SQL Server -tietokannan tietojen tuominen tai niihin linkittäminen

SQL Server -tietokannan tietojen tuominen tai niihin linkittäminen

Voit linkittää SQL-tietokannan tietoihin tai tuoda tietoja SQL-tietokannasta, joka on tehokas hallittu tietokanta, jota käytetään toiminnan kannalta tärkeissä sovelluksissa. Lisätietoja on artikkelissa SQL Server 2016.

  • Kun linkität tietoihin, Access luo kaksisuuntaisen yhteyden, joka synkronoi Accessin ja SQL-tietokannan tietojen muutokset.

  • Kun tuot tietoja, Access luo kertakopion tiedoista, ja näin olleen Accessin tai SQL-tietokannan tietojen muutoksia ei synkronoida.

Yleiskatsaus Accessin ja SQL Serverin yhdistämiseen

Ennen aloittamista

Haluatko työn sujuvan helpommin? Tee seuraavat valmistelut ennen linkittämistä tai tuomista:

  • Etsi SQL Server -tietokantapalvelimen nimi, määritä tarvittavat yhteystiedot ja valitse todentamismenetelmä (Windows tai SQL Server). Lisätietoja todentamismenetelmistä on artikkeleissa Yhteyden muodostaminen palvelimeen (tietokantamoduuli) ja Tietokannan suojaaminen.

  • Määritä taulukot tai näkymät, joihin haluat linkittää tai jotka haluat tuoda, ja linkitettyjen taulukoiden yksilöllisiä arvoja sisältävät kentät. Voit linkittää useaan taulukkoon tai näkymään tai tuoda useita taulukoita tai näkymiä yhdellä kertaa.

  • Huomioi kunkin taulukon tai näkymän sarakkeiden määrä. Access tukee enintään 255 kenttää taulukossa, joten Access linkittää tai tuo vain ensimmäiset 255 saraketta. Vaihtoehtoisena menetelmänä voit luoda SQL Server -tietokantaan näkymän, jonka avulla voit käyttää rajoituksen ylittäviä sarakkeita.

  • Määritä tuotavien tietojen kokonaismäärä. Access-tietokannan enimmäiskoko on kaksi gigatavua, josta vähennetään järjestelmäobjektien vaatima tila. Jos SQL Server -tietokannassa on suuria taulukoita, et välttämättä voi tuoda niitä kaikkia samaan Access-tietokantaan. Tässä tapauksessa voit linkittää tietoihin tietojen tuomisen sijaan.

  • Suojaa Access-tietokanta ja sen sisältämät yhteystiedot käyttämällä luotettua sijaintia ja Access-tietokannan salasanaa. Tämä on erityisen tärkeää, jos tallennat SQL Serverin salasanan Accessiin.

  • Suunnittele lisäyhteyksien määrittäminen. Access ei luo automaattisesti yhteyksiä liittyvien taulukoiden välille tuontitoiminnon lopussa. Voit luoda uusien ja aiemmin luotujen taulukoiden väliset yhteydet manuaalisesti Yhteydet-ikkunan avulla. Lisätietoja on artikkeleissa Mikä Yhteydet-ikkuna on? ja Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Vaihe 1: Aloittaminen

  1. Valitse Ulkoiset tiedot > Uusi tietolähde > Tietokannasta > SQL Serveristä.

  2. Tee Nouda ulkoiset tiedot – ODBC-tietokanta -valintaikkunassa jompikumpi seuraavista:

    • Tuo tiedot valitsemalla Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon.

    • Linkitä tietoihin valitsemalla Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko.

  3. Valitse OK.

Vaihe 2: DSN-tiedoston luominen tai käyttäminen uudelleen

Voit luoda DSN-tiedoston tai käyttää aiemmin luotua tiedostoa uudelleen. Käytä DSN-tiedostoa, kun haluat käyttää samoja yhteystietoja eri linkitys-ja tuontitoiminnoissa tai jakaa ne muun sellaisen sovelluksen kanssa, joka myös käyttää DSN-tiedostoja. Voit luoda DSN-tiedoston suoraan käyttämällä tietoyhteyksien hallintaa. Lisätietoja on artikkelissa ODBC-tietolähteiden hallinta.

Vaikka voit edelleen käyttää SQL ODBC -ohjaimen aiempia versioita, on suositeltavaa käyttää versiota 13.1, johon on tehty paljon parannuksia ja joka tukee SQL Server 2016:n uusia ominaisuuksia. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft ODBC Driver -ohjain SQL Serverille Windowsissa.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluamasi DSN-tiedosto on jo olemassa, valitse se luettelosta.

      Valitse tietolähde -valintaikkuna

      Riippuen siitä, minkä todentamismenetelmän annoit yhteystiedoissa, saatat joutua kirjoittamaan salasanan uudelleen.

    • Voit luoda uuden DSN-tiedoston seuraavasti:

      1. Valitse Uusi.

        Luo uusi tietolähde -valintaikkuna
      2. Valitse ODBC Driver 13 -ohjain SQL Serverille ja valitse sitten Seuraava.

      3. Kirjoita DSN-tiedostolle nimi tai valitse Selaa, jotta voit luoda tiedoston eri sijaintiin.

  2. Valitse Seuraava, tarkista yhteenvetotiedot ja valitse sitten Valmis.

Vaihe 3: Ohjatun Luo uusi SQL Server -tietolähde -toiminnon käyttäminen

Toimi ohjatussa Luo uusi SQL Server -tietolähde -toiminnossa seuraavasti:

  1. Kirjoita ensimmäiselle sivulle tunnistustiedot:

    • Voit halutessasi kirjoittaa Kuvaus-ruutuun tietoja DSN-tiedostosta.

    • Kirjoita Palvelin-ruutuun SQL Server -tietokannan nimi. Älä napsauta alanuolta.

  2. Valitse toisella sivulla jokin seuraavista todentamismenetelmistä:

    • Integroidun Windows-todennuksen avulla    Muodosta yhteys Windows-käyttäjätilin avulla. Kirjoita halutessasi palvelun päänimi (SPN). Lisätietoja on artikkelissa Palvelujen päänimet asiakasyhteyksissä (ODBC).

    • SQL Server -todennuksen avulla...    Muodosta yhteys tietokantaan määritetyillä tunnistetiedoilla antamalla kirjautumistunnus ja salasana.

  3. Valitse kolmannella ja neljännellä sivulla yhteyden mukauttamista koskevat asetukset. Lisätietoja näistä asetuksista on artikkelissa Microsoft ODBC Driver -ohjain SQL Serverille.

  4. Näkyviin tulee näyttö asetusten vahvistamista varten. Vahvista yhteys valitsemalla Testaa tietolähde.

  5. Joudut ehkä kirjautuman tietokantaan. Kirjoita SQL Server -sisäänkirjautuminen -valintaikkunaan kirjautumistunnus ja salasana. Voit muuttaa muita asetuksia valitsemalla Asetukset.

Vaihe 4: Taulukoiden valitseminen linkittämistä tai tuomista varten

  1. Valitse Linkitä taulukoita- tai Tuo objektit -valintaikkunan Taulukot-kohdassa kukin taulukko tai näkymä, johon haluat linkittää tai jonka haluat tuoda, ja valitse sitten OK.

    Linkitettävien tai tuotavien taulukoiden luettelo
  2. Valitse linkitystoiminnossa, haluatko valita Tallenna salasana -vaihtoehdon.

    Suojattu    Tämän vaihtoehdon valitseminen poistaa tarpeen kirjoittaa tunnistetiedot joka kerta, kun avaat Accessin ja käytät tietoja. Tämä kuitenkin tallentaa salaamattoman salasanan Access-tietokantaan, mikä tarkoittaa, että henkilöt, jotka voivat käyttää lähdesisältöä, näkevät käyttäjänimen ja salasanan. Jos valitset tämän vaihtoehdon, on suositeltavaa tallentaa Access-tietokanta luotettuun sijaintiin ja luoda Access-tietokannalle salasana. Lisätietoja on artikkeleissa Tietokantaan luottaminen ja Tietokannan salaaminen tietokannan salasanalla.

