Ryhmän tai kentän ylimmät tai alimmat arvot sisältävien tietueiden etsiminen

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka ylimmät tai alimmat arvot etsitään tietuejoukosta käyttämällä ylimpien arvojen kyselyä. Ylimpien arvojen kyselyä käytetään, kun halutaan vastaus erilaisiin liiketoimintaan liittyviin kysymyksiin, esimerkiksi siihen, mitkä tuotteet myyvät hyvin ja mitkä eivät myy hyvin.

Valitse haluamasi toimet

Ylimpien arvojen kyselyjen perusteet

Ylimmät tai alimmat arvot sisältävien tietueiden etsiminen

Luokissa tai ryhmissä olevien tietueiden ylimpien tai alimpien arvojen etsiminen

Ylimmät ja alimmat arvot sisältävien tietueiden etsiminen

Ylimpien arvojen kyselyjen perusteet

Ylimpien arvojen kyselyä käytetään, kun halutaan etsiä tietueet, jotka sisältävät ylimmät tai alimmat arvot taulukon kentässä. Ylimpien arvojen kyselyä käytetään, kun halutaan vastaus seuraavanlaisiin kysymyksiin.

  • Mikä on kallein tai halvin tuote?

  • Kenellä kolmella työntekijällä on syntymäpäivä seuraavaksi?

  • Minkä osastojen myynti oli suurin tai pienin kuluvana vuonna?

  • Mitkä tuotteet muodostavat ylimmät tai alimmat viisi prosenttia myynnistä?

  • Mitkä tuotteet kussakin tuoteryhmässä muodostavat ylimmät tai alimmat viisi prosenttia myynnistä?

Lyhyesti sanottuna, ylimpien arvojen kysely lajittelee ja suodattaa tiedot sekä palauttaa sen jälkeen kentän ylimmät tai alimmat arvot. Ylimpien arvojen kyselyn avulla voit etsiä numeerisia (mukaan lukien valuuttamääräisiä) arvoja ja päivämääräarvoja.

Ylimpien arvojen kyselyn luominen tapahtuu pääpiirteissään seuraavasti:

  • Luo joko hakukysely tai summakysely.

    Hakukyselyn avulla etsitään taulukosta ylimmät tai alimmat arvot. Summakyselyn avulla etsitään ylimmät tai alimmat arvot yhdestä tai useasta luokasta. Jos haluat vastauksen esimerkiksi kysymykseen "Mikä on kallein tai halvin tuote", aloita luomalla hakukysely. Jos haluat vastauksen esimerkiksi kysymykseen "Mitkä tuoteryhmien tuotteet muodostavat ylimmät tai alimmat viisi prosenttia myynnistä", käytä summakyselyä. Voit käyttää kumpaa tahansa kyselyä, kun haluat etsiä ylimmät ja alimmat arvot joko tietueiden ryhmästä tai luokkiin kuuluvista tietueista.

  • Käytä kyselyssä lajittelujärjestystä.

  • Käytä kyselyssä muita ehtoja.

  • Määritä niiden tietueiden määrä, jotka haluat kyselyn palauttavan. Voit määrittää prosenttiluvun, kuten ylimmät viisi prosenttia kentän arvoista, tai voit määrittää kiinteän luvun, kuten kentän ylimmät 10 arvoa.

Valitseminen ylimpien arvojen kyselyn ja suodattimen väliltä

Ota huomioon seuraavat asiat, kun päätät, pitäisikö sinun luoda ylimpien arvojen kysely vai käyttää suodatinta:

  • Jos haluat palauttaa tietueet, joiden kenttä sisältää ylimmät tai alimmat arvot, etkä tiedä tarkkoja ylimpiä tai alimpia kentän arvoja (tai niillä ei ole merkitystä), luo ylimpien arvojen kysely.

  • Jos haluat palauttaa kaikki tietueet, joiden kentässä oleva arvo vastaa tai on pienempi tai suurempi kuin arvo, josta olet kiinnostunut, käytä suodatinta. Jos haluat esimerkiksi nähdä tuotteet, joiden hinnat ovat 50–100 dollaria, käytä suodatinta. Seuraavassa kuvassa on mallisuodatin kyselyn rakennenäkymässä ja tulokset, jotka tällainen suodatin voi tuottaa:

    50–100 dollaria maksavat tuotteet

    Lisätietoja suodattimien luomisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Suodatin: Tietueiden määrän rajoittaminen näkymässä.

