Projektinhallinnan tavoite: projektin riskien hallinta

Media-kuva

Projektin riskit määritetään kahden asian mukaan:

  1. projektitoiminnon negatiivinen tulos ja

  2. negatiivisen tuloksen todennäköisyys.

Tai riski = vaikutus x todennäköisyys

Projektipäällikkö voi esimerkiksi ajatella, että lopullisen projektiraportin tulostamiseen sisältyy riski sähköjen katkeamisesta ennen tulostamista. Sähköjen katkeaminen on epätodennäköistä, joten riski voidaan ohittaa huoletta. Todennäköisempi riski on se, ettei monimutkaisempaa ja korkealaatuista osavuosikatsausta varten ole käytettävissä tulostuspalvelua. Tämän riskin hallitsemiseksi projektipäällikön tulee varata enemmän aikaa raportin tulostamiseen.

Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

Esimerkkejä paljon riskejä sisältävistä toimista

Alla on tyypillisiä toimia ja tapahtumia, jotka voivat lisätä projektin riskejä.

Riskialttiit toiminnot

Kuvaus

Kriittiset tehtävät

Kiinnitä erityistä huomiota kriittisiin tehtäviin. Niihin sisältyy enemmän riskejä, sillä niillä on suurin vaikutus projektin päättymispäivämäärään.

Toimittajan tehtävät

Kun solmit sopimuksen toimittajan kanssa, vaadi säännöllisempää ja yksityiskohtaisempaa raportointia edistymisestä kuin oman työryhmän jäseniltä.

Projektin lopulla tapahtuvissa toimittajan tehtävissä on suurempi riski kuin toimittajan muina aikoina suorittamissa tehtävissä. Toimittajiin kuuluu sekä yrityksen ulkopuolisia henkilöitä että yrityksen muiden alueiden työntekijöitä. Kummassakin tapauksessa henkilöt eivät ole yhtä hyvin hallinnassasi kuin oman työryhmän jäsenet, joten molempia tulee käsitellä samoin projektin riskeihin liittyen.

Kokemattomat työryhmän jäsenet

Työtehtävien määrittäminen kokemattomille työntekijöille projektin lopussa vaarantaa projektin päättymispäivämäärän, sillä työntekijät voivat tarvita enemmän perehdytysaikaa. Pienennä riskiä varaamalla uusille työntekijöille riittävästi perehdytysaikaa.

Yli vuoden mittaiset projektit

Yli vuoden kestävissä projekteissa on enemmän tuntemattomia tekijöitä ja täten enemmän riskejä, jotka aiheutuvat esimerkiksi resurssien saatavuudesta, tekniikoiden ja markkinatilanteiden muutoksista.

Liikaa samanaikaisia tehtäviä

Tarkista samaan ajankohtaan ajoitetut lukuisat eri tehtävät. Vaikka eri henkilöt suorittaisivat tehtävät, useiden tehtävien samanaikainen suorittaminen aiheuttaa projektiin riskejä, erityisesti projektin loppuvaiheessa.

Aikataulun laatiminen oikeassa järjestyksessä

Aloittelevat projektipäälliköt tekevät usein virheen ja yhdistävät tehtäviä ennen niiden määrittämistä. Tämä voi aiheuttaa sekaannusta ja asioissa joudutaan palaamaan taaksepäin. Kun aloitat uuden projektin, luetteloi ja ryhmittele tehtävät ensin, jotta näet projektin ja sen toimitusten kokonaiskuvan. Tämän jälkeen voit yhdistää tehtäviä ihanteelliseen aikatauluun.

Aikaisempien virheiden unohtaminen

Jos et kirjaa projektin virheitä, tulet luultavasti toistamaan niitä tulevissa projekteissa. Projektien lopussa laaditaan yleensä asiakirjat, joiden tarkoitus on minimoida riskien toistuminen tulevissa projekteissa.

Riskien hallinta

Alla on projektipäälliköiden käyttämiä keinoja projektien riskien hallintaan.

Riskien välttäminen   

Jos projektitoiminnolla on vakavia seurauksia, riskien välttäminen on suositeltavaa. Esimerkiksi valmistusprosessien yhtäaikainen käyttö kahteen toimitukseen voi viivästyttää projektia. Projektipäällikkö voi välttää riskin käyttämällä valmistusprosesseja peräkkäin.

Riskien vähentäminen   

Etsi keinoja vähentää riskien todennäköisyyttä. Voit esimerkiksi päättää käyttää yksinkertaisempaa ja hyvin tunnettua valmistusprosessia, jos innovatiivisemman ja kalliimman prosessin asennus vie liikaa aikaa.

Riskien siirtäminen   

Hallitse riskejä siirtämällä niitä ulkoiselle toimittajalle. Jos esimerkiksi tietokoneen alijärjestelmän dokumentaatio on liian laaja, jotta sisäiset resurssit saisivat sen valmiiksi ajoissa, anna siitä osia ulkoisen toimittajan hoidettavaksi.

Riskeistä oppiminen   

Kaikki riskit eivät ole huonoja. Riskit voivat sisältää myös mahdollisuuksia. Jos esimerkiksi projektin riskien tutkimisen jälkeen huomaat, että osana suurempaa valmistusprosessia kehitettävä ohjelmiston alijärjestelmä on itsessään markkinointikelpoinen, voit määrätä parhaat insinöörisi kehittämään kyseistä alijärjestelmää. Kokeneimpien insinöörien poistaminen projektista aiheuttaa projektiin lisäriskejä, mutta saadut mahdollisuudet voivat kompensoida ne.

Riskien hallinta

Aikataulun etenemisen seuranta

Voit selvittää riskikohtia tarkastelemalla ryhmän jäsenten tehtäväpäivityksiä. Voit seurata etenemistä nopeasti Gantt-kaavion avulla tai käyttää kehittynyttä ansaitun arvon analyysiä.

Projektin kriittisen polun näyttäminen

Näytä tehtävät, joilla on suurin vaikutus projektin päättymispäivään. Tarkastele ensin näitä tehtäviä, kun etsit aikataulun riskejä.

Projektin aikataulun oikean näkymän valitseminen

Projektin riskejä ei voi nähdä yhdestä näkymästä. Tutki projektin riskejä useita eri näkymiä käyttämällä.

Ongelmien etsiminen ansaitun arvon analyysillä

Ansaitun arvon avulla saat helpommin vastauksia kysymyksiin, kuten "Kuinka paljon rahaa olisi saanut kulua projektin tähänastiseen työmäärään?" tai "Saammeko projektin päätökseen aikataulussa?"

Projektinhallinnan kompromissien ymmärtäminen

Kun hallitset projektin riskejä, siirrät aikataulun tehtäviä. Kaikki projektiin tehtävät muutokset vaikuttavat aikaan, rahaan tai laajuuteen.

Projectin tehtävien ajoittaminen

Kun suunnittelet riskejä ja muutat aikataulua, Project voi siirtää tehtäviä odottamattomalla tavalla. Opi ymmärtämään Projectin tehokkaan ajoitusohjelman periaatteet.

Kustannuksiin liittyvien riskien havaitseminen

Kun olet kirjannut projektin kustannukset, tutki niitä ja varmista, ettet ole luonut budjettiin riskejä.

Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×