Projektin muutospyyntöjen arvioiminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jane Suchan, PMP

Valvomaton muutos on yksi suurimmista projektipäällikön vihollisista.     Siksi hyvä muutostenhallintaprosessi voi olla projektipäällikön paras ystävä. Ottamalla tämäntyyppisen prosessin käyttöön voit toimittaa asiakkaan pyytämän asian vaadittuna aikajanana ja sovitussa budjetissa. Ilman muutostenhallintaa projektin laajuudesta tulee liikkuva kohde, etkä ehkä pysty osumaan projektin onnistumistekijöihin. Kyky hallita muutoksia, erityisesti projektin laajuuden muutosta, on avainasemassa tavoitteiden saavuttamisessa ja toimii tyypillisenä suorituskyvyn mittarina projektipäällikölle. Projektin muutos on väistämätöntä ja sinun on oltava valmis käsittelemään sitä, kun – ei jos – se tapahtuu.

Muutoksenhallinnan ja byrokratian tasaus

Yksi projektipäälliköiden haaste on tasapainottaa tarve hallita projektin muutosta ja samalla välttää tarpeetonta byrokratiaa. Kysymys onkin: Missä tasapaino sijaitsee? Koska jokainen projekti on erilainen, kohta, jossa muutoksenhallinta ei enää lisää arvoa vaan muuttuu byrokratiaksi, vaihtelee projektista toiseen.

Joitkin sidosryhmät tai jopa projektin työryhmän jäsenet voivat olla sitä mieltä, että muutoksenhallinnan ottaminen käyttöön on sinun tapasi välttää pelättyä laajuuden muuttumista ja ettet ole valmis olemaan joustava ja toimimaan asiakkaasi ja yrityksen parhaaksi. Tämän näkemyksen kumoaminen on tärkeää. Kerro heille, että olet tekemässä täsmälleen päinvastoin: otat käyttöön tehokkaan prosessin, jolla voidaan yhdenmukaisesti arvioida pyydettyjä muutoksia. Jos muutoksen tekemistä pidetään hyvänä ideana, sinulla on valmiit prosessit, joilla voit vastata tarvittaessa.

Sivun alkuun

Projektin muutoksenhallintasuunnitelma

Projektin muutoksenhallintasuunnitelma auttaa sinua vastaamaan nopeasti kuvaamalla, mitä tapahtuu, kun poikkeamia ilmenee. Sitä ei ole suunniteltu estämään muutoksia. Se pikemminkin jäsentelee prosessin, joka selventää, miten muutoksesta ilmoitetaan, kuinka päätöksiä tehdään ja miten projektia mukautetaan vastaamaan sitä.

Sivun alkuun

Muutoksenhallinnan ottaminen käyttöön

Ota muutoksenhallintaprosessi käyttöön heti, kun olet luonut perustason tärkeimmille toimitettaville asioille, kuten liiketoiminnan vaatimuksille ja aikataululle. Projektin työryhmän ja sidosryhmien — sekä muiden tahojen, joihin projektin muutokset vaikuttavat — tulee tarkistaa muutoksenhallintasuunnitelma ja kannattaa sitä, ennen kuin otat sen käyttöön.

Pienten muutosten, jotka eivät juurikaan vaikuta projektin onnistumiseen, ei pitäisi aiheuttaa samoja toimia kuin vaatimuksiin tai kriittisen polun aikataulun välitavoitteisiin tehdyt muutokset. Muutoksenhallintasuunnitelman on ilmoitettava, milloin muodollinen projektin muutospyyntö vaaditaan. Esimerkiksi:

  • Mitkä ovat aikataulun ja budjetin muutosten raja-arvot?

  • Onko joitain muutoksia, jotka aina edellyttävät muutospyyntöä?

  • Mitä muutoksia muutoksenhallintaprosessi voi ohittaa?

Varoituksen sana: usein vahingon aiheuttavat useat pienet muutokset yhden suuren ja ilmiselvän asemesta. Mieti sitä, kun määrität projektin muutospyynnön ehtoja. Muutoksenhallintasuunnitelman tulee esimerkiksi määrittää muutospyyntöluokat, kuten mikä on merkittävä ja mikä pieni muutos:

  • Merkittävät muutokset    Nämä tulee dokumentoida projektin muutospyyntöinä. Merkittävät projektin muutokset:

    • Vaikuttavat kriittisen polun vaatimuksiin tai työkohteisiin viivästyttäen merkittäviä välitavoitteita tai koko projektin päättymispäivää tietyllä ajan prosenttiarvolla tai kestona. Merkittävän muutokset ehdot tulisi määrittää kullekin projektille.

    • Edellyttää lisää rahoitusta (rahasummana tai budjetin prosenttiarvona). Kullekin projektille tulee määrittää summa.

  • Pienet muutokset    Nämä tavalliset muutokset eivät edellytä projektin muutospyyntöä. Pienet muutokset:

    • Ne eivät vaikuta suunnitelmaan merkittävästi. Ne eivät pidennä välitavoitteiden tai projektiriippuvaisten tehtävien valmistumispäivämääriä.

    • Niillä ei ole negatiivista taloudellista vaikutusta. Niiden tuloksena ei tapahdu projektin budjettivarianssia.