Ylimpien arvojen kyselyjen luonti- ja käyttösäännöt

Kun jatkat lukemista, muista, että huolimatta siitä, kumpaa kyselylajia (hakukyselyä vai summakyselyä) käytät, sinun on käytettävä kuvaavia tietoja, kuten työntekijöiden tai tuotteiden nimiä, sisältäviä kenttiä, ja kenttää, joka sisältää etsittävät ylimmät tai alimmat arvot, kuten hinta- tai päivämääräkenttää. Voit käyttää useampaa kuin yhtä tietokenttää ja jos haluat käyttää summakyselyä, tietokenttien pitäisi yleensä olla luokkatietoja sisältäviä kenttiä, kuten kaupunki- tai maa-/aluekenttä. Voit jättää luokkatiedot pois vain, kun luot kaikissa tietueissa suoritettavan summakyselyn, kuten "näytä ylimmät viisi prosenttia kalleimmista tilauksista". Voit myös käyttää joko haku- tai summakyselyä, kun haluat etsiä ylimmät ja alimmat arvot tietueiden ryhmästä tai luokkiin kuuluvista tietueista. Lisätietoja on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Luokissa tai ryhmissä olevien tietueiden ylimpien tai alimpien arvojen etsiminen.

Ylimmät tai alimmat arvot sisältävien tietueiden etsiminen

Tässä jaksossa kerrotaan, kuinka luodaan ylimpien arvojen peruskysely ja monimutkaisempi kysely. Ensin esitellään ylimpien arvojen kyselyn perusosat, ja toisessa jaksossa kerrotan, kuinka muutama seuraava työntekijöiden syntymäpäivä etsitään. Ohjeissa käytetään seuraavaa mallitaulukkoa:

Sukunimi

Etunimi

Osoite

Kaupunki

Maa/alue

Syntymäpäivä

Työsuhteen alkamispäivä

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

5.2.1968

10.6.1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22.5.1957

22.11.1996

Guido

Pica

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11.11.1960

11.3.2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Iso-Britannia

22.3.1964

22.6.1998

Hinta

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Meksiko

5.6.1972

5.1.2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23.1.1970

23.4.1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14.4.1964

14.10.2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29.10.1959

29.3.1997

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Iso-Britannia

22.3.1964

20.6.1998

Voit kirjoittaa tämän mallitaulukon tiedot manuaalisesti tai voit kopioida tämän taulukon taulukkolaskentaohjelmaan, kuten Microsoft Office Excel 2007 -ohjelmaan, ja tuoda sen jälkeen tuloksena olevan laskentataulukon Microsoft Office Access 2007 -ohjelman taulukkoon.

Toimintaohjeet

Mallitietojen syöttäminen manuaalisesti

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukko.

    Office Access 2007 lisää tietokantaan uuden, tyhjän taulukon.

    Huomautus: Sinun ei tarvitse noudattaa tätä ohjetta, jos avaat uuden, tyhjän tietokannan, mutta sinun täytyy noudattaa tätä ohjetta aina, kun lisäät tietokantaan taulukon.

  2. Kaksoisnapsauta otsikkorivin ensimmäistä solua ja kirjoita mallitaulukon kentän nimi.

    Oletusarvon mukaan Access merkitsee otsikkorivin tyhjät kentät tekstillä Lisää uusi kenttä:

    Uusi kenttä taulukkonäkymässä

  3. Siirry nuolinäppäimillä seuraavaan tyhjään otsikon soluun ja kirjoita toisen kentän nimi (voit myös painaa SARKAINNÄPPÄINTÄ tai kaksoisnapsauttaa uutta solua). Toista tämä vaihe, kunnes olet syöttänyt kaikkien kenttien nimet.

  4. Syötä mallitaulukon tiedot.

    Kun syötät tietoja, Access päättelee jokaisen kentän tietotyypin. Jos et ole aiemmin käyttänyt relaatiotietokantoja, taulukoiden jokaiselle kentälle määritetään tietotyyppi, kuten Luku, Teksti tai Pvm./klo. Määrittämällä tietotyypit varmistetaan oikea tietojen syöttö ja autetaan estämään virheet, kuten puhelinnumeron käyttäminen laskennassa. Anna Accessin päätellä tietotyyppi näiden mallitaulukoiden osalta.

  5. Kun olet lopettanut tietojen syöttämisen, valitse Tallenna.

    Pikanäppäin  Paina CTRL+S.

    Näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  6. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun mallitaulukon nimi ja valitse sitten OK.

