Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen Outlook 2016:ssa

Päivitetty: huhtikuu 2017

Ryhmien jäseniä tulee ja menee, aivan kuten projektejakin. Sinun täytyy varmasti jossain vaiheessa lisätä ja poistaa ryhmän jäseniä, ehkä jopa ryhmien omistajia.

Kuka tahansa ryhmän jäsen voi kutsua ryhmään jäseniä, mutta vain ryhmän omistaja voi poistaa ryhmän jäseniä. Ryhmän omistaja on oletusarvoisesti ryhmän luonut henkilö, mutta omistajiksi voidaan määrittää muitakin.

Käyttäjien kutsuminen ryhmiin tapahtuu julkisissa ryhmissä hieman eri tavalla kuin yksityisissä ryhmissä. Yksityiset ryhmät edellyttävät omistajan hyväksynnän ennen kuin kutsuttu käyttäjä voi liittyä ryhmään. Määritä, minkä tyyppiseen ryhmään olet kutsumassa jäsentä – julkiseen vai yksityiseen – ja noudata seuraavia ohjeita.

Haluatko kutsua ryhmään vieraan? Noudata Vieraiden lisääminen ryhmään -kohdan ohjeita.

Julkinen ryhmä
  1. Avaa Outlookin verkkoversio.

  2. Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdassa haluamasi ryhmä.

    Outlookin vasen siirtymisruutu Office 365:ssä

  3. Valitse ryhmän ylätunnisteessa Lisää toimintoja -kuvake > Kutsu muita.

    Huomautus: Eikö näytöllä lue Kutsu muita? Tämä on uusi ominaisuus, jota ollaan ottamassa käyttöön maailmanlaajuisesti kaikille Office 365 -asiakkaille. Jos sitä ei näy näytöllä, ominaisuutta ei ole vielä ehditty lisätä tilillesi. Saat sen käyttöösi pian.

  4. Tee jokin seuraavista toimista:

    • Valitse Kopioi, niin voit liittää ryhmän liittymislinkin sähköpostiviestiin, jonka olet jo aloittanut

    • Valitse Sähköposti, niin aloitat uuden viestin, johon on upotettuna Liity ryhmään napsauttamalla tätä -linkki. Vastaanottaja voi liittyä ryhmään napsauttamalla tätä linkkiä.

      Upota sähköpostiviestin liittymislinkki valitsemalla Kopioi tai Sähköposti
  5. Kirjoita viesti loppuun ja valitse Lähetä.

Yksityinen ryhmä
  1. Avaa Outlookin verkkoversio.

  2. Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdassa haluamasi ryhmä.

    Outlookin vasen siirtymisruutu Office 365:ssä

  3. Valitse ryhmän ylätunnisteessa Lisää toimintoja -kuvake > Kutsu muita.

  4. Tee jokin seuraavista toimista:

    • Valitse Kopioi, niin voit liittää ryhmän liittymislinkin sähköpostiviestiin, jonka olet jo aloittanut

    • Valitse Sähköposti, niin aloitat uuden viestin, jossa on upotettuna Lähetä pyyntö -linkki. Vastaanottajan on lähetettävä liittymispyyntö ryhmän omistajalle napsauttamalla linkkiä.

      Upota sähköpostiviestin liittymislinkki valitsemalla Kopioi tai Sähköposti
  5. Kirjoita viesti loppuun ja valitse Lähetä.

Vihje: Voit myös lisätä jäseniä ryhmään Jäsenet-sivulta valitsemalla Jäsen-kuvake ryhmissä > Lisää jäseniä.

Kun lisäät ryhmään vieraita, joita kutsutaan myös ulkoisiksi käyttäjäksi, annat heille oikeuden käyttää kaikkea ryhmän sisäistä tietoa. Tämä sisältää sähköpostit, kalenterin, projektimuistiinpanot, projektitiedostot ja projektisuunnitelmat. Vieraat eivät näe Ryhmät-solmua Outlookin siirtymisruudussa, mutta he vastaanottavat ryhmän sähköpostiviestit ja tiedostolinkit Saapuneet-kansioon.

Ryhmien otsikko osoittaa, onko ryhmässä vieraskäyttäjiä. Ilmaisimia ovat teksti ja maapallokuvake, kuten tässä esimerkissä.

Visuaaliset merkit siitä, että ryhmään sisältyy vieraita

Jäsenet-sivu sisältää myös visuaalisia ilmaisimia, jotka osoittavat vierasjäsenet.

Vierasjäsenen visuaalinen ilmaisin

Kun kutsut vierailijan ryhmään, hän saa sähköpostissa ilmoituksen ryhmään lisäämisestä. Hän alkaa saada ryhmäkeskustelut ja kalenteritapahtumat Saapuneet-kansioonsa. Mutta vierasjäsenet eivät voi kuitenkaan nähdä tai tehdä ryhmässä aivan kaikkea. Esimerkiksi vieraat eivät voi:

  • Olla ryhmän omistajia

  • Nähdä yleistä osoiteluetteloa

  • Nähdä kaikki ryhmän jäsenten yhteystietokorttien tiedot

  • Nähdä ryhmän jäsenyydet

Ryhmän omistaja voi kumota vieraskäyttäjän käyttöoikeudet milloin tahansa.

Vieraiden lisääminen ryhmään

  1. Avaa Outlookin verkkoversio.

  2. Valitse siirtymisruudussa Ryhmät-kohdassa haluamasi ryhmä.

  3. Valitse ryhmän ylätunnisteessa Lisää toimintoja -kuvake > Jäsenet.

  4. Valitse Lisää jäseniä.

  5. Anna lisättävän vieraan sähköpostiosoite. Näet viestin, jossa ilmoitetaan, että omistajan on hyväksyttävä vieraan lisäys.