Vaihe 5: Määritysten ja tehtävien luominen (vain tuonti)

Tulokset

Kun linkitys- tai tuontitoiminto on valmis, taulukot näkyvät siirtymisruudussa samalla nimellä kuin SQL Serverin taulukossa tai näkymässä niin, että niihin on yhdistetty omistajan nimi. Jos nimi on SQL:ssä esimerkiksi dbo.Tuote, nimi on Accessissa dbo_Tuote. Jos tämä nimi on jo käytössä, Access lisää uuden taulukon nimeen numeron ”1”, esimerkiksi dbo_Tuote1. Jos myös dbo_Tuote1 on jo käytössä, Access luo nimen dbo_Tuote2, ja niin edelleen. Voit kuitenkin nimetä taulukot uudelleen kuvaavammilla nimillä.

Tuontitoiminnossa Access ei koskaan korvaa tietokannassa olevaa taulukkoa. Vaikka SQL Server -tietoja ei voi liittää suoraan aiemmin luotuun taulukkoon, voit luoda liittämiskyselyn ja liittää tietoja sen jälkeen, kun olet tuonut tietoja samankaltaisista taulukoista.

Jos kyseessä on linkitystoiminto ja sarakkeet ovat vain luku -tilassa SQL Server -taulukossa, ne ovat vain luku -tilassa myös Accessissa.

Vihje    Näet yhteysmerkkijonon viemällä osoittimen taulukon päälle Accessin siirtymisruudussa.

Linkitetyn taulukon rakenteen päivittäminen

Linkitetyn taulukon sarakkeita ei voi lisätä, poistaa eikä muokata, eikä sen tietotyyppejä voi muuttaa. Jos haluat muuttaa rakennetta, tee se SQL Server -tietokannassa. Näet tehdyt rakennemuutokset Accessissa päivittämällä linkitetyt taulukot:

  1. Valitse Ulkoiset tiedot > Linkitettyjen taulukoiden hallinta.

  2. Valitse päivitettävät linkitetyt taulukot, valitse OK ja valitse sitten Sulje.

Tietotyyppien vertailu

Accessin tietotyypit on nimetty eri tavalla kuin SQL Serverin tietotyypit. Esimerkiksi SQL Server -sarake, jonka tietotyyppi on bit, tuodaan tai linkitetään Accessiin tietotyyppinä Kyllä/Ei. Seuraavassa taulukossa vertaillaan SQL Serverin ja Accessin tietotyyppejä.

SQL Serverin tietotyyppi

Accessin tietotyyppi

Accessin kentän koko

bigint

Suuri luku

Katso Suuri luku -tietotyypin käyttäminen.

binary (kentän koko)

Binaarinen

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

bit

Kyllä/Ei

char (kentän koko), jossa kentän koko on pienempi tai yhtä suuri kuin 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

char (kentän koko), jossa kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

datetime

Pvm./klo

decimal (tarkkuus, mittakaava)

Luku

Desimaali (Accessin Tarkkuus- ja Mittakaava-ominaisuudet vastaavat SQL Serverin tarkkuutta ja mittakaavaa.)

float

Luku

Kaksoistarkkuus

image

OLE-objekti

int

Luku

Pitkä kokonaisluku

money

Valuutta

nchar (kentän koko), jossa kentän koko on pienempi tai yhtä suuri kuin 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

nchar (kentän koko), jossa kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

ntext

Muistio

numeric (tarkkuus, mittakaava)

Luku

Desimaali (Accessin Tarkkuus- ja Mittakaava-ominaisuudet vastaavat SQL Serverin tarkkuutta ja mittakaavaa.)

nvarchar (kentän koko), jossa kentän koko on pienempi tai yhtä suuri kuin 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

nvarchar (kentän koko), jossa kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

nvarchar(MAX)

Muistio

real

Luku

Perustarkkuus

smalldatetime

Pvm./klo

smallint

Luku

Kokonaisluku

smallmoney

Valuutta

sql_variant

Teksti

255

text

Muistio

timestamp

Binaarinen

8

tinyint

Luku

Tavu

uniqueidentifier

Luku

Replikointitunnus

varbinary

Binaarinen

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

varbinary (MAX)

OLE-objekti

varchar (kentän koko), jossa kentän koko on pienempi tai yhtä suuri kuin 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

varchar (kentän koko), jossa kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

varchar(MAX)

Muistio

xml

Muistio

SQL Serveriin tallennettuja tietoja voi käyttää joko linkittämällä niihin tai tuomalla tiedot Access-tietokantaan. Linkittäminen on parempi vaihtoehto, jos jaat tietoja muiden kanssa. Tiedot on tallennettu keskitetysti ja näet aina uusimmat tiedot, voit lisätä tai muokata tietoja ja suorittaa kyselyitä tai raportteja Accessissa.

Huomautus: Tämä artikkeli ei koske Access-sovelluksia eli uutta tietokantaa, jonka voit luoda Accessilla ja julkaista verkossa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Access-sovelluksen luominen.

Vaihe 1: Linkityksen valmistelu

  1. Etsi SQL Server -tietokanta, johon haluat luoda linkityksen. Pyydä tarvittaessa ohjeita tietokannan järjestelmänvalvojalta.

  2. Valitse taulukot ja näkymät, jotka linkität SQL-tietokantaan. Voit linkittää samalla kertaa useaan objektiin.

Ota lähdetietojen tarkistuksessa huomioon seuraavat seikat:

  • Access tukee taulukossa enintään 255 kenttää (saraketta), joten linkitetyssä taulukossa näkyy vain lähdeobjektin 255 ensimmäistä kenttää.

  • Sarakkeet, jotka ovat SQL Server -taulukossa vain luku -tilassa, ovat vain luku -tilassa myös Accessissa.

  1. Linkitetyn taulukon luominen uudessa tietokannassa: Valitse Tiedosto > Uusi > Tyhjä paikallinen tietokanta. Jos haluat luoda linkitetyt taulukot aiemmin luodussa Access-tietokannassa, varmista, että sinulla on riittävät käyttöoikeudet ja että voit lisätä tietoja tietokantaan.

    Huomautus:  Aiemmin luodussa Access-tietokannassa luodulle linkitetylle taulukolle annetaan sama nimi kuin se oli lähdeobjektissa. Mikäli samanniminen taulukko on jo olemassa, uuden linkitetyn taulukon nimen perään lisätään numero 1, esimerkiksi Yhteystiedot1. (Jos Yhteystiedot1 on myös käytössä, Access luo Yhteystiedot2-nimisen taulukon ja niin edelleen.)

Vaihe 2: Linkittäminen tietoihin

Linkitettäessä taulukkoon tai näkymään SQL Server -tietokannassa Access luo uuden taulukon (linkitetyn taulukon), jonka rakenne ja sisältö ovat lähdetaulukon mukaisia. Voit muuttaa tietoja joko SQL Server -palvelimessa tai Accessin taulukko- tai lomakenäkymässä. Muutokset tulevat voimaan sekä SQL:ssä että Accessissa. Linkitettyjen taulukoiden rakennetta muutetaan SQL Serverissä, ei Accessissa. Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi sarakkeiden poisto tai muuttaminen.

  1. Avaa Access-kohdetietokanta.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehdestä ODBC-tietokanta.

  3. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko > OK ja noudata ohjatun toiminnon ohjeita. Jos käytettävä .dsn-tiedosto on jo olemassa, valitse se Valitse tietolähde -valintaruudun luettelosta.

    Voit luoda uuden .dsn-tiedoston seuraavasti:

    Napsauta Valitse tietolähde -ikkunassa Uusi> SQL Server > Seuraava.

    1. Kirjoita .dsn-tiedoston nimi tai valitse Selaa.

      Huomautus: Voit tallentaa .dsn-tiedoston kansioon vain, jos sinulla on kansion kirjoitusoikeudet.

    2. Valitse Seuraava, tarkista yhteenvetotiedot ja valitse sitten Valmis.

      Noudata ohjatun Luo uusi tietolähde SQL Serveriin -toiminnon ohjeita.

  4. Valitse OK ja napsauta Taulukot-kohdassa jokaista taulukkoa tai näkymää, johon haluat linkittää. Valitse sitten OK.

Jos Valitse yksilöllinen tietueen tunnistin -valintaikkuna avautuu, Access ei pystynyt määrittämään, mitkä kentät yksilöivät tietolähteen rivit. Valitse kenttä tai kenttien yhdistelmä, joka on yksilöivä kullakin rivillä. Ellet ole varma, pyydä apua SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta.

Linkittämistoiminnon päätyttyä uusi linkitetty taulukko näkyy siirtymisruudussa.

