Sähköpostin lähettäminen työnkulussa

Sähköpostin lähettäminen työnkulussa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit halutessasi asettaa työnkulun lähettämään sähköpostiviestin moniin eri käyttötarkoituksiin. Saatat esimerkiksi haluta, että työnkulku lähettää sinulle ilmoituksen aina, kun se käynnistyy.

Sähköpostiviestin lähettämisen työnkulun käynnistävä uusi tapahtuma

1. Uusi kohde lisätään luetteloon tai kirjastoon, jolloin työnkulku käynnistyy.

2. Työnkulku lähettää sinulle sähköpostiviestin, jotta tiedät, että se on käynnistynyt.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten sähköpostiviestin lähettäminen määritetään työnkulkuun. Lisäksi siinä kerrotaan, miten työnkulun hakuja käytetään sähköpostin osoittamiseen ja dynaamisen sisällön lisäämiseen viestin tekstiosaan, kuten hyperlinkkien lisäämiseen tai luomiseen. Lisäksi tässä artikkelissa kerrotaan viestin sisällön muotoilemisesta ja annetaan lisätietoa työnkulun luomien sähköpostiviestien parissa työskentelystä.

Sisältö

Tavallisen sähköpostiviestin lähettäminen työnkulusta

Käyttäjien tai ryhmien valitseminen dynaamisesti viestin vastaanottamiseksi

Nykyisen kohteen tietojen lisääminen

Staattisen hyperlinkin lisääminen

Hyperlinkin lisääminen nykyiseen kohteeseen

Kuvan lisääminen

Viestin sisällön muotoileminen

Omien, mukautettujen tehtäväilmoitusten lähettäminen

Sellaisten määritysten tunnistaminen, joita ei tueta

Tavallisen sähköpostiviestin lähettäminen työnkulusta

Käyttämällä Lähetä sähköpostiviesti -toimintoa Työnkulun suunnittelussa voit määrittää mukautetun työnkulun lähettämään sähköposteja itsellesi tai mille tahansa määritetylle käyttäjälle tai ryhmälle. Sähköpostiviestin käytettävissä olevat kentät ovat Vastaanottaja, Kopio, Aihe ja Tekstiosa. Nämä kentät voivat sisältää sekä staattista tekstiä että tekstiä, joka on luotu dynaamisesti työnkulun hauista.

Voit käyttää Lähetä sähköpostiviesti -toimintoa monenlaisten viestien luomiseen, mukaan lukien ilmoitukset, kun työnkulku saavuttaa määritetyt vaiheet tai suorittaa tiettyjä määritettyjä toimintoja (kuten työnkulun yleinen käynnistäminen tai pysäyttäminen) ja muistutuksia tehtävistä, jotka eivät ole valmiita määräpäiväänsä mennessä.

Huomautus: Lähtevän sähköpostin asetukset on ensin määritettävä palvelimeen, jotta työnkulku voi lähettää sähköpostiviestejä. Jos et ole varma palvelimen nykyisen sähköpostin asetuksista, tarkista asia palvelimen järjestelmänvalvojalta. Linkkejä artikkeleihin, joissa on lisätietoja lähtevän sähköpostin asetuksista, on Katso myös -osassa.

Tässä esimerkissä työnkulku määritetään lähettämään sinulle ilmoitus aina, kun se aloittaa uuden kohteen käyttämisen.

  1. Valitse Tiedosto-valikossa Uusi ja valitse sitten Työnkulku.

  2. Nimeä Työnkulun suunnittelutyökalun ensimmäisellä sivulla työnkulku, ilmoita luettelo tai kirjasto, johon työnkulku liitetään ja valitse sitten valintaruudut haluamistasi käynnistysvaihtoehdoista.

    Työnkulun suunnittelun ensimmäinen sivu

  3. Valitse Seuraava.

  4. Kirjoita Työnkulun suunnittelun seuraavalla sivulla nimi työnkulun tälle vaiheelle.

  5. Valitse Toiminnot ja valitse sitten Lähetä sähköpostiviesti.

    Jos tämä toiminto ei ole luettelossa, valitse Lisää toimintoja koko luettelon näkemiseksi.

  6. Napsauta toiminnossa tätä viestiä.

    Työnkulun suunnittelun toinen sivu

  7. Kirjoita Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunassa oma sähköpostiosoitteesi Vastaanottaja-ruutuun.

    Huomautukset: 

    • Voit valita käyttäjiä luettelosta tai osoitteistosta valitsemalla Osoitteisto Painikkeen kuva -painikkeen Vastaanottaja-ruudun lopussa.

    • Viestin Vastaanottajan osoite voi olla joko tietty, staattinen osoite (esimerkiksi NORTHWINDTRADERS\junmin tai junmin@northwindtraders.com) tai työnkulun haku muuttuviin tietoihin. Jos haluat lisätietoja työnkulun hakujen käyttämisestä sellaisten sähköpostiviestien dynaamiseen käsittelyyn, jotka on lähetetty työnkulusta staattisten osoitteiden sijaan, katso tiedot seuraavasta osiosta: Käyttäjien tai ryhmien valitseminen dynaamisesti viestin vastaanottamiseksi.

    • Renderoidun viestin lähettäjän osoite on aina palvelimen järjestelmänvalvojan sähköpostiosoite, ellei palvelimen järjestelmänvalvoja muuta lähettäjän osoitetta joko nykyisessä verkkosovelluksessa tai kaikissa verkkosovelluksissa. Linkkejä lisätietoihin tämän muutoksen tekemisestä on Katso myös -osassa.

  8. Kirjoita Aihe-ruutuun viestin aihe tai valitse Näytä tietojen sidonta Painikkeen kuva , jolloin voit määrittää haluamasi tekstin työnkulun hakuun.

