Projectin tehtävien ajoittaminen: taustatietoja

Projectin tehtävien ajoittaminen: taustatietoja

Tässä artikkelissa käsitellään projektisi tehtävien ajoittamisen teknistä puolta Projectissa. Project saattaa hämmentää käyttäjiä siirtämällä tehtävän automaattisesti odottamattomaan aikaan. Käyttäjät saattavat myös ihmetellä, miksi tehtävän rajoitus siirsi muita tehtäviä odottamattomalla tavalla. Tässä artikkelissa tutustutaan siihen, kuinka Projectin tehokas ajoitusmoduuli todella toimii.

Asioiden omaksuminen voi viedä tovin, mutta tietojen avulla pääset kehittämään omaa projektinhallintaasi ja pystyt pitämään projektit entistä paremmin aikataulussa.

Nämä ohjeet koskevat Microsoft Project 2016:ta, Microsoft Project 2013:a ja Microsoft Project 2010:tä.

Valitse alta haluamasi ohjeet.

Miten projektin alkamispäivämäärä vaikuttaa aikatauluun?

Miten tehtävälinkit vaikuttavat aikatauluun?

Miten tehtävien rajoitukset vaikuttavat aikatauluun?

Miten tehtävälajit vaikuttavat aikatauluun?

Miten työmäärään perustuva ajoitus vaikuttaa aikatauluun?

Miten manuaalinen ja automaattinen ajoitus vaikuttavat aikatauluun?

Miten liukuluku (tai liukuma) vaikuttaa aikatauluun?

Miten määräajat vaikuttavat aikatauluun?

Miten kalenterit vaikuttavat aikatauluun?

Miten resurssivaraukset vaikuttavat aikatauluun?

Lisää teknistä tietoa ajoittamisesta Projectissa

Miten projektin alkamispäivämäärä vaikuttaa aikatauluun?

Kun lisäät uuden tehtävän aikatauluun, se ajoitetaan alkamaan automaattisesti projektin alkamispäivänä. Kun tehtäviä lisätään aikatauluun ja yhdistetään muihin tehtäviin, tehtävien alkamispäivät muuttuvat ja viimeisenä valmistuvan tehtävän valmistumispäivästä tulee projektin valmistumispäivä.

  • Voit etsiä projektin alkamispäivän tai muuttaa sitä valitsemalla Projekti ja sitten Projektin tiedot.

On myös olemassa poikkeuksia. Esimerkiksi manuaalisesti ajoitetut tehtävät eivät siirry samalla tavalla kuin muut tehtävät. Seuraavassa on lisätietoja tehtävien ajoituksesta manuaalisesti ja automaattisesti.

Ennen tehtävän riippuvuuden luomista ja sen jälkeen

Painikkeen kuva Kun luot uuden projektin, kirjoitat ensin projektin alkamispäivämäärän. Kun ajoitat projektin alkamispäivämäärän mukaan, kaikki tehtävät alkavat projektin alkamispäivänä, ellet toisin määritä.

Painikkeen kuva Jos tehtävien riippuvuudet tai rajoitukset eivät ole käytössä, sekä manuaalisesti että automaattisesti ajoitettujen tehtävien projektin kesto on sama kuin pisimmän tehtävän kesto. Toisin sanoen projektin valmistumispäivä on sama kuin pisimmän tehtävän valmistumispäivä.

Painikkeen kuva Tehtävien riippuvuudet, kuten lopusta alkuun -riippuvuus ensimmäisen ja toisen tehtävän välillä (tässä esitetyllä tavalla), voivat muuttaa projektin valmistumispäivän.

Lähes kaikki projektit kannattaa ajoittaa tiedetyn alkamispäivämäärän mukaan. Vaikka tietäisit päivämäärän, johon mennessä projekti on saatava valmiiksi, ajoittaminen alkamispäivämäärän mukaan on joustavinta.

Saatat kuitenkin haluta ajoittaa valmistumispäivän mukaan:

  • Kun sinun on määritettävä, milloin projekti on aloitettava, jotta se valmistuu tiettynä päivänä.

  • Kun et ole varma, milloin projekti alkaa (esimerkiksi vastaanotat työtä toisesta lähteestä ja se saattaa viivästyä).

  • Kun projektinhallintamenetelmäsi edellyttää, että projekti ajoitetaan valmistumispäivämäärän mukaan.

Kun työskentelet valmistumispäivämäärän mukaan ajoitetussa projektissa, sinun on hyvä tuntea erot tavassa, jolla Project käsittelee joitain toimintoja:

  • Kun määrität automaattisesti ajoitetun tehtävän, Project määrittää automaattisesti Mahdollisimman myöhään (MM) -rajoituksen tehtävän valmistumispäivämäärälle. Muita rajoitteita kannattaa määrittää vain tarvittaessa (napsauta tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tehtävän tiedot).

  • Jos muutat tehtävän päättymispäivämäärän vetämällä Gantt-palkkia, Project määrittää Lopetus viimeistään (LOV) -rajoituksen automaattisesti.

  • Jos muutat projektin ajoittumaan päättymispäivämäärän mukaan, aiemmin käytetyn aloituspäivämäärän sijaan, poistat kaikki tasaamisviiveet ja tasaamisjaot automaattisesti ajoitetuista tehtävistä ja varauksista. Muutos ei vaikuta manuaalisesti ajoitettuihin tehtäviin.

  • Jos käytät automaattista tasaamista pienentääksesi projektin resurssien ylivarauksia, Project lisää tasaamisviiveen tehtävän jälkeen, ei ennen tehtävää. (Jos haluat tarkistaa tasaamisasetukset, valitse Resurssi-välilehti ja valitse sitten Tasaa resurssi).

Sivun alkuun

Miten tehtävälinkit vaikuttavat aikatauluun?

Tehtävälinkit (riippuvuudet) osoittavat yhden tehtävän suhteen toiseen tehtävään tiettynä hetkenä. Tehtävien linkittäminen luo tehtävien riippuvuudet. Pitkä tehtäväketju määrittää koko projektin pituuden ja päättymisen.

Projektinhallinnan vihje Kun linkität tehtäviä projektiin, linkkien kriittinen polku määritetään. Tämä kriittinen polku määrittää projektin päättymisen. Lisätietoja kriittisestä polusta.

Linkkityyppi

Esimerkki

Kuvaus

Lopusta alkuun (LA)

Finish to Start -linkin kuva

Riippuvainen tehtävä (B) ei voi alkaa, ennen kuin tehtävästä (A) riippuvainen tehtävä on valmis.

Jos tehtävät ovat esimerkiksi Perustusten kaivaminen ja Betonin valaminen, Betonin valaminen -tehtävä ei voi alkaa ennen kuin Perustusten kaivaminen tehtävä on valmis.
Kun linkität tehtäviä Projectissa, oletuslinkkityyppi on Lopusta alkuun.
Tämä linkkityyppi on oletustyyppi. Jos et määritä linkkityyppiä, oletuksena on Lopusta alkuun -yhteys.

Alusta alkuun (AA)

Avoin

Riippuvainen tehtävä (B) ei voi alkaa, ennen kuin tehtävästä (A) riippuvainen tehtävä alkaa.

Riippuvainen tehtävä (B) voi alkaa milloin tahansa sen jälkeen, kun tehtävä, josta se on riippuvainen, alkaa. AA-linkkityyppi ei edellytä, että molemmat tehtävät alkavat samaan aikaan.

Jos tehtävät ovat esimerkiksi Betonin valaminen ja Betonin tasoitus, Betonin tasoitus voi alkaa vasta, kun Betonin valaminen on alkanut.

Lopusta loppuun (LL)

Finish to Finish -tehtävälinkin kuva

Riippuvaista tehtävää (B) ei voi viimeistellä, ennen kuin tehtävä, josta se on riippuvainen (A), on valmis.

Riippuvaisen tehtävän (B) voi viimeistellä milloin tahansa sen jälkeen, kun tehtävä, josta se on riippuvainen, on valmis. LL-linkkityyppi ei edellytä, että molemmat tehtävät viimeistellään samaan aikaan.

Jos tehtävät ovat esimerkiksi Johdotus ja Putkitus, molemmat on viimeisteltävä samaan aikaan, ennen kuin tarkastus on mahdollista.

Alusta loppuun (AL)

Finish to Start -tehtävälinkin kuva

Riippuvaista tehtävää (B) ei voi viimeistellä, ennen kuin tehtävä, josta se on riippuvainen (A), alkaa.

Riippuvaisen tehtävän (B) voi viimeistellä milloin tahansa sen jälkeen, kun tehtävä, josta se on riippuvainen, alkaa. AL-linkkityyppi ei edellytä, että riippuvainen tehtävä viimeistellään samaan aikaan kuin tehtävä, josta se on riippuvainen, alkaa.

Tätä linkkityyppiä käytetään harvoin projektinhallinnassa. Esimerkkinä voi olla talon kattaminen ja kaksi tehtävää, jotka ovat kattomateriaalin laitto ja työn valvominen. Tässä tapauksessa kattomateriaalin laitto voi alkaa, mutta valvojan on tultava paikalle ennen työn päättymistä.

Huomautus manuaalisesti ajoitetuista tehtävistä Kun linkität manuaalisesti ajoitetut tehtävät toiseen tehtävään, Project säilyttää linkkityypin ja asettaa manuaalisesti ajoitetun tehtävän paikoilleen suhteessa toiseen tehtävään. Esimerkiksi alusta loppuun -linkin seuraajatehtävä näytetään alkuna, kun edeltäjätehtävä loppuu. Seuraajatehtävä siirretään kuitenkin vasta, kun linkki luodaan. Jos edeltäjän päättymispäivämäärää muutetaan myöhemmin, seuraajan päivämäärä ei muutu.

