Sähköpostiviestien linkittäminen ja seuraaminen Business Contact Managerissa.

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Yrityksen sähköpostiliikenteen ajan tasalla pitäminen voi tuntua mahdottomalta tehtävältä, ja jos sähköpostiviestejä menee sivu suun, yritys voi menettää myyntimahdollisuuksia. Ratkaise ongelma ottamalla käyttöön Business Contact Manager for Outlook, jolloin yrityksen tietue muuttuu virtuaaliseksi Saapuneet-kansioksi, kun sähköpostiviestien linkittäminen siihen sallitaan.

Tässä artikkelissa kuvataan, miten yksittäiset sähköpostiviestit linkitetään Business Contact Manager for Outlook -tietueisiin ja miten sähköpostin linkitys ja seuranta määritetään niin, että viestit linkittyvät automaattisesti tietueisiin, mukaan lukien projekteihin.

Tärkeää:  Jos tietokannassa on useita käyttäjiä, linkitetyt sähköpostiviestit näkyvät kaikille, joilla on tietokannan käyttöoikeus.

Valitse haluamasi toimet

Yksittäisten sähköpostiviestien linkittäminen tietueeseen

Sähköpostiviestien automaattinen linkittäminen tietueisiin

Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä

Sähköpostin linkityksen ja seurannan suojaus- ja tietosuojaongelmat jaetussa tietokannassa

Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta

Sähköpostiviestien linkittäminen tietueeseen

Sähköposteja voi linkittää Tili- ja Business Contact -tietuetyyppeihin sekä projekteihin. Sitten voit muutamalla napsautuksella nähdä tietueeseen linkitetyt viestit.

Kun työyhteyshenkilöitä ja projekteja linkitetään asiakastietueeseen, voit tarkastella myös kuhunkin työyhteyshenkilöön tai projektiin linkitettyjä sähköpostiviestejä asiakastietueen viestinnässä.

Sähköpostiviestien automaattinen linkittäminen tietueisiin

Sähköpostin linkitys ja seuranta -toiminto mahdollistaa sähköpostiviestien automaattisen linkityksen asiakas- ja työyhteyshenkilötietueista, vanhojen viestien lukemisen ja jopa jo lähetettyjen viestien tarkastelun. Voit myös automaattisesti linkittää sähköpostiviestit projekteihin aiheen mukaan.

Sivun alkuun

Yksittäisten sähköpostiviestien linkittäminen tietueeseen

Asiakas-, työyhteyshenkilö- ja projektitietueisiin linkitetyt sähköpostiviestit säilyvät Outlookissa. Viestit näkyvät myös tietueen viestintähistoriassa ja Business Contact Manager for Outlook -ohjelman kohteessa Viestintä-kansio.

Neljä kilotavua viestistä säilytetään Business Contact Manager -tietokannassa niin, että viestiä tai sen osaa voi käyttää vaikka se poistettaisiin Outlookista. Jos alkuperäinen viesti on suurempi kuin 4 kt, vain osa viestistä on käytettävissä, jos se poistetaan Outlookista.

  1. Valitse tai avaa se sähköpostiviesti Outlookissa, jonka haluat linkittää tietueeseen.

  2. Valitse valintanauhan Työ-ryhmästä Linkitä tietueeseen.

  3. Napsauta Linkitä Business Contact Manager -tietueeseen ‑valintaikkunan Kohdelaji-luettelossa tietuetyyppiä, jonka haluat etsiä.

    Huomautus:  Jos valitset mahdollisuustietueen, sähköpostiviesti linkitetään todellisuudessa mahdollisuustietueen asiakas- tai työyhteyshenkilöön.

  4. Valitse tietue luettelosta.

    Jos haluat linkittää kohteen useampaan kuin yhteen tietueeseen, valitse haluamasi tietueet.

Miten voin valita useita tietueita kerralla?

Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla ja napsauttamalla sitten lisättävän ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten haluamiasi tietueita. Voit valita kaikki tietueet napsauttamalla yhtä ja painamalla sitten CTRL+A-näppäinyhdistelmää.