    Huomautus: Sinun on tehtävä jokin merkintä Aihe-ruutuun, jotta työnkulku pystyy kääntämään tiedot oikein.

  9. Kirjoita tai liitä viestin tekstiosa Aihe-ruudun alla olevaan suureen ruutuun.

    Vihje: Pikavalikko ei ole käytettävissä tässä ruudussa. Voit kopioida tekstiä painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + C. Jos haluat liittää kopioidun tekstin, paina CTRL + V. Kopioitava ja liitettävä teksti ei voi sisältää mitään työnkulun hakuja.

    Tekstin sisältävä Määritä sähköpostiviesti -valintaikkuna

Tässä vaiheessa voit päättää viestin valitsemalla OK. Toisaalta voi olla hyödyllistä lisätä työnkulun käynnistäneen uuden kohteen nimi tai jopa lisätä linkki kyseiseen uuteen kohteeseen. Seuraavissa osioissa on toimintaohjeita näiden toimenpiteiden tekemiseen sekä ohjeita viestin tekstin ulkoasun muokkaamiseen. Ensin opit kuitenkin, miten työnkulun hakua käytetään viestin käsittelyyn dynaamisesti.

Sivun alkuun

Käyttäjien tai ryhmien valitseminen dynaamisesti viestin vastaanottamiseksi

Jos olet antanut staattiset osoitteet viestin kenttiin Vastaanottaja ja Kopio, tällöin vastaanottajien muuttamiseksi työnkulku pitää avata Työnkulun suunnittelussa ja muutokset pitää tehdä manuaalisesti. Jos osoitteet muuttuvat usein, on käytännöllisempää käyttää työnkulun hakuja Vastaanottaja- ja Kopio-kentissä. Haut voivat viitata osoitteisiin, jotka ovat senhetkisen kohteen kentässä, jossain muussa luettelossa tai kirjastossa olevassa kentässä tai työnkulun muuttujissa.

Mukautetun luettelon avulla voit tallentaa vastaanottajien osoitteet

Jos vastaanottajat vaihtuvat ajoittain, mutta eivät kuitenkaan niin usein, että ne pitäisi määritellä aloituslomakkeeseen joka kerta, kun työnkulku käynnistyy, voit luoda mukautetun Vastaanottajaluettelon, joka sisältää yhden luettelon kullekin työnkululle, jossa siihen viitataan. Sitten voit luoda sarakkeet, joihin voit tallentaa ne osoitteet, joihin kukin sähköpostiviesti kustakin työnkulusta lähetetään. Kun jonkin työnkulun viestin vastaanottajat vaihtuvat, sinun tarvitsee vain muuttaa osoitteet asianomaiseen kenttään kyseisen työnkulun Vastaanottajaluettelo-kohdassa.

Tärkeää: Sarakkeet, joihin työnkulun sähköpostiviestien osoitteet tallennetaan, voivat olla joko yksi tekstirivi, useita tekstirivejä tai Henkilön tai Ryhmän sarakkeita. Jos käytät Henkilön tai Ryhmän saraketta, vain yksi tieto voidaan lisätä kuhunkin kenttään, johon työnkulku viittaa sähköpostiosoitteita varten. Luodessasi saraketta muista valita Ei-kohdassa Salli useita valintoja. Jos haluat käyttää tätä saraketyyppiä useiden vastaanottajien määrittämiseen, voit luoda SharePoint-ryhmän, joka sisältää henkilöt, joille haluat työnkulun osoittavan sähköpostin. Määritä sitten ryhmä kenttään. Luodessasi saraketta muista valita Henkilöt ja ryhmät -kohdassa Salli valinta. Katso myös -osassa on linkkejä sarakkeiden ja näkymien luomista käsitteleviin ohjeisiin.

Huomautus: Varmista SharePoint-ryhmiä luodessasi, että jokaisella ryhmällä on vähintään lukuoikeudet sivustoon ja että Uusi ryhmä -sivun Ryhmäasetukset-alueella Kuka voi tarkastella ryhmän jäsenyyksiä -kohdassa vaihtoehto Kaikki on valittuna.

Voit käyttää työnkulun hakua mukautettuun Vastaanottajaluetteloon seuraavasti:

  1. Luo selaimessa Vastaanottajat-niminen mukautettu luettelo, joka sisältää seuraavat kolme saraketta:

    • Muuta oletusarvoisen Otsikko-sarakkeen nimeksi Työnkulun nimi.

    • Lisää Henkilö- tai Ryhmä-sarake nimeltään Vastaanottaja. Salli tässä sarakkeessa Henkilöiden ja Ryhmien valinta, mutta älä salli usean valinnan tekemistä.

    • Lisää Yksirivinen teksti -sarake nimeltään Kopio.

  2. Luo uusi kohde Vastaanottajaluetteloon ja toimi sitten seuraavasti:

    • Kirjoita Työnkulun nimi -kenttään Asiakirjan tarkastelu, joka on tämän esimerkkityönkulun nimi.

    • Valitse Vastaanottaja-kentässä Osoitteisto Painikkeen kuva ja valitse sitten Valitse henkilöt ja ryhmät -valintaikkunassa yksittäinen henkilö tai ryhmä, jolle viestit osoitetaan.

    • Kirjoita Kopio-kenttään vastaanottajien sähköpostiosoitteet, joille kopiot osoitetaan. Erottele useat osoitteet toisistaan puolipisteillä.

  3. Valitse Microsoft Office SharePoint Designer 2007:ssa Työnkulun suunnittelussa Toiminnot, ja valitse sitten Lähetä sähköpostiviesti.

