Säännön luominen Outlook for Mac 2011:ssä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Sääntö on toiminto, jonka ohjelma suorittaa määrittämiesi ehtojen mukaisesti vastaanotettaville tai lähetettäville viesteille automaattisesti. Luomalla sääntöjä pidät asiat helpommin järjestyksessä. Sääntöjen avulla voit esimerkiksi tallentaa viestit suoraan kansioihin tai määrittää viesteille luokat automaattisesti.

Tässä artikkelissa kuvataan, miten voit luoda joitakin yleisesti käytettyjä sääntöjä. Siinä kuvataan myös, miten voit tarkistaa käytössäsi olevan sähköpostitilin tyypin.

Eräs yleisistä säännöistä ohjaa Outlookin siirtämään viestit kansioon lähettäjän tai vastaanottajan perusteella. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää kaikki Teemu Viljaselta tulevat viestit ”Viestit Teemulta” -nimiseen kansioon. Voit luoda tämäntyyppisiä sääntöjä olemassa olevan viestin pohjalta Outlookin näppäinoikotien avulla.

Vihje: Jos vastaanotat viestejä yhteystietoryhmästä (eli jakeluluettelosta), voit luoda säännön, joka siirtää ryhmälle lähetetyt viestit tiettyyn kansioon automaattisesti.

  1. Osoita viestiluettelossa viestiä, jolle haluat luoda säännön sen lähettäjän tai vastaanottajan perusteella.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä Säännöt ja valitse sitten Siirrä viestit kohteesta (lähettäjän nimi) tai Siirrä viestit kohteeseen (vastaanottajan nimi).

    Aloitus-välilehti, ryhmä 4

  3. Ryhdy kirjoittamaan kansion hakuruudussa sen kansion nimeä, jonne haluat siirtää viestit.

  4. Kun haluamasi kansio tulee näkyviin, osoita kansion nimeä, osoita Valitse-kohtaa ja valitse sitten OK.

    Huomautukset: 

    • Jos sinulla on Microsoft Exchange -tili Microsoft Exchange Server 2010: n tai sitä uudemman, sääntö tallentuu automaattisesti Exchange-palvelimeen. Jos haluat lisätietoja, siirry palvelinpohjaiset säännöt verrattuina oman tietokoneen sääntöihin Outlook for Mac 2011.

    • Jos luot useita sääntöjä, Outlook suorittaa säännöt siinä järjestyksessä, jossa ne on lueteltu säännöt -ikkunassa. .

    • Ennen kuin Outlook suorittaa säännöt viesteissä, se käyttää ensin postitusluettelon hallinnan sääntöjä ja sitten roskapostisuojauksen sääntöjä. Tavallisia sääntöjä käytetään viimeiseksi. Niitä kuitenkin käytetään myös roskapostiviesteissä. Lisätietoja postitusluettelon hallinnan säännöistä on artikkelissa Postituslistaviestien järjestäminen.

Kun luot säännön olemassa olevan viestin perusteella, ohjelma täyttää lähettäjä-, vastaanottaja- ja aihetiedot säännön ohjeisiin automaattisesti.

  1. Valitse viestiluettelossa viesti, jonka perusteella haluat luoda säännön.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä Säännöt ja valitse sitten Luo sääntö.

    Aloitus-välilehti, ryhmä 4

  3. Muokkaa Kun uusi viesti saapuu -kohdassa ehtoja tarpeidesi mukaan.

    Voit poistaa ehdon valitsemalla Poista hakuehdot -painike . Voit lisätä lisäehdon valitsemalla Lisää hakuehtoja -painike .

  4. Määritä Tee seuraavaa -kohdassa toiminnot, jotka haluat säännön suorittavan.

  5. Valitse OK.

    Huomautukset: 

    • Jos sinulla on Microsoft Exchange -tili Microsoft Exchange Server 2010: n tai sitä uudemman, sääntö tallentuu automaattisesti Exchange-palvelimeen. Jos haluat lisätietoja, siirry palvelinpohjaiset säännöt verrattuina oman tietokoneen sääntöihin Outlook for Mac 2011.

    • Jos luot useita sääntöjä, Outlook suorittaa säännöt siinä järjestyksessä, jossa ne on lueteltu säännöt -ikkunassa.

    • Ennen kuin Outlook suorittaa säännöt viesteissä, se käyttää ensin postitusluettelon hallinnan sääntöjä ja sitten roskapostisuojauksen sääntöjä. Tavallisia sääntöjä käytetään viimeiseksi. Niitä kuitenkin käytetään myös roskapostiviesteissä. Lisätietoja postitusluettelon hallinnan säännöistä on artikkelissa Postituslistaviestien järjestäminen.

Olemassa olevan viestin perusteella luodun säännön sijasta voit luoda mukautetun säännön, joka perustuu mihin tahansa haluamiisi ehtoihin. Mukautetun säännön luominen on välttämätöntä, jos käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2010:n tai sitä uudemman version hallinnoima tili ja haluat tallentaa säännön tietokoneeseen. (Jos luot säännön olemassa olevan viestin perusteella, Microsoft Exchange Server 2010:n tai sitä uudemman version hallinnoiman tilin säännöt tallennetaan Exchange-palvelimeen, ei tietokoneeseen.)