  1. Napsauta Linkitetyt tietueet -kohdasta Linkitä.

    Valitut tietueet näkyvät listattuina Linkitä-ruudussa.

  2. Valitse OK.

Tarkastele tietueeseen linkitettyjä sähköpostiviestejä

Jos haluat nähdä tietueeseen linkitetyt viestit, avaa tietue ja valitse sitten Historia-välilehti.

Tietueeseen linkitetyt sähköpostiviestit ja muut mahdolliset viestintätapahtumat näkyvät luettelossa.

Jos haluat tietoa muista viestintätapahtumista, tutustu ohjeartikkeliin Asiakasviestinnän seuraaminen Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Sähköpostiviestien automaattinen linkittäminen tietueisiin

Sen jälkeen kun Sähköpostin linkitys ja seuranta -toiminto on otettu käyttöön, kaikki valituista sähköpostiosoitteista saapuneet tai niihin lähetetyt uudet sähköpostiviestit linkitetään automaattisesti tietueisiin.

Voit myös hakea aikaisempia viestejä ja linkittää nekin tietueisiin.

Viestit näkyvät sen tietueen viestintähistoriassa, joka sisältää valitut sähköpostiosoitteet.

Jos linkität sähköpostiviestistä eikä osoitetta vastaavaa Business Contact Manager for Outlook -tietuetta ole olemassa, linkitys ja seuranta -toiminto luo uuden työyhteyshenkilötietueen ja linkittää viestin siihen.

Sivun alkuun

Ennen linkitystä ja seurantaa

Ennen kuin otat sähköpostin linkityksen ja seurannan käyttöön, toimi seuraavasti:

Varmista, että olet antanut sähköpostiosoitteet Business Contact Manager for Outlook -tietueisiin.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -osassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Projektinhallinta.

  2. Napsauta välilehteä, joka sisältää haluamasi tietueen, ja kaksoisnapsauta sitten tietuetta avataksesi sen.

  3. Varmista, että Sähköpostiosoite-kentän luettelossa on sähköpostiosoite.

Vahvista, että Outlook on määritetty tallentamaan lähetetyt viestit Lähetetyt-kansioon.

Voit helposti linkittää ja seurata lähteviä viestejä tallentamalla lähetetyt viestit Lähetetyt-kansioon.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Asetukset.

  3. Valitse Sähköposti ja vieritä Tallenna viestit -osioon.

  4. Vahvista, että Tallenna viestien kopiot Lähetetyt-kansioon -kohdan valintaruutu on valittu. Jos haluat linkittää ja seurata myös edelleen lähetettyjä viestejä, varmista, että myös Tallenna välitetyt viestit -valintaruutu on valittu.

  5. Valitse OK.

Henkilökohtaisiksi, yksityisiksi tai luottamuksellisiksi merkittyjä viestejä ei linkitetä ja seurata. Näin turvataan tietosuoja myös silloin, kun Business Contact Manager for Outlook -tietokanta jaetaan muiden käyttäjien kanssa.

Sivun alkuun

Sähköpostin linkityksen ja seurannan määrittäminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehdestä Linkityksen ja seurannan hallinta.

  3. Valitse Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkunan Sähköposti-välilehdestä niiden sähköpostiosoitteiden viereiset valintaruudut, jotka haluat linkittää ja seurata.

    Jos tietue sisältää useamman kuin yhden sähköpostiosoitteen, asiakas- tai työyhteyshenkilötietue näkyy luettelossa useammin kuin kerran.

    Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkuna.

  4. Poista valinta niiden sähköpostiosoitteiden valintaruudusta, joita et halua linkittää ja seurata.

  5. Valitse Kansiot-välilehti.

    Kaikki kansiot ovat oletusarvoisesti valittuna.

    Huomautus:  Jos Outlook-sääntöjä on määritetty reitittämään sähköpostiviestejä eri kansioihin, varmista, että valitset kyseiset kansiot Kansiot-välilehdestä, jos haluat linkittää ja seurata näitä viestejä.

