Projektien hallinta työryhmäsivustossa luetteloiden avulla

Työryhmät voivat käyttää projektien hallinnassa ja sivuston tietojen seurannassa erilaisia luetteloita. Kalenteria voidaan käyttää tapahtumien seurantaan, tehtäväluettelon avulla voidaan hallita tehtäviä, ja seurantakohteita voidaan kirjata seurantakohdeluetteloon.

Huomautus: Tässä artikkelissa viitataan SharePoint-esimerkkimallisäilöön, jonka on luonut kuvitteellinen Adventure Works -yhtiö. Yhtiö valmistaa polkupyöriä ja niiden osia sekä lisävarusteita.

Adventure Worksin markkinointiosasto käyttää kalenteria työryhmän tapahtumien, lomien ja konferenssien seurantaan. Työntekijät voivat yhdistää työryhmän kalenterin Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmaan, jossa he voivat tarkastella työryhmän yhteistä kalenteria rinnakkain omien kalentereidensa kanssa ja välttyä näin päällekkäisyyksiltä tapahtumia ajoitettaessa. Tapahtumia voidaan myös kopioida kalenterista toiseen.

Suurten projektien, kuten messujen tai markkinointikampanjan suunnittelun, hallintaan markkinointiosastossa käytetään tehtäväluetteloita. Tehtävät voidaan esittää vakiomuotoisessa luettelonäkymässä tai projektitehtäväluettelossa. Projektitehtäväluettelossa tehtävät esitetään visuaalisesti Gantt-näkymässä, jossa voidaan tarkastella myös tehtävien edistymistä. Kumpaakin luettelolajia varten on käytettävissä malli.

Projektitehtävät-luettelo

Konferenssin suunnitteluun liittyvien logistiikkaongelmien seurantaan markkinointiosastossa käytetään seurantakohdeluetteloa. Tällaisia ongelmia voivat olla esimerkiksi rekisteröintitietokantaan liittyvät ongelmat. Työryhmän jäsen kirjaa seurantakohteen, minkä jälkeen muut lisäävät päivityksiä ja korjauksia, kunnes ongelma on ratkaistu.

Luetteloiden käyttäminen

Kun luot työryhmän sivuston, useita luetteloita on luotu valmiiksi puolestasi. Nämä oletusluettelot sisältävät esimerkiksi keskusteluryhmän ja kalenteriluettelon. Voit mukauttaa luetteloita ja lisätä niihin kohteita, luoda uusia luetteloita malleista ja luoda mukautettuja luetteloita, joissa on juuri haluamasi asetukset ja sarakkeet.

Luettelot voivat sisältää erityyppisiä tietoja, esimerkiksi tekstiä, päivämääriä ja kuvia. Luettelot voivat sisältää myös laskutoimituksia, kuten kokonaissummia tai lasketun päivämäärän, esimerkiksi päivämäärän, joka on viikko eteenpäin kuluvasta päivämäärästä.

Luetteloiden avulla voit tehdä seuraavia toimia:

  • Versioseuranta    Voit seurata luettelokohteiden versioita, jotta näet, mitkä kohteet ovat muuttuneet eri versioissa ja kuka on tehnyt muutokset. Jos uusissa versioissa on virheitä, voit palauttaa kohteen aiemman version.

  • Hyväksynnän vaatiminen    Voit määrittää, että luettelokohde on hyväksyttävä, ennen kuin kaikki voivat tarkastella sitä.

  • Sähköpostin integroiminen luetteloon    Jos sivustossa on käytössä saapuva tai lähtevä sähköposti, luettelot voivat hyödyntää sähköpostitoimintoja. Jotkin luettelot, kuten kalenterit ja keskustelut, voidaan määrittää siten, että ihmiset voivat lisätä niihin sisältöä lähettämällä sähköpostia. Lisäksi Office Outlook 2007 voidaan integroida kalenterin, tehtäväluettelon ja yhteystietoluettelon kanssa.

