Ryhmän luominen Outlookissa

Päivitetty: lokakuussa 2017

Ryhmät on Office 365:n ominaisuus, joka tarjoaa jaetun työtilan yhteiskäyttöä ja jakamista varten. Työtilassa on jaettu Saapuneet-kansio, kalenteri, tiedostokirjasto, OneNote-muistikirja ja suunnittelutyökalu.

Office 365-ryhmä eroaa yhteystietoryhmästä (kutsuttiin aiemmin nimellä jakeluluettelo). Yhteystietoryhmä on joukko sähköpostiosoitteita. Voit yhteystietoryhmän avulla lähettää sähköpostiviestin tai kokouskutsun kerralla kaikkiin osoitteisiin. Katso yhteystietoryhmän luomisesta kohdasta Yhteystietoryhmän luominen.

Vihjeitä: Voit myös luoda ryhmän tästä:

Ryhmän luominen

IT-osasto voi ottaa ryhmien luomisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä organisaatiossasi. Jos et voi luoda ryhmiä näiden ohjeiden avulla, ota yhteyttä IT-osastoosi.

  1. Avaa Outlookin verkkoversio.

  2. Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdan vieressä +-painike. (Jos et näe +-painiketta, liikuta hiiren osoitinta siirtymisruudun päällä.)

    Outlookin verkkoversion vasen siirtymisruutu, jonka Luo-painike on korostettu

  3. Kirjoita Valitse nimi -ruutuun ryhmän nimi, joka kuvaa lyhyesti ryhmän henkeä.

  4. Saat ehdotuksen sähköpostiosoitteeksi.

    Jos näet Ei käytettävissä -merkinnän, ryhmän nimi on jo käytössä. Kokeile tässä tapauksessa jotain toista nimeä. Ota huomioon, että ryhmän nimeä ei voi vaihtaa enää myöhemmin.

  5. Kirjoita kohtaan Lisää kuvaus ryhmän yksityiskohtainen kuvaus, jotta muut ymmärtävät sen käyttötarkoituksen. Tämä kuvaus sisällytetään tervetulosähköpostiviestiin, kun muut liittyvät ryhmään.

  6. Toimi Tietosuoja-kohdassa seuraavasti:

    • Jos haluat valita ryhmän, jonka sisältöä voivat tarkastella kaikki organisaation työntekijät ja jonka jäseniksi he voivat tulla, valitse Julkinen.

    • Jos haluat luoda ryhmän, jonka jäsenyys edellyttää ryhmän omistajan hyväksyä ja jossa vain jäsenet voivat tarkastella ryhmän sisältöä, valitse Yksityinen.

  7. Voit myös valita Lähetä kaikki ryhmäkeskustelut ja tapahtumat jäsenten Saapuneet-laatikkoon. Tätä suositellaan, kun jäsenet kuuluvat useisiin ryhmiin, koska tällä tavalla he näkevät kaikki ryhmäkeskustelut ja -tapahtumat Saapuneet-kansiossaan ilman, että heidän täytyy siirtyä ryhmän työtilaan. Tämä asetus koskee kaikkia käyttäjiä, jotka lisäät ryhmään nyt tai jotka liittyvät siihen myöhemmin. Jokainen jäsen voi muokata tätä asetusta ryhmään liittymisen jälkeen.

  8. Valitse Luo.

    Täytetyt tiedot sisältävät ryhmäruudun luominen

  9. Jos olet valmis lisäämään jäseniä äskettäin luomaasi ryhmään, jatka käyttämällä ryhmän luomisen ohjattua toimintoa. Valitse muutoin Ei nyt. Voit aina palata takaisin ja lisätä ryhmän jäseniä myöhemmin.

Ryhmän luominen

IT-osasto voi ottaa ryhmien luomisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä organisaatiossasi. Jos et voi luoda ryhmiä näiden ohjeiden avulla, ota yhteyttä IT-osastoosi.

  1. Avaa Outlook 2016.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä Uusi ryhmä.

    Ryhmäasetukset Outlookin päävalintanauhassa

  3. Anna pyydetyt tiedot Luo ryhmä -ikkunassa, esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, kuvaus, luokitus ja suojaustaso (julkinen tai yksityinen). Et voi vaihtaa ryhmän sähköpostiosoitetta enää ryhmän luomisen jälkeen.

    Ryhmän luominen

  4. Valitse Lisäasetukset ja valitse ryhmäkeskusteluiden valintaruutu, jos haluat, että jäsenet saavat ryhmäsähköpostit omiin Saapuneet-kansioihinsa. Jos haluat, että jäsenet käyttävät ryhmän sähköpostia vain ryhmän Saapuneet-kansiossa, jätä tämä valintaruutu valitsematta. Valitse lopuksi Luo.

  5. Lisää ryhmän jäsenet (et voi lisätä ulkoisia käyttäjiä tällä hetkellä), kuvaus ja valokuva ja napsauta sitten OK. Voit myös lisätä jäseniä myös ryhmän luomisen jälkeen.

    Uuden ryhmän luominen

  6. Napsauta Lisää. Uusi ryhmä tulee näkyviin vasemman reunan siirtymispalkkiin. Lisäksi saat tervetulosähköpostiviestin ryhmän Saapuneet-kansioon.

