Projektin kustannusten ja aikataulun vaihteluiden oikean kynnysarvon määrittäminen

Kirjoittaja: Bonnie Biafore

Jos huomaat tarpeeksi aikaisin, että projekti on aikataulustaan myöhässä tai että kustannukset ylittävät budjetin, voit ryhtyä korjaaviin toimiin saadaksesi projektin takaisin oikeille raiteille.    Monet tavoitteesi liittyvät siihen, miten kauan jokin kestää ja mitä se maksaa. Niinpä projektipäälliköt usein seuraavat projektin todellisia kustannuksia ja aikatauluja verrattuna projektin alkuperäiseen suunnitelmaan. Todellisten ja suunniteltujen arvojen välisiä ristiriitoja kutsutaan eroiksi tai variansseiksi. Ongelma on siinä, että ne eivät aina kerro koko tarinaa. Erot, jotka saattavat olla tuhoisia jossain tietyssä projektissa, eivät välttämättä aiheuta minkäänlaisia ongelmia jossain paljon suuremmassa projektissa.

Projektin tilan seuraaminen eroja seuraamalla on paljon helpompaa, kun tiedät, mitä etsit. Sen sijaan, että murehtisit pienimmistäkin ylityksistä, varaa projektin suunnitteluvaiheessa hieman aikaa sille, että mietit myös sitä, millaisia eroja voit sietää. Kun määrität kustannusten ja aikataulun erojen kynnysarvot, osaat ryhtyä korjaaviin toimiin oikeassa vaiheessa. Vaikeinta on tietysti kynnysarvojen määrittäminen oikein siten, että et murehdi turhaan tai ryhdy toimenpiteisiin liian myöhään.

Miten erot ilmaisevat projektin tehokkuutta?

Siinä vaiheessa, kun projektin sidosryhmät hyväksyvät projektisuunnitelman, sinulla on kattava kuva projektin arvioidusta toteutuksesta. Vertailuarvot eli niin sanotut perusarvot, aina arvioidusta työmäärästä, töiden kestosta ja töiden kustannuksista yksittäisiin tehtäviin ja budjettiin sekä ehdotettuun aikatauluun, ovat arvoja, joihin toteutusta verrataan. Heti kun aloitat projektisuunnitelman toteutuksen, saat käyttöösi todellisia arvoja: usein tässä vaiheessa huomaat, että todellisuus ei välttämättä täsmää suunniteltujen perusarvojen kanssa. Kustannusten ja aikataulujen erojen perusteella voit tarkistaa, ylittävätkö tehtävät tai koko projekti budjettisi tai ovatko ne myöhässä aikataulusta. Näiden tietojen pohjalta voit sitten määrittää tarvittavat toimet projektin saamiseksi takaisin raiteilleen.

Microsoft Office Project 2007 laskee erot vähentämällä aikataulusi nykyisistä arvioiduista arvoista perusarvot. Kun aloitat todellisten arvojen seurannan, Office Project 2007 laskee nykyiset arvioidut arvot (ajoitetut arvot) lisäämällä suoritettujen töiden todelliset arvot jäljellä olevien töiden perusarvoihin. Oletetaan, että perusaikataulun mukainen kesto on esimerkiksi 20 päivää ja tiimisi on tehnyt töistä 15 päivässä 50 prosenttia. Arvioitu kesto on nyt siis 25 päivää: 15 päivää todellista kestoa, jonka aikana on suoritettu töistä 50 prosenttia, ja perusaikataulun mukaisesti 10 päivää vielä jäljellä olevalle 50 prosentille töistä.

Jos ero on positiivinen, ajoitettu arvo on suurempi kuin perusarvo. Tässä tapauksessa projektisi on joko ylittänyt budjetin tai on myöhässä aikataulustaan. Negatiivinen ero taas tarkoittaa sitä, että projekti on alle budjetin tai edellä aikataulusta. Jos ero on siis nolla tai negatiivinen, on tilanne hyvä, kun taas nollaa suurempi ero voi olla syy huoleen.

Sivun alkuun

Erojen (varianssien) seuraaminen Project 2007:ssä

Office Project 2007 sisältää kenttiä usein käytetyille eroille:

  • Kustannus   : Tämä varianssi on ero ajoitettujen kustannusten ja alkuperäisten peruskustannusten välillä. Tämän eron avulla näet, oletko budjetin rajoissa vai et.

