Ryhmän luominen Outlookissa

Päivitetty: toukokuu 2018

  1. Avaa Outlookin verkkoversio.

  2. Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdan vieressä +-painike. (Jos et näe +-painiketta, liikuta hiiren osoitinta siirtymisruudun päällä.)

    Outlookin verkkoversion vasen siirtymisruutu, jonka Luo-painike on korostettu

    Kysymysmerkki ilmaisee ohjesisällön Eikö Ryhmät näy siirtymisruudussa? IT-osasto ei välttämättä ole ottanut Ryhmät-palvelua käyttöön organisaatiossasi. Pyydä apua IT-osastolta.

  3. Täytä ryhmän tiedot.

  • Ryhmän nimi: Anna nimi, joka kuvaa ryhmän käyttötarkoitusta.

    Saat nimen antamisen jälkeen ehdotuksen sähköpostiosoitteeksi. Ei käytettävissä tarkoittaa, että ryhmän nimi on jo käytössä. Kokeile toista nimeä. Huomaa, että kun olet valinnut ryhmän nimen, sitä ei voi muuttaa.

  • Kuvaus: Voit halutessasi lisätä kuvauksen, jotta muut ymmärtävät ryhmän käyttötarkoituksen. Tämä kuvaus sisällytetään tervetulosähköpostiviestiin, kun muut liittyvät ryhmään.

  • Tietosuoja: Ryhmät luodaan oletusarvoisesti yksityisiksi. Tämä tarkoittaa, että vain organisaatiosi hyväksytyt jäsenet voivat nähdä, mitä ryhmän sisällä on. Kukaan muu organisaatiossa oleva henkilö, jota ei ole hyväksytty, ei voi nähdä ryhmän sisältöä.

    • Valitse Julkinen, jos haluat luoda ryhmän, jonka sisältöä voivat tarkastella kaikki organisaation työntekijät ja jonka jäseniksi he voivat tulla.

    • Valitse Yksityinen, jos haluat luoda ryhmän, jonka jäsenyys edellyttää hyväksyntää ja jossa vain jäsenet voivat tarkastella ryhmän sisältöä.

  • Luokitus: Valitse luokitus. Käytettävissä olevat vaihtoehdot määräytyvät organisaatiosi määritysten mukaan.

  • Lähetä kaikki ryhmän keskustelut ja tapahtumat jäsenten Saapuneet-kansioihin Voit valinnaisesti valita tämän ruudun ja antaa jäsenille mahdollisuuden nähdä kaikki ryhmän keskustelut ja tapahtumat postilaatikoissaan sen sijaan, että he joutuisivat siirtymään erillisiin ryhmien työtiloihin. Jäsenet voivat muuttaa tätä asetusta omien postilaatikoidensa osalta.

  • Valitse Luo.

Täytetyt tiedot sisältävät ryhmäruudun luominen

Office 365 -ryhmä eroaa yhteystietoryhmästä (kutsuttiin aiemmin nimellä jakeluluettelo). Yhteystietoryhmä on joukko sähköpostiosoitteita, joiden avulla voit lähettää sähköpostiviestin tai kokouskutsun kerralla kaikille. Tietoja yhteystietoryhmän luomisesta on kohdassa Yhteystietoryhmän luominen.

  1. Avaa Outlook 2016.

  2. Valitse Aloitus > Uusi ryhmä.

    Ryhmäasetukset Outlookin päävalintanauhassa

    Kysymysmerkki ilmaisee ohjesisällön Eikö Uusi ryhmä -vaihtoehtoa näy valintanauhassa? IT-osasto ei välttämättä ole ottanut Ryhmät-palvelua käyttöön organisaatiossasi. Pyydä apua IT-osastolta.

  3. Täytä ryhmän tiedot.

  • Ryhmän nimi: Anna nimi, joka kuvaa ryhmän käyttötarkoitusta.

    Saat nimen antamisen jälkeen ehdotuksen sähköpostiosoitteeksi. Ei käytettävissä tarkoittaa, että ryhmän nimi on jo käytössä. Kokeile toista nimeä. Huomaa, että kun olet valinnut ryhmän nimen, sitä ei voi muuttaa.

  • Kuvaus: Voit halutessasi lisätä kuvauksen, jotta muut ymmärtävät ryhmän käyttötarkoituksen. Tämä kuvaus sisällytetään tervetulosähköpostiviestiin, kun muut liittyvät ryhmään.

  • Luokitus: Valitse luokitus. Käytettävissä olevat vaihtoehdot määräytyvät organisaatiosi määritysten mukaan.