Voit kuitenkin määrittää Projectin siten, että manuaalisesti ajoitettua tehtävää ei siirretä, kun se on linkitetty toiseen tehtävään.

  1. Valitse Tiedosto, Asetukset ja sitten Aikataulu.

  2. Poista Päivitä manuaalisesti ajoitetut tehtävät, kun linkkejä muokataan -valintaruudun valinta.

Sivun alkuun

Miten tehtävien rajoitukset vaikuttavat aikatauluun?

Rajoitusten avulla voit hallita automaattisesti ajoitetun tehtävän alkamis- tai päättymispäivämäärää. Rajoituslajeja on kolme:

  • Joustaviin rajoituksiin ei ole liitetty tiettyjä päivämääriä. Nämä rajoitukset määrittämällä voit aloittaa tehtävät mahdollisimman aikaisin tai myöhään ja lopettaa ne ennen projektin päättymistä muiden aikataulussa olevien rajoitusten ja tehtäväriippuvuuksien puitteissa.

  • Puolijoustaviin rajoituksiin on liitettävä päivämäärä, joka määrittää tehtävän aikaisimman tai viimeisimmän alkamis- tai päättymispäivämäärän. Näiden rajoitusten avulla tehtävän voi päättää milloin tahansa, kunhan se on alkamis- tai päättymismääräpäivän mukainen.

  • Joustamattomiin rajoituksiin on liitettävä päivämäärä, joka määrittää tehtävän alkamis- tai päättymispäivämäärän. Nämä rajoitukset ovat hyödyllisiä, kun sinun on otettava aikataulussasi huomioon ulkoisia tekijöitä, kuten laitteiden tai resurssien käytettävyys, määräpäivät, sopimuksen välitavoitteet ja alkamis- ja päättymispäivämäärät.

Projektinhallinnan vihje Lähes kaikissa tapauksissa on hyvä käyttää MP-rajoitusta. Tämä antaa ajoitusmoduulille eniten joustavuutta projektin päättymispäivämäärän määrittämiseen.

Seuraavassa on kaksi tapaa tarkastella tehtävien rajoituksia välittömästi.

  • Voit tarkastella tai muuttaa tehtävän rajoitusta napsauttamalla tehtävää hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Tehtävän tiedot ja sitten Lisäasetukset-välilehti. Rajoituksen tiedot ovat Rajoituslaji- ja Rajoituspäivämäärä-ruuduissa.

  • Jos rajoitus on muu kuin MP tai MM, rajoituslaji näyttää siihen liittyvän graafisen ilmaisimen ilmaisinsarakkeessa missä tahansa taulukkonäkymässä, kuten esimerkiksi Gantt-kaaviossa.

Rajoitukset, joiden ajoitusjoustavuus on kohtalainen, rajoittavat tehtävän alkamista tai päättymistä ennen valitsemaasi päivämäärää tai sen jälkeen. Esimerkiksi tehtävä, jolla on Aloitus aikaisintaan (ALA) -rajoitus päivämäärälle 15.6. ja lopusta alkuun -riippuvuus toiseen tehtävään, voidaan aloittaa 15.6., jos sen edeltäjä on valmis siihen päivään mennessä. Tehtävä voidaan aloittaa myös myöhemmin, jos edeltäjä on valmis 15.6. jälkeen, mutta tehtävää ei voida ajoittaa ennen 15.6. Tämä voi olla hyvä tapa käyttää rajoituksia, jos esimerkiksi rakennuslupa on voimassa vain tiettyinä päivämäärinä. Tässä tapauksessa saatetaan käyttää ALA- tai LOV-rajoituksia.

Ennen rajoituksen määrittämistä ja sen jälkeen

Painikkeen kuva Kun tehtäviin on määritetty oletusarvoinen lopusta alkuun -suhde sekä MP-rajoitus, seuraajatehtävä (toinen tehtävä) ajoitetaan alkamaan heti, kun edeltäjätehtävä (ensimmäinen tehtävä) on ajoitettu päättymään.

Painikkeen kuva Kun tehtäviin on määritetty ALA-rajoitus, edeltäjätehtävä ei voi alkaa ennen rajoituspäivämäärää, vaikka (tässä esitetyllä tavalla) edeltäjätehtävä on valmistunut ennen rajoituspäivämäärää.

Seuraavassa taulukossa on luettelo Project-ohjelman rajoituksista.

Rajoituslaji

Rajoituksen nimi

Kuvaus

Joustava

Mahdollisimman myöhään (MM)

Ajoittaa tehtävän mahdollisimman myöhäiseen ajankohtaan siten, että tehtävä päättyy ennen projektin päättymistä viivyttämättä seuraavia tehtäviä. Tämä on tehtävien oletusrajoitus, kun ajoitusperusteena käytetään projektin päättymispäivämäärää. Älä määritä tehtävän alkamis- tai päättymispäivämäärää, jos tämä rajoitus on käytössä.

Joustava

Mahdollisimman pian (MP)

Ajoittaa tehtävän alkamaan mahdollisimman aikaisin. Tämä on tehtävien oletusrajoitus, kun ajoitusperusteena käytetään projektin alkamispäivämäärää. Älä määritä alkamis- tai päättymispäivämäärää, jos tämä rajoitus on käytössä.

Puolijoustava

Aloitus aikaisintaan (ALA)

Ajoittaa tehtävän alkamaan aikaisintaan määritettynä päivänä. Tällä rajoituksella voit varmistaa, että tehtävä ei ala ennen määritettyä päivää.

Puolijoustava

Lopetus aikaisintaan (LOA)

Ajoittaa tehtävän päättymään aikaisintaan määritettynä päivänä. Tällä rajoituksella voit varmistaa, että tehtävä ei pääty ennen tiettyä päivää.

Puolijoustava

Aloitus viimeistään (ALV)

Ajoittaa tehtävän alkamaan viimeistään määritettynä päivänä. Tällä rajoituksella voit varmistaa, että tehtävä ei ala määritetyn päivän jälkeen.

Puolijoustava

Lopetus viimeistään (LOV)

Ajoittaa tehtävän päättymään viimeistään määritettynä päivänä. Tällä rajoituksella voit varmistaa, että tehtävä ei pääty tietyn päivän jälkeen.

Ei joustava

Päättymisajankohta (PAK)

Ajoittaa tehtävän päättymään määritettynä päivänä. Määrittää aikaiset, ajoitetut ja myöhäiset päättymispäivämäärät määrittämäsi päivämäärän mukaisesti ja liittää tehtävän pysyvästi aikatauluun.

Ei joustava

Alkamisajankohta (AAK)

Ajoittaa tehtävän alkamaan määritettynä päivänä. Määrittää aikaiset, ajoitetut ja myöhäiset alkamispäivämäärät määrittämäsi päivämäärän mukaisesti ja liittää tehtävän pysyvästi aikatauluun.

Oletusarvoisesti kaikkiin alkamispäivämäärän mukaan ajoitettuihin projektin tehtäviin on määritetty MP-rajoitus. Vastaavasti oletusarvoisesti kaikkiin päättymispäivämäärän mukaan ajoitettuihin projektin tehtäviin on määritetty Mahdollisimman myöhään (MM) -rajoitus.

Joustamattomat rajoitukset yleensä ohittavat tehtäväriippuvuudet ja rajoittavat tehtävän valitsemaasi päivämäärään. Esimerkiksi tehtävä, jolla on Alkamisajankohta (AAK) -rajoitus päivämäärälle 30.9. ja lopusta alkuun -riippuvuus toiseen tehtävään, ajoitetaan aina päivälle 30.9. riippumatta siitä, onko sen edeltäjä valmis etuajassa tai myöhässä. Voit muuttaa tämän asetuksen. Valitse Tiedosto, Asetukset ja Aikataulu ja valitse sitten Tehtävät ottavat aina huomioon rajoituspäivämäärät -valintaruutu.

Sivun alkuun

Miten tehtävälajit vaikuttavat aikatauluun?

Tehtävälajit koskevat vain automaattisesti ajoitettuja tehtäviä ja niitä on kolmenlaisia: kiinteät resurssit, kiinteä työmäärä ja kiinteä kesto. Project määrittää tehtävälajin perusteella keston, työmäärän ja resurssien toiminnan Projectin ajoittaessa projektia.

Tehtävälajit vaikuttavat ajoitukseen seuraavasti, kun jotakin kolmesta elementistä muutetaan.

Ruudukosta

Resursseja muutetaan

Kestoa muutetaan

Työtä muutetaan

Kiinteiden yksiköiden tehtävä

Kesto lasketaan uudelleen.

Työ lasketaan uudelleen.

Kesto lasketaan uudelleen.

Kiinteän työn tehtävä

Kesto lasketaan uudelleen.

Yksiköt lasketaan uudelleen.

Kesto lasketaan uudelleen.

Kiinteän keston tehtävä

Työ lasketaan uudelleen.

Työ lasketaan uudelleen.

Resurssit lasketaan uudelleen.

  • Jos haluat muuttaa tehtävälajia, kaksoisnapsauta tehtävän nimeä Gantt-kaaviossa ja valitse sitten Lisäasetukset-välilehti.

Esimerkkejä

Oletetaan, että sinulla on kiinteäresurssinen tehtävä, jossa on yksi täysipäiväinen resurssi käytettävissä kahdeksan tuntia joka päivä. Voit määrittää tehtävän kestoksi 10 päivää ja työ 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että joku toinen täysipäiväinen resurssi voi avustaa tehtävässä, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty kaksi resurssia, sen kesto on viisi päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava kahdeksassa päivässä 10 sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt kahdeksan päivää, työmäärä on 64 tuntia, ja resursseja on yksi.

  • Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää, ja resursseja on yksi.

