Ryhmitellyn raportin tai yhteenvetoraportin luominen

Tietoja on usein helpompi ymmärtää, kun ne jaetaan ryhmiin. Esimerkiksi raportilla, jossa myynti on ryhmitelty alueittain, voi korostaa trendejä, jotka muuten voisivat jäädä huomaamatta. Lisäksi sijoittamalla summat raportin jokaisen ryhmän loppuun säästyt paljolta taskulaskimen käytöltä.

Microsoft Office Access 2007:n avulla ryhmiteltyjen raporttien käsittely on helppoa. Voit luoda tavallisia ryhmiteltyjä raportteja ohjatulla raportin luomisella, voit lisätä ryhmittelyn ja lajittelun aiemmin luotuun raporttiin tai voit muuttaa aiemmin määritettyjä ryhmittely- ja lajitteluasetuksia.

Artikkelin sisältö

Tietoja ryhmittelystä, raportin osista ja ohjausobjekteista

Uuden ryhmitellyn raportin luominen ohjatun raportin luomisen avulla

Raportin viimeisteleminen

Kenttien tai ohjausobjektien lisääminen aiemmin luotuun raporttiin

Aiemmin luodun raportin ryhmittelyn ja lajittelun lisääminen tai muokkaaminen

Raportin tallentaminen, tulostaminen tai lähettäminen

Huomautuksia

Tietoja ryhmittelystä, raportin osista ja ohjausobjekteista

Jos ryhmitellyt raportit eivät ole sinulle entuudestaan tuttuja, ryhmittelyä ja lajittelua sekä raporttien osia ja ohjausobjektien tyyppejä koskevista taustatiedoista voi olla hyötyä. Jos tunnet nämä käsitteet jo ennestään, voit ohittaa tämän osan ja siirtyä suoraan kohtaan Uuden ryhmitellyn raportin luominen ohjatun raportin luomisen avulla.

Tietoja ryhmittelystä ja lajittelusta

Kun tulostat raportin, haluat yleensä järjestää tietueet tiettyyn järjestykseen. Jos esimerkiksi tulostat toimittajaluetteloa, voit lajitella tietueet aakkosjärjestykseen yrityksen nimen mukaan.

Monissa raporteissa pelkkä lajittelu ei riitä, jolloin haluat ehkä jakaa ne ryhmiin. Ryhmä tarkoittaa tietuejoukkoa sekä tietueiden kanssa esitettäviä johdanto- ja yhteenvetotietoja, kuten ylätunnistetta. Ryhmä muodostuu ryhmän ylätunnisteesta, mahdollisista sisäkkäisistä ryhmistä, tietueiden yksityiskohtaisista tiedoista ja ryhmän alatunnisteesta.

Ryhmittelyn avulla voit erottaa tietueryhmät toisistaan visuaalisesti ja tuoda esiin kunkin ryhmän johdanto- ja yhteenvetotiedot. Esimerkiksi seuraavassa raportissa myynti on ryhmitetty toimituspäivämäärän mukaan ja kunkin päivän myynnin kokonaismäärä on laskettu.

Ryhmitelty raportti, jossa on summia

1. Päivämäärä esittelee ryhmän.

2. Summa laskee ryhmän summan.

Voit tarkastaa, kuinka ryhmittely toimii, vertaamalla tuoteluettelo luokittain -raporttia (katso seuraavaa kuvaa) sen pohjana olevan kyselyn Tuoteluettelo-laskentataulukkoon. Sekä raportti että kysely lajittelevat tuotteet luokittain, mutta raportissa on ryhmän alussa (ryhmän ylätunnisteessa) tulostettuna myös kunkin luokan nimi omalle rivilleen ja kunkin luokan tuotteiden määrä tulostettuna kunkin ryhmän lopussa olevalle erilliselle riville (ryhmän alatunnisteessa).

Tuotteet tuoteryhmittäin -raportti

1. Luokan nimi näkyy laskentataulukon jokaisella rivillä.

2. Luokan nimi näkyy kerran raportin kutakin ryhmää kohti raportin ylätunnisteessa.

3. Luokan summa näkyy kunkin ryhmän lopussa raportin alatunnisteessa.

4. Tietueet näkyvät yhtenä isona ryhmänä laskentataulukossa.

5. Kunkin luokan tietueet näkyvät erillisenä osana raportissa, ja niiden edessä on ryhmän ylätunniste ja jäljessä ryhmän alatunniste.

Voit ryhmitellä minkä tahansa lajitteluperusteena toimivan kentän tai lausekkeen (enintään 10) perusteella. Voit ryhmitellä saman kentän tai lausekkeen perusteella useita kertoja. Kun ryhmittelet kentän tai lausekkeen perusteella useita kertoja, Office Access 2007 asettaa ryhmät sisäkkäin niiden ryhmittelytason perusteella. Ensimmäinen ryhmiteltävä kenttä on ensimmäinen ja tärkein taso, toinen ryhmiteltävä kenttä on seuraava ryhmittelytaso ja niin edelleen. Seuraavassa kuvassa esitetään, kuinka Office Access 2007 asettaa ryhmät sisäkkäin.

Ylä- ja alatunnistehierarkia

1. Jokaisen ryhmän ylätunnisteen parina on ryhmän alatunniste.

Voit yleensä käyttää ryhmätunnistetta ryhmän tunnistamiseen käytettävien tietojen näyttämiseen erillisessä ryhmän alussa olevassa osassa. Voit yleensä käyttää ryhmän alatunnistetta ryhmän tietojen yhteenvedon esittämiseen erillisessä ryhmän lopussa olevassa osassa.

Sivun alkuun

Tietoja raportin osista

Accessissa raportin rakenne on jaettu osiin. Jotta voit luoda hyödyllisiä raportteja, sinun on ymmärrettävä, kuinka kukin osa toimii. Esimerkiksi osa, johon haluat sijoittaa lasketun ohjausobjektin, määrää, kuinka Access laskee tulokset. Seuraavassa luettelossa on yhteenveto eri osatyypeistä ja niiden käyttötavoista.

  • Raportin ylätunniste    Tulostuu kerran raportin alkuun. Voit esittää raportin ylätunnisteessa tietoja, jotka näkyisivät normaalisti kansilehdellä, kuten logon tai otsikon ja päivämäärän. Raportin ylätunniste tulostuu ennen sivun ylätunnistetta. Jos sijoitat raportin ylätunnisteeseen lasketun ohjausobjektin, arvo lasketaan koko raporttia varten. Jos esimerkiksi sijoitat Summa-koostefunktion raportin ylätunnisteeseen, koko raportin summa lasketaan.

  • Sivun ylätunniste    Tulostuu joka sivun yläosaan. Voit käyttää sivun ylätunnistetta esimerkiksi raportin otsikon toistamiseen joka sivulla.

