Sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla

Sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla

Sääntö on toiminto, jonka Outlook for Windows suorittaa saapuville tai lähteville viesteille automaattisesti. Voit valita, mikä käynnistää säännön ja mitä toimintoja sääntö suorittaa. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää kaikki esimiehesi lähettämät viestit kansioon tai poistaa kaikki viestit, joiden aiheessa on "Buy now!".

Sähköpostiviestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla

Sääntöjen avulla voit vähentää sähköpostin hallintaan vaadittavien manuaalisten ja toistuvien toimintojen määrää. Kun otat sääntöjä käyttöön, ne ovat käytössä jatkuvasti ja automaattisesti.

Säännöt voidaan yleensä jakaa kahteen luokkaan: järjestelysääntöihin ja ilmoitussääntöihin. Ohjatun sääntöjen luomisen avulla voit suunnitella sääntöjä viestien hallitsemiseen.

Ohjattu sääntöjen luominen sisältää malleja useimmin käytettyjä sääntöjä varten.

Outlookin ohjattu sääntöjen luominen

  • Pidä asiat järjestyksessä:   
    Nämä säännöt auttavat viestien järjestämisessä ja viestiliikenteen ajan tasalla pysymisessä. Voit luoda säännön viesteille tietyltä lähettäjältä. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka merkitsee kaikki Keri Millsin lähettämät viestit, joiden aiheessa on sana sales, jatkotoimia varten, luokittelee ne myynniksi ja siirtää ne kansioon nimeltä Keri’s Sales.

  • Pysy ajan tasalla:   
     Nämä säännöt ilmoittavat sinulle tekemiesi valintojen perusteella tietyntyyppisen viestin saapumisesta ennalta sovitulla tavalla. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää automaattisesti viestin matkapuhelimeesi, kun saat sähköpostia joltakin perheenjäseneltä.

  • Aloita tyhjästä säännöstä:   
     tällaiset säännöt voit luoda ilman sääntömallia ja mukauttaa niitä alusta alkaen itse.


Vaihe 1: valitse Outlook-sääntömalli

  1. Valitse valintanauhasta Säännöt > Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta tai valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  2. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdestä Uusi sääntö.

  3. Valitse ohjatun säännön luomisenvaiheessa 1: valitse malli jokin malleista kohdasta Pidä asiat järjestyksessä, Pysy ajan tasalla tai Aloita tyhjästä säännöstä.


Vaihe 2: muokkaa säännön kuvausta

Vaiheessa 1 valitsemasi sääntömalli määrää sen, mitä asetuksia käytössäsi on vaiheessa 2. Kun sinun täytyy tehdä asetuksissa jokin valinta, esimerkiksi määrittää lähettäjä tai kansio, asetus on alleviivattu. Olemme valinneet tähän esimerkkiin yhden yleisimmistä säännöistä: tietyn lähettäjän viestien siirtämisen kansioon.

  1. Valitse kuvauksen muokkausruudussa henkilö tai julkinen ryhmä, jotta pääset osoitekirjaasi. Valitse nimi osoitekirjasta tai kirjoita henkilön nimi Lähettäjä-ruutuun ja valitse sitten OK.

  2. Näet kansioluettelon valitsemalla Määritetty. Voit valita aiemmin luodun kansion tai luoda uuden kansion valitsemalla Uusi. Kun olet valinnut sopivan kansion, valitse OK.

Jos haluat tarkastella säännön lisäasetuksia, valitse Seuraava ja siirry sitten säännön lisäasetuksiin (lisätietoja alla). Muussa tapauksessa voit valita Valmis. Näin pääset takaisin sääntöjen ja ilmoitusten ikkunaan. Siellä voit joko luoda toisen säännön tai tallentaa muutokset valitsemalla OK.

 

• Siirrä tietyn lähettäjän viestit kansioon

  1. Valitse henkilön tai julkisen kansion linkki.

  2. Toimi Sääntöosoite-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Kirjoita nimi hakuruutuunnimi

      tai

    • valitse Osoitekirja-luettelosta lähde.

  3. Kun näet valintasi Lähettäjä-ruudussa, valitse OK.

  4. Valitse määritetyn kansion linkki, valitse kansio sääntöjen ja ilmoitusten valintaikkunassa. Valitse sitten OK.

  5. Valitse Seuraava ja siirry vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.

 

• Siirrä viestit, joiden aiheessa on tiettyjä sanoja, tiettyyn kansioon

  1. Valitse tiettyjen sanojen aihelinkki.

  2. Kirjoita hakutekstin valintaikkunan Määritä viestin aiheesta etsittävä teksti: -ruutuun haluamasi hakusana tai hakusanat.

  3. Lisää nämä tiedot hakuluetteloruutuun valitsemalla Lisää. Valitse sitten OK.

  4. Valitse määritetyn kansion linkki, valitse kansio sääntöjen ja ilmoitusten valintaikkunassa. Valitse sitten OK.

  5. Valitse Seuraava ja siirry vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.

 

• Siirrä julkiseen ryhmään lähetetyt viestit tiettyyn kansioon

  1. Valitse henkilön tai julkisen kansion linkki.

  2. Toimi Sääntöosoite-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Kirjoita nimi hakuruutuunnimi

      tai

    • valitse Osoitekirja-luettelosta lähde.

