Raporttikeskussivuston käyttäminen

Microsoft Office SharePoint Server 2007 sisältää raporttikeskussivuston mallin, jonka avulla organisaatiot voivat luoda sivuston raporttien hallintaa sekä yritystietojen tarkastelemista ja käsittelemistä varten. Organisaatio voi luoda raporttikeskussivuston esimerkiksi silloin, kun se haluaa yhtenäistää yritystietojen käytön ja hallita sitä keskitetysti. Raporttikeskussivuston mallin avulla luodut sivustot sisältävät ominaisuuksia, joiden avulla voit tehdä seuraavia toimia helposti:

  • laskentataulukoiden, raporttien ja tietoyhteyksien järjestäminen ja hallinta

  • suorituskykyilmaisimien luominen asetettujen tavoitteiden saavuttamisen seurantaa varten

  • yritystietojen näyttäminen dynaamisilla ja mukautetuilla dashboard-sivuilla.

Sen mukaan, millaisia tavoitteita omassa yrityksessäsi on, voit luoda raporttikeskussivuston, jonka välityksellä yritystiedot ovat laajasti kaikkien organisaation jäsenten käytettävissä, tai voit sallia raporttikeskussivuston käytön vain niille, joiden toimialueeseen tietyt yritystiedot kuuluvat.

Huomautus: Tässä artikkelissa viitataan SharePoint-esimerkkimallisäilöön, jonka on luonut kuvitteellinen Adventure Works -yhtiö. Yhtiö valmistaa polkupyöriä ja niiden osia sekä lisävarusteita.

Adventure Worksin myyntiosasto käyttää raporttikeskussivustoa yrityksen myyntitietojen seurantaan, jakamiseen ja tallentamiseen. Tiimin jäsenet käsittelevät raporttikeskussivustoon vuorovaikutteisina raportteina julkaistuja Microsoft Office Excel 2007 -työkirjoja hyödyntämällä Office SharePoint Server 2007 -tekniikkaa, Excel Servicesiä. Myyntiä voidaan myös seurata tarkkailemalla suorituskykyilmaisimia sekä tarkastelemalla myyntietoja mukautetuilla dashboard-sivuilla. Seuraavassa kuvassa on osaston raporttikeskussivuston aloitussivu, joka on mukautettu siten, että sivulla näkyy vuosineljänneksen myyntitiedot näyttävä suorituskykyilmaisin-WWW-osa.

Myynnin raporttikeskus

Laskentataulukoiden, raporttien ja tietoyhteyksien hallinta

Raporttikeskussivusto sisältää useita ominaisuuksia, joiden avulla voit järjestää raporttien lisäksi myös raporttien käyttämien ulkoisten tietolähteiden yhteydet.

Raporttikirjasto

Raporttikeskussivuston raporttikirjasto on keskitetty sijainti, johon voit luoda ja tallentaa sekä raportteja (Office Excel 2007 -työkirjoja) että dashboard-sivuja. Raportit ja dashboard-sivut ovat oletusarvoisia raporttikirjastossa käytettävissä olevia sisältölajeja. Kun julkaiset Excel-työkirjan raporttikeskuksen raporttikirjastoon, se voidaan avata selainnäkymässä yhdellä napsautuksella. Tämä on helppo tapa tarkastella työkirjaa lisäämättä sitä WWW-osasivulle. Seuraavassa kuvassa on selainikkunassa näkyvä raportti.

Raportti selainikkunassa

Dashboard-sivut sisältävät vähintään yhden WWW-osan, esimerkiksi yritystieto-WWW-osia, Excel Web Access -WWW-osia tai suorituskykyilmaisin-WWW-osia. Nämä WWW-osat voidaan suodattaa, jolloin eri lähteistä peräisin olevia tietoja ja sisältöä voidaan tarkastella yhdenmukaisesti ja joustavasti. Raporttikirjaston avulla raporttien ja dashboard-sivujen hallinta on helppoa. Seuraavassa kuvassa on raporttikirjaston Näytä-valikko, jonka avulla voit suodattaa näkymän siten, että se sisältää vain haluamasi raportit ja dashboard-sivut tai kaiken kirjastoon tallennetun sisällön.