    Varoitusviesti vieraiden lisäämisestä ryhmiin

  6. Valitse Tallenna.

Sinun on oltava ryhmän omistaja, jotta voit poistaa jäseniä. Mistä tiedän, olenko ryhmän omistaja?

  1. Näytä kaikki ryhmän jäsenet valitsemalla ryhmän ylätunnisteesta Kaikki.

    Ryhmien ylätunniste, jossa Kaikki-painike on korostettuna

  2. Vie osoitin sen jäsenen nimen päälle, jonka haluat poistaa, ja valitse sitten Lisää toimintoja -kuvake > Poista ryhmästä.

  1. Näytä kaikki ryhmän omistajat valitsemalla ryhmän ylätunnisteesta Omistajat.

    Ryhmien ylätunniste, jossa Omistajat-linkki on korostettuna

Sinun on oltava ryhmän omistaja, jotta voit ylentää ryhmän jäsenen.

  1. Valitse ryhmän ylätunnisteesta Kaikki.

    Ryhmien ylätunniste, jossa Kaikki-painike on korostettuna

  2. Vie osoitin sen jäsenen nimen päälle, jonka haluat ylentää, ja valitse Lisää toimintoja -kuvake >Aseta omistajaksi.

Kun alennat omistajan jäseneksi, muista, että ryhmällä on oltava ainakin yksi omistaja. Vain ryhmän omistajat voivat alentaa käyttäjiä.

  1. Valitse ryhmän ylätunnisteesta Omistajat.

    Ryhmien ylätunniste, jossa Omistajat-linkki on korostettuna

  2. Vie osoitin sen jäsenen nimen päälle, jonka haluat ylentää, ja valitse Lisää toimintoja -kuvake >Omistaja-aseman poistaminen.

  1. Avaa Outlook 2016.

  2. Valitse ryhmä vasemman siirtymispalkin Ryhmät-kohdassa.

    Valitse ryhmä vasemman reunan siirtymisruudussa

  3. Valitse Ryhmät-valintanauhassa Lisää jäseniä.

    Valintanauhan Lisää jäseniä -painikkeen valitseminen

  4. Hae Lisää henkilöitä -ruudussa organisaatiosi henkilöitä joko koko nimen tai sähköpostiosoitteen perusteella ja valitse sitten lisättävät nimet.

    Uusien jäsenten lisääminen

    Vihje: Jos haluat lisätä useita henkilöitä samalla kertaa, lisää nimet tai sähköpostiosoitteet puolipisteellä eroteltuina.

  5. Valitse OK.

Kun lisäät ryhmään vieraita, joita kutsutaan myös ulkoisiksi käyttäjäksi, annat heille oikeuden käyttää kaikkea ryhmän sisäistä tietoa. Tämä sisältää sähköpostit, kalenterin, projektimuistiinpanot, projektitiedostot ja projektisuunnitelmat. Vieraat eivät näe Ryhmät-solmua Outlookin siirtymisruudussa, mutta he vastaanottavat ryhmän sähköpostiviestit ja tiedostolinkit Saapuneet-kansioon.

Ryhmien otsikko osoittaa, onko ryhmässä vieraskäyttäjiä. Ilmaisimia ovat teksti ja maapallokuvake, kuten tässä esimerkissä.

Vieraan jäsenyys näkyy ryhmän ylätunnisteessa

Kun kutsut vierailijan ryhmään, hän saa sähköpostissa ilmoituksen ryhmään lisäämisestä. Hän alkaa saada ryhmäkeskustelut ja kalenteritapahtumat Saapuneet-kansioonsa. Mutta vierasjäsenet eivät voi kuitenkaan nähdä tai tehdä ryhmässä aivan kaikkea. Esimerkiksi vieraat eivät voi:

  • Olla ryhmän omistajia

  • Nähdä yleistä osoiteluetteloa

  • Nähdä kaikki ryhmän jäsenten yhteystietokorttien tiedot

  • Nähdä ryhmän jäsenyydet

Ryhmän omistaja voi kumota vieraskäyttäjän käyttöoikeudet milloin tahansa.

Vieraiden lisääminen ryhmään

  1. Avaa Outlook 2016.

  2. Valitse ryhmä vasemman siirtymispalkin Ryhmät-kohdassa.

    Valitse ryhmä vasemman reunan siirtymisruudussa

  3. Valitse Ryhmät-valintanauhassa Lisää jäseniä.

    Valintanauhan Lisää jäseniä -painikkeen valitseminen

  4. Lisää vieraan sähköpostiosoite Lisää henkilöitä -ruutuun ja valitse Enter. Punainen teksti muistuttaa, että vieraat voivat käyttää ryhmän sisältöä.

    Näkyviin tulee muistutus siitä, että vieraat voivat käyttää ryhmän sisältöä.

  5. Valitse OK.

  1. Valitse ryhmä vasemman siirtymispalkin Ryhmät-kohdassa.

    Valitse ryhmä vasemman reunan siirtymisruudussa

  2. Valitse valintanauhasta Muokkaa ryhmää.

    Ryhmän muokkaaminen Outlook 2016:ssa

  3. Osoita Muokkaa ryhmää -ruudussa sen jäsenen nimeä, jonka haluat poistaa, ja valitse X.

    Jäsenen poistaminen

    Varoitus: Jos käytät kosketusnäyttöä ja napautat ryhmän jäsenen nimeä, jäsen poistetaan eikä näyttöön tule vahvistuskehotusta.

Katso myös

Office 365 -ryhmien vieraskäyttö

Ryhmän luominen

Ryhmään liittyminen

Ryhmän poistaminen

Ryhmästä poistuminen

Lisätietoa Office 365:n ryhmistä

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×