Projektinhallinnan tavoite: henkilöiden lisääminen ja varaaminen tehtäviin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Resurssien lisääminen projektiin

Kun määrität projektiin henkilöitä, pidä mielessä kaksi asiaa:

  1. Sinun on lisättävä henkilöt projektiaikatauluun ennen kuin . . .

  2. voit varata heidät tehtäviin.

Tämä on yleinen sekaannuksen aiheuttaja työskenneltäessä minkä tahansa projektinhallintaohjelmiston kanssa.

Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

Jos sinulla ei vielä ole kokemusta projektinhallinnasta Jos vasta tutustut projektinhallintaan, saatat huomata, että asiaan liittyy muutakin kuin vain tehtävien lisäämistä. Huomioon on otettava esimerkiksi tehtäviin lisättävien henkilöiden määrä, henkilöiden loma-ajat sekä henkilökohtaisten tietojen, kuten puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja palkkatietojen, lisäystapa ja -paikka.

Seuraavien vihjeiden avulla pääset alkuun.

  • Ota selvää, millaisia resurssityyppejä voit varata tehtäviin    Kun sinulla on tarvitsemasi tiedot projektitehtävistä, selvitä tarvitsemasi resurssityypit.

    • Henkilöresurssit    Nämä resurssit työskentelevät yleensä tehtävien parissa. Projektipäälliköt kutsuvat niitä joskus työresursseiksi erottaakseen ne materiaaleista ja laitteista.

    • Yritysresurssit    Nämä ovat työresursseja, joita hallitaan ja jaetaan koko organisaation kesken. Yritysresursseja käytetään Project Professionalilla.

    • Materiaaliresurssit    Nämä resurssit sisältävät tietokoneita tai muita laitteita, joita käytetään tehtävien tekemiseen.

    • Yleiset resurssit    Nämä resurssit määrittävät tehtävien henkilöstövaatimuksia (esimerkiksi kirvesmiehet tai rakennuttajat) mutta eivät tiettyjä henkilöitä.

  • Resurssien määrän vaikutus kestoon Kun määrität tehtävään useita resursseja, saatat odottaa tehtävän keston lyhenevän. Usein henkilöiden lisäämisellä tehtävään voi kuitenkin olla päinvastainen vaikutus. Se voi kasvattaa kustannuksia, lisätä viestintää tai aiheuttaa tehottomuutta muulla tavoin. Esimerkiksi uuden maksullisen sillan suunnittelu ei todennäköisesti nopeudu, jos kaksinkertaistat projektin arkkitehtien määrän. Projectin avulla voit hallita tehtävien kestoa lisättyäsi tehtäviin henkilöitä.

  • Henkilön kykyjen vaikutus tehtävän kestoon Henkilön kokemus voi vaikuttaa suoraan tehtävän kestoon. Henkilö, jolla on viiden vuoden työkokemus, suorittaa tehtävän todennäköisesti nopeammin kuin henkilö, jolla on kaksi vuotta työkokemusta.

Jos olet kokenut projektipäällikkö : Projektien kasvaessa myös huomioonotettavien asioiden määrä lisääntyy. Näitä ovat esimerkiksi muiden osastojen resurssien käyttö, alihankkijoiden palkkaus, sadan ihmisen työn seuranta, raporttien laatiminen johdolle sekä monet muut monimutkaiset asiat, joita et ole vielä edes ajatellut. Microsoft Project tarjoaa onneksi tarvittavat asiantuntijatyökalut.

Seuraavilla vihjeillä voit kasvattaa asiantuntemustasi.

  • Kestoarvioiden tarkasteleminen ja tarkentaminen    Tarkenna kestoarvioitasi käyttämällä nykyisestä projektista ja muista samanlaisista projekteista saamiasi tietoja. Resurssivaatimusten (sekä projektikustannusten) arvioiden tarkkuus määräytyy pitkälti tehtävien kestoarvioiden tarkkuuden mukaan.

  • Resurssien edistymisen seuranta    Pidä huolta siitä, että projektissa työskentelevät henkilöt lähettävät tehtävän tilapäivitystietoja säännöllisesti. Microsoft Projectin näkymät ja raportit auttavat seuraamaan muiden toimia.

  • Resurssien ylivarausongelmien tunnistaminen    Project auttaa sinua huomaamaan, jos henkilöt työskentelevät samanaikaisesti liian monessa tehtävässä.

  • Seuraa perusaikatauluja   

  • Perusaikataulujen avulla saat tilannevedoksen projektista, joten voit verrata projektin nykyistä edistymistä siihen, mitä olit projektin alussa suunnitellut.

  • Työn jakaminen tasaamisen avulla    Kun henkilöt työskentelevät liian monessa tehtävässä samaan aikaan, Project voi säätää työmäärää realistisempaan suuntaan. Resurssivarausten tasaaminen on yksi tapa tasata työmäärää.

  • Projektitietojen vieminen Exceliin tarkempaa analyysiä varten Excel voi auttaa projektitietojen tarkemmassa analyysissä. Voit esimerkiksi viedä tehtävä- ja resurssitietoja Exceliin kehittyneitä ansaitun arvon raportteja varten ja näyttää sitten tiedot Sparkline-kaavioissa nähdäksesi kustannukset suhteessa tehdyn työn määrään.

    Sparkline-kaavioiden käyttäminen projektinhallinnassa

    Uusien taitojen opettaminen työntekijöille    Suuret organisaatiot sijoittavat aikaa ja rahaa työntekijöiden koulutukseen opettaakseen uusia taitoja ja työskentelyä erilaisissa ympäristöissä. Nykyisten työntekijöiden kouluttaminen voi olla kustannustehokkaampi keino suorituskyvyn parantamiseen kuin uusien työntekijöiden palkkaaminen.