  3. Kun näet valintasi Vastaanottaja-ruudussa, valitse OK.

  4. Valitse määritetyn kansion linkki, valitse kansio sääntöjen ja ilmoitusten valintaikkunassa. Valitse sitten OK.

  5. Valitse Seuraava ja siirry vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.

 

• Merkitse jonkun lähettäjän viestit seurantaan

  1. Valitse henkilön tai julkisen kansion linkki.

  2. Toimi Sääntöosoite-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Kirjoita nimi hakuruutuunnimi

      tai

    • valitse Osoitekirja-luettelosta lähde.

  3. Kun näet valintasi Lähettäjä-ruudussa, valitse OK.

  4. Hyväksy Merkitse viesti -valintaikkunan merkintätoiminnon ruudun oletusasetus (se on Seuranta) tai vaihda asetusta haluamaksesi.

  5. Hyväksy ajanjakson ruudun oletusasetus (Tänään) tai vaihda asetusta haluamaksesi.

  6. Valitse OK > Seuraava ja siirry sitten vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.

 

• Siirrä määrätyn RSS-syötteen kohteet valittuun kansioon

Huomautus: Jos haluat käyttää tätä asetusta, sinun täytyy tilata ainakin yksi RSS-syöte. Kun valitset tämän asetuksen, saat kehotteen jatkaa. Jos valitset Ei, et voi jatkaa. Voit jatkaa ainoastaan valitsemalla Kyllä.

Pysy ajan tasalla -malli

 

• Näytä tietyn lähettäjän viestit Uusien viestien ilmoitukset -ikkunassa

  1. Valitse henkilön tai julkisen kansion linkki.

  2. Toimi Sääntöosoite-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Kirjoita nimi hakuruutuunnimi

      tai

    • valitse Osoitekirja-luettelosta lähde.

  3. Kun näet valintasi Lähettäjä-ruudussa, valitse OK.

  4. Valitse Uusien viestien ilmoitukset -ikkunassa tietty viesti.

  5. Kirjoita viestien ilmoituksen valintaikkunan Määritä ilmoitusviesti -ruutuun haluamasi viesti. Valitse sitten OK.

  6. Valitse Seuraava ja siirry sitten vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.

 

• Toista ääni, kun saan viestin tietyltä lähettäjältä

  1. Valitse henkilön tai julkisen kansion linkki.

  2. Toimi Sääntöosoite-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Kirjoita nimi hakuruutuunnimi

      tai

    • valitse Osoitekirja-luettelosta lähde.

  3. Kun näet valintasi Lähettäjä-ruudussa, valitse OK.

  4. Valitse äänen toistamisen linkki. Valitse sitten toistettavan äänen valintaikkunassa haluamasi äänitiedosto (esimerkiksi .wav-tiedosto) ja sitten Avaa.

  5. Valitse Seuraava ja siirry sitten vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.

 

• Lähetä ilmoitus mobiililaitteeseeni, kun minulle lähetetään viesti

  1. Valitse henkilön tai julkisen kansion linkki.

  2. Toimi Sääntöosoite-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Kirjoita nimi hakuruutuunnimi

      tai

    • valitse Osoitekirja-luettelosta lähde.

  3. Kun näet valintasi Lähettäjä-ruudussa, valitse OK.

  4. Valitse Lähetä edelleen henkilöille tai julkiselle ryhmälle -linkki.

  5. Toimi Sääntöosoite-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Kirjoita nimi hakuruutuunnimi

      tai

    • valitse Osoitekirja-luettelosta lähde.

  6. Kun näet valintasi Vastaanottaja-ruudussa, valitse OK.

  7. Valitse Seuraava ja siirry sitten vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.

Aloita tyhjästä säännöstä

  1. Valitse jokin seuraavista.

    • Valitse Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä

      tai

    • Käytä sääntöä lähettämissäni viesteissä.

  2. Valitse Seuraava ja siirry sitten vaiheeseen 3: määritä säännön ehdot.


Vaihe 3: määritä säännön ehdot.

Nyt voit määrittää ehdot asetuksille, jotka määritit vaiheessa 2: muokkaa säännön kuvausta. Asetukset säännön kuvauksen muokkaamiseksi vaihtelevat valitsemiesi ehtojen perusteella.

Määritä ehdot sille, milloin Pidä asiat järjestyksessä- tai Pysy ajan tasalla -mallissa valitun asetuksen sääntöjä käytetään, kun käynnistät ohjatun sääntötoiminnon.

  1. Valitse vaiheessa 1 (valitse ehdot) niiden ehtojen valintaruudut, jotka haluat lisätä.

    Huomautus: Voit valita useita valintaruutuja.

  2. Valitse vaiheessa Vaihe 2: muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa) linkki, suorita vaaditut toiminnot ja valitse OK, kun olet valmis.