  • Ryhmän ylätunniste    Tulostuu jokaisen uuden tietueryhmän alkuun. Voit käyttää ryhmän ylätunnistetta ryhmän nimen tulostamiseen. Voit käyttää ryhmän ylätunnistetta esimerkiksi tuotteen nimen tulostamiseen tuotteen mukaan ryhmitellyssä raportissa. Jos sijoitat ryhmän ylätunnisteeseen Summa-koostefunktiota käyttävän lasketun ohjausobjektin, summa lasketaan kyseisen ryhmän osalta.

  • Tiedot    Tulostetaan kerran kunkin tietueen lähteen rivin osalta. Raportin päärungon muodostavat ohjausobjektit sijoitetaan Tiedot-osaan.

  • Ryhmän alatunniste    Tulostuu jokaisen tietueryhmän loppuun. Voit käyttää ryhmän alatunnistetta ryhmän yhteenvetotietojen tulostamiseen.

  • Sivun alatunniste    Tulostuu jokaisen sivun alaosaan. Voit käyttää sivun alatunnistetta esimerkiksi sivunumeroiden tai sivukohtaisten tietojen tulostamiseen.

  • Raportin alatunniste    Tulostuu kerran raportin loppuun. Voit käyttää raportin alatunnistetta esimerkiksi raportin kokonaismäärien tai raportin muiden yhteenvetotietojen tulostamiseen.

    Huomautus: Rakennenäkymässä raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen alapuolella. Kun raportti tulostetaan tai sitä esikatsellaan, raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen yläpuolella, aivan viimeisen sivun viimeisen ryhmän alatunnisteen tai tietorivin alapuolella.

Sivun alkuun

Tietoja ohjausobjekteista

Ohjausobjektit ovat objekteja, jotka tuovat näkyviin tietoja, suorittavat toimintoja ja sallivat käyttöliittymää tehostavien tietojen, kuten otsikoiden ja kuvien, tarkastelemisen ja käyttämisen. Access tukee kolmentyyppisiä ohjausobjekteja: sidottuja, ei-sidottuja ja laskettuja. Seuraavassa luettelossa on yhteenveto näistä ohjausobjekteista ja niiden käyttötavoista.

  • Sidottu ohjausobjekti    Ohjausobjekti, jonka lähdetiedot sijaitsevat taulukon tai kyselyn kentässä. Sidottuja ohjausobjekteja käytetään tietokannan kenttien arvojen näyttämiseen. Arvot voivat olla tekstiä, päivämääriä, numeroita, kyllä/ei-arvoja, kuvia tai kaavioita. Tekstiruutu on yleisin sidotun ohjausobjektin tyyppi. Esimerkiksi lomakkeessa oleva työntekijän sukunimen näyttävä tekstiruutu saattaa saada tämän tiedon Työntekijät-taulukon Sukunimi-kentästä.

  • Ei-sidottu ohjausobjekti    Ohjausobjekti, jolla ei ole tietolähdettä. Voit käyttää ei-sidottuja ohjausobjekteja tietojen, viivojen, suorakulmioiden ja kuvien näyttämiseen. Esimerkiksi raportin otsikon näyttävä selite on ei-sidottu ohjausobjekti.

  • Laskettu ohjausobjekti    Ohjausobjekti, jonka tietolähde on lauseke eikä kenttä. Määritä ohjausobjektiin haluamasi arvo määrittämällä ohjausobjektin tietolähteeksi lauseke. Lauseke on operaattorien (kuten = ja + ), ohjausobjektien nimien, kenttien nimien, yhden arvon palauttavien funktioiden ja vakioarvojen yhdistelmä. Esimerkiksi seuraava lauseke laskee kohteen hinnan 25 prosentin alennuksen kanssa kertomalla Yksikköhinta-kentässä olevan arvon vakioarvolla (0,75).

= [Unit Price] * .75

Lauseke voi käyttää raportin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentästä tai raportissa olevasta ohjausobjektista saatavia tietoja.

Kun luot raportin, on todennäköisesti tehokkaampaa lisätä ja järjestää kaikki sidotut ohjausobjektit ensin, varsinkin silloin, kun suurin osa raportin ohjausobjekteista on sidottuja ohjausobjekteja. Sen jälkeen voit lisätä rakenteen viimeistelevät ei-sidotut ja lasketut ohjausobjektit käyttämällä Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkaluja.

Accessin valintanauhan kuva

Ohjausobjekti sidotaan kenttään ilmoittamalla kenttä, josta ohjausobjekti saa tietonsa. Voit luoda valittuun kenttään sidotun ohjausobjektin vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta raporttiin. Kenttäluettelo-ruudussa näkyvät raportin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentät. Saat Kenttäluettelo-ruudun näkyviin toimimalla toisella seuraavista tavoista:

  • Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät. Painikkeen kuva

  • Paina ALT+F8.

Kun kaksoisnapsautat kenttää tai vedät sen Kenttäluettelo-ruudusta raporttiin, luot sidotun ohjausobjektin.

Vaihtoehtoisesti voit sitoa kentän ohjausobjektiin kirjoittamalla kentän nimen ohjausobjektiin tai ohjausobjektin ominaisuusikkunan Ohjausobjektin lähde -arvon ruutuun. Ominaisuusikkuna määrittää ohjausobjektin ominaisuudet, kuten sen nimen, tietojen lähteen ja muodon. Voit tuoda ominaisuusikkunan näyttöön painamalla F4-näppäintä.

Kenttäluettelo-ruudun käyttäminen on paras tapa luoda sidottu ohjausobjekti seuraavista kahdesta syystä:

  • Sidotussa ohjausobjektissa on siihen liittyvä selite, joka saa oletusarvon mukaan kentän nimen (tai pohjana olevassa taulukossa tai kyselyssä tälle kentälle määritetyn otsikon), joten sinun ei tarvitse kirjoittaa otsikkoa itse.

  • Sidottu ohjausobjekti perii monia samoja asetuksia (kuten Muoto-, Desimaalipaikat- ja Syöttörajoite-ominaisuudet) kuin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kenttä. Siten voit olla varma, että nämä kentän ominaisuudet pysyvät samoina aina, kun luot ohjausobjektin, joka on sidottu kyseiseen kenttään.

Jos käytössäsi on jo ei-sidottu ohjausobjekti ja haluat sitoa sen kenttään, määritä ohjausobjektin OhjausobjektinLähde-ominaisuuden arvoksi kentän nimi.

Sivun alkuun

Uuden ryhmitellyn raportin luominen ohjatulla raportoinnin luomisella

Ohjattu raportin luominen kysyy sinulta joukon kysymyksiä ja luo sitten raportin vastauksiesi perusteella. Yksi kysymyksistä on, mitä kenttää tai kenttiä raportin ryhmittelyssä käytetään. Kun raportti on luotu, voit alkaa käyttää sitä saman tien tai muokata sitä paremmin tarpeitasi vastaavaksi. Ennen kuin käynnistät ohjatun raportin luomisen, sinun pitää valita tietolähde.