Oletetaan, että teet samasta tehtävästä kiinteätöisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävän työmäärä voi olla vain määrittämäsi määrä, eikä yhtään vähempää eikä enempää. Tässä esimerkissä tehtävässä on yksi kokoaikainen resurssi, joka on käytettävissä kahdeksan tuntia joka päivä, ja sen kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että joku toinen täysipäiväinen resurssi voi avustaa tehtävässä, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty kaksi resurssia, sen kesto on viisi päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava kahdeksassa päivässä kymmenen sijaan, Project laskee tehtävän resurssit uudelleen. Tehtävän suorittaminen 80 tunnissa kahdeksassa päivässä edellyttää 1,25 resurssin varaamista tehtävään. Tehtävään varatun resurssin varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava joku toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy.

  • Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää, ja resursseja on yksi.

Oletetaan vielä, että teet samasta tehtävästä kiinteäkestoisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävä on suoritettava määrittämäsi keston puitteissa. Tässä esimerkissä on jälleen yksi täysipäiväinen resurssi, joka on käytettävissä kahdeksan tuntia joka päivä, tehtävän kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että joku toinen resurssi voi avustaa tehtävässä, Project laskee kullekin resurssille varatun työmäärän uudelleen. Kun tehtävään on varattu vain yksi resurssi, kyseisellä resurssilla on 80 tuntia töitä. Kun varaat jonkun toisen resurssin tehtävään, kunkin resurssin on tehtävä 40 tuntia työtä saman 10 päivän aikana, ja työmäärä on yhteensä 80 tuntia. Kun lisäät jonkun toisen resurssin, molempien resurssien varaus laskee 50 %:iin, jolloin ne voivat käyttää puolet ajasta muihin tehtäviin.

  • Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava kahdeksassa päivässä 10 sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt kahdeksan päivää, työmäärä on 64 tuntia, ja resursseja on yksi.

Jos huomaat, että tehtävän suorittamiseen tarvitaan 20 tuntia lisätyötä, Project laskee tehtävän resurssit uudelleen, jotta lisätyön voi viimeistellä 10 päivässä. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, se kestää 10 päivää, ja resurssimäärä on 1,25. Tehtävään varatun resurssin varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava joku toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy.

Huomautus: Koska kustannusresurssi varauksissa ei ole työ- tai resurssimäärien arvoja, näitä arvoja ei lasketa uudelleen, kun tehtävän alkamis- tai päättymispäivää muokataan. Päivämääriä ei myöskään koskaan lasketa uudelleen kustannusresurssin varauksen vuoksi, koska et voi muokata työ- etkä resurssimäärää.

Seuraava tehtävälajien taulukko kannattaa pitää mielessä.

Vihjeitä ja kompastuskiviä

Kuvaus

Huomioi työmäärään perustuvat tehtävät

Jos valitset Tehtävälaji-luettelosta Kiinteä työ -vaihtoehdon, et voi muuttaa tehtävän Työmäärään perustuva -asetusta. Kiinteätöisillä tehtävillä ei ole joustavia työn arvoja, ja siksi ne määräytyvät aina työmäärän perusteella. Lisätietoja työmäärään perustuvista tehtävistä on myöhemmin tässä artikkelissa.

Lisää sarake helpottaaksesi tehtävälajin muuttamista

Voit tarkastella ja muuttaa jokaisen tehtävän lajia suoraan näkymässä lisäämällä näkymään Laji-kentän. Napsauta uuden sarakkeen lisäyskohdan oikealla puolella olevaa saraketta, avaa Lisää-valikko ja valitse sitten Sarake. Valitse Kentän nimi -luettelosta Laji.

Yhteenvetotehtävät ovat aina kiinteäkestoisia tehtäviä

Yhteenvetotehtävät ovat aina kiinteäkestoisia, koska yhteenvetotehtävän alkamis- ja päättymispäivät määräytyvät sen alitehtävien mukaan.

Käytä sisennystä jäsennyksessä, älä tehtävätyypissä

Jos haluat muuttaa tehtävän tai alitehtävän hierarkkista rakennetta osana projektin jäsennysrakennetta, sinun on sisennettävä ja ulonnettava tehtävää tehtävälajin muuttamisen sijaan.

Älä sekoita tehtävän rajoituksia, kuten MP-rajoitusta, tehtävälajeihin

Jos haluat ottaa käyttöön rajoituksia, jotka vaikuttavat siihen, kuinka Project laskee tehtävien alkamis- ja päättymispäivämäärät, määritä tehtävälajin asemesta tehtävän rajoitus.

Sivun alkuun

Miten työmäärään perustuva ajoitus vaikuttaa aikatauluun?

Kaikkien tehtävien kohdalla resurssin varaamisen jälkeen tehtävä ajoitetaan seuraavan kaavan mukaisesti (mikäli tehtävälaji on oletusarvon mukaisesti kiinteäresurssinen):

Duration = Work / Units

Voit valita, minkä osan yhtälöstä Project laskee määrittämällä tehtävälajin. Kun varaat henkilöitä tehtävään tai poistat heitä siitä, Project pidentää tai lyhentää tehtävän kestoa sille varattujen resurssien määrän perusteella, mutta Project ei muuta tehtävän kokonaistyön määrää. Tätä kutsutaan työmäärään perustuva aikataulu. Tämä asetus on yleensä poistettu käytöstä. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla Tiedosto, Asetukset ja Aikataulu ja valitsemalla sitten Uudet tehtävät ovat työmäärään perustuvia -valintaruutu.

Vaikka työmäärään perustuva ajoitus toimii useimmissa tapauksissa, voit halutessasi muuttaa tätä toimintaa niin, että se ilmaisee entistä täsmällisemmin, mitä tietyssä tehtävässä tapahtuu, kun resursseja lisätään tai poistetaan. Voi esimerkiksi olla, että haluat nähdä kokonaistyömäärän kasvun, kun lisäät tehtävään resursseja.

  1. Napsauta tehtävää hiiren kakkospainikkeella, valitse Tehtävän tiedot Painikkeen kuva ja valitse sitten Lisäasetukset-välilehti.

  2. Poista Työmäärään perustuva -valintaruudun valinta.

Huomautus: Et voi poistaa työmäärään perustuvaa ajoitusta kiinteätöisistä tehtävistä. Kiinteätöisillä tehtävillä ei ole joustavia työ arvoja, ja siksi ne määräytyvät aina työmäärän perusteella.

Kun käyttäjä käsittelee työmäärään perustuvaa ajoitusta, hänen kannattaa muistaa seuraavat asiat:

Vihjeitä ja kompastuskiviä

Kuvaus

Työmäärään perustuva laskelma ei koske ensimmäistä määritettyä resurssia

Työmäärään perustuvat laskelmat ovat voimassa vain ensimmäisten resurssien varaamisen jälkeen. Kun ensimmäiset resurssit on varattu, työmäärän arvo ei muutu, kun uusia resursseja varataan tehtävään tai poistetaan samasta tehtävästä.

Ota huomioon kiinteäresurssiset tehtävät

Jos määritetty tehtävälaji on Kiinteät resurssit, lisäresurssien varaaminen lyhentää tehtävän kestoa.

Ota huomioon kiinteäkestoiset tehtävät

Jos määritetty tehtävälaji on Kiinteä kesto, lisäresurssien varaaminen vähentää resurssien yksittäisiä työmääräarvoja.

Ota huomioon kiinteäresurssiset tehtävät

Jos määritetty tehtävälaji on Kiinteä työ, lisäresurssien varaaminen lyhentää tehtävän kestoa.

Jotkin tehtävät voidaan määrittää työmäärään perustuviksi

Yhteenvetotehtäviin ja lisättyihin projekteihin ei voi määrittää Työmäärään perustuva -asetusta.

Sivun alkuun

Miten manuaalinen ja automaattinen ajoitus vaikuttavat aikatauluun?

manuaalisesti ajoitetut tehtävät ja automaattisesti ajoitetut tehtävät välisen eron tunteminen auttaa sinua ymmärtämään, kuinka Project ajoittaa projektisi.

Yleensä hallitset aikatauluasi paremmin manuaalisesti ajoitetuilla tehtävillä. Kun lisäät tehtävän aikatauluun, se pysyy siinä. Tämä ei kuitenkaan aina ole paras tapa suunnitella aikataulua varsinkin, jos projekti muuttuu monimutkaisemmaksi. Tällöin saatat haluta käyttää automaattisesti ajoitettuja tehtäviä ja hyödyntää Projectin tehokasta ajoitusmoduulia.

Katso alla olevaa kuvaa. Siinä näkyy kaksi erilaista tehtävälajia, joista kaksi ensimmäistä ovat manuaalisesti ajoitettuja ja kaksi viimeistä automaattisesti ajoitettuja.

Tietoja manuaalisesti ja automaattisesti ajoitetuista tehtävistä

Huomaa, että manuaalisesti ajoitetuissa tehtävissä kesto on tekstiarvo sekä luku. Koska kesto voi olla tekstiarvo, Project ei ole määrittänyt alkamispäivämäärää automaattisesti ja Gantt-palkki näkyy vain osittain, mikä heijastaa tehtävän ajoituksen epävarmuutta tässä vaiheessa.

Automaattisesti ajoitetuissa tehtävissä kesto on numeroarvo, johon on liitetty aikayksikkö, kuten 12h, merkitsemään 12 tunnin kestoa. Automaattisesti ajoitetut tehtävät vahvistavat keston sekä alkamis- ja päättymispäivämäärät, ja siksi Project piirtää palkit automaattisesti.

Manuaalisesti ajoitetuista tehtävistä annetut tiedot voivat olla joskus hieman hankalia. Project tarvitsee manuaalisesti ajoitettujen tehtävien kohdalla kolme aika-arvoa voidakseen piirtää palkkeja: keston, alkamispäivämäärän ja päättymispäivämäärän. Jos määrität manuaalisesti ajoitetussa tehtävässä näistä arvoista kaksi, Project laskee kolmannen arvon automaattisesti ja tehtävän ajoitus säilyy manuaalisena. Kiinnitä siis huomiota tällaiseen Projectin odottamattomaan toimintaan.

