Puhelinneuvottelu

Puhelinneuvotteluun soittaminen on Office Communications Server 2007 R2:n äänineuvotteluiden uusi ääniasetus. Se on edullinen vaihtoehto kokouksen palveluntarjoajan käyttämiselle. Osallistujat voivat liittyä Communicator-neuvottelupuheluun tai puhelinneuvottelutoimintoa tukevaan Live Meeting -kokoukseen soittamalla neuvotteluun mistä tahansa puhelimesta tai mobiililaitteesta. Puhelinneuvotteluun soittamista voidaan käyttää ajoitetuissa Communicator-neuvottelupuheluissa ja Live Meeting -kokouksissa. Puhelinneuvottelutoiminnon ansiosta sekä jäsenet että henkilöt, jotka eivät ole jäseniä mutta kuuluvat yrityksen verkkoon, voivat soittaa neuvotteluun tarvitsematta kokouksen palveluntarjoajaa.

Asenna neuvotteluapuohjelma.

Microsoft Office Outlookin neuvotteluapuohjelma täytyy asentaa tai päivittää, ennen kuin puhelinneuvottelutoimintoa tukeva Communicator-neuvottelu tai Live Meeting -kokous voidaan ajoittaa. Poista tietokoneessa mahdollisesti olevat aiemmat Microsoft Office Live Meeting -asiakasohjelman ja neuvotteluapuohjelman versiot. Varmista lisäksi, että Outlook ei ole käynnissä, ja asenna sitten neuvotteluapuohjelman uusin versio.

Asenna Microsoft Office Outlookin neuvotteluapuohjelma napsauttamalla tätä.

Lisätietoja neuvotteluapuohjelman asentamisesta tai päivittämisestä saat ottamalla yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

Puhelinneuvottelun asetusten määrittäminen

Kun liityt neuvotteluun vetäjänä, esittäjänä tai todennettuna soittajana, tarvitset PIN-tunnuksen.

  1. Voit määrittää PIN-tunnuksen eli PIN-koodin valitsemalla Outlookissa Kokouspalvelut ja valitsemalla sitten Puhelinneuvottelun asetukset.

  2. Valitse kotisivulla PIN-tunnus-kohdasta Kirjaudu sisään.

  3. Valitse Kieli-luettelosta haluamasi kieli ja valitse sitten Sisään kirjautuminen.

  4. Valitse Uusi PIN-tunnus -sivulla PIN-tunnus tai Vaihda PIN-tunnus ja kirjoita PIN-tunnus-muokkausruutuun PIN-vaatimusten mukainen numero. Kirjoita sitten uusi PIN-tunnus uudelleen Vahvista PIN-tunnus -muokkausruutuun.

  5. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

Puhelinneuvottelutoimintoa tukevaan neuvottelupuheluun liittyminen

Kun haluat osallistua Communicator-neuvottelupuheluun tai puhelinneuvottelutoimintoa tukevaan Live Meeting -kokoukseen, ääniyhteyden muodostaminen edellyttää seuraavia tietoja:

  • puhelinneuvottelun numero

  • neuvottelun tunnus

  • tunnuskoodi, jos sitä edellytetään.

Jos olet saanut sähköpostikutsun puhelinneuvottelutoimintoa tukevaan Communicator-neuvottelupuheluun tai Live Meeting -kokoukseen, yhteyden muodostamiseen tarvittavat tiedot ovat kutsun Äänitiedot-kohdassa.

Jos liityt neuvotteluun vetäjänä, esittäjänä tai todennettuna soittajana, tarvitset lisäksi seuraavat tiedot:

  • PIN-tunnus

  • alanumero.

Live Meeting -kokouksen ajoittaminen puhelinneuvottelutoiminnon avulla

Kun olet määrittänyt puhelinneuvottelun asetukset, Live Meeting -kokousten äänten oletusasetus on Puhelinneuvottelu.

  1. Valitse Outlookissa Kokouspalvelut ja valitse Ajoita Live Meeting -kokous. Voit myös valita Outlook-työkaluriviltä Ajoita Live Meeting -kokous.

  2. Kirjoita kokouksen aihe Aihe-riville. Kirjoita kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-riville. Erota osoitteet puolipisteellä.