Ryhmän luominen Outlook Mobile -sovelluksessa

IT-osasto voi ottaa ryhmien luomisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä organisaatiossasi. Jos et voi luoda ryhmiä näiden ohjeiden avulla, ota yhteyttä IT-osastoosi.

  1. Avaa Outlook Mobile -sovellus.

  2. Valitse Ryhmät kansioruudusta.

    Ryhmät-kansio siirtymisruudussa

  3. Napauta Ryhmät-otsikossa +.

    Luo ryhmä napauttamalla plusmerkkiä näytön oikeassa yläkulmassa

  4. Kirjoita Uusi ryhmä -sivulla ryhmän nimi > Seuraava.

  5. Määritä Asetukset-sivulla tarvittavat tiedot, kuten tietosuojataso (julkinen tai yksityinen) ja luokitus. Valitse myös, seuraavatko ryhmän jäsenet ryhmän keskusteluja ja tapahtumia omissa Saapuneet-kansioissaan.

  6. Napauta Luo-kohtaa.

  7. Lisää jäseniä ryhmään kirjoittamalla jäsenten sähköpostiosoitteet tai valitsemalla heidät yhteystietoluettelosta. Voit lisätä vieraita ryhmään.

  8. Napauta Seuraava-kohtaa. Saat tervetuloviestin äskettäin luotuun ryhmän Saapuneet-kansioon.

PLC-ryhmän luominen Outlookissa (Office 365 for Education)

Ammatillisen oppimisen yhteisö (PLC) -ryhmä on Office 365 -ryhmätyyppi, joka tarjoaa opettajille jaetun tilan yhteistyötä varten. PLC-ryhmät ovat saatavilla Office 365 Education -palvelupaketeissa.

PLC muistuttaa paljon muita Office 365 -ryhmiä. Se sisältää jaetun postilaatikon ja kalenterin, jaetun tiedostokirjaston ja OneNote-muistikirjan. Muistikirja on suunniteltu opettajille. Se sisältää malleja ja resursseja, joista opettajat voivat saada ideoita ja ohjeita.

PLC:n luominen

IT-osasto voi ottaa ryhmien luomisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä organisaatiossasi. Jos et voi luoda ryhmiä näiden ohjeiden avulla, ota yhteyttä IT-osastoosi.

  1. Avaa Outlookin verkkoversio.

  2. Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdan vieressä +-painike. (Jos et näe +-painiketta, liikuta hiiren osoitinta siirtymisruudun päällä.)

    Outlookin verkkoversion vasen siirtymisruutu, jonka Luo-painike on korostettu

  3. Napsauta Ammatillisen oppimisen yhteisö -ruudussa Seuraava.

  4. Kirjoita Valitse nimi -ruutuun ryhmän nimi, joka kuvaa lyhyesti ryhmän henkeä.

  5. Ehdotettu sähköpostiosoite on käytettävissä. Jos näet Ei käytettävissä -ilmoituksen, ryhmän nimi on jo käytössä. Kokeile jotakin toista nimeä. Huomaa, että kun ryhmätunnus on valittu, sitä ei voi enää muuttaa.

  6. Kirjoita kohtaan Lisää kuvaus ryhmän yksityiskohtainen kuvaus, jotta muut ymmärtävät sen käyttötarkoituksen. Tämä kuvaus sisällytetään tervetulosähköpostiviestiin, kun muut liittyvät ryhmään.

  7. Toimi Tietosuoja-kohdassa seuraavasti:

    • Jos haluat luoda ryhmän, jonka sisältöä kaikki henkilöt oppilaitoksessasi tai organisaatiossasi voivat tarkastella ja jonka jäseniksi he voivat liittyä, valitse Julkinen.

    • Jos haluat luoda ryhmän, jonka jäsenyys edellyttää ryhmän omistajan hyväksyä ja jossa vain jäsenet voivat tarkastella ryhmän sisältöä, valitse Yksityinen.

  8. Voit myös valita Lähetä kaikki ryhmäkeskustelut ja tapahtumat jäsenten Saapuneet-laatikkoon. Tätä suositellaan, kun jäsenet kuuluvat useisiin ryhmiin, koska tällä tavalla he näkevät kaikki ryhmäkeskustelut ja -tapahtumat Saapuneet-kansiossaan ilman, että heidän täytyy siirtyä ryhmän työtilaan. Tämä asetus koskee kaikkia käyttäjiä, jotka lisäät ryhmään nyt tai jotka liittyvät siihen myöhemmin. Jokainen jäsen voi muokata tätä asetusta ryhmään liittymisen jälkeen.

  9. Valitse Luo.

    Luo-painike on näytön yläreunassa.

  10. Jos olet valmis lisäämään jäseniä äskettäin luomaasi ryhmään, jatka käyttämällä ryhmän luomisen ohjattua toimintoa. Valitse muutoin Ei nyt. Voit aina palata takaisin ja lisätä jäseniä myöhemmin.

  11. Uusi ryhmä tulee näkyviin vasemman reunan siirtymispalkkiin. Lisäksi saat tervetulosähköpostiviestin ryhmän Saapuneet-kansioon.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Lisätietoja Office 365 -ryhmistä
Outlook Mobile -ryhmien ja Outlook Groups -ryhmien vertailu
Ryhmään liittyminen Outlookissa
Kokouksen ajoittaminen ryhmän kalenterissa
Ryhmän poistaminen

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×