Huomautus: Tehtävät ovat oletusarvoisesti manuaalisesti ajoitettuja. Jos projektipäälliköt ovat tottuneet käyttämään automaattista ajoitusta Projectin aiempien versioiden kanssa, he voivat poistaa manuaalisen ajoituksen ominaisuuden käytöstä tiettyjen tehtävien tai koko projektin osalta. Erityisesti monimutkaiset projektit saattavat vaatia Projectin tehokasta ajoitusmoduulia huolehtimaan ajoittamisesta. Jos haluat muuttaa kaikki tehtävät automaattisesti ajoitetuiksi, valitse Project-sovellusikkunan alareunassa Uudet tehtävät: ajoita automaattisesti.

Manuaalisesti ajoitetut tehtävät

Voit asettaa manuaalisesti ajoitetun tehtävän mihin tahansa aikataulun kohtaan, eikä Project siirrä sitä. Tämä uusi toiminto tarjoaa lisää joustavuutta ja ohjausta aikataulun suunnittelussa ja hallinnassa.

Miksi tämä koskee minua? Joskus projektin aikataulut ovat hyvin epämuodollisia. Ne voivat saada alkunsa sähköpostitse saaduista päivämääräluetteloista, tapaamisista sidosryhmien kanssa tai käytäväkeskusteluista. Projektipäälliköillä ei usein ole täsmällisiä tietoja työkohteista. He saattavat esimerkiksi tietää vain tehtävän aloituspäivämäärän mutta eivät sen kestoa, ennen kuin ryhmän jäsenet antavat siitä arvion. Projektipäälliköt saattavat myös tietää, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää, mutta he eivät ole varmoja sen aloittamisesta ennen henkilöstöpäällikön hyväksyntää.

Seuraavat asiat kannattaa muistaa manuaalisesti ajoitettujen tehtävien kohdalla.

  • Olet aina ajan tasalla. Manuaalisesti ajoitetuissa tehtävissä on omat ilmaisimet ja tehtäväpalkit, joilla erotat ne perinteisistä automaattisesti ajoitetuista tehtävistä.

  • Kaikki käy. Kun tehtävä on manuaalisesti ajoitetussa tilassa, Aloitus-, Lopetus- ja Kesto-sarakkeet voivat olla tyhjiä tai sisältää tekstiarvoja tunnistettavien päivämäärien lisäksi.

  • Ajoitustilojen vaihtaminen Voit muuttaa vapaasti tehtävän ajoitusta manuaalisen ja automaattisen ajoituksen välillä. Ole kuitenkin varovainen. Kun muutat tehtävän ajoituksen manuaalisesta automaattiseksi, Projectin on tehtävä päätöksiä. Jos tehtävän kesto on "puoli kuukautta", Projectin määrittämä arvioitu kesto on yleensä "1 päivä?", jos tehtävä on määritetty automaattisesti ajoitetuksi. Project ei voi automaattisesti tietää, että "puoli kuukautta" on kestoltaan kaksi viikkoa.

  • Hallinnan myöhästyminen Jos manuaalisesti ajoitettu tehtävä viivästyy myöhästymisen vuoksi, sen seuraajatehtäviä ei siirretä automaattisesti. Projektipäälliköt voivat säilyttää alkuperäiset päivämäärät, jos resurssit voivat jatkaa suunnitelman mukaisesti, tai lykätä seuraajatehtäviä, jos riippuvuus on suuri.

  • Työmäärään perustuvat vaikutukset    Manuaalisesti ajoitettuja tehtäviä ei voi määrittää työmäärään perustuviksi tehtäviksi. Manuaalisesti ajoitetun tehtävän kesto ei muutu, kun sille määritetään lisää resursseja tai kun niitä poistetaan. Lisätietoja on jäljempänä tässä artikkelissa.

Seuraavassa taulukossa näkyy, kuinka Projectin määritteet määritetään ja kuinka niitä käytetään manuaalisesti ja automaattisesti ajoitettujen tehtävien ajoittamisessa.

nimi

Manuaalisesti ajoitettu

Automaattisesti ajoitettu

Kesto

Voi olla luku, päivämäärä tai tekstitieto, kuten "14 pv" tai "puoli kuukautta". Project ei käytä tätä arvoa projektin ajoittamisessa, jos keston arvo ei ole tunnistettavassa muodossa.

Vain ajan pituutta ja yksikköjä kuvaavia numeroita voidaan käyttää, kuten esimerkiksi "14 pv" tai "2 kuukautta".

Työmäärä

Vain ajan pituutta ja yksikköjä kuvaavia numeroita voidaan käyttää, kuten esimerkiksi "14 pv" tai "2 kuukautta".

Vain ajan pituutta ja yksikköjä kuvaavia numeroita voidaan käyttää, kuten esimerkiksi "14 pv" tai "2 kuukautta".

Resurssit

Voivat olla varattuja tehtäviin. Project ei käytä resurssikalentereita tehtävien ajoittamisessa.

Voivat olla varattuja tehtäviin. Project käyttää parhaan aikataulun määrittämisessä. Muuttaa tehtävien keston, jos tehtävät määritetään työmäärään perustuviksi, toisin kuin manuaalisesti ajoitetut tehtävät.

Aloituspäivä

Voi olla numero, päivämäärä- tai tekstitieto, kuten "30 tammikuuta" tai "Lähitulevaisuudessa." Project ei käytä tätä arvoa projektin ajoittamisessa, jos arvo ei ole tunnistettavassa ajan muodossa.

Vain päivämäärätietoja voidaan käyttää. Voit kuitenkin käyttää arvoja "tänään" ja "huomenna", jotka Project varaa automaattisesti ajoitetuille tehtäville.

Lopetuspäivämäärä

Voi olla päivämäärä tai tekstitieto, kuten "30 tammikuuta" tai "Lähitulevaisuudessa". Project ei käytä tätä arvoa projektin ajoittamisessa.

Vain päivämäärätietoja voidaan käyttää. Voit kuitenkin käyttää arvoja "tänään" ja "huomenna", jotka Project varaa automaattisesti ajoitetuille tehtäville.

Rajoitukset

Project ohittaa.

Project käyttää parhaan aikataulun määrittämisessä.

Riippuvuudet (linkit)

Voidaan käyttää, mutta ei muuta tehtävän ajoitusta. Tehtävälinkit kuitenkin ajoittavat tehtävän uudelleen ensimmäistä kertaa käytettäessä.

Voidaan käyttää, ja muuttaa tehtävän ajoitusta.

Projekti- ja resurssikalenterit

Project ohittaa.

Project käyttää parhaan aikataulun määrittämisessä.

Automaattisesti ajoitetut tehtävät

Tehtävien automaattinen ajoitus on perinteinen tapa, jolla Project ajoittaa tehtäviä. Automaattinen ajoitus tarjoaa erittäin jäsennetyn ja järjestelmällisen keinon projektin aikataulujen hallintaan. Käyttäjän syöttämien tietojen, kuten tehtävän keston, suunnitellun työmäärän, resurssien määrän ja rajoituspäivämäärien, perusteella Project laskee tehtäville aikaisimmat ja myöhäisimmät päivämäärät optimaalisen aikataulun saamiseksi.

Project ajoittaa projektin seuraavien tietojen perusteella:

  • Koko projekti.

  • Yksittäiset työkohteet (tehtävät), joita projektin suorittaminen edellyttää.

  • Tarvittaessa näiden tehtävien suorittamiseen tarvittavat resurssit.

Jos projektiin tulee muutoksia aikataulun luomisen jälkeen, voit päivittää tehtäviä tai resursseja, jolloin Project mukauttaa aikataulua puolestasi.

Jokaisen tehtävän kohdalla voit syöttää mitkä tahansa seuraavista kohdista:

  • kestot

  • tehtävien riippuvuudet

  • rajoitukset

Project laskee näiden tietojen perusteella kunkin tehtävän alkamispäivä ja valmistumispäivä.

Voit sisällyttää resursseja projektiin ja varata ne sitten tehtäviin ilmoittamaan, mikä resurssi vastaa minkäkin tehtävä suorittamisesta. Projektin henkilöstön suunnittelun lisäksi tämä auttaa esimerkiksi tarvittavien koneiden määrän tai käytetyn materiaalin laskemisessa. Jos sisällytät resursseja, tehtävän aikatauluja täsmennetään edelleen seuraavien resurssitietojen perusteella:

  • Työmäärä

  • Yksiköt

  • Kalentereihin merkityt työajat ja työajan ulkopuoliset ajat

Muut elementit, kuten linkkien läpimenoaika ja viive, tehtävälajit, resurssin käytettävyys ja ensisijainen resurssi, voivat vaikuttaa ajoitukseen, joten jos ymmärrät näiden tietojen vaikutukset, voit ylläpitää ja muuttaa aikatauluasi tarvittaessa.

Huomautus: Project laskee automaattisesti ajoitettujen tehtävien keston keston yksiköiden määritelmien perusteella. (Valitse Tiedosto, Asetukset ja valitse sitten Ajoita.) Normaalin kuukausikalenterin tapaan vuosi alkaa tammikuussa ja viikko alkaa sunnuntaina tai maanantaina. Oletusarvon mukaan kun Project laskee keston yksikköjä, yksi päivä on 8 tuntia, yksi viikko on 40 tuntia ja yksi kuukausi on 20 työpäivää. Jos lisäät tehtäville aloitus- ja päättymispäivät, muttet lisää aloitus- ja päättymisaikoja, klo 8:00 on Projectin määrittämä oletusarvoinen aloitusaika ja klo 17:00 oletusarvoinen päättymisaika.