    Käytä kunkin mallitaulukon nimeä, koska toimintaohjeiden kyselyissä käytetään näitä nimiä.

  7. Toista nämä vaiheet, kunnes olet luonut jokaisen tämän jakson alussa mainitun mallitaulukon.

Taulukon kopioiminen taulukkolaskentaohjelmaan

  1. Käynnistä taulukkolaskentaohjelma ja luo uusi, tyhjä tiedosto. Jos käytät Exceliä, se luo oletusarvon mukaan uuden, tyhjän työkirjan.

  2. Kopioi edellisen jakson mallitaulukko ja liitä se ensimmäiseen laskentataulukkoon aloittaen ensimmäisestä solusta.

  3. Anna laskentataulukon nimeksi Työntekijät käyttämällä taulukkolaskentaohjelman nimeämistapaa.

  4. Tallenna laskentataulukkotiedosto sopivaan paikkaan ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Taulukon tuominen Accessiin

  1. Uuteen tai aiemmin luotuun tietokantaan:

    Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä Excel.

    TAI

    Valitse Lisää ja valitse sitten luettelosta taulukkolaskentaohjelma.

    Näyttöön tulee Nouda ulkoiset tiedot - Ohjelman nimi -laskentataulukko.

  2. Valitse Selaa, avaa edellisissä vaiheissa luomasi laskentataulukkotiedosto ja valitse sitten OK.

    Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy.

  3. Oletusarvon mukaan ohjattu toiminto valitsee työkirjasta ensimmäisen laskentataulukon (Työntekijät, jos noudatit edellisen jakson ohjeita), ja laskentataulukon tiedot tulevat ohjatun toiminnon sivun alaosaan. Valitse Seuraava.

  4. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot ja valitse sitten Seuraava.

  5. Jos haluat, käyttämällä ohjatun toiminnon seuraavan sivun Kenttäasetukset-kohdan muokkausruutuja ja luetteloita voit muuttaa kenttien nimiä ja tietotyyppejä tai jättää tuontitoiminnosta pois kenttiä. Muussa tapauksessa valitse Seuraava.

  6. Jätä Lisää perusavain -vaihtoehto valituksi ja valitse Seuraava.

  7. Oletusarvon mukaan Access käyttää laskentataulukon nimeä uuden taulukon nimenä. Hyväksy nimi tai kirjoita jokin toinen nimi ja valitse sitten Valmis.

Huomautus: Jos sinulla ei ole taulukkolaskentaohjelmaa, voit kopioida mallitiedot tekstieditoriin, kuten Muistioon. Lisätietoja tekstitietojen tuomisesta on artikkelissa Tuominen ja linkittäminen tekstitiedostoon.

Ylimpien arvojen peruskyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Muu-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa taulukkoa, jota haluat käyttää kyselyssä, sijoita taulukko rakenneruudukkoon valitsemalla Lisää ja valitse sitten Sulje.

    TAI

    Kaksoisnapsauta taulukkoa.

    Jos käytät mallitietoja, lisää Työntekijät-taulukko kyselyyn.

  3. Lisää kyselyssä käytettävät kentät rakenneruudukkoon. Voit kaksoisnapsauttaa kenttää tai voit vetää ja pudottaa kentän Kenttä-rivin tyhjään soluun.

    Jos käytät mallitaulukkoa, lisää Etunimi-, Sukunimi- ja Syntymäpäivä-kentät.

  4. Napsauta ylimmät tai alimmat arvot sisältävän kentän (Syntymäpäivä-kentän, jos käytät mallitaulukkoa) Lajittele-riviä ja valitse joko Nouseva tai Laskeva.

    Jos arvokenttä sisältää lukuja, kuten hintoja tai myyntilukuja, Nouseva-lajittelujärjestys palauttaa alimmat arvot ja Laskeva-lajittelujärjestys palauttaa ylimmät arvot. Jos arvokenttä sisältää päivämääriä, Laskeva-lajittelujärjestys palauttaa myöhäisimmän päivämäärän, kun taas Nouseva palauttaa aikaisimman päivämäärän.

    Tärkeää: Aseta vain niiden kenttien Lajittele-rivin arvoksi Nouseva tai Laskeva, jotka sisältävät haluamasi ylimmät tai alimmat arvot. Jos määrität lajittelujärjestyksen jollekin muulle kentälle kuin ylimmät tai alimmat arvot sisältävä kenttä – esimerkiksi TuotteenNimi-kentälle Hinta-kentän sijasta – kysely ei palauta haluamiasi tuloksia.