  • Tietosuoja: Ryhmät luodaan oletusarvoisesti yksityisiksi. Tämä tarkoittaa, että vain organisaatiosi hyväksytyt jäsenet voivat nähdä, mitä ryhmän sisällä on. Kukaan muu organisaatiossa oleva henkilö, jota ei ole hyväksytty, ei voi nähdä ryhmän sisältöä.

    • Valitse Julkinen, jos haluat luoda ryhmän, jonka sisältöä voivat tarkastella kaikki organisaation työntekijät ja jonka jäseniksi he voivat tulla.

    • Valitse Yksityinen, jos haluat luoda ryhmän, jonka jäsenyys edellyttää hyväksyntää ja jossa vain jäsenet voivat tarkastella ryhmän sisältöä.

  • Lähetä kaikki ryhmän keskustelut ja tapahtumat jäsenten Saapuneet-kansioihin Voit valinnaisesti valita tämän ruudun ja antaa jäsenille mahdollisuuden nähdä kaikki ryhmän keskustelut ja tapahtumat postilaatikoissaan sen sijaan, että he joutuisivat siirtymään erillisiin ryhmien työtiloihin. Jäsenet voivat muuttaa tätä asetusta omien postilaatikoidensa osalta.

  • Valitse Luo.

Ryhmän luominen

Huomautus: Tämä ominaisuus on niiden Office Insider -osallistujien saatavilla, joilla on Office 365 -tilaus. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio.

  1. Avaa Outlook for Mac.

  2. Valitse Tiedosto > Uusi > Ryhmä.

    Kysymysmerkki ilmaisee ohjesisällön Eikö Ryhmä-vaihtoehtoa näy valikossa? IT-osasto ei välttämättä ole ottanut Ryhmät-palvelua käyttöön organisaatiossasi. Pyydä apua IT-osastolta.

  3. Täytä ryhmän tiedot:

    • Ryhmän nimi: Anna nimi, joka kuvaa ryhmän käyttötarkoitusta.

      Saat nimen antamisen jälkeen ehdotuksen sähköpostiosoitteeksi. Ei käytettävissä tarkoittaa, että ryhmän nimi on jo käytössä. Kokeile toista nimeä. Huomaa, että kun olet valinnut ryhmän nimen, sitä ei voi muuttaa.

    • Kuvaus: Voit halutessasi lisätä kuvauksen, jotta muut ymmärtävät ryhmän käyttötarkoituksen. Tämä kuvaus sisällytetään tervetulosähköpostiviestiin, kun muut liittyvät ryhmään. Valitse Seuraava.

    • Lisää jäseniä ryhmään kirjoittamalla jäsenten sähköpostiosoitteet tai valitsemalla heidät yhteystietoluettelosta. Voit lisätä ryhmään vieraita, jotka ovat koulusi tai organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä.

    • Tietosuoja: Ryhmät luodaan oletusarvoisesti yksityisiksi. Tämä tarkoittaa, että vain organisaatiosi hyväksytyt jäsenet voivat nähdä, mitä ryhmän sisällä on. Kukaan muu organisaatiossa oleva henkilö, jota ei ole hyväksytty, ei voi nähdä ryhmän sisältöä.

      • Valitse Julkinen, jos haluat luoda ryhmän, jonka sisältöä voivat tarkastella kaikki organisaation työntekijät ja jonka jäseniksi he voivat tulla.

      • Valitse Yksityinen, jos haluat luoda ryhmän, jonka jäsenyys edellyttää hyväksyntää ja jossa vain jäsenet voivat tarkastella ryhmän sisältöä.

    • Luokitus: Valitse luokitus. Käytettävissä olevat vaihtoehdot määräytyvät organisaatiosi määritysten mukaan.

    Näyttää Luo ryhmä -käyttöliittymän Macissa

  4. Valitse Luo. Saat tervetuloviestin äskettäin luotuun ryhmän Saapuneet-kansioon.

  1. Avaa Outlook-mobiilisovellus.

  2. Valitse Ryhmät kansioruudusta.

    Ryhmät-kansio siirtymisruudussa

    Kysymysmerkki ilmaisee ohjesisällön Eikö Ryhmät näy kansioruudussa? IT-osasto ei välttämättä ole ottanut Ryhmät-palvelua käyttöön organisaatiossasi. Pyydä apua IT-osastolta.

  3. Napauta Ryhmät-otsikossa +.

    Luo ryhmä napauttamalla plusmerkkiä näytön oikeassa yläkulmassa

  4. Kirjoita Uusi ryhmä -sivulla ryhmän nimi > Seuraava.

  5. Määritä Asetukset-sivulla tarvittavat tiedot, kuten tietosuojataso (julkinen tai yksityinen) ja luokitus. Valitse myös, seuraavatko ryhmän jäsenet ryhmän keskusteluja ja tapahtumia omissa Saapuneet-kansioissaan.

