Projektinhallinnan tavoite: projektitietojen tiedonkulku

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Viestintä työryhmän kanssa

Projektitietojen tiedonkulku kangertelee usein – oli sitten kyse työryhmältä saatavista tilatiedoista tai johdolle välitettävästä projektin tilanneraportista.

Opettele, milloin ja miten on hyvä viestiä ja kuinka projektiin liittyvistä tiedoista kannattaa raportoida. Jos viestinnässä on ongelmia, yhteistyö ontuu ja ongelmat voivat vaikuttaa koko projektin onnistumiseen.

Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

  • Tee luettelo sidosryhmän jäsenistä    Ennen projektin alkaa, katso, ketkä ovat keskusteleminen sidosryhmien kanssa. Yksi tapa kannattaa ruudun projektin on unohda kriittinen sidosryhmän Siirry/ei siirry vaikutus projektin omistavan

  • Hae viestintäsuunnitelma    Suunnittele viestintä strategioita ja prosessien projektiisi ennen projektin alkua. Viestintä prosessit näkyvät tehtävän projektin ensimmäisellä rivillä niin, että tämä yhteistyö tärkeä osa tulee kaikkien sitoumus on sitäkin parempi.

  • Usein yhteydessä    Tehtävän tilan tietojen kerääminen, kun viikossa on oikeus head ongelmia ulos, ennen kuin he muuntaa tietoja. Jos viestiä useammin kuin, työryhmän jäsenet saattaa lakata päivitysten lähettäminen vuoksi valmisteluun niiden kestää kauan.

  • Etsi ongelmia    Jos kaikki näyttää siirtymällä, hyvin, koska et ole kuullut mitään negatiivinen, sinun on todennäköisesti taulukon kohti ongelmia. Myös hyvä Suorita projektit on ongelmia. Työ on siirtyä löytävät ne ennen kuin ne kasvavat isommaksi ongelmiin.

  • Käytä sopivaa tekniikkaa    Tietoja ryhmän jäsen ja sidosryhmän yhteydenpidon. Esimerkiksi työryhmän jäsenet tehtävän tilan raportointi haluat ehkä käyttää sähköpostia tai Project Server olisi johdolle ehkä mieluummin hyvin muodostettu kaavion tai pivot-taulukko. Näin voit auttaa viestintään ohjelmien luettelo.

Sovellus

Hyvät puolet

Huonot puolet

Project

  • Sisältää valmiit esitystyökalut kaikille sidosryhmätasoille.

  • Sisältää selkeän aikajananäkymän ja työryhmän suunnitteluapuohjelman.

  • Monimutkaiset tiedot voi viedä Exceliin tai Visioon esitystä varten.

  • Yrityksessä ei ehkä ole Projectia käytössä.

  • Jos yrityksen projektit ovat pieniä, monipuolisen aikatauluohjelmiston kaikkia ominaisuuksia ei hyödynnetä.

Project Server

  • Sopii parhaiten kehittyneeseen viestintään ja projektitietojen raportointiin koko organisaation käytössä.

  • Voit verrata useiden projektien tai projektiportfolioiden tilatietoja keskenään.

  • Pienemmät yritykset voivat tarvita ulkopuolista apua Project Serverin asennukseen ja käyttöön.

Excel

  • Projectista voi viedä tietoa Exceliin kehittyneempää tietoanalyysia (esimerkiksi ANOVA-laskelmia ja ansaitun arvon analyysia) varten.

  • Ihanteellinen projektisuunnittelun alkuvaiheessa sekä yleistason tietoa toimitettaessa, koska sama tieto voidaan lisätä myöhemmin Projectiin.

  • Excelissä ei ole automaattisia ajoitustoimintoja monimutkaisia projekteja varten.

Word

  • Ihanteellinen vaihtoehto alkuvaiheessa, kun esimerkiksi budjettiin ja toimituksiin liittyviä suunnitteluasiakirjoja on jaettava eri osapuolille.

  • Ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla johdolle suunnattujen visuaalisten esitysten luontityökaluna. Tähän tarkoitukseen kannattaa käyttää Exceliä, Visiota, PowerPointia tai Projectin omia raportointitoimintoja.

SharePoint

  • Sisältää synkronointiominaisuudet ilman Project Serveriä. Tehtäväluetteloon tehdyt muutokset päivittyvät myös rinnakkaiseen luetteloon.

PowerPoint

  • Ihanteellinen vaikuttavien esitysten luontityökalu, jota voi hyödyntää johdolle viestittäessä.

  • Analyytikot ja tekninen henkilökunta haluavat todennäköisesti yksityiskohtaisempaa tietoa sisältäviä kaavioita monitasoisia budjettianalyyseja varten.

Visio

  • Ihanteellinen vaihtoehto projektin alkuvaiheen viestintään esimerkiksi vuokaaviomuodossa olevia liiketoiminta- ja tuotantoprosesseja tutkittaessa.

  • Johdolle tiedostot voivat sisältää liian yksityiskohtaista tietoa. Tällöin kannattaa käyttää Projectin omia raportointitoimintoja.

Lync   

  • Ihanteellinen vaihtoehto, kun ryhmän jäsenet työskentelevät eri sijainneissa. Voit jakaa projektitietoa hyödyntämällä pikaviestejä, ääni- ja videopuheluita sekä online-kokouksia.

Project Serveristä tilapäivitysten tarkistaminen

Jos työryhmä käyttää Project Serveriä, lataa tilapäivitykset palvelimesta, ennen kuin viestit ryhmän kanssa projektin etenemisestä.

Aikataulun etenemisen seuranta, yksinkertaisesta tavasta vaativaan

Projektin etenemisen seurantaan on sekä yksinkertaisia että monimutkaisempia vaihtoehtoja. Käytä tapaa, joka sopii omaan projektiisi ja omalle ryhmällesi parhaiten.

Pikaviestikeskustelu projektin työryhmän jäsenten kanssa Lyncissä

Kun työstät projektin aikataulua, mieleen voi nousta kysymyksiä. Voit selvittää asian nopeasti viemällä osoittimen asiasta tietävän henkilön nimen päälle ja lähettämällä Lyncin pikaviestin.

Lyncin online-kokoukseen liittyminen

Jos henkilöt eivät pääse kokoukseen paikan päälle, jaa projektitiedot Lyncin avulla. Voit jakaa projektisuunnitelmat PowerPoint-dioina, Excel-taulukkoina tai OneNote-muistikirjoina. Muut voivat osallistua online-kokoukseen omasta toimistostaan, kotoa käsin tai mobiililaitteen välityksellä.

Projektiraportin luominen

Project 2013:ssa voit luoda ja mukauttaa upeita graafisia raportteja mistä projektitiedoista tahansa joutumatta käyttämään muita ohjelmistoja. Projektia työstäessäsi raportit päivittyvät aina uusimpien tietojen mukaisiksi – tietoja ei tarvitse päivittää manuaalisesti!

Synkronoiminen SharePoint-tehtäväluettelon kanssa

Työryhmän jäsenet voivat tarkastella aikataulua ja päivittää työnsä SharePointissa, ja sinä näet muutokset Projectissa. Ja päinvastoin.

Käytä Office 365: n SharePointin ja Lyncin kanssa verkossa

Luonnostele projektia Office 365:n avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain.

Voit käyttää SharePoint Onlinea ja Lync Onlinea myös silloin, kun yrityksen työntekijöillä ei ole kyseisiä ohjelmia asennettuina.

Tehtävien muutosten julkaiseminen palvelimessa

Kun muokkaat tehtäviä, julkaise muutokset Project Serverissä, jotta kaikilla on heti ajantasainen tieto käytettävissään.

Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×