Project Web Accessin johtotason roolia koskevia ohjeita

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Vain yksi johtaja saattaa olla, mutta tämä riippuu tietenkin organisaatiostasi ja sen projektinhallintastrategiasta, olla vastuussa jopa kymmenistä tai sadoista projekteista, usein jopa kokonaisesta osastosta tai alueesta organisaatiossa. Johtajat vaativat näkyvyyttä kaikkiin näihin projekteihin, jotta he voivat varmistaa töiden sujumisen organisaation strategisten tavoitteiden mukaisesti.

Suuremmissa organisaatioissa projekteista vastaa usein erityinen projektinhallintaosasto. Johtajat kuitenkin tekevät usein tiivistä yhteistyötä projektinhallintaosaston kanssa varmistaakseen, että organisaation tavoitteet ymmärretään ja saavutetaan ja että projektit ovat näiden tavoitteiden mukaisia.

Tässä artikkelissa kuvataan toimintoja, jotka ovat käytettävissäsi johtoportaan edustajana organisaatiossa, jossa on käytössä Microsoft Office Project Web Access. Artikkeli tarjoaa laajan yleiskuvauksen Project Web Accessista johtotason näkökulmasta.

Voit käyttää Project Web Accessin toimintoja joko Project Web Accessilla, Microsoft Office Project Professional 2007 -sovelluksella tai molemmilla. Tämä riippuu siitä, mihin käyttöoikeusryhmään sinut on määritetty.

Mitä johtotason käyttöoikeudet kattavat?

Project Web Accessin aloitussivun toimintojen käyttäminen

Resurssien käsitteleminen

Projektien ja portfolioiden käyttö projektikeskuksessa

Tietojen analysoiminen ja raporttien luominen

Yhteistyö organisaation muiden käyttäjien kanssa

Käyttöönottovinkkien, blogien ja muiden tietojen lukeminen verkosta

Project Web Accessin aloitussivun toimintojen käyttäminen

Project Web Accessin aloitussivu on ensisijainen aloituspaikka käyttäjille, jotka käyttävät Microsoft Office Project Server 2007 -tietokantaan tallennettuja tietoja. Kun kirjaudut Project Web Accessiin, näet mahdolliset toimia odottavat kohteet (kuten hyväksymistä vaativat tehtäväpäivitykset) ja kohteet, jotka ovat muuttuneet edellisen kirjautumisesi jälkeen. Aloitussivulta voit siirtyä muihin Project Web Accessin toimintoihin, kuten tehtäviin, projektikeskukseen, resurssikeskuksiin, päivityksiin, tilaraportteihin, tiedostoihin, ongelmiin ja riskeihin.

Huomautus:  Project Web Accessin aloitussivulla näytettävä sisältö riippuu palvelimessa käytettävissä olevista toiminnoista ja ominaisuuksista, käyttäjän roolista, käyttöoikeuksista ja suojausluokista (mukaan lukien kyseiseen suojausluokkaan määritetyt projektit ja näkymät) sekä aloitussivulle määritetyistä mukautuksista.

Project Web Accessin aloitussivun toiminnot

Sivun alkuun

Outlook-integrointi

Project Web Access on integroitu sovellukseen Microsoft Outlook, jotta ryhmien jäsenet voivat päivittää tehtäviään seuraavilla: Office Outlook 2007, 2003 ja XP. Jos ryhmien jäsenet haluavat käyttää Outlookin integrointitoimintoja, heidän täytyy täyttää seuraavat vaatimukset.

  • Heillä täytyy olla kelvollinen Project Web Access -käyttäjätili, jolla he voivat käyttää sivua, jolla Outlookin integrointitoiminnot määritetään.

  • Heidän täytyy käyttää jotain seuraavista: Office Outlook 2007, 2003 tai XP.

  • Heidän täytyy ladata ja asentaa Outlookin Microsoft Office Project -apuohjelma.

Outlook-toiminnot

Sivun alkuun

Resurssien käsitteleminen

Resurssitietojen hallinta

Projektin henkilöstön määrittäminen

Osaamisen hallinta

Loma-aikojen ja vapaa-ajan hallinta (hallinnollinen työ)

Project Web Accessin resurssikeskuksessa voit tarkastella, muokata ja analysoida tietoja käyttäjistä (resurssit), jotka on määritetty tehtäviin projekteissa, jotka on julkaistu Project Server -tietokantaan. Resurssikeskuksessa näytetään luettelo resursseista yrityksen kohteesta resurssivaranto. Oikeuden resurssikeskuksen kohteiden tarkasteluun myöntää Project Server -järjestelmänvalvoja.