  3. Valitse seuraava linkki, suorita vaaditut toiminnot ja valitse OK, kun olet valmis.

  4. Jos toinen linkki on käytettävissä, valitse se, suorita vaaditut toiminnot ja valitse OK, kun olet valmis.

  5. Valitse lopuksi Valmis.

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  2. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -ruudun Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.

  3. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -kohdassa joko Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä tai Käytä sääntöä lähettämissäni viesteissä.

  4. Valitse Seuraava ja toimi seuraavasti:

    • Valitse Vaihe 1: valitse ehdot ‑kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.

      ja

    • Valitse Vaihe 2: muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa minkä tahansa lisäämäsi ehdon alleviivattua arvo ja määritä sitten arvo.

  5. Valitse Seuraava ja toimi seuraavasti:

    • Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.

      ja

    • Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi toiminnon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.

  6. Valitse Seuraava ja toimi seuraavasti:

    • Valitse Vaihe 1: valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.

      ja

    • Valitse Vaihe 2: muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa minkä tahansa lisäämäsi poikkeuksen alleviivattu arvo ja määritä sitten arvo.

  7. Valitse Seuraava ja toimi seuraavasti:

    • Kirjoita nimiVaihe 1: anna tälle säännölle nimi -kohdassa.

      ja

    • Valitse Vaihe 2: määritä säännön asetukset ‑kohdassa haluamiesi asetusten valintaruudut.

      Vihjeitä: 

      • Jos haluat suorittaa tämän säännön viesteille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa Saapuneet -valintaruutu.

      • Jos haluat poistaa automaattisesti käytössä olevan säännön käytöstä, poista Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudun valinta.

      • Voit ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa Outlook-sähköpostitileissäsi valitsemalla Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruudun.

  8. Valitse Valmis.

Voit luoda säännön mistä tahansa viestistä. Tämän menetelmän etuna on se, että voit hyödyntää ohjelman ehdottamia viestin lähettäjään tai vastaanottajiin perustuvia sääntöjä. Kun esimerkiksi luet viestiä, yksi ohjelman ehdottama sääntö siirtää kaikki kyseisen lähettäjän viestit valitsemaasi kansioon.

  1. Valitse Saapuneet-kansiostasi viesti, jonka perusteella haluat luoda säännön, ja valitse sitten Aloitus-välilehden Siirrä-ryhmästä Säännöt.

    Huomautus: Näet sääntöluettelossa ehdotettuja sääntöjä viestin lähettäjän ja vastaanottajien perusteella.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Valitse ehdotettu sääntö, valitse kohdekansio ja viimeistele säännön määritys valitsemalla OK.

      tai

    • Valitse Luo sääntö ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

  3. Valitse Luo sääntö -valintaikkunan Kun saan sähköpostiviestin, joka täyttää seuraavat valitut ehdot -kohdassa haluamiesi asetusten valintaruudut.

  4. Valitse Toimi seuraavasti -kohdassa niiden toimintojen valintaruudut, jotka haluat säännön suorittavan, kun määritetyt ehdot täyttyvät.

  5. Valitse Siirrä kohde kansioon -valintaruutu.

  6. Toimi seuraavasti:

    • Napsauta Valitse kansio ja valitse jokin aiemmin luotu kansio.

      tai

    • Luo kansio valitsemalla Uusi.

    Huomautukset: 

    • Voit lisätä sääntöön ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia valitsemalla Lisäasetukset ja noudattamalla sitten ohjatun sääntöjen luomisen ohjeita.

    • Lisätietoja on kohdassa Mukautetun säännön luominen.

  7. Valitse OK.

  8. Toimi ilmoitusruudussa seuraavasti:

    • Valitse OK.

      tai

    • Valitse Suorita tämä sääntö nyt nykyisessä kansiossa oleville viesteille -valintaruutu ja valitse sitten OK.

Lisätietoja sääntöjen tuomisesta ja viemisestä muiden käytettäväksi on artikkelissa Sääntöjoukon tuominen tai vieminen.

Voit poistaa sääntöjä, joita et enää tarvitse.

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  2. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdestä sääntö, jonka haluat poistaa.

  3. Valitse Poista Poista-kuvake > OK.

Voit suorittaa sääntöjä manuaalisesti.

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta. Valitse sitten Sähköpostisäännöt-välilehdestä Suorita säännöt nyt.

  2. Valitse Suorita säännöt nyt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt ‑kohdassa niiden sääntöjen valintaruudut, jotka haluat suorittaa.

  3. Jos haluat valita Suoritettava kansio -ruudussa toisen kansion, valitse Selaa, napsauta haluamaasi kansiota ja valitse sitten OK.

    Jos haluat, että sääntöön sisällytetään myös kaikki vaiheessa 3 määritetyn kansion alikansiot, valitse Sisällytä alikansiot -valintaruutu.

  4. Käytä sääntöjä kohteeseen -luettelon oletusarvona on kaikki viestit. Voit muuttaa arvoksi luetut tai lukemattomat viestit halutessasi.