Jos et tiedä, hallinnoiko tiliäsi Exchange, katso artikkelia Tilin tyypin tarkistaminen.

  1. Valitse Työkalut-valikossa Säännöt.

  2. Tee Säännöt-valintaikkunan vasemmanpuoleisessa ruudussa jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat luoda säännön, joka suoritetaan tietokoneessa kun Outlook on auki, napsauta OMA TIETOKONE ja napsauta lisättävän tilin tyyppiä.

    • Jos haluat luoda säännön, joka suoritetaan Exchange-palvelimessa, napsauta EXCHANGE-PALVELIMET-kohdassa tilin nimeä. (Tämä asetus on käytettävissä vain Microsoft Exchange Server 2010:n tai sitä uudempien versioiden hallinnoimille tileille.)

  3. Valitse Lisää  Lisää .

  4. Kirjoita Säännön nimi -ruutuun säännön nimi.

  5. Osoita vasemmanpuolimmaisen ponnahdusvalikon Kun uusi viesti saapuu -kohdassa tietoja, jotka haluat yksilöidä.

    Useimpien ehtojen kohdalla voit käyttää useita ponnahdusvalikoita ja tekstiruutuja siirtymällä vasemmalta oikealle. Jos esimerkiksi haluat yksilöidä kaikki työtovereiden lähettämät viestit, valitse ehdoiksi ”Lähettäjä” ”Sisältää” ”@alpineskihouse.com”.

    Jos haluat käyttää Exchange-palvelimeen tallennetuille säännöille useita ehtoja, jotka on erotettu ”tai”-sanalla, toimi seuraavasti:

    1. Valitse ehdon vasemmanpuolimmaisessa ponnahdusvalikossa kenttä, joka sisältää tekstiä, esimerkiksi Lähettäjä, Vastaanottajat tai Aihe.

    2. Siirry oikealle ja valitse seuraavassa ponnahdusvalikossa Sisältää.

    3. Valitse Lisää hakukohteita ja valitse sitten hakuluettelossa jokaisen lisättävän hakusanan kohdalla Lisää  Lisää .

    Jos säännöt on tallennettu tietokoneeseen, voit valita ehtojen yläpuolella olevasta ponnahdusvalikosta Jos joku ehdoista täyttyy -asetuksen tai muita asetuksia.

  6. Voit poistaa ehdon valitsemalla Poista hakuehdot -painike . Voit lisätä lisäehdon valitsemalla Lisää hakuehtoja -painike .

  7. Määritä Tee seuraavaa -kohdassa toiminnot, jotka haluat säännön suorittavan.

  8. Valitse OK.

    Huomautukset: 

    • Microsoft Exchange -tili hallinnassa on käytössä Microsoft Exchange Server 2007: ssä et voi käyttää Outlook for Macin muokata tai luoda sääntöjä, jotka on tallennettu Exchange-palvelimessa (kuten Outlook for Windowsissa luotuja sääntöjä). Outlook for Macin luomasi säännöt tallennettu tietokoneeseen ja käytetään viesteihin vain, kun ne synkronoidaan ja Outlook for Macissa. Jos haluat lisätietoja, siirry palvelinpohjaiset säännöt verrattuina oman tietokoneen sääntöihin Outlook for Mac 2011.

    • Jos luot useita sääntöjä, Outlook suorittaa säännöt siinä järjestyksessä, jossa ne on lueteltu säännöt-ikkunassa.

    • Ennen kuin Outlook suorittaa säännöt viesteissä, se käyttää ensin postitusluettelon hallinnan sääntöjä ja sitten roskapostisuojauksen sääntöjä. Tavallisia sääntöjä käytetään viimeiseksi. Niitä kuitenkin käytetään myös roskapostiviesteissä. Lisätietoja postitusluettelon hallinnan säännöistä on artikkelissa Postituslistaviestien järjestäminen.

  1. Valitse Säännöt-valintaikkunassa Näytä kaikki ja valitse sitten Omat asetukset -kohdassa Tilit.

  2. Napsauta tiliä Tilit-valintaikkunan vasemmanpuoleisessa ruudussa. Tilin tyyppi näkyy tilin kuvauksen alla. Tässä esimerkissä tilin tyyppinä on POP-tili.

    Tilityypin osoitin

  3. Palaa Säännöt-valintaikkunaan valitsemalla Näytä kaikki ja valitsemalla Sähköposti-kohdasta Säännöt.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Palvelinpohjaiset säännöt verrattuina Oma tietokone -sääntöihin Outlook for Mac 2011:ssa

Automaattisen poissaoloviestin lähettäminen Outlook for Mac 2011:ssa

Luo lisää kansioita siirtymisruutuun

Luomani sääntö ei toimi

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×