Projektinhallinnan tavoite: projektitietojen tiedonkulku

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Viestintä työryhmän kanssa

Projektitietojen tiedonkulku kangertelee usein – oli sitten kyse työryhmältä saatavista tilatiedoista tai johdolle välitettävästä projektin tilanneraportista.

Opettele, milloin ja miten on hyvä viestiä ja kuinka projektiin liittyvistä tiedoista kannattaa raportoida. Jos viestinnässä on ongelmia, yhteistyö ontuu ja ongelmat voivat vaikuttaa koko projektin onnistumiseen.

Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

  • Tee luettelo sidosryhmän jäsenistä    Ennen kuin projekti alkaa, ota selvää, keitä sidosryhmään kuuluu. Varma tapa pilata projekti on unohtaa joukosta henkilö, joka vaikuttaa ratkaisevasti koko projektin toteutumiseen.

  • Laadi etukäteen viestintäsuunnitelma    Suunnittele projektin viestintästrategia ja -käytännöt jo ennen projektin käynnistymistä. Jos mahdollista, kirjaa viestintäkäytännöt projektiin omaksi tehtäväkokonaisuudekseen niin, että kaikki sitoutuvat niihin alusta pitäen.

  • Viesti usein    Tehtäväkohtaiset tilatiedot kannattaa koota viikoittain, jotta mahdollisiin ongelmiin voidaan tarttua ajoissa. Jos tietoja pyydetään liian usein, ne voivat jäädä kokonaan saamatta, koska ryhmän jäsenet kokevat, että raportointi vie liikaa aikaa.

  • Etsi ongelmia    Jos kaikki näyttää menevän hyvin eikä korviisi kantaudu koskaan mitään negatiivista, projekti on todennäköisesti menossa väärään suuntaan. Myös hyvin ohjatuissa projekteissa on ongelmansa. Tehtävänäsi on tunnistaa ne, ennen kuin ne kasvavat liian suuriksi.

  • Hyödynnä sopivaa tekniikkaa    Tunnista työryhmän ja sidosryhmän viestintätarpeet. Työryhmän voi olla kätevintä raportoida sähköpostitse tai Project Serverin kautta, mutta johto tutkii todennäköisesti mielellään kaavioita ja Pivot-taulukkoja. Seuraavassa on luettelo ohjelmista, joita voit käyttää viestinnässä.

Sovellus

Hyvät puolet

Huonot puolet

Projekti

  • Sisältää valmiit esitystyökalut kaikille sidosryhmätasoille.

  • Sisältää selkeän aikajananäkymän ja työryhmän suunnitteluapuohjelman.

  • Monimutkaiset tiedot voi viedä Exceliin tai Visioon esitystä varten.

  • Yrityksessä ei ehkä ole Projectia käytössä.

  • Jos yrityksen projektit ovat pieniä, monipuolisen aikatauluohjelmiston kaikkia ominaisuuksia ei hyödynnetä.

Project Server

  • Sopii parhaiten kehittyneeseen viestintään ja projektitietojen raportointiin koko organisaation käytössä.

  • Voit verrata useiden projektien tai projektiportfolioiden tilatietoja keskenään.

  • Pienemmät yritykset voivat tarvita ulkopuolista apua Project Serverin asennukseen ja käyttöön.

Excel

  • Projectista voi viedä tietoa Exceliin kehittyneempää tietoanalyysia (esimerkiksi ANOVA-laskelmia ja ansaitun arvon analyysia) varten.

  • Ihanteellinen projektisuunnittelun alkuvaiheessa sekä yleistason tietoa toimitettaessa, koska sama tieto voidaan lisätä myöhemmin Projectiin.

  • Excelissä ei ole automaattisia ajoitustoimintoja monimutkaisia projekteja varten.

Word

  • Ihanteellinen vaihtoehto alkuvaiheessa, kun esimerkiksi budjettiin ja toimituksiin liittyviä suunnitteluasiakirjoja on jaettava eri osapuolille.

  • Ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla johdolle suunnattujen visuaalisten esitysten luontityökaluna. Tähän tarkoitukseen kannattaa käyttää Exceliä, Visiota, PowerPointia tai Projectin omia raportointitoimintoja.

SharePoint

  • Sisältää synkronointiominaisuudet ilman Project Serveriä. Tehtäväluetteloon tehdyt muutokset päivittyvät myös rinnakkaiseen luetteloon.

  • Ottaa käyttöön koko yrityksen kallista. Jos sinulla ei ole yrityksen resursseja voit asentaa SharePoint, SharePoint online ja Office 365voit käyttää.

PowerPoint

  • Ihanteellinen vaikuttavien esitysten luontityökalu, jota voi hyödyntää johdolle viestittäessä.

  • Analyytikot ja tekninen henkilökunta haluavat todennäköisesti yksityiskohtaisempaa tietoa sisältäviä kaavioita monitasoisia budjettianalyyseja varten.

Visio

  • Ihanteellinen vaihtoehto projektin alkuvaiheen viestintään esimerkiksi vuokaaviomuodossa olevia liiketoiminta- ja tuotantoprosesseja tutkittaessa.

  • Johdolle tiedostot voivat sisältää liian yksityiskohtaista tietoa. Tällöin kannattaa käyttää Projectin omia raportointitoimintoja.

Lync

  • Ihanteellinen vaihtoehto, kun ryhmän jäsenet työskentelevät eri sijainneissa. Voit jakaa projektitietoa hyödyntämällä pikaviestejä, ääni- ja videopuheluita sekä online-kokouksia.

  • IT-osaston käyttöönotto edellyttää. Jos sinulla ei ole yrityksen resursseja voit asentaa Lync, voit käyttää Office 365: n Lync online.

Tilapäivitysten tarkistaminen Project Serveristä

Jos työryhmä käyttää Project Serveriä, lataa tilapäivitykset palvelimesta, ennen kuin viestit ryhmän kanssa projektin etenemisestä.

Aikataulun etenemisen seuranta, yksinkertaisesta tavasta vaativaan

Projektin etenemisen seurantaan on sekä yksinkertaisia että monimutkaisempia vaihtoehtoja. Käytä tapaa, joka sopii omaan projektiisi ja omalle ryhmällesi parhaiten.

Pikaviestikeskustelu projektin työryhmän jäsenten kanssa Lyncissä

Kun työstät projektin aikataulua, mieleen voi nousta kysymyksiä. Voit selvittää asian nopeasti viemällä osoittimen asiasta tietävän henkilön nimen päälle ja lähettämällä Lyncin pikaviestin.

Lyncin online-kokoukseen osallistuminen

Jos henkilöt eivät pääse kokoukseen paikan päälle, jaa projektitiedot Lyncin avulla. Voit jakaa projektisuunnitelmat PowerPoint-dioina, Excel-taulukkoina tai OneNote-muistikirjoina. Muut voivat osallistua online-kokoukseen omasta toimistostaan, kotoa käsin tai mobiililaitteen välityksellä.

Projektiraportin luominen

Project 2013:ssa voit luoda ja mukauttaa upeita graafisia raportteja mistä projektitiedoista tahansa joutumatta käyttämään muita ohjelmistoja. Projektia työstäessäsi raportit päivittyvät aina uusimpien tietojen mukaisiksi – tietoja ei tarvitse päivittää manuaalisesti!

Synkronoiminen SharePoint-tehtäväluettelon kanssa

Työryhmän jäsenet voivat tarkastella aikataulua ja päivittää työnsä SharePointissa, ja sinä näet muutokset Projectissa. Ja päinvastoin.

Käytä Office 365 SharePoint ja Lync online-tilassa

Luonnostele projektia Office 365:n avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain.

Voit käyttää SharePoint Onlinea ja Lync Onlinea myös silloin, kun yrityksen työntekijöillä ei ole kyseisiä ohjelmia asennettuina.

Tehtävien muutosten julkaiseminen palvelimessa

Kun muokkaat tehtäviä, julkaise muutokset Project Serverissä, jotta kaikilla on heti ajantasainen tieto käytettävissään.

Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×