Raporttien ja kaavioiden käyttö Business Contact Managerissa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Raportti on erinomainen työkalu tutustua asiakkaisiin, työyhteyshenkilöihin, liideihin, mahdollisuuksiin, työprojekteihin ja markkinointitoimintoihin. Voit avata kymmeniä oletusraportteja Business Contact Manager for Outlookssa sekä muokata, tallentaa, päivittää tai käyttää uudelleen lähes rajattomia määriä muita raportteja.

Tässä artikkelissa kuvataan raportin toimintoja Business Contact Manager for Outlookssa ja sitä, miten voit käsitellä raportteja, mukauttaa niitä ja käynnistää niiden avulla muita yritystoimintoja.

Sisältö

Raportin avaaminen ja muokkaaminen

Avoimen raportin tallentaminen, päivittäminen tai tulostaminen

Kaavion luominen raportista

Raportin vieminen Exceliin tai toiseen ohjelmaan analyysia varten

Markkinointitoiminnon käynnistäminen raportista

Raportin avaaminen pienoisohjelmasta

Katso vakioraporttien luettelo

Raportin avaaminen ja muokkaaminen

Business Contact Manager for Outlook sisältää useita esimääritettyjä raportteja. Jos et näe tarkalleen, mitä tarvitset, voit avata vastaavanlaisen raportin ja muuttaa sitä sitten tarvittaessa. Voit myös tallentaa mukautetut raportit myöhemmin uudelleen käytettäväksi.

Raportin avaaminen

  1. Napsauta valintanauhan Raportit-välilehteä. Saatavilla olevat raportit on ryhmitelty niihin liittyvien työtilojen mukaan: Yhteyshenkilöiden hallinta, Myynti, Markkinointi tai Työprojektit. Avaa-ryhmä sisältää raportteja, joita olet muokannut ja tallentanut.

    Valintanauhan Raportit-välilehti

  2. Voit avata valmiin raportin napsauttamalla sen raporttityypin painiketta, jonka haluat nähdä, ja napsauttamalla sitten raportin nimeä luettelossa.

  3. Voit avata tallentamasi muokatun raportin napsauttamalla Tallennetut raportit, napsauttamalla raportin nimeä Avaa tallennetut raportit -valintaikkunassa ja napsauttamalla sitten Avaa.

Vihje:  Jos et olet varma, mikä ryhmä tai luokka sisältää etsimäsi raportin, katso vakioraporttien luetteloa.

Katso lisätietoja raportin muokkaamisesta artikkelista Muokkaa raporttia tarpeiden mukaan.

Sivun alkuun

Raportin muokkaaminen

Voit muuttaa raporttien ulkoasua monella tavoin Business Contact Manager for Outlookssa.

Sisältö

Raportin asettelun muuttaminen

Muokkaa raporttia tarpeiden mukaan

Raportin asettelun muuttaminen

Voit muuttaa raportin asettelua tai ulkoasua monella tavalla. Voit käyttää näitä menetelmiä erikseen tai yhdessä; tehtyjen muutosten järjestyksellä ei ole merkitystä.

  • Raportin mukauttaminen -ruudun käyttäminen     Napsauta valintanauhan Asettelu-ryhmässä mitä tahansa asetusta Raportin mukauttaminen -ruudun avaamiseksi:

    • Valitse Sarake. Jos haluat muuttaa näytettäviä sarakkeita, napsauta tätä painiketta ja napsauta sitten + (plus) -merkkiä luettelon laajentamiseksi ja sen kaikkien kohteiden tarkastelemiseksi. Käytettävissä olevat vaihtoehdot vaihtelevat muokattavan raportin mukaan. Valitse näytettävien sarakkeiden valintaruudut ja poista valinta niiden kohteiden valintaruuduista, joita et halua nähdä raportissa.

    • Ylä- ja alatunniste. Jos haluat lisätä ylä- tai alatunnisteen raporttiin tai lisätä muistiinpanoja raporttiin, napsauta tätä painiketta, ja valitse sitten valintaruudut ja syötä näytettävien sarakkeiden tiedot. Poista valinta niiden sarakkeiden valintaruuduista, joita et halua nähdä raportissa.

    • Fontit. Jos haluat muuttaa fonttien ja lukujen ulkoasua, napsauta Fontit. Napsauta muutettavia asetuksia ja päivitä niitä tarvittaessa. Voit muuttaa raportin leipätekstin fonttia rivien ja sarakkeiden otsikoissa sekä summien ja välisummien numeerisissa kentissä.