Tietuelähteen valitseminen

Raportti muodostuu taulukosta tai kyselystä otetuista tiedoista ja raportin rakenteen kanssa tallennetuista tiedoista, kuten otsikoista, ylätunnisteista ja kuvista. Raportin pohjana olevat tiedot tuottavaa taulukkoa tai kyselyä kutsutaan myös raportin tietuelähteeksi. Sinun tulee valita raporttiin sisällytettävät tiedot ennen raportin luomisen aloittamista. Valitsemiesi kenttien tulee sisältää kentät, joiden perusteella haluat ryhmitellä tai tehdä yhteenvedon. Jos kaikki haluamasi kentät ovat samassa taulukossa, käytä tietuelähteenä tätä taulukkoa. Jos kentät saadaan useasta taulukosta, käytä tietuelähteenä kyselyä. Tietokannassa saattaa jo olla sopiva kysely, tai saatat joutua luomaan raportin tarpeita vastaavan kyselyn.

Saat kyselyjä koskevia lisätietoja tämän artikkelin Katso myös -osan linkeistä.

Ohjatun raportin luomisen käynnistäminen

  1. Valitse Luo-välilehden Raportti-ryhmästä Ohjattu raportin luominen. Painikkeen kuva

    Access käynnistää ohjatun raportin luomisen.

    Kentän valitseminen ohjatussa raportin luomisessa

  2. Valitse avattava Taulukot ja kyselyt ‑luettelo ja valitse taulukko tai kysely, joka sisältää raporttiin valittavat kentät.

  3. Valitse Käytettävissä olevat kentät ‑luettelon kenttiä kaksoisnapsauttamalla niitä.

    Access siirtää ne Valitut kentät ‑luetteloon. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Käytettävissä olevat kentät ‑ruudun ja Valitut kentät ‑ruudun välissä olevaa painiketta tai lisätä tai poistaa kaikki kentät.

  4. Jos raporttiin lisättäviä kenttiä on toisessa taulukossa tai kyselyssä, valitse avattava Taulukot ja kyselyt ‑valikko uudelleen, valitse toinen taulukko tai kysely ja jatka kenttien lisäämistä.

  5. Kun olet lisännyt haluamasi kentät, valitse Seuraava.

Tietojen ryhmittely ohjatussa raportin luomisessa

Ryhmittelemällä voit järjestää tietoja ryhmien, kuten alueen tai myyjän, mukaan. Ryhmiä voi asettaa sisäkkäin, niin että niiden väliset suhteet on helppo tunnistaa ja niistä on helppo löytää tarvittavat tiedot nopeasti. Ryhmittelyä voi käyttää myös yhteenvetotietojen, kuten summien ja prosenttiarvojen, laskemiseen.

Kun sisällytät raporttiin useamman kuin yhden taulukon, ohjattu toiminto määrittää taulukoiden väliset suhteet ja päättää puolestasi tietojen tarkastelutavan.

  1. Napsauta yhtä luettelon kentän nimistä ohjatun raportin luomisen sivulla, jolla kysytään Haluatko lisätä ryhmittelytasoja?, ja valitse sitten Seuraava.

  2. Lisää ryhmittelytasoja kaksoisnapsauttamalla jotain luettelon kenttien nimistä, jolloin ne lisätään raporttiin.

    Voit myös poistaa ryhmittelytason kaksoisnapsauttamalla sitä valintaikkunan oikean reunan sivun näytössä. Voit lisätä ja poistaa ryhmittelytasoja nuolipainikkeilla ja säätää ryhmittelytason tärkeyttä valitsemalla ryhmittelytason ja napsauttamalla tärkeyttä säätäviä painikkeita. Access lisää kunkin ryhmittelytason ja näyttää sen pääryhmittelytason sisällä.

    Ryhmittelytasojen lisääminen ohjatussa raportin luomisessa

  3. Näytä Ryhmittelyvälit-valintaikkuna valitsemalla Ryhmittelyasetukset.

    Ryhmittelyvälit ohjatussa raportin luomisessa

  4. Vaihtoehtoisesti voit valita ryhmittelyvälin kullekin ryhmätason kentälle.

    Ryhmittelyvälin avulla voit mukauttaa tietueiden ryhmittelyä. Edellisessä kuvassa tietueet oli ryhmitelty Päivämäärä ja aika -tietotyyppiä olevan Toimituspäivämäärä-kentän mukaan. Ohjattu raportin luominen tarjoaa Ryhmittelyvälit-luettelossa kentän tyypille sopivia vaihtoehtoja. Koska Toimituspäivämäärä on Päivämäärä ja aika -tyyppiä, voit valita ryhmittelyn todellisen arvon mukaan (Normaali), Vuosi, Vuosineljännes, Kuukausi, Viikko, Päivä, Tunti ja Minuutti. Jos kentän tietotyyppi olisi Teksti, voisit valita ryhmittelyn koko kentän mukaan (Normaali) tai ehkä ensimmäisten 1–5 merkin mukaan. Jos kyseessä on Luku-tietotyyppi, voit valita ryhmittelyn arvon mukaan (Normaali) tai alueen mukaan valituin välein.

    Kun olet valinnut ryhmittelyvälin, valitse OK.

  5. Siirry ohjatun toiminnon seuraavalle sivulle valitsemalla Seuraava.

Tietueiden lajittelu ja yhteenveto

Voit lajitella tietueita enintään neljän kentän mukaan joko nousevassa tai laskevassa järjestyksessä.

  1. Napsauta ensimmäistä avattavaa luetteloa ja valitse lajiteltava kenttä.

    Voit napsauttaa luettelon oikealla puolella olevaa painiketta, jos haluat vaihtaa nousevan ja laskevan järjestyksen välillä (Nouseva on oletuksena). Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa toista, kolmatta ja neljättä avattavaa luetteloa ja valita lisää lajittelukenttiä.

    Lajittelujärjestykset ohjatussa raportin luomisessa

  2. Valitse Yhteenvetoasetukset, jos haluat tehdä yhteenvedon jostakin numeerisesta kentästä.

    Huomaa, että Yhteenvetoasetukset-painike on näkyvissä vain, jos raportin tieto-osassa on vähintään yksi numeerinen kenttä. Ohjattu toiminto näyttää käytettävissä olevat numeeriset kentät.

    Yhteenvetoasetukset ohjatussa raportin luomisessa

  3. Valitse kohdan Summa, Keskia., Min. tai Maks. alla oleva valintaruutu, kun haluat sisällyttää kyseisen laskutoimituksen ryhmän alatunnisteeseen.

    Voit myös valita, haluatko näyttää tiedot ja yhteenvedon vai vain yhteenvedon. Jälkimmäisessä tapauksessa jokaisen Toimituspäivä-arvon summat tulevat näkyviin (jos olet esimerkiksi valinnut Summa-kohdan valintaruudun), mutta tilauksen tiedot jätetään pois. Voit myös valita, haluatko näyttää summien laskutoimitusten prosenttiarvon.