Uusimman SQL Server -objektirakenteen käyttö

Näet uusimmat tiedot, kun avaat joko linkitetyn taulukon tai lähdeobjektin. Linkitetty taulukko on kuitenkin ensin päivitettävä, jos SQL Server -objektin rakennetta on muutettu.

  1. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Linkitettyjen taulukoiden hallinta.

  2. Valitse kunkin päivitettävän linkitetyn taulukon viereinen valintaruutu tai valitse Valitse kaikki, jos haluat päivittää kaikki linkitetyt taulukot.

  3. Valitse OK > Sulje.

Huomautus: Accessin ja SQL Serverin tietotyypit poikkeavat toisistaan, joten Access linkittää kunkin sarakkeen parhaiten sopivaan tietotyyppiin. Accessissa voit ainoastaan tarkistaa määritetyt tietotyypit, mutta et muuttaa niitä.

Lisätietoja on artikkelissa Access-tietokannan jakamistapoja.

Sivun alkuun

Jos osastosi tai työryhmäsi tallentaa tietoja Microsoft SQL Serverin avulla, sinun täytyy ehkä käsitellä joitain SQL Server -tietoja Accessissa.

Voit tuoda SQL Server -objektien (taulukoiden tai näkymien) tietoja Accessiin joko tuomalla tai linkittämällä. Nämä kaksi prosessia eroavat toisistaan seuraavasti:

  • Kun tuot tietoja, Access luo kopion SQL Serverin tiedoista. Tässä tapauksessa Access-tietokannassa tämän jälkeen tietoihin tehdyt muutokset eivät näy alkuperäisessä SQL Server -tietokannassa. Myöskään SQL Serverin taulukossa tai näkymässä tuomisen jälkeen tehdyt muutokset eivät näy Accessissa.

  • Kun linkität SQL Server -tietoja, luot yhteyden suoraan lähdetietoihin. Tässä tapauksessa linkittämisen jälkeen tietoihin Accessissa tehtävät muutokset näkyvät myös SQL Serverissä (ja toisinpäin).

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit tuoda ja linkittää SQL Server -tietoja.

Tuomisen tai linkittämisen valitseminen

Tilanteet, joihin tuominen sopii

Yleensä SQL Server -tietoja tuodaan Access-tietokantaan seuraavista syistä:

  • Haluat siirtää SQL Server -tiedot pysyvästi Access -tietokantaan, koska et enää tarvitse tietoja SQL Server -tietokannassa. Kun tuot tiedot Accessiin, voit poistaa tiedot SQL Server -tietokannasta.

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Accessia, mutta joskus sinun on haettava SQL Server -tietokannasta lisätietoja, jotka täytyy yhdistää johonkin Access-tietokantaan.

Koska SQL Server -tietojen tuominen luo kopion näistä tiedoista Access-tietokantaan, voit määrittää tuontiprosessin yhteydessä, mitkä taulukot tai näkymät kopioidaan.

Tilanteet, joihin linkittäminen sopii

Yleensä SQL Server -tietoja linkitetään seuraavista syistä:

  • Haluat muodostaa yhteyden suoraan lähdetietoihin, jotta voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä SQL Server- että Access-tietokannassa.

  • SQL Server -tietokannassa on suuria taulukoita, joten voi tuoda niitä kaikkia yhteen .accdb-tiedostoon. Access-tietokannan enimmäiskoko on kaksi gigatavua, josta vähennetään järjestelmäobjektien vaatima tila.

  • Jos haluat suorittaa kyselyitä ja luoda raportteja SQL Server -tiedoista kopioimatta tietoja, sinun kannattaa linkittää SQL Serveriin.

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Accessia raportointiin ja kyselyihin ja SQL Serveriä tietojen tallennukseen. Yksittäiset tiimit voivat luoda SQL Server -taulukoita ja -näkymiä keskitettyä tallennusta varten, mutta usein nämä tiedot täytyy tuoda työasemaohjelmiin koostamista ja raportointia varten. Linkittäminen on hyvä keino tähän, sillä sen avulla sekä SQL Server- että Access-tietokannan käyttäjät voivat lisätä ja päivittää tietoja sekä käyttää aina uusimpia tietoja.

  • Olet Access-käyttäjä ja olet juuri aloittanut SQL Serverin käytön. Olet siirtänyt useita tietokantojasi SQL Serveriin, ja useimmat näistä tietokantojen taulukoista ovat linkitettyjä taulukoita. Tästä lähtien aiot luoda taulukoita ja näkymiä SQL Serverissä Access-taulukoiden luomisen asemesta ja linkittää sitten näihin taulukoihin sekä näkymiin Access-tietokannoistasi.

  • Haluat jatkaa tietojen tallentamista SQL Serveriin, mutta haluat myös käsitellä uusimpia tietoja Accessissa, jotta voit suorittaa kyselyitä ja tulostaa Accessissa suunnittelemiasi raportteja.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen SQL Serveristä

Tuonnin valmistelu

Access luo tuonnin yhteydessä taulukon ja kopioi siihen tiedot SQL Server -tietokannasta. Tuonnin päätyttyä voit tallentaa tuontimääritykset myöhempää käyttöä varten.

Huomautus: Tällaisen tuontimäärityksen avulla voit toistaa tuontitoiminnon tulevaisuudessa ilman, että sinun täytyy suorittaa ohjattu tuontitoiminto joka kerta.

  1. Etsi SQL Server -tietokanta, joka sisältää tiedot, jotka haluat tuoda. Saat yhteystiedot ottamalla yhteyttä tietokannan järjestelmänvalvojaan.

  2. Määritä taulukot tai näkymät, jotka haluat tuoda. Voit tuoda useita objekteja kerralla.

  3. Tarkista lähdetiedot ja ota huomioon seuraavat seikat:

    • Access tukee enintään 255 kenttää taulukossa, joten Access tuo vain ensimmäiset 255 saraketta.

    • Access-tietokannan enimmäiskoko on kaksi gigatavua, josta vähennetään järjestelmäobjektien vaatima tila. Jos SQL Server -tietokannassa on useita suuria taulukoita, et välttämättä voi tuoda niitä kaikkia yhteen .accdb-tiedostoon. Tässä tapauksessa sinun kannattaa ehkä linkittää tietoihin tietojen tuomisen sijaan.

    • Access ei luo automaattisesti yhteyksiä liitettyjen taulukoiden välille tuontitoiminnon lopussa. Sinun täytyy määrittää uusien ja olemassa olevien taulukoiden väliset yhteydet manuaalisesti Yhteydet-ikkunan asetuksissa. Voit avata Yhteydet-ikkunan seuraavasti:

      • Valitse Tiedosto-välilehden Tiedot-välilehdestä Yhteydet.

  4. Määritä Access-tietokanta, johon haluat tuoda SQL Server -tiedot.

    Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja Access-tietokantaan. Jos et halua tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta napsauttamalla Tiedosto-välilehteä ja valitsemalla sitten Uusi-välilehdessä Tyhjä tietokanta.

  5. Tarkista Access-tietokannassa mahdollisesti olevat taulukot.

    Tuontitoiminto luo taulukon, jolla on sama nimi kuin SQL Server -objektilla. Jos nimi on jo käytössä, Access liittää uuden taulukon nimen loppuun 1 – nimestä tulee esimerkiksi Yhteystiedot1. (Jos Yhteystiedot1 on myös käytössä, Access luo nimen Yhteystiedot2 ja niin edelleen.)

    Huomautus: Access ei koskaan korvaa tietokannan taulukkoa tuonnin yhteydessä. Et myöskään voi liittää luettelon tai näkymän sisältöä aiemmin luotuun taulukkoon.

Tietojen tuominen

  1. Avaa kohdetietokanta.

    Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä ODBC-tietokanta.

  2. Valitse Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon ja valitse sitten OK.

  3. Jos .dsn-tiedostoa, jota haluat käyttää, ei ole jo olemassa, napsauta tiedostoa Valitse tietolähde -valintaikkunan luettelossa.

    Minun täytyy luoda uusi .dsn-tiedosto

    Huomautus: Tämän vaiheen tarkat ohjeet voivat olla hieman erilaiset, sillä eri ohjelmistoversioiden toiminnot eroavat hiukan toisistaan.

    1. Luo uusi tietolähdenimi (DSN) valitsemalla Uusi.

      Ohjattu uuden tietolähteen luomistoiminto käynnistyy.