Sivun alkuun

Resurssitietojen hallinta

Resurssikeskuksessa voit tarkastella ja muokata resurssien tietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteita, tilitietoja ja ryhmiä, joihin he kuuluvat. Voit myös tarkastella heidän määrityksiään ja käytettävyystietojaan.

Huomautus: Joitain resurssimääritteitä, esimerkiksi heidän kalenteriasetuksiaan, voi muokata vain Project Professional 2007:llä.

Resurssitietojen hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Projektin henkilöstön määrittäminen

Muodosta ryhmä -toiminnolla voit luoda ryhmiä projekteihin monien eri parametrien perusteella, esimerkiksi resurssien osaamisen ja käytettävyyden perusteella. Yleensä tästä huolehtivat kuitenkin projektipäälliköt. Resurssikeskuksessa voit tarkistaa, ketkä on määritetty projekteihin koko organisaatiossa.

Kun käytät sitä, huomioi seuraavat seikat:

  • Esimiehet eivät ehkä näe kaikki resursseja tai he eivät ehkä voi määrittää kaikkia heistä projekteihin.

  • Jotta löydät ja voit tarkistaa resursseja, joilla on tarvittavaa osaamista, organisaatiosi täytyy ottaa käyttöön resurssirakenne ja muita yritysresursseja (jäsennyskoodi), joiden avulla määritetään erilaisia osaamisen ja resurssien suhteita organisaatiossa.

  • Voit määrittää tehtäviä resurssien ryhmille: yksittäiset ryhmän jäsenet voivat sitten valita tehtävistä itselleen haluamansa.

  • Esimiehet voivat käyttää sekä ehdotettuja että sitovia varauksia resursseille. Jos määrität resursseja projekteihin vahvistamatta niitä sitovasti, esimiehet voivat seurata mahdollisia resurssimäärityksiä ehdotetuissa uusissa projekteissa. Esimerkiksi palveluorganisaatiot käyttävät usein ehdotettuja varauksia, jotta ne voivat vertailla erilaisia määritysvaihtoehtoja ja hallita sekä ehdotettuja että hyväksyttyjä määrityksiä. Organisaatioiden resurssipäälliköt, joilla on käytössä keskitetty resurssivaranto, ja projektipäälliköt, jotka huolehtivat omista henkilöstöasioistaan, käyttävät usein ehdotettuja varauksia, sillä niiden avulla he voivat seurata ja hallita henkilöstöpyyntöjä.

Huomautus: Joitain resurssimääritteitä ja asetuksia, esimerkiksi kalenteriasetuksia ja vaihdettuja resursseja, voi muokata vain Project Professional 2007:llä.

Projektin henkilöstötoiminnot

Sivun alkuun

Osaamisen hallinta

Voit etsiä työhön parhaan mahdollisen resurssin ja varmistaa, onko organisaatiossasi tarpeeksi henkilöstöä. Voit tehdä tämän Project Web Accessiin ja Project Professional 2007:ään osana organisaatiosi projektinhallintaratkaisua kuuluvilla osaamisen hallintatoiminnoilla. Esimiehet voivat korvata kohteet yleiset resurssit todellisilla resursseilla Project Professional 2007:n ohjatulla resurssien korvaamisella. Etsi työhön vaaditun osaamisen omaavat resurssit Project Web Accessin Muodosta ryhmä -toiminnolla.

Huomautus: Joitain resurssimääritteitä, esimerkiksi kalenteriasetuksia ja ohjattua resurssien korvaamista, voi muokata vain Project Professional 2007:llä.

Osaamisen hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Loma-aikojen ja vapaa-ajan hallinta (hallinnollinen työ)

Project Web Accessissa voit seurata muuhun kuin työhön kuluvaa aikaa (hallinnollinen työ) ja vapaa-aikaa, esimerkiksi lomia, ryhmän kokouksia, koulutusta, sisäisiä projekteja muuta projektien ulkopuoliseen työhön käytettävää aikaa. Ryhmän jäsenet antavat hallinnollisen työn tiedot Omat tuntilomakkeet -sivuillaan.

Organisaatiosi tulisi seurata hallinnollista työtä seuraavissa tapauksissa:

  • Projekti on integroitu kirjanpitojärjestelmään, joka vaatii tiedot poikkeuksista.

  • Hallintotiimi haluaa nähdä poikkeusraportit.

