Sähköpostin toimitusongelmien etsiminen ja korjaaminen Office 365 for Businessin järjestelmänvalvojana

Kun käyttäjät ilmoittavat, etteivät saa sähköpostia, voi olla vaikea selvittää ongelman syytä. Mieleen voi tulla monia vianmääritykseen liittyviä vaihtoehtoja. Onko ongelma Outlookissa? Onko Office 365 -palvelu poissa käytöstä? Onko postinkulussa tai roskapostin suodatusasetuksissa ongelma? Vai johtuuko ongelma sellaisesta asiasta, johon et pysty vaikuttamaan? Onko lähettäjä esimerkiksi globaalissa estoluettelossa? Onneksi Office 365 sisältää tehokkaita automatisoituja työkaluja, joiden avulla voit etsiä ja korjata monenlaisia ongelmia.

Tarkista ensin, onko ongelma Outlookissa tai muussa sähköpostisovelluksessa

Jos vain yksi käyttäjä raportoi sähköpostin vastaanottamisen ongelmista, ongelma voi olla käyttäjän sähköpostitilissä tai -sovelluksessa. Huolehdi, että käyttäjä kokeilee seuraavia ratkaisuja ennen kuin aloitat järjestelmänvalvojan tehtävien suorittamisen.

Jos käyttäjä saa sähköpostia Outlookin verkkoversion postilaatikkoonsa, mutta ei tietokoneeseen asennettuun sähköpostisovellukseen, käyttäjän tietokoneessa tai sähköpostisovelluksessa voi olla ongelma. Pyydä ongelman kohdannutta käyttäjää kirjautumaan Outlookin verkkoversioon ja varmistamaan, että Office 365 -sähköpostitili toimii oikein.

Ohjeet: Outlookin verkkoversio yrityksille: kirjautuminen

Jos organisaation yksittäisellä käyttäjällä on ongelmia sähköpostin vastaanottamisessa, se voi johtua käyttöoikeuksista, profiilista, Outlookin väärästä versiosta tai yhdistelmästä muita ongelmia. Onneksi Tuki- ja palautusavustaja löytää useimmat Outlookin tai Office 365:n ongelmat ja auttaa korjaamaan ne. Office 365 for Businessin sähköpostiongelmien vianmäärityksen ensimmäisenä vaiheena suosittelemme lataamaan ja suorittamaan Tuki- ja palautusavustajain tietokoneessa, jota asia koskee. Huomaa, että jos ongelmat ilmenevät Outlook for Macissa tai liittyvät mobiilikäyttöön, voit tarkistaa tilin asetukset sovelluksella, mutta sinun täytyy asentaa se tietokoneeseen. Kun olet kirjautunut sisään sille tilille, jota asia koskee, sovellus alkaa etsiä ongelmia. Käyttäjä voi yleensä ladata ja suorittaa Tuki- ja palautusavustajain ilman apua Office 365 -järjestelmänvalvojalta.

Aloittaminen

Anna meidän korjata ongelma
Lataa Microsoft Office 365:n tuki- ja palautusavustaja

Seuraavasta videosta saat lisätietoja Tuki- ja palautusavustaja -sovelluksen käyttämisestä.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Jos Tuki- ja palautusavustaja -sovellus ei korjaa sähköpostin toimitusongelmaa, kokeile seuraavia järjestelmänvalvojan työkaluja

Office 365 for Business -järjestelmänvalvojana voit käyttää useita työkaluja, joiden avulla voit tutkia, miksi käyttäjät eivät saa sähköpostia. Seuraavassa videossa kerrotaan käytettävissä olevista työkaluista lyhyesti.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Seuraavassa on esitelty työkaluja nopeimmasta perusteellisimpaan vaihtoehtoon.

Palvelun kunto -sivulla on lueteltu Office 365 -palveluiden tilat. Tiedoista selviää, onko palveluissa ollut viime aikoina häiriöitä. Voit tarkistaa palvelun kunnon seuraavalla tavalla:

  1. Kirjaudu Office 365:een työpaikan tai oppilaitoksen tilillä.

  2. Valitse vasemmasta yläkulmasta sovellusten käynnistyskuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse Järjestelmänvalvoja.

    Vihje: Järjestelmänvalvoja-ruutu näkyy ainoastaan Office 365 -järjestelmänvalvojille.

  3. Valitse Palvelun kunto -kohdasta Näytä palvelun kunto.

    Näyttökuva, jossa ”Näytä palvelun kunto” -vaihtoehto on valittuna Office 365 -hallintakeskuksessa.

