Tämä artikkeli koskee organisaatioita, joissa ajankäyttöä ja tehtävien edistymistä seurataan eri näkymissä. Etkö ole varma, koskeeko tämä sinua?
Toisinaan työhön käyttämiesi työtuntien määrä ei tunnu vastaavan työn valmiusasteprosenttia. Jos tehtävään on esimerkiksi alun perin varattu 40 tuntia ja olet käyttänyt siihen 20 tuntia, sinusta saattaa kuitenkin tuntua, ettei työn valmiusasteeksi voi ilmoittaa 50:tä prosenttia. Voit olla sitä mieltä, että tehtävästä on valmiina enemmän, esimerkiksi 75 prosenttia, tai vähän vähemmän, vaikkapa 25 prosenttia.
Tehtävän edistyminen tarkoittaa juuri tätä prosentteina arvioimaasi valmiusastetta.
-
Valitse pikakäynnistyksessä Tehtävät.
-
Täytä työtunnit ruudukon oikeanpuoleiseen osaan.
Prosenttiosuus päivittyy automaattisesti ruudukon vasemmanpuoleisessa osassa olevaan % työstä valmiina -sarakkeeseen seuraavan kaavan mukaisesti:
Todellinen työmäärä / [Todellinen työmäärä + Jäljellä oleva työmäärä] = % työstä valmiina
Jos et näe päivitettävää tehtävää, valitse Tehtävät > Lisää rivi.
Jos tehtävä on täysin valmis, valitse tehtävää vastaava valintaruutu ja valitse Tehtävät > Merkitse valmiiksi. Valmiusasteeksi päivittyy 100 %.
-
Lähetä tehtäviin tekemäsi päivitykset vastaaville projektipäälliköille.
-
Jos haluat lähettää kaikkien tehtävien päivitetyt tiedot, valitse Tehtävät > Lähetä tila > Kaikki tehtävät.
-
Jos haluat lähettää vain osan päivitetyistä tiedoista, valitse vastaavien tehtävien valintaruudut ja valitse sitten Tehtävät > Lähetä tila > Valitut tehtävät.
-
Prosenttimäärä ei näytä vastaavan todellisuutta… Mitä teen?
Muistathan, miten valmiusasteprosentti lasketaan?
Tehty 20 tuntia / varattu 40 tuntia = 50 % valmiina
Tiedät, kuinka monta tuntia olet tehnyt töitä, ja osaat suurin piirtein arvioida, kuinka suuren osan työstä olet tässä ajassa saanut valmiiksi. Niinpä sinun on tarpeen muokata pelkästään tehtävään varattua tuntimäärää.
Oletetaan esimerkiksi, että olet tehnyt 20 tuntia töitä, mutta arvelet saaneesi tehtävästä valmiiksi vain noin 25 %. Se tarkoittaa, että arvelet tehtävään kuluvan 80 tuntia 40 tunnin sijaan, sillä 20 tuntia on 25 prosenttia 80 tunnista. Kaava on seuraavanlainen:
Tehty 20 tuntia / varattu 80 tuntia = 25 % valmiina
Voit muokata työhön varattua aikaa joko muuttamalla tuntimäärää Työ-sarakkeessa niin, että kokonaistuntimääräksi tulee 80 tuntia, tai muuttamalla tuntimäärää Jäljellä oleva työ -sarakkeessa niin, että se vastaa jäljellä olevaa työtä.
Tässä esimerkissä kerrot siis, että työhön kuluu yhteensä 80 tuntia ja että olet jo tehnyt 20 tuntia kyseisestä kokonaisajasta. Jäljellä oleva työmäärä on siis 60 tuntia. Kun syötät 60 tuntia Jäljellä oleva työ -sarakkeeseen, % työstä valmiina -sarakkeeseen päivittyy tilannetta mielestäsi paremmin kuvaava prosenttimäärä.
Lue lisää jäljellä olevan työmäärän lähettämisestä projektipäällikölle.
