.

    Kun olet valinnut päivämäärän ja kellonajan, muistutus tulee näkyviin myös tietopalkkiin.

    Vihje: Sisällytettävien merkinnän ja muistutuksen itse sekä muut Merkitse itselle valintaruutu, valitse merkinnän tiedot ja valitse sitten muistutuksen asetukset.

Kun merkityt viestit on lähetetty, voit seurata vastaanottajat. Jos käytössäsi on Microsoft Exchange-tiliä, voit myös etsiä ja seuranta, joka tulee näyttöön. Lisätietoja merkittyjen viestien etsiminentätä ominaisuutta.

Miten seuranta-valikon merkintöjen päivämäärät toimivat?

Käyttää liput, voit merkitä muistiinpanoja seurantaa varten ja Sisällytä muistutuksia. Seuraavat Aloita päivämääriä, määräpäivän ja muistutuksen ajat ovat käytettävissä. Voit mukauttaa näitä asetuksia.

Merkintä

Aloituspäivä

Määräpäivä

Muistutus

Tänään

Nykyinen päivämäärä

Nykyinen päivämäärä

Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista

Huomenna

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä

Tällä viikolla

Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen

Viikon viimeinen työpäivä

Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää

Ensi viikolla

Ensi viikon ensimmäinen työpäivä

Ensi viikon viimeinen työpäivä

Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Ei päivämäärää

Nykyinen päivämäärä

Mukautettu

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Näkyvissä on nykyinen päivämäärä; Valitse halutessasi jokin muu päivämäärä

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Muistutusten asettaminen tai poistaminen

Seuraa vaativien sähköpostiviestien seuranta

Merkittyjen viestien etsiminen

Lisää tai poista Seurantamerkinnän määrittäminen

Seurannan lisääminen sähköpostiviestiin

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×