    Jos tämä toiminto ei ole luettelossa, valitse Lisää toimintoja koko luettelon näkemiseksi.

  4. Napsauta toiminnossa tätä viestiä.

  5. Valitse Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunassa Vastaanottaja-ruudun lopussa Osoitteisto Painikkeen kuva .

  6. Valitse Valitse käyttäjät -valintaikkunassa Tai valitse olemassa olevista käyttäjistä ja ryhmistä -luettelosta Työnkulun haku ja valitse sitten Lisää.

  7. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa seuraavat asetukset:

    • Lähde: Vastaanottajat tai mukautetun luettelon nimi.

    • Kenttä: Vastaanottajat, tai kenttä, joka sisältää haluamasi osoitteen.

    • Kenttä: Vastaanottajat:Työnkulun nimi

    • Arvo: Kirjoita Asiakirjan tarkistus, tai nykyisen työnkulun nimi.

      Viestin Vastaanottaja-kentän haku

      Tässä haussa lukee: "Valitse Vastaanottajaluettelosta se Vastaanottaja-kentän arvo, jossa Työnkulun nimi on Asiakirjan tarkistus."

      Valintaikkunan yläosassa on määritettynä luettelo ja sarake, ja valintaikkunan alaosassa on määritettynä rivi.

  8. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa OK.

  9. Valitse OK viestissä, joka koskee yksilöllisten hakujen varmistamista.

  10. Valitse OK uudelleen Valitse käyttäjät -valintaikkunan sulkemiseksi.

  11. Valitse Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunassa Kopio-ruudun lopussa Osoitteisto Painikkeen kuva .

  12. Valitse Valitse käyttäjät -valintaikkunassa Tai valitse olemassa olevista käyttäjistä ja ryhmistä -luettelosta Työnkulun haku ja valitse sitten Lisää.

  13. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa seuraavat asetukset:

    • Lähde: Vastaanottajat tai mukautetun luettelon nimi.

    • Kenttä: Kopio, tai kenttä, joka sisältää haluamasi osoitteen.

    • Kenttä: Vastaanottajat:Työnkulun nimi

    • Arvo: Kirjoita Asiakirjan tarkistus, tai nykyisen työnkulun nimi.

      Viestin Kopio-kentän haku

      Tässä haussa lukee: "Valitse Vastaanottajaluettelosta se Kopio-kentän arvo, jossa Työnkulun nimi on Asiakirjan tarkistus."

  14. Valitse OK, valitse OK uudelleen varoitusviestissä ja valitse sitten OK uudelleen Valitse käyttäjät -valintaikkunan sulkemiseksi.

Nyt, kun työnkulku lähettää sähköpostiviestin, se lähettää sen niihin osoitteisiin, jotka näkyvät Asiakirjan tarkistus -kohdan Vastaanottaja- ja Kopio-kentissä mukautetussa Vastaanottajaluettelossa. Voit muuttaa vastaanottajia helposti tekemällä haluamasi muutokset luetteloon.

Yksittäinen työnkulku voi lähettää useita sähköpostiviestejä, mutta kaikkia viestejä ei välttämättä lähetetä samoille vastaanottajille. Voit tallentaa muita osoitteita tämän työnkulun lähettämiin lisäviesteihin lisäämällä luetteloon sarakkeita näiden osoitteiden tallentamiseksi. Tässä tapauksessa voit nimetä sarakkeet esimerkiksi “Ensimmäinen viesti vastaanottajalle”, “Toinen viesti vastaanottajalle” ja niin edelleen.

Vaihtoehtoisesti voit suunnitella luettelon niin, että voit luoda yhden kohteen kullekin viestille, jonka työnkulku lähettää sen sijaan, että käyttäisit yhtä kohdetta kullekin työnkululle. Varmista tällöin, että kunkin viestin tunnistamiseksi käytetty nimi on yksilöllinen, jotta osoitteita noutavat haut palauttavat juuri haluamasi yksilöllisen arvon.

Työnkulun aloituslomakkeen avulla voit määrittää vastaanottajat

Jos haluat, että vastaanottajat määritetään joka kerta, kun työnkulku käynnistetään manuaalisesti, voit mukauttaa työnkulun aloituslomakkeen siten, että se kerää osoitteet siltä henkilöltä, joka työnkulun käynnistää. Työnkulku voi tällöin joko käyttää suoraan syötettyjä osoitteita tai kopioida ne senhetkisen kohteen kenttiin. Sieltä ne ovat saatavilla tarpeen vaatiessa sen jälkeen, kun työnkulku on päättänyt senhetkisen toiminnan. Jos työnkulku on määritetty niin, että se myös käynnistyy automaattisesti, voit määrittää oletusarvoiset osoitteet aloituslomakkeeseen käytettäväksi aina, kun automaattinen käynnistys tapahtuu.

Sivun alkuun

Nykyisen kohteen tietojen lisääminen

Esimerkkiviestin tekstiosa on tällä hetkellä staattinen: Aina, kun työnkulku luo viestiesiintymän, teksti on täsmälleen sama.

Saattaa kuitenkin olla hyödyllistä sisällyttää teksti, joka muuttuu suhteessa siihen kohteeseen, jota työnkulku on juuri suorittamassa Esimerkiksi voi olla hyödyllistä lisätä viestin tekstiosaan tarkastusta tarvitsevan asiakirjan otsikko. Tämäntyyppistä dynaamista tietoa voit lisätä käyttämällä työnkulun hakua. Haut noutavat tietoja eri tietolähteistä, kuten luetteloista, kirjastoista ja työnkulun tiedoista.