  5. Napsauta Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmän Kaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolipainiketta (Ylimmät arvot -luettelo) ja syötä joko niiden tietueiden määrä tai prosenttiluku, jotka haluat nähdä, tai valitse vaihtoehto luettelosta.

  6. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä napsauttamalla Suorita-painiketta Painikkeen kuva .

  7. Tallenna kysely ja pidä se avoinna seuraavia vaiheita varten.

Tällainen ylimpien arvojen kysely voi vastata peruskysymyksiin, kuten kuka on yrityksen vanhin tai nuorin henkilö. Seuraavassa kerrotaan, kuinka kyselystä tehdään tehokkaampi ja joustavampi käyttämällä lausekkeita ja muita ehtoja. Seuraavan vaiheen ehdot palauttavat seuraavat kolme työntekijöiden syntymäpäivää.

Ehtojen lisääminen kyselyyn

Huomautus: Tässä oletetaan, että käytät edellä kuvattua kyselyä.

  1. Avaa edellä luomasi kysely rakennenäkymään.

  2. Kopioi ja liitä tai kirjoita seuraava lauseke kyselyn rakenneruudukon Syntymäpäivä-sarakkeen oikealla puolella olevaan sarakkeeseen: Lauseke1: DatePart("m",[Syntymäpäivä]). DatePart-funktio hakee Syntymäpäivä-kentän arvon kuukausiosan.

  3. Kopioi ja liitä lausekkeen sisältävän sarakkeen oikealle puolelle seuraava lauseke Lauseke2: DatePart("d",[Syntymäpäivä]). Tässä tapauksessa DatePart-funktio hakee Syntymäpäivä-kentän arvon päiväosan.

  4. Poista kummankin lausekkeen Näytä-rivin valintaruudun valinta sekä napsauta sitten kummankin lausekkeen Lajittele-solua ja valitse Nouseva.

  5. Jos haluat, voit rajoittaa kyselyä määrittämällä ehtoja. Kun ehtoja määritetään, kysely lajittelee vain ehdot täyttävät tietueet ja ilmoittaa ylimmät tai alimmat kentän arvot lajitellusta luettelosta.

    Jatketaan mallitietojen käyttämistä. Kopioi ja liitä Syntymäpäivä-kentän Ehdot-riville seuraava lauseke:

    Month([Syntymäpäivä]) > Month(Date()) Or Month([Syntymäpäivä])= Month(Date()) And Day([Syntymäpäivä])>Day(Date())

    Tämä lauseke tekee seuraavat toimet: Month([Syntymäpäivä]) > Month(Date()) -osa tarkistaa, onko kunkin työntekijän syntymäpäivä tulevassa kuussa, ja jos se on, se sisällyttää kyseiset tietueet kyselyyn. Lausekkeen Month([Syntymäpäivä])= Month(Date()) And Day([Syntymäpäivä])>Day(Date()) -osa tarkistaa, ovatko kuluvan kuukauden syntymäpäivät kuluvana päivänä tai sen jälkeen. Jos ehto on tosi, funktio sisällyttää kyseiset tietueet kyselyn tuloksiin. Yhteenveto: lauseke ohittaa kaikki ne tietueet, joissa syntymäpäivä on tammikuun ensimmäisen päivän ja kyselyn suorituspäivän välillä.

    Lisää esimerkkejä kyselyjen ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

  6. Napsauta Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmän Kaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolipainiketta (Ylimmät arvot -luettelo) ja syötä joko niiden tietueiden määrä tai prosenttiluku, jotka haluat nähdä, tai valitse vaihtoehto luettelosta.

  7. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä napsauttamalla Suorita-painiketta Painikkeen kuva .

Kysely palauttaa odotettua enemmän tietueita

Jos tiedot sisältävät tietueita, joilla on yhteinen päivämääräarvo, ylimpien arvojen kysely saattaa palauttaa enemmän tietoja kuin odotit. Voit esimerkiksi suunnitella ylimpien arvojen kyselyn, joka noutaa kolme työntekijätietuetta, mutta näyttöön tulee itse asiassa neljä tietuetta, koska Wilsonilla ja Edwardsilla on sama syntymäpäivä. Tällainen kysely palauttaa kaikki ylimmät arvot huolimatta siitä, kuinka monella tietueella on kyseiset arvot. Jos haluat sulkea kaksoisarvot pois, voit asettaa Yksilölliset arvot -ominaisuuden arvoksi Kyllä. Tietoja tämän ominaisuuden käyttämisestä on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Näkyvissä on tietueiden kaksoiskappaleita.