  4. Valitse OK.

  5. Noudata ohjatun raportin luomisen jäljellä olevien sivujen ohjeita. Viimeisellä sivulla voit muokata raportin otsikkoa. Otsikko näkyy raportin ensimmäisellä sivulla, ja Access tallentaa raportin käyttäen otsikkoa tiedoston nimenä. Voit muokata sekä otsikkoa että tiedoston nimeä myöhemmin.

  6. Valitse Valmis. Access tallentaa raportin automaattisesti ja näyttää sen esikatselussa, joka näyttää, miltä raportti näyttää tulostettuna.

Voit käyttää esikatseluruudun alareunassa olevia siirtymispainikkeita tarkastellaksesi raportin sivuja numerojärjestyksessä tai siirtyäksesi mille tahansa raportin sivulle. Napsauta jotakin siirtymispainikkeista tai kirjoita haluamasi sivunumero sivunumeroruutuun ja paina sitten ENTER-näppäintä.

Esikatselussa voit lähentää tietoihin tai loitontaa niistä, jos haluat nähdä, miten tiedot on sijoitettu sivulle. Napsauta kerran hiiren osoittimen ollessa raportin päällä. Jos haluat peruuttaa zoomaustehosteen, napsauta uudestaan. Voit myös käyttää tilarivin zoomaussäätimiä.

Sivun alkuun

Raportin viimeisteleminen

On todennäköistä, että ohjattu raportin luominen ei tuota tarkalleen sellaista raporttia kuin haluaisit. Haluat ehkä esimerkiksi lisätä tekstiä, muuttaa sarakkeiden leveyksiä tai lisätä logon. Accessissa on kaksi näkymää, joiden avulla voit tehdä raporttiin muutoksia: asettelunäkymä ja rakennenäkymä. Ne kuvataan lyhyesti tässä osassa.

Tietoja asettelunäkymästä

Raportin muutokset on helpointa tehdä asettelunäkymässä, ja siinä on myös suurin osa työkaluista, joiden avulla voit viimeistellä raportin. Voit muuttaa sarakkeiden leveyksiä, järjestää sarakkeet uudelleen ja lisätä ryhmittelytasoja tai kokonaissummia tai muokata niitä. Voit sijoittaa raportin rakenteeseen uusia kenttiä ja määrittää raportin ja sen ohjausobjektien ominaisuudet. Asettelunäkymän etuna on se, että voit nähdä käyttämäsi tiedot samalla, kun teet muutoksia raportin muotoiluun. Näin voit tarkistaa heti, kuinka tekemäsi muutokset vaikuttavat tietojen näyttötapaan.

Voit avata raportin asettelunäkymään napsauttamalla raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä Painikkeen kuva .

Voit muokata raportin sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Voit tuoda ominaisuusikkunan näyttöön painamalla F4-näppäintä.

Käyttämällä Kenttäluettelo-ruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä raportin rakenteeseen. Saat Kenttäluettelo-ruudun näkyviin seuraavasti:

  1. Valitse Muoto-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät Painikkeen kuva .

    Vihje:  Access 2010 sisältää uusia ehdollisen muotoilun ominaisuuksia, jotka voivat parantaa raportin luettavuutta huomattavasti.

Tietoja rakennenäkymästä

Jos et voi muuttaa raporttia haluamallasi tavalla asettelunäkymässä, kokeile rakennenäkymää. Rakennenäkymässä esitetään raportin pohjana oleva rakenne, ja siinä on jonkin verran enemmän rakennetyökaluja ja -mahdollisuuksia kuin asettelunäkymässä. Voit esimerkiksi sijoittaa raporttiin laajemman valikoiman ohjausobjekteja, voit muuttaa ohjausobjektien sijaintia tarkemmin ja voit määrittää useampia ominaisuuksia kuin asettelunäkymässä.

Voit avata raportin rakennenäkymään napsauttamalla raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä Painikkeen kuva .

Sivun alkuun

Kenttien tai ohjausobjektien lisääminen aiemmin luotuun raporttiin

Jokainen raportin kenttä, selite, viiva tai kuva luodaan jonkin ohjausobjektin avulla. Raporteissa yleisimmin käytettävä ohjausobjekti on tekstiruutu. Tekstiruutua käytetään yleensä raportin pohjana olevan tietuelähteen tietojen näyttämiseen. Voit luoda tietuelähteen kenttiin valmiiksi sidottuja tekstiruutuja lisäämällä kenttiä Kenttäluettelo-ruudusta tai voit lisätä ne raporttiin työskennellessäsi rakennenäkymässä (mutta tällöin sinun on sidottava ne itse tietuelähteen kenttiin). Rakennenäkymän etuna on se, että voit lisätä sidottujen tekstiruutujen lisäksi monenlaisia muita ohjausobjekteja, esimerkiksi suorakulmioita, sivunvaihtoja ja kaavioita. Tässä osassa kuvataan kummatkin menetelmät, jotka mahdollistavat ohjausobjektien lisäämisen raporttiin.

Kenttien lisääminen aiemmin luotuun raporttiin

Asettelunäkymää on suositeltavaa käyttää kenttien lisäämiseen raporttiin, mutta voit lisätä kenttiä myös rakennenäkymässä. Varmista ennen kentän lisäämistä, että Kenttäluettelo-ruutu on näkyvissä. Kenttäluettelo-ruutu sisältää luettelon kaikista kentistä, jotka raporttiin voidaan sijoittaa. Saat Kenttäluettelo-ruudun näkyviin painamalla ALT+F8-näppäinyhdistelmää.

Kenttien lisääminen Kenttäluettelo-ruudusta

  • Voit lisätä yhden kentän vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta raportin siihen osaan, jossa haluat sen näkyvän.

  • Voit lisätä useita kenttiä kerralla napsauttamalla ensimmäistä lisättävää kenttää ja pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla samalla, kun napsautat muita lisättäviä kenttiä. Vedä sitten valitut kentät raporttiin.

Kun pudotat kentät, Access luo sidotun tekstiruutuohjausobjektin kullekin kentälle ja sijoittaa automaattisesti otsikko-ohjausobjektin kunkin kentän viereen.

Huomautus: 

  • Jos lisäät kentän yhteydessä olevasta taulukosta, Access lisää sopivan ryhmittelytason.

  • Jos lisäät kentän jostain toisesta (ei yhteydessä olevasta) taulukosta, Access tuo näkyviin valintaikkunan, jossa voit määrittää, kuinka taulukko on yhteydessä aiemmin luotuun raportin tietolähteeseen.

Jos haluat nähdä, mitä taulukoiden yhteyksiä tietokannalle on jo määritetty, tai jos haluat lisätä uusia yhteyksiä, tee seuraavat toimet:

  1. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä/piilota-ryhmästä Yhteydet. Painikkeen kuva

Lisätietoja on artikkelissa Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Muiden ohjausobjektien lisääminen aiemmin luotuun raporttiin

Kun lisäät Kenttäluettelo-ruudusta kentän raporttiin, ohjelma luo automaattisesti sidotun tekstiruutuohjausobjektin. Voit lisätä muita ohjausobjekteja, kuten selitteitä, viivoja ja kuvia, siirtymällä rakennenäkymään ja käyttämällä Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkaluja.

