Saapuneet-kansion säännöt Outlookissa

Tässä ohjeaiheessa esitellään, miten saapuville viesteille voidaan Saapuneet-kansion sääntöjä käyttämällä automaattisesti suorittaa tiettyjä toimintoja valittujen ehtojen mukaan. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka automaattisesti siirtää kaikki ryhmällesi lähetetyt postit tiettyyn kansioon.

Jos haluat luoda ja hallita Saapuneet-kansion sääntöjä Outlook-työpöytäohjelmassa, lue lisää ohjeaiheesta Sähköpostiviestien hallinta sääntöjä käyttämällä.

Voit hallita sääntöjä seuraavasti:

  1. Kirjaudu Outlook Web Appiin selaimessa URL-osoitteella, jonka olet saanut organisaatiosi sähköpostia hallinnoivalta henkilöltä. Kirjoita käyttäjänimi ja salasana ja napsauta Kirjaudu sisään.

  2. Valitse sivun yläreunassa Outlook (tai Sähköposti). Voit myös valita Sovellusten käynnistin Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake > Sähköposti.

    Office 365:n siirtymisvaihtoehdot
  3. Valitse sivun ylälaidassa Asetukset Asetukset-kuvake > Asetukset.

  4. Valitse Asetukset-kohdassa Järjestä sähköpostit > Saapuneet-kansion säännöt. Tai valitse Asetukset-kohdassa SÄHKÖPOSTI > Automaattinen käsittely ja sitten Saapuneet-kansion säännöt.

Saapuneet-kansion sääntöjen hallinta

Saapuneet-kansion säännöt -sivun tiedot

Uuden säännön luominen

Säännön muokkaaminen

Säännön poistaminen

Muita huomioitavia asioita

Saapuneet-kansion säännöt -sivun tiedot

Saapuneet-kansion säännöt -sivulla näkyy yleiskatsaus kaikista Saapuneet-kansion säännöistä. Välilehdessä voit tarkastella, mitä sääntö tekee, ottaa sääntöjä käyttöön tai poistaa niitä käytöstä, luoda uusia sääntöjä, muokata aiemmin luotuja sääntöjä tai poistaa sääntöjä, joita et enää tarvitse.

Kohde

Kuvaus

uusi uusi

Tämän toiminnon avulla voit luoda uuden Saapuneet-kansion säännön.

muokkaa muokkaa

Korosta sääntö ja tarkastele tai muokkaa säännön tietoja napsauttamalla tätä toimintoa.

hylkää poista

Korosta sääntö ja poista se valitsemalla Poista.

siirrä ylös siirrä ylös

Tämän toiminnon avulla voit siirtää valitun säännön ylöspäin luettelossa. Säännöt käsitellään ylhäältä alas.

Siirrä alas siirrä alas

Tämän toiminnon avulla voit siirtää valitun säännön alaspäin luettelossa.

päivitä päivitä

Tämän toiminnon avulla voit päivittää sääntöluetteloa.

Käytössä

Voit ottaa säännön käyttöön (valintaruutu valittuna) tai poistaa sen käytöstä (valintaruutu ei valittuna) käyttämällä säännön vieressä olevaa valintaruutua.

Sääntö

Säännön nimi

Sivun alkuun

Uuden säännön luominen

Jos haluat luoda uuden tyhjän säännön Saapuneet-kansion säännöt -sivun avulla, valitse uusi uusi.

Uudessa sääntöikkunassa on kolme osaa:

Osio

Kuvaus

Viestin saapuessa:

Voit valita säännön ehdot tämän ruudun avulla. Voit tarkastella käytettäviä ehtoja ja valita ne alanuolen avulla.

Jos säännöissä on lisäasetuksia, kirjoita ne näkyviin tulevaan ikkunaan.

Toimi seuraavasti:

Valitse tämän ruudun avulla toiminto, jonka haluat suorittaa valitsemasi ehdot täyttävän viestin saapuessa.

Lisäasetukset

Lisäasetusten käyttäminen:

  • Lisää sääntöön lisäehtoja tai -toimintoja.

  • Lisää sääntöön poikkeuksia valitsemalla Lisää poikkeus.

  • Lopeta sääntöjen käsittely -asetuksen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä. Lopeta sääntöjen käsittely -asetus on oletusarvoisesti käytössä. Kun tämä asetus on käytössä ja usean säännön ehdot täyttävä viesti saapuu, vain ensimmäistä sääntöä käytetään. Ilman tätä asetusta kaikkia viestin ehdot täyttäviä sääntöjä käytetään.