  5. Valitse Suorita nyt.

Outlook käyttää kahdenlaisia sääntöjä: palvelinpohjaisia sääntöjä ja asiakassääntöjä.

  • Palvelinpohjaiset säännöt   
    Kun käytät Microsoft Exchange Server ‑tili2019, jotkin säännöt ovat palvelinpohjaisia.  Ne suoritetaan postilaatikossasi Exchange-postipalvelimessa myös silloin, kun Outlook ei ole käynnissä.

    Säännöt on määritettävä käytettäviksi, kun viestit toimitetaan ensimmäistä kertaa Saapuneet-kansioosi, ja säännöt on voitava suorittaa loppuun asti palvelimessa. Esimerkiksi viestin tulostamiseen käytettävää sääntöä ei voi suorittaa, ennen kuin se on suoritettu loppuun palvelimessa. Jos sääntöä ei voida suorittaa loppuun palvelimessa, se suoritetaan, kun käynnistät Outlookin, jolloin se muuttuu asiakassäännöksi.

  • Asiakassäännöt   
    Asiakassäännöt ovat sääntöjä, jotka suoritetaan vain omassa tietokoneessasi. Nämä säännöt suoritetaan Exchange-palvelimen sijaan Outlookissa. Asiakassäännöt voidaan suorittaa vain silloin, kun Outlook on käynnissä.

Vihje: Jos sääntöluettelossasi on sekä palvelinpohjaisia sääntöjä että asiakassääntöjä, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.

Vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja automaattiset vastaukset

Sääntöjä käytettäessä vastaanottokuittauksia, lukukuittauksia, äänestysvastauksia ja automaattisia vastauksia (poissaoloilmoituksia) käsitellään viesteinä. Esimerkiksi sääntö, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet, joiden aiherivillä esiintyy sana kokous, siirtää samaan kansioon myös kaikki sellaiset vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja automaattiset vastaukset, joiden aiherivillä on sana kokous.

Huomautus: Jos sääntö siirtää äänestysvastauksia Saapuneet-kansiosta toiseen kansioon, se vaikuttaa äänestyksen seurantaan. Kun avaat äänestyspainikkeen sisältäneen lähetetyn viestin, seurantatiedot eivät sisällä säännön siirtämien vastausten tietoja. Vastauksen siirtäminen manuaalisesti tai vastauksen poistaminen ei vaikuta seurantaan.

Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat

Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat katsotaan viesteiksi. Jos luot säännön, joka siirtää kohteen tiettyyn kansioon tiettyjen ehtojen perusteella, myös kaikki näitä ehtoja vastaavat kokous- ja tehtäväpyynnöt siirretään. Muista kuitenkin seuraavat rajoitukset, kun luot tällaisiin kohteisiin vaikuttavia sääntöjä:

  • Jos kohde siirretään jonnekin muualle kuin sähköpostikansioon, se ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.

  • Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäinen kohde ei voi jäljittää vastausta.

  • Jos kokouspyyntö siirtyy automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä kalenteriin.

  • Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.

Yhteystietoryhmät

Yhteystietoryhmän sisältävä sääntö voi toimia eri tavalla kuin muut säännöt. Tämä riippuu siitä, miten sääntö on luotu.

  • Siirrä julkiseen ryhmään lähetetyt viestit tiettyyn kansioon   
    Tämä sääntö on käytettävissä vain, jos käytössäsi on Exchange Server -tili. Vain yhteystietoryhmälle lähetetyt viestit siirretään määrittämääsi kansioon. Yhteystietoryhmään kuuluvilta henkilöiltä saamiasi viestejä ei siirretä määrittämääsi kansioon.

Exchange Server -tilien (kun käytössä on Exchange Server Server 2010 tai sitä uudempi versio) kanssa ei voi käyttää sääntöjä, jotka lähettävät viestejä edelleen organisaation ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin. Exchange-järjestelmänvalvoja voi kuitenkin estää viestien automaattisen edelleenlähetyksen tiettyjen toimialueiden vastaanottajille.

Lisätietoja on kohdassa Tilini käyttämän Microsoft Exchange Server -version selvittäminen.

Sähköpostiviestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla

Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa automaattisesti, kun vastaanotettava tai lähetetty viesti täyttää säännössä määritetyt ehdot. Voit valita monenlaisia ehtoja ja toimintoja ohjatussa sääntöjen luontitoiminnossa.

Säännöt ovat joko järjestämis- tai ilmoitussääntöjä. Säännöt eivät toimi luetuissa viesteissä vaan ainoastaan viesteissä, joita ei ole luettu.

Ohjatun sääntöjen luontitoiminnon sääntömallit

Ohjattu sääntöjen luominen sisältää malleja useimmin käytettyjä sääntöjä varten. Mallit ovat seuraavat:

  • Pidä asiat järjestyksessä    Nämä säännöt auttavat arkistoimaan ja seuraamaan viestejä. Voit esimerkiksi luoda säännön, jonka mukaan viestit, jotka tulevat tietyltä lähettäjältä, esimerkiksi Miika Wahlmanilta, ja joiden Aihe-rivillä on sana "myynti", merkitään seurattaviksi, luokitellaan Myynti-luokkaan ja siirretään Miikan myynti -nimiseen kansioon.