  6. Valitse OK.

    Kaikkia valituista osoitteista saapuvia tai niihin lähetettäviä tulevia sähköpostiviestejä valituissa kansioissa seurataan automaattisesti.

    Voit myös määrittää linkityksen ja seurannan sähköpostiviestistä. Avaa sähköpostiviesti Saapuneet-kansiossa. Valitse valintanauhan Työ-ryhmästä Linkitä ja seuraa. Valitse sähköpostiosoitteet Linkitä ja seuraa -valintaikkunassa ja napsauta sitten OK. Jos sähköpostiosoitetta vastaavaa Business Contact Manager for Outlook -tietuetta ei ole olemassa, osoitteen linkittäminen luo työyhteyshenkilötietueen.

Sivun alkuun

Aikaisempien viestien linkittäminen asiakas- ja työyhteyshenkilötietueisiin

Jos haluat linkittää ennen sähköpostin linkityksen ja seurannan käyttöönottoa saapuneita viestejä, Business Contact Manager for Outlook pystyy etsimään viestit puolestasi ja linkittämään ne asiakas- ja työyhteyshenkilötietueisiin.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehdestä Linkityksen ja seurannan hallinta.

  3. Tee tarvittaessa Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkunassa seuraavasti:

    • Valitse niiden asiakkaiden ja työyhteyshenkilöiden valintaruudut, joiden viestit haluat etsiä ja linkittää.

    • Poista valinta niiden asiakkaiden ja työyhteyshenkilöiden valintaruuduista, joiden aikaisempia viestejä et halua linkittää.

      Jos tietue sisältää useamman kuin yhden sähköpostiosoitteen, asiakas- tai työyhteyshenkilötietue näkyy luettelossa useammin kuin kerran.

  4. Jos haluat määrittää, mistä Business Contact Manager for Outlook hakee aikaisempia viestejä, valitse tai poista valinta kansioiden valintaruuduista Kansiot-välilehdessä.

  5. Valitse Etsi ja linkitä.

    Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkuna, jossa haku- ja linkkipainikkeet on korostettu.

  6. Olemassa olevien sähköpostiviestien linkittäminen -valintaikkunassa voit määrittää, että tiettyä päivämäärää vanhemmat sähköpostiviestit ohitetaan hausta. Napsauta Ohita sähköpostiviestit, jotka ovat vanhempia kuin -valintaruutua ja valitse sitten päivämäärä kalenterista.

  7. Valitse Käynnistä.

  8. Kun etsintä ja linkitys on valmis, valitse Sulje.

  9. Muuta tarvittaessa tulevia sähköpostiviestejä koskevia valintoja Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkunassa.

    Tärkeää:  Jos valitset Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkunassa OK muuttamatta valittuja sähköpostiosoitteita ja -kansioita, tulevat sähköpostiviestit linkitetään ja seurataan etsintä ja linkitys -toiminnossa käytettyjen valintojen perusteella.

  10. Valitse Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkunassa OK.

Sivun alkuun

Sähköpostiviestien linkitys projekteihin aiheen mukaan

Sähköpostiviestit voi linkittää projektitietueeseen viestin aiheen perusteella. Lisätietoja projektitietueista on artikkelissa Projektien järjestäminen Business Contact Managerissa.

Varoitus:  Jos linkität viestejä projektiin ja haluat sitten ottaa linkityksen ja seurannan pois käytöstä, se täytyy ottaa pois käytöstä erikseen jokaisen yksittäisen aiheen kohdalla.

Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Aiheen mukaan tehtävän sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä.

  1. Valitse tai avaa sähköpostiviesti, jonka haluat linkittää projektitietueeseen.

  2. Valitse valintanauhan Työ-ryhmästä Linkitä ja seuraa.

  3. Valitse Linkitä ja seuraa -valintaikkunassa Sähköpostiviestin aihe -välilehti.

    Sähköpostin aihe -välilehden Linkki ja seuranta -valintaikkuna, jossa projekti on valittuna.