  3. Määritä esittäjät napsauttamalla ensin Esittäjä-kohtaa. Valitse sitten esittäjät, siirrä heidät Esittäjät-luetteloon valitsemalla Lisää ja valitse OK.

  4. Jos haluat käyttää ääniyhteytenä puhelinneuvottelua, valitse Ääni ja valitse Käytä tietokoneen äänitoimintoja tai soita mistä tahansa puhelimesta.

  5. Halutessasi voit valita Edellytä tunnuskoodi neuvotteluun liittymistä varten -valintaruudun. Kun tämä valintaruutu on valittuna, neuvottelun osallistujien, joilla ei ole PIN-tunnusta, täytyy kirjoittaa neuvottelun tunnus sekä tunnuskoodi liittyessään puhelinneuvotteluun.

  6. Valitse paikallisnumeroiden alue luetteloruudusta ja valitse OK.

  7. Voit muuttaa käyttöoikeuksia valitsemalla Käyttöoikeudet.

    Oletusarvon mukaan kaikki, joilla on puhelinneuvottelun numero ja neuvottelutunnus, voivat liittyä neuvotteluun. Jos haluat rajoittaa puhelinneuvotteluun osallistumista, määritä seuraavat käyttöoikeuksien lisäasetukset neuvottelun ajoittamisen yhteydessä:

    • Valitse Kutsu verkon sisällä. Kokoukseen liittyminen on sallittua osallistujille, jotka ovat organisaation verkon piirissä. Kokouksen osallistujat voivat myös välittää kokouskutsun muille saman organisaation henkilöille.

    • Valitse Kutsu verkon sisällä (rajoitettu). Kokoukseen liittyminen on sallittua vain henkilökohtaisesti kutsumillesi osallistujille, jotka ovat organisaation verkon piirissä. Kokouskutsua ei voi välittää muille.

    • Valitse Kutsu kuka tahansa. Kokoukseen liittyminen on sallittua kaikille. Tämä vaihtoehto on oletusarvon mukaan valittuna.

  8. Kun kokouskutsu sisältää kaikki haluamasi tiedot, napsauta vakiotyökalurivin Lähetä-painiketta.

Communicator-neuvottelupuhelun ajoittaminen

Kun olet määrittänyt puhelinneuvottelun asetukset, Communicator-neuvottelupuheluidesi oletusääniasetuksena on Puhelinneuvottelu.

  1. Valitse Outlookissa Kokouspalvelut ja valitse Ajoita neuvottelupuhelu. Voit myös valita Outlook-työkaluriviltä Ajoita neuvottelupuhelu.

  2. Kirjoita neuvottelun aihe Aihe-riville. Kirjoita kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet Vastaanottaja -riville. Erota osoitteet puolipisteellä.

  3. Määritä vetäjät napsauttamalla ensin Vetäjät-kohtaa. Valitse sitten vetäjät, siirrä heidät Vetäjät-luetteloon valitsemalla Lisää ja valitse OK.

  4. Jos haluat käyttää ääniyhteytenä puhelinneuvottelua, valitse Ääni ja valitse Käytä tietokoneen äänitoimintoja tai soita mistä tahansa puhelimesta. Valitse sitten käytettävän neuvottelupuhelupalvelun tyyppi:

    • Jos haluat käyttää kaikissa neuvotteluissa samoja soittotietoja, valitse Käytä määritettyä neuvottelutunnustani kussakin neuvottelussa.

    • Jos haluat käyttää kaikissa neuvotteluissa eri soittotietoja, valitse Käytä uutta neuvottelutunnusta kussakin neuvottelussa .

  5. Halutessasi voit valita Edellytä tunnuskoodi neuvotteluun liittymistä varten -valintaruudun. Kun tämä valintaruutu on valittuna, neuvottelun osallistujien, joilla ei ole PIN-tunnusta, täytyy kirjoittaa neuvottelun tunnus sekä tunnuskoodi liittyessään puhelinneuvotteluun.