  • Pysy ajan tasalla    Nämä säännöt ilmoittavat sinulle tietyntyyppisen viestin saapumisesta ennalta sovitulla tavalla. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää automaattisesti ilmoituksen mobiililaitteeseesi, kun saat sähköpostia joltakin perheenjäseneltä.

  • Aloita tyhjästä säännöstä    Tällaiset säännöt luodaan ilman sääntömallia ja mukautetaan alusta alkaen itse.

Säännön luominen

Outlook sisältää yleisiin käyttötilanteisiin sopivia malleja. Voit käyttää valmiita sääntömalleja tai luoda omia mukautettuja sääntöjä.

Outlook-sääntömallien käyttäminen

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Napsauta Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Napsauta Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.

  4. Valitse Vaihe 1:Valitse malli -kohdassa haluamasi malli Pidä asiat järjestyksessä- tai Pysy ajan tasalla -kokoelmasta.

  5. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa. Jos esimerkiksi napsautat henkilöt tai julkinen ryhmä -linkkiä, näkyviin tulee Osoitteisto.

  6. Valitse Seuraava.

  7. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot ‑kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.

  8. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi ehdon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.

  9. Valitse Seuraava.

  10. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.

  11. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi toiminnon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.

  12. Valitse Seuraava.

  13. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.

  14. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi poikkeuksen alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.

  15. Valitse Seuraava.

  16. Kirjoita Vaihe 1: Anna säännölle nimi ‑kohtaan haluamasi nimi.

  17. Valitse Vaihe 2: Määritä säännön asetukset ‑kohdassa haluamiesi asetusten valintaruudut.

    • Jos haluat suorittaa tämän säännön viesteille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa Saapuneet -valintaruutu.

    • Uusi sääntö on oletusarvoisesti käytössä. Voit poistaa sen käytöstä poistamalla Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudun valinnan.

    • Voit ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa Outlookiin määrittämissäsi -sähköpostitileissä valitsemalla Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruudun.

  18. Valitse Valmis.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Napsauta Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Napsauta Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.

  4. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä ‑kohdassa joko Tarkista viestit niiden saapuessa tai Tarkista viestit lähettämisen jälkeen.

  5. Valitse Seuraava.

  6. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot ‑kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.

  7. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi ehdon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.

  8. Valitse Seuraava.

  9. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.

  10. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi toiminnon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.

  11. Valitse Seuraava.

  12. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.

  13. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi poikkeuksen alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.

  14. Valitse Seuraava.

  15. Kirjoita Vaihe 1: Anna säännölle nimi ‑kohtaan haluamasi nimi.

  16. Valitse Vaihe 2: Määritä säännön asetukset ‑kohdassa haluamiesi asetusten valintaruudut.

    • Jos haluat suorittaa tämän säännön viesteille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa Saapuneet -valintaruutu.

    • Uusi sääntö on oletusarvoisesti käytössä. Voit poistaa sen käytöstä poistamalla Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudun valinnan.

    • Voit ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa Outlookiin määrittämissäsi -sähköpostitileissä valitsemalla Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruudun.

  17. Valitse Valmis.

Sääntö voidaan luoda nopeasti mistä tahansa viestistä. Tämän luontitavan etuna on se, että voit hyödyntää ohjelman ehdottamia viestin lähettäjään tai vastaanottajiin perustuvia sääntöjä. Kun esimerkiksi luet viestiä, yksi ohjelman ehdottama sääntö siirtää kaikki kyseisen lähettäjän viestit valitsemaasi kansioon.

  1. Valitse viesti, jonka perusteella haluat luoda säännön, ja valitse sitten Aloitus-välilehden Siirrä-ryhmässä Säännöt.

    Ehdotetut viestin lähettäjään ja vastaanottajiin perustuvat säännöt tulevat näkyviin.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse jokin ehdotetuista säännöistä, napsauta kohdekansiota ja valitse sitten OK.

    • Saat näkyviin lisää lähettäjään, vastaanottajiin tai viestin aiheeseen perustuvia sääntövaihtoehtoja valitsemalla Luo sääntö.

Jos valitsit Luo sääntö vaiheessa 2, Luo sääntö -valintaikkuna tulee näkyviin. Jatka alla kuvatulla tavalla.

  1. Valitse Kun saan sähköpostiviestin, joka täyttää seuraavat valitut ehdot -kohdassa haluamasi ehtojen valintaruudut.

  2. Valitse Toimi seuraavasti -kohdassa niiden toimintojen valintaruudut, jotka haluat säännön suorittavan, kun määritetyt ehdot täyttyvät.

  3. Valitse Siirrä kohde kansioon -valintaruutu.

  4. Napsauta jotakin aiemmin luotua kansiota tai luo viestejä varten uusi kansio valitsemalla Uusi.

    Voit lisätä sääntöön ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia valitsemalla Lisäasetukset ja noudattamalla sitten Ohjatun sääntöjen luomisen ohjeita. Tämä on sama ohjattu toiminto, joka tulee näkyviin, kun Backstage-näkymässä valitaan Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta. (Pääset Backstage-näkymään valitsemalla Tiedosto-välilehden.) Lisätietoja on kohdassa Mukautetun säännön luominen.