  4. Valitse ruutu sen projektin nimen vierestä, johon haluat linkittää sähköpostiviestin.

  5. Valitse OK.

Sivun alkuun

Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä

Jos et enää halua linkittää sähköpostiviestejä automaattisesti tietueisiin, voit poistaa sähköpostin linkityksen ja seurannan käytöstä.

Jos jaat tietokannan työtovereidesi kanssa, haluat ehkä poistaa sähköpostin linkityksen ja seurannan käytöstä, sillä he näkevät kaikki linkitetyt sähköpostiviestit. Jos haluat estää vain jo linkitettyjen sähköpostiviestien näkemisen, katso tämän artikkelin kohta Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta.

Sivun alkuun

Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä asiakas- ja työyhteyshenkilötietueissa.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehdestä Linkityksen ja seurannan hallinta.

  3. Valitse Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkunan Sähköposti- ja Kansiot-välilehdissä Poista kaikki tyhjentääksesi kaikki valintaruudut.

    Jos haluat poistaa linkityksen ja seurannan käytöstä vain tietyistä tietueista, tyhjennä niiden valintaruudut.

  4. Valitse OK.

    Huomautus:  Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä lopettaa tulevien sähköpostiviestien linkityksen tietueisiin. Jos haluat poistaa tietueisiin linkitettyjä viestejä, ne täytyy poistaa sen jälkeen, kun sähköpostin linkitys ja seuranta on poistettu käytöstä. Tietoja on tämän artikkelin kohdassa Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta.

Sivun alkuun

Aiheen mukaan tehtävän sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Projektinhallinta.

  2. Kaksoisnapsauta Projektit-välilehdessä haluamaasi projektia.

  3. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmästä Historia.

  4. Napsauta hiiren oikealla painikkeella sähköpostiviestiä, jonka aiheen linkityksen ja seurannan haluat lopettaa. Napsauta sitten Linkitä ja seuraa.

  5. Toimi seuraavasti:

    • Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä asiakas- ja työyhteyshenkilötietueissa    Napsauta tarvittaessa Sähköpostiosoite-välilehdessä Tyhjennä kaikki, jos haluat lopettaa asiakas- ja työyhteyshenkilötietueiden viestien linkityksen ja seurannan.

    • Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä projekteissa     Valitse Sähköpostiviestin aihe -välilehdessä Tyhjennä kaikki.

      Voit poistaa sähköpostin linkityksen ja seurannan käytöstä vain niistä projekti-, asiakas- ja työyhteyshenkilötietueista, jotka on linkitetty valittuun viestiin. Jos haluat ottaa linkityksen ja seurannan pois käytöstä projekteissa, se täytyy ottaa pois käytöstä erikseen jokaisen aiheen kohdalla.

  6. Valitse OK.

    Huomautus:  Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä lopettaa tulevien sähköpostiviestien linkityksen tietueisiin. Jos haluat poistaa tietueisiin linkitettyjä viestejä, ne täytyy poistaa sen jälkeen, kun sähköpostin linkitys ja seuranta on poistettu käytöstä. Tietoja on tämän artikkelin kohdassa Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta.

Sivun alkuun

Sähköpostin linkityksen ja seurannan suojaus- ja tietosuojaongelmat jaetussa tietokannassa

Kun tietokanta jaetaan, kaikki sen tiedot jaetaan kaikille käyttäjille, joilla on tietokannan käyttöoikeus. Jos olet määrittänyt sähköpostin automaattisen linkityksen ja seurannan, kaikki tietueisiin linkitetyt olemassa olevat ja tulevat sähköpostiviestit sekä muut viestintätapahtumat ovat kaikkien tietokannan käyttäjien käytettävissä. Lisätietoja tietokannan jakamisesta on artikkelissa Business Contact Managerin tietojen jakaminen muiden käyttäjien kanssa.

Jos tietokannassa on useita käyttäjiä    Linkitetyt viestit ja muut viestintätapahtumat näkyvät kaikille käyttäjille, joilla on tietokannan käyttöoikeus.