  • Lajittele- ja Suodata-ohjausobjektien käyttäminen     Tee valintanauhan Lajittele ja suodata -ryhmässä jokin seuraavista:

    • Suodata. Voit rajoittaa raportissa näytettäviä tuloksia suodattamalla raportin. Katso lisätietoja raportin suodattamisesta artikkelista Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

    • Nouseva tai Laskeva. Napsauta yhtä näistä asetuksista, jos haluat muuttaa tietueiden lajittelujärjestystä raportissa. Oletusarvoisesti luettelot lajitellaan aakkosjärjestyksessä raportin ensisijaisen kentän perusteella. Esimerkiksi raportissa, jonka otsikkona on Työyhteyshenkilöt asiakkaan mukaan, luettelo lajitellaan aluksi asiakkaan nimen perusteella. Asiakkaan nimen alapuolella näytetään aakkosjärjestyksessä kaikki asiakkaaseen linkitetyt työyhteyshenkilöt.

      Vihje:  Nimet näytetään tietojen mukaan Koko nimi -kentässä. Jos sisällytät tittelit koko nimeen, tittelit otetaan mukaan lajitteluun. Esimerkiksi koko nimi Tohtori Hannes Niemi luetellaan T-kirjaimen alapuolella.

  • Sarakkeiden järjestyksen muuttaminen    Voit muuttaa raportin sarakkeiden järjestystä napsauttamalla sarakkeen nimeä ja vetämällä sen sitten haluamaasi paikkaan.

  • Kohteiden lajittelu toissijaisessa tietokentässä    Jos haluat muuttaa tekstin tai numeroiden järjestyksen käänteiseksi toissijaisessa kentässä, napsauta kentän nimeä raportissa. Esimerkiksi raportissa, jonka otsikkona on Työyhteyshenkilöt asiakkaan mukaan, voit napsauttaa Työyhteyshenkilön nimi -saraketta, jos haluat lajitella lueteltujen työyhteyshenkilöiden nimet uudelleen kunkin asiakkaan nimen alapuolella käänteisessä aakkosjärjestyksessä. Napsauta sarakkeen otsikkoa uudelleen, jos haluat palauttaa alkuperäisen järjestyksen. Samoin jos napsautat Osoite - postinumero -sarakkeen nimeä, kunkin asiakkaan nimen alapuolella oleva työyhteyshenkilöiden luettelo lajitellaan uudelleen käänteisessä numeerisessa järjestyksessä.

  • Ryhmien kutistaminen tai laajentaminen toissijaisessa tietokentässä    Napsauta - (miinus) -merkkiä raportin millä tahansa rivillä kaikkien alikohteiden kutistamiseksi ja näyttääksesi vain raportin syötteen ensimmäisen rivin. Esimerkiksi raportissa, jonka otsikkona on Työyhteyshenkilöt asiakkaan mukaan, voit napsauttaa - (miinus) -merkkiä asiakkaan mukaan, jos haluat piilottaa linkitettyjen työyhteyshenkilöiden luettelon. Sen osoittamiseksi, että luettelo on tiivistetty, - (miinus) -merkki vaihtuu + (plus) -merkiksi. Tämä toiminto voi olla hyödyllinen, jos haluat pienentää raportin kokoa ja monimutkaisuutta. Voit laajentaa ryhmää napsauttamalla + (plus) -merkkiä.

Sivun alkuun

Raportin muokkaaminen tarpeen mukaan

Voit muokata raportteja monella tavalla, jotta niistä on enemmän hyötyä sinulle tai työtovereillesi.

  • Tulosten suodattaminen    Voit raportin avaamisen jälkeen sulkea tietyt tietueet raportin ulkopuolelle Yksinkertainen- ja Lisäasetukset-suodattimien avulla. Raportin tulosten suodattamisesta voi olla hyötyä erilaisissa tehtävissä. Esimerkiksi paikan mukaan suodatettuja liidejä koskevasta raportista on paljon hyötyä suorapostimarkkinointikampanjassa alueella suunnittelemaasi tapahtumaa varten. Katso lisätietoja suodattamisesta artikkelista Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

  • Ulkoasun muuttaminen    Voit päivittää raporttien tietojen ulkoasua Raportin asettelun muuttaminen -kohdassa.