Sukunimi

Syntymäpäivä

Johnson

26.9.1968

Jacobsen

2.10.1970

Edwards

15.10.1965

Wilson

15.10.1969

Kysely palauttaa odotettua vähemmän tietueita

Oletetaan, että suunnittelet kyselyn, joka palauttaa kentästä ylimmät tai alimmat viisi tietuetta, mutta näkyvissä on vain kolme tietuetta. Yleensä tällainen ongelma ratkaistaan avaamalla kysely rakennenäkymään ja tarkistamalla, onko rakenneruudukon Ehdot-rivillä ehtoja, jotka ovat tarkoittamaasi rajoittavampia. Lisätietoja ehdoista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

Näkyvissä tietueiden kaksoiskappaleita

Jos ylimpien arvojen kysely palauttaa tietueiden kaksoiskappaleita, joko pohjana olevat taulukot sisältävät tietueiden kaksoiskappaleita tai tietueet näyttävät kaksoiskappaleilta, koska kysely ei sisällä kenttiä, jotka ovat erilaisia eri tietueissa. Esimerkiksi seuraava kysely näyttää viisi viimeksi toimitettua tilausta ja tapahtuman käsitelleen myyjän nimen.

Toimituspäivä

Myyjä

12.11.2004

Fontana

12.11.2004

Moreno

12.10.2004

Osada

12.10.2004

Osada

12.10.2004

Fontana

Kolmas ja neljäs tietue näyttävät kaksoiskappaleilta, mutta se saattaa johtua siitä, että myyjä Osada on käsitellyt kaksi eri tilausta, jotka on toimitettu samana päivänä.

Sen mukaan, mitkä tarpeesi ovat, voit välttyä tietueiden kaksoiskappaleiden palautukselta tekemällä jommankumman seuraavista toimista. Voit muuttaa kyselyn rakennetta lisäämällä kenttiä, kuten Tilaustunnus- ja Asiakastunnus-kentät, jotka auttavat erottamaan tietueet. Jos riittää, että näkyvissä on vain yksi tietueiden kaksoiskappaleista, voit näyttää erilaiset tietueet asettamalla kyselyn Yksilölliset arvot -ominaisuuden arvoksi Kyllä. Kun asetat ominaisuuden arvon kyselyn rakennenäkymässä, tuo kyselyn ominaisuusikkuna näyttöön painamalla F4-näppäintä, etsi Yksilölliset arvot -ominaisuus ja aseta sen arvoksi Kyllä.

Lisätietoja tietueiden kaksoiskappaleiden käsittelemisestä on artikkelissa Kaksoisarvojen etsiminen, piilottaminen tai poistaminen.

Sivun alkuun

Luokissa tai ryhmissä olevien tietueiden ylimpien tai alimpien arvojen etsiminen

Ryhmiin kuuluvien tietueiden ylimmät tai alimmat arvot etsitään luomalla summakysely. Kun jatkat lukemista, muista, että oletusarvon mukaan summakysely voi sisältää vain ryhmätietoja sisältäviä kenttiä, kuten tuoteryhmäkentän, ja ylimmät tai alimmat arvot sisältävän kentän, kuten hintakentän. Summakyselyt eivät voi sisältää muita tuoteryhmän nimikkeitä kuvaavia kenttiä. Voit kuitenkin luoda toisen kyselyn, joka sisältää kenttiä summakyselystä ja muista taulukoista kuvaavia tietoja sisältäviä kenttiä.

Oletetaan, että sinulla on tuotetaulukko ja määrität jokaiselle tuotteelle tuoteryhmän, kuten Lautapelit, Palapelit ja niin edelleen. Jos luot summakyselyn saadaksesi selville kunkin tuoteryhmän kalleimman tuotteen, kysely voi sisältää vain tuoteryhmätietoja sisältäviä kenttiä sekä hintatiedot sisältävän kentän. Oletetaan tässä esimerkissä, että taulukossa on Tuoteryhmän nimi- ja Hinta-nimiset kentät. Kun suoritat tällaisen kyselyn, Access lisää Hinta-kentän alkuun sanan "Suurin_" tai "Pienin_" (valitsemasi funktion perusteella) seuraavasti:

Tuoteryhmän nimi

Suurin_Hinta

Lautapelit

55,00 €

Pulmalelut

43,90 €

Tietokonepelit

263,50 €

Nuket

81,00 €

...

