Projektitehtävien käyttäminen Business Contact Managerissa

Voit helpottaa projektin luomista jakamalla sen sarjaksi projektitehtäviä, jotka voit asettaa siihen järjestykseen, jossa ne on suoritettava, ja voit määrittää ne työryhmäsi jäsenille.

Jokaiselle tehtävälle määritetään aloitus- ja määräpäivä. Tehtävän edistyessä voit päivittää valmistumistason. Näiden tietojen avulla voit tarkastella projektia aikajanalle sijoitettuna palkkikaaviona. Näin voit kätevästi nähdä, miten projekti edistyy, ja miten paljon on vielä tehtävää.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten projektitehtäviä luodaan, määritetään, päivitetään ja seurataan.

Tietoja tietueiden, kuten projektitehtävien, poistamisesta on artikkelissa Business Contact Manager -tietueiden poistaminen.

Sisältö

Projektitehtävän luominen ja määrittäminen

Itselle määritetyn projektitehtävän päivittäminen

Omaan projektiin linkitettyjen projektitehtävien seuranta

Projektitehtävien sijoittaminen aikajanalle

Projektitehtävän luominen ja määrittäminen

Kun luot projektin, kuten myyntiesityksen, se voi sisältää useita projektitehtäviä. Esimerkki:

  • Esitystilan varaaminen

  • Virvoketarjoilun järjestäminen

  • Myyntiaineistojen luominen, tuottaminen ja toimittaminen

Voit määrittää nämä tehtävät kenelle tahansa, jonka kanssa olet jakanut oman Business Contact Manager -tietokantasi.

Huomautus: Et voi linkittää tiedostoja tai sähköpostiviestejä projektitehtäviin, mutta voit liittää kohteita, kuten tiedostoja ja sähköpostiviestejä, Projektitehtävä-tietueen Kommentit-osassa.

Uuden projektitehtävän luominen

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa hallinta.

  2. Valitse valintanauhan Uusi-ryhmästä Uusi projektitehtävä.

Projektitehtävä-lomakkeen täyttäminen

Projektitehtävä-lomake sisältää Yleiset- ja Tiedotsivut. Yleiset-sivu näkyy oletusarvoisesti.

Yleiset-sivu

Tässä näkymässä voit tallentaa tietoja projektitehtävästä, kuten projektitehtävän vastuuhenkilön, linkitetyn projektin sekä määräpäivän ja tilan.

Projektitehtävän tiedot -osa
  1. Kirjoita projektitehtävän nimi Aihe-ruutuun (pakollinen).

  2. Projektitehtävän määrittäminen työryhmän jäsenelle tai työntekijälle    Valitse henkilön nimi Vastuuhenkilö-luettelossa.

    Huomautus: Vastuuhenkilö-luettelossa näkyvät niiden työntekijöiden nimet, joiden kanssa olet jakanut Business Contact Manager -tietokantasi. Tietoja tietokannan jakamisesta on artikkelissa Business Contact Manager -tietojen jakaminen muiden käyttäjien kanssa.

Linkitetty projektin osa
  1. Valitse Linkitä-painike ja valitse projekti, johon tämä projektitehtävä on linkitetty (pakollinen).

    Huomautus:  Projektitehtävä voidaan linkittää vain yhteen projektiin. Jos olet luonut tämän projektitehtävän Projekti-lomakkeesta, nämä tiedot on jo annettu.

Projektitehtävän asetukset -osa
  1. Anna Aloituspäivä- ja Määräpäivä-ruutuihin tehtävän aloitus- ja määräpäivä.

    Tieto aloituspäivästä lisätään tietueen alkuun valintanauhan alapuolelle.

  2. Valitse projektitehtävän tilan kuvaus Tila.

  3. Kirjoita % valmiina -ruutuun luku väliltä 0–100.

  4. Valitse Edellyttää toimia -valintaruutu, jos projektitehtävä tarvitsee huomiota henkilöltä, jolle se on määritetty.

Tehtävä lisätään henkilön Outlookin Tehtävät-palkin Tehtäväluetteloon.

  1. Valitse Prioriteetti-ruudussa projektitehtävän prioriteettitasoksi Alhainen, Normaali tai Korkea.

Voit mukauttaa luetteloa valitsemalla Muokkaa tätä luetteloa. Lisätietoja luettelon mukauttamisesta on artikkelin Tietuetyyppien ja luetteloiden luominen ja mukauttaminen kohdassa "Luetteloiden luominen tai muokkaaminen".

  1. Valitse Muistutus-ruutu ja määritä muistutus tämän projektitehtävän omistajalle, valitse sitten nuoli ja valitse päivämäärä ja aika.

Kommentit-osa
  1. Kirjoita tai liitä kommentteja tai liitä tiedostoja tai muita Outlookin kohteita, kuten sähköpostiviestejä, Kommentit-kenttään.

    Huomautus:  Liitetyt tiedostot ja Outlook-kohteet näkyvät Kommentit-kentässä. Kohteet eivät näy linkitetyn projektin Historia-sivulla.

  2. Valitse Lisää aikaleima -painike ja lisää päivämäärä ja aika kommentteihisi.

  3. Jos olet antanut kaikki haluamasi tiedot projektitehtävää varten, valitse Tallenna ja sulje. Muutoin jatka tämän artikkelin seuraavaan osaan.

Tiedot-sivu

Tälle sivulle voit tallentaa valmistumispäivän, käytetyn työtuntimäärän ja matkan, joka voidaan laskuttaa tai jota on tarpeen seurata.