  • Tietojen mukautukset    Ennen kuin edes avaat raportin, voit tehdä siihen tärkeitä muutoksia ja mukautuksia, kuten käyttäjän määrittämät kentät, tai muuttaa oletussyötteitä erilaisissa luetteloissa. Voit esimerkiksi lisätä käyttäjän määrittämät kentät liidiin lomake tarvittavien alakohtaisten tietojen tallentamiseksi, sekä luoda siitä raportteja. Jos muutat luettelossa käytettävissä olevia asetuksia, niistä tulee seuraavan raportin tietosarakkeita.

Katso lisätietoja luetteloiden arvojen muokkaamisesta artikkelista Tietuetyyppien ja luetteloiden luominen ja mukauttaminen.

Huomautus:  Jos käyttäjän määrittämä kenttä, jonka lisäsit raporttiin, poistetaan Business Contact Manager -tietokantasta, tallennettu raportti ei näytä tietoja poistetusta kentästä. Jos viet raportin tietoineen Exceliin, ennen kuin kenttä on poistettu, se ei vaikuta näihin raportteihin.

Sivun alkuun

Raportin tietojen virheiden korjaaminen

Kun tarkastelet raporttia, saatat havaita virheitä, jotka haluat korjata. Saatat ehkä huomata, että työyhteyshenkilö on liitetty väärään asiakkaaseen. Tämäntyyppistä virhettä ei voida korjata raportissa vaan se on korjattava asianomaisissa yksittäisissä tietueissa.

Jos haluat korjata virheen tässä esimerkissä, avaa työyhteyshenkilötietue ja syötä oikea asiakas tietueen Yleistä-sivun Linkitetty asiakas -kenttään. Jos siirryt takaisin raporttiin ja napsautat Toiminnot‑ryhmässä Päivitä, raportti korjataan.

Sivun alkuun

Avoimen raportin tallentaminen, päivittäminen tai tulostaminen

Kun olet tarkistanut raportin, haluat ehkä tallentaa siihen tekemäsi mahdolliset muutokset, päivittää tietoja tai tulostaa raportin. Aloita avoimella raportilla, ja suorita jokin näistä toiminnoista.

Muokattu raportin tallentaminen

Sinun ei tarvitse tallentaa raporttia, jota et ole muokannut, koska se on käytettävissä valintanauhan Raportit-välilehdessä. Tallennetut raportit säilytetään Business Contact Manager for Outlook-tietokannassa.

  1. Napsauta valintanauhan Raportit-välilehteä ja napsauta sitten avattavan raportin tyyppiä, ja avaa raportti napsauttamalla raportin nimeä.

  2. Mukauta raporttia artikkelin Raportin avaaminen ja muokkaaminen kuvauksen mukaisesti.

  3. Napsauta valintanauhan Toiminnot‑ryhmässä Tallenna nimellä.

  4. Kirjoita avautuvaan Tallenna nimellä -valintaikkunaan raportin nimi ja napsauta sitten OK.

Avaa mukautettu raportti napsauttamalla Tallennetut raportit.

Vihje:  Raportti tallennetaan samaan luokkaan kuin muokkaamasi raportti tallennetun raportin luomiseksi.

Raportin tietojen päivittäminen

Raporttitiedot päivittyvät aina, kun avaat tallennetun raportin. Voit myös päivittää sitä tarvittaessa.

  1. Napsauta valintanauhan Raportit-välilehteä ja napsauta sitten avattavan raportin tyyppiä, ja avaa raportti napsauttamalla raportin nimeä.

  2. Napsauta valintanauhan Toiminnot‑ryhmässä Päivitä.

Raportin tulostaminen

  1. Napsauta valintanauhan Raportit-välilehteä ja napsauta sitten avattavan raportin tyyppiä, ja avaa raportti napsauttamalla raportin nimeä.

  2. Napsauta valintanauhan Toiminnot‑ryhmässä Tulosta.

Sivun alkuun

Kaavion luominen raportista

Voit luoda kaavion useimmista raporteista Business Contact Manager for Outlookissa, ja mukautetuista raporteista, jotka olet luonut raportista. Raporteissa, jotka voidaan näyttää kaaviolomakkeessa, näytetään aktiivinen Kaavio-painike ( chart button ) valintanauhassa. Raportteja, joissa ei ole tietoja, ei voida tarkastella kaavioina.

  1. Avaa raportti, jonka haluat nähdä kaaviona.

  2. Napsauta valintanauhan Näytä-ryhmässä Kaavio. Jos kaavio on liian leveä, jotta se voidaan näyttää näytössä, kaavion alapuolelle tulee vaakavierityspalkki.