  • Kesto   : Tämä on ero tehtävän tai projektin ajoitetun keston ja peruskeston välillä. Siitä näet, jos tehtävät kestävät suunniteltua kauemmin, mikä voi vaikuttaa projektin kokonaisaikatauluun.

  • Työ   : Tämän avulla voit tarkistaa ajoitettujen työaikojen ja perustyöaikojen erot. Positiivinen työn ero tarkoittaa sitä, että tiimin jäseniltä menee työn suorittamiseen arvioitua kauemmin. Kun työn ero on positiivinen, on todennäköistä, että myös kaikkien muiden erokenttien arvot ovat positiivisia.

  • Alku   : Tämä on ajoitetun (tai todellisen) aloituspäivän ja perusaloituspäivän välinen ero. Jos alun ero on positiivinen, todellinen aloituspäivä on myöhässä tai edeltävät tehtävät viivästyttävät ajoitettua aloituspäivämäärää.

  • Loppu    Tämä näyttää ajoitetun (tai todellisen) lopetuspäivämäärän ja peruslopetuspäivämäärän eron. Jos lopun ero on positiivinen, tehtävän lopetuspäivämäärä on myöhässä.

Sivun alkuun

Projektin erojen (varianssien) kynnysarvojen määrittäminen.

Vaikka positiiviset erot Office Project 2007:ssä eivät ole hyviä uutisia, sinun ei välttämättä tarvitse rynnätä heti toimiin. Osa eroista voi olla hyvinkin mitättömiä. Vaarallisempaa on se, jos tuhlaat aikaa pikkuerojen korjaamiseen ja samalla mahdollisesti jätät huomiotta suurempia ongelmia. Sen sijaan, että yrittäisit jatkuvasti miettiä, mikä on tärkeintä tai milloin ylitykset ovat todellinen ongelma, voit määrittää itsellesi muistutuksesi kynnysarvoja projektin kustannusten ja aikataulujen eroille. Niiden avulla voit tarkistaa nopeasti, ovatko erot ylittäneet kynnysarvot, ja ryhtyä tarvittaessa nopeasti toimiin.

Sivun alkuun

Erojen kynnysarvojen määrittäminen

Jos koirasi lihoo pari kiloa, se tuskin on mikään ongelma – ellei kyseessä ole chihuahua. Saman periaatteen mukaisesti myös projektin koolla on merkitystä kynnysarvojen määrittämisessä. Koska projekteja on kaikenkokoisia, aivan kuten koirarotuja, prosentit kynnysarvojen laskemisessa ovat luotettava tapa projektin koosta riippumatta. 10 prosentin ero saattaa esimerkiksi tarkoittaa sitä, että projektisi on myöhässä 5 tai 50 viikkoa. Toisaalta, jos 10 miljoonan euron projektin budjetti ylitetään 30 000 eurolla, on kyseessä vain piskuinen 0,3 prosentin ylitys, mutta sama ylitys budjetiltaan 20 000 euron projektissa on jo valtava 150 prosentin ylitys.

Sivun alkuun

Ohjeita erojen kynnysarvojen määrittämiseen

Kynnysarvot vaihtelevat yritysten välillä. Ne perustuvat usein yritysten riskistrategioihin ja johtotason hallintokapasiteettiin. Usein kynnysarvot sijoittuvat 10–15 prosentin luokkaan. Kynnysarvot voivat vaihdella myös projekteittain sen mukaan, kuinka tärkeitä sen liiketoiminnalliset tavoitteet ovat.

Alla on lueteltu joitain yleisiä kynnysarvoprosentteja, joita voit käyttää ohjenuorana. Muista kuitenkin, että voit tarvittaessa muokata niitä oman projektisi tarpeiden mukaisesti.

  • Alle viiden prosentin kynnysarvo (pieni riski)   : alle viiden prosentin erot kustannuksissa tai aikatauluissa ovat aikaisen vaiheen varoitusmerkki mahdollisista ongelmista.

  • 5–10 prosentin kynnysarvo (kohtuullinen riski)   : tämän suuruisten erojen yhteydessä sinun on syytä ryhtyä toimiin.