Nykyisten raporttien tarkasteleminen

Tietoyhteyskirjasto

Raporttikeskussivusto sisältää myös tietoyhteyskirjaston, joka on .odc (Office Data Connection) -tiedostojen tallentamista, suojaamista, jakamista ja hallintaa helpottava SharePoint-tiedostokirjasto. Tämä .odc-tiedosto on tietoyhteystiedostotyyppi, joka tallentaa ulkoisten tietolähteiden, kuten yrityssovellusten tai -tietokantojen, yhteystiedot HTML- ja XML-muodossa. Voit tarkastella tai muokata .odc-tiedoston sisältöä millä tahansa tekstieditorilla.

Jos yrityksesi käyttää esimerkiksi Excel-työkirjoja, joista on yhteys vähintään yhteen ulkoiseen tietolähteeseen, kuten tietokantaan tai OLAP-kuutioon, nämä tietoyhteydet sisältävät tietoja siitä, kuinka ulkoinen tietolähde löytyy, kuinka siihen kirjaudutaan, kuinka siihen kohdistetaan kysely ja kuinka sitä käytetään. Vaikka nämä yhteystiedot voidaankin tallentaa itse työkirjaan, ne tallennetaan usein .odc-tiedostoon. Näin tapahtuu erityisesti silloin, kun usea käyttäjä käyttää samoja tietoja ja yhteystiedot on päivitettävä. Kun .odc-tiedostot tallennetaan raporttikeskussivuston tietoyhteyskirjastoon, kaikki yrityksessä tarvittavat raporttien tietoyhteystiedostot sijaitsevat keskitetyssä paikassa, jossa niitä on helppo hallita, päivittää ja hyödyntää luotaessa uusia raportteja. Seuraavassa on kuva tietoyhteyskirjaston sisältämistä tiedostoista.

Tietoyhteyskirjasto

Raporttikalenteri ja viittauskirjasto

Raporttikeskussivusto sisältää muitakin työkaluja, jotka helpottavat raporttien ja yritystietojen hallintaa. Raporttikalenterin avulla voit ajoittaa raportin luontiprosessin tai ilmaista, kuinka usein raportteja luodaan tai kuinka usein ne päivitetään. Viittauskirjastoon voit puolestaan tallentaa prosessiin liittyviä tietoja sivustoasi käyttäviä käyttäjiä varten.

Tavoitteiden ja tilan ilmaiseminen suorituskykyilmaisimien avulla

Suorituskykyilmaisin on helppotajuinen graafinen ilmaisin, joka ilmaisee ennalta asetetun tavoitteen tilaa. Suorituskykyilmaisimet ovat tärkeitä työkaluja, joiden avulla työryhmät, päälliköt ja yritykset voivat mitata, kuinka lähellä tai kaukana tietyn asetetun tavoitteen saavuttaminen on.

Suorituskykyilmaisimia voivat olla esimerkiksi liikennevalokuvakkeet, jotka ilmaisevat, onko tietty tavoite saavutettu, lähes saavutettu vai onko tavoitteesta jääty. Adventure Worksin myyntiosasto käyttää suorituskykyilmaisimia vuosineljännesten myyntitavoitteiden seurantaan. Jos tilikauden tietyn vuosineljänneksen yhteenlaskettu myynti ylittää asetetun tavoitteen, tämän vuosineljänneksen suorituskykyilmaisimena on vihreä liikennevalokuvake. Jos yhteenlaskettu myynti ei saavuta sille asetettua vähimmäistavoitetta, suorituskykyilmaisimena on punainen liikennevalokuva. Muussa tapauksessa suorituskykyilmaisimena on keltainen liikennevalokuvake. Seuraavassa kuvassa on suorituskyky-WWW-osa, joka näyttää vuosineljänneksen myynnin suorituskykyilmaisintiedot myyntiosaston raporttikeskussivuston aloitussivulla.