  6. Napauta Luo-kohtaa.

  7. Lisää jäseniä ryhmään kirjoittamalla jäsenten sähköpostiosoitteet tai valitsemalla heidät yhteystietoluettelosta. Voit lisätä vieraita ryhmään.

  8. Napauta Lisää-kohtaa. Saat tervetuloviestin äskettäin luotuun ryhmän Saapuneet-kansioon.

PLC-ryhmän luominen Outlookissa (Office 365 Education)

Ammatillisen oppimisen yhteisö (PLC) -ryhmä on Office 365 -ryhmätyyppi, joka tarjoaa opettajille jaetun tilan yhteistyötä varten. PLC-ryhmät ovat saatavilla Office 365 Education -palvelupaketeissa.

PLC muistuttaa paljon muita Office 365 -ryhmiä. Se sisältää jaetun postilaatikon ja kalenterin, jaetun tiedostokirjaston ja OneNote-muistikirjan. Muistikirja on suunniteltu opettajille. Se sisältää malleja ja resursseja, joista opettajat voivat saada ideoita ja ohjeita.

PLC:n luominen

IT-osasto voi ottaa ryhmien luomisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä organisaatiossasi. Jos et voi luoda ryhmiä näiden ohjeiden avulla, ota yhteyttä IT-osastoosi.

  1. Avaa Outlookin verkkoversio.

  2. Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdan vieressä +-painike. (Jos et näe +-painiketta, liikuta hiiren osoitinta siirtymisruudun päällä.)

    Outlookin verkkoversion vasen siirtymisruutu, jonka Luo-painike on korostettu

  3. Napsauta Ammatillisen oppimisen yhteisö -ruudussa Seuraava.

  4. Kirjoita Ryhmän nimi -ruutuun nimi, joka kuvaa lyhyesti ryhmän käyttötarkoitusta.

  5. Ehdotettu sähköpostiosoite on käytettävissä. Jos näet Ei käytettävissä -ilmoituksen, ryhmän nimi on jo käytössä. Kokeile jotakin toista nimeä. Huomaa, että kun ryhmätunnus on valittu, sitä ei voi enää muuttaa.

  6. Kirjoita Kuvaus-kohtaan ryhmän yksityiskohtainen kuvaus, jotta muut ymmärtävät sen käyttötarkoituksen. Tämä kuvaus sisällytetään tervetulosähköpostiviestiin, kun muut liittyvät ryhmään.

  7. Toimi Tietosuoja-kohdassa seuraavasti:

    • Jos haluat luoda ryhmän, jonka jäsenyys edellyttää ryhmän omistajan hyväksyntää ja jossa vain jäsenet voivat tarkastella ryhmän sisältöä, valitse Yksityinen.

    • Jos haluat luoda ryhmän, jonka sisältöä kaikki henkilöt oppilaitoksessasi tai organisaatiossasi voivat tarkastella ja jonka jäseniksi he voivat liittyä, valitse Julkinen.

  8. Voit myös valita Lähetä kaikki ryhmäkeskustelut ja tapahtumat jäsenten Saapuneet-laatikkoon. Tätä suositellaan, kun jäsenet kuuluvat useisiin ryhmiin, koska tällä tavalla he näkevät kaikki ryhmäkeskustelut ja -tapahtumat Saapuneet-kansiossaan ilman, että heidän täytyy siirtyä ryhmän työtilaan. Tämä asetus koskee kaikkia käyttäjiä, jotka lisäät ryhmään nyt tai jotka liittyvät siihen myöhemmin. Jokainen jäsen voi muokata tätä asetusta ryhmään liittymisen jälkeen.

  9. Valitse Luo.

    Luo-painike on näytön yläreunassa.

  10. Jos olet valmis lisäämään jäseniä äskettäin luomaasi ryhmään, jatka käyttämällä ryhmän luomisen ohjattua toimintoa. Valitse muutoin Ei nyt. Voit aina palata takaisin ja lisätä jäseniä myöhemmin.

  11. Uusi ryhmä tulee näkyviin vasemman reunan siirtymispalkkiin. Lisäksi saat tervetulosähköpostiviestin ryhmän Saapuneet-kansioon.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Jäsenten lisääminen ryhmään

Ryhmän luominen Yammerissa

Lisätietoja Office 365 -ryhmistä

Liity Outlookin ryhmään

Kokouksen luominen ryhmän kalenteriin

Ryhmän poistaminen

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×