Tehtävän ajoitustilojen muuttaminen

Voit muuttaa vapaasti tehtävän ajoitusta automaattisen ja manuaalisen välillä (valitse Tiedosto, Asetukset ja sitten Aikataulu). Huomioi seuraavat seikat muuttaessasi tehtävän tiloja.

  • Tehtävän, jonka ajoitus on muutettu automaattiseksi, kesto ja päivämäärät määritetään Projectin oletusasetusten mukaan. Esimerkiksi jos manuaalisesti ajoitetun tehtävän kesto on "pari viikkoa", Project muuttaa oletusarvoksi "1 päivä?". Jos tehtävän manuaalisesti lisätty alkamispäivämäärä on "huomenna", sen aloituspäiväksi vaihdetaan projektin alkamispäivämäärä, kun se muutetaan automaattisesti ajoitetuksi tehtäväksi.

  • Kesto ja päivämäärät säilyvät tehtävässä, jonka ajoitus muutetaan manuaaliseksi. Kuitenkin kun tehtävälle on määritetty manuaalinen ajoitus, kestolla ja päivämäärillä voi olla mikä tahansa numero-, teksti- tai päivämääräarvo.

Sivun alkuun

Miten liukuluku (tai liukuma) vaikuttaa aikatauluun?

Liukuluku (eli liukuma) auttaa löytämään tehtävät, joita voidaan siirtää ilman, että projektin päättymispäivämäärä muuttuu. Voit halutessasi tarkastella tehtäviä, jotka voivat myöhästyä ilman, että sillä olisi vaikutusta kriittiseen polkuun (kokonaisliukuma), tai tehtäviä, jotka voivat myöhästyä, ennen kuin ne vaikuttavat niihin liitettyyn tehtävään (vapaa liukuma).

Seuraavassa on kaksi tapaa tarkastella aikataulun liukulukua.

  • Valitse Gantt-kaaviossa Muotoile ja valitse sitten Liukuma-valintaruutu. Liukuluku näkyy Gantt-palkkien alkuun tai loppuun liitettynä ohuena viivana.

  • Käytä Yksityiskohtainen Gantt-kaavio -näkymää. Valitse Näytä, Muut näkymät, Lisää näkymiä, Yksityiskohtainen Gantt-kaavio ja valitse sitten Käytä.
    Valitse sitten Gantt-kaaviossa Taulukot ja sitten Aikataulu.

Seuraavassa on muutamia liukuluvusta muistettavia seikkoja.

Vihjeitä ja kompastuskiviä

Kuvaus

Tarkkaile joustamattomia rajoituksia

Jos päivämäärään rajoitetulla tehtävällä on edeltäjä, joka valmistuu liian myöhään eikä seuraaja ehdi aloittaa rajoituksessa määritettynä päivämääränä, seurauksena voi olla negatiivinen liukuma. Negatiivinen liukuma rajoittaa projektin päättymispäivää lisää.

Määräajat muuttavat kokonaisliukumaa

Määräajat voivat vaikuttaa tehtävien kokonaisliukumaan. Jos kirjoitat määräajan ennen tehtävän kokonaisliukuman päättymistä, kokonaisliukuma lasketaan uudelleen määräajan mukaan tehtävän myöhäisen päättymispäivän sijaan. Tehtävästä tulee kriittinen, jos kokonaisliukuma saavuttaa nollan.

Sivun alkuun

Miten määräajat vaikuttavat aikatauluun?

Määräajat eivät tavallisesti vaikuta tehtävän ajoitukseen. Niitä käytetään osoittamaan kohdepäivämäärä, jota et halua ylittää, mutta sinun ei tarvitse määrittää tehtävän rajoitusta, joka voi vaikuttaa ajoitukseen edeltäjätehtävien muuttuessa. Tehtävä, jolla on määräaika, ajoitetaan samaan tapaan kuin muutkin tehtävät, mutta jos tehtävä päättyy määräajan jälkeen, Project näyttää tehtävän ilmaisimen, jossa kerrotaan määräajan ylittymisestä.

Voit tarkastella tai muuttaa tehtävän määräaikaa napsauttamalla tehtävää hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Tehtävän tiedot ja sitten Lisäasetukset-välilehti. Käytä Määräaika-ruutua.

Määräajat voivat vaikuttaa tehtävien kokonaisliukumaan. Jos kirjoitat määräajan ennen tehtävän kokonaisliukuman päättymistä, kokonaisliukuma lasketaan uudelleen määräajan mukaan tehtävän myöhäisen päättymispäivän sijaan. Tehtävästä tulee kriittinen, jos kokonaisliukuma saavuttaa nollan.

Voit määrittää määräajat sekä yhteenvetotehtäville että yksittäisille tehtäville. Jos yhteenvetotehtävän määräaika on ristiriidassa jonkin alitehtävän kanssa, määräajan ilmaisin osoittaa määräajan ylittymisen alitehtävissä.

Määräajat voivat vaikuttaa tehtävien ajoitukseen, jos määrität määräajan tehtävälle, jossa on Mahdollisimman myöhään (MM) -rajoitus. Tehtävä on ajoitettu valmistumaan määräaikana, tosin tehtävä voi valmistua myös sen jälkeen, jos sen edeltäjät myöhästyivät.

Sivun alkuun

Miten kalenterit vaikuttavat aikatauluun?

Kalenterit määrittävät projektin vakiotyöaika ja vapaa-ajan, kuten viikonloput ja lomat.

Huomautus: Jos manuaalisesti ajoitettuja tehtäviä on määritetty, niiden päivämäärät eivät muutu projekti- tai resurssikalentereihin tehtyjen muutosten mukaan.

Projektikalentereiden avulla määritetään resurssien käytettävyys, tehtäviin varattujen resurssien ajoitus sekä itse tehtävien ajoitus. Projekti- ja tehtäväkalentereita käytetään tehtävien ajoittamiseen. Jos tehtäville on varattu resursseja, myös resurssikalentereita käytetään tehtävien ajoittamiseen.

Kalenterit kumoavat toistensa asetukset alla kuvatulla tavalla.

  1. Kun luot tehtävän, se ajoitetaan projektikalenterin mukaan.

  2. Kun lisäät tehtävään resurssin, tehtävän ajoitusta ohjataan resurssikalentereilla.

  3. Kun lisäät tehtävään tehtäväkalenterin ja valitse kalenterin asetukseksi Tehtävän tiedot -ruudussa Ajoittaminen ohittaa resurssikalenterit, tehtävän ajoitusta ohjataan tehtäväkalenterilla ja resurssikalenterit ohitetaan ajoituksessa.

Jos haluat käyttää kalentereita, valitse Projekti ja valitse sitten Muuta työaikaa.

Kalenterin laji

Kuvaus

Peruskalenterit   

Nämä ovat muiden kalentereiden perusteet. Voit myös valita peruskalenterin projektikalenteriksi, ja voit käyttää tehtävissä peruskalenteria tehtäväkalenterina tai resurssikalenterin oletusaikoina. Voit mukauttaa omaa peruskalenteriasi käyttämällä mitä tahansa käytettävissä olevaa peruskalenteria.

Project sisältää kolme peruskalenteria:

Vakiokalenteri   Vakiokalenteri on Projectin oletuskalenteri, ja resurssikalenterit perustuvat sen tietoihin. Kalenteri näyttää perinteisen työaikataulun, joka on maanantaista perjantaihin kello 8–17 niin, että työaikaan sisältyy tunnin tauko.

24 tunnin kalenteri   24 tunnin kalenteri näyttää jatkuvalle työlle suunnitellun aikataulun. Ajoituksessa 24 tunnin kalenteri on kätevä, kun ajoitetaan resursseja ja tehtäviä, jotka ovat toiminnassa ympärivuorokauden, esimerkiksi työvuoroissa, tai laiteresursseja, jotka ovat jatkuvasti käytössä.

Yövuorokalenteri   Yövuorokalenteri näyttää yövuorojen aikataulun maanantai-illasta lauantaiaamuun. Työaika on määritetty kello 23 ja 8 väliselle ajalle niin, että siihen sisältyy tunnin tauko.

Projektikalenterit   

Projektikalenterit määrittävät koko projektin vakiotyöajat ja vapaa-ajan. Jos resurssikalentereita tai tehtäväkalentereita ei käytetä, tehtävät ajoitetaan oletusarvoisesti projektikalenterin työajan mukaan.

Resurssikalenterit   

Nämä kalenterit perustuvat yleensä projektikalenteriin resurssin luomisen aikana. Voit muuttaa tiettyjen resurssien tai resurssijoukon työ- tai vapaa-aikaa ja näin varmistaa, että resurssit on ajoitettu vain, kun ne ovat käytettävissä. Jos olet muuttanut työ- tai vapaa-aikaa resurssikalenterissa ja resurssi on varattu tehtävälle, tehtävä ajoitetaan resurssikalenterin työaikana. Tämä voi vaikuttaa myös tehtävän päättymispäivämäärään.

Resurssit joko perivät vapaa-ajan peruskalenterista tai ohittavat tämän ajan resurssikalenterin vapaa-aika-asetuksilla.

Tehtäväkalenterit   

Näitä kalentereita voidaan käyttää tehtävien työaikojen määrittämisessä projektikalenterin työaikojen ulkopuolella. Tehtäväkalenteri luodaan muiden kalentereiden tapaan. Kun tehtäväkalenteri on varattu tehtävälle ja tehtävään varatulla resurssilla on eri työajat omassa resurssikalenterissaan, tehtävä ajoitetaan kahden kalenterin päällekkäiselle työajalle. Voit myös määrittää tehtävän asetuksiin, että resurssikalenterit ohitetaan ja tehtävä ajoitetaan resurssin vapaa-aikaa käyttäen.