    2. Valitse ohjatun toiminnon luettelosta SQL Server ja valitse sitten Seuraava.

    3. Anna .dsn-tiedostolle nimi. Jos haluat luoda tiedoston eri sijaintiin, valitse Selaa.

      Huomautus: Sinulla täytyy olla kirjoitusoikeudet kansioon, johon tallennat .dsn-tiedoston.

    4. Valitse Seuraava, tarkista yhteenvetotiedot ja suorita sitten ohjattu toiminto loppuun valitsemalla Valmis.

      Näyttöön avautuu Luo uusi SQL Server -tietolähde -valintaikkuna.

    5. Anna kuvaus tietolähteestä Kuvaus-ruutuun. Kuvaus ei ole pakollinen.

    6. Kirjoita Valitse SQL Server -palvelin, johon haluat luoda yhteyden -kohdan Palvelin-ruutuun sen SQL Serverin nimi, johon haluat muodostaa yhteyden, tai valitse se ruudussa. Jatka sitten valitsemalla Seuraava.

    7. Tarvitset ehkä joitain tietoja SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta: sinun täytyy ehkä tietää, käyttääkö tietokanta Microsoft Windows NT -todennusta vai SQL Server -todennusta. Jatka valitsemalla Seuraava.

    8. Jos haluat muodostaa yhteyden tiettyyn tietokantaan, varmista, että Vaihda oletustietokannaksi: -valintaruutu on valittuna. Valitse sitten haluamasi tietokanta ja napsauta Seuraava.

    9. Valitse Valmis.

    10. Tarkista yhteenvetotiedot ja valitse sitten Testaa tietolähde.

    11. Tarkista testitulokset ja sulje sitten valintaikkuna valitsemalla OK.

      Jos testi onnistui, napsauta uudelleen OK. Jos haluat muokata asetuksia, napsauta Peruuta.

  4. Sulje Valitse tietolähde -valintaikkuna napsauttamalla OK.

    Access näyttää Tuo objektit -valintaikkunan.

  5. Napsauta Taulukot-kohdassa jokaista taulukkoa tai näkymää, jotka haluat tuoda, ja valitse sitten OK.

  6. Jos Valitse yksilöllinen tietueen tunnistin -valintaikkuna avautuu, Access ei tunnista, mikä kenttä määrittää tai mitkä kentät määrittävät tietyn objektin. Valitse tässä tapauksessa kenttä tai kenttien yhdistelmä, joka on yksilöllinen kullekin riville. Valitse tämän jälkeen OK. Jos et ole varma pyydä apua SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta.

    Access tuo tiedot. Jos aiot toistaa tuontitoiminnon myöhemmin, voit tallentaa tuontimääritykset. Niiden avulla voit suorittaa saman tuontitoiminnon helposti myöhemmin uudelleen. Tehtävän luomiseen vaaditaan, että sinulla on Microsoft Office Outlook asennettuna tietokoneeseesi.

  7. Valitse Hae ulkoiset tiedot – ODBC-tietokanta -valintaikkunan Tallenna tuontivaiheet -kohdassa Sulje. Access viimeistelee tuontitoiminnon ja näyttää uuden taulukon tai uudet taulukot siirtymisruudussa.

Jos haluat tallentaa tuonnin tehtäväksi, jota voit käyttää myöhemmin uudelleen, jatka seuraavaan osioon.

Sivun alkuun

Tuontiasetusten tallentaminen ja käyttäminen

Huomautus: Tehtävän luominen edellyttää, että sinulla on Microsoft Office Outlook asennettuna.

  1. Valitse Hae ulkoiset tiedot – ODBC-tietokanta -valintaikkunan Tallenna tuontivaiheet -kohdan Tallenna tuontivaiheet -valintaruutu. Näyttöön ilmestyy lisää toimintoja.

  2. Kirjoita Tallenna nimellä -ruutuun tuontimäärityksen nimi.

  3. Anna kuvaus määrityksestä Kuvaus-ruutuun. Kuvaus ei ole pakollinen.

  4. Jos haluat suorittaa toiminnon tietyin väliajoin (esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain), valitse Luo Outlook-tehtävä -valintaruutu. Tämä luo Microsoft Outlook 2010 -sovelluksessa tehtävän, jonka avulla voit suorittaa määrityksen.

  5. Valitse Tallenna tuonti.

Jos Outlookia ei ole asennettu, Access antaa virheilmoituksen, kun valitset Tallenna tuonti.

Huomautus: Jos Outlook 2010 ei ole määritetty oikein, Microsoft Outlook 2010:n ohjattu käynnistystoiminto käynnistyy. Määritä tässä tapauksessa Outlook sen ohjeiden mukaisesti.

Voit myös luoda Outlook-tehtävän. Jos haluat suorittaa tuontitoiminnon säännöllisesti tai tietyin väliajoin, sinun kannattaa luoda tehtävä Outlookissa. Jos et luo tehtävää, Access tallentaa silti tuontimäärityksen.

Outlook-tehtävän luominen

Jos valitsit Luo Outlook-tehtävä -valintaruudun, Access käynnistää Office Outlook 2010:n ja näyttää uuden tehtävän. Määritä tehtävä seuraavasti:

Huomautus: Jos Outlookia ei ole asennettu, Access antaa virheilmoituksen. Jos Outlookia ei ole määritetty oikein, Outlookin ohjattu määritystoiminto käynnistyy. Määritä Outlook noudattamalla ohjatun toiminnon ohjeita.

  1. Tarkista ja muokkaa Outlookin tehtävän asetukset, esimerkiksi alkamispäivä, määräpäivä ja muistutus.

    Jos haluat tehdä tehtävästä toistuvan tapahtuman, napsauta Toistuvuus ja määritä toistoasetukset.

  2. Valitse Tallenna ja sulje.

Tallennetun tehtävän suorittaminen

  1. Valitse Outlookin siirtymisruudussa Tehtävät ja kaksoisnapsauta tehtävää, jonka haluat suorittaa.

  2. Valitse Tehtävä-välilehden Microsoft Access -ryhmässä Suorita tuonti.

  3. Siirry takaisin Access-ikkunaan ja päivitä siirtymisruutu painamalla F5-näppäintä.

  4. Avaa tuotu taulukko taulukkonäkymässä kaksoisnapsauttamalla taulukkoa.

  5. Varmista, että kaikki tietueet ja kentät on tuotu ja että niissä ei ole virheitä.

  6. Napsauta tuotua taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä. Tarkista kenttien tietotyypit ja muut ominaisuudet.

Sivun alkuun

SQL Serverin tietoihin linkittäminen

Koska tiedot tallennetaan taulukoihin, Access luo SQL Serverin taulukkoon tai näkymään linkittäessäsi uuden taulukon (sitä kutsutaan linkitetyksi taulukoksi), jonka rakenne ja sisältö vastaavat lähdeobjektia. Voit muokata tietoja SQL Serverissä tai Accessin taulukko- tai lomakenäkymässä. Kun teet muutoksia SQL Serverissä tai Accessissa, muutokset tehdään molempiin. Jos haluat tehdä rakenteellisia muutoksia, esimerkiksi poistaa sarakkeen tai muokata saraketta, sinun täytyy tehdä se SQL Server -tietokannassa tai Access-projektissa, joka on yhdistetty tähän tietokantaan. Et voi lisätä, poistaa tai muokata linkitetyn taulukon kenttiä Accessissa.

Linkityksen valmistelu

  1. Etsi SQL Server -tietokanta, jonka tietoihin haluat linkittää. Pyydä tarvittaessa yhteystiedot tietokannan järjestelmänvalvojalta.

  2. Etsi taulukot ja näkymät, jotka haluat linkittää. Voit linkittää useisiin objekteihin yhdellä linkitystoiminnolla.

  3. Tarkista lähdetiedot ja ota huomioon seuraavat seikat:

    • Access tukee enintään 255 kenttää taulukossa, joten linkitetty taulukko sisältää vain 255 ensimmäistä kenttää objektista, johon linkität.

    • Sarakkeet, jotka ovat SQL Server -objektissa vain luku -tilassa, ovat vain luku -tilassa myös Accessissa.

    • Et voi lisätä, poistaa tai muokata linkitetyn taulukon sarakkeita Accessissa.

  4. Määritä Access-tietokanta, johon haluat luoda linkitettyjä taulukoita. Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja tietokantaan. Jos et halua tallentaa tietoja mihinkään vanhoista tietokannoistasi, luo uusi tyhjä tietokanta. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto-välilehden Uusi-välilehdestä Tyhjä tietokanta.