  • Jos haluat estää työtovereitasi käyttämästä linkitettyjä sähköpostiviestejä mutta haluat kuitenkin käyttää sähköpostin linkitystä ja seurantaa tuleviin viesteihin, poista olemassa olevat viestit tietueista ennen tietokannan jakamista. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta.

  • Jos et halua, että työtoverisi käyttävät tulevia sähköpostiviestejä, mutta haluat antaa heille oikeuden käyttää aikaisempia viestejä, poista linkitys ja seuranta käytöstä ennen tietokannan jakamista. Lisätietoja tämän artikkelin kohdassa Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä.

  • Jos haluat estää työtovereitasi käyttämästä kaikkia nykyisiä ja tulevia tietueisiin linkitettyjä sähköpostiviestejä, poista sähköpostin linkitys ja seuranta käytöstä ja poista sähköpostiviestit kaikista tietueista ennen tietokannan jakamista.

Jos olet ainoa tietokantaa käyttävä henkilö tai jos jaat tietokannan kopioidaksesi sen kannettavaan tietokoneeseen     Huomioon otettavia suojausseikkoja on vähän – kuten salasanan suojaaminen. Voit turvallisesti ottaa käyttöön minkä tahansa sähköpostiosoitteen linkityksen ja seurannan, koska kukaan muu ei näe viestejä.

Huomautus:  Jos haluat kopioida tietokannan käyttääksesi sitä muualla kuin toimistossa, Business Contact Manager -tietokanta on ensin jaettava. Tietokannan käyttäjiä on silti edelleen vain yksi. Lisätietoja tietokannan kopioinnista on artikkelissa Business Contact Managerin tietojen jakaminen muiden käyttäjien kanssa.

Sivun alkuun

Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta

Sähköpostiviesti voidaan linkittää useaan tietueeseen. Kun linkitetty viesti poistetaan yhdestä tietueesta, se poistetaan vain kyseisen tietueen viestintähistoriasta. Poisto ei vaikuta muihin tietueisiin, joihin viesti on linkitetty. Jos sähköpostiviesti on esimerkiksi linkitetty sekä liiditietueeseen että erilliseen asiakastietueeseen, viestin poistaminen liiditietueesta ei poista sitä asiakastietueesta.

Sähköpostiviestin poistaminen tietueesta ei poista viestiä Outlookista.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -osassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Projektinhallinta.

  2. Napsauta välilehteä, joka sisältää haluamasi tietueen, ja kaksoisnapsauta sitten tietuetta avataksesi sen.

  3. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmästä Historia.

    Tietueeseen linkitetyt sähköpostiviestit ja muut mahdolliset viestintätapahtumat näkyvät luettelossa.

    Jos haluat näyttää Historia-sivulla vain sähköpostiviestit, valitse valintanauhan Näytä-välilehti. Napsauta Kohdelaji-painiketta ja valitse sitten Sähköpostit.

  4. Valitse sähköpostiviestit, jotka haluat poistaa.

    Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä vaihtonäppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten poistettavan ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten yksittäisiä tietueita.

  5. Napsauta Poista-painiketta.

Lisätietoja poistetuista tietueista on artikkelissa Business Contact Manager -tietueiden poistaminen.

Lisätietoja poistettujen kohteiden palauttamisesta on artikkelissa Business Contact Manager -tietueen palauttaminen.

Sivun alkuun

Kaikkien sähköpostiviestien poistaminen tietueista

  1. Napsauta siirtymisruudun Business Contact Manager -painiketta.

  2. Valitse Yritystietueet-kohdasta Viestintähistoria.

  3. Valitse Kohdelaji -sarakeotsikko, jos haluat lajitella luettelon kohdelajin mukaan.

  4. Valitse kaikki sähköpostiviestit tai ne sähköpostiviestit, jotka haluat poistaa.

    Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä vaihtonäppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten poistettavan ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten yksittäisiä tietueita.

  5. Napsauta valittuja sähköpostiviestejä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

Jos haluat tietoa muista viestintätapahtumista, tutustu ohjeartikkeliin Asiakasviestinnän seuraaminen Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×