Accessin valintanauhan kuva

Työkalun nimen määrittäminen

  • Aseta hiiriosoitin työkalun päälle.

    Access näyttää työkalun nimen.

Ohjausobjektin luominen Ohjausobjektit-ryhmän työkalujen avulla

  • Napsauta haluamasi ohjausobjektin tyyppiä vastaavaa työkalua. Jos haluat luoda esimerkiksi valintaruudun, napsauta Valintaruutu-työkalua Painikkeen kuva .

  • Napsauta raportin rakenteen kohtaa, johon haluat sijoittaa ohjausobjektin vasemman yläkulman. Voit luoda oletuskoon mukaisen ohjausobjektin napsauttamalla kerran tai voit napsauttaa raportti ja vetää ohjausobjektin haluamasi kokoiseksi.

  • Jos et onnistu sijoittamaan ohjausobjektia oikeaan paikkaan ensimmäisellä yrityksellä, voit siirtää sitä seuraavalla tavalla:

    • Valitse ohjausobjekti napsauttamalla sitä.

    • Pidä osoitinta ohjausobjektin päälle, kunnes se muuttuu nelipäiseksi nuoleksi Siirto-osoitin , ja vedä sitten ohjausobjekti haluamaasi paikkaan.

Tämä prosessi luo ei-sidotun ohjausobjektin. Jos ohjausobjekti on tyypiltään sellainen, joka voi näyttää tietoja (esimerkiksi tekstiruutu tai valintaruutu), sinun on annettava kentän nimi tai lauseke ohjausobjektin OhjausobjektinLähde-ominaisuuteen ennen kuin siinä voidaan näyttää tietoja.

Ominaisuusikkunan tuominen näkyviin

  • Paina F4-näppäintä.

Huomautus: Kun raportti on valmis, muista tallentaa se.

Sivun alkuun

Aiemmin luodun raportin ryhmittelyn ja lajittelun lisääminen tai muokkaaminen

Jos sinulla on aiemmin luotu raportti, johon haluat lisätä lajittelun tai ryhmittelyn, tai jos haluat muokata raportin olemassa olevaa lajittelua tai ryhmittelyä, saat neuvoja tästä osiosta.

Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen asettelunäkymässä

Voit suorittaa yksinkertaisia lajittelu-, ryhmittely- tai summaustoimintoja napsauttamalla kenttiä hiiren kakkospainikkeella asettelunäkymässä ja valitsemalla sitten haluamasi toiminnon pikavalikosta. Voit siirtyä asettelunäkymään napsauttamalla raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä. Painikkeen kuva

Huomautus: Vaikka tämän osion ohjeet eivät käytä Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruutua suoraan, ruudun avaaminen ja muutosten seuraaminen työskentelyn aikana kannattaa. Tällöin saat paremman käsityksen siitä, mitä Access tekee, ja kun totut Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruutuun, voit muokata raporttia lisää sen avulla. Saat Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudun näkyyn seuraavalla tavalla:

  1. Valitse Muoto-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele Painikkeen kuva .

Lajittelu yksittäisessä kentässä

  • Napsauta jotakin lajiteltavan kentän arvoa hiiren kakkospainikkeella.

  • Valitse pikavalikosta haluamasi lajitteluvaihtoehto. Voit esimerkiksi lajitella tekstikentän nousevassa järjestyksessä valitsemalla Lajittele A - Ö Painikkeen kuva . Jos haluat lajitella numeerisen kentän laskevassa järjestyksessä valitse Lajittele suurimmasta pienimpään. Painikkeen kuva

Access lajittelee raportin määrittämälläsi tavalla. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu on auki, voit nähdä, että kenttää varten on lisätty uusi Lajitteluperuste-rivi.

Lajittelu useissa kentissä

Huomautus: Kun otat lajittelun käyttöön napsauttamalla kenttää hiiren kakkospainikkeella asettelunäkymässä, voit lajitella vain yhden kentän kerrallaan. Lajittelun käyttöönotto toisessa kentässä poistaa lajittelun ensimmäisestä kentästä. Lajittelutoiminta on erilainen kuin lomakkeissa, joissa voidaan käyttää useita lajittelujärjestyksiä napsauttamalla kenttiä vuorotellen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten haluttu lajittelujärjestys. Jos haluat luoda useita lajittelutasoja, lue lisätietoja osiosta Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudun avulla.

Kentän ryhmittely

  • Napsauta ryhmiteltävän kentän mitä tahansa arvoa hiiren kakkospainikkeella.

  • Valitse pikavalikosta Ryhmittele Painikkeen kuva .

Access lisää ryhmittelytason ja luo sille ryhmän ylätunnisteen. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruutu on auki, voit nähdä, että kenttää varten on lisätty uusi Ryhmittele-rivi.

Summan lisääminen kenttään

Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit laskea kentän summan, keskiarvon, määrän tai muun koosteen. Kokonaissumma lisätään raportin loppuun ja raportin ryhmiin lisätään ryhmän yhteissumma.

  • Napsauta yhteen laskettavan kentän mitä tahansa arvoa hiiren kakkospainikkeella.

  • Valitse Yhteensä.

  • Valitse suoritettava toiminto: Summa, Keskiarvo, Laske tietueet (jos haluat laskea kaikki tietueet), Laske arvot (jos haluat laskea vain tietueet, joilla on arvo tässä kentässä), Maks., Min., Keskihajonta tai Varianssi.

Access lisää raportin alatunnisteeseen lasketun tekstiruutukomponentin, joka luo kokonaissumman. Jos raportissa on lisäksi ryhmittelytasoja, Access lisää ryhmän alatunnisteet (jos niitä ei vielä ole) ja sijoittaa summan jokaiseen alatunnisteeseen.

Voit lisätä summia myös napsauttamalla laskettavaa kenttää ja valitsemalla Muoto-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Summat Painikkeen kuva .

Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudun avulla

Raportin ryhmien, lajittelujärjestysten tai summa-asetusten lisääminen ja muokkaaminen on kaikkein helpointa Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudussa. Asettelunäkymä on jälleen suositeltava työskentelynäkymä, sillä sen kautta on helppoa nähdä, miten muutokset vaikuttavat tietojen näkymiseen.

Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudun näyttäminen

  • Asettelunäkymässä:

    Valitse Muoto-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele Painikkeen kuva .

  • Rakennenäkymässä:

    Valitse Rakenne-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele Painikkeen kuva .

Näyttöön tulee Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu.

Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu

Jos haluat lisätä uuden lajittelun tai ryhmittelytason, valitse Lisää ryhmä tai Lisää lajittelu.

Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruutuun lisätään uusi rivi, ja luettelo käytettävissä olevista kentistä tulee näkyviin.

Kenttäluettelo Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudussa

Voit valita yhden kenttänimistä tai lisätä lausekkeen napsauttamalla kenttäluettelon alla olevaa kohtaa lauseke. Kun valitset kentän tai kirjoitat lausekkeen, Access lisää raporttiin ryhmittelytason. Jos olet asettelunäkymässä, näyttö muuttuu heti ja näyttää ryhmittelyn tai lajittelujärjestyksen.

Huomautukset: 

  • Jos useita lajittelu- tai ryhmittelytasoja on jo määritetty, voit joutua vierittämään Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruutua alaspäin, ennen kuin näet Lisää ryhmä- ja Lisää lajittelu ‑painikkeet.

  • Voit määrittää raporttiin enintään 10 ryhmittely- ja lajittelutasoa.

Ryhmittelyasetusten muuttaminen

Kullakin lajittelu- ja ryhmittelytasolla on useita asetuksia, jotka voit määrittää haluamasi lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Ryhmittelyasetukset

  • Jos haluat näyttää kaikki ryhmittely- tai lajittelutason asetukset, valitse muutettavalla tasolla Lisää.

    Ryhmittelyasetukset (laajennettuna)

  • Piilota asetukset valitsemalla Vähemmän.

Lajittelujärjestys    Voit muuttaa lajittelujärjestystä napsauttamalla avattavaa lajittelujärjestys-luetteloa, minkä jälkeen voit valita haluamasi asetuksen.

Ryhmittelyväli    Tämä asetus määrittää, miten tietueet ryhmitellään yhteen. Voit ryhmitellä esimerkiksi tekstikentän ensimmäisen kirjaimen perustella, niin että kaikki kirjaimella A, B ja niin edelleen alkavat ryhmitellään yhteen. Päivämääräkentässä voit ryhmitellä tiedot päivän, viikon, kuukauden, neljänneksen tai mukautetun aikavälin mukaan.

Summat    Jos haluat lisätä summia, valitse tämä vaihtoehto. Voit lisätä summia useisiin kenttiin ja laskea erilaisia summia samassa kentässä.

Summat-ponnahdusikkuna

  • Napsauta avattavaa Yhteensä-luettelon nuolta ja valitse kenttä, josta haluat tehdä yhteenvedon.

  • Napsauta avattavaa Tyyppi-luettelon nuolta ja valitse suoritettava laskutoimitus.

  • Valitse Näytä kokonaissumma, kun haluat lisätä kokonaissumman raportin loppuun (raportin alatunnisteeseen).

  • Valitse Näytä ryhmän summat prosentteina kokonaissummasta, kun haluat lisätä ryhmän alatunnisteeseen ohjausobjektin, joka laskee jokaisen ryhmän summan prosentteina kokonaissummasta.

  • Valitse Näytä ryhmän ylätunnisteessa tai Näytä ryhmän alatunnisteessa, kun haluat näyttää summan ylä- tai alatunnisteessa.

Kun kentän kaikki asetukset on valittu, voit toistaa samat vaiheet ja tehdä yhteenvedon toisesta kentästä valitsemalla kyseisen kentän avattavasta Yhteensä-luettelosta. Muuten voit sulkea Summat-ponnahdusikkunan napsauttamalla jotakin kohtaa sen ulkopuolella.

Otsikko    Tämän avulla voit muuttaa sen kentän otsikon, josta olet tekemässä yhteenvetoa. Tätä käytetään sarakkeen otsikossa ja ylä- ja alatunnisteiden yhteenvetokenttien merkitsemisessä.

Jos haluat lisätä otsikon tai muokata sitä:

  • Napsauta otsikon kanssa ‑kohdan jäljessä olevaa sinistä tekstiä.

    Näkyviin tulee Zoomaus-valintaikkuna.

  • Kirjoita uusi otsikko valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

Ylätunnisteosan kanssa tai ilman ylätunnisteosaa    Tällä asetuksella voit lisätä tai poistaa jokaista ryhmää edeltävän ylätunnisteosion. Kun lisäät ylätunnisteosiota, Access siirtää ryhmittelykentän ylätunnisteeseen puolestasi. Kun poistat ylätunnisteosion, joka sisältää muita ohjausobjekteja kuin ryhmittelykentän, Access pyytää vahvistamaan ohjausobjektien poiston.

Aletunnisteosan kanssa tai ilman alatunnisteosaa    Tällä asetuksella voit lisätä tai poistaa jokaista ryhmää edeltävän alatunnisteosion. Kun poistat ohjausobjekteja sisältävän alatunnisteosion, Access pyytää vahvistamaan ohjausobjektien poiston.

Pidä ryhmä koossa    Tällä asetuksella voit määrittää, miten ryhmät asettuvat sivulle, kun raportti tulostetaan. Haluat ehkä pitää ryhmät mahdollisimman hyvin koossa välttääksesi kunkin ryhmän näkemiseen vaadittavia sivunkääntöjä. Tämä kuitenkin yleensä lisää raportin tulostamiseen tarvittavan paperin määrää, sillä useimpien sivujen alalaitaan jää tyhjää tilaa.

  • Älä pidä ryhmää koossa samalla sivulla    Valitse tämä asetus, jos et välitä siitä, että sivunvaihdot rikkovat ryhmät. Esimerkiksi 30 kohteen ryhmässä voi olla 10 kohdetta yhden sivun alareunassa ja loput 20 kohdetta seuraavan sivun yläreunassa.

  • Määrittää, pysyykö ryhmä samalla sivulla    Tämä asetus auttaa vähentämään ryhmän sivunvaihtojen määrää. Jos ryhmä ei mahdu sivulla jäljellä olevaan tilaan, Access jättää tilan tyhjäksi ja siirtää ryhmän alkamaan seuraavalta sivulta. Suuret ryhmät voivat siltikin levittyä useille sivuille, mutta tämä asetus määrittää ryhmänsisäisten sivunvaihtojen määrän mahdollisemman pieneksi.

  • Pidä ylätunniste ja ensimmäinen tietue samalla sivulla    Tämä varmistaa, että ryhmän ylätunniste ei tulostu yksinään sivun alareunaan ryhmissä, joissa on ryhmän ylätunniste. Ryhmä alkaa seuraavalta sivulta, jos Access määrittää, että ylätunnisteen jälkeen ei ole tilaa vähintään yhdelle tietoriville.

Ryhmittely- ja lajittelutasojen tärkeyden muuttaminen

Jos haluat muuttaa ryhmittely- tai lajittelutason tärkeyttä, napsauta riviä Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudussa ja napsauta sitten rivin oikealla puolella olevaa ylä- tai alanuolta.