  5. Tarkista Access-tietokannan taulukot. Kun linkität SQL Serverin taulukkoon tai näkymään, Access luo linkitetyn taulukon, jolla on sama nimi kuin lähdeobjektilla. Jos nimi on jo käytössä, Access liittää uuden linkitetyn taulukon nimen loppuun numeron 1: nimestä tulee esimerkiksi Yhteystiedot1. (Jos Yhteystiedot1 on jo käytössä, Access luo taulukon nimeltä Yhteystiedot2 ja niin edelleen.)

  6. Jos haluat linkittää tietoja, avaa kohdetietokanta.

  7. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä ODBC-tietokanta.

  8. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko ja valitse sitten OK.

  9. Napsauta Valitse tietolähde -valintaikkunassa haluamaasi .dsn-tiedostoa. Jos haluat luoda uuden tietolähdenimen (DSN), valitse Uusi.

  10. Jos .dsn-tiedostoa, jota haluat käyttää, ei ole jo olemassa, napsauta tiedostoa Valitse tietolähde -valintaikkunan luettelossa.

    Minun täytyy luoda uusi .dsn-tiedosto

    Huomautus: Tämän vaiheen tarkat ohjeet voivat olla hieman erilaiset, sillä eri ohjelmistoversioiden toiminnot eroavat hiukan toisistaan.

    1. Luo uusi tietolähdenimi (DSN) valitsemalla Uusi.

      Ohjattu uuden tietolähteen luomistoiminto käynnistyy.

    2. Valitse ohjatun toiminnon luettelosta SQL Server ja valitse sitten Seuraava.

    3. Anna .dsn-tiedostolle nimi. Jos haluat luoda tiedoston eri sijaintiin, valitse Selaa.

      Huomautus: Sinulla täytyy olla kirjoitusoikeudet kansioon, johon tallennat .dsn-tiedoston.

    4. Valitse Seuraava, tarkista yhteenvetotiedot ja suorita ohjattu uuden tietolähteen luominen loppuun valitsemalla Valmis.

      Ohjattu uuden SQL Server -tietolähteen luomistoiminto käynnistyy.

    5. Anna kuvaus tietolähteestä ohjatun toiminnon Kuvaus-ruutuun. Kuvaus ei ole pakollinen.

    6. Kirjoita Valitse SQL Server -palvelin, johon haluat luoda yhteyden -kohdan Palvelin-ruutuun sen SQL Server -koneen nimi, johon haluat muodostaa yhteyden, tai valitse se ruudussa. Jatka sitten valitsemalla Seuraava.

    7. Ohjatun toiminnon tällä sivulla tarvitset ehkä joitain tietoja SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta: sinun täytyy ehkä tietää, käyttääkö tietokanta Windows NT -todennusta vai SQL Server -todennusta. Jatka valitsemalla Seuraava.

    8. Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla tarvitset ehkä lisätietoja SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta. Jos haluat muodostaa yhteyden tiettyyn tietokantaan, varmista, että Vaihda oletustietokannaksi: -valintaruutu on valittuna, valitse haluamasi SQL Server -tietokanta ja valitse sitten Seuraava.

    9. Valitse Valmis. Tarkista yhteenvetotiedot ja valitse tämän jälkeen Testaa tietolähde.

    10. Tarkista testitulokset ja sulje sitten SQL Server ODBC -tietolähteen testi -valintaikkuna valitsemalla OK.

      Jos testi onnistuu, suorita ohjattu toiminto loppuun valitsemalla OK. Jos haluat palata ohjattuun toimintoon muokkaamaan asetuksia, valitse Peruuta.

  11. Valitse OK.

    Access avaa Linkitä taulukoita -valintaikkunan.

  12. Napsauta Taulukot-kohdassa jokaista taulukkoa tai näkymää, johon haluat linkittää. Valitse sitten OK.

    1. Jos Valitse yksilöllinen tietueen tunnistin -valintaikkuna avautuu, Access ei tunnista, mikä kenttä määrittää tai mitkä kentät määrittävät lähdetietojen kunkin rivin. Valitse tässä tapauksessa kenttä tai kenttien yhdistelmä, joka on yksilöllinen kullekin riville. Valitse tämän jälkeen OK. Jos et ole varma pyydä apua SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta.

Access viimeistelee linkitystoiminnon ja näyttää uuden linkitetyn taulukon tai uudet linkitetyt taulukot siirtymisruudussa.

Tärkeää: Näet aina uusimmat tiedot, kun avaat linkitetyn taulukon tai lähdeobjektin. SQL Server -objektiin tehtyjä rakenteellisia muutoksia ei kuitenkaan näytetä automaattisesti linkitetyssä taulukossa.

Jos haluat ottaa käyttöön SQL Server -objektin viimeisimmän rakenteen, päivitä linkitetty taulukko.

  1. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Linkitettyjen taulukoiden hallinta.

  2. Valitse kunkin päivitettävän linkitetyn taulukon viereinen valintaruutu tai valitse Valitse kaikki, jos haluat päivittää kaikki linkitetyt taulukot.

  3. Valitse OK.

    Jos päivitys onnistuu, Access ilmoittaa tästä. Jos se ei onnistu, Access antaa virheilmoituksen.

  4. Sulje linkitettyjen taulukoiden hallinta valitsemalla Sulje.

Sivun alkuun

SQL Server -tietotyypit Accesissa

Koska Accessin ja SQL Serverin tietotyypit eroavat toisistaan, Accessin täytyy määrittää tuomasi tai linkittämäsi SQL Serverin taulukon tai näkymän kullekin sarakkeelle parhaiten soveltuva Access-tietotyyppi. SQL Server -sarake, jonka tietotyyppi on bit, tuodaan tai linkitetään Accessiin esimerkiksi tietotyyppinä Kyllä/Ei. SQL Serverin sarake, jonka tietotyyppi on nvarchar(255) (tai pienempi) tuodaan tai linkitetään taas tietotyyppinä Teksti, mutta sarake, jonka tietotyyppi on nvarchar(256) (tai suurempi) tuodaan Accessiin Muistio-kenttänä. Kun olet suorittanut linkitys- tai tuontitoiminnon, voit avata taulukon rakennenäkymässä ja tarkistaa, mitkä tietotyypit Access on määrittänyt kentille. Voit vaihtaa tuotujen taulukoiden kenttien tietotyyppejä. Et kuitenkaan voi vaihtaa linkitettyjen taulukoiden kenttien tietotyyppejä muuten kuin muokkaamalla niitä SQL Server -tietokannassa tai Access-projektissa, joka on linkitetty tähän tietokantaan.

Seuraavassa taulukossa luetellaan SQL Serverin tärkeimmät tietotyypit. Toisesta ja kolmannesta sarakkeesta näet, miten Access tulkitsee kunkin tyypin.

SQL Serverin tietotyyppi

Accessin tietotyyppi

Access-kentän koko

bigint

Teksti

255

binary( kentän koko )

Binaarinen

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

bit

Kyllä/Ei

char( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

char( kentän koko ), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

datetime

Päivämäärä/Kellonaika

decimal( tarkkuus , mittakaava )

Luku

Desimaali (Accessin Tarkkuus- ja Mittakaava-ominaisuudet vastaavat SQL Serverin tarkkuutta ja mittakaavaa.)

float

Luku

Kaksoistarkkuus

image

OLE-objekti

int

Luku

Pitkä kokonaisluku

money

Valuutta

nchar( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

nchar( kentän koko ), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

ntext

Muistio

numeric( tarkkuus , mittakaava )

Luku

Desimaali (Accessin Tarkkuus- ja Mittakaava-ominaisuudet vastaavat SQL Serverin tarkkuutta ja mittakaavaa.)

nvarchar( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

nvarchar( kentän koko ), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

nvarchar(MAX)

Muistio

real

Luku

Perustarkkuus

smalldatetime

Päivämäärä/Kellonaika

smallint

Luku

Kokonaisluku

smallmoney

Valuutta

sql_variant

Teksti

255

text

Muistio

timestamp

Binaarinen

8

tinyint

Luku

Tavu

uniqueidentifier

Luku

Replikointitunnus

varbinary

Binaarinen

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

varbinary(MAX)

OLE-objekti

varchar( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

varchar( kentän koko), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

varchar(MAX)

Muistio

xml

Muistio

Sivun alkuun

Jos osastosi tai työryhmäsi tallentaa tietoja Microsoft SQL Serverin avulla, sinun täytyy ehkä joskus käsitellä joitain SQL Server -tietoja Microsoft Office Access 2007 -ohjelmassa.