  5. Valitse OK.

Lisätietoja sääntöjen tuomisesta ja viemisestä muiden käytettäväksi on artikkelissa Sääntöjoukon tuominen tai vieminen.

Jos haluat suorittaa yhden tai usean säännön manuaalisesti, toimi seuraavasti:

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Valitse Suorita säännöt.

  4. Valitse Suorita säännöt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt ‑kohdassa niiden sääntöjen valintaruudut, jotka haluat suorittaa.

  5. Jos haluat valita Suoritettava kansio -ruutuun toisen kansion, valitse Selaa, napsauta haluamaasi kansiota ja valitse sitten OK.

    Valitse Sisällytä alikansiot -valintaruutu, jos haluat, että sääntöön sisällytetään myös kaikki vaiheessa 5 määritetyn kansion alikansiot.

  6. Käytä sääntöjä kohteeseen -luettelon oletusarvona on kaikki viestit. Voit muuttaa arvoksi luetut tai lukemattomat viestit.

  7. Valitse Suorita.

Outlook käyttää kahdenlaisia sääntöjä: palvelinpohjaisia ja vain asiakas ‑sääntöjä.

  • Palvelinpohjaiset säännöt    Kun käytössäsi on Microsoft Exchange Server -tili, jotkin luomasi säännöt ovat palvelinpohjaisia sääntöjä. Säännöt suoritetaan Exchange-postipalvelimessa olevassa postilaatikossa myös silloin, kun Outlook ei ole tietokoneessasi käynnissä. Säännöt on määritettävä käytettäviksi, kun viestit toimitetaan ensimmäistä kertaa palvelimen Saapuneet-kansioosi, ja säännöt on voitava suorittaa loppuun asti palvelimessa. Esimerkiksi viestin tulostamiseen käytettävää sääntöä ei voi suorittaa, ennen kuin se on suoritettu loppuun palvelimessa. Jos sääntöä ei voida suorittaa loppuun palvelimessa, se suoritetaan, kun käynnistät Outlookin, jolloin se muuttuu vain asiakas -säännöksi.

  • Vain asiakas -säännöt    Vain asiakas -säännöt ovat sääntöjä, jotka suoritetaan vain omassa tietokoneessasi. Näitä sääntöjä (esimerkiksi tiettyjen viestien tulostamiseen määritettyä sääntöä) ei voi suorittaa, ennen kuin ne on suoritettu loppuun palvelimessa. Vain asiakas -säännöt voidaan suorittaa vain silloin, kun Outlook on käynnissä.

Jos sääntöluettelossasi on sekä palvelinpohjaisia sääntöjä että asiakassääntöjä, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.

Sääntöjen soveltaminen muihin Outlook-kohteisiin

Sääntöjä käytettäessä vastaanottokuittauksia, lukukuittauksia, äänestysvastauksia ja automaattisia vastauksia (poissaoloilmoituksia) käsitellään viesteinä. Esimerkiksi sääntö, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet, joiden aiherivillä esiintyy sana "kokous", siirtää kyseiseen kansioon myös kaikki sellaiset vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja automaattiset vastaukset, joiden aiherivillä on sana "kokous".

Huomautus:  Jos sääntö siirtää äänestysvastauksia Saapuneet-kansiosta toiseen kansioon, tällä on vaikutusta äänestyksen seurantaan. Kun avaat äänestyspainikkeen sisältäneen lähetetyn viestin, seurantatiedot eivät sisällä säännön siirtämien vastausten tietoja. Vastauksen siirtäminen manuaalisesti tai vastauksen poistaminen ei vaikuta seurantaan.

Sääntöjä käytettäessä kokouspyyntöjä, tehtäväpyyntöjä ja tiedostoja käsitellään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet, joiden Aihe-ruudussa esiintyy sana "kokous", myös kaikki määritetyn ehdon täyttävät kokous- ja tehtäväpyynnöt siirretään kyseiseen kansioon. Kun luot tällaisiin kohteisiin vaikuttavia sääntöjä, pidä mielessä seuraavat rajoitukset:

  • Jos kohde siirretään jonnekin muualle kuin sähköpostikansioon, se ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.

  • Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäinen kohde ei voi jäljittää vastausta.

  • Jos kokouspyyntö siirtyy automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä kalenteriin.

  • Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.

Yhteystietoryhmät

Yhteystietoryhmän sisältävä sääntö voi toimia eri tavoin sen mukaan, miten sääntö on luotu.

  • Siirrä yhteystietoryhmälle lähetetyt viestit     Tämä sääntö on käytettävissä vain silloin, kun käytössäsi on Exchange Server -tili. Vain yhteystietoryhmälle lähetetyt viestit siirretään määrittämääsi kansioon. Yhteystietoryhmään kuuluvilta henkilöiltä saamiasi viestejä ei siirretä määrittämääsi kansioon.