Ryhmittely ja lajittelutasojen poistaminen

Jos haluat poistaa ryhmittely- tai lajittelutason, napsauta poistettavaa riviä Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudussa ja paina sitten DELETE-näppäintä tai napsauta rivin oikealla puolella olevaa Poista-painiketta. Jos ryhmittelykenttä on ryhmän ylä- tai alatunnisteessa, Access siirtää sen raportin Tiedot-osioon, kun poistat ryhmittelytason. Muut ryhmän ylä- tai alatunnisteessa olleet ohjausobjektit poistetaan.

Sivun alkuun

Yhteenvetoraportin luominen (ilman tietuetietoja)

Jos haluat näyttää pelkät summat (siis ainoastaan ylä- ja alatunnisterivien tiedot), valitse Muotoilu-välilehden (tai rakennenäkymässä Rakenne-välilehden) Ryhmittely ja summat -ryhmästä Piilota tiedot. Tämä piilottaa ryhmittelyn seuraavan tason tietueet, jolloin yhteenvetotiedot esitetään huomattavasti tiiviimmin. Vaikka tietueet on piilotettu, piilotetun osan ohjausobjekteja ei poisteta. Valitsemalla Piilota tiedot uudelleen voit palauttaa tietorivit raporttiin.

Ryhmittelyvaikutelman luominen käyttämättä ylätunnisteita

Voit saada raporttiin ryhmittelyvaikutelman käyttämättä ylätunnisteita. Kun ylätunnisteet poistetaan, tuloksena on tiiviimpi raportti, koska ylätunnisteriveihin ei kulu pystysuuntaista tilaa.

Yleinen toimintatapa on kunkin ryhmän ylätunnisteen poistaminen, jolloin jokainen ryhmittelykenttä siirtyy raportin Tiedot-osaan. Voit palauttaa visuaalisen ryhmittelyvaikutelman määrittämällä kunkin ryhmittelykentän Kaksoisarvojen piilottaminen -ominaisuuden arvoksi Kyllä.

Esimerkki

Tarkastele seuraavaa tyypillistä ryhmiteltyä raporttia, jossa käytetään ryhmän ylätunnisteita:

Ryhmitelty raportti, jossa on ryhmän ylätunnisteita

Kuten voit havaita, kukin yrityksen nimi vie kokonaisen rivin verran tilaa, samoin kuin tilaustunnus.

Tässä esimerkissä raporttia muokataan siten, että se näyttää seuraavalta:

Ryhmitelty raportti, josta ryhmän ylätunnisteet on poistettu

  1. Avaa raportti asettelunäkymään napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä Painikkeen kuva .

  2. Valitse Muoto-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele Painikkeen kuva .

    Huomautus:  Kannattaa aloittaa alimman tason ryhmästä ja siirtyä sitten ylemmille tasoille. Muussa tapauksessa raportti voi näyttää sekavalta työskentelyn aikana.

  3. Napsauta luettelossa alinta ryhmittelytasoa ja valitse sitten Lisää.

  4. Valitse ylätunnisteosan avattavasta luetteloruudusta ilman ylätunnisteosaa.

    Kun poistat ylätunnisteen, Access säilyttää ryhmittelykentän tekstiruudun siirtämällä sen Tiedot-osaan. Se saattaa kuitenkin poistaa ryhmän ylätunnisteen muut ohjausobjektit Näyttöön tulee varoitus, jos Access poistaa ohjausobjekteja tämän toiminnon tuloksena. Jos ryhmän ylätunnisteessa on ohjausobjekteja, jotka haluat säilyttää, siirrä ne raportin toiseen osaan ennen tämän vaiheen tekemistä. Sinun on myös siirryttävä rakennenäkymään, jotta voisit siirtää ohjausobjektit toisiin osiin.

    Seuraava kuva esittää tuloksena olevaa raporttia. Huomaa, että ensimmäinen tilaustunnus on samalla rivillä kuin ensimmäinen yksityiskohtien tietue, eli se ei ole erillisellä rivillä.

    Ryhmitelty raportti, josta on poistettu Tilaustunnus-ylätunniste

    Valitettavasti tilaustunnus kuitenkin toistuu jokaisella rivillä. Tämän vuoksi on vaikeaa nähdä, kuinka monta tilauksia on. Tässä vaiheessa kannattaa määrittää tekstiruudun Kaksoisarvojen piilottaminen -ominaisuus. Voit määrittää tämän ominaisuuden seuraavasti:

    • Valitse jokin toistuvista arvoista.

    • Jos ominaisuusikkuna ei ole näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä.

    • Napsauta ominaisuusikkunan Muoto-välilehdessä avattavaa Kaksoisarvojen piilottaminen -luetteloruutua ja valitse sitten Kyllä.

      Ohjelma piilottaa tilaustunnuksen kaksoisarvot. Huomaa, että nyt tilausten määrä ja tuotteiden määrä tilausta kohti näkyvät.

      Ryhmitelty raportti, jonka tilaustunnuksen kaksoisarvot on piilotettu

  5. Tässä esimerkissä vaihe 4 toistetaan Yrityksen nimi -ryhmittelytasoa varten. Lopullinen raportti näyttää seuraavalta:

    Ryhmitelty raportti, josta ryhmän ylätunnisteet on poistettu

    Yrityksen nimen arvo on nyt samalla rivillä kuin ensimmäinen yksityiskohtien tietue ja Kaksoisarvojen piilottaminen -ominaisuus estää yrityksen nimen toistumisen jokaisella rivillä. Pitkässä, useita ryhmittelytasoja sisältävässä raportissa tämä voit säästää huomattavasti paperia.

Sivun alkuun

Raportin tallentaminen, tulostaminen tai lähettäminen

Kun olet tallentanut raportin rakenteen, voit käyttää sitä useita kertoja. Raportin rakenne pysyy samana, mutta näet ajankohtaiset tiedot jokaisella tulostuskerralla. Jos raportointitarpeesi muuttuvat, voit muokata raportin rakennetta tai luoda uuden, samantyyppisen raportin alkuperäisen raportin perusteella.

Raportin tallentaminen

  1. Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

    Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Tallenna-painiketta Painikkeen kuva pikatyökalurivissä.

  2. Jos raportilla ei ole nimeä, kirjoita nimi Raportin nimi -ruutuun ja valitse sitten OK.

Raportin rakenteen tallentaminen uudella nimellä

  1. Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Tallenna nimellä Painikkeen kuva .

  2. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunassa Tallenna raportti kohteeseen -ruutuun nimi, valitse Muodossa-ruudusta Raportti ja valitse sitten OK.

Raportin tulostaminen

Voit tulostaa raportin esikatselunäkymästä, asettelunäkymästä, rakennenäkymästä, raporttinäkymästä tai siirtymisruudusta. Tarkista ennen tulostusta sivun asetukset, esimerkiksi reunukset ja sivun suunta. Sivun asetukset tallentuvat raportin kanssa, joten riittää, että määrität ne kerran. Voit tallentaa asetukset myöhemmin, jos tarpeesi muuttuvat.