Jos tehtävälle ei ole määritetty tehtäväkalenteria, tehtävä ajoitetaan projektikalenterilla.

Sivun alkuun

Miten resurssivaraukset vaikuttavat aikatauluun?

Jos et varaa resursseja projektin tehtäviin, Project laskee aikataulun kestojen, tehtäväriippuvuuksien, rajoitusten ja projekti- ja tehtäväkalenterien tietojen perusteella. Jos varaat resursseja, tehtävät ajoitetaan myös resurssien kalentereiden ja tehtäväyksiköt mukaan, jolloin ajoitus tarkentuu.

Huomautus: Resurssikalenterit eivät vaikuta manuaalisesti ajoitettuihin tehtäviin. Kun resurssi varataan manuaalisesti ajoitetulle tehtävälle, tehtävän ajoitus ei muutu.

Varaus on tietyn tehtävän ja tietyn resurssin välinen suhde, jonka vastuulla tehtävän suorittaminen on. Tehtävään voi varata useamman resurssin. Tehtäviin voi varata työresursseja, materiaaliresursseja ja kustannusresurssi. Työresursseista poiketen tehtävään varatut materiaaliresurssit tai kustannusresurssit eivät vaikuta tehtävän ajoitukseen.

Esimerkiksi projektissa on tehtävä nimeltä Määritysten kehittäminen. Projektissa on mukana myös tekninen resurssi Sami. Jos varaat Samin Määritysten kehittäminen -tehtävään, tämän tehtävän ajoittaminen määräytyy Samin resurssikalenterin ja kuormitusasteen sekä tehtävätietojen, kuten keston, tehtäväriippuvuuksien, rajoitusten ja kalentereiden, perusteella.

Tehtävätietojen lisäksi Projectissa on resursseihin ja varauksiin liittyviä lisätietoja, joita voit käyttää aikataulujen laskemisessa, kun olet varannut resursseja projektin tehtäville. Näitä tietoja ovat esimerkiksi:

Resurssimäärite tai asetuksen

Selitys

Työmäärä   

Resurssille varattu työ tai ylityömäärä sekä työn jakaminen ajan kuluessa. Työn jakautumiset voivat myös vaikuttaa työn jakamiseen ajan kuluessa.

Kuormitusaste   

Resurssin kuormitusasteen määrä tehtävässä. Resurssit voivat olla osa-aikaisia, kokoaikaisia tai useita.

Tehtävälaji   

tehtävätyyppi, joka vaikuttaa aikataulun muuttumiseen, jos aiemmin luotua tehtävää muokataan. Kolme tehtävätyyppiä ovat kiinteä resurssi, kiinteä kesto ja kiinteä työmäärä.

Työmäärään perustuva   

Ilmaisee, onko tehtävä työmäärään perustuva. Jos tehtävä on työmäärään perustuva, tehtävän työmäärä säilyy vakiona ja se jaetaan uudelleen resurssien kesken, kun resursseja lisätään varaukseen tai poistetaan siitä. Esimerkiksi kiinteäresurssisten tehtävien kohdalla yhtenä tuloksena on, että jos resursseja varataan lisää, tehtävän valmistuminen vaatii lyhemmän keston. Lisätietoja työmäärään perustuvista asetuksista on edellä tässä artikkelissa.

Kalenterit   

Resurssikalenterit. Project ajoittaa varatut resurssit resurssikalentereihin merkittyjen työ- ja vapaa-aikojen perusteella.

Työn jakautumiset   

Työn jakautumisten avulla voit hienosäätää, milloin resurssit työskentelevät tehtävissä, kuten esimerkiksi kasvuvaiheessa.
Napsauta Tehtävän käyttö -näkymässä hiiren kakkospainikkeella tehtävään varatun resurssin nimeä ja valitse sitten ennalta määritetty työkuvio Työn jakautuminen -luettelossa. Kun olet valinnut kuvion, voit manuaalisesti muuttaa tunteja käyttönäkymän aikajaksotetussa osassa.

Jos haluat varata tehtäviin resursseja, valitse Resurssi-välilehti ja valitse sitten Varaa resurssit.

Sivun alkuun

Lisää teknistä tietoa ajoittamisesta Projectissa

Sivun alkuun

Nämä ohjeet koskevat Microsoft Project 2007:ää.

Valitse alta haluamasi ohjeet.

Kokonaiskuva: Miten projekti ajoitetaan?

Miten projektin alkamispäivämäärä vaikuttaa aikatauluun?

Mitkä aikataulun laskemisen oletusasetukset ovat?

Miten rajoitukset vaikuttavat aikatauluun?

Miten määräajat vaikuttavat aikatauluun?

Miten kalenterit vaikuttavat aikatauluun?

Miten resurssivaraukset vaikuttavat aikatauluun?

Mitkä tiedot auttavat minua analysoimaan projektin edistymistä?

Kokonaiskuva: Miten projekti ajoitetaan?

Project ajoittaa projektin seuraavien tietojen perusteella:

  • Koko projekti.

  • Yksittäiset työkohteet (tehtävät), joita projektin suorittaminen edellyttää.

  • Tarvittaessa näiden tehtävien suorittamiseen tarvittavat resurssit.

Jos projektiin tulee muutoksia aikataulun luomisen jälkeen, voit päivittää tehtäviä tai resursseja, jolloin Project mukauttaa aikataulua puolestasi.

Jokaisen tehtävän kohdalla voit syöttää mitkä tahansa seuraavista kohdista:

  • kestot

  • tehtävien riippuvuudet

  • rajoitukset

Project laskee näiden tietojen perusteella kunkin tehtävän alkamispäivä ja valmistumispäivä.

Voit sisällyttää resursseja projektiin ja varata ne sitten tehtäviin ilmoittamaan, mikä resurssi vastaa minkäkin tehtävä suorittamisesta. Projektin henkilöstön suunnittelun lisäksi tämä auttaa esimerkiksi tarvittavien koneiden määrän tai käytetyn materiaalin laskemisessa. Jos sisällytät resursseja, tehtävän aikatauluja täsmennetään edelleen seuraavien resurssitietojen perusteella:

  • Työmäärä

  • Yksiköt

  • Kalentereihin merkityt työajat

Muut elementit, kuten läpimenoaika ja viive, tehtävälajit, resurssin käytettävyys ja ensisijainen resurssi, voivat vaikuttaa ajoitukseen, joten jos ymmärrät näiden tietojen vaikutukset, voit ylläpitää ja muuttaa aikatauluasi tarvittaessa.

Sivun alkuun

Miten projektin alkamispäivämäärä vaikuttaa aikatauluun?

Jos annat projektille alkamispäivän, Project ajoittaa tehtävät alkamaan oletusarvoisesti projektin alkamispäivänä, ja laskee projektin valmistumispäivän viimeisen tehtävän päättymisen perusteella. Kun annat tehtävien lisätietoja, kuten tehtävien riippuvuudet, kestot ja rajoitukset, Project mukauttaa aikataulun vastaamaan tehtävien tarkempia päivämääriä.

Ennen tehtävän riippuvuuden luomista ja sen jälkeen

Painikkeen kuva Kun luot uuden projektin, kirjoitat ensin projektin alkamispäivämäärän. Kun ajoitat projektin alkamispäivämäärän mukaan, kaikki tehtävät alkavat projektin alkamispäivänä, ellet toisin määritä.

Painikkeen kuva Jos tehtävien riippuvuudet tai rajoitukset eivät ole käytössä, projektin kesto on sama kuin pisimmän tehtävän kesto. Toisin sanoen projektin valmistumispäivä on sama kuin pisimmän tehtävän valmistumispäivä.

Painikkeen kuva Tehtävien riippuvuudet, kuten lopusta alkuun -riippuvuus ensimmäisen ja toisen tehtävän välillä (tässä esitetyllä tavalla), voivat muuttaa projektin valmistumispäivän.

Lähes kaikki projektit kannattaa ajoittaa tiedetyn alkamispäivämäärän mukaan. Vaikka tietäisit päivämäärän, johon mennessä projekti on saatava valmiiksi, ajoittaminen alkamispäivämäärän mukaan on joustavinta.

Saatat kuitenkin haluta ajoittaa valmistumispäivän mukaan:

  • Kun sinun on määritettävä, milloin projekti on aloitettava, jotta se valmistuu tiettynä päivänä.

  • Kun et ole varma, milloin projekti alkaa (esimerkiksi vastaanotat työtä toisesta lähteestä ja se saattaa viivästyä).

  • Kun projektinhallintamenetelmäsi edellyttää, että projekti ajoitetaan valmistumispäivämäärän mukaan.

Kun työskentelet valmistumispäivämäärän mukaan ajoitetussa projektissa, sinun on hyvä tuntea erot tavassa, jolla Project käsittelee joitain toimintoja:

  • Kun määrität tehtävän, Project määrittää automaattisesti Mahdollisimman myöhään (MM) -rajoituksen tehtävän valmistumispäivämäärälle. Muita rajoitteita kannattaa määrittää vain tarvittaessa.

  • Jos muutat tehtävän päättymispäivämäärän vetämällä Gantt-palkkia, Project määrittää Lopetus viimeistään (LOV) -rajoituksen automaattisesti.

  • Jos muutat projektin ajoittumaan päättymispäivämäärän mukaan, aiemmin käytetyn aloituspäivämäärän sijaan, poistat kaikki tasaamisviiveet ja tasaamisjaot tehtävistä ja varauksista.

  • Jos käytät automaattista tasaamista pienentääksesi projektin resurssien ylivarauksia, Project lisää tasaamisviiveen tehtävän jälkeen, ei ennen tehtävää.

Sivun alkuun

Mitkä aikataulun laskemisen oletusasetukset ovat?