  • Käyttöoikeuksien mukauttaminen    Organisaatiossa voidaan määrittää mukautettuja käyttöoikeuksia esimerkiksi luettelolle tai vaikkapa yksittäiselle luettelokohteelle. Tästä ominaisuudesta on hyötyä esimerkiksi silloin, jos yksittäinen luettelokohde sisältää luottamuksellisia tietoja.

  • Näkymien luominen ja hallinta    Ryhmäsi voi luoda erilaisia näkymiä samasta luettelosta. Varsinaisen luettelon sisältö ei muutu, mutta kohteita voi järjestää tai suodattaa siten, että käyttäjät löytävät tärkeimmät tai kiinnostavimmat tiedot.

  • Tietojen saaminen muutoksista    Voit tilata luetteloista ja näkymistä RSS-syötteistä, jos haluat tarkastella luetteloiden päivityksiä RSS-lukuohjelmalla, kuten Outlook 2007:llä. Jos saapuva sähköposti on määritetty organisaatiossa käyttöön, voit saada sähköpostitse ilmoituksen, kun kohteita muutetaan.

  • Luetteloiden hallinta ja luetteloiden käyttäminen offline-tilassa Microsoft Office Access 2007 -ohjelmassa    Voit hallita luetteloita tietokantatyökalujen avulla ja siirtää luetteloita offline-tilaan käyttämällä Office Access 2007:ää.

  • Luetteloiden tarkasteleminen matkaviestimillä    Voit tarkastella useita luetteloita, kuten tehtäväluetteloita, kalentereita ja tiedostokirjastoja matkaviestimillä. Voit tarkastella mobiilinäkymää, kirjoittamalla merkit /m sivuston WWW-osoitteen jälkeen. Mobiilinäkymät eivät ole käytettävissä kaikkien luettelolajien osalta, esimerkiksi keskustelujen osalta, eivätkä kaikki sarakelajit ehkä näy mobiilinäkymissä.

Yleisimmät yhteiskäyttöluettelolajit

Seuraavassa ovat yleisimmät luettelolajit, joita organisaatioissa voidaan käyttää:

  • Kalenteri     Kalenterin avulla voi seurata kaikkia ryhmän tapahtumia tai tiettyjä tilanteita, esimerkiksi projektikalenteria tai yrityksen vapaapäiviä.

  • Tehtävät ja projektitehtävät     Tehtäväluettelon avulla voi seurata tietoja projekteista ja muista ryhmän tehtävistä. Voit määrittää tehtäviä henkilöille ja seurata tehtävien valmistumisen tilaa prosentteina. Projektitehtäväluettelo sisältää tehtävät ja tilapalkin Gantt-näkymässä.

  • Seuranta     Voit tallentaa seurantakohteita, niiden tilat sekä niiden ratkaisut seurantakohdeluetteloon. Tätä luettelolajia käytetään esimerkiksi asiakaspalvelun, teknisen tuen tai laadunvalvonnan tukitapahtumien seurantaan.

  • Keskusteluryhmät     Keskusteluryhmä toimii keskitettynä paikkana, jossa voi kirjoittaa ja tallentaa ryhmän keskusteluita samaan tapaan kuin uutisryhmissä.

  • Ilmoitukset     Ilmoitukset-luettelon avulla voit jakaa uutisia ja tilannetietoja sekä lähettää muistutuksia.

  • Yhteystiedot     Yhteystiedot-luettelon avulla voit jakaa tietoja henkilöistä ja ryhmistä, joiden kanssa työskentelet.

  • Linkit     Linkkiluetteloa voit käyttää kaikkien WWW-linkkien, yrityksen intranet-linkkien ja muiden resurssilinkkien keskitettynä sijaintina.

  • Kyselyt    Kyselyn avulla voit kerätä ja koostaa palautetta, kuten toteuttaa työntekijöiden tyytyväisyystutkimuksen.

  • Mukautetut luettelot     Vaikka voitkin mukauttaa mitä tahansa valmista luetteloa, voit aloittaa mukautetusta luettelosta ja määrittää sen asetukset haluamallasi tavalla. Voit myös luoda luettelon, joka perustuu laskentataulukkoon, esimerkiksi alihankkijoiden yhteystiedot sisältävään Microsoft Office Excel 2007 -työkirjaan.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×