Voit lisätä viestiin asiakirjan aiheen seuraavasti:

  1. Kirjoita tai liitä staattinen teksti, jossa haluat hakutietojen näkyvän.

    Viestin tekstiosa, jossa on staattinen teksti omalla paikallaan

  2. Siirrä kohdistin lisäyskohtaan, jossa haluat haun sijaitsevan.

    Vihje: Kun haku on lisätty, sitä ei voida vetää toiseen paikkaan. (On kuitenkin mahdollista “siirtää haku toiseen paikkaan” vetämällä muuta tekstiä sen ympärille.) Vastaavasti hakua tai mitään haun sisältämää tekstiä ei ole mahdollista leikata, kopioida tai liittää.

  3. Valitse Lisää haku tekstiosaan.

  4. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa Nykyinen kohdeLähde-ruudussa ja NimiKenttä-ruudussa.

    Nykyisen kohteen nimen haku

  5. Valitse OK.

Lisätty haku näkyy viestin tekstiosassa.

Viestin teksti, johon on lisätty haku

Kun työnkulku suoritetaan ja viesti luodaan, haku korvataan asiakirjan nimellä.

Lopullinen viesti, jossa haku on korvattu otsikolla

Asiakirjan aiheen lisääminen on hyödyllistä, mutta sitäkin hyödyllisempää voisi olla hyperlinkin lisääminen, jonka avulla käyttäjä pääsee suoraan itse asiakirjaan. Tämän voi tehdä lisäämällä hyperlinkkiin haun. Jäljempänä kohdassa Hyperlinkin lisääminen nykyiseen kohteeseen näytetään, kuinka se tehdään.

Sivun alkuun

Staattisen hyperlinkin lisääminen

Voit lisätä staattisen hyperlinkin eli sellaisen, joka linkittää aina suoraan samaan osoitteeseen tai sijaintiin, työnkulun sähköpostiviestiin käyttämällä HTML-ankkuritunnistetta (<a> ja </a>) ja href-määritettä ja määrittämällä kohdeosoitteen href-määritteen arvona.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Tällä tavoin luodussa viestissä ankkuritunnisteiden välinen teksti muodostetaan hyperlinkkinä määritettyyn osoitteeseen.

Hahmonnettu viestiteksti ja staattinen hyperlinkki

Huomautus: Joillakin tekstipohjaisilla sähköpostiohjelmilla ei pystytä käsittelemään HTML-koodia eikä se täten käsittele hyperlinkkiä.

Työnkulun haun avulla voit luoda dynaamisen hyperlinkin, joka osoittaa erilaisiin osoitteisiin riippuen siitä kohteesta, jota työnkulku sillä hetkellä suorittaa. Katso lisätietoa seuraavasta osiosta Hyperlinkin lisääminen nykyiseen kohteeseen.

Sivun alkuun

Hyperlinkin lisääminen nykyiseen kohteeseen

Edellisessä osiossa Staattisen hyperlinkin lisääminen esimerkkinä olevan hyperlinkin osoitteessa ei ole muuttuvia tietoja: Aina, kun työnkulku lähettää sähköpostiviestin, hyperlinkki osoittaa samalle sivulle.

Työnkulun haun avulla voit kuitenkin luoda dynaamisen linkin, joka käyttää nykyisen kohteen tietoja sen määrittämiseen, mihin URL-osoitteeseen se osoittaa.

Jos nykyinen kohde on asiakirja tiedostokirjastossa

Työnkulun käynnistämisilmoituksen esimerkin mukaisesti voit lisätä linkin suoraan uuteen asiakirjaan:

  1. Kirjoita tai liitä staattinen teksti, jossa haluat hakutietojen näkyvän.

  2. Kirjoita seuraava teksti siihen kohtaan, johon haluat hakusarakkeen sijoittaa.

<a href="">here</a>

Vihje: Kun haku on lisätty, sitä ei voida vetää toiseen paikkaan. (On kuitenkin mahdollista “siirtää haku toiseen paikkaan” vetämällä muuta tekstiä sen ympärille.) Vastaavasti hakua tai mitään haun sisältämää tekstiä ei ole mahdollista leikata, kopioida tai liittää.

  1. Aseta lisäyskohta kaksien lainausmerkkien väliin ("").

  2. Valitse Lisää haku tekstiosaan.

  3. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa Nykyinen kohdeLähde-ruudussa.

  4. Valitse Kenttä-ruudussa Koodattu absoluuttinen URL-osoite, ja valitse sitten OK.

    Viestin teksti ja dynaaminen asiakirjan tarkastelu- tai muokkauslinkki

Kun viestin vastaanottaja napsauttaa linkkiä, asiakirja avautuu tarkastelua tai muokkausta varten.

Jos nykyinen kohde on luettelokohde

Kun luot linkin kohteeseen, esimerkiksi ilmoituksen tai kalenteritapahtuman, voit valita, aukeaako linkki luettelokohteen näyttömuodossa (DispForm.aspx) vai muokkausmuodossa (EditForm.aspx).

Luo linkki, joka avaa asiakirjan luettelokohteen (itse asiakirjan sijaan):

  1. Siirry selaimessa kohtaan Jaettu tiedostokirjasto.

  2. Avaa jonkin aiemmin luodun tiedoston luettelokohde kirjastossa käyttämällä Näytä kohde -vaihtoehtoa, jos haluat, että linkki avaa näyttömuodon tai Muokkaa kohdetta, jos haluat, että linkki avaa muokkausmuodon.

  3. Kopioi osoite osoiteriville koko matkan alkaen kohdasta http: tai https: ensimmäiseen yhtäläisyysmerkkiin (=) asti, seuraavissa kuvissa esitetyllä tavalla.