Sivun asetusten muuttaminen

  1. Avaa raportti mihin tahansa näkymään.

  2. Valitse haluamasi vaihtoehto Sivun asettelu -välilehden Sivu-ryhmästä:

    • Koko-painikkeen Painikkeen kuva avulla voit valita haluamasi useista erikokoisista papereista tai määrittää oman paperikoon.

    • Pysty Painikkeen kuva määrittää sivun pystysuuntaiseksi.

    • Vaaka Painikkeen kuva määrittää sivun vaakasuuntaiseksi.

    • Reunukset Painikkeen kuva -painikkeen avulla voit valita jonkin valmiiksi määritetyistä reunuksen leveyksistä tai voit määrittää omia reunuksen leveyksiä valitsemalla Sivun asetukset -valintaikkunassa Lisäasetukset.

    • Näytä reunukset ottaa reunusten näyttämisen käyttöön ja poistaa sen käytöstä (ainoastaan asettelunäkymä).

    • Sarakkeet tuo näkyviin Sivun asetukset -valintaikkunan. Anna haluamasi sarakkeiden määrä, määritä sarakkeiden koko ja valitse sitten OK.

    • Tulosta vain tiedot estää raporttiin sijoitettujen selitteiden tulostamisen. Ainoastaan pohjana olevan taulukon tai kyselyn tietoihin sidotut ohjausobjektit tulostuvat. Tämä ominaisuus voi olla hyödyllinen raporteissa, jotka tulostetaan silloin tällöin painetuille lomakepohjille. Tällöin voit estää selitteiden tulostamisen ja ottaa niiden tulostamisen taas käyttöön, kun tulostat raportin tavalliselle paperille.

Huomautus: Jos haluat määrittää sivun asetukset tarkemmin, tuo näyttöön Sivun asetukset -valintaikkuna napsauttamalla Sivun asettelu -ryhmän oikeassa alakulmassa olevaa Sivun asetukset -painiketta. Sivun asetukset -valintaikkunan avulla voit muuttaa kaikkia Sivun asettelu -välilehdessä käytettävissä olevia asetuksia ja voit myös valita raportille tulostimen.

Raportin lähettäminen tulostimeen

  1. Avaa raportti missä tahansa näkymässä tai valitse raportti siirtymisruudussa.

  2. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tulosta Tulosta-painike .

  3. Anna tulostinta, tulostusaluetta ja kopioiden määrää koskevat valintasi Tulosta-valintaikkunassa.

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Raportin lähettäminen sähköpostiviestinä

Voit lähettää raportin käyttäjille sähköpostiviestinä paperiversion tulostamisen sijasta.

  1. Valitse raportti napsauttamalla sitä siirtymisruudussa, napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Sähköposti Painikkeen kuva .

  2. Napsauta Lähetä objekti liitteenä -valintaikkunassa tiedostomuotoa, jota haluat käyttää.

    Lähetä objekti liitteenä -valintaikkuna

  3. Määritä muiden mahdollisten valintaikkunoiden asetukset.

  4. Kun sähköpostiohjelma tulee näyttöön, kirjoita viestin tiedot ja lähetä viesti.

Sivun alkuun

Huomautuksia

Seurauksena saattaa olla ongelma, jos sinulla on raportti .accdb-tiedostossa, jonka lajittelu tai ryhmittely tapahtuu hakukentän mukaan, ja haluat tuoda raportin .mdb-tiedostoon ja avata sen sitten Accessin aiemmalla versiolla.

Sisäinen tapa, jolla hakukentät lajitellaan ja ryhmitellään .accdb-tiedostoissa, on yhteensopiva .mdb-tiedostojen kanssa. Jos luot raportin .accdb-tiedostona, jossa ryhmittely tai lajittelu tapahtuu hakukentän mukaan, ja viet sen jälkeen raportin .mdb-tiedostoon (tai tallennat tietokannan .mdb-tiedostona Tallenna nimellä -komennolla) ja yrität sen jälkeen avata raportin Accessin aiemmalla versiolla, raportin lataus epäonnistuu.

Suorittamalla seuraavat toimenpiteet voit korjata raporttia siten, että se voidaan tuoda .mdb-tiedostoon ja avata Accessin aiemmalla versiolla:

  1. Luo raportista kopio .accdb-tiedostossa.

  2. Avaa raportin kopio asettelunäkymään.

  3. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu ei tule näkyviin:

    1. Valitse Muoto-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele Painikkeen kuva .

  4. Poista kaikki Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudun rivit valitsemalla kunkin rivin oikealla puolella oleva Poista-painike.

  5. Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna Painikkeen kuva tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  6. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Sulje tietokanta Painikkeen kuva .

  7. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa Painikkeen kuva .

  8. Etsi .mdb-tiedosto, johon haluat tuoda raportin, ja valitse sitten Avaa.

  9. Tuo raportin kopio .mdb-tiedostoon.

    Ohjeet

    1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä Access Painikkeen kuva .

    2. Napsauta Selaa.

    3. Etsi raportin sisältävä .accdb-tiedosto ja valitse Avaa.

    4. Et tuo nyt taulukoita, joten ei ole väliä, valitsetko lähdetietojen tuonnin vai linkityksen lähdetietoihin. Jatka valitsemalla OK.

    5. Valitse Tuo objektit -valintaikkunan Raportit-välilehti.

    6. Valitse raportti, jonka haluat tuoda, ja valitse sitten OK.

    7. Jos tuonti onnistuu, Access kysyy, haluatko tallentaa tuontivaiheet myöhempää käyttöä varten Jos haluat tallentaa vaiheet, valitse Tallenna tuontivaiheet -valintaruutu, kirjoita pyydetyt tiedot ja valitse Tallenna tuonti. Jos et halua tallentaa vaiheita, valitse Sulje.

      Access tuo taulukon ja näyttää sen siirtymisruudussa.

  10. Avaa raportti asettelunäkymään.

  11. Jos Kenttäluettelo ei ole näkyvissä:

    1. Valitse Muoto-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät Painikkeen kuva .

  12. Etsi Yhteydessä olevien taulukoiden käytettävissä olevat kentät -ruudusta taulukko, joka sisältää raporttiin haluamasi kentän. Tämä kenttä tulee sisältämään samat arvot, jotka raportin hakukenttä nyt näyttää.

  13. Vedä kenttä raporttiin.

    Sinulla on nyt kaksi saraketta, joissa on samat tiedot.

  14. Napsauta juuri lisäämääsi näyttökenttää hiiren kakkospainikkeella ja napsauta haluamaasi lajitteluasetusta.

  15. Poista näyttökenttä, jonka juuri lisäsit ja lajittelit.

  16. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu ei tule näkyviin:

    1. Valitse Muoto-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele Painikkeen kuva .

  17. Valitse Lisää ryhmä.

  18. Napsauta Kenttä/lauseke-ponnahdusikkunassa raportissa olevan hakukentän nimeä.

Raportti on nyt lajiteltu ja ryhmitelty samoin kuin .accdb-tiedostossa. Tallenna ja sulje raportti.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×