...

Summakysely ei saa sisältää muita kenttiä, jotka auttaisivat kuvaamaan tuotetta (ja tekisivät tiedoista helpommin ymmärrettäviä), kuten seuraavassa tuotenimiä tai toimittajien nimiä sisältävässä esimerkissä:

Tuoteryhmän nimi

Suurin_Hinta

Tuotteen nimi

Toimittajan nimi

Lautapelit

55,000 €

Fun with C++

Proseware, Inc.

Pulmalelut

43,90 €

Relaatiotietokantakaavio

Lucerne Publishing

Tietokonepelit

263,50 €

Computer Geeks and Mythical Creatures

Litware, Inc.

Nuket

81,00 €

Ohjelmoija-toimintahahmo

Contoso, Ltd

...

...

...

...

Jos haluat nähdä kuvaavat tiedot, voit luoda toisen hakukyselyn, jossa summakyselyn kentät on yhdistetty lisätietokenttien kanssa.

Tässä jaksossa kerrotaan, kuinka kunkin tuoteryhmän kalleimmat tuotteet tunnistava summakysely ja hakukysely luodaan. Ohjeissa käytetään seuraavia mallitaulukoita:

Tuoteryhmät-taulukko

Tuoteryhmätunnus

Tuoteryhmän nimi

Kuvaus

1

Lautapelit

Kaikki iät ja taitotasot

2

Pulmalelut

Palapelit, sanapelit ja muut pulmalelut

3

Tietokonepelit

Kaikki konsolit ja taitotasot

4

Nuket

Toimintahahmot, muotinuket

5

Urheiluvälineet

Pallot, vaatteet, verkot

6

Pienoismallit

Lentokoneet, autot, junat

Toimittajat-taulukko

Toimittajatunnus

Toimittajan nimi

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Adventure Works

5

Lucerne Publishing

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd

8

Wide World Importers

9

Wingtip Toys

10

Wide World Importers

11

Litware, Inc.

12

Southridge Video

Tuotteet-taulukko

Tuotteen nimi

Toimittajatunnus

Tuoteryhmätunnus

Hinta

Ohjelmoija-toimintahahmo

7

4

12,95 €

Fun with C++

6

1

15,85 €

Relaatiotietokantakaavio

5

2

22,50 €

The Magical Computer Chip

3

2

32,65 €

Access! The Game!

1

1

22,95 €

Computer Geeks and Mythical Creatures

11

3

78,50 €

Exercise for Computer Geeks! The DVD!

4

5

14,88 €

Ultimate Flying Pizza

2

5

36,75 €

Ulkoinen 5,25 tuuman levykeasema (mittakaava 1:4)

8

6

65,00 €

Esimies-hahmo

9

4

78,88 €

Gloom

12

3

53,33 €

Rakenna oma näppäimistö

1

6

77,95 €

Huomautus: Tuoteryhmät- ja Tuotteet-taulukoiden välillä oletetaan olevan yksi-moneen-yhteys ja samoin Toimittajat- ja Tuotteet-taulukoiden välillä. Tässä tapauksessa taulukoilla on yhteiset Toimittajatunnus- ja Tuoteryhmätunnus-kentät. Seuraavassa kuvattu summakysely ei toimi ilman näitä yhteyksiä.

Summakyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Muu-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Valitse Näytä taulukko -valintaikkunasta taulukot, joita haluat käsitellä, valitse Lisää ja valitse Sulje, kun olet lopettanut taulukoiden lisäämisen.

    TAI

    Kaksoisnapsauta taulukoita, joita haluat käyttää, ja valitse sitten Sulje. Jokainen taulukko näkyy rakenneruudukossa. Jos käytät edellä olevia mallitaulukoita, lisää Tuoteryhmät- ja Tuotteet-taulukot.

  3. Kaksoisnapsauta niitä taulukoiden kenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä.

    Varmista tässä vaiheessa, että lisäät vain ryhmäkenttiä ja arvokentän kyselyyn. Jos käytät edellä olevan taulukon mallitietoja, lisää Tuoteryhmän nimi -kenttä Tuoteryhmät-taulukosta ja Hinta-kenttä Tuotteet-taulukosta.

  4. Jos haluat, voit rajoittaa kyselyä määrittämällä ehdon.

    Vain tietueet, jotka täyttävät ehdot, lajitellaan, ja ylimmät ja alimmat kenttien arvot osoitetaan tässä lajitellussa luettelossa. Jos haluat sulkea pois esimerkiksi Urheilu-tuoteryhmän tuotteet, lisää Tuoteryhmän nimi -kentän Ehdot-riville seuraava lauseke: <>"Urheilu".