Project laskee tehtävien keston niiden keston yksiköiden perusteella, jotka on määritetty Asetukset-valintaikkunan Kalenteri-välilehdessä (Työkalut-valikossa). Normaalin kuukausikalenterin tapaan vuosi alkaa tammikuussa ja viikko alkaa sunnuntaina tai maanantaina. Oletusarvon mukaan kun Project laskee keston yksikköjä, yksi päivä on 8 tuntia, yksi viikko on 40 tuntia ja yksi kuukausi on 20 työpäivää. Jos lisäät tehtäville aloitus- ja päättymispäivät, muttet lisää aloitus- ja päättymisaikoja, klo 8:00 on Projectin määrittämä oletusarvoinen aloitusaika ja klo 17:00 oletusarvoinen päättymisaika.

Sivun alkuun

Miten rajoitukset vaikuttavat aikatauluun?

Kun haluat hallita tehtävän alkamis- tai päättymispäivää, voit muuttaa tehtävän rajoitusta. Joustavat rajoitukset toimivat tehtävän riippuvuuksien kanssa, jotta tehtävä ilmenee niin pian tai niin myöhään kuin tehtävän riippuvuus sallii. Esimerkiksi tehtävä, jossa on Mahdollisimman pian (MP) -rajoitus ja lopusta alkuun -riippuvuus, ajoitetaan heti, kun edeltäjätehtävä valmistuu. Kaikkiin alkamispäivän mukaan ajoitetun projektin tehtäviin käytetään oletusarvoisesti MP-rajoitusta. Samalla tavoin kaikkiin päättymispäivän mukaan ajoitetun projektin tehtäviin käytetään oletusarvoisesti Mahdollisimman myöhään (MM) -rajoitusta.

Rajoitukset, joiden ajoitusjoustavuus on kohtalainen, rajoittavat tehtävän alkamista tai päättymistä ennen valitsemaasi päivämäärää tai sen jälkeen. Esimerkiksi tehtävä, jolla on Aloitus aikaisintaan (ALA) -rajoitus päivämäärälle 15.6. ja lopusta alkuun -riippuvuus toiseen tehtävään, voidaan aloittaa 15.6., jos sen edeltäjä on valmis siihen päivään mennessä. Tehtävä voidaan aloittaa myös myöhemmin, jos edeltäjä on valmis 15.6. jälkeen, mutta tehtävää ei voida ajoittaa ennen 15.6.

Ennen rajoituksen määrittämistä ja sen jälkeen

Painikkeen kuva Kun tehtäviin on määritetty oletusarvoinen lopusta alkuun -suhde sekä MP-rajoitus, seuraajatehtävä (toinen tehtävä) ajoitetaan alkamaan heti, kun edeltäjätehtävä (ensimmäinen tehtävä) on ajoitettu päättymään.

Painikkeen kuva Kun tehtäviin on määritetty ALA-rajoitus, edeltäjätehtävä ei voi alkaa ennen rajoituspäivämäärää, vaikka (tässä esitetyllä tavalla) edeltäjätehtävä on valmistunut ennen rajoituspäivämäärää.

Joustamattomat rajoitukset yleensä ohittavat tehtäväriippuvuudet ja rajoittavat tehtävän valitsemaasi päivämäärään. Esimerkiksi tehtävä, jolla on Alkamisajankohta (AAK) -rajoitus päivämäärälle 30.9. ja lopusta alkuun -riippuvuus toiseen tehtävään, ajoitetaan aina päivälle 30.9. riippumatta siitä, onko sen edeltäjä valmis etuajassa tai myöhässä.

Jos päivämäärään rajoitetulla tehtävällä on edeltäjä, joka valmistuu liian myöhään eikä seuraaja ehdi aloittaa rajoituksessa määritettynä päivämääränä, seurauksena voi olla negatiivinen liukuma.

Voit tarkastella tai muuttaa tehtävän rajoitusta valitsemalla tehtävän, valitsemalla Tehtävän tiedot Painikkeen kuva ja sitten Lisäasetukset-välilehden. Rajoituksen tiedot ovat Rajoituslaji- ja Rajoituspäivämäärä-ruuduissa.

Sivun alkuun

Miten määräajat vaikuttavat aikatauluun?

Määräajat eivät tavallisesti vaikuta tehtävän ajoitukseen. Niitä käytetään osoittamaan kohdepäivämäärä, jota et halua ylittää, mutta sinun ei tarvitse määrittää tehtävän rajoitusta, joka voi vaikuttaa ajoitukseen edeltäjätehtävien muuttuessa. Tehtävä, jolla on määräaika, ajoitetaan samaan tapaan kuin muutkin tehtävät, mutta jos tehtävä päättyy määräajan jälkeen, Project näyttää tehtävän ilmaisimen, jossa kerrotaan määräajan ylittymisestä.

Määräajat voivat vaikuttaa tehtävien kokonaisliukumaan. Jos kirjoitat määräajan ennen tehtävän kokonaisliukuman päättymistä, kokonaisliukuma lasketaan uudelleen määräajan mukaan tehtävän myöhäisen päättymispäivän sijaan. Tehtävästä tulee kriittinen, jos kokonaisliukuma saavuttaa nollan.

Voit määrittää määräajat sekä yhteenvetotehtäville että yksittäisille tehtäville. Jos yhteenvetotehtävän määräaika on ristiriidassa jonkin alitehtävän kanssa, määräajan ilmaisin osoittaa määräajan ylittymisen alitehtävissä.

Määräajat voivat vaikuttaa tehtävien ajoitukseen, jos määrität määräajan tehtävälle, jossa on Mahdollisimman myöhään (MM) -rajoitus. Tehtävä on ajoitettu valmistumaan määräaikana, tosin tehtävä voi valmistua myös sen jälkeen, jos sen edeltäjät myöhästyivät.

Voit tarkastella tai muuttaa tehtävän määräaikaa valitsemalla tehtävän, valitsemalla Tehtävän tiedot Painikkeen kuva ja sitten Lisäasetukset-välilehden. Käytä Määräaika-ruutua.

Sivun alkuun

Miten kalenterit vaikuttavat aikatauluun?

Kalentereiden avulla määritetään projektille vakiotyöaika ja -vapaa-aika, kuten viikonloput ja vapaapäivät. Niiden avulla määritetään resurssien käytettävyys, tehtäviin varattujen resurssien ajoitus sekä itse tehtävien ajoitus. Projekti- ja tehtäväkalentereita käytetään tehtävien ajoittamiseen. Jos tehtäville on varattu resursseja, myös resurssikalentereita käytetään tehtävien ajoittamiseen.

Projectissa viitataan seuraaviin kalentereihin:

  • Peruskalenterit    Nämä toimivat muiden kalentereiden perustana. Voit myös valita peruskalenterin projektikalenteriksi, ja voit käyttää tehtävissä peruskalenteria tehtäväkalenterina tai resurssikalenterin oletusaikoina. Projectissa on kolme peruskalenteria: vakiokalenteri, 24 tunnin kalenteri ja yövuorokalenteri. Voit mukauttaa omaa peruskalenteriasi käyttämällä mitä tahansa käytettävissä olevaa peruskalenteria.

  • Projektikalenterit    Nämä kalenterit määrittävät koko projektin vakiotyöajat ja vapaa-ajan. Jos resurssikalentereita tai tehtäväkalentereita ei käytetä, tehtävät ajoitetaan oletusarvoisesti projektikalenterin työajan mukaan.

  • Resurssikalenterit    Nämä kalenterit perustuvat oletusarvoisesti vakiokalenteriin. Voit muuttaa tiettyjen resurssien tai resurssijoukon työ- tai vapaa-aikaa ja näin varmistaa, että resurssit on ajoitettu vain, kun ne ovat käytettävissä. Jos olet muuttanut työ- tai vapaa-aikaa resurssikalenterissa ja resurssi on varattu tehtävälle, tehtävä ajoitetaan resurssikalenterin työajalle.

  • Tehtäväkalenterit    Näitä kalentereita voidaan käyttää tehtävien työaikojen määrittämisessä projektikalenterin työaikojen ulkopuolella. Kun tehtäväkalenteri on varattu tehtävälle ja tehtävään varatulla resurssilla on eri työajat omassa resurssikalenterissaan, tehtävä ajoitetaan kahden kalenterin päällekkäiselle työajalle. Voit myös määrittää tehtävän asetuksiin, että resurssikalenterit ohitetaan ja tehtävä ajoitetaan resurssin vapaa-aikaa käyttäen.

Jos haluat käyttää kalentereita, valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa.

Sivun alkuun

Miten resurssivaraukset vaikuttavat aikatauluun?

Jos et varaa resursseja projektin tehtäviin, Project laskee aikataulun kestojen, tehtäväriippuvuuksien, rajoitusten ja projekti- ja tehtäväkalenterien tietojen perusteella. Jos varaat resursseja, tehtävät ajoitetaan myös resurssien kalentereiden ja tehtäväyksiköt mukaan, jolloin ajoitus tarkentuu.

Varaus on tietyn tehtävän ja tietyn resurssin välinen suhde, jonka vastuulla tehtävän suorittaminen on. Tehtävään voi varata useamman resurssin. Tehtäviin voi varata työresursseja, materiaaliresursseja ja kustannusresurssi. Työresursseista poiketen tehtävään varatut materiaaliresurssit tai kustannusresurssit eivät vaikuta tehtävän ajoitukseen.

Esimerkiksi projektissa on tehtävä nimeltä Määritysten kehittäminen. Projektissa on mukana myös tekninen resurssi Sami. Jos varaat Samin Määritysten kehittäminen -tehtävään, tämän tehtävän ajoittaminen määräytyy Samin resurssikalenterin ja kuormitusasteen sekä tehtävätietojen, kuten keston, tehtäväriippuvuuksien, rajoitusten ja kalentereiden, perusteella.