Jos on viitteitä siitä, että Exchange Online -palvelun taso on alentunut, organisaation sähköpostin toimituksissa voi olla viivästyksiä ja Microsoftin palveluteknikot ovat jo korjaamassa palvelua. Seuraa edistymistietoja Palvelun kunto -sivun kautta. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse lähettää palvelupyyntöä, sillä Microsoft on jo korjaamassa ongelmaa.

Postinkulun vianmääritys on viestin jäljityksen yksinkertaistettu versio, joka tarkistaa myös organisaation toimialueasetusten mahdolliset ongelmat. Työkalu voit hakea viestejä, jotka on lähetetty organisaatioosi tai organisaatiostasi kuluneen viikon aikana.

  1. Siirry postinkulun vianmääritykseen.

  2. Kirjaudu sisään käyttäen organisaation yleistä järjestelmänvalvojan tiliä.

  3. Valitse Seuraava.

    Näyttökuva postinkulun vianmäärityksen aloitusnäkymästä, jossa Seuraava-painike on valittuna.
  4. Valitse luettelosta jokin ongelmista.

  5. Lisää puuttuvan viestin lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteet. Jos tiedät viestin aiherivin tai osan siitä, voit lisätä myös sen, mutta sitä ei vaadita.

  6. Valitse viestin lähetyspäivämäärä.

    Näyttökuva postinkulun vianmäärityksen syöttöalueesta. Järjestelmänvalvojien pitää ensin valita oire sekä lisätä lähettäjä ja vastaanottajan sähköpostiosoite. Tämän jälkeen vianmääritys voidaan käynnistää valitsemalla Seuraava.
  7. Valitse Seuraava.

  8. Postinkulun vianmääritys suorittaa testejä ja palauttaa tuloksen. Jos vianmääritys löysi puuttuvan viestin, tulossivulla kerrotaan, mitä tapahtui ja miten voit korjata ongelman.

    Näyttökuva, jossa näkyy esimerkki postinkulun vianmäärityksen tuloksista.

Ellei postinkulun vianmääritys löydä puuttuvaa viestiä, käytä viestin jäljityksen tehokkaampia hakuvaihtoehtoja.

Suorita perusteellinen sähköpostin toimitusongelmien vianmääritys viestin jäljityksen avulla – 15 minuuttia

Joskus sähköpostiviesti voi kadota toimittamisen aikana tai toimitukseen voi kulua odotettua pidempään, jolloin käyttäjät voivat ihmetellä, mitä on tapahtunut. Viestin jäljitys -toiminnon avulla voit seurata viestejä niiden kulkiessa Exchange Online -palvelussa. Kun saat yksityiskohtaisia tietoja tietystä viestistä, pystyt vastaamaan käyttäjien kysymyksiin tehokkaasti, suorittamaan postinkulun ongelmien vianmäärityksen ja vahvistamaan käytäntöihin tehdyt muutokset, eikä sinun tarvitse pyytää apua tekniseltä tuelta.

Jos olet Office 365 Midsize Business-, Office 365 Business- tai Office 365 Enterprise -järjestelmänvalvoja, voit käyttää viestin jäljitystä Exchange-hallintakeskus -työkalun kautta. Siirry viestin jäljitykseen seuraavasti:

  1. Kirjaudu Office 365:een työpaikan tai oppilaitoksen tilillä.

  2. Valitse vasemmasta yläkulmasta sovellusten käynnistyskuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse Järjestelmänvalvoja.

  3. Valitse Exchange.

    Näyttökuva, jossa Exchange-vaihtoehto on valittuna Office 365 -hallintakeskuksessa.
  4. Valitse postinkulku-kohdasta viestin jäljitys.

Jos olet Office 365 Small Business -järjestelmänvalvoja, siirry viestin jäljitykseen seuraavasti:

  1. Valitse Järjestelmänvalvoja > Palvelun asetukset > Sähköposti, kalenteri ja yhteystiedot.

  2. Valitse Email troubleshooting (Sähköpostin vianmääritys) -kohdassa Troubleshoot message delivery (Viestin toimittamisen vianmääritys).

Viestin jäljitys hakee oletusarvoisesti viestejä, jotka lähetettiin organisaatiossa tai vastaanotettiin organisaatioon 48 viime tunnin kuluessa. Valitsemalla Haku sivun alareunasta voit suorittaa tämän raportin. Raportista saat yleiskäsityksen siitä, mitä organisaation postinkulussa tapahtuu. Jos kuitenkin haluat tehdä tietyn käyttäjän sähköpostin toimituksen vianmäärityksen, tarvitset tulokset kyseisen käyttäjän postilaatikon viestin jäljityksen osalta sekä aikavälin, jona hän odotti saavansa viestin.