Jos käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2010 -tili, et voi oletusarvoisesti käyttää sääntöjä, jotka lähettävät viestejä edelleen organisaation ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin. Tämä asetuksen avulla pyritään estämään se, että luottamuksellisia ja yksityisiä liiketoimintatietoja paljastuisi ulkopuolisille. Tämän asetuksen voi muuttaa vain Exchange-järjestelmänvalvoja.

Lisätietoja on kohdassa Tilini käyttämän Microsoft Exchange Server -version selvittäminen.

Viestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla

Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa automaattisesti, kun vastaanotettava tai lähetetty viesti täyttää säännössä määritetyt ehdot. Voit valita monenlaisia ehtoja ja toimintoja ohjatussa sääntöjen ja ilmoitusten luontitoiminnossa. Sääntöjä ei sovelleta luettuihin viesteihin, vaan vain lukemattomiin viesteihin.

Säännöt voidaan jakaa kahteen yleisluokkaan: järjestelysääntöihin ja ilmoitussääntöihin. Ohjattu sääntöjen ja ilmoitusten luomistoiminto sisältää malleja useimmiten käytetyistä säännöistä.

  • Pidä asiat järjestyksessä    Nämä ovat sääntöjä, jotka auttavat arkistoimaan ja seuraamaan viestejä. Voit esimerkiksi luoda säännön, jonka mukaan viestit, jotka tulevat tietyltä lähettäjältä, esimerkiksi Miika Wahlmanilta, ja joiden Aihe-rivillä on sana ”myynti”, merkitään seurattaviksi, luokitellaan Myynti-luokkaan ja siirretään Miikan myynti -nimiseen kansioon.

  • Pysy ajan tasalla    Nämä ovat sääntöjä, jotka ilmoittavat sinulle tietyntyyppisen viestin saapumisesta ennalta sovitulla tavalla. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää automaattisesti ilmoituksen mobiilipuhelimeesi, kun saat sähköpostia joltakin perheenjäseneltä.

  • Aloita tyhjästä säännöstä    Nämä ovat sääntöjä, jotka luodaan alusta alkaen.

    Mallisäännöt
    Kuva 1: Ohjattu sääntöjen ja ilmoitusten luomistoiminto sisältää useita valmiiksi määritettyjä sääntöjä, joita kutsutaan malleiksi.

Poikkeukset

Voit lisätä sääntöihin poikkeuksia erityistilanteita varten, esimerkiksi jos viesti on merkitty seurattavaksi tai tärkeäksi. Sääntöä ei käytetä viestiin, jos edes yksi määrittämäsi poikkeus toteutuu.

  1. Valitse Siirtymisruutu-kohdassa Sähköposti.

  2. Valitse Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  3. Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio.

  4. Valitse Uusi sääntö.

  5. Valitse Vaihe 1:Valitse malli -kohdassa haluamasi malli Pidä asiat järjestyksessä- tai Pysy ajan tasalla -kokoelmasta.

  6. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa. Jos esimerkiksi napsautat henkilöt tai jakeluluettelot -linkkiä, näkyviin tulee Osoitteisto.

  7. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot ‑kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.

  8. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten seuraava.

  9. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.

  10. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten seuraava.

  11. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.

  12. Viimeistele säännön luominen antamalla säännölle nimi ja valitsemalla sitten muut haluamasi asetukset.

    • Jos haluat suorittaa tämän säännön viesteille, jotka ovat jo kansioissasi, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa -valintaruutu.

    • Jos haluat soveltaa tätä sääntöä kaikkiin sähköpostitileihin ja kaikkien tilien Saapuneet-kansioihin, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.

  13. Valitse Valmis.

Jos haluat luoda säännön valitsemalla haluamasi ehdot, toiminnot ja poikkeukset, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Siirtymisruutu-kohdassa Sähköposti.

  2. Valitse Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  3. Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio.

  4. Valitse Uusi sääntö.

  5. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä ‑kohdassa joko Tarkista viestit niiden saapuessa tai Tarkista viestit lähettämisen jälkeen ja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot ‑kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.

  7. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten seuraava.

  8. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.

  9. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten seuraava.

  10. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.

  11. Viimeistele säännön luominen antamalla säännölle nimi ja valitsemalla sitten muut haluamasi asetukset.

    • Jos haluat suorittaa tämän säännön viesteille, jotka ovat jo kansioissasi, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa -valintaruutu.

    • Jos haluat soveltaa tätä sääntöä kaikkiin sähköpostitileihin ja kaikkien tilien Saapuneet-kansioihin, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.

  12. Valitse Valmis.

Voit luoda säännön suoraan viestistä. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää jonkin lähettäjän viestit tiettyyn kansioon.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jonka perusteella haluat luoda säännön ja valitse sitten Luo sääntö pikavalikosta.

    Valitse Luo sääntö -valintaikkunassa niiden asetusten valintaruudut, jotka on täytetty valitsemasi viestin tietojen perusteella.

