Sähköpostin yhdistäminen Excel-laskentataulukon avulla

Sähköpostin yhdistäminen Excel-laskentataulukon avulla

Yhdistämisen avulla luodaan käytetään useita asiakirjoja samalla kertaa. Näissä asiakirjoissa on sama asettelu, muotoilu, teksti ja kuvat. Vain tietyt osat asiakirjoista vaihtelevat ja ovat mukautettuja. Tiedostoja, joita Word voi luoda yhdistämisen avulla, ovat tarrat, kirjeet, kirjekuoret ja sähköpostiviestit. Yhdistämisprosessiin liittyy kolme asiakirjaa:

  • pääasiakirja

  • tietolähde

  • yhdistetty asiakirja.

Lisätietoja Excel-tietojen käyttämisestä yhdistämisessä on seuraavassa videossa, joka on osa harjoituskurssia – Yhdistämistoiminnon siirtäminen seuraavalle tasolle

Vaihe 1: Tietojen valmisteleminen Excelissä yhdistämistä varten

Yhdistämisprosessin tärkein vaihe on tietojen määrittäminen ja valmisteleminen. Käytät Excel-laskentataulukkoa vastaanottajaluettelon tietolähteenä.

Seuraavassa on joitain vihjeitä tietojen valmistelemiseen yhdistämistä varten. Varmista seuraavat asiat:

  • Laskentataulukon sarakkeiden nimet vastaavat yhdistämisessä lisättävien kenttien nimiä. Jos esimerkiksi haluat puhutella lukijoita heidän etunimellään, erota etu- ja sukunimet eri sarakkeisiin.

  • Kaikki yhdistettävät tiedot ovat laskentataulukon ensimmäisessä taulukossa.

  • Tietomerkinnät, jotka sisältävät prosenttiosuuden, valuutan tai postinumeron on muotoilut laskentataulukossa oikein niin, että Word voi lukea niiden arvot oikein.

  • Yhdistämisessä käytettävä Excel-laskentataulukko on tallennettu paikalliseen tietokoneeseesi.

  • Muutokset tai lisäykset laskentataulukkoon on tehty valmiiksi, ennen kuin se yhdistetään yhdistämisasiakirjaan Wordissa.

Huomautukset: 

Vaihe 2: Yhdistämisen aloittaminen

  1. Valitse Wordissa valitse Tiedosto > Uusi > Tyhjä asiakirja.

  2. Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen ja valitse sitten suoritettava yhdistämistyyppi.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Aloita yhdistäminen -komento sekä luettelo valitun siirtotyypin käytettävissä olevista asetusvaihtoehdoista.

  3. Valitse Valitse vastaanottajat > Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Valitse vastaanottajat -komento Käytä aiemmin luotua luetteloa -asetus valittuna.

  4. Hae Excel-laskentataulukko selaamalla ja valitse sitten Avaa.

  5. Jos Word tuo näkyviin kehotteen, valitse Taul1$ > OK.

    Huomautus: Excel-laskentataulukko on nyt yhdistetty Wordissa luotavaan yhdistämisasiakirjaan.


Postitusluettelon muokkaaminen

Voit rajoittaa viestisi vastaanottajat.

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Muokkaa vastaanottajaluetteloa -komento on korostettuna.

  2. Tyhjennä Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa valintaruutu kaikkien niiden käyttäjien nimen vieressä, joiden et halua saavan postitustasi.

    Rivien valitseminen valintaruutu valitsemalla

    Huomautus: Voit myös lajitella tai suodattaa luettelon, jolloin nimien ja osoitteiden löytäminen helpottuu. Lisätietoja kohtien lajittelemisesta ja suodattamisesta on artikkelissa Tietojen lajitteleminen ja suodattaminen yhdistämistä varten.

Vaihe 3: Yhdistämiskentän lisääminen

Voit lisätä vähintään yhden yhdistämiskentän, jotka hakevat tiedot laskentataulukosta asiakirjaan.

Osoitelohkon lisääminen kirjekuorta, tarraa, sähköpostiviestiä tai kirjettä varten

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

    Lisää osoitelohko -yhdistämiskenttä

  2. Valitse Lisää osoitelohko -valintaikkunassa se muotoilu vastaanottajan nimelle, jollaisena haluat sen näkyvän kirjekuoressa.

    Osoitelohkon asetukset

  3. Valitse OK.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Tervehdysrivin lisääminen sähköpostiviestiin tai kirjeeseen

  1. Valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Tervehdysrivi.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Tervehdysrivi-komento on korostettuna.

  2. Toimi Lisää tervehdysrivi -valintaikkunassa seuraavasti:

    • Valitse Tervehdysrivin muoto, muuta tarvittaessa valitsemalla tervehdys (Hyvä on oletusarvo), vastaanottajan nimen muoto ja lopun välimerkki (pilkku oletusarvo).

      ja

    • Valitse Virheellisten vastaanottajanimien tervehdysteksti -kohdassa vaihtoehto tervehdysluettelosta.

  3. Valitse OK.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Tietojen lisääminen laskentataulukosta sähköpostiviestiin tai kirjeeseen

  1. Valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmästä Lisää yhdistämiskenttä.

  2. Valitse Lisää yhdistämiskenttä -valintaikkunan Kentät-kohdassa kentän nimi (laskentataulukon sarakkeen nimi) ja valitse sitten Lisää.

  3. Toista vaihetta 2 tarpeen mukaan ja valitse Sulje, kun olet valmis.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Lisätietoja kenttien lisäämisestä laskentataulukosta yhdistämisasiakirjaan on artikkelissa Yhdistämiskenttien lisääminen. Jos haluat lisätietoja sähköpostinviestin määrittämisestä, lue artikkeli Sähköpostiviestin yhdistäminen Wordissa.

Vaihe 4: Yhdistämisen esikatselu ja suorittaminen valmiiksi

Kun olet lisännyt haluamasi yhdistämiskentät, esikatsele tuloksia ja varmista, että sisältö on kunnossa. Sen jälkeen voit suorittaa yhdistämisen loppuun.

  1. Valitse Postitukset-välilehdessä Esikatsele tuloksia.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Esikatsele tuloksia -ryhmä.

  2. Valitse Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun - tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -tietuepainike, joilla voit selata tietolähteen tietueita ja katsoa, miltä tietueet näyttävät asiakirjassa.

  3. Valitse Valmis-ryhmästä Viimeistele ja yhdistä ja valitse Tulosta asiakirjat tai Lähetä sähköpostiviestejä.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Viimeistele yhdistäminen -komento ja sen asetusvaihtoehdot.

Vaihe 5: Yhdistämisen tallentaminen

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se pysyy yhteydessä tietolähteeseen. Voit käyttää yhdistämisasiakirjaa uudelleen seuraavassa joukkopostituksessa.

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×