Vuosineljänneksen myynnin suorituskykyilmaisintiedot

Suorituskykyilmaisimet nopeuttavat ja tehostavat liiketoiminnan tavoitteiden seurantaa. Jos suorituskykyilmaisimia ei olisi, päälliköt joutuisivat keräämään suorituskykytiedot, vertailemaan niitä asetettuihin tavoitteisiin ja esittämään tiedot päätöksenteosta vastaaville henkilöille erillisissä raporteissa. Tilatietojen saaminen nopeasti on vaikeaa, jos käytettävissä ei ole automatisoitua tapaa arvioida reaaliaikaisia tietoja nopeasti. Suorituskykyilmaisimien ansiosta käyttäjät voivat nähdä suorituskykytiedot helposti yritystensä sivustoihin tallennetuista raporteista tai jopa omilta henkilökohtaisilta sivuiltaan.

Suorituskykyilmaisimet muodostavat yhteyksiä useissa lähteissä oleviin yritystietoihin ja käyttävät sitten WWW-osia näiden tietojen näyttämiseksi suorituskykyilmaisinluetteloissa tai yhden suorituskykyilmaisimen yksityiskohtaisessa näkymässä. Näitä WWW-osia voidaan lisätä raporttikeskussivuston dashboard-sivuille tai näyttää muissa luetteloissa tai sivustoissa. Kukin suorituskykyilmaisin saa tietolähteestä yhden arvon, joko yhden ominaisuuden arvon tai valituista tiedoista lasketun keskiarvon, minkä jälkeen se vertaa arvoa ennalta valittuun arvoon. Koska arvot lasketaan tietoalueesta sen sijaan, että tiedot esitettäisiin luettelossa, suorituskykyilmaisimista on enemmän hyötyä silloin, kun seurataan useiden ryhmien tai projektien suorituskykyä. Voit kuitenkin mitata myös yksittäisen henkilön suorituskykyä laskemalla yhden henkilön tietoalueen, esimerkiksi yhden työntekijän myynnin sisältävän luettelon.

Kun haluat luoda suorituskykyilmaisimen, luot ensin suorituskykyilmaisinluettelon, johon lisäät vähintään yhden suorituskykyilmaisimen. Voit luoda uusia ilmaisimia suorituskykyilmaisimien luetteloon käyttämällä mitä tahansa seuraavista:

  • SharePoint-luetteloiden tiedot

  • Excel-työkirjojen tiedot

  • Microsoft SQL Server 2005 -analyysipalveluiden tiedot

  • manuaalisesti lisätyt tiedot.

Visuaalisten dynaamisten dashboard-sivujen luominen

Dashboard-sivut ovat WWW-osasivuja, jotka näyttävät useasta eri lähteestä peräisin olevia yritystietoja. Dashboard-sivuilla voidaan näyttää sekä raportteja että yritystietoihin ja -prosesseihin liittyviä suorituskykyilmaisimia. Näiden sivujen tiedot voidaan suodattaa automaattisesti tai käyttäjän määrittämien suodatusehtojen perusteella, mikä mahdollistaa vertailevan tietojen analysoinnin organisaatiotasolla.

Dashboard-sivut koostuvat yritystieto-WWW-osista ja suodatus-WWW-osista, jotka on yhdistetty yritystieto-WWW-osiin. Jotkin suodatus-WWW-osat suodattavat tiedot automaattisesti, kun taas toiset sallivat käyttäjän määrittää tai valita luettelosta suodattamisen perusteena olevia arvoja ja valita sitten sivulla olevan Käytä suodatinta -painikkeen. Käytä suodatinta -painike toteutetaan WWW-osana, joka on dashboard-sivulla näkymätön, kunnes sivulle lisätään vähintään yksi käyttäjän määrittämiä arvoja sisältävä suodatin. Käytä suodatinta -painike ja käyttäjän määrittämät suodattimet näkyvät dashboard-sivumallin erityisellä suodatinalueella.

Seuraavassa kuvassa on Adventure Worksin raporttikeskussivuston sisältämä myynnin dashboard-sivu. Tämä dashboard-sivu sisältää sekä suorituskykyilmaisin-WWW-osan että Excel Web Access -WWW-osassa näkyvät raporttitiedot.

Myynnin raporttinäkymät

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×