Sivun alkuun

Muutospyyntöjen arviointivihjeitä

Projektin muutoksenhallintasuunnitelman tulee myös sisältää tietoja siitä, kuinka muutospyynnöt arvioidaan. On tärkeää, että arviointiehdot määritetään ennen kuin niitä tarvitaan, jotta aikaa ei kulu yksimielisyyden saavuttamiseen. Nämä parametrien avulla voit tasapainottaa muutosta liiketoimintatavoitteiden ja etujen välillä.

Seuraavassa on joitain tyypillisiä kysymyksiä muutospyynnön arvioinnissa:

  • Lisääkö muutos liiketoiminnan vaatimuksia tai muuttaako se niitä?

  • Onko olemassa keinoa ohittaa ongelma vai onko tämä muutos tarpeen projektin yleistä onnistumista varten?

  • Edellyttääkö muutos rahoituksen lisäämistä?

  • Viivästyttääkö tämä projektin päättymispäivää?

  • Vaikka tällä muutoksella voi olla negatiivinen vaikutus projektiin, johtaako se merkittäviin liiketoiminnan etuihin, jotka tekevät siitä sen arvoisen?

  • Onko muutoksen ottaminen nyt käyttöön järkevämpää kuin sen viivästyttäminen? Tuleeko viivyttelystä yritykselle kalliimpaa pidemmän päälle?

  • Onko kaikkia sidosryhmiä ajateltu, ja hyväksyvätkö ne muutoksen?

  • Onko sopimuksellisia seurauksia, jotka tulee huomioida? Jäävätkö esimerkiksi ulkopuolisille toimittajille tehdyt sitoumukset toteuttamatta tämän muutoksen vuoksi?

Sivun alkuun

Projektin muutospyyntöjen hyväksyminen

On myös tärkeää määrittää, ketkä voivat hyväksyä – tai eivät voi hyväksyä – pyydettyjä muutoksia. Yleensä määritetään useita valtuustasoja, jolloin tavalliset muutokset voidaan toteuttaa tehokkaasti, kun taas merkittävät muutokset saavat vaadittavan johtotason huomion.

Kun ehdotettu muutos vaikuttaa projektin laajuuteen, mieti sitä liiketoimintapäätöksenä, joka edellyttää projektin rahoittajan hyväksyntää. Kun laajuus ei muutu, projektin työryhmä ja rahoittaja voivat päättää, että projektipäälliköllä on valtuudet hyväksyä muutokset tiettyyn rajaan asti. Joissakin projekteissa luodaan muutostenhallintaryhmiä, jotka kokoontuvat säännöllisesti käsittelemään ja hyväksymään muutospyyntöjä. Organisaatiossa voi olla eri muutostenhallintaryhmiä, jotka käsittelevät erilaisia muutospyyntöjä. Tekninen muutostenhallintaryhmä voi esimerkiksi tarkastella tekniikkaongelmia.

Yksi tapa koostaa muutospyyntöjen hyväksyntäohjeet on alla olevan kaltaisella taulukolla, joka perustuu esimerkkiprojektiin:

Muutoksen laji

Yleiskuvaus

Ehto

Hyväksyjä

Vaaditaanko projektin muutospyyntö?

Merkittävä

Vastaa projektin laajuuden, aikataulun tai budjetin merkittävää muutosta

Uuden vaatimuksen lisääminen tai liiketoimintavaatimuksen laajentaminen

Yli 14 päivän viive aikatauluun tai viivästyttää projektin päättymispäivämäärää

Edellyttää vähintään 100 000 euron lisärahoitusta

Projektin muutostenhallintaryhmä

Kyllä

Merkittävä

Vastaa projektin laajuuden, aikataulun tai budjetin muutosta

Liiketoimintatarpeen selvennys

Alle 14 päivän aikatauluviive, joka ei vaikuta projektin päättymispäivämäärään

Edellyttää alle 100 000 euron lisärahoitusta

Projektipäällikkö

Kyllä

Vähäinen

Tavallinen muutos, joka vaikuttaa projektiin hyvin vähän tai ei lainkaan

Ei muuta välitavoitteen suorituspäivämääriä

Vaikutus projektibudjetin on alle X € tai X %

Projektipäällikkö

Ei

Sivun alkuun

Suuri tulos

Projektiryhmät haluavat aina päästä toteuttamaan projektia – joskus tehokkaan suunnittelun kustannuksella. On houkuttavaa käyttää oikoreittejä ja olettaa, että asiat selvitetään sitä mukaa, kun ne kohdataan. Hyvin kehitetty muutostenhallintaprosessi ennen muutosten tapahtumista kannattaa pidemmän päälle ja parantaa projektin yleistulosta. Kun subjektiivisuus poistetaan muutostenhallinnasta, projektiryhmä voi käsitellä vaihteluita tehokkaasti. Hyvin suunniteltu ja yksityiskohtainen muutostenhallintasuunnitelma, jonka projektiryhmän jäsenet ja sidosryhmät ovat hyväksyneet, säästää aikaa ja rahaa, mitä projektipäälliköillä ei koskaan ole tarpeeksi.

Sivun alkuun

Tietoja kirjoittajasta     Jane Suchan on Microsoftin ohjelmapäällikkö, jolla on kokemusta yritystason liiketoimintahankkeiden hallinnasta ja projektinhallintamenetelmien kehittämisestä. Jane asuu Washingtonin Seattlessa.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×