    Vihje:  Jos haluat luoda edistyneimpiä kaavioita, vie raportin tiedot Exceliin ja luo kaavio tällä ohjelmalla. Katso lisätietoja raportin tietojen viemisestä Exceliin artikkelista Raportin vieminen Exceliin tai toiseen ohjelmaan analyysia varten.

chart example

  1. Mukauta kaavioita Kaavio-ryhmän valintanauhan ohjausobjektien avulla.

  2. Otsikot    Napsauta Otsikot, jos haluat lisätä tai poistaa Akselien otsikoita ja selitteitä.

  3. Arvot    Napsauta Arvot, jos haluat valita raportissa näytettävät tiedot. Voit esimerkiksi kaaviossa Mahdollisuudet lähteen mukaan näyttää Mahdollisuuksien määrä   - tai Tulot-tiedot.

  4. Odotettu    ja Yhteensä    Valitse nämä valintaruudut, jos haluat kaaviossa näytettävän todelliset tulot, odotetut tulot tai kummatkin.

    Huomautus:  Nämä valintaruudut eivät ole käytettävissä jokaisessa kaaviossa.

Sivun alkuun

Raportin vieminen Exceliin tai toiseen ohjelmaan analyysia varten

Voit helposti viedä Business Contact Manager for Outlook-raportin Microsoft Exceliin tai toiseen ohjelmaan perusteellisempaa analyysia varten. Jos haluat viedä raporttitiedot muuhun ohjelmaan kuin Exceliin, aloita viemällä tiedot Exceliin. Voit sitten Excelissä tallentaa tiedot sellaisessa tiedostomuodossa, jonka toinen ohjelma voi avata. Esimerkiksi Excel-tiedosto, joka on tallennettu pilkuilla erotettujen arvojen (.csv) tiedostomuodossa, voidaan avata useissa eri ohjelmissa.

Tee jompikumpi seuraavista:

Raportin tallentaminen Excel-tiedostona tietokoneeseen    

  1. Avaa raportti, jonka haluat viedä Exceliin.

  2. Napsauta Toiminnot-ryhmästä Vie Exceliin. Raportti avautuu Excelissä.

  3. Napsauta Excelissä Tallenna-painiketta Tallenna nimellä -valintaikkunan avaamiseksi. Valitse yli 20 tiedostomuodosta raportin tallentamiseksi.

Raportin lähettäminen sähköpostitse Excel-tiedoston liitteenä    

  1. Avaa raportti, jonka haluat lähettää sähköpostiviestin liitteenä.

  2. Napsauta valintanauhan Toiminnot‑ryhmässä Lähetä sähköpostitse. Näyttöön avautuu Outlook-sähköpostiviestin lomake, johon raportti on liitetty Excel-tiedostona (.xlsx-muoto).

  3. Täytä Vastaanottaja- ja Aihe-rivit, kirjoita viesti (valinnainen) ja napsauta sitten Lähetä.

Sivun alkuun

Markkinointitoiminnon käynnistäminen raportista

Voit käynnistää markkinointitoiminnon Business Contact Manager for Outlookssa käyttämällä raporttia, joka sisältää asiakkaiden, työyhteyshenkilöiden tai liidien osoitteet, puhelinnumerot tai sähköpostiosoitteet.

  1. Avaa raportti, jota haluat käyttää markkinointitoiminnon perustana.

  2. Voit korostaa luettelon kaikki tietueet napsauttamalla näppäinyhdistelmää CTRL + A.

  3. Napsauta valintanauhan Viestintä‑ryhmässä Uusi soittoluettelo, Joukkosähköposti tai Suoramarkkinointituloste, ja napsauta sitten Kaikki vastaanottajat tai Tietyt vastaanottajat.

  4. Luo avautuvaan markkinointitoimintolomakkeeseen toiminnon ja sisällön vastaanottajaluettelo.

    Katso lisätietoja soittoluettelon luomisesta artikkelista Soittoluettelojen luominen ja käyttäminen Business Contact Managerissa. Katso lisätietoja muiden markkinointitoimintojen luomisesta artikkelista Tuotteiden ja palvelujen markkinointi Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Raportin avaaminen pienoisohjelmasta

Avaa raportti pienoisohjelmasta ja napsauta pienoisohjelman raporttikuvaketta. Pienoisohjelmista avatut raportit toimivat samalla tavalla kuin valintanauhasta avatut raportit.

Katso lisätietoja pienoisohjelmista artikkelista Pienoisohjelmien käyttäminen Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Katso vakioraporttien luettelo

Seuraava vakioraporttien luettelo, joka on käytettävissä Business Contact Manager for Outlookssa, on järjestetty tietuetyypin mukaan.