    Lisää esimerkkejä kyselyjen ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

  5. Muunna kysely summakyselyksi.

    Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

    Summa-rivi näkyy rakenneruudukossa.

  6. Varmista, että jokaisen ryhmäkentän Summa-solun arvoksi on asetettu Ryhmittelyperuste, ja aseta sitten arvokentän (kentän, joka sisältää ylimmät tai alimmat arvot) Summa-solun arvoksi joko Suurin tai Pienin.

    Suurin palauttaa numeerisen kentän suurimman arvon sekä päivämäärä- ja aikakentän viimeisimmän päivämäärä- tai aika-arvon. Pienin palauttaa numeerisen kentän pienimmän arvon sekä päivämäärä- ja aikakentän aikaisimman päivämäärä- tai aika-arvon. Jos käytät mallitietoja, aseta Tuoteryhmän nimi -kentän Summa-solun arvoksi Ryhmittelyperuste ja Hinta-kentän Summa-solun arvoksi Suurin tai Pienin.

  7. Varmista, että Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmän Ylimmät arvot -luettelon arvona on Kaikki, sekä suorita sitten kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä napsauttamalla Suorita-painiketta Painikkeen kuva .

    Huomautus: Sen mukaan, minkä funktion valitsit vaiheessa 7, Access muuttaa kyselyn arvokentän nimeksi Suurin_KentänNimi tai Pienin_KentänNimi. Jos käytät mallitaulukoita, Access antaa kentän nimeksi Suurin_Hinta tai Pienin_Hinta.

  8. Tallenna kysely ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Kysely ei palauta tuotteiden nimiä eikä muita tietoja tuotteista. Jos haluat nähdä lisätietoja, luo toinen, juuri luomasi kyselyn sisältävä kysely. Seuraavassa kerrotaan, kuinka tämä toinen kysely luodaan.

Enemmän tietoja näyttävän toisen kyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Muu-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Valitse Näytä taulukko-valintaikkunan Kyselyt-välilehti ja kaksoisnapsauta edellisessä jaksossa luomaasi summakyselyä.

  3. Valitse Taulukot-välilehti ja lisää taulukot, joita käytit summakyselyssä, ja taulukot, jotka sisältävät haluamasi muut tiedot.

    Jos käytät edellä esitettyjä mallitaulukoita, lisää uuteen kyselyyn Tuoteryhmät-, Tuotteet- ja Toimittajat-taulukot.

  4. Liitä summakyselyn kentät niitä vastaaviin päätaulukoiden kenttiin vetämällä kukin summakyselyn kenttä sitä vastaavaan kenttään taulukossa.

    Jos käytät mallitietoja, vedä summakyselyn Tuoteryhmän nimi -kenttä Tuoteryhmät-taulukon Tuoteryhmän nimi -kenttään. Vedä sitten summakyselyn Suurin_Hinta-kenttä Tuotteet-taulukon Hinta-kenttään. Näiden liitosten ansiosta uusi hakukysely tuo yhteen summakyselyn tiedot ja muiden taulukoiden tiedot.

  5. Lisää koko kysely rakenneruudukkoon kaksoisnapsauttamalla summakyselyn ikkunassa tähteä ja vedä sitten lisäkentät muista taulukoista kyselyyn.

    Jos käytät mallitaulukoita, kaksoisnapsauta edellä luomaasi summakyselyä ja lisää Tuotteet-taulukosta Tuotenimi-kenttä ja Toimittajat-taulukosta Toimittaja-kenttä.

  6. Jos haluat, voit määrittää lajittelujärjestyksen yhdelle tai usealle sarakkeelle.

    Jos haluat esimerkiksi luetella luokat aakkosjärjestyksessä, aseta Tuoteryhmän nimi -sarakkeen Lajittele-solun arvoksi Nouseva.

  7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Ohjelma suorittaa kyselyn ja näyttää tulokset taulukkonäkymässä.