Vaihe 1: Henkilöiden lisääminen projektiin

Henkilöiden lisääminen projektiin

Sinun on lisättävä projektiin henkilöitä ja muita resursseja, ennen kuin voit määrittää heidät tehtäviin. Muita resursseja voivat olla esimerkiksi materiaaliresurssit, kuten sementti tai maali, sekä kustannusresurssit, kuten lentoliput ja ruokailu.

Projektikalenterin työpäivien muuttaminen

Kun olet lisännyt projektiin henkilöitä, muokkaa heidän työkalentereitaan ottamaan työaika huomioon. Microsoft Project olettaa, että useimmat ihmiset työskentelevät arkipäivisin kahdeksasta viiteen. Tätä työaikataulua ei kuitenkaan ole pakko noudattaa.

Juhla- ja vapaapäivien lisääminen

Kaikki tarvitsevat toisinaan lomaa. Jokainen sairastuu joskus. Ja vapaapäiviä ei kukaan halua jättää väliin. Opettele ottamaan tämä ajoittamaton aika huomioon lisäämällä se aikatauluun.

Henkilöiden jakaminen resurssivarannon avulla

Voit lisätä projektiin henkilöitä resurssivarannosta. Resurssivarannon avulla voit säilyttää kaikki henkilötiedot yhdessä projektitiedostossa, jota voi käyttää osana pääprojekteja.

Luottamuksellisia tietoja sisältävän sarakkeen piilottaminen

Voit lisätä projektiin luottamuksellisia tietoja, kuten palkkatiedot ja puhelinnumerot, mutta piilottaa ne tietoja menettämättä.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Henkilöiden ja muiden resurssien varaaminen tehtäviä varten

Henkilöiden varaaminen tehtäviä varten

Lisättyäsi aikatauluun tehtäviä voit varata niihin henkilöitä.

Tehtävien nimien näyttäminen Gantt-kaavion palkkien vieressä

Gantt-palkkeja on helpompi tulkita, jos tehtävien nimet näkyvät niiden vieressä. Tästä on apua raporteissa ja kokousten aikana.

Henkilö- ja materiaalikustannusten kirjaaminen

Kun lisäät projektiin henkilöitä, lisäät myös henkilöiden kustannukset. Varattuasi henkilöt tehtäviin Microsoft Project laskee automaattisesti projektin kustannukset.

Tilapäivitysten tarkistaminen

Kun henkilöt määrittävät työnsä tilan, Projectin aikataulussa tapahtuu muutoksia.

Henkilön poistaminen projektista

Haluat ehkä poistaa resursseista työntekijän, joka ei ole enää mukana projektissa tai on lähtenyt yrityksen palveluksesta, tai haluat vain poistaa henkilön nimen, jonka olet kirjoittanut väärin. Saatat joutua poistamaan henkilöitä projektista kaikkien näiden syiden vuoksi.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Henkilöiden ja muiden resurssien hallinta

Oikean näkymän valitseminen resurssien tarkasteluun

Kun olet varannut henkilöt tehtäviin ja työ on alkanut, voit seurata edistymistä sekä tehdä muutoksia aikatauluun Projectin näkymien avulla.

Tehtävän keston muuttaminen

Yksi keino ratkaista työmäärään liittyviä ongelmia on lyhentää tehtävien kestoja.

Työn jakaminen yksittäisten henkilöiden työmäärän vähentämiseksi

Jos projektin henkilöt työskentelevät liian monen tehtävän parissa samaan aikaan, Project voi jakaa työmäärän tasaisemmin.

Tehtävätyyppien työmäärään perustuvan asetuksen muuttaminen

Kun lisäät henkilöitä tehtävään tai poistat heitä siitä, Project pidentää tai lyhentää tehtävän kestoa. Tätä kutsutaan työmäärään perustuvaksi ajoittamiseksi. Jos haluat keston pysyvän samana, voit muuttaa tehtävän työmäärään perustuvan asetuksen.

Aikataulun etenemisen seuranta

Projektin työn seuraaminen ei ole tärkeää vain siksi, että projekti päättyisi ajoissa. Sen avulla voi myös oppia virheistä ja projektin onnistumisista.

Perusaikataulun tallentaminen

Kun esimiehesi kysyy, onko projekti pysynyt aikataulussa, et todennäköisesti halua vastata "en tiedä". Pysyt projektin edetessä tilanteen tasalla, jos perusaikataulun alkuperäisestä versiosta on tallennettu tilannevedos ennen projektin käynnistymistä.

Viestintä työryhmän kanssa

Kun olet tehnyt muutoksia henkilön aikatauluun, kerro niistä, jotta tieto ei häviä.

Henkilöiden edistymistä koskevan projektiraportin näyttäminen

Voit luoda ja mukauttaa graafisia raportteja projektin etenemisestä. Voit tarkastella näitä raportteja Projectissa tai viedä ne muihin sovelluksiin, kuten PowerPointiin, Wordiin tai Exceliin.

Pikaviestikeskustelu projektin työryhmän jäsenten kanssa Lyncissä

Projectissa on nyt useita tapoja saada vastauksia nopeasti, kun tehtävästä herää kysymyksiä. Pidä osoitinta nimen yllä ja valitse Lähetä pikaviesti, jos haluat aloittaa pikaviestikeskustelun Lyncissä.

Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×