Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Säilytyskäytännöt ovat osa Microsoft Exchange Server 2010 ‑tileissä käytössä olevaa viestinvälityksen tietueiden hallintatekniikkaa (MRM). MRM auttaa säilyttämään viestit, jotka on organisaation käytäntöjen tai hallinnollisten määräysten ja säädösten takia säilytettävä, ja poistamaan sisällön, jolla enää ole juridista tai liiketaloudellista merkitystä.

Huomautus:  Tähän ominaisuuteen liittyy Microsoft Outlookin ja Exchange Serverin käyttöoikeusvaatimuksia. Lisätietoja on artikkelissa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.

Tässä artikkelissa

Tietoja säilytyskäytännöstä

Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostikansioon

Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Lisäsäilytyskäytäntöjen hankkiminen

Säilytyskäytännön poistaminen

Tietoja säilytyskäytännöstä

Organisaatiot voivat luoda oletusarvoisia säilytyskäytäntöjä kaikille Exchange Serverin postilaatikon sähköpostiviesteille, määrättyjä käytäntöjä oletuskansioille (kuten Saapuneet-kansiolle, luonnoksille, lähetetyille, poistetuille ja roskapostille) tai luoda säilytyskäytäntöjä, joita käyttäjät voivat käyttää kansioille tai yksittäisille kohteille. Exchange Serverin järjestelmänvalvoja voi määrittää kaikki nämä vaihtoehdot tai osan niistä.

Tärkeää:  Jos sinulla on kysyttävää organisaation säilytyskäytännöistä, tarkista organisaation ohjeet tai ota yhteyttä yrityksesi lakiosastoon.

Säilytyskäytäntö on helpompi määrittää kansiokohtaisesti sen sijaan, että se määritettäisiin jokaiselle viestille erikseen. Voit valita yhden viestin tai useita viestejä myös silloin, kun säilytyskäytäntö on määritetty kansiolle, ja käyttää vain valituissa viesteissä toista käytäntöä. Viestille määritetty käytäntö on etusijalla kansiosta tulevaan käytäntöön nähden.

Sivun alkuun

Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostikansioon

  1. Valitse sähköpostikansio siirtymisruudussa.

  2. Valitse Kansio-välilehden Ominaisuudet-ryhmästä Käytäntö.

Valintanauhan Käytäntö-komento

Käytäntö-komento ei näy valintanauhassa.

Jos Käytäntö-komentoa ei näy valintanauhassa, Exchange Serverin järjestelmänvalvoja ei ole ottanut säilytyskäytäntöjä käyttöön tilissäsi tai käytössäsi ei ole toiminnon edellyttämää Outlook-käyttöoikeutta. Lisätietoja on kohdassa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.

  1. Valitse Kansiokäytäntö-luettelon Käytäntö-välilehdestä organisaation ohjeiden mukainen kohta.

Sivun alkuun

Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

  1. Valitse viesti luettelosta.

Vihje: Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Määritä käytäntö.

Valintanauhan Määritä käytäntö -komento

Määritä käytäntö ‑komento ei näy valintanauhassa.

Jos Määritä käytäntö -komentoa ei näy valintanauhassa, Exchange Serverin järjestelmänvalvoja ei ole ottanut säilytys- arkistointikäytäntöjä käyttöön tilissäsi tai käytössäsi ei ole toiminnon edellyttämää Outlook-käyttöoikeutta. Lisätietoja on kohdassa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.

  1. Valitse Säilytyskäytäntö-kohdasta organisaation ohjeiden mukainen kohta.

Vanhenemispäivämäärän sisältävä viestin säilytyskäytäntö tulee näkyviin lukuruudun otsikkoon vastaanottajien nimen alapuolelle. Jos viestiin ei ole lisätty säilytyskäytäntöä, vastaanottajien nimien alapuolella ei näy tietoja.

Sivun alkuun

Lisäsäilytyskäytäntöjen hankkiminen

Outlook-käyttäjät eivät voi luoda uusia säilytyskäytäntöjä. Exchange Server -järjestelmänvalvojan on luotava ne. Organisaatiosi voi kuitenkin tarjota muita valinnaisia säilytyskäytäntöjä, jotka eivät näy oletusarvoisesti. Jos käytettävissä on muita säilytyskäytäntöjä, lisää ne seuraavasti, jotta ne näkyvät vaihtoehdoissa käytäntöjä soveltaessasi.

  1. Valitse viesti luettelosta.

Vihje: Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Määritä käytäntö.

Valintanauhan Määritä käytäntö -komento

  1. Valitse Säilytyskäytäntö-kohdasta Lisää säilytyskäytäntöjä.

  2. Valitse Säilytyskäytännöt-valintaikkunassa Lisää tai poista säilytyskäytäntöjä.

Microsoft Outlook Web App (OWA) avautuu selainikkunassa.

  1. Kirjaudu sisään antamalla tunnistetiedot OWA:ssa.

OWA avaa Asetukset- ja Säilytyskäytännöt-osat.

  1. Valitse käytäntö luettelosta ja valitse sitten Lisää.

Valinnainen käytäntö lisätään käytäntöjen luetteloon, joka avautuu säilytyskäytäntöä määritettäessä kansiolle tai kohteelle.

Sivun alkuun

Säilytyskäytännön poistaminen

Kun poistat säilytyskäytännön sähköpostiviestistä, viestissä tulee käyttöön kansion käytäntö, jos kansioon on lisätty sellainen.

  1. Valitse viesti luettelosta.

Vihje: Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Määritä käytäntö.

Valintanauhan Määritä käytäntö -komento

  1. Valitse Säilytyskäytäntö-kohdasta Käytä kansiokäytäntöä.

Vanhenemispäivämäärän sisältävä viestin säilytyskäytäntö tulee näkyviin lukuruudun otsikkoon vastaanottajien nimen alapuolelle. Jos viestiin ei ole lisätty säilytyskäytäntöä, vastaanottajien nimien alapuolella ei näy tietoja.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×