Jos SQL Server ei ole sinulle tuttu ja haluat lisätietoja, käy Microsoft SQL Serverin aloitussivulla. Pääset sinne tämän artikkelin Katso myös -kohdan linkin avulla.

Voit tuoda SQL Server -objektien (taulukoiden tai näkymien) tietoja Office Access 2007 -ohjelmaan joko tuomalla tai linkittämällä. Jos tuot tiedot, tiedot kopioidaan Access-tietokantaan. Kun teet tietoihin tämän jälkeen muutoksia Accessissa, muutoksia ei tehdä SQL Server -tietokantaan. Myöskään SQL Serverin taulukossa tai näkymässä tuomisen jälkeen tehdyt muutokset eivät näy Access-taulukossa. Jos taas linkität SQL Server -tietoihin, tiedot säilyvät SQL Server -koneessa ja Accessissa on vain yhteys näihin tietoihin. Kun sitten teet muutoksia tietoihin Accessissa, samat muutokset tehdään myös SQL Server -tietoihin. Myös SQL Server -tietokannassa tekemäsi muutokset näkyvät Accessin linkitetyssä taulukossa.

Tässä artikkelissa annetaan ohjeet siihen, miten voit tuoda ja linkittää SQL Server -tietoja Access 2007 -ohjelmassa

SQL Server -tietojen tuominen

Kun tuot SQL Server -tietoja, ne kopioidaan Access-tietokantaan. Sinun täytyy määrittää tuontitoiminnon yhteydessä, mitkä taulukot ja näkymät kopioidaan.

Access luo tuonnin yhteydessä taulukon ja kopioi tiedot SQL Server -tietokannasta tähän Access-taulukkoon. Katso myös -kohdasta löydät linkkejä, joiden avulla saat lisätietoja taulukoista ja tietokannan rakenteesta.

Tuontitoiminnon lopussa voit tallentaa sen tuontimäärityksenä. Tuontimäärityksen avulla voit tuoda myöhemmin tietoja samalla tavalla ilman, että sinun täytyy suorittaa ohjattua tuontitoimintoa joka kerta.

Yleisiä tilanteita, joissa SQL Server -taulukko tuodaan Accessiin

Yleensä SQL Server -tietoja tuodaan Access-tietokantaan seuraavista syistä:

  • Haluat siirtää SQL Server -tiedot pysyvästi Access -tietokantaan, koska et enää tarvitse tietoja SQL Server -tietokannassa. Kun tuot tiedot Accessiin, voit poistaa tiedot SQL Server -tietokannasta.

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Accessia, mutta joskus sinun on haettava SQL Server -tietokannasta lisätietoja, jotka täytyy yhdistää johonkin Access-tietokantaan.

Alla annetaan ohjeet siihen, miten voit tuoda SQL Server -tietoja Access-tietokantaan.

Tuontitoimintoon valmistautuminen

  1. Etsi SQL Server -tietokanta, joka sisältää tiedot, jotka haluat kopioida. Saat yhteystiedot ottamalla yhteyttä tietokannan järjestelmänvalvojaan.

  2. Määritä taulukot tai näkymät, jotka haluat kopioida Access-tietokantaan. Voit tuoda useita objekteja kerralla.

  3. Tarkista lähdetiedot ja ota huomioon seuraavat seikat:

    • Access tukee enintään 255 kenttää taulukossa, joten Access tuo vain ensimmäiset 255 saraketta.

    • Access-tietokannan enimmäiskoko on kaksi gigatavua, josta vähennetään järjestelmäobjektien vaatima tila. Jos SQL Server -tietokannassa on useita suuria taulukoita, et välttämättä voi tuoda niitä kaikkia yhteen .accdb-tiedostoon. Tässä tapauksessa sinun kannattaa ehkä linkittää tietoihin tietojen tuomisen sijaan.

    • Access ei luo automaattisesti yhteyksiä liitettyjen taulukoiden välille tuontitoiminnon lopussa. Yhteydet uusien ja vanhojen taulukoiden välille on luotava manuaalisesti käyttämällä Yhteydet-välilehden asetuksia. Jos haluat näyttää Yhteydet-välilehden
      , valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä/piilota- ryhmästä Yhteydet. Painikkeen kuva

  4. Määritä Access-tietokanta, johon haluat tuoda SQL Server -tiedot.

    Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja Access-tietokantaan. Jos et halua tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta napsauttamalla Microsoft Office Office-painikkeen kuva -painiketta ja valitsemalla sitten Uusi.

  5. Tarkista Access-tietokannassa mahdollisesti olevat taulukot.

    Tuontitoiminto luo taulukon, jolla on sama nimi kuin SQL Server -objektilla. Jos nimi on jo käytössä, Access liittää uuden taulukon nimen loppuun 1 – nimestä tulee esimerkiksi Yhteystiedot1. (Jos Yhteystiedot1 on myös käytössä, Access luo nimen Yhteystiedot2 ja niin edelleen.)

    Huomautus: Access ei koskaan korvaa tietokannan taulukkoa tuonnin yhteydessä. Et myöskään voi liittää luettelon tai näkymän sisältöä aiemmin luotuun taulukkoon.

Tietojen tuominen

  1. Avaa kohdetietokanta.

    Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Lisää.

  2. Valitse ODBC-tietokanta Painikkeen kuva .

  3. Valitse Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon ja valitse sitten OK.

  4. Jos .dsn-tiedostoa, jota haluat käyttää, ei ole jo olemassa, napsauta tiedostoa Valitse tietolähde -valintaikkunan luettelossa.

    Minun täytyy luoda uusi .dsn-tiedosto

    Huomautus: Tämän vaiheen tarkat ohjeet voivat olla hieman erilaiset, sillä eri ohjelmistoversioiden toiminnot eroavat hiukan toisistaan.

    1. Luo uusi tietolähdenimi (DSN) valitsemalla Uusi.
      Ohjattu uuden tietolähteen luomistoiminto käynnistyy.

    2. Valitse ohjatun toiminnon luettelosta SQL Server ja valitse sitten Seuraava.

    3. Anna .dsn-tiedostolle nimi. Jos haluat luoda tiedoston eri sijaintiin, valitse Selaa.

      Huomautus: Sinulla täytyy olla kirjoitusoikeudet kansioon, johon tallennat .dsn-tiedoston.

    4. Valitse Seuraava, tarkista yhteenvetotiedot ja suorita ohjattu toiminto loppuun valitsemalla Valmis.
      Ohjattu uuden SQL Server -tietolähteen luomistoiminto käynnistyy.

    5. Anna kuvaus tietolähteestä ohjatun toiminnon Kuvaus-ruutuun. Kuvaus ei ole pakollinen.

    6. Kirjoita Valitse SQL Server -palvelin, johon haluat luoda yhteyden -kohdan Palvelin-ruutuun sen SQL Serverin nimi, johon haluat muodostaa yhteyden, tai valitse se ruudussa. Jatka sitten valitsemalla Seuraava.

    7. Ohjatun toiminnon tällä sivulla tarvitset ehkä joitain tietoja SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta: sinun täytyy ehkä tietää, käyttääkö tietokanta Microsoft Windows NT -todennusta vai SQL Server -todennusta. Jatka valitsemalla Seuraava.

    8. Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla tarvitset ehkä lisätietoja SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta ennen jatkamista. Jos haluat muodostaa yhteyden tiettyyn tietokantaan, varmista, että Vaihda oletustietokannaksi: -valintaruutu on valittuna. Valitse sitten haluamasi tietokanta ja napsauta Seuraava.

    9. Valitse Valmis. Tarkista yhteenvetotiedot ja valitse tämän jälkeen Testaa tietolähde.

    10. Tarkista testitulokset ja sulje sitten SQL Server ODBC -tietolähteen testi -valintaikkuna valitsemalla OK.

      Jos testi onnistuu, suorita ohjattu toiminto loppuun valitsemalla OK. Jos haluat palata ohjattuun toimintoon muokkaamaan asetuksia, valitse Peruuta.

  5. Sulje Valitse tietolähde -valintaikkuna napsauttamalla OK.

    Access näyttää Tuo objektit -valintaikkunan.