  • Projekti- tai henkilöstöpäälliköt haluavat tiimin jäsenten ilmoittavan ajat, jolloin he eivät ole toimistossa, koska nämä ajat eivät ole käytettävissä projektitoimeksiantoihin.

Hallinnollisen työn hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Projektien ja portfolioiden käyttö projektikeskuksessa

Projektikeskus tarjoaa projektipäälliköille, ryhmän jäsenille ja muille projektin sidosryhmille kätevän tavan tarkastella tarkempia tietoja yksittäisistä projekteista sekä projektiehdotuksista sekä raportointitilastoja koko organisaation projekteista. Kuka tahansa projektikeskuksen käyttöön Project Web Accessissa tai Project Professional 2007:ssä oikeutettu käyttäjä voi käyttää siellä kaikkien niiden projektien tietoja, joihin hänet on määritetty. Projektikeskuksessa ovat käytettävissä vain tietokannassa (Project Server 2007) julkaistut projektit.

Projektikeskuksen toiminnot

Sivun alkuun

Tietojen analysoiminen ja raporttien luominen

Tilaraporttien hallinta

OLAP-raporttien käyttö

Kun luot tarkkoja raportteja, voit viestiä selkeästi organisaatiosi menestyksestä projektien ja resurssien hallinnassa.

Project Web Access tarjoaa monia raportointitapoja, joilla ryhmäsi voi tehdä yhteistyötä tehokkaasti. Resurssit voivat luoda tilaraportteja, joilla he voivat raportoida tehtäviensä edistymisestä. Lisäksi projektipäällikkö voi luoda tarkkoja verkkoanalyysiraportteja eli OLAP-raportteja.

Huomautus: Muista, että tiettyjä tehtäviä voivat suorittaa vain Project Web Accessin järjestelmänvalvojien ryhmään kuuluvat käyttäjät. Jos et näe palvelinasetusten linkkiä Project Web Accessin pikakäynnistyspalkissa, et kuulu järjestelmänvalvojien ryhmään. Tässä tapauksessa et voi mukauttaa näkymiä, määrittää raportteja ja työaikaraportteja tai poistaa projekteja.

Sivun alkuun

Tilaraporttien hallinta

Tilaraportit kuvaavat määritettyjen tehtävien edistymistä. Voit automatisoida tilatietojen pyytämisen ja vastaanottamisen: he voivat lähettää ryhmien jäsenille tilaraporttipyyntöjä, joihin ryhmän jäsenet voivat vastata toimittamalla pyydetyt tiedot. Ryhmän jäsenet voivat lähettää tilaraportteja myös omatoimisesti. Projektipäälliköt voivat määrittää tilaraportit siten, että he saavat yksilölliset raportit ja yhdistetyn raportin kaikista.

Tilaraporttien hallintatoiminnot

Sivun alkuun

OLAP-raporttien käyttö

Eri tasojen esimiehet voivat käyttää useita erilaisia raportteja, joilla he voivat analysoida projektien ja resurssien suorituskykyä tietyssä projektissa tai useissa projekteissa. Voit käyttää Pivot-taulukoita ja Pivot-kaavio-näkymiä, jos haluat käsitellä raportteja vuorovaikutteisesti ja muokata joitain raportin rakenteessa olevia kenttiä. Kaikki nämä raportit auttavat sinua saamaan paremman käsityksen organisaation tilasta projektien ja resurssien suorituskyvyn osalta.

Huomautus: Joitain raportteja, kuten visuaalisia raportteja, voi luoda ja tarkastella vain Project Professional 2007:ssä.

OLAP-raporttien hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Yhteistyö organisaation muiden käyttäjien kanssa

Project Web Access sisältää monia toimintoja, joiden avulla organisaatiosi resurssit voivat tehdä yhteistyötä projektien tehtävien, ongelmien, riskien ja muiden projektien onnistumiseen vaikuttavien osa-alueiden saralla.

Project Server 2007 -käyttäjät voivat hyödyntää sovellusta Windows SharePoint Services tehdessään yhteistyötä projekteissa. Kaikki Project Server -tietokannassa julkaistut projektit voidaan yhdistää sivustoon tai palvelimeen, jossa on käytössä Windows SharePoint Services. Sivusto voi sisältää useita tiedostokirjastoja ja yksittäisen luettelon ongelmista ja riskeistä, joihin voit tallentaa ja jossa voit seurata projektiin liittyviä tiedostoja, ongelmia ja riskejä.

Yhteistyötoiminnot

Sivun alkuun

Käyttöönottovinkkien, blogien ja muiden tietojen lukeminen verkosta

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×