Kirjaudu sisään Microsoft-tilillä
Kirjaudu sisään tai luo tili.
Hei,
Käytä toista tiliä.
Sinulla on useita tilejä
Valitse tili, jolla haluat kirjautua sisään.

Mistä tiedät, onko projektisi budjetissa? Project kustannusten seurannan avulla. Project avulla voit vertailla alkuperäisiä kustannusarvioita, todellisia kustannuksia, arvioituja kustannuksia ja tarkastella kustannusten välisiä eroja milloin tahansa ja millä tahansa yksityiskohtaisuuden tasolla. 

Tämän artikkelin sisältö

Mikä on kustannusten seurantaprosessi?

Jos haluat seurata kustannuksia parhaiten, luo ensin budjetti luomalla ja kirjoittamalla projektin yhteenvetotehtävä varattujen budjettiresurssien kustannusarvot. Sen jälkeen voit määrittää muita resursseja ja tehtävän kustannuksia, joita haluat seurata ja mitata budjettiresursseihin nähden. Voit määrittää tehtävien, resurssit ja tarvittaessa tehtävien maksuprosentit, käyttökertakustannukset ja kiinteät kustannukset. Määritä sitten tehtävien arvioitu työ tai kesto ja varaa resursseja tehtäviin.

Vain kun kaikki nämä vaiheet on suoritettu, voit Project laskea projektin arvioidut kokonaiskustannukset. Haluat ehkä sitten tarkentaa arvioitasi. Kun olet valmis, voit luokitella ja ryhmitellä kaikki resurssit vertaillaksesi niitä budjetoituihin kustannuksiin. Voit myös määrittää budjetoitujen kustannusten perusaikataulun ja verrata sitä todellisiin kustannuksiin projektin edetessä.

Projektin käynnistyttyä voit päivittää tehtävän edistymisen eli tehtävien työmäärän tai suoritetun tehtävän prosentuaalisen prosenttiosuuden. Project laskee kustannukset tehtävän edistymisen perusteella.

Huomautus: Voit myös poistaa kustannusten automaattisen laskutoimituksen käytöstä ja lisätä todelliset kustannukset itse tehtävän edistymisen lisäksi.

Yhdistämällä valmiiden töiden todelliset kustannukset jäljellä oleva työ arvioituihin kustannuksiin Project laskee ajoitetut (ennustetut) kustannukset. Vielä tärkeämpää on, että se laskee aikataulutettujen ja perusaikataulun kustannusten välisen eron. Tämä ero eli kustannusten varianssi kertoo, onko projektisi budjetissa.

Voit seurata kustannuksia helposti tarkastelemalla tehtävien, resurssien, varausten ja projektin todellisia ja ajoitettuja kustannuksia.

Jos olet luonut budjetin perusaikataulun kautta, voit seurata sitä laajemmin vertaamalla todellisia ja ajoitettuja kustannuksia perusaikataulun kustannuksiin.

Voit selvittää, onko budjetissa vai ei, tarkastelemaan ajoitettujen kustannusten ja perusaikataulun kustannusten välisiä kustannusvariansseja. Jos esimerkiksi tehtävän budjetoitu hinta on 50 $, mutta tehtävä on puolivälissä ja se maksaa jo 35 $, ajoitettu kustannus on 60 $ (tähän mennessä 35 euron todelliset kustannukset sekä tehtävän jäljellä olevan työn 25 euron odotetut kustannukset). Kustannusten varianssi on 10 $(60 euroa todellisista kustannuksista vähennettynä budjettikustannusten 50 eurolla).

Seuraamalla kustannusvarianssia säännöllisesti voit varmistaa, että projekti pysyy lähellä budjettia.

Huomautus: Voit tarkastella kustannusvariansseja vain, jos olet syöttänyt alkuperäiset kustannukset ja tallentanut perusaikataulun. Jos et esimerkiksi syöttänyt resurssin palkkamaksuja ennen perusaikataulun tallentamista, et voi tarkastella kyseisen resurssin kustannusvariansseja.

Voitko antaa minulle esimerkin kustannusten seurannasta?

Voit lisätä projektisuunnitelmaan "Testaa ohjelma" -nimisen tehtävän ja määrittää tehtävään sopimuksen testaajan hintaan 40 $/tunti (oletetaan, että testaajan palkka on ainoa maksuerä tehtävän kustannuksiin). Määritä 10 päivän kesto (8 tuntia päivässä) ja tallenna sitten perusaikataulu.

5 päivän lopussa määrität, että tehtävä on puoliksi valmis, ja merkitset tehtävän Project 50 %:n valmiiksi. Ota Tehtävätaulukko-näkymässä käyttöön Kustannus-taulukko ja näet seuraavat tiedot:

  • Perusaikataulu-kentässä Project näyttää tehtävän perusaikataulun kustannukset 3 200 euroa, jotka se laskee kertomalla alkuperäisen 10 päivän (eli 80 tunnin) kestoarvion testaajan normaalilla 40 euron tuntihinnalla.

  • Koska tehtävälle ei aiheutunut suunnittelemattomia kustannuksia ensimmäisten 5 päivän aikana, Todellinen-kentässä näkyvät tarkasti tähän mennessä aiheutuneet todelliset kustannukset. Tässä tapauksessa todellinen työmäärä lasketaan kaavalla Todellinen työmäärä * Vakiohinta = Todelliset kustannukset tai 40 tuntia * 40 $ tunnissa = 1 600 $. (Ylityökustannukset, käyttökertakustannukset ja kiinteät kustannukset eivät sisälly tähän esimerkkiin, mutta ne voidaan sisällyttää todellisiin kustannuksiin.)

  • Jäljellä olevat kustannukset lasketaan kaavalla Jäljellä oleva työmäärä * Vakiohinta = Jäljellä olevat kustannukset tai 40 tuntia * 40 $ tunnissa = 1 600 $.

  • Kokonaiskustannukset-kentässä Project näyttää ajoitetut kustannukset, jotka se laskee kaavan Todelliset kustannukset + Jäljellä olevat kustannukset = Ajoitetut kustannukset mukaan tai 1 600 $ + 1 600 $ = 3 200 $. Koska ajoitetut kustannukset vastaavat perusaikataulun kustannuksia, Varianssi-kentän kustannusvarianssi (CV) on 0 $, mikä tarkoittaa, että tehtävä on täsmälleen budjetissa.

Missä voin tarkastella kustannustietoja?

Project:ssä näet tehtävien, resurssien ja varausten kustannukset. Näet myös projektin kustannukset, jotka perustuvat yleensä näihin yksityiskohtaisempiin kustannuksiin. Voit tarkastella sekä kokonaiskustannuksia että aikajaksotettu kustannuksia, jotka ovat ajan kuluessa jaettuja kustannuksia.

Lisätietoja ja vaiheittaisia ohjeita kustannustietojen tarkastelemiseen Project: ssä on artikkelissa Projektin kokonaiskustannusten tarkasteleminen.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?
Kun valitset Lähetä, palautettasi käytetään Microsoftin tuotteiden ja palveluiden parantamiseen. IT-järjestelmänvalvojasi voi kerätä nämä tiedot. Tietosuojatiedot.

Kiitos palautteesta!

×