  6. Napsauta Taulukot-kohdassa jokaista taulukkoa tai näkymää, jotka haluat tuoda, ja valitse sitten OK.

  7. Jos Valitse yksilöllinen tietueen tunnistin -valintaikkuna avautuu, Access ei tunnista, mikä kenttä määrittää tai mitkä kentät määrittävät tietyn objektin. Valitse tässä tapauksessa kenttä tai kenttien yhdistelmä, joka on yksilöllinen kullekin riville. Valitse tämän jälkeen OK. Jos et ole varma pyydä apua SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta.

Access tuo tiedot. Jos aiot toistaa tuontitoiminnon myöhemmin, voit tallentaa tuontimääritykset. Niiden avulla voit suorittaa saman tuontitoiminnon helposti myöhemmin uudelleen. Jos haluat luoda tuontimäärityksen, siirry seuraavaan osioon. Jos et halua tallentaa tuontimääritystä, valitse Hae ulkoiset tiedot – ODBC-tietokanta -valintaikkunan Tallenna tuontivaiheet -kohdassa Sulje. Access suorittaa tuontitoiminnon loppuun ja näyttää uuden taulukon tai uudet taulukot siirtymisruudussa.

Tuontiasetusten tallentaminen tuontimäärityksenä

  1. Valitse Hae ulkoiset tiedot – ODBC-tietokanta -valintaikkunan Tallenna tuontivaiheet -kohdan Tallenna tuontivaiheet -valintaruutu.

    Näyttöön ilmestyy lisää toimintoja.

  2. Kirjoita Tallenna nimellä -ruutuun tuontimäärityksen nimi.

  3. Anna kuvaus määrityksestä Kuvaus-ruutuun. Kuvaus ei ole pakollinen.

  4. Jos haluat suorittaa toiminnon tietyin väliajoin, esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain, valitse Luo Outlook-tehtävä -valintaruutu. Tämä luo Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksessa tehtävän, jonka avulla voit suorittaa määrityksen.

  5. Valitse Tallenna tuonti.

Outlook-tehtävän määrittäminen

Jos valitsit edellä Luo Outlook-tehtävä -valintaruudun, Access käynnistää Office Outlook 2007 -ohjelman ja näyttää uuden tehtävän. Määritä tehtävä seuraavien ohjeiden mukaisesti.

Huomautus: Jos Outlookia ei ole asennettu, Access antaa virheilmoituksen. Jos Outlookia ei ole määritetty oikein, Outlookin ohjattu määritystoiminto käynnistyy. Määritä Outlook noudattamalla ohjatun toiminnon ohjeita.

  1. Tarkista tehtävän asetukset (esimerkiksi määräpäivä ja muistutus) Outlookin tehtäväikkunassa ja tee tarvittavat muutokset.

    Jos haluat, että tehtävä on toistuva, valitse Toistuvuus ja anna tarvittavat tiedot.

    Seuraavassa kuvassa on tehtävän ajoitus ja joitakin tyypillisiä asetuksia.

    Outlookin tehtävien ajoituspalvelu

    Lisätietoja Outlook-tehtävien ajoittamisesta on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon ajoittaminen.

  2. Kun olet määrittänyt tehtävän asetukset Outlookissa, valitse Tehtävä-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje.

Tallennetun tehtävän suorittaminen

  1. Valitse Outlookin siirtymisruudussa Tehtävät ja kaksoisnapsauta tehtävää, jonka haluat suorittaa.

  2. Valitse Tehtävä-välilehden Microsoft Office Access -ryhmässä Suorita tuonti Painikkeen kuva .

  3. Siirry takaisin Access-ikkunaan ja päivitä siirtymisruutu painamalla F5-näppäintä.

  4. Avaa tuotu taulukko taulukkonäkymässä kaksoisnapsauttamalla taulukkoa.

  5. Varmista, että kaikki tietueet ja kentät on tuotu ja että niissä ei ole virheitä.

  6. Napsauta tuotua taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä. Tarkista kenttien tietotyypit ja muut ominaisuudet.

Sivun alkuun

SQL Serverin tietoihin linkittäminen

Linkittämällä voit luoda yhteyden tietoihin tuomatta niitä. Tämän ansiosta voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä SQL Server -tietokannassa että Access-tietokannassa ilman, että sinun täytyy kopioida tiedot Accessiin ja ylläpitää niitä sillä. Jos et halua kopioida SQL Server -tietoja Access-tietokantaan, mutta haluat silti tehdä kyselyitä ja luoda raportteja näiden tietojen avulla, sinun kannattaa linkittää tuomisen sijasta.

Kun linkität SQL Server -tietokannan taulukkoon tai näkymään, Access luo uuden taulukon (sitä kutsutaan linkitetyksi taulukoksi), jonka rakenne ja sisältö vastaavat lähdeobjektia. Voit muokata tietoja SQL Serverissä tai Accessin taulukko- tai lomakenäkymässä. Kun teet muutoksia SQL Serverissä tai Accessissa, muutokset tehdään molempiin. Jos haluat tehdä rakenteellisia muutoksia, esimerkiksi poistaa sarakkeen tai muokata saraketta, sinun täytyy tehdä se SQL Server -tietokannassa tai Access-projektissa, joka on yhdistetty tähän tietokantaan. Et voi lisätä, poistaa tai muokata linkitetyn taulukon kenttiä Accessissa.

Jos SQL Server -tietokantasi sisältää paljon tietoja, sinun kannattaa linkittää tuomisen sijasta, koska Access-tietokannan suurin sallittu koko on kaksi gigatavua (miinus järjestelmäobjekteille tarvittava tila). Jos tuot monia suuria taulukoita tai näkymiä, tämä raja saattaa ylittyä. Tietojen linkittäminen ei kuitenkaan suurenna Access-tietokantasi koko kovinkaan paljon.

Yleisiä tilanteita, joissa linkitetään SQL Server -tietoihin.

Yleensä SQL Serverin taulukko tai näkymä linkitetään Access-tietokantaan seuraavista syistä:

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Accessia raportointiin ja kyselyihin ja SQL Serveriä tietojen tallennukseen. Yksittäiset tiimit voivat luoda SQL Server -taulukoita ja -näkymiä keskitettyä tallennusta varten, mutta usein nämä tiedot täytyy tuoda työasemaohjelmiin koostamista ja raportointia varten. Linkittäminen on hyvä keino tähän, sillä sen avulla sekä SQL Server- että Access-tietokannan käyttäjät voivat lisätä ja päivittää tietoja sekä käyttää aina uusimpia tietoja.

  • Olet Access-käyttäjä ja olet juuri aloittanut SQL Serverin käytön. Olet siirtänyt useita tietokantojasi SQL Serveriin, ja useimmat näistä tietokantojen taulukoista ovat linkitettyjä taulukoita. Tästä lähtien aiot luoda taulukoita ja näkymiä SQL Serverissä Access-taulukoiden luomisen asemesta ja linkittää sitten näihin taulukoihin sekä näkymiin Access-tietokannoistasi.

  • Haluat jatkaa tietojen tallentamista SQL Serveriin, mutta haluat myös käsitellä uusimpia tietoja Accessissa, jotta voit suorittaa kyselyitä ja tulostaa Accessissa suunnittelemiasi raportteja.

SQL Server -taulukkoon linkittämisen valmistelu

  1. Etsi SQL Server -tietokanta, jonka tietoihin haluat linkittää. Pyydä tarvittaessa yhteystiedot tietokannan järjestelmänvalvojalta.

  2. Etsi taulukot ja näkymät, jotka haluat linkittää. Voit linkittää useisiin objekteihin yhdellä linkitystoiminnolla.

  3. Tarkista lähdetiedot ja ota huomioon seuraavat seikat:

    • Access tukee enintään 255 kenttää taulukossa, joten linkitetty taulukko sisältää vain 255 ensimmäistä kenttää objektista, johon linkität.

    • Sarakkeet, jotka ovat SQL Server -objektissa vain luku -tilassa, ovat vain luku -tilassa myös Accessissa.

    • Et voi lisätä, poistaa tai muokata linkitetyn taulukon sarakkeita Accessissa.

  4. Määritä Access-tietokanta, jossa haluat luoda linkitettyjä taulukoita. Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja tietokantaan. Jos et halua tallentaa tietoja mihinkään vanhoista tietokannoistasi, luo uusi tyhjä tietokanta suorittamalla seuraava komento:

    Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Uusi.