    Osoiterivi, jossa näkyy näyttölomakkeen osoite

    Osoiterivi, jossa näkyy lomakkeen muokkausosoite

    ?ID= -teksti on kyselymerkkijonoparametri, joka ohjaa sivua näyttämään lomakkeen juuri sille kohteelle luettelossa tai kirjastossa, jolla on se luettelotunnus, joka näkyy yhtäläisyysmerkin perässä (=). Tässä esimerkissä se on nykyisen kohteen luettelotunnus, jonka työnkulun haku on tunnistanut.

    Huomautus: Jos nykyinen kohde on tehtävä, joka on luotu jollakin kolmesta työnkulun tehtävästä, ja jos haluat, että linkki avaa mukautetun tehtävälomakkeen (eikä oletusarvoista näyttö- tai muokkausmuotoa Tehtäväluettelosta, katso jäljempänä oleva osio Jos nykyinen kohde on mukautettu tehtävälomake. Tarvitset ainoastaan tämänhetkisen toimenpiteen niille tehtäville, joita ei ole luotu työnkulun tehtävätoiminnolla sekä niidenkin tehtävien näyttömuodoille, jotka on luotu työnkulun tehtävätoiminnolla.

  4. Liitä osoite Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunassa siihen kohtaan, jossa haluat hyperlinkin näkyvän.

  5. Aseta kohdistin suoraan yhtäläisyysmerkin (=) perään ja valitse sitten Lisää haku tekstiosaan.

  6. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa Nykyinen kohdeLähde-ruudussa ja TunnusKenttä-ruudussa.

    Nykyisen kohteen tunnuksen haku

  7. Valitse OK.

    Lisätty haku näkyy viestin tekstiosassa.

    Tärkeää: Vaikka nykyisen kohteen tunnuksen haku onkin hyödyllinen linkkien luomisessa nykyisen luettelokohteeseen, seuraavissa hauissa saattaa ilmetä virheitä muodostetuissa polussa eikä niitä näin ollen suositella lisättäviksi sähköpostiviestien linkkeihin: Polku, palvelimen suhteellinen URL-osoite, lähteen URL-osoite ja URL-polku.

  8. Lisää loput tekstistä hyperlinkkiä varten ja ankkuritunnistetta varten, jossa se sijaitsee sekä mahdollinen muu asiaan liittyvä viesti, jonka haluat lisätä.

    Seuraavassa kuvassa näkyvät linkkitekstit sekä näyttömuodolle että muokkausmuodolle sellaisina, joina ne näkyvät sähköpostiviestissä.

    Viestin teksti, jossa on näkymälinkki ja muokkauslinkki nykyiseen kohteeseen

Jos aiot käyttää linkkiä useammin kuin kerran, katso jäljempänä oleva osio Luettelokohteen osoitteen tallentaminen työnkulun muuttujana.

Jos nykyinen kohde on mukautettu tehtävälomake

Jos työnkulku käyttää jotain kolmesta tehtävätoiminnosta tehtävän luomiseen, mukautettu tehtävälomake luodaan automaattisesti, kun työnkulku muodostetaan. Jos haluat toissijaisen työnkulun lähettävän tehtävämuistutuksia tehtävälle, joka on luotu työnkulun tehtävätoiminnolla, muistutuksiin on luultavasti hyödyllistä lisätä linkki tähän mukautettuun tehtävälomakkeeseen.

Tehtäväluettelon oletusmuodot, kuten DispForm.aspx ja EditForm.aspx, sijaitsevat kyseisen tehtäväluettelon kansiossa. Mutta mukautettu tehtävälomake sijaitsee sen työnkulun kansiossa, johon se liittyy. Työnkulun kullakin tehtävällä on oma sisältötyyppinsä. Työnkulun tehtävän sisältötyypin avulla tunnistetaan mukautettu tehtävälomake, jota kyseinen sisältötyyppi käyttää. Koska mukautettu tehtävälomake sijaitsee eri paikassa, URL-osoitteen muodostaminen tähän lomakkeeseen eroaa URL-osoitteen luomisesta kohteen tyypilliseen näyttömuotoon tai muokkausmuotoon.

Mukautetun tehtävälomakkeen URL-osoite näyttää tältä.

Mukautetun tehtävän lomakkeen URL-osoitteen muokkaus

Muuttuvien tietojen paikkamerkit ovat lihavoituina ja hakasulkeissa.

Lähde-määrite määrittää tehtäväluettelon, johon nykyinen työnkulku liittyy. Kun napsautat Viimeistele tehtävä tai Peruuta mukautetussa tehtävälomakkeessa, lomake käyttää osoitetta Lähde-määritteestä, jonka perusteella se tietää, mihin luetteloon se palaa. Jos haluat luoda linkin mukautettuun tehtävälomakkeeseen, voit kopioida ja liittää tekstin URL-osoitteen alusta ID = [item_ID] -merkkeihin saakka ja jättää loput huomiotta (osan, joka näkyy korostettuna seuraavassa esimerkissä).

Helpoin tapa URL-osoitteen lisäämiseksi mukautettuun tehtävälomakkeeseen on suorittaa työnkulku kerran, jolloin se luo tehtävän. Kun avaat mukautetun tehtävälomakkeen kyseiselle tehtävälle selaimessa, voit kopioida tarvitsemasi osan URL-osoitteesta, liittää sen sähköpostiviestin tekstiosaan Työnkulun suunnittelussa ja lisätä sitten työnkulun haun, josta saat tehtäväkohteen tunnuksen.

Haun lisääminen viestiin:

  1. Kirjoita tai liitä Työnkulun suunnittelussa Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunaan linkin koko teksti – paitsi ei kohteen tunnuksen hakua – sähköpostiviestin tekstiosaan.

  2. Aseta kohdistin yhtäläisyysmerkin (=) perään, poista nykyisen kohteen tunnuksen numero ja valitse sitten Lisää haku tekstiosaan.