    Jos esimerkiksi Lopeta sääntöjen käsittely -kohtaa ei ole valittu ja jos on olemassa sääntö, joka siirtää kaikki julkiselle ryhmälle lähetetyt viestit tiettyyn kansioon, sekä toinen sääntö, joka siirtää mitkä tahansa esimiehesi lähettämät viestit toiseen kansioon, ja esimiehesi lähettää viestin ryhmälle, viestin kopio on molemmssa kansioissa. Jos haluat, että vain esimiehesi lähettämiä viestejä koskevaa sääntöä käytetään, siirrä kyseinen sääntö luettelossa ryhmälle lähetettävien viestien siirtämistä koskevaa sääntöä ylemmäksi ja lisää sitten ensimmäiseen sääntöön asetus, joka lopettaa sääntöjen käsittelyn.

  • Luo säännölle mukautettu nimi.

Sivun alkuun

Säännön muokkaaminen

Voit muokata mitä tahansa sääntöä valitsemalla sen ja avaamalla säännön valitsemalla muokkaa muokkaa niin, että voit muuttaa säännön ehtoja tai toimintoja.

Säännön poistaminen

Jos haluat poistaa jonkin säännön, valitse se ja poista se valitsemalla hylkää poista. Jos haluat vain poistaa säännön käytöstä joksikin aikaa, poista säännön vieressä oleva valintamerkki.

Sivun alkuun

Muita huomioitavia asioita

  • Kun luot uuden säännön Outlook Web App -sovelluksessa, näyttöön voi tulla varoitus, joka ilmoittaa, että jotkin Outlook -sovelluksessa luodut tällä hetkellä käytöstä poistetut säännöt poistetaan. Ennen kuin poistat nämä säännöt, kirjaudu sisään tiliisi Outlook -sovelluksella ja tarkista, mitkä säännöt haluat säilyttää. Ota käyttöön ne säännöt, jotka haluat säilyttää.

  • Säännöt esitetään ylhäältä alaspäin siinä järjestyksessä, missä ne näkyvät Säännöt-ikkunassa. Jos haluat muuttaa sääntöjen järjestystä, valitse siirrettävä sääntö ja siirrä sääntö haluamaasi luettelon sijaintiin napsauttamalla siirrä ylös ylä- tai Siirrä alas alanuolta.

  • Jotkin viestityypit eivät käynnistä Saapuneet-kansion sääntöjä, kuten:

    • toimituksen tilailmoitukset, jotka sisältävät toimituksen epäonnistumisraportit ja järjestelmäsanomat

    • sähköpostiohjelman luomat luku- ja vastaanottokuittaukset

    • jotkin automaattinen vastaus (Poissa) -viestit.

  • Sääntöä ei tarvitse luoda Saapuneet-kansion säännöt -välilehdessä. Voit luoda sääntöjä myös suoraan viestissä. Voit luoda säännön suoraan viestissä:

    • Napsauta viestiluetteloruudussa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Luo sääntö.

    • Tai kun tarkastelet viestiä lukuruudussa, valitse laajennettu valikko laajennettu valikko ja valitse sitten valikossa Luo sääntö.

  • Kukin sääntö vie tilaa postilaatikon piilotetusta osasta. Tämä osan koko on enintään 64 kt. Säännön viemä todellinen tila määräytyy usean tekijän, kuten nimen pituuden ja ehtojen määrän, mukaan. Kun 64 kt:n enimmäisraja saavutetaan, näyttöön tulee varoitus, joka ilmoittaa, ettei sääntöjä voi enää luoda. Jos näin tapahtuu, sinun on poistettava tai yksinkertaistettava joitakin aiemmin luotuja sääntöjä, ennen kuin voit luoda niitä lisää. Tapoja, joilla voit pienentää sääntöjen viemää tilaa:

    • poista ne säännöt, joita et enää tarvitse

    • lyhennä sääntöjen nimiä

    • yhdistä samojen toimintojen säännöt

    • poista sääntöjen ehdot.

  • Kun luot edelleenlähetyssäännön, voit lisätä useita edelleenlähetysosoitteita. Edelleenlähetysosoitteiden määrä voi olla rajoitettu tilin asetusten mukaan. Jos lisäät sallittua määrää useampia osoitteita, edelleenlähetyssääntö ei toimi. Jos luot useita osoitteita sisältävän edelleenlähetyssäännön, testaa sen toimivuus.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×