Vihje    Jos et halua Hinta-sarakkeen otsikon näkyvän muodossa Suurin_Hinta tai Pienin_Hinta, avaa kysely rakennenäkymään ja kirjoita ruudukon Hinta-sarakkeeseen Hinta: Suurin_Hinta tai Hinta: Pienin_Hinta. Sarakkeen otsikoksi tulee Hinta taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Ylimmät ja alimmat arvot sisältävien tietueiden etsiminen

Aiemmin tämän artikkelin ohjeiden mukaan luomasi kyselyt voivat palauttaa ylimmän tai alimman arvon mutta eivät molempia. Jos haluat nähdä kummankin arvojoukon yhdessä näkymässä, sinun täytyy luoda kaksi kyselyä: – kysely, joka noutaa ylimmät arvot, ja kysely, joka noutaa alimmat arvot – sekä yhdistää ja tallentaa tulokset yhteen taulukkoon.

Ylimmät ja alimmat arvot etsitään ja näytetään taulukossa pääpiirteissään seuraavasti:

  • Luo ylimpien arvojen kysely ja alimpien arvojen kysely tai, jos tiedot täytyy ryhmitellä, luo Pienin-ja Suurin-funktioita käyttävät summakyselyt.

  • Muunna ylimpien arvojen kysely (tai Suurin-summakysely) taulukon luovaksi kyselyksi ja luo uusi taulukko suorittamalla tämä kysely.

  • Muunna alimpien arvojen kysely (tai Pienin-summakysely) liittämiskyselyksi ja liitä tietueet ylimpien arvojen taulukkoon suorittamalla tämä kysely.

    Seuraavassa kerrotaan, kuinka kysely luodaan.

    Huomautus: Jos tietokantaa ei ole allekirjoitettu digitaalisesti tai se ei ole luotetussa sijainnissa, Access estää tässä kuvattujen muutoskyselyjen suorittamisen. Ota estetty sisältö käyttöön noudattamalla ensimmäisiä vaiheittaisia ohjeita, ennen kuin yrität luoda tässä kuvatut taulukon luovan kyselyn ja liittämiskyselyn.

    Tietokannan sisällön ottaminen käyttöön

    • Napsauta sanomapalkin Asetukset-painiketta.

      Näyttöön tulee Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkuna.

    • Valitse Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

    • Suorita kysely uudelleen.

      Jos näytössä ei näy sanomapalkkia

    • Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Sanomapalkki.

      Lisätietoja Ei käytössä -tilasta ja Accessin tietoturvasta on artikkelissa Access 2007 -tietokannan suojaaminen.

      Kyselyjen luominen

    • Luo ylimpien ja alimpien arvojen kyselyt.

      Ylimpien ja alimpien arvojen kyselyjen luontiohjeet ovat edellä tämän artikkelin kohdassa Ylimmät ja alimmat arvot sisältävien tietueiden etsiminen. Jos tietueet täytyy ryhmitellä luokan mukaan, katso tässä artikkelissa edellä olevaa kohtaa Luokissa tai ryhmissä olevien tietueiden ylimpien tai alimpien arvojen etsiminen.

    • Tallenna jokainen kysely ja jätä ne avoimiksi seuraavia vaiheita varten.

Taulukon luovan kyselyn luominen

  1. Kun ylimpien arvojen kysely on avoinna rakennenäkymässä:

    Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Taulukon luova kysely.

    Näyttöön tulee Taulukon luova kysely -valintaikkuna.

  2. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun sen taulukon nimi, johon ylin ja alin tietue tallennetaan. Kirjoita esimerkiksi Ylin ja alin tietue ja valitse sitten OK.

    Aina kun suoritat kyselyn, se luo taulukon ja korvaa ylimpien arvojen nykyisillä tiedoilla sen sijaan, että se näyttäisi tulokset taulukkonäkymässä.

  3. Tallenna ja sulje kysely.

Liittämiskyselyn luominen

  1. Avaa alimpien arvojen kysely rakennenäkymään.

  2. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liittämiskysely.

  3. Kirjoita Liittämiskysely-valintaikkunaan nimi, jonka kirjoitit Taulukon luova kysely -valintaikkunaan.

    Kirjoita esimerkiksi Ylin ja alin tietue ja valitse sitten OK. Aina kun suoritat kyselyn, se liittää tietueet Ylin ja alin tietue -taulukkoon sen sijaan, että se näyttäisi tulokset taulukkonäkymässä.

  4. Tallenna ja sulje kysely.

Kyselyjen suorittaminen

Nyt voit suorittaa kyselyt.

  • Kaksoisnapsauta ylimpien arvojen kyselyä tietokantaikkunassa ja valitse sanomissa Kyllä.

  • Kaksoisnapsauta alimpien arvojen kyselyä ja valitse sanomissa Kyllä.

  • Avaa ylimmän ja alimman tietueen taulukko taulukkonäkymään.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×