  3. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa Nykyinen kohdeLähde-ruudussa, valitse TunnusKenttä-luettelosta ja valitse sitten OK.

    Mukautetun tehtävälomakkeen linkki, johon on lisätty tunnisteen haku

    Muista, että tässä esimerkissä käytetään toissijaista työnkulkua, joka on käynnissä tehtäväluettelossa, joten nykyisen kohde on tehtävä. Linkityksen tekeminen mukautettuun tehtävälomakkeeseen ensisijaisesta työnkulusta, joka itse asiassa luo tehtäväkohteen, tapahtuu eri tavalla. Lisätietoja työnkulun määrittämisestä, joka käyttää Kerää tietoja käyttäjältä -toimintoa mukautettujen ilmoitusten lähettämiseen henkilöille, joille tehtävä on määritetty, on jäljempänä olevassa osiossa Omien mukautettujen tehtäväilmoitusten lähettäminen.

    Ohjeet siihen, miten voit määrittää tämän osoitteen siten, että voit käyttää sitä muualla samassa työnkulussa, ovat seuraavassa osiossa Luettelokohteen osoitteen tallentaminen työnkulun muuttujana.

Luettelokohteen osoitteen tallentaminen työnkulun muuttujana

Voit tallentaa luettelokohteen näyttömuodon tai muokkausmuodon URL-osoitteen työnkulun muuttujaksi siten, että voit käyttää sitä useissa eri paikoissa samassa työnkulussa.

  1. Valitse Työnkulun suunnittelussa Toiminnot, ja valitse sitten Muodosta dynaaminen merkkijono.

    Jos tämä toiminto ei näy luettelossa, valitse Lisää toimintoja koko luettelon näkemiseksi.

  2. Valitse toiminnossa dynaaminen merkkijono.

  3. Liitä Merkkijonon muodostin -valintaikkunassa URL-osoitteen staattinen tekstiosa (mutta älä nykyisen kohteen tunnuksen hakua).

    Käytä tässä valintaikkunassa näppäinyhdistelmiä CTRL + C kopioimiseen, CTRL + X leikkaamiseen ja CTRL + V liittämiseen.

  4. Aseta kohdistin yhtäläisyysmerkin (=) perään ja valitse sitten Lisää haku.

  5. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa Nykyinen kohdeLähde-ruudussa ja TunnusKenttä-ruudussa.

    Nykyisen kohteen tunnuksen haku

  6. Valitse OK.

    Haku lisätään valintaikkunassa olevaan tekstiin.

    URL-teksti, johon on lisätty tunnisteen haku

  7. Valitse OKMerkkijonon muodostin -valintaikkunan sulkemiseksi.

  8. Napsauta toiminnossa muuttujaa.

  9. Valitse Luo uusi muuttuja ja kirjoita sitten Muokkaa muuttujaa -valintaikkunassa uuden muuttujan nimi.

  10. Varmista, että Tyyppi on määritetty muotoon Merkkijono, ja valitse sitten OK.

  11. Lisää Lähetä sähköposti -toiminto työnkulkuun ja napsauta sitten tätä viestiä toiminnossa.

  12. Jos haluat käyttää uutta muuttujaa Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunassa, kirjoita tai liitä ympäröivä teksti ja HTML-tunnisteet (mukaan lukien lainausmerkit), aseta kohdistin lainausmerkkien väliin ja valitse sitten Lisää haku tekstiosaan.

  13. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa Lähde-ruudussa Työnkulun tiedot.

  14. Valitse Kenttä-luettelosta Muuttuja: muuttujan nimi, ja valitse sitten OK.

    Uusi muuttuja kaksoislainausmerkkien sisällä

Voit nyt lisätä tämän muuttujan minne tahansa nykyiseen työnkulkuun.

Sivun alkuun

Kuvan lisääminen

Kuvaa tai grafiikkatiedostoa ei voida lisätä työnkulun lähettämän sähköpostiviestin tekstiosaan. Voit kuitenkin lisätä grafiikan viestiin käyttämällä kuvan HTML-tunnistetta (<img>) ja täten linkittää kuvan, joka on tallennettu JPEG (.jpg) -tiedostona ja ladattu sivustosi kuvakirjastoon.

  1. Kirjoita HTML-tunniste <img src=""> viestisi tekstiosaan sellaiseen kohtaan, johon haluat linkitetyn kuvan ilmestyvän.

  2. Aseta lisäyskohta kaksien lainausmerkkien väliin ("").

  3. Kirjoita tai liitä JPEG-kuvatiedoston URL-osoite. Valmis tunniste näyttää tältä.

    Kuvan valmis HTML-tunniste

Kun viesti on lähetetty, JPEG-tiedoston kuva näkyy linkkitunnisteen sijaan.

Sivun alkuun

Viestin sisällön muotoileminen

Edellisissä osioissa käytettiin ankkuritunnisteita (<a> ja </a>) hyperlinkin luomiseen. Voit käyttää muita HTML-tunnisteita kirjasimen, värin, tyylin ja muiden määritteiden määrittämiseen viestisi tekstiosassa.

Työnkulun suunnittelu tukee vain sisäisiä tyylejä viestien muotoilussa, ei ulkoisia tai upotettuja CSS-tyylisivun (CSS) muotoiluja, joten sinun täytyy tehdä haluamasi muotoilut käyttämällä tyyli-määritettä ja HTML-tunnisteita. Voit tehdä tämän joko kirjoittamalla HTML-tunnisteet suoraanMääritä sähköpostiviesti -valintaikkunaan Työnkulun suunnittelussa tai luomalla viestin tekstiosan koodinäkymässä ja rakenne-näkymässä ja liittämällä sen sitten Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunaan.