  2. Valitse Siirrä kohde kansioon -valintaruutu.

  3. Napsauta jotakin aiemmin luotua kansiota tai luo viestejä varten uusi kansio valitsemalla Uusi.

  4. Voit lisätä sääntöön ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia valitsemalla Lisäasetukset ja noudattamalla sitten ohjatun sääntöjen ja ilmoitusten luomistoiminnon ohjeita.

    Vihje     Voit suorittaa säännön heti luotuasi sen valitsemalla Suorita tämä sääntö nyt kansiossa oleville viesteille -valintaruudun ohjatun sääntöjen ja ilmoitusten luomistoiminnon viimeisellä sivulla.

    Kaikki viestit, jotka ovat Saapuneet-kansiossa tai muussa valitsemassasi kansiossa ja jotka vastaavat säännön ehtoja ja poikkeuksia, siirretään määritettyyn kansioon. Testaa uutta sääntöä avaamalla uusi kansiosi. Siirrettiinkö oikeat viestit?

Jos haluat suorittaa säännön säännöllisesti mutta et koko ajan, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  2. Poista sääntö käytöstä Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa poistamalla valinta säännön vieressä olevasta valintaruudusta.

  3. Valitse Suorita säännöt.

  4. Valitse Suorita säännöt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt -kohdassa sen säännön valintaruutu, jotka haluat suorittaa.

  5. Valitse se kansio, johon haluat käyttää sääntöä.

  6. Valitse se viestiluokka, johon haluat käyttää sääntöä.

    Voit esimerkiksi käyttää sääntöä vain tietyn kansion lukemattomiin viesteihin.

  7. Valitse Suorita.

Palvelinpohjaiset säännöt    Jos sinulla on Microsoft Exchange -tili, palvelin voi käyttää viesteihin sääntöjä silloinkin, kun Outlook ei ole käynnissä. Näitä kutsutaan palvelinpohjaisiksi säännöiksi. Säännöt on määritettävä käytettäväksi viesteihin, kun ne toimitetaan palvelimen Saapuneet-kansioon, ja säännöt on voitava suorittaa loppuun palvelimessa. Sääntöä ei esimerkiksi voi suorittaa loppuun palvelimessa, jos toimi edellyttää, että viesti on tulostettava. Jos sääntöä ei voi käyttää palvelimessa, sitä käytetään, kun Outlook käynnistetään.

Asiakassäännöt    Asiakas on käyttäjän tietokoneessa toimiva sähköpostiohjelma. Ne säännöt, joita ei voi käyttää palvelimessa, ovat asiakassääntöjä, koska ne suoritetaan vain käyttäjän omassa tietokoneessa. Jos sääntöluettelossasi on palvelimella suoritettavia sääntöjä sekä sellaisia sääntöjä, joita ei voi suorittaa palvelimella, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.

Vastaanottokuittaukset, luku-, ja äänestysvastaukset ja poissaoloilmoitukset käsitellään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet, joiden Aihe-ruudussa esiintyy sana ”kokous”, myös kaikki määritetyn ehdon täyttävät vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja poissaoloilmoitukset siirretään kyseiseen kansioon.

Huomautus: Jos äänestysvastaus siirretään Saapuneet-kansiosta, alkuperäinen viesti ei voi jäljittää vastausta.

Kokouspyyntöjä, tehtäväpyyntöjä ja tiedostoja käsitellään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet, joiden Aihe-ruudussa esiintyy sana ”kokous”, myös kaikki määritetyn ehdon täyttävät kokous- ja tehtäväpyynnöt siirretään kyseiseen kansioon. Kun luot tällaisiin kohteisiin vaikuttavia sääntöjä, pidä mielessä seuraavat rajoitukset:

  • Jos kohde siirretään jonnekin muualle kuin sähköpostikansioon, se ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.

  • Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäinen kohde ei voi jäljittää vastausta.

  • Jos kokouspyyntö siirtyy automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä kalenteriin.

  • Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.

Jakeluluettelon uusi sääntö toimii eri tavalla sen mukaan, miten luot säännön:

  • Siirrä jakeluluetteloon lähetetyt viestit kansioon    Jos valitset tämän sääntömallin, vain jakeluluetteloon lähetetyt viestit siirretään määrittämääsi kansioon. Jakeluluettelossa olevien lähettäjien viestejä ei siirretä määritettyyn kansioon.

    Huomautus: Tämä sääntö koskee vain Exchange-tilejä.

  • Siirrä tietyn lähettäjän viestit kansioon    Jos valitset tämän sääntömallin, määrittämääsi kansioon siirretään myös kaikkien niiden lähettäjien viestit, jotka ovat määrittämäsi jakeluluettelon jäseniä.

Jos työskentelet Exchangea käyttävässä organisaatiossa, sellaisia viestejä ei oletusarvoisesti lähetetä, jotka on määritetty säännöllä lähetettäväksi edelleen organisaation ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen. Tämä asetus auttaa estämään yrityksen tietojen luovuttamista, ja asetusta hallitsee organisaation Exchange-järjestelmänvalvoja.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×