  6. Valitse paikallisnumeroiden alue luetteloruudusta ja valitse OK.

  7. Voit muuttaa käyttöoikeuksia valitsemalla Käyttöoikeudet.

    Oletusarvon mukaan kaikki, joilla on puhelinneuvottelun numero ja neuvottelutunnus, voivat liittyä neuvotteluun. Jos haluat rajoittaa puhelinneuvotteluun osallistumista, määritä seuraavat käyttöoikeuksien lisäasetukset neuvottelun ajoittamisen yhteydessä:

    • Valitse Kutsu verkon sisällä. Kokoukseen liittyminen on sallittua osallistujille, jotka ovat organisaation verkon piirissä. Kokouksen osallistujat voivat myös välittää kokouskutsun muille saman organisaation henkilöille.

    • Valitse Kutsu verkon sisällä (rajoitettu). Kokoukseen liittyminen on sallittua vain henkilökohtaisesti kutsumillesi osallistujille, jotka ovat organisaation verkon piirissä. Kokouskutsua ei voi välittää muille.

    • Valitse Kutsu kuka tahansa. Kokoukseen liittyminen on sallittua kaikille. Tämä vaihtoehto on oletusarvon mukaan valittuna.

  8. Kun kokouskutsu sisältää kaikki haluamasi tiedot, napsauta vakiotyökalurivin Lähetä-painiketta.

Suunnittelemattoman neuvottelupuhelun järjestäminen

Ajoitetun neuvottelupuhelun sijaan voit milloin tahansa järjestää suunnittelemattoman neuvottelupuhelun. Riittää, että ilmoitat neuvottelun puhelinnumerot osallistujille. Voit lähettää tiedot esimerkiksi sähköpostitse tai pikaviestinä, mutta muitakin keinoja voi käyttää.

  1. Voit hankkia puhelinneuvottelun tiedot tekemällä jonkin seuraavista toimista:

    • Valitse Outlookissa Kokouspalvelut ja valitse Puhelinneuvottelun asetukset.

    • Kirjoita selainikkunan osoiteriville järjestelmänvalvojalta saamasi Puhelinneuvottelun asetukset -sivun osoite. Esimerkki: https://im.contoso.com/dialin.

    • Jos olet saanut aiemman kutsun puhelinneuvotteluun, avaa kutsu ja valitse Äänitiedot-kohdasta Oletko määrittänyt PIN-koodisi?. Tämä avaa Puhelinneuvottelun asetukset -sivun.

    • Valitse Communicatorin valikosta Työkalut ja valitse Puhelinneuvottelun asetukset.

  2. Huomioi kotisivun Määritetyt neuvottelutiedot- ja Puhelinneuvottelun numerot -kohtien tiedot.

  3. Ilmoita tarvittavat puhelinneuvottelutiedot pikaviestillä, sähköpostitse tai jollakin muulla keinolla henkilöille, jotka on tarkoitus kutsua neuvotteluun.

Pikakokousten järjestäminen puhelinneuvottelutoiminnolla

Kun olet määrittänyt puhelinneuvottelun asetukset, Live Meeting -kokousten – myös pikakokousten – äänten oletusasetus on Puhelinneuvottelu.

Tärkeää: Jos olet muuttanut Communicator-neuvottelupuhelun tai Live Meeting -kokouksen ääniasetuksia, viimeksi käyttämäsi ääniasetus on myös Live Meeting -kokouksen äänten oletusasetus.

  1. Valitse Outlookissa Kokouspalvelut ja valitse Pikakokous. Voit myös valita Outlook-työkaluriviltä Pikakokous.

  2. Microsoft Office Live Meeting avaa automaattisesti Pikakokouksen ja liittää sinut mukaan. Jos tietokoneessasi ei ole asiakasohjelmaa asennettuna, sinua kehotetaan asentamaan se.

  3. Kun kokousasiakasohjelma aukeaa, kokouspyyntö tulee näkyviin Outlookiin. Kirjoita kokouksen aihe Aihe-riville. Kirjoita kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-riville. Erota osoitteet puolipisteellä.

  4. Kun kokouskutsu sisältää kaikki haluamasi tiedot, napsauta vakiotyökalurivin Lähetä-painiketta.

Lisäresurssit

Puhelinneuvotteluvideot

Microsoft Office Communications Server 2007 R2:n puhelinneuvottelutoiminnon pikaopas

Microsoft Office Communications Server 2007 R2:n Microsoft Office Live Meeting -asiakasohjelman aloitusopas

Microsoft Office Communications Server 2007 R2:n Microsoft Office Live Meetingin pikaopas

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×