Vihje:  Useimmat raportit voidaan muuntaa kaavioksi artikkelissa Kaavion luominen raportista kuvatun mukaisesti.

Asiakasraportit    

  • Asiakkaat vastuuhenkilön mukaan

  • Asiakkaat kaupungin mukaan

  • Asiakkaat osavaltion/provinssin mukaan

  • Asiakkaat postinumeron mukaan

  • Asiakkaat alueen mukaan

  • Asiakkaat luokan mukaan

  • Asiakkaat arvioinnin mukaan

  • Asiakkaat maksutilanteen mukaan

  • Asiakkaat lähteen mukaan

  • Asiakastoimintojen yhteenveto

  • Toiminto asiakkaan mukaan

  • Laiminlyödyt asiakkaat

  • Pika-asiakasluettelo

Työyhteyshenkilöraportit    

  • Työyhteyshenkilöt asiakkaan mukaan

  • Työyhteyshenkilöt vastuuhenkilön mukaan

  • Työyhteyshenkilöt kaupungin mukaan

  • Työyhteyshenkilöt osavaltion/provinssin mukaan

  • Työyhteyshenkilöt postinumeron mukaan

  • Työyhteyshenkilöt luokan mukaan

  • Työyhteyshenkilöt arvioinnin mukaan

  • Työyhteyshenkilöt maksutilanteen mukaan

  • Työyhteyshenkilöt lähteen mukaan

  • Työyhteyshenkilöt aloituspäivän mukaan

  • Työyhteyshenkilöt syntymäpäivän mukaan

  • Työyhteyshenkilön toimintojen yhteenveto

  • Toiminnot työyhteyshenkilön mukaan

  • Laiminlyödyt työyhteyshenkilöt

  • Pikatyöyhteyshenkilöluettelo

Liidiraportit

  • Liidit vastuuhenkilön mukaan

  • Liidit vastuuhenkilön ja arvioinnin mukaan

  • Liidit pistemäärän mukaan

Mahdollisuusraportit

  • Mahdollisuudet tuotteen tai palvelukohteen mukaan

  • Mahdollisuudet vastuuhenkilön mukaan

  • Mahdollisuudet lähteen mukaan

  • Mahdollisuudet asiakkaan mukaan

  • Mahdollisuudet työyhteyshenkilön mukaan

  • Myöhässä olevat mahdollisuudet

  • Myyntivaiheet

  • Myyntiputki

  • Toiminto mahdollisuuden mukaan

Muut myyntiraportit

  • Parhaat asiakkaat tulojen mukaan: Asiakkaat

  • Parhaat asiakkaat tulojen mukaan: Työyhteyshenkilöt

  • Parhaat tuotteet: Eniten myydyt tuotteet

  • Parhaat tuotteet: Voitollisimmat tuotteet

  • Parhaat tuotteet: Suurimman katteen takaavat tuotteet

  • Viitatuimmat: Liidien määrän mukaan

  • Viitatuimmat: Kokonaismyynnin mukaan

  • Passiiviset asiakkaat: Viimeisten 30 päivän aikana

  • Passiiviset asiakkaat: Viimeisten 90 päivän aikana

  • Passiiviset asiakkaat: Viimeisten 180 päivän aikana

  • Passiiviset asiakkaat: Viimeisten 365 päivän aikana

Markkinointiraportit

  • Mahdollisuudet markkinointitoiminnon mukaan

  • Työyhteyshenkilöt markkinointiaktiviteetin mukaan

  • Asiakkaat markkinointiaktiviteetin mukaan

  • Markkinointiaktiviteetit kampanjan mukaan

  • Markkinointitoiminnot tyypin mukaan

  • Puhelulokit soittoluettelon mukaan

Työprojektiraportit

  • Työprojektit – kaikki

  • Työprojektit – määräaika seuraavaksi

  • Työprojektit – myöhässä

  • Työprojektit tilan mukaan

  • Työprojektit määräajan mukaan

  • Työprojektit vastuuhenkilön mukaan

  • Työprojektit tyypin mukaan

  • Työprojektit prioriteetin mukaan

  • Työprojektit asiakkaan mukaan

  • Työprojektit työyhteyshenkilön mukaan

  • Projektitehtävät – kaikki

  • Projektitehtävät – määräaika seuraavaksi

  • Projektitehtävät – myöhässä

  • Projektitehtävät projektin mukaa

  • Projektitehtävät vastuuhenkilön mukaan

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×