Puhelulokien käyttäminen Business Contact Managerissa

Käyttämällä puhelulokiBusiness Contact Manager for Outlook ‑ohjelmassa voit pitää tietue keskusteluista, joita käyt Tili, Mahdollisuus tai Business Contact kanssa sekä Projekti yhteydessä. Kun luot uuden puhelulokin, voit tallentaa siihen puhelun keston ja kirjoittaa keskustelua koskevia kommentteja. Tallennetut puhelulokit näkyvät Viestintä-kansio. Puhelulokeja voi linkittää tietueisiin.

Tässä artikkelissa selostetaan puhelulokin luomista, linkittämistä, muokkaamista ja poistamista.

Sisältö

Puhelulokin luominen ja linkittäminen

Aiemmin luodun puhelulokin linkittäminen useaan tietueeseen

Puhelulokin muokkaaminen

Puhelulokin poistaminen

Puhelulokin luominen ja linkittäminen

Jos puheluloki luodaan tietueessa, järjestelmä linkittää sen automaattisesti kyseiseen tietueeseen. Voit myös luoda puhelulokin erikseen ja linkittää sen sitten kerralla yhteen tai useaan tietueeseen.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager ‑osassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta.

    • Myynti.

    • Markkinointi.

    • Projektinhallinta.

  2. Napsauta välilehteä, jossa haluamasi tietueet sijaitsevat.

  3. Toimi seuraavasti:

    • Avaa haluamasi tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.

    • Napsauta tietueita, joihin haluat linkittää uuden puhelulokin.

      Miten voin valita useita tietueita kerralla?

      Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla ja napsauttamalla sitten lisättävän ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten haluamiasi tietueita. Voit valita kaikki tietueet napsauttamalla yhtä ja painamalla sitten CTRL+A-näppäinyhdistelmää.

  4. Valitse valintanauhan Lisää historiakohde ‑ryhmästä Puheluloki tai Muuta ja valitse sitten Puheluloki.

  5. Kirjoita Työpuheluloki-osioon puhelun aihe ja valitse puhelun tyyppi.

  6. Voit tallentaa puhelun keston valitsemalla valintanauhan Toiminnot-ryhmästä Käynnistä ajastin.

    Huomautus:  Kun suljet puhelulokin, ajastin pysähtyy ja yhteenlaskettu kesto lisätään automaattisesti puhelulokilomakkeeseen.

  7. Kirjoita Kommentit-osaan muistiinpanot.

  8. Jos haluat tallentaa kommentin päivämäärän ja kellonajan, napsauta Lisää aikaleima ‑painiketta.

  9. Valitse Tallenna ja sulje.

    Järjestelmä lisää puhelun päivämäärän ja kellonajan automaattisesti, kun tallennat puhelulokin. Puheluloki näkyy kunkin valitun tietueen historiasivussa.

Sivun alkuun

Aiemmin luodun puhelulokin linkittäminen useaan tietueeseen

Puhelulokin voi tarvittaessa linkittää useaan tietueeseen. Aina kun linkität puhelulokin tietueeseen, puhelulokista luodaan uusi kopio Viestintähistoria-kansioon.

  1. Kaksoisnapsauta puhelulokia, jonka haluat linkittää toiseen tietueeseen.

  2. Napsauta Linkitä-painiketta.

  3. Napsauta Linkitä Business Contact Manager -tietueeseen ‑valintaikkunan Kohdelaji-luettelossa tietuetyyppiä, johon haluat linkittää puhelulokin.

  4. Napsauta luettelossa tietueita, joihin haluat lisätä puhelulokin.

Miten voin valita useita tietueita kerralla?

Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla ja napsauttamalla sitten lisättävän ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten haluamiasi tietueita. Voit valita kaikki tietueet napsauttamalla yhtä ja painamalla sitten CTRL+A-näppäinyhdistelmää.

  1. Valitse Linkitetyt tietueet ‑kohdasta Linkitä. Tämän jälkeen valitsemasi tietueet näkyvät Linkitä-ruudussa.

  2. Valitse OK.

  3. Valitse Tallenna ja sulje.

Huomautus:  Viestintätapahtuma näkyy Viestintähistoria-kansiossa useita kertoja vain, jos viestintätapahtuma on linkitetty useisiin tietueisiin. Jos muokkaat yhdessä tietueessa olevaa viestintätapahtumaa, se muuttuu kaikissa linkitetyissä tietueissa.

Sivun alkuun

Puhelulokin muokkaaminen

Huomautus:  Jos muokkaat useaan tietueeseen linkitettyä puhelulokia, puheluloki muuttuu kaikissa linkitetyissä tietueissa.

  1. Kaksoisnapsauta muokattavaa puhelulokia.

  2. Tee puhelulokiin haluamasi muutokset.

  3. Valitse Tallenna ja sulje.

Sivun alkuun

Puhelulokin poistaminen

Jos puheluloki on linkitetty vain yhteen tietueeseen ja poistat muistiinpanon kyseisen tietueen viestintähistoriasta, Business Contact Manager for Outlook siirtää puhelulokin Poistetut-kansioon. Jos muissa tietueissa on kuitenkin linkkejä puhelulokiin, se poistetaan vain kyseisestä tietueesta.

Jos esimerkiksi poistat liiditietueesta puhelulokin, joka on linkitetty myös työyhteyshenkilötietueeseen, työyhteyshenkilötietueen puheluloki säilyy ennallaan.

Vihje:  Kun avaat puhelulokin, Linkitä-ruudussa näkyvät tietueet, joihin muistiinpano on linkitetty.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager ‑osassa jokin seuraavista kansioista:

  • Yhteystietojen hallinta.

  • Myynti.

  • Markkinointi.

  • Projektinhallinta.

  • Napsauta välilehteä, jossa haluamasi tietue sijaitsee.

  • Kaksoisnapsauta tietuetta, joka sisältää linkin poistettavaan puhelulokiin.

  • Valitse valintanauhan Näytä-ryhmästä Historia.

  • Napsauta puhelulokia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

  • Valitse Tallenna ja sulje.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×