  1. Tallenna työnkulku valitsemalla Valmis.

  2. Luo uusi HTML-sivu.

  3. Vaihda Jaettuun näkymään ja napsauta sitten jotain kohtaa Rakennenäkymässä.

  4. Kohdistimen ollessa edelleen Rakennenäkymässä kaksoisnapsauta Tyylin käyttäminen tilarivillä.

    Tyylin käyttäminen -työkalurivi tulee näkyviin.

  5. Varmista Tyylin käyttäminen -työkalurivillä, että Tyylin käyttäminen on asetettu tilaan Manuaalinen ja että Kohdesääntö on asetettu tilaan (Uusi sisäinen tyyli), kuten kuvassa.

    Tyylin käyttöönoton työkalurivi ja rivillä näkyvät oikeat asetukset

    Jos muotoilet viestin tekstin Koodinäkymässä ja Rakennenäkymässä, sinun on asetettava Tyylin käyttäminen tilaan Manuaalinen niin, että Office SharePoint Designer 2007 ei lisää CSS-luokkia, joita palvelin ei voi käsitellä työnkulun sähköpostissa. Lisäksi sinun on työskenneltävä Koodi-näkymässä, jotta voit lisätä span-tunnisteita sellaisen tekstin ympärille, joka on jo sijoitettu muotoillun tekstin sisälle, mutta jolle haluat määrittää eri muotoilun. Kun span-tunnisteet ovat paikallaan, voit käyttää haluamaasi muotoilua Rakennenäkymässä.

  6. Muotoile teksti tavalliseen tapaan WYSIWYG-työkaluilla Rakennenäkymässä:

    • Jos haluat muotoilla tekstiä tunnisteen sisällä, esimerkiksi <para> tai <li>, aseta kohdistin Koodinäkymään ja kaksoisnapsauta sitten haluamaasi tunnistetta Työkaluryhmässä.

    • Voit vaihtoehtoisesti kirjoittaa tunnisteen ja lisätä IntelliSensen avulla tyylin määritteen ja muita haluamiasi ominaisuus/arvopareja. Varmista, että ominaisuus/arvoparit erotetaan toisistaan puolipisteillä.

Joitakin parhaita käytäntöjä:

  • Käytä kappaletunnisteita (<p> ja </p>) kappaleiden erottamiseksi toisistaan ja oletusmuotoilun määrittämiseksi kappaleelle, joka poikkeaa viestin yleisestä oletusmuotoilusta.

  • Käytä kappaleen sisällä muita span-tunnisteita minkä tahansa paikallisen muotoilun määrittämiseksi, joka eroaa kappaleen ja viestin yleisestä oletusmuotoilusta.

  • Työnkulun suunnittelu käsittelee kaikkia manuaalisia rivinvaihtoja lisärivinvaihtona viestissä. Koska kappaleen tunnisteet lisäävät jo tarvittavat välilyönnit kappaleiden väliin, kaikki manuaaliset rivinvaihdot on poistettava viestin lopullisesta versiosta Suunnittelussa, jotta voidaan välttää liikaa tyhjää tilaa kappaleiden välissä.

    Selkeyden vuoksi saattaa olla helpompaa luoda muotoiltu teksti rivinvaihtojen kera ja poistaa sitten kaikki ylimääräiset välilyönnit ja rivinvaihdot ennen viestin viimeistelyä Työnkulun suunnittelussa.

    Tämä paras käytäntö on voimassa vain, jos olet käyttänyt kappaleen tunnisteita tai muita tunnisteita, jotka lisäävät pystysuuntaisen välin automaattisesti tekstiyksiköiden välille.

Seuraavassa kuvassa näkyy esimerkki HTML-tunnisteilla muotoillusta tekstistä. Huomaa, että siinä ei ole lainkaan manuaalisia rivinvaihtoja.

HTML-tunnisteilla muotoiltu teksti

Työnkulun lähettämässä viestissä tämä muotoiltu sisältö käsitellään vastaavasti.

HTML-muotoillun tekstin viimeistelty versio

Kun olet tottunut viestitekstin muotoiluun, voit luoda monenlaisia viestin tyylejä. Lisätietoja eräästä viestitekstin muotoilutavasta on tämän artikkelin seuraavassa osiossa Omien mukautettujen tehtäväilmoitusten lähettäminen.

Sivun alkuun

Omien mukautettujen tehtäväilmoitusten lähettäminen

Kun työnkulku oletusarvoisesti käyttää jotain kolmesta mukautetusta tehtävätoiminnosta tehtävän luomiseksi ja määrittämiseksi, Tehtäväluettelo lähettää automaattisesti sähköposti-ilmoitukset henkilöille, joille uusi tehtävä on määritetty. Jos haluat suunnitella omia mukautettuja tehtäväilmoitusviestejä, voit määrittää toissijaisen työnkulun, joka suoritetaan Tehtäväluettelossa näiden viestien lähettämiseksi.

Ilmoitusten kaksoiskappaleiden lähettämisen välttämiseksi voit poistaa automaattiset ilmoitukset käytöstä Tehtäväluettelossa:

  • Valitse Lisäasetukset-sivun Tehtäväluettelossa Sähköposti-ilmoitus-alueelta Ei-kohdassa Lähetä sähköpostiviesti, kun omistaja määritetään.

    Huomautus: Automaattisen ilmoituksen poistaminen käytöstä poistaa käytöstä kaikki sivuston automaattiset tehtäväilmoitukset, mukaan lukien ne, jotka on luotu esimääritetyillä työnkuluilla, jotka ovat käytettävissä Microsoft Office SharePoint Server 2007:ssä.