  5. Tarkista Access-tietokannan taulukot. Kun linkität SQL Serverin taulukkoon tai näkymään, Access luo linkitetyn taulukon, jolla on sama nimi kuin lähdeobjektilla. Jos nimi on jo käytössä, Access liittää uuden linkitetyn taulukon nimen loppuun numeron 1: nimestä tulee esimerkiksi Yhteystiedot1. (Jos Yhteystiedot1 on jo käytössä, Access luo taulukon nimeltä Yhteystiedot2 ja niin edelleen.)

Linkittäminen tietoihin

  1. Avaa kohdetietokanta.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Lisää.

  3. Valitse ODBC-tietokanta.

  4. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko ja valitse sitten OK.

  5. Napsauta Valitse tietolähde -valintaikkunassa haluamaasi .dsn-tiedostoa. Jos haluat luoda uuden tietolähdenimen (DSN), valitse Uusi.

  6. Jos .dsn-tiedostoa, jota haluat käyttää, ei ole jo olemassa, napsauta tiedostoa Valitse tietolähde -valintaikkunan luettelossa.

    Minun täytyy luoda uusi .dsn-tiedosto

    Huomautus: Tämän vaiheen tarkat ohjeet voivat olla hieman erilaiset, sillä eri ohjelmistoversioiden toiminnot eroavat hiukan toisistaan.

    1. Luo uusi tietolähdenimi (DSN) valitsemalla Uusi.
      Ohjattu uuden tietolähteen luomistoiminto käynnistyy.

    2. Valitse ohjatun toiminnon luettelosta SQL Server ja valitse sitten Seuraava.

    3. Anna .dsn-tiedostolle nimi. Jos haluat luoda tiedoston eri sijaintiin, valitse Selaa.

      Huomautus: Sinulla täytyy olla kirjoitusoikeudet kansioon, johon tallennat .dsn-tiedoston.

    4. Valitse Seuraava, tarkista yhteenvetotiedot ja suorita ohjattu uuden tietolähteen luominen loppuun valitsemalla Valmis.
      Ohjattu uuden SQL Server -tietolähteen luomistoiminto käynnistyy.

    5. Anna kuvaus tietolähteestä ohjatun toiminnon Kuvaus-ruutuun. Kuvaus ei ole pakollinen.

    6. Kirjoita Valitse SQL Server -palvelin, johon haluat luoda yhteyden -kohdan Palvelin-ruutuun sen SQL Server -koneen nimi, johon haluat muodostaa yhteyden, tai valitse se ruudussa. Jatka sitten valitsemalla Seuraava.

    7. Ohjatun toiminnon tällä sivulla tarvitset ehkä joitain tietoja SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta: sinun täytyy ehkä tietää, käyttääkö tietokanta Windows NT -todennusta vai SQL Server -todennusta. Jatka valitsemalla Seuraava.

    8. Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla tarvitset ehkä lisätietoja SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta. Jos haluat muodostaa yhteyden tiettyyn tietokantaan, varmista, että Vaihda oletustietokannaksi: -valintaruutu on valittuna, valitse haluamasi SQL Server -tietokanta ja valitse sitten Seuraava.

    9. Valitse Valmis. Tarkista yhteenvetotiedot ja valitse tämän jälkeen Testaa tietolähde.

    10. Tarkista testitulokset ja sulje sitten SQL Server ODBC -tietolähteen testi -valintaikkuna valitsemalla OK.

      Jos testi onnistuu, suorita ohjattu toiminto loppuun valitsemalla OK. Jos haluat palata ohjattuun toimintoon muokkaamaan asetuksia, valitse Peruuta.

  7. Napsauta OK.
    Access avaa Linkitä taulukoita -valintaikkunan.

  8. Napsauta Taulukot-kohdassa jokaista taulukkoa tai näkymää, johon haluat linkittää. Valitse sitten OK.

  9. Jos Valitse yksilöllinen tietueen tunnistin -valintaikkuna avautuu, Access ei tunnista, mikä kenttä määrittää tai mitkä kentät määrittävät lähdetietojen kunkin rivin. Valitse tässä tapauksessa kenttä tai kenttien yhdistelmä, joka on yksilöllinen kullekin riville. Valitse tämän jälkeen OK. Jos et ole varma pyydä apua SQL Server -tietokannan järjestelmänvalvojalta.

Access suorittaa linkitystoiminnon loppuun ja näyttää uuden linkitetyn taulukon tai uudet linkitetyt taulukot siirtymisruudussa.

Tärkeää: Näet aina uusimmat tiedot, kun avaat linkitetyn taulukon tai lähdeobjektin. SQL Server -objektiin tehtyjä rakenteellisia muutoksia ei kuitenkaan näytetä automaattisesti linkitetyssä taulukossa.


Jos haluat ottaa käyttöön SQL Server -objektin viimeisimmän rakenteen, päivitä linkitetty taulukko:

  1. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Linkitettyjen taulukoiden hallinta.

  2. Valitse kunkin päivitettävän linkitetyn taulukon viereinen valintaruutu tai valitse Valitse kaikki, jos haluat päivittää kaikki linkitetyt taulukot.

  3. Valitse OK.

    Jos päivitys onnistuu, Access ilmoittaa tästä. Jos se ei onnistu, Access antaa virheilmoituksen.

  4. Sulje linkitettyjen taulukoiden hallinta valitsemalla Sulje.

Sivun alkuun

SQL Serverin tietotyypit Accessissa

Koska Accessin ja SQL Serverin tietotyypit eroavat toisistaan, Accessin täytyy määrittää tuomasi tai linkittämäsi SQL Serverin taulukon tai näkymän kullekin sarakkeelle parhaiten soveltuva Access-tietotyyppi. SQL Server -sarake, jonka tietotyyppi on bit, tuodaan tai linkitetään Accessiin esimerkiksi tietotyyppinä Kyllä/Ei. SQL Serverin sarake, jonka tietotyyppi on nvarchar(255) (tai pienempi) tuodaan tai linkitetään taas tietotyyppinä Teksti, mutta sarake, jonka tietotyyppi on nvarchar(256) (tai suurempi) tuodaan Accessiin Muistio-kenttänä. Kun olet suorittanut linkitys- tai tuontitoiminnon, avaa taulukko rakennenäkymässä ja tarkista, mitkä tietotyypit Access on määrittänyt kentille. Voit vaihtaa tuotujen taulukoiden tietotyyppejä. Et kuitenkaan voi vaihtaa linkitettyjen taulukoiden kenttien tietotyyppejä muuten kuin muokkaamalla niitä SQL Server -tietokannassa tai Access-projektissa, joka on linkitetty tähän tietokantaan.

Seuraavassa taulukossa luetellaan SQL Serverin tärkeimmät tietotyypit. Toisesta ja kolmannesta sarakkeesta näet, miten Access tulkitsee kunkin tyypin.

SQL Serverin tietotyyppi

Accessin tietotyyppi

Access-kentän koko

bigint

Teksti

255

binary( kentän koko )

Binaarinen

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

bit

Kyllä/Ei

char( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

char( kentän koko ), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

datetime

Päivämäärä/Kellonaika

decimal( tarkkuus , mittakaava )

Luku

Desimaali (Accessin Tarkkuus- ja Mittakaava-ominaisuudet vastaavat SQL Serverin tarkkuutta ja mittakaavaa.)

float

Luku

Kaksoistarkkuus

image

OLE-objekti

int

Luku

Pitkä kokonaisluku

money

Valuutta

nchar ( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

nchar ( kentän koko ), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

ntext

Muistio

numeric( tarkkuus , mittakaava )

Luku

Desimaali (Accessin Tarkkuus- ja Mittakaava-ominaisuudet vastaavat SQL Serverin tarkkuutta ja mittakaavaa.)

nvarchar ( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

nvarchar ( kentän koko ), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

nvarchar (MAX)

Muistio

real

Luku

Perustarkkuus

smalldatetime

Päivämäärä/Kellonaika

smallint

Luku

Kokonaisluku

smallmoney

Valuutta

sql_variant

Teksti

255

text

Muistio

timestamp

Binaarinen

8

tinyint

Luku

Tavu

uniqueidentifier

Luku

Replikointitunnus

varbinary

Binaarinen

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

varbinary (MAX)

OLE-objekti

varchar ( kentän koko ), kun kentän koko on enintään 255

Teksti

Sama kuin SQL Serverin kentän koko

varchar ( kentän koko), kun kentän koko on suurempi kuin 255

Muistio

varchar (MAX)

Muistio

xml

Muistio

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×