  1. Tuo tiedot-sivu näkyviin valitsemalla valintanauhan Näytä‑ryhmässä Tiedot.

  2. Anna päivämäärä, jolloin projektitehtävä on suoritettu, Valmistumispäivä-ruutuun.

  3. Kirjoita tämän tehtävän arvioitu kokonaistyötuntimäärä Kokonaistyömäärä-ruutuun.

  4. Kirjoita todellisten työtuntien määrä Todellinen työmäärä -ruutuun.

  5. Kirjoita Matka-ruutuun tämän projektitehtävän laskutettava matka.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

Vihje:  Kun olet tallentanut projektitehtävän, kyseisen tehtävän tiedot näkyvät linkitetyn projektin Projektitehtävien tiedot -osassa.

Sivun alkuun

Projektitehtävän määrittäminen

Huomautus:  Voit määrittää projektitehtävän toiselle henkilölle vain, jos Business Contact Manager -tietokantasi on jaettu muiden käyttäjien kanssa. Lisätietoja tietokannan jakamisesta on artikkelissa Business Contact Manager -tietojen jakaminen muiden käyttäjien kanssa.

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa hallinta.

  2. Valitse luetteloruudussa Projektitehtävät-välilehti ja avaa sitten projektitehtävä kaksoisnapsauttamalla sitä.

  3. Valitse projektitehtävätietueen Vastuuhenkilö-luettelossa nimi.

    Huomautus: Vastuuhenkilö-luettelossa näkyy nimiä vain, jos olet jakanut tietokantasi muiden käyttäjien kanssa.

  4. Valitse Tallenna ja sulje.

Sivun alkuun

Itselle määritetyn projektitehtävän päivittäminen

Jotta tiedot projektin etenemisestä voidaan pitää ajantasaisina, projektitehtävät on päivitettävä, kun sinä ja työtoverisi työskentelette kyseisten tehtävien parissa. Kun projektitehtävä on määritetty sinulle itsellesi, näet sen Outlookin Tehtävät-palkissa.

Toimintaohjeet

  1. Valitse Outlookin valintanauhassa Näytävälilehti.

  2. Valitse Asettelu-ryhmässä Tehtävät-palkki ja toimi sitten seuraavasti:

  3. Jos Tehtävät-palkki ei ole näkyvissä, valitse Normaali.

  4. Jos Tehtäväluettelo-kohtaa ei ole Tehtävät-palkissa, toista edelliset vaiheet ja valitse sitten Tehtäväluettelo.

Projektitehtävän päivittäminen

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa hallinta.

  2. Avaa projektitehtävä kaksoisnapsauttamalla sitä luetteloruudun Projektitehtävät-välilehdessä.

  3. Päivitä Projektitehtävän asetukset -osassa nykyinen tila, valmiusprosentti ja se, edellyttääkö tehtävä projektin omistajan toimia.

  4. Kommentitosassa voit liittää kommentit muista tiedostoista tai kirjoita kommentit suoraan tähän kenttään. Valitse Lisää aikaleima -painike ja lisää päivämäärä ja aika kommentteihisi.

  5. Valitse Tallenna ja sulje.

Huomautus:  Kun olet tallentanut projektitehtävätietueen, tämän tehtävän uusimmat tiedot näkyvät linkitetyn projektitietueen Projektitehtävien tiedot -osassa.

Sivun alkuun

Omaan projektiin linkitettyjen projektitehtävien seuranta

Jos olet projektin omistaja, voit seurata projektitehtävien edistymistä pienoisohjelmilla, kuten Projektitehtävät – Määräpäivä seuraavaksi, tai katsomalla projektitehtäviä projektitietueen Projektitehtävien tiedot -osassa.

Projektitehtävien pienoisohjelmissa näkyy tietoja kaikkien projektien kaikista projektitehtävistä.

Tietoja pienoisohjelmien näyttämisestä Projektinhallinta-työtilassa on artikkelissa Pienoisohjelmien käyttäminen Business Contact Managerissa.

Yksittäisten projektin projektitehtävien tarkasteleminen

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa hallinta.

  2. Kaksoisnapsauta luetteloruudun Projektit-välilehdessä projektia, jota haluat tarkastella.

    Projektitehtävien tiedot -osassa näkyvät jokaisen projektitehtävän tiedot. Voit avata minkä tahansa projektitehtävän kaksoisnapsauttamalla sitä ja tarkastella sen tietoja.

Sivun alkuun

Projektitehtävien sijoittaminen aikajanalle

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Projektinhallinta.

  2. Valitse valintanauhan Raportit-välilehti.

  3. Valitse Projektinhallinta‑ryhmässä Projektitehtävät ja valitse sitten Projektitehtävät – Kaikki.

  4. Valitse raportti-ikkunan valintanauhan Lajittele ja suodata -ryhmässä Suodata.

  5. Valitse Projektitehtävien suodattaminen -valintaikkunassa Suodattimen lisäasetukset -välilehti.

  6. Valitse Kentän nimi ‑luettelosta Linkitetty. Valitse Vertailu-luettelosta Sama kuin ja kirjoita sitten Vertaa-ruutuun seurattavan projektin nimi.

  7. Valitse OK.

  8. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmässä Kaavio.

    Projektin projektitehtävät näkyvät vihreinä tehtäväpalkkeina aikajanalla. Tehtäväpalkissa oleva musta viiva ilmaisee, mikä prosenttiosuus tehtävästä on valmiina.

Vihje:  Voit tuoda näkyviin muita kaavion osia. Valitse valintanauhan Kaavio‑ryhmässä Otsikot ja valitse otsikot, jotka haluat näyttää.

Lisätietoja raporteista ja suodattimista on artikkeleissa Raporttien ja kaavioiden käyttäminen Business Contact Managerissa ja Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×