  • Yli 10 prosentin kynnysarvo (suuri riski)   : mikä tahansa yli 10 prosentin ero vaatii merkittäviä toimia heti.

Nämä ohjeet sopivat parhaiten aikataulujen eroille kriittisellä polulla, koska ne vaikuttavat suoraan valmistumispäivämäärään. Ohjeet soveltuvat myös kustannusten eroille, koska tehtävien kustannukset vaikuttavat projektin lopullisiin kustannuksiin. Voit määrittää korkeampia kynnysarvoja (lisätä jokaiseen esimerkiksi viisi prosenttia), kun kyseessä ovat aikataulujen erot ei-kriittisillä poluilla. Kun määrität korkeammat kynnysarvot, sinun ei tarvitse ryhtyä toimiin niin nopeasti, mutta et kuitenkaan varmasti halua näiden tehtävien myöhästyvän niin paljon, että ne vaikuttaisivat kriittisen polun tehtäviin.

Huomautus: Office Project 2007 sisältää kenttiä eroille (variansseille), mutta joudut tekemään jonkin verran töitä kynnysarvojen kenttien hyödyntämiseksi. Voit määrittää mukautettuja kenttiä, joihin tallennat arvoja ja joilla lasket kynnysarvojen ja erojen välisen eron. Microsoft Office Excel 2007:n ja Office Project 2007:n visuaalisissa raporteissa on myös funktioita erojen ja kynnysarvojen laskemiseen ja arvioimiseen.

Sivun alkuun

Miksi projektin erojen kynnysarvot ovat tärkeitä?

Vaikeuksista kielivät eroarvot vaihtelevat paitsi projektikohtaisesti, myös tehtäväkohtaisesti. Jokainen projekti on ainutlaatuinen omine tavoitteineen. Lisäksi jotkin tavoitteet ovat tärkeämpiä kuin toiset, mikä saattaa johtaa tiukempiin kynnysarvoihin joissain eroissa. Liiketoiminnalliset tavoitteet, kuten markkinoille tuomisen aika, tiukka budjetti tai niukat resurssit, voivat johtaa erilaisiin kynnysarvoihin kustannusten ja aikataulujen eroissa. Tunnista ja määritä tavoitteet yhdessä sidosryhmien kanssa suunnitteluvaiheessa. Samalla voit keskustella myös projektin tavoitteiden priorisoinnista, josta voi olla apua erojen kynnysarvojen määrittämisessä.

Aikoinaan esimerkiksi Y2K-ohjelmistoprojekteissa ei voitu hyväksyä viipeitä, jotka olisivat vieneet projektin pidemmälle kuin 30.12.1999. Aikataulueron kynnysarvo saattoi olla nolla, vaikka kustannuserojen kynnysarvo oli 20 prosenttia budjetista. Jos esimerkiksi asut asuinvaunussa tontillasi, kun rakennat uutta taloa, aikataulun kynnysarvo ei välttämättä ole yhtä tärkeä kuin kustannusten vastaava. Tässä tilanteessa voit esimerkiksi varata budjetistasi 10 prosenttia erilaisia yllättäviä tilanteita varten, mutta enempää rahaa taloprojektiisi ei yksinkertaisesti ole käytettävissä. Toisaalta puolisollasi saattaa olla hyvinkin erilaisia ajatuksia asuntovaunussa asumisesta yhtään pidempään.

Sivun alkuun

Suurempi kuin nolla

Vaikka Office Project 2007 laskee erot useille projektin osa-alueille, nämä arvot eivät yksinään riitä aikasi parhaan käytön päättämiseen. Tehokkaampi tapa mitata projektin tehokkuutta on määrittää kynnysarvot kustannusten ja aikataulujen eroille. Nollaa suurempia eroja kannattaa seurata, mutta kynnysarvot ylittävät erot ovat niitä, jotka todella vaativat huomiotasi ja toimiasi.

Sivun alkuun

Tietoja kirjoittajasta   : Bonnie Biafore on Project Management Institute (PMI)–certified Project Management Professional (PMP) -asiantuntija. Hän toimii konsulttina, kouluttajana ja puhujana, ja on kirjoittanut palkintoja saaneita useita teoksia sijoittamisesta, henkilökohtaisesta rahanhoidosta ja projektinhallinnasta, kuten On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×