Kun olet poistanut automaattiset ilmoitukset käytöstä, voit yhden toissijaisen työnkulun avulla lähettää saman ilmoituksen kaikista tehtävistä tai voit käyttää ehtoja, joissa on useita haarautuvia toimintoja tai useita toissijaisia työnkulkuja erityyppisten ilmoitusten lähettämiseen, jotka vastaavat eri tilanteita.

Voit käyttää samaa toissijaista työnkulkua tai työnkulkuja lähettämään sähköpostimuistutuksia tehtävistä, joita ei ole vielä tehty, kun niiden määräpäivä lähestyy. Lisätietoja toissijaisista työnkuluista on artikkelissa Toissijaisen työnkulun luominen.

Voit muotoilla mukautettuja ilmoituksia haluamallasi tavalla. Yksi tapa päästä tässä alkuun on mukauttaa oletusarvoisten, automaattisten ilmoitusten HTML-sisältöä, jonka voit kopioida suoraan seuraavasta koodiesimerkistä.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Edellä olevassa HTML-koodiesimerkissä on mukana hakujen seitsemän paikkamerkkiä. Paikkamerkit näkyvät hakasulkeissa ([]). Kun olet liittänyt HTML-sisällön Työnkulun suunnittelussa sähköpostiviestin tekstiosaan, sinun pitää korvata paikkamerkit, mukaan lukien hakasulkeet sisältöineen, varsinaisilla hauilla. Ohjeet näiden hakujen luomiseen löytyvät kuudesta seuraavasta alaosiosta. (Erästä paikkamerkkiä, tiedostonimen paikkamerkkiä, käytetään kaksi kertaa.)

Työnkulun nimen haku

Käytä tätä hakua.

Nykyisen tehtävän luoneen työnkulun nimen haku

Tehtävän luontipäivän haku

Käytä tätä hakua.

Nykyisen tehtävän luontipäivän haku

Tiedostonimen haku (käytetään kaksi kertaa)

Käytä tätä hakua.

Tiedostonimen haku

Tiedoston URL-osoitteen haku

Käytä tätä hakua.

Tiedoston URL-osoitteen haku

Mukautetun tehtävälomakkeen haku

Tämä haku lisätään osana URL-osoitetta mukautettuun tehtävälomakkeeseen, jonka nykyinen työnkulku on luonut, kuten aiemmassa osiossa on selitetty Jos nykyinen kohde on mukautettu Tehtävälomake.

Itse haku näyttää tältä.

Nykyisen kohteen tunnuksen haku

Ja koko osoite näyttää suunnilleen tältä:

Osoite mukautettuun tehtävälomakkeeseen, johon on lisätty tunnushaku

Asiakirjakohteen haun näyttömuoto

Tämä haku lisätään osana URL-osoitetta tehtäväkohteen näyttömuotoon, kuten aiemmassa osiossa on selitetty Jos nykyinen kohde on luettelokohde.

Itse haku näyttää tältä.

Nykyisen kohteen tunnuksen haku

Ja koko osoite näyttää suunnilleen tältä:

Osoite tiedostokohteen näyttölomakkeeseen, johon on lisätty tunnushaku

Kun kaikki haut ovat paikoillaan, käsitelty mukautettu tehtäväilmoitus näyttää tältä.

Mukautetun ilmoitusviestin lopullinen versio

Voit mukauttaa tätä viestiä lisäämällä lisäohjeita tai muita tietoja tai muuttaa viestin ulkoasua muotoilemalla tekstiä. Tässä artikkelissa esiteltyjen työkalujen avulla voit nyt määrittää työnkulkuja niin, että ne lähettävät juuri sellaiset viestit, jotka haluat lähettää.

Sivun alkuun

Sellaisten määritysten tunnistaminen, joita ei tueta

Lähetä sähköpostiviesti -toiminnon tämänhetkinen versio ei tue seuraavia vaihtoehtoja:

  • Osoitteen määrittäminen Vastaanottaja-riville. (Työnkulun lähettämissä sähköpostiviesteissä näkyy aina palvelimen järjestelmänvalvojan määrittämä sähköpostiosoite Vastaanottaja-rivillä. Vain järjestelmänvalvoja voi muuttaa sitä, ja se voidaan muuttaa ainoastaan kaikille ilmoituksille nykyisessä verkkosovelluksessa, ei työnkulkukohtaisesti.)

  • Hyperlinkin lisääminen Työnkulun tila -sivulle (Työnkulun hakua ei voida käyttää WorkflowinstanceID-muuttujan arvon antamiseen kyselymerkkijonossa.)

  • Viestin sisällön muotoileminen upotetun CSS-tyylisivun (CSS) avulla. (Tekstiä voidaan muotoilla tyyli-määritteen avulla, mutta <style>-tunniste ja CSS-luokat eivät ole tuettuja.)

  • Työnkulun haun käyttäminen joko Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa, joka viittaa Henkilön tai Ryhmän tyypin sarakkeeseen, joka sisältää useita arvoja.

  • Vastaanottajan määrittäminen viestin Piilokopioon (Bcc). (Kehittäjä voi muokata .ACTIONS-tiedostoa palvelimella siten, että se sisältää Piilokopio-kentän, mutta tätä ei voida tehdä Työnkulun suunnittelussa.)

  • Toisen tiedoston lisääminen viestiin liitteenä.

  • Kuvan tai grafiikkatiedostojen upottaminen viestiin. (Voit linkittää kuvan – katso aiempaa osiotaKuvan lisääminen.)

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Katso myös

Ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen SharePoint Onlinessa, SharePoint 2016:ssa ja SharePoint 2013:ssa

Ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen SharePoint 2010:ssä

Ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen SharePoint 2007:ssä

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×