Näyttökuva, jossa näkyvät viestinjäljityksen asetukset.
  1. Valitse Päivämääräalue-valikosta päivämääräalue, joka on lähimpänä kadonneen viestin lähetysaikaa.

  2. Lisää yksi tai useampi lähettäjä ja vastaanottaja Lisää lähettäjä- ja Lisää vastaanottaja -painikkeilla.

  3. Suorita viestin jäljitys valitsemalla Hae.

  4. Viestin jäljityksen tulokset -sivulla näkyvät kaikki viestit, jotka täyttävät valitsemasi ehdot. Tavallisten viestien kohdalla näkyy Toimitettu Tila-sarakkeessa.

    Näyttökuva, jossa esimerkki viestinjäljityksen tuloksista.
  5. Jos haluat lisätietoja viestistä, valitse viesti ja sitten Kynä-kuvake (Tiedot).

  6. Saat näkyviin viestin tiedot, kuten sen, mitä viestille on tapahtunut. Voit korjata ongelman Korjausohje-kohdassa annettujen ohjeiden avulla.

    Näyttökuva viestinjäljityksen tietosivusta, jossa näkyy esimerkki siitä, miltä viestinjäljitystiedot näyttävät.

Jos haluat hakea toista viestiä, napsauta Tyhjennä-painiketta Viestin jäljitys -sivulla ja määritä uudet hakuehdot.

Yli seitsemän päivää vanhojen viestien seurantatiedot ovat saatavilla vain ladattavana .CSV-tiedostona. Koska vanhoja viestejä koskevat tiedot tallennetaan eri tietokantaan, vanhojen viestien jäljitykseen voi mennä yli tunti. Voit ladata .CSV-tiedoston seuraavasti:

  • Napsauta jäljityksen valmistumisen yhteydessä lähetetyn sähköposti-ilmoituksen sisältämää linkkiä.

  • Jos haluat tarkastella jäljitystietoja viesteistä, jotka ovat yli seitsemän päivää vanhoja, valitse Näytä odottavat tai valmiit seurantaraportit Viestin jäljitys -työkalussa.

    Näyttökuva viestinjäljitystyökalusta, jossa kohdistin on ”Näytä odottavat tai valmiit seurantaraportit” -linkin päällä.

    Seurantatiedot on lajiteltu avautuvassa näkymässä niiden lähetyspäivän ja -ajan mukaan, uusimmat lähetykset ensimmäisinä.

    Kun valitset yksittäisen viestinjäljitystiedon, lisätietoja tulee näkyviin oikeanpuoleiseen ruutuun. Sen mukaan, mitä olet hakuehdoiksi määrittänyt, tiedoissa voi olla esimerkiksi päivämääräalue, jolta ajalta jäljitys on tehty, lähettäjä, sekä vastaanottajat, joille viesti on tarkoitettu.

Huomautus: Ohjelma poistaa yli seitsemän päivän ikäistä tietoa sisältävät viestinjäljitystiedot automaattisesti. Tällaisia tietoja ei voi poistaa manuaalisesti.

Kun viesti on lähetetty, missä vaiheessa viestin jäljitys pystyy jo poimimaan sen tiedot?

Viestin jäljitystiedot voivat tulla näkyviin jo 10 minuutin kuluttua viestin lähettämisestä. Joskus aikaa voi kulua tunti.

Miksi näyttöön tulee aikakatkaisuvirhe viestin jäljityksen aikana?

Haku kestää todennäköisesti liian kauan. Kokeile yksinkertaisempia hakuehtoja.

Miksi viestin perillepääsy kestää niin kauan?

Mahdollisia syitä voivat olla seuraavat:

  • Kohde ei vastaa. Tämä on todennäköisin syy.

  • Jos viesti on suuri, sen käsittely vie kauan.

  • Palvelun viive aiheuttaa viivästystä.

  • Suodatuspalvelu on estänyt viestin etenemisen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä tukeen

Jos et pystynyt ratkaisemaan sähköpostin toimitusongelmia Office 365 for Businessiin kuuluvilla työkaluilla, ota yhteyttä tukeen ja pyydä perusteellisempaa vianmääritystä.

Ohjeet: Yhteyden ottaminen Office 365 for Business -tukeen – Järjestelmänvalvojan ohje

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×