Tehtävätietojen lisäksi Projectissa on resursseihin ja varauksiin liittyviä tietoja, joita voit käyttää aikataulujen laskemisessa, kun olet varannut resursseja projektin tehtäville. Näitä tietoja ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Resurssille varattu työ tai ylityömäärä sekä työn jakaminen ajan kuluessa. Työn jakautumiset voivat myös vaikuttaa työn jakamiseen ajan kuluessa.

  • Resurssin kuormitusasteen määrä tehtävässä. Resurssit voivat olla osa-aikaisia, kokoaikaisia tai useita.

  • tehtävätyyppi, joka vaikuttaa aikataulun muuttumiseen, jos aiemmin luotua tehtävää muokataan. Kolme tehtävätyyppiä ovat kiinteä resurssi, kiinteä kesto ja kiinteä työmäärä.

  • Ilmaisee, onko tehtävä työmäärään perustuva. Jos tehtävä on työmäärään perustuva, tehtävän työmäärä säilyy vakiona ja se jaetaan uudelleen resurssien kesken, kun resursseja lisätään varaukseen tai poistetaan siitä. Esimerkiksi kiinteäresurssisten tehtävien kohdalla yhtenä tuloksena on, että jos resursseja varataan lisää, tehtävän valmistuminen vaatii lyhemmän keston.

  • Resurssikalenterit. Project ajoittaa varatut resurssit resurssikalentereihin merkittyjen työ- ja vapaa-aikojen perusteella.

Jos haluat varata tehtäviin resursseja, valitse Varaa resurssit Varaa resurssit -painikkeen kuva .

Sivun alkuun

Mitkä tiedot auttavat minua analysoimaan projektin edistymistä?

Viisi tehtävän tietoa auttavat sinua analysoimaan edistymistä, kun seuraat projektisi tehtäviä: kesto, työmäärä, aloituspäivä, valmistumispäivä ja kustannukset.

Näiden kenttätyyppien muunnelmat auttavat sinua vertaamaan ja arvioimaan edistymistä: suunniteltu, ajoitettu, todellinen ja jäljellä oleva.

Yhdelle tehtävälle voi esimerkiksi olla tietokenttiä, jotka sisältävät suunnitellun työmäärän, ajoitetun työn, toteutuneen työmäärän ja jäljellä olevan työmäärän. Näiden kenttien sisällöt voivat vastata toisiaan tai ne kaikki voivat olla erilaisia. Tutkimalla tiettyjen kenttien välisiä eroja voi myös saada hyödyllisiä seurantatietoja. Tästä syystä näitä kenttiä kutsutaan seurantakentiksi.

Kenttätyyppi

Kuvaus

Suunnitellut eli perusaikataulun tiedot

Suunniteltuja tietoja kutsutaan myös perusaikataulun tiedoiksi. Esimerkkejä kentistä, jotka sisältävät perusaikataulun tietoja, ovat esimerkiksi Perusaikataulun työmäärä, Perusaikataulun alkamispäivä ja Perusaikataulun kustannukset.

Kun olet luonut ja määrittänyt projektin niin pitkälle, että olet varma, että voit aloittaa projektin, käytössäsi on hyvä lähtökohta eli perusaikataulu. Jos tallennat perusaikataulun tehtävien tiedot tässä vaiheessa, voit verrata edistymistäsi alkuperäiseen suunnitelmaan projektin myöhemmissä vaiheissa. Perusaikataulun tallentaminen on keskeisen tärkeää projektin hyödyllistä seurantaa ja analyysia varten.

Tallenna perusaikataulun tiedot valitsemalla Työkalut, valitsemalla Seuranta ja valitsemalla sitten Tallenna perusaikataulu. Kun tallennat perusaikataulun, viisi tärkeää tietoa (työmäärä, kustannukset, kesto, aloituspäivä ja valmistumispäivä) tallennetaan kullekin projektin tehtävälle. Kun seuraat myöhemmin tiettyä tehtävää, näet nopeasti, ovatko käytetyt työmäärät tai kustannukset alun perin suunniteltua suuremmat tai pienemmät, tai alkaako tai valmistuuko tehtävä suunniteltua aiemmin tai myöhemmin.

Perusaikataulun tietojen avulla lasketaan erot aikataulun mukaisiin tietoihin verrattuna. Niitä käytetään myös useiden ansaittujen arvojen laskennassa. Voit tallentaa enintään 11 perusaikataulua. Voit myös tallentaa 11 välisuunnitelmaa, jolloin sinulla on mahdollisuus tallentaa tehtäville 11 alkamis- ja valmistumispäivää.

Aikataulun mukaiset tiedot

Aikataulun mukaiset tiedot ovat uusimmat ja ajantasaisimmat tehtävien tiedot. Kenttiä, jotka sisältävät aikataulun mukaisia tietoja, ovat Kesto-, Työmäärä-, Aloitus-, Valmis- ja Kustannukset-kentät. Aikataulun mukaiset Kesto-, Työmäärä- ja Kustannukset-kentät edustavat tehtävän kokonaismäärää.

Kun aloitat projektin, aikataulun mukaiset tiedot ovat samankaltaisia, tai jopa identtisiä, perusaikataulun suunniteltujen tietojen kanssa. Kun tehtävät valmistuvat, teet muutoksia ja annat todelliset tiedot. Huomaat, että jokin tehtävä vaatii kolme päivää odotettua enemmän. Jokin toinen tehtävä voitiin aloittaa päivää etuajassa. Jostakin tehtävästä aiheutui odottamattomia kustannuksia. Huomaat, että haluat muuttaa jonkin tehtävän rajoitusta ja lisätä toiseen tehtäväriippuvuuden. Näiden muutosten myötä aikataulun mukaiset tiedot lasketaan uudelleen, jotta saat ajantasaisimman kuvan projektistasi.

Kun alat syöttää todellisia tietoja keskeneräisiin tehtäviin, nämä otetaan huomioon aikataulun mukaisissa tiedoissa ja lasketaan uudelleen. Esimerkiksi ajoitettu työ lasketaan seuraavasti: Toteutunut työmäärä + Jäljellä oleva työmäärä. Valmistuneissa tehtävissä aikataulun mukaiset tiedot ovat samat kuin todelliset tiedot.

Todelliset tiedot

Todelliset tiedot ilmaisevat sen, miten tehtävä lopulta suoritettiin. Aloitit keston, työmäärän, kustannusten ja aloitus- ja valmistumispäivien suunnitelluista arvioista. Lisäät tehtävien edistymistiedot, eli toteutuneet arvot, ja saat todellisen kuvan tehtävän valmistumisesta. Toteutuneet arvot kertovat tehtävän todelliset kustannukset, työpäivien todellisen määrän, todellisen keston sekä todelliset alkamis- ja valmistumispäivät.

Syötät toteutuneet tiedot kenttiin, joita ovat esimerkiksi Toteutunut työmäärä, Toteutunut kesto, Todellinen alkamispäivä, Todellinen päättymispäivä ja Toteutuneet kustannukset. Jos syötät todelliset tiedot yhteen tai kahteen kenttään, muut todelliset tiedot voidaan laskea puolestasi. Jos esimerkiksi täytät Todellinen päättymispäivä -kentän, Toteutunut kesto- ja Todellinen alkamispäivä -kentät ja muut kentät voidaan laskea. Sama pätee tilanteissa, joissa syötät muita seurantatietoja, kuten valmistumisprosentin.

Jäljellä olevien tiedot

Tehtäville, joita ei ole vielä aloitettu tai jotka ovat keskeneräisiä, näytetään jäljellä oleva työmäärä, jäljellä olevat kustannukset ja jäljellä oleva kesto. Näissä kentissä arvioidaan aika ja kustannukset, jotka tarvitaan ennen kuin tehtävä valmistuu. Jäljellä olevien tietojen kentät näyttävät tulevaisuutta koskevan ennusteen.

Tehtäville, joita ei ole vielä aloitettu, Jäljellä oleva työmäärä -kentässä on sama sisältö kuin Ajoitettu työ -kentässä. Keskeneräisten tehtävien jäljellä oleva työmäärä lasketaan seuraavasti: Ajoitettu työ – Toteutunut työmäärä. Sama pätee Jäljellä olevat kustannukset- ja Jäljellä oleva kesto -kenttiin. Jäljellä oleva työmäärä -kenttää voi kuitenkin muokata, samoin kuin Toteutunut työmäärä- ja Ajoitettu työ -kenttiä.

Erojen tiedot

Jos tallensit perusaikataulun, voit käyttää erokenttien laskutoimituksia. Esimerkkejä ovat Työmäärän ero, Kustannusero, Keston ero, Alkamisen ero ja Päättymisen ero.

Nykyisiä aikataulun mukaisia tietoja verrataan alkuperäisiin suunniteltuihin tietoihin. Erokentässä näytetään suunniteltujen ja aikataulun mukaisten tietojen laskettu ero. Esimerkiksi Työmäärän ero -kentässä näytetään Perusaikataulun työmäärä- ja Ajoitettu työ -kenttien välinen ero.

Seurantakenttien tarkistaminen

Voit lisätä minkä tahansa kentän mihin tahansa taulukkonäkymään. Voit esimerkiksi lisätä Perusaikataulun kesto -sarakkeen Aikataulun mukainen kesto -kentän viereen Gantt-kaaviossa. Valitse Lisää-valikosta Sarake ja valitse sitten kenttä, jonka haluat näkyvän näkymässä.

Voit myös käyttää taulukkoa, jossa on jo useita seurantakenttiä. Esimerkkejä ovat Seuranta-, Työmäärä-, Kustannukset- ja Ero-taulukot. Voit myös luoda oman taulukon, joka sisältää tarvitsemasi seurantakentät.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×